Kanada'da QuickBooks, Xero veya Wave: GST/HST ve Maliyet

Küçük bir Kanada işletmesi hangisini seçmeli: QuickBooks Online, Xero veya Wave?

CRA hiçbir yayınında muhasebe yazılımlarını sıralamaz. CRA markayı değil kayıtları sınar: kayıtlar okunabilir olmalı, kaynak belgelere kadar izlenebilmeli ve talep üzerine sunulabilmelidir (CRA: Keeping Records; CRA: Electronic Record Keeping). Kendi bankalarınız, vergileriniz ve muhasebeciniz ile bu beş testi geçen paketi seçin. Satıcının fiyat sayfası, bir paketin Kanada vergisine veya bankanıza uyduğunu kanıtlamaz; birinin Kanada'da zayıf olduğunu duyduysanız bunu öğrenmenin yolu, bu testleri kendi hesaplarınızla yapmaktır.

Bir paket seçmeden önce beyannamelerinizi hazırlayacak kişiye hangi pakette çalıştığını sorun. GST/HST Quick Method (ödeyeceğiniz GST/HST'yi hesaplamanın basitleştirilmiş yolu) kullanıyorsanız, PST veya QST tahsil ediyorsanız, bordro çalıştırıyorsanız, şirket olarak faaliyet gösteriyorsanız, eski bir yazılımdan geçiyor ve GST/HST geçmişinin taşınmasına ihtiyaç duyuyorsanız ya da banka bağlantınızda veya alış makbuzlarınızda zaten boşluklar varsa durum basit değildir. Muhasebe kayıtlarına yeni başlıyorsanız veya eski yazılımı bırakıyorsanız ve muhasebecinizin beyannameyi bu kayıtlardan verebilmesi için GST/HST, bordro veya şirket kurulumu gerekiyorsa, yanlış bir vergi kodu her kayıtta tekrarlanır ve geçiş GST/HST geçmişinin kaybolmasına yol açabilir; son bölüm bu durumları yönlendirir.

Denemeye başlamadan önce şunları toplayın:

• işletmenin kullandığı her banka hesabı, kredi birliği hesabı ve kart;
• GST/HST kaydınızın olup olmadığı, Quick Method kullanıp kullanmadığınız ve varsa son GST/HST beyannameniz;
• birine bordro ile ödeme yapıp yapmayacağınız;
• kayıt yaptırmanız gerekip gerekmediğini de gösteren, üç aylık dönemlere göre satışlarınız.

GST/HST kodları, kayıt yaptırdıktan sonra önem kazanır; kayıt yaptırmanız gerekip gerekmediğinden emin değilseniz bkz. GST/HST için ne zaman kayıt yaptırılır.

Yazılım GST/HST'yi yönetiyor mu: vergi kodları, girdi vergisi kredileri ve beyanname?

Bir paketin GST/HST'yi yönetip yönetmediği vergi kodlarının nasıl kurulduğuna bağlıdır; çünkü beyanname, her satış ve alışta kaydedilen vergiden oluşur. Buna girdi vergisi kredileri (ITC) de dahildir: GST/HST kaydı olan bir işletmenin talep edebileceği, iş alımlarında ödenen GST/HST. Bir ay boyunca kendi işlemlerinizi bir denemeden geçirin ve toplamları CRA'nın düzenli yöntem beyannamesindeki şu satırlarla karşılaştırın (CRA: GST/HST beyannamesi hazırlama). Québec'te yerleşik bir işletme bunun yerine Revenu Québec'in formlarıyla beyanname verir; bu yüzden satırları orada kontrol edin (CRA: RC4022).

Bir satışta uygulanacak oran, teslimin yapıldığı eyalete veya territory'ye bağlıdır (CRA: hangi oran uygulanır). Bu yüzden yazılımda, uyguladığınız her oran için bir vergi kodu bulunmalıdır; bu oranlar bulunduğunuz eyaletin oranından farklı olabilir. Bkz. eyaletlere göre GST/HST, PST ve QST uygulaması.

GST/HST kaydı olan bir işletme, ITC talep etmeden önce yeterli belgeye sahip olmalıdır (CRA: girdi vergisi kredileri). Bu yüzden yazılım, her alışa fatura veya makbuz eklemenize ya da atıf yapmanıza izin vermelidir; bkz. ITC için makbuzda neler bulunmalı. ITC'ler genellikle dört yıl içinde talep edilmelidir; bu yüzden eski alış ayrıntılarına ulaşılabilir kalmalıdır. Kayıttan sonra hesap kurulumu ve kayıtlar için bkz. GST/HST'yi defterlerinize kaydetme; beyannamenin kendisi için bkz. GST/HST beyanı ve ITC talebi.

Quick Method kurulumu nasıl değiştirir?

Quick Method kullanan işletme, vergi dahil gelirinin belirli bir yüzdesini öder ve genellikle faaliyet giderlerinde ITC talep edemez. ITC'ler; gayrimenkul, gayrimenkul dışındaki sermaye varlıkları ve vergisi seçimin yürürlüğe girmesinden önce ödenebilir hale gelen alımlar için, talep süresi dolmadığı sürece geçerli kalır (CRA: Quick Method; CRA: girdi vergisi kredileri). Yerleşik bir işletme bu yöntemi, ancak ilişkili işletmelerle birlikte GST/HST dahil dünya çapındaki vergiye tabi teslimleri, son beş mali çeyreğin ilk dört veya son dört çeyreğinde $400.000 içindeyse seçebilir; finansal hizmetler, gayrimenkul ve sermaye varlığı satışları ile işletme satışından doğan şerefiye bu hesaba dahil edilmez. Yeni bir işletme, ilk tam yıl tahminini kullanır. Muhasebe veya defter tutma hizmeti veren işletmeler gibi bazıları bu yöntemi kullanamaz; Québec'te yerleşik bir işletme ise Revenu Québec'e beyanname verir ve seçim ile beyanname için onun kurallarını izler. Seçimin kendisi için bkz. Quick Method rehberi.

Yazılımda bu şu anlama gelir: gelir raporu vergi dahil geliri göstermeli ve yöntemin geçerli olduğu dönemde vergisi ödenebilir hale gelen faaliyet alımları kredi oluşturmamalıdır. Önceki alımların kredileri hâlâ talep edilebilir olabileceğinden, bu alımların özgün tarihlerini ve vergi ayrıntılarını koruyun; sermaye alımlarını da ayrı tutun. Beyannamede Quick Method kullanan mükellef, 101. satıra uygun vergi dahil geliri yazar; sıfır oranlı teslimler, gayrimenkul satışları ve sermaye varlığı satışları hariçtir. 103. satır, bu toplamın dönem için geçerli ödeme oranıyla çarpımı artı yöntemin kapsamadığı vergiye tabi teslimlerdeki GST/HST'dir (CRA: GST/HST beyannamesi hazırlama). Ayrıca her mali yılda uygun vergi dahil satışların ilk $30.000 tutarı için 107. satırdaki %1 kredisini de test edin: bu kredi için seçimin mali yılın başında, yeni kayıtlı mükellef için ise kayıt tarihinde yürürlükte olması gerekir; yazılım da satış toplamını her dönemde sıfırlamak yerine beyannameler boyunca taşımalıdır. Her satıcıya Quick Method'u nasıl raporladığını sorun; raporlayamıyorsa beyanname defterlerin dışında hesaplanmak zorundadır. Yazılım değiştirirken seçim tarihini de taşıyın. Bkz. defterlerde Quick Method.

BC, Saskatchewan, Manitoba veya Québec'te satış yapıyorsam PST ya da QST ne olacak?

GST/HST özellikleri bu vergileri kapsamaz: her biri kendi kurallarına sahip ayrı bir vergidir; British Columbia, Saskatchewan ve Manitoba'da ayrıca kendi kaydı ve beyannamesi vardır.

Denemede, uyguladığınız her vergi için bir fatura işleyin. Vergi kalem kalem gösteriliyorsa yazılım her vergiyi kendi satırında göstermeli, PST veya QST'yi GST/HST satış toplamının dışında tutmalı ve bildireceğiniz tutarlar için ayrı PST veya QST toplamları vermelidir. QST kuralları ve beyanı GST/HST özelliklerinden değil, Revenu Québec'ten gelir. PST'nin sizin için geçerli olup olmadığını öğrenmek için bkz. eyaletinizde PST.

Kanada'daki bankama, kredi birliğime veya kartıma bağlanır mı?

Bunu yalnızca kendi hesaplarınızla yapacağınız bir test söyleyebilir. Fiyat sayfası kurumunuzun desteklendiğini doğrulayamaz ve her paket bağlantıları farklı sınırlar veya fiyatlandırır:

• Wave: otomatik banka aktarımı ücretli plana aittir; sayfasında her mali kurumun desteklenmediği ve bağlantının garanti edilemeyeceği yazılıdır (Wave pricing).
• Xero: fiyat SSS bölümüne göre ücretli doğrudan banka bağlantısı, bir önceki ay için faturalanır; sayfa bir tutar vermez (Xero Canada pricing).
• QuickBooks Online: giriş planında iki banka bağlantısı, bir sonraki planda sınırsız bağlantı yazılıdır (QuickBooks Online Canada pricing).

Deneme sürümünde veya ücretsiz planda her çek hesabınızı, kredi kartınızı ve kredi limitinizi bağlayın. Ödeme yapmadan önce geçmişin yüklendiğini ve hiçbir kaydın mükerrer olmadığını kontrol edin.

Bankam veya kredi birliğim desteklenmiyorsa ne olur?

Hesap özetlerini içe aktararak veya işlemleri elle girerek yine CRA'nın kayıt kurallarına uyabilirsiniz; yeter ki her kayıt bir kaynak belgeye dayansın ve hesap, özetle mutabık olsun. CRA; satış faturalarını, yazar kasa fişlerini, makbuzları ve banka para yatırma makbuzlarını asıl destekleyici belgeler olarak sayar ve elektronik kayıtların bu belgelerden toplamlara kadar bir denetim izi göstermesini şart koşar (CRA: işletme kayıtları; CRA: Electronic Record Keeping).

Banka bağlantısı makbuz yerine geçmez. Bu bağlantıdaki satır satıcıdan değil bankadan gelir; bu yüzden satıcının adını ve adresini, alıcının bilgilerini veya bir alış makbuzunda bulunması gereken tam açıklamayı taşımaz (CRA: işletme kayıtları). Her kayıt için makbuzu veya faturayı saklayın; bkz. CRA için bir makbuzda neler bulunmalı. Ödeme yapmadan önce satıcıya, kurumunuz için hesap özeti dosyalarını kabul edip etmediğini sorun.

Her birinin maliyeti nedir ve neler ek ücretlidir?

İhtiyaç duyduğunuz kullanıcıları, bağlantıları ve bordroyu kapsayan planın, vergi öncesi tam aylık fiyatını Kanada doları cinsinden karşılaştırın. Üç fiyat sayfası da kaynaklarda belirtilen tarihte yeni müşteriler için tanıtım indirimi gösteriyordu ve Xero'nun sayfası fiyatlandırmayı istediği zaman değiştirebileceğini söylüyor; bu yüzden bütçenizi tanıtım fiyatına göre yapmayın. Tablo, yalnızca her satıcının sayfasında o tarihte listelenen plan yapısını gösterir; planlar değişir, bu yüzden satın almadan önce satıcının güncel sayfasına bakın.

Tam aylık maliyet; temel plan, ek kullanıcılar, varsa banka bağlantısı ücreti, bordro (eklenti artı varsa çalışan başına ücret) ve diğer eklentilerden oluşur ve her biri tanıtım indirimi düşülerek satıcının güncel sayfasından alınır. Personele veya sahiplere bordro ile ödeme yapan bir şirket, bordroyu baştan hesaba katmalıdır. Yazılım bir maliyettir, defterleri tutma işi başka bir maliyettir; ikincisi için bkz. aylık muhasebe maliyeti ve defterleri kendiniz tutmak ya da muhasebe sorumlusu tutmak. Wave'in ücretsiz planı ilk tercihinizse, ne yaptığı ve ne yapmadığı için bkz. küçük işletme için Wave.

Muhasebecim bunu kabul eder mi ve ayrılırsam verilerimi dışa aktarabilir miyim?

Muhasebecinizin bir paketi kabul edip etmeyeceği onun kararıdır ve erişime ve eksiksiz, izlenebilir kayıtlara bağlıdır; CRA'nın elektronik kayıt tutma genelgesi kayıtlar için şartlar koyar ve onaylı bir yazılım belirtmez (CRA: Electronic Record Keeping).

• Erişim: ödeme yapmadan önce planınızın dışarıdan bir muhasebeciye izin verdiğini doğrulayın. QuickBooks Online'ın fiyat sayfası en düşük kademede muhasebeci erişimi listelemez; Wave'in ücretsiz planı ise yalnızca bordro yöneticisi ve vergi uzmanı rolünü listeler.
• Denetim izi: elektronik kayıtlar, kaynak belgelerden özet hesaplara kadar bir denetim izi göstermelidir. Kaydedilmiş bir işlemdeki değişiklikler, kimin, ne zaman yaptığını, eski ve yeni ayrıntıları ve nedenini kaydeden bir mahsup kaydıyla yapılmalıdır. İçe aktarılmış bir işlemi düzenlemenin veya silmenin bu izi bırakıp bırakmadığını test edin.
• Dışa aktarma: yeni bir sistemi benimsemeden önce, gerekli bilgiyi yaygın kullanılan, tescilli olmayan bir biçimde dışa aktarabildiğini ve verinin taşınırken kaybolmayacağını veya değişmeyeceğini doğrulayın. Denemede işlemleri, vergi ayrıntılarını ve ekleri dışa aktarın ve dosyayı bir e-tabloda açın.

Eski bir yazılımı bırakıyorsanız, iptal etmeden önce hâlâ açık olan veya saklama süresi içindeki her dönemin tüm verilerini, her beyannamenin arkasındaki GST/HST ayrıntıları dahil, dışa aktarın. Değişikliğin tarihli bir kaydını tutun ve kayıtlarınıza erişme ve onları okuma yeteneğinizi etkileyen her değişikliği CRA'ya bildirin (CRA: Electronic Record Keeping). Yıl içindeki zamanlama için bkz. Sage'den geçiş; aynı dışa aktarma ve denetim izi testleri her geçiş için geçerlidir.

Muhasebe yazılımlarının hepsi artık çevrimiçi mi?

Hepsi değil. Bu üçü çevrimiçi hizmet olarak satılır; bu yüzden kayıtlarınız büyük olasılıkla satıcının sistemlerinde durur, masaüstü yazılım ise bunları kendi bilgisayarınızda tutar. Hangisi olursa olsun CRA'nın elektronik kayıt kuralları geçerlidir: okunabilir kayıtlar, denetim izi ve yedekler (CRA: Electronic Record Keeping).

Verilerim nerede tutulur ve kayıt tutma yükümlülüğüm sürer mi?

Kayıt tutma yükümlülüğünüz sürer: kayıtları bir muhasebe sorumlusu veya başka bir üçüncü taraf tutsa bile işletme yeterli kayıtların tutulmasını sağlamalıdır (CRA: Keeping Records). Fiyat sayfaları her satıcının verileri nerede sakladığını söylemez; bu yüzden satıcıya yazılı olarak sorun.

• Saklama süresi: kayıtları, ilgili oldukları son vergi yılının bitiminden itibaren en az altı yıl saklayın. Geç verilen beyannameler (verilme tarihinden itibaren altı yıl), çözülmemiş itirazlar veya temyizler ile geçerliliğini koruyan mülk veya şirket kayıtları için daha uzun saklama gerekebilir; kapatılmış şirketlerin ise kendi kuralı vardır. Elektronik kayıtları çıktı alsanız bile okunabilir elektronik biçimde saklayın (CRA: saklama kuralları; CRA: Electronic Record Keeping). Artık açamadığınız kayıtlar bu kuralı karşılamaz; bu yüzden iptal etmeden veya planın süresi dolmadan önce dışa aktarın. Bkz. iş kayıtları ne kadar süre saklanır.
• Konum: CRA yazılı izin vermedikçe kayıtlar, Kanada'daki iş yerinizde veya konutunuzda tutulmalıdır. Kanada dışında tutulup Kanada'dan erişilen kayıtlar Kanada'da tutulmuş sayılmaz; CRA, Kanada'da okunabilir ve kullanılabilir biçimde erişilebilen bir kopyayı kabul edebilir, bu onun kararıdır. CRA, Kanada içinde yedek tutulmasını önerir (CRA: Electronic Record Keeping).

Şahıs işletmesi sahibi T2125'te, şirket ise T2 beyannamesinde beyanname verirken seçim değişir mi?

Aynı paket ikisine de hizmet edebilir; ancak defterler farklı beyannamelere veri sağladığı için kurulum farklıdır.

CRA, yürüttüğünüz her işletme için ayrı kayıt tutmanızı söyler (CRA: işletme kayıtları). Şirketleşmeyi bekleyen bir şahıs işletmesi sahibi önce dışa aktarmayı test etmelidir; çünkü şahıs işletmesinin geçmişinin taşınması gerekebilir. Bkz. şahıs işletmesi şirketleştikten sonra defterler, GIFI için hesap planı ve serbest çalışan için uygulama.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar Kanada dolarıdır.

Ontario'da serbest çalışan tasarımcı

Bir tasarımcı yılda $60.000 fatura keser, HST kaydı vardır, çalışanı yoktur ve tek bir kredi birliği hesabı kullanır. Denemede ödeme yapmadan önce kredi birliğini bağlar; geçmiş sorunsuz yüklenmezse hesap özetlerini içe aktarır. Satışlar ve alışlar için %13'lük tek bir HST kodu belirler ve yıl sonundan önce muhasebecisine erişim verir.

Tasarımcının üç aylık beyan seçtiğini, bir çeyreği beyannameyle karşılaştırdığını, tüm müşteri ve tedarikçilerin Ontario'da olduğunu ve her alımın tam olarak talep edilebilir olduğunu varsayalım:

Yazılım farklı toplamlar gösteriyorsa, ilk beyannameden önce kodları düzeltir.

Alberta'daki şirket

$250.000 geliri, iki hissedarı ve iki kişilik bordrosu olan bir şirket yalnızca Alberta'da satış yapar; bu yüzden tek bir GST koduna ihtiyaç duyar. Denemede tam fiyatı görmek için her iki çalışanı da bordro üzerinden çalıştırır, hesaplarını T2 için GIFI kodlarıyla eşleştirir ve bir dışa aktarmayı test eder. İlişkili işletme ve hariç tutulan bir faaliyet alanı olmadığını ve $250.000'ın nitelikli dört çeyreklik bir dönemdeki vergiye tabi satışları olduğunu varsayarsak, GST dahil satışları $262.500'tür ($250.000 artı %5 GST) ve bu tutar Quick Method sınırının altındadır; bu yüzden muhasebecisi bu yöntemin uygun olup olmadığını sorabilir. Yöntem seçilirse sonradan yapılan faaliyet alımları kredi oluşturmaz hale gelir ve alış kodları değişir.

Québec'te müteahhit

$120.000 geliri olan bir müteahhit GST ve QST tahsil eder. Yazılım her faturada ve alışta her iki vergiyi de takip etmeli ve ayrı toplamlar vermelidir. Müteahhit, iki vergiyi birden taşıyan bir faturayı test eder ve raporun QST'yi GST satış toplamının dışında tuttuğunu kontrol eder. Québec'te yerleşik bir işletme GST/HST beyannamesini Revenu Québec'e kendi formlarıyla verir; bu yüzden yukarıdaki beyanname satırı kontrolü o formlarda yapılır ve QST kuralları GST/HST özelliklerinden değil, Revenu Québec'ten gelir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Muhasebe kayıtlarına yeni başlıyorsunuz veya eski yazılımı bırakıyorsunuz ve muhasebecinizin beyannameyi bu kayıtlardan verebilmesi için GST/HST, bordro veya şirket kurulumu gerekiyor: yanlış bir vergi kodu her kayıtta tekrarlanır. İşlem girmeden önce vergi kodlarını, açılış bakiyelerini ve GST/HST geçmişinizin eksiksiz taşınıp taşınmayacağını belirlemek için hesaplarınızı, GST/HST durumunuzu ve eski yazılımdan aldığınız dışa aktarmayı muhasebe desteği için getirin.
• Banka bağlantınıza veya ITC kayıtlarınıza beyanname verirken güvenilir değil: bkz. GST/HST beyannamesi defterlerle uyuşmuyorsa ve gecikmiş defterlerin tamamlanması; aylar eksikse muhasebe desteği da alın.
• Eski bir muhasebe yazılımından geçiyorsunuz: zamanlama için Sage'den geçiş sayfasını kullanın ve iptal etmeden önce dışa aktarmayı test edin.
• ABD doları hesabınız var: QuickBooks çoklu para birimini açmadan önce sayfasını okuyun.
• İşletmeniz hem Kanada'da hem ABD'de faaliyet gösteriyor: bkz. iki ülkede faaliyet gösteren işletme için QuickBooks Kanada veya ABD.
• Muhasebe sorumlusuna, muhasebeciye mi yoksa CPA'ya mı ihtiyacınız olduğundan emin değilsiniz: bkz. muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA.