QuickBooks Canada hay Hoa Kỳ: chọn file cho doanh nghiệp 2 nước

Doanh nghiệp tại Canada và Hoa Kỳ cần một hay hai file QuickBooks?

Hầu hết doanh nghiệp dùng một file cho mỗi doanh nghiệp, không phải mỗi quốc gia. Chủ doanh nghiệp một chủ bán sang cả hai nước chỉ dùng một file và ghi hóa đơn của khách hàng nước ngoài bằng tiền tệ của họ. Một công ty tại Canada và công ty hoặc LLC tại Hoa Kỳ mà công ty đó sở hữu mỗi bên có một file. Luật của cả hai nước đều không quy định tên file: quy tắc lưu hồ sơ của CRA áp dụng cho mọi người đang kinh doanh, còn IRS yêu cầu một bộ sổ sách và hồ sơ đầy đủ, tách riêng cho từng doanh nghiệp mà một người sở hữu.

Tiền tệ gốc (home currency) là loại tiền dùng cho các báo cáo của một file; mọi loại tiền khác được quy đổi sang loại này. Đa tiền tệ (multicurrency) là tính năng cho phép một file chứa hóa đơn và tài khoản ngân hàng bằng các loại tiền khác.

Việc thiết lập hết đơn giản khi có thêm công ty thứ hai, khi một công ty có tài khoản và mã số thuế ở cả hai nước (tờ khai tại Hoa Kỳ được lập bằng đô la Hoa Kỳ, nên file bằng đô la Canada cũng phải tạo được số liệu bằng đô la Hoa Kỳ), hoặc khi sổ sách đã nằm sai file. Theo phần trợ giúp của nhà cung cấp, không thể đổi tiền tệ gốc sau khi bật đa tiền tệ, nên chọn sai có thể phải dựng lại file. Phiên bản phần mềm nào phù hợp với từng file là câu hỏi về sản phẩm của nhà cung cấp; số file, tiền tệ gốc và hồ sơ cần quyết định trước. Trước khi nhập bút toán đầu tiên, hãy có sẵn sơ đồ các pháp nhân, các tờ khai đã nộp gần nhất, mọi tài khoản theo từng loại tiền và mã số thuế của từng pháp nhân.

Nơi chủ doanh nghiệp sinh sống có quyết định dùng file nào không?

Không, theo cả hai chiều. Công ty quyết định file, không phải địa chỉ của chủ sở hữu hay của người ghi sổ. Công ty tại Hoa Kỳ do người ở Canada sở hữu có file riêng bằng đô la Hoa Kỳ, loại tiền mà người nộp thuế Hoa Kỳ nói chung dùng cho mọi phép xác định thuế thu nhập. Công ty tại Canada do người ở Hoa Kỳ hoặc nước ngoài sở hữu giữ file bằng đô la Canada trừ khi bầu chọn khác; người Hoa Kỳ (US person) sở hữu một công ty như vậy thường còn phải lập số liệu bằng đô la Hoa Kỳ, nội dung này nằm trong chuyển sổ sách công ty Canada thành số liệu Form 5471.

Mỗi file nên dùng tiền tệ gốc nào?

Hầu hết doanh nghiệp dùng loại tiền mà tờ khai thuế của pháp nhân được lập bằng. Với người nộp thuế tại Canada, đó là đô la Canada, trừ khi một công ty bầu chọn khác; với người nộp thuế tại Hoa Kỳ, nói chung là đô la Hoa Kỳ.

Pháp nhân tại Canada giữ sổ sách bằng đô la Hoa Kỳ nhưng chưa bầu chọn thì vẫn báo cáo bằng đô la Canada. Folio của CRA nói rằng người nộp thuế có tiền tệ chức năng cho kế toán tài chính là đô la Canada sẽ không có tiền tệ chức năng cho mục đích thuế thu nhập chỉ vì giữ sổ sách bằng một ngoại tệ đủ điều kiện (đoạn 1.15), và kết quả thuế tại Canada được tính bằng tiền Canada trừ khi bầu chọn được áp dụng. File như vậy vẫn phải quy đổi mọi số tiền sang đô la Canada để lập tờ khai. Về tỷ giá và bút toán, xem doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền từ sàn thương mại chuyển về.

Công ty tại Canada có thể báo cáo thuế bằng đô la Hoa Kỳ (bầu chọn tiền tệ chức năng) không, và việc đó ảnh hưởng gì đến file?

Có, nếu công ty đáp ứng mọi điều kiện và nộp Form T1296, do cán bộ điều hành có thẩm quyền ký và gửi qua đường bưu điện cho CRA, trong vòng 60 ngày sau ngày đầu tiên của năm thuế (cùng mốc mà trang của CRA gọi là 61 ngày đầu của năm thuế). Chỉ công ty mới được bầu chọn; chủ doanh nghiệp một chủ không thể, và hợp danh không tự bầu chọn, tuy nhiên kết quả của hợp danh đối với một thành viên hợp danh đã bầu chọn được tính bằng tiền tệ của thành viên đó (subsection 261(6)). Các điều kiện lấy từ section 261 và trang về tiền tệ chức năng của CRA:

• Công ty cư trú tại Canada trong suốt năm thuế và không phải là công ty đầu tư, công ty đầu tư thế chấp hoặc công ty quỹ tương hỗ.
• Loại tiền thuộc nhóm đủ điều kiện: đô la Hoa Kỳ, euro, bảng Anh, yên Nhật hoặc đô la Úc.
• Loại tiền đó là loại tiền chính mà công ty dùng để ghi sổ sách và hồ sơ kế toán cho báo cáo tài chính, trong suốt năm thuế. Folio gọi đây là một vấn đề thực tế.
• Công ty chưa từng nộp hoặc hủy một bầu chọn trước đó.

Đối với file, sổ sách phải được ghi chủ yếu bằng đô la Hoa Kỳ, cho mục đích báo cáo tài chính, trong suốt năm đầu tiên mà bầu chọn áp dụng. Vì đây là vấn đề thực tế, tiền tệ gốc của file chỉ là điểm xuất phát, không phải bằng chứng. Folio nói điều kiện này nói chung được đáp ứng khi đô la Hoa Kỳ là tiền tệ chức năng của công ty cho mục đích kế toán tài chính (đoạn 1.15). File bằng đô la Hoa Kỳ mà không nộp bầu chọn thì công ty vẫn báo cáo bằng đô la Canada.

Trên tờ khai, CRA nói hãy dùng tờ khai T2 tiêu chuẩn, ghi loại tiền ở line 079, và nhập khoản nộp thuế tạm tính (instalment) ở line 840 bằng đô la Canada. Phần còn lại của cách lập tờ khai nằm trong doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền từ sàn thương mại chuyển về, còn lãi và lỗ tỷ giá nằm trong lãi tỷ giá trong tờ khai của công ty.

Bầu chọn chỉ áp dụng cho thuế thu nhập. Các khoản công ty khấu trừ cho người khác, như khoản khấu trừ thuế lương, nằm ngoài kết quả theo loại tiền đã bầu chọn (đoạn 1.2), và GST/HST vẫn được tính bằng đô la Canada. Do đó, file bằng đô la Hoa Kỳ cần có số liệu bằng đô la Canada cho các khoản này. Vì một bầu chọn trước đó, dù đã nộp hay đã hủy, loại trừ bầu chọn mới, nên lựa chọn này khó đảo ngược: chỉ có thể nộp hủy bầu chọn sau năm bầu chọn đầu tiên, và hủy bầu chọn áp dụng cho các năm thuế bắt đầu ít nhất sáu tháng sau khi nộp (subsection 261(4)).

Tôi có thể đổi tiền tệ gốc sau khi bật đa tiền tệ không?

Không. Phần trợ giúp của QuickBooks Online, ở phiên bản Hoa Kỳ và Canada, nói rằng khi đã bật đa tiền tệ thì không thể đổi tiền tệ gốc nữa; chỉ đổi được khi chưa bật đa tiền tệ.

Các trang đó nêu thêm hai giới hạn:

• Không thể tắt đa tiền tệ sau khi đã bật.
• Không thể đổi loại tiền của một tài khoản sau khi đã có giao dịch ghi vào tài khoản đó.

Không có nguồn chính thức nào đề cập các giới hạn này, nên hãy kiểm tra phần trợ giúp cho gói của bạn trước khi dựa vào chúng. Trang của Hoa Kỳ cũng nói phần mềm tự đặt tiền tệ gốc khi thiết lập, nên hãy kiểm tra trước khi nhập bất cứ thứ gì. Nếu file đã bị khóa ở tiền tệ gốc sai, cách xử lý thường gặp là mở file mới từ một ngày sạch với số dư đầu kỳ; đó là quyết định liên quan đến các tờ khai đã nộp và các kỳ GST/HST. Hồ sơ của file cũ vẫn phải được giữ ít nhất sáu năm. Về cách bật đa tiền tệ cho tài khoản ngân hàng bằng đô la Hoa Kỳ, xem QuickBooks đa tiền tệ: hãy quyết định trước khi bật.

File tại Canada cần chứa gì cho GST/HST và doanh thu bán cho khách hàng Hoa Kỳ?

File cần chứa hồ sơ cho phép tính được số GST/HST phải nộp, gồm mọi giao dịch bán cho khách hàng Hoa Kỳ, dù phần lớn hàng xuất khẩu không chịu thuế. Excise Tax Act yêu cầu mọi người kinh doanh hoặc tham gia hoạt động thương mại tại Canada, nộp tờ khai GST/HST hoặc yêu cầu hoàn thuế phải giữ hồ sơ cần thiết để xác định nghĩa vụ và trách nhiệm.

Hàng xuất khẩu nói chung có thuế suất 0% (zero-rated): CRA nói phần lớn hàng hóa và dịch vụ là zero-rated khi xuất khẩu. Người đăng ký không tính GST/HST trên giao dịch zero-rated, nhưng giao dịch đó vẫn được tính là doanh thu. Doanh thu zero-rated cũng được tính vào ngưỡng nhà cung cấp nhỏ là C$30.000, nên doanh nghiệp có phần lớn khách hàng là người Hoa Kỳ có thể vượt ngưỡng này; xem khi nào cần đăng ký GST/HST. Giao dịch bán lập hóa đơn bằng đô la Hoa Kỳ được quy đổi sang đô la Canada cho GST/HST vào ngày thuế đến hạn nộp, hoặc ngày khác mà CRA chấp nhận, bất kể tiền tệ gốc của file là gì.

Với pháp nhân tại Canada, hãy giữ trong file:

• Số tài khoản GST/HST và kỳ báo cáo.
• Mã thuế riêng cho giao dịch chịu thuế, zero-rated và được miễn thuế, để giao dịch bán cho khách hàng Hoa Kỳ không bị bỏ trống mã hoặc lẫn với doanh thu bán tại Canada. Xem được miễn thuế, zero-rated và ngoài phạm vi.
• Bằng chứng cho từng giao dịch zero-rated. Xem tính GST/HST cho khách hàng Hoa Kỳ.
• Hóa đơn của nhà cung cấp làm cơ sở cho tín thuế đầu vào (ITC).

File lưu trên đám mây đặt tại Hoa Kỳ có đáp ứng quy định của CRA rằng sổ sách phải giữ tại Canada không?

Không tự động. Hồ sơ lưu bên ngoài Canada và mở từ Canada không được coi là giữ tại Canada. Income Tax Act yêu cầu hồ sơ và sổ sách kế toán phải để tại nơi kinh doanh hoặc nơi cư trú ở Canada của người đó, hoặc nơi khác do Minister chỉ định. Excise Tax Act bổ sung rằng, trừ khi Minister cho phép khác, hồ sơ GST/HST phải được giữ tại Canada bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.

Trang về hồ sơ của CRA nêu quy tắc này và bổ sung rằng CRA có thể cho phép giữ hồ sơ điện tử bên ngoài Canada. Nơi nhà cung cấp phần mềm lưu dữ liệu là thông tin về nhà cung cấp đó; hãy tìm hiểu và giữ câu trả lời bằng văn bản của họ cùng hồ sơ của bạn.

CRA nói có thể chấp nhận bản sao của hồ sơ điện tử giữ ngoài Canada nếu CRA thấy đó là bản sao đúng, được cung cấp cho nhân viên CRA tại Canada theo định dạng mà phần mềm của CRA đọc được, và đủ chi tiết để hỗ trợ các tờ khai đã nộp. Muốn xin phép, hãy gửi văn bản đến văn phòng dịch vụ thuế của CRA. Trang của CRA không nói liệu bản sao giữ tại Canada mà không có sự cho phép đó có đáp ứng quy tắc hay không; hãy hỏi chuyên gia trước khi dựa vào cách này. Hãy giữ hồ sơ trong sáu năm, nói chung tính từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan. Trang của CRA nêu thời hạn dài hơn cho một số loại: sáu năm kể từ ngày nộp đối với tờ khai thuế thu nhập nộp trễ, và vô thời hạn đối với hồ sơ tài sản dài hạn và sổ đăng ký cổ phần.

Tôi cần quyết định và chuẩn bị gì trước bút toán đầu tiên?

Tiền tệ gốc và số file là hai điều khó đổi nhất, nên phải quyết định trước khi chọn phần mềm. Hãy quyết định và thu thập:

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Số tiền tính bằng đô la Canada (C$) và đô la Hoa Kỳ (US$).

Công ty ở Ontario sở hữu một LLC ở Delaware

Một công ty ở Ontario sở hữu một LLC ở Delaware. File của công ty bằng đô la Canada; file của LLC bằng đô la Hoa Kỳ. Vào tháng 3, công ty trả hóa đơn nhà cung cấp US$2.000 thay cho LLC, và mỗi file ghi phần của mình. Cuối tháng, hai số dư giữa các công ty được đối chiếu bằng đô la Hoa Kỳ trước khi ai đó so sánh tổng bằng đô la Canada. Các bước đối chiếu nằm trong hướng dẫn về số dư giữa các công ty; cách mỗi nước phân loại LLC nằm trong hướng dẫn về LLC.

Chủ doanh nghiệp một chủ ở Alberta có khách hàng Hoa Kỳ

Một chủ doanh nghiệp một chủ ở Alberta đã đăng ký GST/HST có doanh thu C$150.000 từ khách hàng Canada và US$40.000 từ khách hàng Hoa Kỳ. Có một người, một doanh nghiệp và một tài khoản ngân hàng tại Canada, nên chỉ cần một file, với đô la Canada là tiền tệ gốc. Hóa đơn US$10.000 lập khi tỷ giá của Bank of Canada là C$1,40 cho mỗi US$1 vẫn là hóa đơn bằng đô la Hoa Kỳ trong file và được ghi sổ là C$14.000. Doanh thu bán tại Canada chịu GST hoặc HST theo mức thuế tại nơi cung cấp (place of supply), nên khách hàng ở Ontario bị tính HST và khách hàng ở Alberta bị tính GST; xem tính GST/HST, PST và QST theo tỉnh bang. Doanh thu bán cho Hoa Kỳ được gán mã zero-rated khi đáp ứng quy tắc xuất khẩu, với bằng chứng giữ kèm hóa đơn.

Công ty có doanh thu US$800.000 cân nhắc bầu chọn báo cáo bằng đô la Hoa Kỳ

Một công ty cư trú tại Canada có năm tài chính bắt đầu ngày 1 tháng 1 và doanh thu US$800.000, chủ yếu từ khách hàng Hoa Kỳ, phần lớn chi phí và nguồn vốn cũng bằng đô la Hoa Kỳ, nên đô la Hoa Kỳ là tiền tệ chức năng của công ty cho kế toán tài chính. Công ty quyết định vào tháng 12 năm trước sẽ báo cáo bằng đô la Hoa Kỳ.

• Năm 0, năm trước đó. Tờ khai vẫn bằng đô la Canada. Các số dư thuế chuyển sang năm sau, như chi phí vốn chưa khấu hao và số dư lỗ, được quy đổi sang đô la Hoa Kỳ theo tỷ giá của Bank of Canada vào ngày 31 tháng 12 đó, và các khoản nợ bằng đô la Canada trở thành nợ bằng ngoại tệ về mặt thuế (subsections 261(7) to (10)).
• Năm 1, trước bút toán đầu tiên. File được tạo với đô la Hoa Kỳ làm tiền tệ gốc trước khi bật đa tiền tệ, nên sổ sách bằng đô la Hoa Kỳ kể từ ngày 1 tháng 1.
• Năm 1, trong thời hạn bầu chọn. Công ty nộp Form T1296 chậm nhất vào ngày 2 tháng 3, hoặc ngày 1 tháng 3 trong năm nhuận. Tờ khai T2 ghi đô la Hoa Kỳ ở line 079, và khoản nộp thuế tạm tính ghi ở line 840 bằng đô la Canada.
• Năm 2. Công ty không nộp bầu chọn mới, và sổ sách vẫn bằng đô la Hoa Kỳ. File Năm 1 giữ bằng đô la Canada sẽ khiến điều kiện về sổ sách khó chứng minh hơn, và việc chuyển sang file bằng đô la Hoa Kỳ về sau sẽ phải dựng lại file cùng các số dư chuyển sang.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn có hai công ty, hoặc một công ty có khách hàng, tài khoản ngân hàng và mã số thuế ở cả hai nước, và sổ sách đã nằm sai file hoặc sai tiền tệ gốc, hoặc sắp thêm một công ty tại Hoa Kỳ: sổ sách của pháp nhân nào nằm ở đâu, tiền tệ gốc và những gì cần chuyển sang trước khi dựng lại file là quyết định về cấu trúc, có các tờ khai đã nộp đứng sau. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán, và mang theo sơ đồ các pháp nhân, các tờ khai đã nộp gần nhất và mọi tài khoản theo từng loại tiền.
• Một công ty có thể bầu chọn báo cáo thuế bằng đô la Hoa Kỳ, đã nộp hoặc đã hủy một bầu chọn, là thành viên hợp danh của một hợp danh, hoặc đang sáp nhập hay thanh lý với một công ty báo cáo bằng tiền tệ khác (điều này có thể đổi tiền tệ thuế của công ty mà không cần bầu chọn mới, subsections 261(16) to (17.1)): các điều kiện mang tính thực tế và bầu chọn khó đảo ngược. Xem hỗ trợ thuế công ty, trước khi năm thuế bắt đầu.
• Số dư giữa hai công ty không khớp nhau: xem sổ sách cho công ty tại Canada và công ty tại Hoa Kỳ của công ty đó.
• Công ty tại Hoa Kỳ của bạn là một LLC do người ở Canada sở hữu: xem sổ sách cho LLC Hoa Kỳ do người Canada sở hữu.
• Bạn là người Hoa Kỳ (US person) sở hữu một công ty tại Canada: xem chuyển sổ sách công ty Canada thành số liệu Form 5471.
• Tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ của một công ty tại Canada: xem hướng dẫn về tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ về T1135 và FBAR.
• Doanh nghiệp của bạn chỉ hoạt động tại Canada và bạn đang chọn phần mềm: xem chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ tại Canada.
• Bạn chưa chắc có cần kế toán viên xuyên biên giới hay không: xem khi nào doanh nghiệp tại Canada cần kế toán viên xuyên biên giới.
• Nhà đầu tư muốn báo cáo hợp nhất sau khi chuyển sang công ty mẹ Delaware (flip): xem báo cáo tài chính cho nhà đầu tư sau khi chuyển sang công ty mẹ Delaware.