QuickBooks Kanada mı ABD mi: İki Ülkeli İşletme İçin Dosya Seçimi

Kanada ve ABD'de faaliyet gösteren bir işletme için tek QuickBooks dosyası mı, iki dosya mı gerekir?

Çoğu işletme ülke başına değil, işletme başına bir dosya tutar. İki ülkeye de satış yapan bir şahıs işletmesi sahibi tek dosya tutar ve yabancı müşterilerin faturalarını kendi para biriminde kaydeder. Bir Kanada şirketinin ve onun sahibi olduğu ABD şirketinin veya LLC'sinin her birinin ayrı dosyası olur. Dosyayı hiçbir ülkenin kanunu belirlemez: CRA'nın kayıt kuralı işletme yürüten herkes için geçerlidir, IRS ise bir kişinin sahip olduğu her işletme için eksiksiz ve ayrı bir defter ve kayıt takımı ister.

Ana para birimi, bir dosyanın raporlarının hazırlandığı para birimidir; diğer tüm para birimleri bu birime çevrilir. Çoklu para birimi (multicurrency), tek dosyada diğer para birimleriyle fatura ve banka hesabı tutmayı sağlayan özelliktir.

Kurulum, ikinci bir şirket eklendiğinde karmaşıklaşır. Aynı durum, tek bir şirketin her iki ülkede de hesapları ve vergi numaraları olduğunda da geçerlidir (ABD beyannamesi ABD doları cinsinden hazırlanır, yani Kanada doları dosyasının ABD doları rakamları da üretmesi gerekir). Defterler zaten yanlış dosyadaysa da kurulum karmaşıklaşır. Yazılım sağlayıcısının yardım sayfasına göre çoklu para birimi açıldıktan sonra ana para birimi değiştirilemez; bu yüzden yanlış seçim, dosyanın yeniden kurulması anlamına gelebilir. Hangi sürümün hangi dosyaya uyduğu yazılım sağlayıcısının ürün meselesidir; önce dosya sayısı, ana para birimi ve kayıtlar belirlenmelidir. İlk kayıttan önce şu belgeler hazır olmalıdır: şirket yapısı şeması, en son verilmiş beyannameler, para birimine göre tüm hesaplar ve her şirketin vergi numaraları.

Sahibin yaşadığı yer dosyayı belirler mi?

Hayır, hangi yönde olursa olsun. Dosyayı şirket belirler; sahibin veya muhasebe sorumlusunun adresi belirlemez. Kanada'dan sahiplenilen bir ABD şirketi, kendi dosyasını ABD dolarıyla tutar; ABD'deki mükellef genellikle tüm gelir vergisi hesaplamalarında bu para birimini kullanır. ABD'den veya yurt dışından sahiplenilen bir Kanada şirketi, seçim yapmadıkça Kanada doları dosyası tutar. Böyle bir şirketin sahibi ABD kişisiyse çoğu zaman ABD doları rakamları da üretmesi gerekir; bunun için Kanada şirketinin defterlerinden Form 5471 rakamlarına geçiş rehberine bakın.

Her dosya hangi ana para birimini kullanmalı?

Çoğu işletme, vergi beyannamesinin hazırlandığı para birimini kullanır. Kanadalı bir mükellef için bu, bir şirket başka bir seçim yapmadıkça Kanada dolarıdır; ABD'li mükellef için ise genellikle ABD dolarıdır.

Defterlerini ABD dolarıyla tutan ancak seçim yapmamış bir Kanada şirketi yine de Kanada doları ile beyan verir. CRA'nın folyosuna göre, mali muhasebe açısından fonksiyonel para birimi Kanada doları olan bir mükellef, nitelikli bir yabancı para biriminde defter tuttuğu için gelir vergisi açısından fonksiyonel para birimine sahip olmaz (1.15. paragraf); seçim geçerli olmadıkça Kanada vergi sonuçları Kanada parasıyla hesaplanır. Böyle bir dosyanın yine de her tutarı beyanname için Kanada dolarına çevirmesi gerekir. Kur ve kayıtlar için ABD doları satışları ve pazaryeri ödemeleri rehberine bakın.

Bir Kanada şirketi vergisini ABD dolarıyla raporlayabilir mi (fonksiyonel para birimi seçimi) ve bu, dosya için ne anlama gelir?

Evet; tüm koşulları sağlıyorsa ve yetkili bir yönetici tarafından imzalanıp CRA'ya posta ile gönderilen Form T1296 formunu vergi yılının ilk gününden 60 gün sonra içinde verirse (CRA'nın sayfasında aynı süre, vergi yılının ilk 61 günü olarak geçer). Seçim yalnızca şirketlere açıktır; şahıs işletmesi sahibi seçim yapamaz, ortaklık da kendi adına seçim yapmaz. Ancak seçim yapmış bir ortak için ortaklığın sonuçları o ortağın para biriminde hesaplanır (261(6) alt bendi). Koşullar 261. maddeden ve CRA'nın fonksiyonel para birimi sayfasından gelir:

• Şirket, vergi yılı boyunca Kanada'da mukimdir; yatırım şirketi, ipotek yatırım şirketi veya yatırım fonu şirketi değildir.
• Para birimi nitelikli olmalıdır: ABD doları, euro, İngiliz sterlini, Japon yeni veya Avustralya doları.
• Şirket, vergi yılı boyunca finansal raporlama için kayıt ve defterlerini esas olarak bu para biriminde tutar. Folyo bunu bir olgu sorusu olarak niteler.
• Şirket daha önce seçim vermemiş veya verdiği seçimi iptal etmemiştir.

Dosya açısından, seçimin kapsadığı ilk yıl boyunca defterler finansal raporlama için esas olarak ABD dolarıyla tutulmalıdır. Bu bir olgu sorusu olduğundan dosyanın ana para birimi başlangıç noktasıdır, kanıt değildir. Folyoya göre bu koşul, ABD doları şirketin mali muhasebe açısından fonksiyonel para birimi olduğunda genellikle sağlanır (1.15. paragraf). Seçim verilmemiş bir ABD doları dosyası, şirketi yine de Kanada doları ile beyan veren şirket olarak bırakır.

Beyannamede CRA, standart T2'nin kullanılmasını, para biriminin 079. satırda gösterilmesini ve taksitlerin 840. satıra Kanada doları olarak girilmesini söyler. Beyannamenin diğer işleyişi ABD doları satışları ve pazaryeri ödemeleri rehberinde, kur kazançları ve zararları ise bir şirket beyannamesinde döviz kuru kazançları rehberinde anlatılır.

Seçim yalnızca gelir vergisini kapsar. Şirketin başkaları adına kestiği tutarlar, örneğin bordro kaynakta kesintileri, seçilen para birimindeki sonuçların dışında kalır (1.2. paragraf) ve GST/HST yine Kanada doları ile değerlenir. Bu nedenle ABD doları dosyasının bunlar için Kanada doları rakamlarına ihtiyacı vardır. Daha önce verilmiş veya iptal edilmiş bir seçim yeni seçimi engellediğinden bu tercihi geri almak zordur: iptal ancak ilk seçim yılından sonra verilebilir ve verildiği tarihten en az altı ay sonra başlayan vergi yıllarına uygulanır (261(4) alt bendi).

Çoklu para birimini açtıktan sonra ana para birimini değiştirebilir miyim?

Hayır. QuickBooks Online yardım sayfaları, ABD ve Kanada sürümlerinde, çoklu para birimi açıldıktan sonra ana para biriminin artık değiştirilemeyeceğini; yalnızca çoklu para birimi henüz açılmamışken değiştirilebileceğini söyler.

Aynı sayfalar iki sınır daha sıralar:

• Çoklu para birimi bir kez açıldıktan sonra kapatılamaz.
• Bir hesaba işlem kaydedildikten sonra hesabın para birimi değiştirilemez.

Bu sınırları kapsayan resmi bir kaynak yoktur; bu yüzden güvenmeden önce kendi planınızın yardım sayfasına bakın. ABD sayfası ayrıca yazılımın ana para birimini kurulumda otomatik olarak belirlediğini söyler; bu yüzden herhangi bir kayıttan önce kontrol edin. Dosya zaten yanlış ana para birimine kilitlenmişse olağan çözüm, temiz bir tarihte açılış bakiyeleriyle yeni bir dosya başlatmaktır; bu da verilmiş beyannameler ve GST/HST dönemleri hakkında verilecek bir karardır. Eski dosyanın kayıtları yine de en az altı yıl saklanmalıdır. ABD doları banka hesabı için çoklu para biriminin açılması konusunda QuickBooks çoklu para birimi: açmadan önce karar verin rehberine bakın.

Kanada dosyasında GST/HST ve ABD'li müşterilere yapılan satışlar için neler bulunmalı?

Dosyada, ödenecek GST/HST'nin hesaplanmasını sağlayan kayıtlar bulunmalıdır; ihracatın çoğunda vergi alınmasa da ABD'li müşteriye yapılan her satış bu kayıtlara dahildir. Excise Tax Act, Kanada'da işletme yürüten veya ticari faaliyette bulunan, GST/HST beyannamesi veren ya da iade talep eden herkesin yükümlülükleri belirlemek için gerekli kayıtları tutmasını şart koşar.

İhracat genellikle sıfır oranlıdır: CRA, çoğu mal ve hizmetin ihraç edildiğinde sıfır oranlı olduğunu söyler. Kayıtlı mükellef sıfır oranlı satışta GST/HST yüklemez, ancak bu yine de satış sayılır. Sıfır oranlı satışlar, küçük tedarikçi sınırı olan C$30.000 hesabına da dahildir; bu yüzden müşterileri çoğunlukla Amerikalı olan bir işletme bu sınırı aşmış olabilir. Bkz. GST/HST'ye ne zaman kayıt olunur. ABD dolarıyla faturalanan bir satış, dosyanın ana para birimi ne olursa olsun, GST/HST açısından verginin ödenmesi gereken günde veya CRA'nın kabul ettiği başka bir günde Kanada doları olarak değerlenir.

Kanada'daki işletme için dosyada şunlar bulunmalıdır:

• GST/HST hesap numarası ve beyan dönemi.
• Vergiye tabi, sıfır oranlı ve muaf satışlar için ayrı vergi kodları; böylece ABD satışı kodsuz kalmaz veya Kanada satışlarıyla karışmaz. Bkz. muaf, sıfır oranlı ve kapsam dışı.
• Her sıfır oranlı satışın dayanağı olan belgeler. Bkz. ABD'li müşterilerden GST/HST alma.
• Girdi vergisi kredilerini destekleyen tedarikçi faturaları.

ABD'de barındırılan bir bulut dosyası, CRA'nın defterlerin Kanada'da tutulması kuralını karşılar mı?

Tek başına karşılamaz. Kanada dışında saklanan ve Kanada'dan açılan kayıtlar, Kanada'da tutulmuş sayılmaz. Income Tax Act, kayıt ve defterlerin kişinin Kanada'daki iş yerinde veya ikametinde ya da Bakan'ın belirlediği başka bir yerde tutulmasını şart koşar. Excise Tax Act ise Bakan başka şekilde izin vermedikçe GST/HST kayıtlarının Kanada'da, İngilizce veya Fransızca olarak tutulması gerektiğini ekler.

CRA'nın kayıtlar sayfası bu kuralı belirtir ve CRA'nın elektronik kayıtların Kanada dışında tutulmasına izin verebileceğini ekler. Yazılım sağlayıcısının verileri nerede sakladığı, o sağlayıcıyla ilgili bir olgudur; öğrenin ve sağlayıcının yazılı yanıtını kayıtlarınızla birlikte saklayın.

CRA, Kanada dışında tutulan elektronik kayıtların kopyalarını şu koşullarla kabul edebileceğini söyler: kopyaların gerçek kopya olduğundan emin olması, kopyaların Kanada'daki CRA görevlilerine kendi yazılımının okuyabildiği bir biçimde sunulması ve verilen beyannameleri desteklemeye yetecek ayrıntıyı göstermesi. İzin, vergi hizmetleri ofisine yazılı olarak sorulur. CRA sayfası, bu izin olmadan Kanada'da tutulan bir kopyanın kuralı karşılayıp karşılamadığını söylemez; buna güvenmeden önce bir uzmana danışın. Kayıtlar, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren genellikle altı yıl saklanır. CRA sayfası bazıları için daha uzun süreler belirler: geç verilen bir gelir vergisi beyannamesi için verilme tarihinden itibaren altı yıl, uzun vadeli mülk kayıtları ve hisse sicili için ise süresiz.

İlk kayıttan önce neleri belirlemeli ve toplamalıyım?

Ana para birimi ve dosya sayısı, sonradan değiştirilmesi en zor iki şeydir; bu yüzden yazılımdan önce gelirler. Şunları belirleyin ve toplayın:

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tutarlar Kanada doları (C$) ve ABD doları (US$) cinsindendir.

Delaware'de kurulu bir LLC'ye sahip Ontario şirketi

Bir Ontario şirketi, Delaware'de kurulu bir LLC'ye sahiptir. Şirketin dosyası Kanada dolarıyla, LLC'nin dosyası ABD dolarıyla tutulur. Şirket Mart ayında LLC adına US$2.000'lık bir tedarikçi faturasını öder ve her dosya kendi tarafını kaydeder. Ay sonunda iki şirketler arası bakiye, Kanada doları toplamları karşılaştırılmadan önce ABD dolarıyla eşleştirilir. Eşleştirme adımları şirketler arası rehberde; LLC'nin her ülkede nasıl sınıflandırıldığı ise LLC rehberinde anlatılır.

ABD'de müşterisi olan Alberta'daki şahıs işletmesi sahibi

Alberta'da GST/HST'ye kayıtlı bir şahıs işletmesi sahibi, Kanadalı müşterilerden C$150.000, ABD'li müşterilerden US$40.000 kazanır. Tek kişi, tek işletme ve tek Kanada banka hesabı olduğundan tek dosya vardır ve ana para birimi Kanada dolarıdır. Bank of Canada kuru US$1 başına C$1,40 iken kesilen US$10.000'lık fatura, dosyada ABD doları faturası olarak kalır ve defterlere C$14.000 olarak geçer. Kanada satışlarında GST veya HST, tedarik yerine göre belirlenen oranla uygulanır; yani Ontario'daki müşteriden HST, Alberta'dakinden GST alınır. Bkz. eyalete göre hangi oranın uygulanacağı. ABD satışları ihracat kurallarını karşıladığında sıfır oranlı olarak kodlanır ve dayanak belge faturanın yanında saklanır.

US$800.000 hasılatı olan ve ABD doları seçimini düşünen şirket

Kanada'da mukim bir şirketin vergi yılı 1 Ocak'ta başlar ve US$800.000 hasılatı vardır; bunun çoğu ABD'li müşterilerden gelir. Giderlerin ve finansmanın çoğu da ABD dolarıyla yapıldığı için, mali muhasebe açısından fonksiyonel para birimi ABD dolarıdır. Şirket, bir önceki Aralık ayında ABD dolarıyla raporlamaya karar verir.

• 0. yıl, önceki yıl. Beyanname Kanada doları olarak kalır. Sonraki yıla devreden vergi bakiyeleri, örneğin amortismana tabi tutulmamış sermaye maliyeti ve zarar bakiyeleri, o 31 Aralık için Bank of Canada kuruyla ABD dolarına çevrilir; Kanada doları cinsinden borçlar da vergi açısından yabancı para birimli borç olur (261(7) ile (10) arası alt bentler).
• 1. yıl, ilk kayıttan önce. Dosya, çoklu para birimi açılmadan önce ana para birimi ABD doları olarak oluşturulur; böylece defterler 1 Ocak'tan itibaren ABD dolarıyla tutulur.
• 1. yıl, seçim süresi içinde. Şirket Form T1296'yı 2 Mart'a kadar verir; artık yılda bu tarih 1 Mart'tır. T2'de 079. satırda ABD doları gösterilir ve taksitler 840. satıra Kanada doları olarak girilir.
• 2. yıl. Şirket yeni bir seçim vermez ve defterler ABD dolarıyla tutulmaya devam eder. 1. yılda Kanada dolarıyla tutulan bir dosya, defterlerin ABD dolarıyla tutulması koşulunu göstermeyi zorlaştırır; sonradan ABD doları dosyasına geçmek ise devredilen bakiyelerle dosyanın yeniden kurulması demek olur.

Sizin durumunuzda farklı mı?

• İki şirketiniz var ya da tek şirketinizin müşterileri, banka hesapları ve vergi numaraları her iki ülkede bulunuyor ve defterler zaten yanlış dosyada ya da yanlış ana para biriminde, ya da bir ABD şirketi eklenmek üzere: hangi şirketin defterlerinin nerede duracağı, ana para birimi ve dosya yeniden kurulmadan önce nelerin devredileceği, arkasında verilmiş beyannameler olan bir yapı kararıdır. Bkz. muhasebe kayıtları desteği; şirket yapısı şemasını, en son verilmiş beyannameleri ve para birimine göre tüm hesapları getirin.
• Bir şirket ABD doları ile vergi raporlamasını seçebilir, daha önce seçim vermiş veya iptal etmiş, bir ortaklıkta ortak ya da farklı bir para biriminde raporlayan bir şirketle birleşiyor veya tasfiye oluyorsa (bu durum yeni bir seçim olmadan vergi para birimini değiştirebilir, 261(16) ile (17.1) arası alt bentler): koşullar olgusaldır ve seçimin geri alınması zordur. Vergi yılı başlamadan önce şirket vergisi desteğine bakın.
• İki şirket arasındaki bakiyeler uyuşmuyor: bkz. bir Kanada şirketi ve ABD şirketi için muhasebe kayıtları.
• ABD'deki şirketiniz Kanada'dan sahiplenilen bir LLC: bkz. Kanadalının sahibi olduğu ABD LLC'si için muhasebe kayıtları.
• Bir Kanada şirketinin sahibi olan ABD kişisiyseniz: bkz. Kanada defterlerini Form 5471 rakamlarına çevirme.
• Kanada şirketi için ABD banka hesabı: T1135 ve FBAR için ABD banka hesabı rehberine bakın.
• İşletmeniz yalnızca Kanada'da ve muhasebe yazılımı seçiyorsunuz: bkz. küçük bir Kanada işletmesi için muhasebe yazılımı seçimi.
• Sınır ötesi muhasebeciye ihtiyacınız olup olmadığından emin değilsiniz: bkz. Kanadalı bir işletmenin sınır ötesi muhasebeciye ne zaman ihtiyaç duyduğu.
• Delaware ana şirket yapısına geçişten sonra yatırımcılar konsolide tablo istiyor: bkz. Delaware ana şirket yapısına geçişten sonra yatırımcı mali tabloları.