QuickBooks Canada या US: दो देशों के व्यवसाय के लिए कौन सी फ़ाइल

कनाडा और अमेरिका में चल रहे व्यवसाय के लिए एक QuickBooks फ़ाइल चाहिए या दो?

ज़्यादातर व्यवसाय हर व्यवसाय के लिए एक फ़ाइल रखते हैं, हर देश के लिए एक नहीं। दोनों देशों में बेचने वाला एकल स्वामी एक ही फ़ाइल रखता है और विदेशी ग्राहकों के चालान उनकी मुद्रा में दर्ज करता है। कनाडाई कंपनी और उसकी स्वामित्व वाली अमेरिकी कंपनी या LLC की अलग-अलग फ़ाइल होती है। किसी भी देश का कानून फ़ाइल का नाम नहीं बताता: कनाडा में CRA का रिकॉर्ड नियम व्यवसाय चलाने वाले हर व्यक्ति पर लागू होता है, और अमेरिका में IRS चाहता है कि व्यक्ति के हर व्यवसाय के लिए बहीखाते और रिकॉर्ड का पूरा और अलग सेट हो।

होम करेंसी (home currency) वह मुद्रा है जिसमें फ़ाइल की रिपोर्ट बनती हैं; बाकी हर मुद्रा इसी में बदली जाती है। मल्टीकरेंसी (multicurrency) वह सुविधा है जिससे एक फ़ाइल में दूसरी मुद्राओं के चालान और बैंक खाते रखे जा सकते हैं।

सेटअप तब आसान नहीं रहता जब दूसरी कंपनी जुड़ती है, जब एक कंपनी के खाते और कर नंबर दोनों देशों में होते हैं (अमेरिकी रिटर्न अमेरिकी डॉलर में बनता है, इसलिए कनाडाई डॉलर वाली फ़ाइल से अमेरिकी डॉलर के आँकड़े भी निकालने पड़ते हैं), या जब बहीखाता पहले से गलत फ़ाइल में हो। विक्रेता की सहायता के अनुसार, मल्टीकरेंसी चालू होने के बाद होम करेंसी नहीं बदली जा सकती, इसलिए गलत चुनाव का मतलब फ़ाइल दोबारा बनाना हो सकता है। कौन सा संस्करण किस फ़ाइल के लिए ठीक है, यह विक्रेता के उत्पाद का सवाल है; पहले फ़ाइलों की संख्या, होम करेंसी और रिकॉर्ड तय करें। पहली प्रविष्टि से पहले संस्थाओं का चार्ट, आखिरी दाखिल किए रिटर्न, मुद्रा के हिसाब से हर खाता और हर संस्था के कर नंबर तैयार रखें।

क्या स्वामी कहाँ रहता है, इससे फ़ाइल तय होती है?

नहीं, किसी भी दिशा में नहीं। फ़ाइल कंपनी तय करती है, स्वामी या बहीखाता विशेषज्ञ का पता नहीं। कनाडा से स्वामित्व वाली अमेरिकी कंपनी की अपनी फ़ाइल अमेरिकी डॉलर में होती है, जो मुद्रा अमेरिकी करदाता आम तौर पर सभी आयकर निर्धारण के लिए इस्तेमाल करता है। अमेरिका या किसी और देश से स्वामित्व वाली कनाडाई कंपनी कनाडाई डॉलर की फ़ाइल रखती है, जब तक वह चुनाव न करे; उसका अमेरिकी व्यक्ति (US person) स्वामी आम तौर पर अमेरिकी डॉलर के आँकड़े भी बनाता है, जो कनाडाई बहीखाते से Form 5471 के आँकड़े में समझाया गया है।

हर फ़ाइल की होम करेंसी कौन सी होनी चाहिए?

ज़्यादातर व्यवसाय वही मुद्रा चुनते हैं जिसमें संस्था का रिटर्न तैयार होता है। कनाडाई करदाता के लिए यह कनाडाई डॉलर है, जब तक कंपनी दूसरा चुनाव न करे; अमेरिकी करदाता के लिए यह आम तौर पर अमेरिकी डॉलर है।

जो कनाडाई संस्था अपना बहीखाता अमेरिकी डॉलर में रखती है पर कोई चुनाव नहीं करती, वह फिर भी कनाडाई डॉलर में रिपोर्ट करती है। CRA का folio कहता है कि जिस करदाता की वित्तीय लेखा के लिए कार्यात्मक मुद्रा कनाडाई डॉलर है, उसके पास सिर्फ़ योग्य विदेशी मुद्रा में बहीखाता रखने से आयकर के लिए कार्यात्मक मुद्रा नहीं बन जाती (पैराग्राफ 1.15), और कनाडा का कर परिणाम कनाडाई मुद्रा में ही निकाला जाता है, जब तक चुनाव लागू न हो। ऐसी फ़ाइल को रिटर्न के लिए हर रकम फिर भी कनाडाई डॉलर में बदलनी पड़ती है। दर और प्रविष्टियों के लिए अमेरिकी डॉलर की बिक्री और मार्केटप्लेस पेआउट देखें।

क्या कनाडाई कंपनी अपना कर अमेरिकी डॉलर में रिपोर्ट कर सकती है (कार्यात्मक मुद्रा का चुनाव), और फ़ाइल के लिए इसका क्या मतलब है?

हाँ, अगर वह हर शर्त पूरी करती है और Form T1296 दाखिल करती है, जिस पर अधिकृत अधिकारी के हस्ताक्षर हों और जो CRA को डाक से भेजा जाए, कर वर्ष के पहले दिन के 60 दिन बाद के भीतर (वही तारीख जिसे CRA का पृष्ठ कर वर्ष के पहले 61 दिन कहता है)। चुनाव सिर्फ़ कंपनियों के लिए खुला है; एकल स्वामी इसे नहीं कर सकता, और साझेदारी खुद चुनाव नहीं करती, हालाँकि जिस साझेदार ने चुनाव किया है उसके लिए साझेदारी के परिणाम उसी साझेदार की मुद्रा में निकाले जाते हैं (उपधारा 261(6))। शर्तें धारा 261 और CRA के कार्यात्मक मुद्रा पृष्ठ से आती हैं:

• कंपनी पूरे कर वर्ष में कनाडा की निवासी है और निवेश कंपनी, मॉर्गेज निवेश कंपनी या म्यूचुअल फ़ंड कंपनी नहीं है।
• मुद्रा योग्य मुद्राओं में से एक है: अमेरिकी डॉलर, यूरो, ब्रिटिश पाउंड, जापानी येन या ऑस्ट्रेलियाई डॉलर।
• पूरे कर वर्ष में कंपनी वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए अपने रिकॉर्ड और बहीखाते मुख्य रूप से इसी मुद्रा में रखती है। folio इसे तथ्य का सवाल कहता है।
• कंपनी ने पहले कोई चुनाव दाखिल या रद्द नहीं किया है।

फ़ाइल के लिए, चुनाव जिस पहले वर्ष को कवर करता है, उसमें पूरे साल वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए बहीखाता मुख्य रूप से अमेरिकी डॉलर में रखा जाना चाहिए। यह तथ्य का सवाल है, इसलिए फ़ाइल की होम करेंसी सिर्फ़ शुरुआती बिंदु है, सबूत नहीं। folio कहता है कि यह शर्त आम तौर पर तब पूरी मानी जाती है जब वित्तीय लेखा के लिए कंपनी की कार्यात्मक मुद्रा अमेरिकी डॉलर हो (पैराग्राफ 1.15)। चुनाव दाखिल किए बिना अमेरिकी डॉलर की फ़ाइल होने पर भी कंपनी कनाडाई डॉलर में ही रिपोर्ट करती है।

रिटर्न पर CRA कहता है कि मानक T2 इस्तेमाल करें, लाइन 079 पर मुद्रा दिखाएँ, और लाइन 840 पर किस्तें कनाडाई डॉलर में भरें। रिटर्न की बाकी प्रक्रिया अमेरिकी डॉलर की बिक्री और मार्केटप्लेस पेआउट में है, और विनिमय लाभ और हानि कंपनी के रिटर्न पर विदेशी मुद्रा के लाभ में।

चुनाव सिर्फ़ आयकर पर लागू होता है। दूसरों के लिए कंपनी जो रकम काटती है, जैसे पेरोल में स्रोत पर कटौती, वह चुनी हुई मुद्रा के परिणामों से बाहर है (पैराग्राफ 1.2), और GST/HST का मूल्य अब भी कनाडाई डॉलर में निकाला जाता है। इसलिए अमेरिकी डॉलर की फ़ाइल को इनके लिए कनाडाई डॉलर के आँकड़े चाहिए। पहले का चुनाव, दाखिल हो या रद्द, नया चुनाव रोक देता है, इसलिए यह फ़ैसला पलटना कठिन है: रद्दीकरण सिर्फ़ पहले चुनाव वाले वर्ष के बाद दाखिल हो सकता है और उन कर वर्षों पर लागू होता है जो दाखिल करने के कम से कम छह महीने बाद शुरू हों (उपधारा 261(4))।

क्या मल्टीकरेंसी चालू करने के बाद मैं होम करेंसी बदल सकता हूँ?

नहीं। QuickBooks Online की सहायता, अपने US और कनाडाई संस्करणों में, कहती है कि मल्टीकरेंसी चालू होने के बाद होम करेंसी बदली नहीं जा सकती; वह सिर्फ़ तब बदली जा सकती है जब मल्टीकरेंसी अभी चालू न हुई हो।

इन्हीं पृष्ठों में दो और सीमाएँ बताई गई हैं:

• मल्टीकरेंसी एक बार चालू होने के बाद बंद नहीं की जा सकती।
• खाते में कोई लेन-देन दर्ज होने के बाद उस खाते की मुद्रा नहीं बदली जा सकती।

किसी आधिकारिक स्रोत में ये सीमाएँ नहीं हैं, इसलिए भरोसा करने से पहले अपने प्लान की सहायता देखें। US पृष्ठ यह भी कहता है कि सेटअप के समय सॉफ़्टवेयर होम करेंसी अपने आप तय कर देता है, इसलिए कोई प्रविष्टि करने से पहले उसे जाँच लें। अगर फ़ाइल पहले से गलत होम करेंसी में बंद हो चुकी है, तो आम उपाय साफ़ तारीख से शुरू होने वाली नई फ़ाइल है जिसमें शुरुआती शेष डाले जाते हैं; यह दाखिल हो चुके रिटर्न और GST/HST अवधियों से जुड़ा फ़ैसला है। पुरानी फ़ाइल के रिकॉर्ड कम से कम छह साल तक रखने ही होते हैं। अमेरिकी डॉलर के बैंक खाते के लिए मल्टीकरेंसी चालू करने के बारे में QuickBooks मल्टीकरेंसी: चालू करने से पहले तय करें देखें।

कनाडाई फ़ाइल में GST/HST और अमेरिकी ग्राहकों की बिक्री के लिए क्या रखना ज़रूरी है?

उसमें ऐसे रिकॉर्ड होने चाहिए जिनसे देय GST/HST निकाला जा सके, जिनमें अमेरिकी ग्राहक की हर बिक्री शामिल है, भले ही ज़्यादातर निर्यात पर कर न लगता हो। Excise Tax Act के अनुसार कनाडा में व्यवसाय चलाने वाले या वाणिज्यिक गतिविधि में लगे हर व्यक्ति को, जो GST/HST रिटर्न दाखिल करता है या रिबेट माँगता है, देनदारियाँ और दायित्व तय करने के लिए ज़रूरी रिकॉर्ड रखने होते हैं।

निर्यात पर आम तौर पर शून्य-दर लगती है: CRA के अनुसार ज़्यादातर वस्तुएँ और सेवाएँ निर्यात होने पर शून्य-दर होती हैं। पंजीकृत व्यवसाय शून्य-दर बिक्री पर GST/HST नहीं लेता, पर वह फिर भी बिक्री गिनी जाती है। शून्य-दर बिक्री छोटे आपूर्तिकर्ता की सीमा C$30,000 में भी गिनी जाती है, इसलिए जिस व्यवसाय के ज़्यादातर ग्राहक अमेरिकी हैं वह इस सीमा के ऊपर हो सकता है; GST/HST के लिए कब पंजीकरण करें देखें। अमेरिकी डॉलर में चालान की गई बिक्री का GST/HST के लिए कनाडाई डॉलर में मूल्य कर देय होने के दिन, या CRA को मंज़ूर किसी और दिन की दर से निकाला जाता है, फ़ाइल की होम करेंसी कुछ भी हो।

कनाडाई संस्था के लिए फ़ाइल में रखें:

• GST/HST खाता नंबर और रिपोर्टिंग अवधि।
• कर योग्य, शून्य-दर और छूट प्राप्त बिक्री के अलग कर कोड, ताकि अमेरिकी बिक्री बिना टैग के न रहे और कनाडाई बिक्री में न मिले। छूट प्राप्त, शून्य-दर और दायरे से बाहर देखें।
• हर शून्य-दर बिक्री के पीछे का सबूत। अमेरिकी ग्राहकों से GST/HST लेना देखें।
• इनपुट कर क्रेडिट (ITC) का समर्थन करने वाले आपूर्तिकर्ता के चालान।

क्या अमेरिका में होस्ट की गई क्लाउड फ़ाइल CRA के उस नियम को पूरा करती है कि बहीखाता कनाडा में रखा जाए?

अपने आप नहीं। कनाडा के बाहर रखे और कनाडा से खोले गए रिकॉर्ड कनाडा में रखे हुए नहीं माने जाते। Income Tax Act के अनुसार रिकॉर्ड और बहीखाता व्यक्ति के कनाडा में कारोबार या निवास की जगह, या मंत्री की तय की गई किसी और जगह पर रखना होता है। Excise Tax Act यह जोड़ता है कि जब तक मंत्री दूसरी अनुमति न दे, GST/HST का रिकॉर्ड कनाडा में अंग्रेज़ी या फ़्रेंच में रखा जाएगा।

CRA का रिकॉर्ड पृष्ठ यही नियम बताता है और जोड़ता है कि CRA इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड कनाडा के बाहर रखने की अनुमति दे सकता है। सॉफ़्टवेयर विक्रेता डेटा कहाँ रखता है, यह उस विक्रेता से जुड़ा तथ्य है; इसका पता लगाएँ और उसका लिखित जवाब अपने रिकॉर्ड के साथ रखें।

CRA के अनुसार वह कनाडा के बाहर रखे इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड की प्रतियाँ स्वीकार कर सकता है, अगर उसे यकीन हो कि वे सच्ची प्रतियाँ हैं, CRA अधिकारियों को कनाडा में ऐसे प्रारूप में उपलब्ध हैं जिसे उसका सॉफ़्टवेयर पढ़ सके, और दाखिल रिटर्न का समर्थन करने लायक पूरा ब्योरा दिखाती हैं। अनुमति टैक्स सर्विसेज़ ऑफ़िस को लिखकर माँगी जाती है। CRA का पृष्ठ यह नहीं बताता कि बिना इस अनुमति के कनाडा में रखी गई प्रति नियम को पूरा करती है या नहीं; भरोसा करने से पहले इसे किसी विशेषज्ञ के पास ले जाएँ। रिकॉर्ड छह साल तक रखें, आम तौर पर उस आखिरी कर वर्ष के अंत से जिससे वे जुड़े हैं। CRA का पृष्ठ कुछ के लिए लंबी अवधि तय करता है: देर से दाखिल आयकर रिटर्न के लिए दाखिल करने की तारीख से छह साल, और लंबी अवधि की संपत्ति के रिकॉर्ड और शेयर रजिस्टर के लिए हमेशा।

पहली प्रविष्टि से पहले मुझे क्या तय करना और जुटाना चाहिए?

होम करेंसी और फ़ाइलों की संख्या बदलने में सबसे कठिन दो चीज़ें हैं, इसलिए ये सॉफ़्टवेयर से पहले आती हैं। तय करें और जुटाएँ:

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं। रकमें कनाडाई डॉलर (C$) और अमेरिकी डॉलर (US$) में हैं।

Ontario की कंपनी, जिसके पास Delaware की LLC है

Ontario की एक कंपनी के पास Delaware की एक LLC है। कंपनी की फ़ाइल कनाडाई डॉलर में है; LLC की फ़ाइल अमेरिकी डॉलर में। कंपनी मार्च में LLC की ओर से US$2,000 का आपूर्तिकर्ता बिल चुकाती है, और हर फ़ाइल अपना पक्ष दर्ज करती है। महीने के अंत में, कनाडाई डॉलर के कुल जोड़ की तुलना से पहले दोनों शेष अमेरिकी डॉलर में मिलाए जाते हैं। मिलान के कदम कंपनियों के बीच की मार्गदर्शिका में हैं; हर देश LLC को कैसे वर्गीकृत करता है, यह LLC मार्गदर्शिका में है।

Alberta का एकल स्वामी, जिसके अमेरिकी ग्राहक हैं

Alberta का GST/HST-पंजीकृत एकल स्वामी कनाडाई ग्राहकों से C$150,000 और अमेरिकी ग्राहकों से US$40,000 कमाता है। एक व्यक्ति है, एक व्यवसाय है और एक कनाडाई बैंक खाता है, इसलिए एक ही फ़ाइल है, जिसकी होम करेंसी कनाडाई डॉलर है। Bank of Canada की दर C$1.40 प्रति US$1 होने पर जारी US$10,000 का चालान फ़ाइल में अमेरिकी डॉलर का चालान रहता है और बहीखाते में C$14,000 दर्ज होता है। कनाडाई बिक्री पर आपूर्ति के स्थान की दर से GST या HST लगता है, इसलिए Ontario के ग्राहक से HST और Alberta के ग्राहक से GST लिया जाता है; प्रांत के हिसाब से कौन सी दर लगाएँ देखें। निर्यात के नियम पूरे होने पर अमेरिकी बिक्री शून्य-दर कोड की जाती है, और सबूत चालान के साथ रखा जाता है।

US$800,000 के राजस्व वाली कंपनी, जो अमेरिकी डॉलर का चुनाव सोच रही है

कनाडा की एक निवासी कंपनी का वर्ष 1 जनवरी से शुरू होता है और उसका राजस्व US$800,000 है, जो ज़्यादातर अमेरिकी ग्राहकों से आता है; ज़्यादातर खर्च और वित्त-पोषण भी अमेरिकी डॉलर में हैं, इसलिए वित्तीय लेखा के लिए उसकी कार्यात्मक मुद्रा अमेरिकी डॉलर है। वह पिछले दिसंबर में अमेरिकी डॉलर में रिपोर्ट करने का फ़ैसला करती है।

• वर्ष 0, पिछला वर्ष। रिटर्न कनाडाई डॉलर में ही रहता है। आगे ले जाए गए कर शेष, जैसे अपरिशोधित पूँजी लागत और हानि शेष, उस 31 दिसंबर की Bank of Canada दर से अमेरिकी डॉलर में बदले जाते हैं, और कनाडाई डॉलर में चुकाने वाले ऋण कर के लिए विदेशी मुद्रा के ऋण बन जाते हैं (उपधारा 261(7) से (10))।
• वर्ष 1, पहली प्रविष्टि से पहले। मल्टीकरेंसी चालू करने से पहले फ़ाइल अमेरिकी डॉलर को होम करेंसी बनाकर बनाई जाती है, ताकि 1 जनवरी से बहीखाता अमेरिकी डॉलर में रहे।
• वर्ष 1, चुनाव की अवधि के भीतर। कंपनी 2 मार्च तक, या लीप वर्ष में 1 मार्च तक, Form T1296 दाखिल करती है। T2 में लाइन 079 पर अमेरिकी डॉलर दिखता है, और किस्तें लाइन 840 पर कनाडाई डॉलर में जाती हैं।
• वर्ष 2। कंपनी नया चुनाव दाखिल नहीं करती, और बहीखाता अमेरिकी डॉलर में ही रहता है। वर्ष 1 की फ़ाइल कनाडाई डॉलर में रखने पर बहीखाते की शर्त दिखाना कठिन हो जाता, और बाद में अमेरिकी डॉलर की फ़ाइल पर जाने का मतलब आगे ले जाए गए शेषों के साथ फ़ाइल दोबारा बनाना होता।

आपके मामले में अलग?

• आपकी दो कंपनियाँ हैं, या एक कंपनी जिसके ग्राहक, बैंक खाते और कर नंबर दोनों देशों में हैं, और बहीखाता पहले से गलत फ़ाइल या होम करेंसी में है, या अमेरिकी कंपनी जुड़ने वाली है: किस संस्था का बहीखाता कहाँ रहे, होम करेंसी क्या हो और फ़ाइल दोबारा बनाने से पहले क्या आगे ले जाएँ, यह ढाँचे का फ़ैसला है जिसके पीछे दाखिल रिटर्न हैं। बहीखाता सहायता देखें, और संस्थाओं का चार्ट, आखिरी दाखिल रिटर्न और मुद्रा के हिसाब से हर खाता साथ लाएँ।
• कोई कंपनी अमेरिकी डॉलर में कर रिपोर्टिंग का चुनाव कर सकती है, पहले चुनाव दाखिल या रद्द कर चुकी है, साझेदारी में साझेदार है, या ऐसी कंपनी के साथ विलय या समापन कर रही है जो दूसरी मुद्रा में रिपोर्ट करती है (इससे नए चुनाव के बिना भी उसकी कर मुद्रा बदल सकती है, उपधारा 261(16) से (17.1)): शर्तें तथ्यों पर निर्भर हैं और चुनाव पलटना कठिन है। कर वर्ष शुरू होने से पहले कंपनी कर सहायता देखें।
• दोनों कंपनियों के बीच के शेष मेल नहीं खाते: कनाडाई कंपनी और उसकी अमेरिकी कंपनी का बहीखाता देखें।
• आपकी अमेरिकी कंपनी कनाडा से स्वामित्व वाली LLC है: कनाडाई के स्वामित्व वाली अमेरिकी LLC का बहीखाता देखें।
• आप कनाडाई कंपनी के अमेरिकी व्यक्ति (US person) स्वामी हैं: कनाडाई बहीखाते से Form 5471 के आँकड़े देखें।
• कनाडाई कंपनी का अमेरिकी बैंक खाता: T1135 और FBAR के लिए अमेरिकी बैंक खाते की मार्गदर्शिका देखें।
• आपका व्यवसाय सिर्फ़ कनाडा में है और आप सॉफ़्टवेयर चुन रहे हैं: छोटे कनाडाई व्यवसाय के लिए अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर चुनना देखें।
• आपको पक्का नहीं है कि सीमा-पार लेखाकार चाहिए या नहीं: कनाडाई व्यवसाय को सीमा-पार लेखाकार कब चाहिए देखें।
• Delaware की पैरेंट कंपनी के तहत फ़्लिप के बाद निवेशक समेकित विवरण चाहते हैं: Delaware फ़्लिप के बाद निवेशकों के वित्तीय विवरण देखें।