إدارة كشوف الرواتب وسداد الاستقطاعات من المصدر في كندا

هل عاملي موظف أم مقاول مستقل؟

تحدد علاقة العمل ما إذا كان يجب عليك إدارة كشوف رواتب. فالموظف يعمل عادةً بتوجيه من الدافع؛ أما المقاول المستقل العامل لحسابه الخاص فيدير نشاطًا ويتحكم في كيفية أداء العمل. والعقد الذي يصف شخصًا بأنه مقاول لا يحسم المسألة (CRA: وضع التوظيف).

انظر من يتحكم في العمل، ومن يوفّر الأدوات، ومن يستطيع الاستعانة بمساعدين، ومن يتحمل فرصة حقيقية للربح أو الخسارة. وفي عقد أُبرم في كيبك، تطبّق CRA القانون المدني لكيبك وتركز على حق توجيه العمل (CRA: العقود في كيبك). وإذا اتجهت الوقائع في الاتجاهين، فيستطيع الدافع أو العامل طلب قرار CPP/EI من CRA. ومعاملة الموظف على أنه مقاول قد تُبقي الدافع مسؤولًا عن الاستقطاعات الفائتة واشتراكات صاحب العمل (CRA: دليل أصحاب العمل). ولمعرفة كيف يُبلغ المقاول الحقيقي عن دخله، راجع كيف تُفرض الضريبة على دخل العمل الحر.

متى أحتاج إلى حساب كشوف رواتب؟

افتح حساب برنامج كشوف الرواتب لدى CRA عندما تدفع أجورًا أو راتبًا أو مكافآت أو أجر إجازة أو مزايا موظفين خاضعة للضريبة أو أي مكافأة أخرى تتطلب استقطاعات من الرواتب. وإذا كان لديك رقم نشاط تجاري بالفعل، فأضف حساب كشوف رواتب RP؛ وإلا فاحصل على رقم نشاط تجاري وسجّل قبل استحقاق أول سداد (CRA: دليل أصحاب العمل).

قبل أول تاريخ دفع، اجمع رقم التأمين الاجتماعي (SIN) لكل موظف، ونموذج TD1 الفيدرالي، ونموذج TD1 للمقاطعة أو الإقليم المنطبق (يستخدم موظفو كيبك TP-1015.3-V)، ومقاطعة التوظيف، وجدول الدفع، وتفاصيل المزايا. وإذا بدأ رقم SIN بالرقم 9، فتحقق من وثيقة الموظف الحالية التي تجيز له العمل وتاريخ انتهائها (CRA: دليل أصحاب العمل). واستخدم مقاطعة التوظيف لاختيار جدول الضريبة؛ وقد تختلف عن مكان إقامة الموظف. وبالنسبة إلى الموظفين عن بُعد، تحقق من منشأة صاحب العمل التي يتبعون لها أو يرتبطون بها بصورة معقولة، وإلا فالمنشأة التي تدفع راتبهم؛ ولا تحسم مقاطعة إقامتهم الأمر تلقائيًا (CRA: مقاطعة التوظيف). واحتفظ بسجل لإجمالي الأجر والاستقطاعات واشتراكات صاحب العمل وصافي الأجر وتواريخ الدفع.

ماذا أستقطع من كل راتب، وماذا يدفع صاحب العمل؟

بالنسبة إلى معظم الموظفين خارج كيبك، استقطع ضريبة الدخل الفيدرالية وضريبة المقاطعة أو الإقليم، وCPP، وإذا كانت الوظيفة خاضعة للتأمين، EI. ويضيف صاحب العمل اشتراكه في CPP وقسطه في EI؛ أما ضريبة الدخل فلا مقابل لها من صاحب العمل. وقد تنطبق CPP2 أيضًا عندما تدخل الأرباح السنوية الخاضعة للمعاش نطاق الأرباح الإضافية (CRA: دليل أصحاب العمل).

تنطبق CPP من عمر 18 عامًا حتى الشهر الذي يبلغ فيه الموظف 70 عامًا. ويستطيع الموظف الذي يتراوح عمره بين 65 و69 عامًا ويتلقى معاش تقاعد من CPP أو QPP، بمن فيهم المالك، توقيع النموذج CPT30 وإعطاءك نسخة منه؛ وعندئذ يتوقف CPP للموظف ولصاحب العمل اعتبارًا من أول أجر في الشهر التالي. وفي العمل في كيبك، يتم هذا الخيار عبر Retraite Québec بدلًا من ذلك (CRA: النموذج CPT30؛ قانون خطة معاش كندا، المادة 12).

استخدم حاسبة كشوف الرواتب لدى CRA أو جداول الاستقطاع الحالية لدى CRA بحسب تاريخ الدفع الفعلي وفترة الدفع ومقاطعة التوظيف ومطالبات TD1 ومجاميع CPP/EI منذ بداية السنة. ولا تحسب الحاسبة استقطاعات كيبك الإقليمية. وتحقق من كيفية معاملة المكافآت والمزايا الخاضعة للضريبة قبل استخدام أرقام الأجر العادي. وسدّد استقطاعات الموظف واشتراكات صاحب العمل معًا؛ ولا تموّل حصة صاحب العمل من صافي أجر الموظف (CRA: دليل أصحاب العمل).

ما الذي يتغير عندما يكون الموظف الوحيد هو أنا، المالك؟

تظل الشركة التي تدفع راتبًا لمالكها تدير كشوف الرواتب عبر حساب RP وتُبلغ عن الراتب في كشف T4. ويتطلب الراتب الخاضع للمعاش عادةً CPP للموظف ولصاحب العمل معًا. وإذا كان المالك يسيطر على أكثر من 40% من أسهم الشركة ذات حق التصويت، فإن ذلك التوظيف غير خاضع للتأمين في EI (CRA: دليل أصحاب العمل). وتحت هذا الحد، قد يظل التوظيف بين ذوي الصلة أو بين أطراف غير مستقلة (non-arm's-length) غير خاضع للتأمين؛ فاطلب قرارًا من CRA إذا كانت الشروط غير مؤكدة (CRA: اختبار الاستقلال بين الأطراف).

لا يستطيع صاحب المنشأة الفردية ولا الشريك تحويل سحوباته الشخصية إلى أجور قابلة للخصم؛ ويظل دفع أجور موظفين آخرين متطلبًا لكشوف رواتب. وتوزيع الأرباح عائد على الأسهم وليس أجرًا مقابل خدمات، ويخضع لقواعد إبلاغ مختلفة. راجع الراتب أم توزيعات الأرباح قبل اختيار الطريقة التي تدفع بها الشركة لمالكها (CRA: الرواتب والسحوبات؛ CRA: مدفوعات المساهمين).

متى تستحق مبالغ السداد؟

تتبع فترة السداد لدى CRA تاريخ دفع الأجر للموظف، وليس الفترة التي عمل فيها. ويحدد نوع المسدّد المخصص لك موعد الاستحقاق. وتستخدم CRA عادةً مبالغ السداد المطلوبة لديها قبل سنتين تقويميتين، مقسومة على عدد الأشهر التي تتطلب سدادًا (حتى 12)؛ وتُجمع حسابات كشوف الرواتب المتعددة والشركات المرتبطة. والشركة التي تستحوذ على معظم ممتلكات نشاط صاحب عمل آخر عبر نقل بموجب المادة 85 أو اندماج أو تصفية تُحتسب أيضًا مبالغ سداد صاحب العمل ذاك (لوائح ضريبة الدخل، المادة 108). وتحقق من النوع الظاهر في حسابك لدى CRA بدلًا من افتراض أن كشوف الرواتب الصغيرة تعني السداد ربع السنوي (CRA: أنواع المسدّدين).

مواعيد الاستحقاق ربع السنوية هي 15 أبريل و15 يوليو و15 أكتوبر و15 يناير. ويجوز لصاحب العمل الصغير الجديد المؤهل السداد ربع سنويًا قبل التأكيد؛ وإذا لم تكن متأكدًا، فسدّد شهريًا حتى تؤكد CRA الأهلية على النموذج PD7A. ويجب إبلاغ صاحب العمل القائم بأهليته للسداد ربع السنوي. وإذا وافق موعد الاستحقاق عطلة نهاية أسبوع أو عطلة تعترف بها CRA، فيسري يوم العمل التالي. وإذا لم تدفع لأي موظف مؤقتًا، فأبلغ عن سداد صفري بحلول موعدك المعتاد وأخبر CRA متى يُتوقع استئناف الدفع. ويستحق السداد النهائي خلال سبعة أيام تقويمية إذا توقف النشاط عن العمل أو تغيّر وضعه القانوني أو توفي صاحب منشأة أو شريك أو دخل النشاط في إفلاس أو إعادة هيكلة (CRA: متى تُسدّد الاستقطاعات؛ CRA: دليل أصحاب العمل).

كيف أدفع مبالغ السداد إلى CRA؟

اجمع استقطاعات الموظفين واشتراكات صاحب العمل لفترة السداد، ثم ادفعها إلى حساب كشوف الرواتب الصحيح لدى CRA وللفترة الصحيحة. وتشمل خيارات الدفع للأعمال لدى CRA الخدمات المصرفية عبر الإنترنت والدفع الإلكتروني لدى CRA والخصم المباشر المفوَّض مسبقًا والدفع في مؤسسة مالية كندية؛ فتحقق من الطريقة المطلوبة لفئة المسدِّد الخاصة بك (CRA: كيف تُسدّد الاستقطاعات؛ CRA: خيارات الدفع).

احفظ تأكيد الدفع وسوِّه مع دفتر كشوف الرواتب وكشف حسابك لدى CRA. والدفعة التي تبدأ في يوم الاستحقاق لا تصل دائمًا في الموعد: فالدفع عبر الخدمات المصرفية الإلكترونية يُحتسب عندما تقيّد المؤسسة المالية المبلغ لدى CRA، بينما تُحتسب الدفعة المرسلة بالبريد عندما تستلمها CRA. ويجب عادةً أن تكون الدفعات التي تزيد على 10,000 دولار إلكترونية ما لم يتعذر على الدافع ذلك بصورة معقولة. ويجب على المسدّدين المعجَّلين في الحد الثاني الدفع إلكترونيًا أو في مؤسسة مالية كندية (CRA: دليل أصحاب العمل؛ CRA: كيف تُسدّد الاستقطاعات).

ماذا لو تأخر السداد أو فات؟

أرسل المبلغ الناقص فور اكتشافه. ويجوز لـ CRA فرض غرامة تأخر في السداد وفوائد مركّبة يوميًا؛ وتقديم كشف T4 لا يؤجّل مبالغ السداد الحالية (CRA: متى تُسدّد الاستقطاعات). وهناك إجراء ضيق هو الدفع عند التقديم يغطي حالات العجز المؤهلة عند تسوية نهاية السنة. ويتناول الغرامات والفوائد والإعفاء المعدلات والإعفاء المحتمل.

قد يُسأل شخصيًا عن مبالغ كشوف الرواتب من كان مديرًا عندما أخفقت الشركة في استقطاعها أو سدادها، مع الفوائد والغرامات، مع مراعاة شروط التحصيل ودفاع العناية الواجبة. ولا يجوز لـ CRA بدء التحصيل بعد أكثر من سنتين من آخر مرة توقف فيها الشخص عن كونه مديرًا (قانون ضريبة الدخل، المادة 227.1). وينبغي للمدير التحقق من أن الاستقطاعات محتجزة وأن الدفعات تصل فعلًا، حتى لو كان شخص آخر هو من يعالج كشوف الرواتب (CRA: مسؤولية المديرين). وإذا لم تُقدَّم إقرارات كشوف الرواتب أو T4 القديمة قط، فراجع استدراك الإقرارات غير المقدَّمة للشركات.

ماذا أقدّم في نهاية السنة؟

قدّم كشوف T4 المطلوبة وملخص T4 لحساب كشوف الرواتب، وسلّم الموظفين كشوفهم بحلول آخر يوم من فبراير بعد السنة التقويمية التي دُفع فيها الأجر. ويلزم الكشف عادةً إذا كان عليك استقطاع CPP/QPP أو EI/QPIP أو ضريبة الدخل، أو إذا زادت المكافأة على 500 دولار، أو إذا قدّمت ميزة خاضعة للضريبة هي التأمين على الحياة الجماعي المؤقت. وإذا وافق الموعد النهائي عطلة نهاية أسبوع أو عطلة تعترف بها CRA، فيكون يوم العمل التالي هو موعد التقديم. ويجب على النشاط الذي يتوقف عن العمل أن يقدّم خلال 30 يومًا؛ وإذا توفي صاحب منشأة فردية أو شريك، فالموعد النهائي هو 90 يومًا بعد الوفاة. وسوِّ إجمالي الأجر وضريبة الدخل وCPP وEI والمبالغ المسدّدة قبل التقديم؛ فـ T4 يُبلغ عن الأجر في السنة التي دُفع فيها، حتى لو أُنجز العمل قبل ذلك (CRA: تقديم T4).

إذا قدّمت أكثر من خمسة كشوف T4 لسنة تقويمية، فقدّمها إلكترونيًا؛ ويُحسب العدد لكل نوع كشف (لوائح ضريبة الدخل، المادة 205.1). وتحتاج حسابات RP المنفصلة إلى إقرارات T4 منفصلة. ويحتاج موظفو كيبك عادةً أيضًا إلى كشوف RL-1 وملخص RL-1 يُرسل إلى Revenu Québec بحلول آخر يوم من فبراير (CRA: تقديم T4؛ Revenu Québec: تقديم RL-1).

متى أصدر سجل توظيف (ROE)؟

أصدر سجل توظيف عندما ينقطع الدخل عن موظف يتلقى أرباحًا خاضعة للتأمين، أو عندما تطلبه Service Canada. ويعني ذلك عادةً سبعة أيام تقويمية متتالية دون عمل ودون أرباح خاضعة للتأمين؛ وقد تستدعيه مبكرًا إجازات المرض والأمومة والأبوة ورعاية الآخرين عندما تنخفض الأرباح عن 60% من الأرباح الأسبوعية المعتادة. ويُرسل إلى Service Canada، وليس مع إقرار T4 (Service Canada: دليل ROE).

وبالنسبة إلى ROE الورقي، فالموعد المعتاد هو خمسة أيام تقويمية بعد بدء الانقطاع أو علمك به. وبالنسبة إلى ROE الإلكتروني مع دفع أسبوعي أو كل أسبوعين أو مرتين في الشهر، فهو خمسة أيام تقويمية بعد نهاية فترة الدفع التي تتضمن الانقطاع. وفي الدفع الشهري أو 13 فترة دفع في السنة، يكون الموعد هو الأسبق بين خمسة أيام تقويمية بعد انتهاء فترة الدفع تلك و15 يومًا تقويميًا بعد اليوم الأول للانقطاع (Service Canada: دليل ROE).

ما القواعد الإضافية لكشوف الرواتب في مقاطعتي؟

تحدد مقاطعة التوظيف جدول ضريبة الدخل المنطبق، وقد تقع التزامات صاحب العمل على مستوى المقاطعة خارج سداد CRA. تحقق من معايير التوظيف في المقاطعة وتعويضات العمال وضرائب كشوف الرواتب في المكان الذي يعمل فيه الموظفون؛ فحساب كشوف الرواتب لدى CRA لا يغني عن هذه التسجيلات (CRA: دليل أصحاب العمل).

مثال

مبالغ بالدولار الكندي لأغراض التوضيح؛ والاستقطاعات أرقام افتراضية وليست حسابًا للمعدلات. تدفع شركة لموظف واحد في أونتاريو مبلغ C$4,000 في 30 يونيو. ويُظهر سجل الأجور أنه استُقطع C$600 ضريبة دخل وC$220 CPP وC$65 EI. وتضيف الشركة C$220 CPP لصاحب العمل وC$91 EI لصاحب العمل. ويتلقى الموظف C$3,115؛ ويترتب على الشركة سداد C$1,196 إلى CRA عن تلك الدفعة. وإذا كانت الشركة مسدِّدًا عاديًا، فيجب أن تتسلم CRA السداد بحلول 15 يوليو. ويحسم تاريخ دفع يونيو الأمر، حتى لو أُنجز العمل في مايو.

هل الأمر مختلف في حالتك؟

• تدفع لمالك الشركة فقط: حدّد ما إذا كانت الدفعة راتبًا أم توزيع أرباح في الراتب أم توزيعات الأرباح.
• تريد توظيف زوجك أو زوجتك أو أحد أبنائك: تهم شروط التوظيف والأجر؛ راجع دفع أجر لأفراد العائلة.
• لديك موظفون في كيبك، أو عدة موظفين، أو مبالغ سداد فائتة: اجمع رقم نشاطك التجاري وحساب RP وقائمة الموظفين وتواريخ الدفع ونماذج TD1 ودفتر كشوف الرواتب وكشوف CRA وRevenu Québec من أجل مساعدة مسك الدفاتر.
• لم تُقدَّم قط كشوف T4 أو إقرارات كشوف رواتب سابقة: راجع استدراك الإقرارات غير المقدَّمة للشركات.
• قدّم نشاط تجاري أمريكي خدمات في كندا: راجع الاستقطاع على الخدمات في كندا.
• يدفع لك صاحب عمل أمريكي مقابل عمل في كندا: راجع العمل عبر الحدود.
• أرسلت CRA خطاب مراجعة لكشوف الرواتب: راجع المراجعات والتدقيق والإفصاح الطوعي.