Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluş Muhasebesi: Kısıtlı Fonlar, Form 990

Küçük bir kâr amacı gütmeyen kuruluşun muhasebe kayıtları bir işletmeninkinden nasıl farklıdır?

Kâr amacı gütmeyen bir kuruluşun sahibi yoktur ve dağıtılacak kârı da yoktur. Kayıtlar, işletme sahibinin öz sermayesinin bu kuruluşlardaki karşılığı olan net varlıkları iki grupta izler: bağışçı kısıtlaması olmayan ve bağışçı kısıtlaması olan net varlıklar. Her birindeki değişim de izlenir. Form 990, not-for-profit muhasebe standardını (ASC 958) izleyen bir kuruluştan aynı ayrımı Part X'te 27 ve 28. satırlarda ister; izlemeyen kuruluş bunun yerine 29 ile 31. satırları kullanır (Form 990 talimatları). Hangisinin geçerli olduğu, mali tabloları hazırlayan kişiyle netleştirilecek bir konudur.

Beyanname genellikle kayıtların düzenli olarak kullandığı muhasebe yöntemini kullanmalıdır. Form 990'ı kendi raporları yerine kabul eden birçok eyalet tahakkuk yöntemini şart koşar; bu yüzden yöntemi seçmeden önce eyaletinizi kontrol edin (talimatlar).

Şu durumlarda dosya basit değildir: kısıtlı bir hibe etiketlenmeden harcanmışsa, giderler hiç işlevlere bölünmemişse, kayıtlar geride kalmışsa, bir hibe veren, banka veya yönetim kurulu mali tablo istiyorsa ya da bir beyanname verilmemiş ve muafiyet risk altında olabilirse. Hibe verenlere ve IRS'ye sunulan raporlar kayıtlara dayanır; bu yüzden oradaki eksikleri genellikle önce kapatmak gerekir. Önce şunları toplayın:

• IRS belirleme yazısı (determination letter) ve kuruluşun verdiği beyannameler.
• Hibe sözleşmeleri ve hibe onay yazıları.
• Tüm hesaplara ait banka ve kart hesap özetleri.
• Bağışçı kayıtları ve gönderilmiş yazılı onaylar.
• Yönetim kurulunun onayladığı bütçe.

Kayıtları kurmak için:

1. Her para türüne ayrı bir gelir hesabı açın: bağışlar, hibeler, üyelik aidatları, program ücretleri, etkinlik gelirleri.
2. Gider hesaplarını türe göre tutun ve her gideri işleviyle etiketleyin: program, yönetim ve genel ya da bağış toplama.
3. Her tahsilatı bağışçı kısıtlaması olan veya olmayan olarak etiketleyin.

Bir bağışın veya hibenin kısıtlı olup olmadığını nasıl anlarım ve nasıl izlerim?

Bağışçı (belirli hibeleri verenler de buna dahildir), kuruluşun kuruluş belgesindeki veya iç yönetmeliğindeki genel amaçlarından daha özel bir sınır koyduğunda bağış ya da hibe kısıtlıdır: bir amaç, bir zaman ya da bağışın korunması şartı (kalıcı fonda [endowment] olduğu gibi). Yönetim kurulunun parayı ayırma kararı bir kısıtlama değil, kurul ayrımıdır (board designation); para bağışçı kısıtlaması olmayan net varlıklarda kalır (Form 990 talimatları).

Kuruluşun genel amaçları kapsamında zaten yaptığı bir iş için verilen bağış, kısıtlama taşımayabilir. İfade belirsizse bağışçıya sorun ve cevabı yazılı tutun. Bir hibe yalnızca kuruluş harcadıktan sonra ödeniyorsa ya da hedef tutturulmazsa geri ödenmesi gerekiyorsa, soru bunun ne zaman gelir sayılacağıdır. Bu bir muhasebe standardı sorusudur ve IRS talimatları bunu çözmez; mali tabloları hazırlayan kişiyle netleştirin.

Kısıtlı bir bağışı veya hibeyi izlemek için:

1. Bağışçının ifadesini içeren sözleşmeyi veya yazıyı saklayın. IRS, hibe başvurularını ve hibe onaylarını saklanacak destekleyici belgeler arasında sayar (Publication 4221-PC).
2. Hibe listesine her bağış veya hibe için bir satır ekleyin: bağışçı, amaç, tutar, alınma tarihi, harcama son tarihi, bugüne kadar harcanan, bakiye.
3. Her kısıtlı tahsilatı kayıtlardaki sınıfıyla etiketleyin; böylece para ayrı bir banka hesabında olsun olmasın “bağışçı kısıtlaması olan” bakiye çıkarılabilir.
4. Her gideri, ödendiği hibeyle ve işleviyle etiketleyin. IRS, birden fazla program varsa kayıtların her birinin gelir ve giderlerini ayırt etmesi gerektiğini söyler (Publication 4221-PC).
5. Her ay hibe listesini “bağışçı kısıtlaması olan” bakiyeyle eşleştirin.

Kısıtlı bir hibe harcandığında kayıtlarda ne olur?

Para bağışçının yönlendirdiği şekilde harcandığında ve varsa süre sınırı geçtiğinde artık kısıtlamaya tabi değildir; bu yüzden tutar, bağışçı kısıtlaması olan net varlıklardan olmayanlara geçer. Sözleşme ayrıca kuruluşun satın alınanı kullanmaya devam etmesini veya elde tutmasını şart koşuyorsa, o kısım kısıtlı kalır. Gider her zamanki gibi kaydedilir. Bu geçiş toplam net varlıkları değiştirmez; gider değiştirir.

• Geçişi, kısıtlamaların yerine getirildiği dönemde (genellikle paranın harcandığı dönemde) hibeyi belirten bir notla kaydedin.
• Yalnızca zamana bağlı bir kısıtlama, harcama gerekmeden bağışçının belirlediği tarih geldiğinde sona erer.
• Bir ödeme bağışçının şartlarının dışında kalıyorsa parayı serbest bırakmayın. Önce sözleşmeyi okuyun veya hibe verene sorun; bu bir karardır, kayıt değildir.
• Yıl sonunda kalan kısıtlı bakiye sonraki yıla devreder; ASC 958'i izleyen bir kuruluş bunu Form 990'da Part X, 28. satırda bildirir.

Hibe etiketlenmeden önce harcandıysa

1. Sözleşmeyi çıkarın ve neye izin verdiğini listeleyin.
2. O hibenin parasından yapılan her ödemeyi tarihe göre listeleyin ve her birini bağışçının şartlarının içinde veya dışında diye işaretleyin.
3. Şartların içindeki ödemeler için serbest bırakmayı, her kısıtlamanın yerine getirildiği dönemde (genellikle harcandıkları dönemde) kaydedin. Şartların dışındaki ödemeler hibe verene sorulacak bir konudur, kayıt değildir.

Bu iş bitmeden bir hibe veren raporunun veya denetimin vadesi gelirse, hangi ödemelerin şartlara uyduğunu ayırmak için bir uzman yardımcı olabilir.

İşlevsel giderler nedir ve ortak giderleri nasıl bölerim?

İşlevsel giderler her maliyeti görevine göre sınıflar: program hizmetleri, yönetim ve genel ya da bağış toplama. Form 990 veren bir 501(c)(3) veya 501(c)(4) kuruluşu Part IX'taki üç sütunu da doldurur; diğer kuruluşlar toplam sütununu doldurmak zorundadır, kalanını isteğe bağlı doldurabilir (Form 990 talimatları).

Birden fazla işleve hizmet eden maliyet bölünür. Muhasebe sistemi paylaştırma yapmıyorsa makul her yöntem kabul edilir, ancak tutarlar doğru olmalı ve yöntem yazılı olmalıdır. Zamanının bir kısmını bağış toplamaya, bir kısmını programlara ayıran bir çalışanın maaşı bu süreye göre bölünür; zamanın çoğu program işi olduğu için maaşın tamamı programlara yazılamaz (Form 990 talimatları).

Esası bir kez seçin, yazın ve her ay kullanın. Ücret için zaman kayıtları, kira için taban alanı yaygın esaslardır. Kısa formu veren bir kuruluş da maliyetleri bölmelidir: bir eyalet işlevsel giderlerin tam bir analizini isteyebilir (Form 990-EZ talimatları).

Bağışçılar için neleri kaydetmeliyim?

Bu bölüm, vergiden indirilebilir bağış alabilen hayır kurumları, örneğin 501(c)(3) kuruluşları içindir. Kulüpler ve ticaret birlikleri gibi diğer muaf kuruluşlar farklı bağışçı kurallarına tabidir.

$250 ve üzeri bir bağış için kuruluş bağışçıya yazılı bir onay verir. Kısmen bağış, kısmen satın alma niteliğinde olan ve $75 tutarını aşan bir ödeme için ise ödemeyi talep ederken veya alırken, yıl sonunda değil, yazılı bir bilgilendirme beyanı verir. Onay vermeyen kuruluşa ceza uygulanmaz, ancak bağışçı onay olmadan bağışı indiremez (Publication 1771).

Onay, bağışçıya şu iki tarihten erken olanına kadar ulaşmalıdır: bağışçının beyannamesini verdiği tarih veya bağışçının beyannamesinin uzatmalar dahil son tarihi; kuruluşlar genellikle 31 Ocak'a kadar gönderir. Tek bir yıllık özet bu büyüklükteki birkaç bağışı kapsayabilir, ancak daha küçük bağışlar toplanmaz. Eksik bilgilendirme beyanının cezası şöyledir. Katkı başına $10; bağış toplama etkinliği veya posta gönderisi başına en fazla $5.000. Makul bir neden varsa ceza uygulanmaz. Küçük hatıra ürünler ve bazı düşük maliyetli üyelik avantajları istisnadır (Publication 1771).

Kayıtlarda her bağışın bağışçısını, tarihini, tutarını, yöntemini, verilen mal veya hizmeti ve varsa kısıtlamasını kaydedin. Yemek bileti gibi bir ödemeyi iki parça olarak kaydedin: bağışçının aldığı şeyin perakende değeri etkinlik geliri, yalnızca fazlası bağış olarak (Form 990 talimatları). Bağış toplama materyallerinden örnekler saklayın ve her etkinlik için katılımcıların ne aldığını ve bunun perakende değerini tutun (Form 990 talimatları).

Bağışlanan gıda veya ekipman gibi mallar ayni bağıştır: neyin verildiğini ve alındığı andaki değerini kaydedin. Bağışlanan hizmetler ve alanın ücretsiz kullanımı Form 990'da gelir olarak bildirilemez (Form 990 talimatları). Daha büyük bir ayni bağış için bağışçı Form 8283, Section B'yi getirebilir; kuruluş bağış alan onayını imzalar ve bir kopyasını saklar. Bu mülkü 3 yıl içinde satarsa veya başka şekilde elden çıkarırsa, genellikle 125 gün içinde Form 8282 verir ve bir kopyasını bağışçıya iletir. Muafiyet amacı için tüketilen veya dağıtılan kalemler istisnadır (Form 8283 talimatları; Form 8282).

Kâr amacı gütmeyen kuruluşum hangi yıllık beyannameyi verir ve son tarihi ne zaman?

Beyanname, brüt hasılata ve toplam varlıklara bağlıdır (Form 990 talimatları; IRS Form 990-N sayfası).

Üçünün de son tarihi, vergi yılının bitiminden sonraki beşinci ayın 15. günüdür (takvim yılı için 15 Mayıs) ya da bir sonraki iş günüdür. Form 8868, Form 990 ve 990-EZ için otomatik altı aylık uzatma sağlar (Publication 4221-PC). Form 990 ve 990-EZ elektronik olarak verilmelidir (Form 990 talimatları; Form 990-EZ talimatları).

Brüt hasılat, yıl içinde tüm kaynaklardan alınan her şeydir; hiçbir maliyet düşülmez (Form 990 talimatları). “Normalde” ifadesinin kendi testi vardır (IRS Form 990-N sayfası):

• İlk yılında kuruluş, $75.000 veya daha azını aldıysa ya da bağışçılar bu kadarını taahhüt ettiyse bu teste uyar.
• Bir ile üç yaş arasındaysa, ilk iki vergi yılının her birinde ortalama brüt hasılatı $60.000 veya altında olmalıdır.
• Üç yaşında veya daha büyükse, içinde bulunulan yıl dahil önceki üç vergi yılında ortalama brüt hasılatı $50.000 veya altında olmalıdır.

Kiliselerin ve bazı diğer kuruluşların beyanname vermesi gerekmez, özel vakıflar bunun yerine Form 990-PF verir ve destekleyici kuruluşlar gibi bazı kuruluşlar küçük olsalar bile Form 990 veya 990-EZ vermek zorundadır (IRS: kimler vermeli). Bağışçı tavsiyeli fonların sponsor kuruluşları Form 990-EZ değil Form 990 kullanmalıdır; yıl içinde kendisi ile kontrol ettiği bir birim arasında her iki yönde de fon hareketi olduğunda, section 512(b)(13) kapsamındaki kontrol eden kuruluş da öyle (Form 990 talimatları). Kilise için kilise kayıtları ve bağış belgeleri rehberine bakın. Eyalet hayır kurumu kaydı, yıllık raporlar ve eyalet vergi muafiyetleri ayrıdır ve eyaletten eyalete değişir; IRS eyalet sitelerini State Links sayfasında listeler. Bazı eyaletler federal beyannameyi kendi raporları yerine kabul eder ve ek ayrıntı isteyebilir (Form 990-EZ talimatları).

Rakamları kayıtlar sağlar, ancak beyannameyi hazırlamak kayıtları tutmaktan ayrı bir iştir. Son tarihten önce kimin hazırlayacağını netleştirin.

Beyanname üç yıl verilmezse ne olur?

Gerekli Form 990, 990-EZ veya 990-N'yi art arda üç yıl vermeyen kuruluş vergi muafiyeti statüsünü otomatik olarak kaybeder; kayıp, üçüncü verilmeyen beyannamenin veya bildirimin asıl son tarihinden itibaren geçerlidir (IRS: otomatik iptal). Form 990-N'yi geç vermenin cezası yoktur, ancak verilmeyen bir e-Postcard yine de üç yıla sayılır (IRS Form 990-N sayfası).

IRS bir Otomatik İptal Listesi (Automatic Revocation List) yayımlar; kuruluşun adını orada kontrol edin (IRS: otomatik iptal).

İptalden sonra:

• Kuruluş artık federal gelir vergisinden muaf değildir; bu yüzden gelir vergisi beyannamesi vermesi ve vergi ödemesi gerekebilir.
• Artık vergiden indirilebilir bağış alamaz. Bağışçılar, kuruluşun adı IRS iptal listesinde görünmeden önce yaptıkları bağışları yine de indirebilir.
• Yeniden kabul için IRS'ye başvurmalıdır; kanun, usulüne uygun bir iptale itiraz hakkı tanımaz. Eyalet ve yerel hukuk da kuruluşa farklı davranabilir (IRS: otomatik iptal).

Her yol, kullanıcı ücreti olan bir muafiyet başvurusudur: her yolda Form 1023, 1024 veya 1024-A, Form 1023-EZ ise yalnızca ilk ve son yolda kullanılır. Muafiyetin geri geldiği tarih yola göre değişir (IRS: yeniden tesis):

Makul neden içeren iki yol ayrıca, kâğıt olarak verilmiş eksik beyannameleri ve gerekli tüm beyannamelerin artık verildiğini belirten bir beyan gerektirir. İlk yolda IRS, beyanname verme cezasını yalnızca kuruluş kaçırılan yıllar için de kâğıt Form 990-EZ verirse affeder; Form 990-N kullanabileceği bir yıl bunun dışındadır.

Ayrıca, geç veya eksik verilen bir Form 990 ya da 990-EZ, daha küçük bir kuruluşa şu ceza uygulanabilir. Günlük $25; en fazla $13.000 veya brüt hasılatın %5'inden hangisi düşükse o. Makul bir neden varsa ceza uygulanmaz; brüt hasılatı talimatlarda belirlenen daha yüksek bir düzeyin üzerinde olan kuruluşa daha büyük bir günlük tutar ve üst sınır uygulanır. Ceza bir kişiye de düşebilir. IRS, beyannamenin verilmesi veya düzeltilmesi için bir tarih belirten bir yazı gönderirse ve bu tarih geçerse, beyanname verme göreviyle yükümlü her yönetici, yönetim kurulu üyesi, trustee, çalışan veya başka kişi için ceza şöyledir. Günlük $10; tek bir beyanname için tüm kişiler toplamında en fazla $6.500. Hepsi bu cezadan birlikte sorumludur (Form 990 talimatları; 26 U.S.C. 6652(c)).

Kaçırılan yıllar mesleki yargı gerektiren bir konudur: hangi yılların gerekli olduğu, her birinde hangi formun gerektiği ve hangi yolun uyduğu. Her beyanname kayıtlardaki rakamları bildirir; bu yüzden o yıllara ait gecikmiş kayıtlar da önemlidir.

Hangi kayıtları ne kadar süre saklamalıyım?

Bir beyannameyi destekleyen kayıtları, beyannamenin son tarihinden veya verildiği tarihten geç olanından itibaren en az üç yıl saklayın; muafiyet belgelerini ve yönetim kurulu tutanaklarını süresiz saklayın (Form 990 talimatları; Publication 4221-PC).

Bordro vergisi ve mülk kayıtları, iş kayıtlarının ne kadar süre saklanacağı rehberindeki genel kuralları izler. Form 990, Part VI, 14. satır, kuruluşun belge saklama ve imha politikası olup olmadığını sorar (Form 990 talimatları).

Kâr amacı gütmeyen bir kuruluş hiç vergi öder mi?

Evet. Olağan federal gelir vergisi ilgisiz iş geliri üzerinden alınır: çoğu kuruluş için bu, muafiyetin dayandığı amaçla büyük ölçüde ilgili olmayan, düzenli olarak yürütülen bir ticari faaliyetten veya işten elde edilen gelirdir. Muafiyet iptal edilirse (yukarıya bakın) gelir vergisi de uygulanabilir; ücretli personeli olan bir kuruluşun ayrıca bordro vergileri vardır (bordro kurulumu). İki yaygın istisna sonucu değiştirebilir: işin neredeyse tamamının ücretsiz yapıldığı bir iş (gönüllülerin yürüttüğü bir satış gibi) ve malların neredeyse tamamının bağışlandığı mal satışı (birçok ikinci el dükkânı gibi) (IRS: istisnalar ve hariç tutmalar). İşi kimin yaptığına ve malların nereden geldiğine dair kayıtları saklayın. Tüm ilgisiz işlerinden elde ettiği toplam brüt geliri birlikte $1.000 veya daha fazla olan bir kuruluş, yıllık beyannamesine ek olarak Form 990-T verir (Form 990 talimatları; IRS: ilgisiz iş geliri vergisi). Burada brüt gelir, brüt hasılattan satılan malın maliyetinin düşülmesiyle bulunur. Form 990-T elektronik olarak verilmelidir ve son tarihi yıl sonundan sonraki beşinci ayın 15. günüdür; uzatma Form 8868 ile alınır, vergi ise asıl son tarihe kadar ödenir (Form 990-T talimatları). Yıl için verginin $500 veya daha fazla olmasını bekleyen kuruluş, yıl içinde tahmini vergi de öder (IRS: ilgisiz iş geliri vergisi).

Bir faaliyetin ilgisiz iş olup olmadığı olgulara bağlıdır. Kayıtlarda, düzenli bir yan işin gelirlerini ve doğrudan maliyetlerini bağışlardan ve program gelirlerinden ayrı tutun; böylece kuruluş sınırı aşıp aşmadığını görebilir.

Sayman veya yönetim kurulu her ay ne görmeli?

Hiçbir IRS kuralı aylık rapor belirlemez. Yararlı bir paket yıllık beyannamenin istediklerini yansıtır; böylece yıl sonu aynı rakamlardan beslenir:

1. Bağışçı kısıtlaması olan ve olmayan net varlıkları gösteren bilanço (Part X).
2. Ay ve yıl başından bugüne gelir ve giderler, bütçeyle karşılaştırmalı.
3. Hibe listesi: her kısıtlı bağış veya hibe için alınan, harcanan, bakiye ve harcama son tarihi.
4. İşleve göre yıl başından bugüne giderler (Part IX).
5. Yapılmış ve imzalanmış banka ve kart mutabakatları.
6. $250 ve üzeri her bağış için gönderilmiş onaylar.

Bu paketin arkasındaki rutin için ay sonu kapanış kontrol listesine ve yıl sonu kapanış kontrol listesine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Bir gıda bankası kısıtlı hibenin bir kısmını harcıyor

Bir gıda bankası, dondurucu ve gıda alımı için $20.000 hibe alıyor. Mart ayında $5.000 değerinde gıda satın alıyor.

$5.000'lık gider serbest bırakmayla karşılanır ve $15.000 dondurucu ile sonraki gıda alımları için bağışçı kısıtlaması altında kalır. Hibe listesi aynı bakiyeyi gösterir.

Küçük bir sanat grubu beyannamesini seçiyor

Takvim yılı kullanan, en az üç yaşında ve destekleyici kuruluş olmayan bir sanat grubu, son üç yılın her birinde yaklaşık $60.000 gelir elde etmiş ve yılı $40.000 varlıkla kapatıyor. Üç yıllık ortalaması $50.000'ın üzerinde olduğundan e-Postcard kullanamaz. $200.000 ve $500.000 testlerinin altında kaldığı için Form 990-EZ veya Form 990 verir. Hangisi olduğunu 15 Mayıs'tan önce netleştirir ya da Form 8868 ile uzatır.

Bir bağışçı yemek için ödeme yapıyor

Bir bağışçı, kuruluşun $60 değerinde saydığı bir yemek için $150 ödüyor. Ödeme $75'in üzerindedir ve karşılığında bir şey alınmaktadır; bu yüzden kuruluş yazılı bir bilgilendirme beyanı verir: indirilebilir tutar, $60'lık tahmini değeri aşan kısımla, yani $90 ile sınırlıdır. Kayıtlarda $60 etkinlik geliri, $90 ise bağıştır. Aynı yemek için $300 ödeme $240 bağış bırakır; bu $250'nin altındadır, dolayısıyla bilgilendirme beyanı gerekir ama onay gerekmez. $350'de $290'lık bağış da yemeği ve $60'lık değerini tanımlayan yazılı bir onay gerektirir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz bir kilise: kilise kayıtları, konut ödeneği ve bağış belgeleri rehberini kullanın.
• İşletmeniz hayır kurumuna bağış yapıyor: bağışçı tarafı işletmeden yapılan hayır bağışları rehberinde.
• Kâr amacı gütmeyen kuruluşunuz Kanada'da: kâr amacı gütmeyen kuruluş kayıtları ve bilgi beyannameleri rehberine bakın.
• Kısıtlı bir hibe etiketlenmeden harcandı, kayıtlar aylar veya yıllar geride ya da bir hibe veren, banka veya yönetim kurulu mali tablo istiyor: hibe verenlere ve IRS'ye sunulan raporlar kayıtlara dayanır; bu yüzden oradaki eksikleri genellikle önce kapatmak gerekir. Gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe desteği sayfalarına bakın.
• Beyannameler verilmedi, IRS bir beyanname hakkında yazı gönderdi ya da muafiyet sona ermiş olabilir: yıllar, formlar ve yeniden kazanma yolu olgulara bağlıdır. O yılların kayıtları muhasebe desteği ile yeniden oluşturulabilir; hangi beyannamelerin ve başvurunun uygun olduğuna bir uzman karar verir.
• Ücretli personeliniz var: bordro ayrı bir kurulumdur; bordro kurulumuna bakın.