Embaucher un employé de part et d'autre de la frontière

Quelles règles de paie s'appliquent, celles des États-Unis ou celles du Canada, lorsque l'employé travaille de l'autre côté de la frontière?

Commencez par l'endroit où l'employé exécute réellement son travail. Un employeur étranger peut devoir des retenues et des déclarations de paie dans ce pays; son lieu de constitution, son compte bancaire et la devise de la paie ne changent pas la réponse. Un salaire américain pour un travail exécuté aux États-Unis peut être assujetti à la retenue d'impôt et aux charges sociales américaines, tandis qu'un employeur non-résident dont l'employé travaille au Canada a généralement des obligations canadiennes de retenue, de versement et de déclaration (IRS : salaires versés par un employeur étranger; ARC : T4001).

Séparez trois questions avant de choisir le système de paie : où chaque jour de travail est exécuté, quel pays couvre les cotisations de retraite ou de sécurité sociale, et quel État ou quelle province fixe les retenues locales. L'accord de sécurité sociale entre les États-Unis et le Canada attribue généralement la couverture de retraite au pays où le travail est exécuté, avec une exception pour les affectations temporaires. Il ne règle ni la retenue d'impôt sur le revenu, ni l'assurance-emploi (AE) canadienne, ni les obligations des États et des provinces.

Pour les séjours de courte durée, l'article XV de la convention fiscale peut laisser le salaire imposable seulement dans le pays de résidence du travailleur, si la rémunération reçue dans le pays de travail ne dépasse pas 10 000 $ dans la devise de ce pays, ou si la présence ne dépasse pas 183 jours au cours de toute période de 12 mois commençant ou se terminant dans l'exercice et que la rémunération n'est ni payée par un employeur résident ni supportée par un établissement stable local. Le critère de départage de l'article IV peut changer la résidence aux fins de la convention. Une exemption prévue par la convention ne met pas fin, à elle seule, à la retenue sur la paie; utilisez le processus d'allègement applicable décrit plus bas.

Une entreprise canadienne peut-elle embaucher un employé américain sans société américaine?

Oui, une entreprise canadienne peut généralement rester l'employeur direct et s'inscrire à la paie américaine. L'inscription à la paie américaine n'exige pas, en soi, de constituer une société américaine. La question de savoir si le travailleur crée d'autres obligations d'impôt ou d'inscription pour l'entreprise aux États-Unis est distincte et dépend des faits (IRS : salaires versés par un employeur étranger; IRS : numéro d'identification de l'employeur).

L'employeur canadien doit traiter la rémunération d'un travail exécuté aux États-Unis comme un salaire de la paie américaine lorsque les règles applicables l'exigent. Selon l'IRS, le travail exécuté aux États-Unis pour un employeur étranger est généralement assujetti à la retenue de sécurité sociale et de Medicare, ainsi qu'à la taxe fédérale sur le chômage, sauf exception (IRS : sécurité sociale et Medicare; IRS : taxe sur le chômage). Un travailleur embauché localement aux États-Unis n'est généralement pas considéré, selon l'accord de sécurité sociale, comme une personne envoyée temporairement du Canada.

Pour l'impôt de l'entreprise et le choix de la structure, consultez une entreprise canadienne qui s'étend aux États-Unis.

De quels comptes américains a-t-on besoin avant le premier chèque de paie?

Obtenez un numéro d'identification de l'employeur (EIN) fédéral, puis vérifiez les exigences de l'État où le travail est exécuté en matière de retenue, d'assurance-chômage, de déclaration des salaires et de déclaration des nouvelles embauches avant de payer l'employé. Une entreprise canadienne dont l'établissement principal est situé à l'extérieur des États-Unis peut demander un EIN par la procédure internationale de l'IRS, au moyen du formulaire SS-4 ou par téléphone (IRS : EIN).

Pour les étapes de mise en place d'une paie américaine ordinaire, consultez mettre en place la paie aux États-Unis. Si le travailleur travaille aussi dans un autre État, consultez les employés dans un autre État.

Une entreprise américaine peut-elle embaucher directement un employé établi au Canada?

Oui. L'entreprise américaine peut généralement employer directement le travailleur et s'inscrire auprès de l'ARC comme employeur non-résident. Selon l'ARC, les employeurs non-résidents dont les employés fournissent des services au Canada ont les mêmes obligations canadiennes de retenue, de versement et de déclaration que les employeurs résidents (ARC : T4001).

Un compte de paie américain ne remplace pas ces obligations canadiennes. L'attestation d'employeur non-résident de l'ARC n'aide normalement pas non plus pour un employé qui vit et travaille au Canada : l'exemption décrite par l'ARC vise les employés non-résidents admissibles qui travaillent au Canada pour une durée limitée et qui satisfont aux conditions de la convention fiscale (ARC : T4001). La question de savoir si le travailleur entraîne un impôt d'entreprise canadien ou impose un choix de structure est traitée dans Une entreprise américaine qui s'étend au Canada.

La paie canadienne ne met pas automatiquement fin aux obligations de paie américaines. Le travail ordinaire exécuté au Canada est exclu de la taxe fédérale américaine sur le chômage, même pour un citoyen américain qui travaille pour un employeur américain : la loi exclut le travail exécuté dans un pays limitrophe qui a conclu un accord sur l'assurance-chômage avec les États-Unis, et le Canada en a un (Code des États-Unis : définition de l'emploi pour la FUTA; Département du Travail des États-Unis : accord). Pour un citoyen ou un résident américain, vérifiez séparément la retenue d'impôt sur le revenu américain; une exception peut s'appliquer lorsque la loi canadienne exige la retenue d'impôt sur le revenu (IRS : retenue d'impôt sur le revenu). Vérifiez la sécurité sociale et Medicare selon l'accord de couverture.

Comment un employeur américain ouvre-t-il un compte de paie canadien?

Utilisez l'inscription d'entreprise non-résidente de l'ARC pour demander un numéro d'entreprise (NE) et un compte de retenues sur la paie (RP). Une entreprise constituée ou établie à l'extérieur du Canada peut demander les deux dans la même demande en ligne; l'ARC mentionne aussi la voie du formulaire RC1, par la poste ou par télécopieur, lorsque l'inscription en ligne n'est pas possible (ARC : inscription d'un non-résident).

Avant l'inscription, réunissez la dénomination sociale et l'adresse de l'entreprise, les renseignements sur les propriétaires et les personnes-ressources, la date d'entrée en fonction et le lieu de travail du travailleur, ainsi que la date prévue du premier paiement. Obtenez ensuite le numéro d'assurance sociale (NAS) de l'employé et ses formulaires TD1 fédéral et, s'il y a lieu, provincial remplis, déterminez la province d'emploi et calculez les retenues avant le premier paiement (ARC : T4001). L'inscription à la paie ne règle pas, en soi, l'inscription à la TPS/TVH ou à l'impôt des sociétés; ces questions dépendent d'autres faits.

Quels impôts, cotisations au RPC et à l'AE faut-il retenir, et quelle province s'applique?

Pour un travail exécuté au Canada, un employeur américain retient généralement l'impôt canadien sur le revenu et la cotisation à l'AE si l'emploi est assurable. Le Régime de pensions du Canada (RPC) exige une vérification distincte : sans établissement canadien, le signataire autorisé de l'employeur peut demander une couverture facultative au RPC pour les employés admissibles qui vivent et travaillent habituellement à l'extérieur du Québec, au moyen du formulaire CPT13. L'employeur choisit une date de début de la couverture; selon l'ARC, l'entente approuvée ne peut pas être annulée. Si la couverture canadienne n'est pas mise en place, l'accord de sécurité sociale attribue la couverture américaine. Si l'employeur a un établissement au Canada, ou si le travailleur a été envoyé temporairement des États-Unis, vérifiez les règles de couverture de retraite applicables. L'employeur paie sa part exigée du RPC et de l'AE (ARC : formulaire CPT13; SSA : accord, article V).

Vérifiez l'AE séparément si l'assurance-chômage américaine s'applique aussi : l'AE canadienne exclut l'emploi pour lequel des cotisations doivent être versées en vertu de la loi sur l'assurance-chômage d'un État américain. Utilisez la calculatrice ou les tables de retenues de l'ARC pour la période de paie et la province applicables; l'adresse du domicile du travailleur ne détermine pas, à elle seule, la province d'emploi (ARC : T4001; ARC : province d'emploi).

Si la paie du Québec s'applique, inscrivez-vous aux retenues à la source de Revenu Québec en ligne ou au moyen du formulaire LM-1-V, retenez l'impôt sur le revenu du Québec, les cotisations au RRQ et au RQAP (Régime québécois d'assurance parentale) comme l'exigent les règles, et produisez les relevés 1 et le sommaire des relevés 1 au plus tard le le dernier jour de février suivant l'année civile visée par les feuillets. Un compte RP de l'ARC ne couvre pas, à lui seul, ces productions (Revenu Québec : inscription; production du relevé 1; ARC : retenues au Québec). Les règles générales de paiement au Canada se trouvent dans gérer la paie.

Qu'est-ce qui change pour la sécurité sociale, Medicare ou le RPC après un déménagement ou une affectation temporaire?

L'accord de sécurité sociale entre les États-Unis et le Canada place généralement un employé sous le régime de retraite du pays où le travail est exécuté. Un employé admissible qui est normalement employé et couvert dans un pays, et qui est envoyé par un employeur ayant un établissement dans ce pays travailler pour le même employeur (ou une société affiliée admissible) dans l'autre pays, peut rester dans son régime d'origine si l'affectation devrait durer au plus 60 mois; le pays qui délivre le certificat de couverture fournit une preuve permettant l'exemption de l'autre régime (SSA : accord, article V et arrangement administratif).

Une affectation dont la durée prévue dépasse la limite ordinaire, ou qui est faite par un employeur sans établissement dans le pays d'envoi, exige le consentement mutuel préalable des autorités compétentes des deux pays pour conserver la couverture du pays d'envoi (SSA : accord, article V).

Pour un travail exécuté aux États-Unis, appliquez d'abord l'accord de sécurité sociale : il attribue normalement la couverture de retraite aux États-Unis. Le RPC canadien peut continuer de s'appliquer à la place de la sécurité sociale et de Medicare américains lorsqu'une exception de l'accord s'applique, par exemple une affectation temporaire admissible attestée par un certificat de couverture canadien. Vérifiez séparément l'AE canadienne et la retenue d'impôt sur le revenu selon leurs propres règles (SSA : accord; ARC : emploi à l'extérieur du Canada).

Quels dépôts, déclarations et feuillets de fin d'année suivent?

Une fois l'employeur inscrit, le paiement du travailleur crée des obligations récurrentes de dépôt et de déclaration. Un compte de paie n'est qu'un début : rapprochez les dépôts des déclarations trimestrielles ou annuelles et du relevé de fin d'année de l'employé (IRS : publication 15; ARC : T4001).

Des dépôts américains tardifs peuvent entraîner 2 % à 15 %, selon la durée du retard et l'avis donné. L'ARC applique généralement 3 % à 10 % aux versements tardifs supérieurs à 500 C$, jusqu'à 20 % en cas de défaut répété commis sciemment ou par négligence grave (IRS : pénalités pour dépôt tardif; ARC : versements tardifs).

Des règles américaines particulières peuvent s'appliquer si l'employé est un étranger non-résident qui demande une exemption prévue par la convention fiscale. L'employé signe le formulaire 8233 pour chaque année d'imposition; l'employeur signe son acceptation, envoie une copie à l'IRS dans les 5 jours et attend au moins 10 jours après l'envoi avant de cesser la retenue. Déclarez la rémunération exemptée sur les formulaires 1042 et 1042-S plutôt que dans la case 1 du formulaire W-2 (IRS : instructions du formulaire 8233; IRS : publication 515). Confirmez d'abord la résidence fiscale du travailleur et l'exemption demandée.

Quand la paie doit-elle changer si un employé actuel déménage?

Réévaluez la situation avant le premier chèque de paie qui couvre du travail exécuté dans le nouveau pays. Si un employé de l'Ontario déménage au Texas et y travaille, la paie canadienne seule peut ne pas satisfaire aux obligations de paie américaines. Vérifiez les obligations d'employeur fédérales américaines et celles du Texas, puis vérifiez séparément si le RPC, l'AE ou la retenue d'impôt sur le revenu du Canada continuent de s'appliquer. Consignez les dates de travail, la résidence du travailleur, le lieu de déclaration et la source de la paie au Canada, ainsi que tout certificat de couverture; un déménagement peut ne toucher qu'une partie d'une période de paie (IRS : salaires versés par un employeur étranger; ARC : emploi à l'extérieur du Canada).

Demandez si le déménagement est temporaire, si le même employeur a envoyé le travailleur et s'il existe un certificat de couverture. Confirmez aussi si le travailleur ira travailler dans l'ancien pays. L'attestation d'employeur canadien pour les séjours de courte durée vise les employés non-résidents admissibles, et ne dispense pas la rémunération canadienne ordinaire d'un travailleur résident du Canada (ARC : T4001). Les séjours de travail d'un employé au Canada peuvent entraîner une retenue sur la paie selon le guide de l'employeur de l'ARC; le guide distinct sur les services traite des honoraires versés à une entreprise non-résidente (ARC : directives sur le Règlement 105).

Pour un employé résident des États-Unis exempté en vertu de la convention fiscale qui séjourne au Canada, un employeur américain admissible peut demander l'attestation de l'ARC au moyen du formulaire RC473, reçu au moins 30 jours avant le travail au Canada. L'employé doit travailler au Canada moins de 45 jours dans l'année civile ou y être présent moins de 90 jours au cours de toute période de 12 mois incluant le paiement; l'attestation est valide jusqu'à deux années civiles. Sinon, l'employé (ou l'employeur autorisé) peut demander une dispense en vertu du Règlement 102 au moyen du formulaire R102-R au moins 30 jours avant le travail ou le premier paiement. Aucun de ces allègements ne couvre la rémunération ordinaire d'un travailleur résident du Canada (ARC : attestation; ARC : dispense).

Si un tiers emploie ou paie le travailleur, qui doit les charges de paie?

Le contrat et la relation d'emploi réelle déterminent l'arrangement de déclaration; payer un intermédiaire ne transfère pas, en soi, la responsabilité fiscale de l'employeur. Selon l'IRS, un employeur qui utilise un fournisseur de services de paie reste généralement responsable des dépôts et des déclarations, tandis que certains mandataires formellement désignés ou certains arrangements certifiés suivent des règles de responsabilité différentes (IRS : publication 15). L'ARC précise de même que l'employeur demeure responsable de l'exactitude, du solde et de la date limite d'une déclaration T4 lorsqu'un bureau de services la produit (ARC : RC4120). Au Québec, un service de paie qui autorise ou fait verser la rémunération peut lui-même partager la responsabilité des retenues à la source en vertu de l'article 24.0.3 de la Loi sur l'administration fiscale.

Si un employeur officiel (employer of record) prétend être l'employeur légal, obtenez le contrat de travail, le nom de l'employeur inscrit sur les talons de paie, les numéros de compte fiscal utilisés, ainsi que la preuve des dépôts et des feuillets de fin d'année. Vérifiez l'arrangement dans les deux pays et dans l'État ou la province de travail avant de considérer la paie de l'intermédiaire comme votre propre conformité. Un contrat de service de paie et un contrat qui change l'employeur légal ont des effets différents (IRS : arrangements avec un payeur tiers).

Une dette de paie peut engager la responsabilité de personnes. Un propriétaire d'entreprise individuelle américaine doit directement les charges sociales de l'entreprise; un associé commandité peut devoir les dettes contractées pendant qu'il était associé, comme l'illustrent les lois de New York et de l'Ontario, tandis que les sociétés à responsabilité limitée de personnes (LLP) suivent d'autres règles (IRS : entreprises individuelles). Selon l'article 6672 de l'Internal Revenue Code, un dirigeant, un administrateur, un associé ou une autre personne qui contrôle les impôts retenus et omet volontairement de les verser peut devoir une pénalité égale à la totalité de l'impôt sur le revenu retenu impayé et de la cotisation de sécurité sociale et Medicare de l'employé; le recouvrement par l'IRS dure généralement 10 ans après la cotisation, sous réserve des exceptions prévues par la loi (IRS : pénalité; 26 USC 6502). Les administrateurs d'une société canadienne au moment du défaut peuvent devoir les retenues, les cotisations au RPC et à l'AE impayées, plus les intérêts et les pénalités, en vertu de l'article 227.1 de la Loi de l'impôt sur le revenu, de l'article 21.1 du Régime de pensions du Canada et de l'article 83 de la Loi sur l'assurance-emploi. Au Canada, le recours en recouvrement doit être intenté dans les deux ans suivant le moment où la personne a cessé pour la dernière fois d'être administrateur; des conditions préalables de recouvrement prévues par la loi et un moyen de défense fondé sur la diligence raisonnable s'appliquent.

Le Québec a sa propre règle sur les administrateurs, aux articles 23 à 24.0.2 de la Loi sur l'administration fiscale. Les administrateurs peuvent devoir l'impôt du Québec, les cotisations au RRQ et au RQAP et les cotisations de l'employeur qui n'ont pas été versés; pour l'impôt sur le revenu qui n'a jamais été retenu sur la rémunération d'un employé résident du Canada, ils doivent généralement les intérêts et les pénalités s'y rapportant, mais non cet impôt non retenu lui-même. Revenu Québec doit établir une cotisation à l'égard d'un administrateur dans les deux ans suivant le moment où celui-ci a cessé pour la dernière fois d'être administrateur, sous réserve de conditions préalables de recouvrement prévues par la loi et de moyens de défense fondés sur la diligence raisonnable ou l'ignorance.

Exemple

À titre indicatif seulement; tous les montants sont en dollars américains. Une société de Toronto embauche une personne qui vit et travaille seulement à New York pour un salaire annuel de 60 000 $ US, payé à raison de 5 000 $ US par mois. La société de Toronto peut rester l'employeur direct. Avant le premier chèque de paie, elle obtient un EIN de l'IRS, vérifie l'inscription de New York à la retenue et à l'assurance-chômage, recueille le formulaire W-4 et met en place les dépôts américains. Elle déclare séparément la nouvelle embauche à New York dans les 20 jours suivant la date d'embauche (New York : embauche d'employés). Elle consigne chaque jour de travail à New York, déclare les salaires américains au moyen des déclarations de paie américaines applicables et du formulaire W-2, et vérifie si une règle du RPC ou de l'AE du Canada s'applique à son employé en particulier. L'exemple ne calcule aucun impôt et ne suppose pas que l'embauche règle à elle seule la situation fiscale américaine de la société.

Votre situation est différente?

• Votre travailleur américain travaille aussi au Canada : la retenue canadienne sur la paie peut s'appliquer à ces jours de travail. Consultez le guide de l'employeur de l'ARC selon votre mode de travail.
• Votre employé américain travaille dans plus d'un État : consultez les employés dans un autre État.
• La paie du Québec s'applique : inscrivez-vous auprès de Revenu Québec et produisez les relevés 1 en plus du feuillet T4 de l'ARC.
• Votre entreprise canadienne a peut-être une présence imposable aux États-Unis : consultez une entreprise canadienne qui s'étend aux États-Unis.
• Votre entreprise américaine a peut-être une présence imposable au Canada : consultez une entreprise américaine qui s'étend au Canada.
• Le travailleur doit déclarer personnellement sa rémunération transfrontalière : consultez travailler aux États-Unis pour un employeur étranger ou travailler de part et d'autre de la frontière.
• Le travailleur est peut-être un entrepreneur indépendant plutôt qu'un employé : consultez les entrepreneurs qui pourraient être des employés ou les vérifications de la paie et les décisions sur le statut du travailleur au Canada.
• Des dépôts ou des déclarations américains ont déjà été omis : consultez les retards de paiement des charges sociales.
• Vous hésitez entre l'emploi direct et un employeur tiers : rassemblez les contrats, les lieux et les dates de travail, les registres de paie antérieurs, les inscriptions et tout certificat de couverture avant de demander de l'aide en tenue de livres et en paie.