Küçük İşletme ve Girişimler İçin Ay Sonu Kapanış Listesi

Küçük bir işletmenin ay sonu muhasebe listesinde neler bulunur?

Ay sonu kapanışı, ayın defterlerini dış kayıtlarla uyumlu hale getiren sabit bir rutindir. IRS, çek hesabının her ay mutabakatını yapmanızı önerir; kayıt tutma rehberi ise geliri ve giderleri açıkça gösteren defterler ister. Adımları şu sırayla izleyin:

1. Hesap özetlerini toplayın: her banka, kart ve ödeme işlemcisi hesabı, bordro raporları ve borç özetleri.
2. Her banka ve kart hesabının mutabakatını kendi hesap özetiyle yapın.
3. Eşleşmeyen ve kategorisiz kalemleri temizleyin, defterlerde eksik olan banka masraflarını girin.
4. Bordroyu bordro raporuyla ve yatırılan vergi ödemeleriyle eşleştirin.
5. Alacakları, ödenmemiş faturaları, borçları ve tahsil edilen satış vergisini kendi listeleri ve hesap özetleriyle eşleştirin.
6. Sahip çekimlerini ve katkılarını kaydedin, kişisel harcamaları giderlerden çıkarın.
7. Gelir tablosunu ve bilançoyu bir önceki ayla karşılaştırarak inceleyin.
8. İleride gelecek ödeme tarihlerini not edin, sonra ayı kilitleyin: yazılımın kapanış tarihini ayarlayın ki kapanmış bir aydaki değişiklikler engellensin veya işaretlensin.

Bir bakiyeyi eşleştirmek, onun hesap özeti ya da rapor gibi dış bir kayda eşit olduğunu kontrol etmektir. SBA de aynı alanları sayar: alacaklar, borçlar, nakit, banka mutabakatı ve bordro.

Hiçbir federal vergi kuralı bir kapanış tarihi belirlemez: rakamlara birinin güvendiği ilk tarihten önce kapatın (son bölüme bakın).

Birden fazla eyalette çalışanı, birkaç eyalette satış vergisi hesabı, raporları belirli bir tarihe kadar isteyen bir kredi veren veya yatırımcı, parayı çeken birkaç sahibi olan ya da defterleri zaten geride kalmış işletmelerde kapanış basit değildir. Her biri, banka hesap özetinin kontrol edemeyeceği bir eşleştirme ekler. Raporların geç gelmesi ya da yanlış görünmesi veya kimsenin sahiplenmediği bir rutin, yalnızca bir listenin yetmeyebileceğinin işaretleridir.

Önce şunları toplayın: banka ve kart hesap özetleri, ödeme işlemcisi raporları, ödeme onaylarıyla birlikte bordro raporları, borç özetleri ve geçen ayın kapanmış bilançosu.

Hesapların mutabakatını hangi sırayla yapmalıyım?

Önce nakit hesaplarının mutabakatını yapın, sonra onları besleyen hesaplara geçin, raporları en sona bırakın. Bu sırayı bir kural belirlemez; uygulamada işe yarayan düzendir. İki hesap arasındaki transfer her ikisinde de görünür; bu yüzden önce banka tarafını netleştirmek, kart, işlemci ve borç tarafında daha az bilinmeyen bırakır.

İçe aktarılan banka akışları hiçbir şeyin mutabakatını yapmaz; nedeni ve bir hafta sonunu almayan bir mutabakat için bkz. banka akışı mutabakat değildir. Kart ödemeleri için bkz. defterlerde kredi kartı ödemeleri; işlemci ödemeleri için satış ve ödemelerin mutabakatı.

Çek hesabının mutabakatını nasıl yaparım ve farkı nasıl bulurum?

Mutabakat, hesap özetini, çek defterini ve defterleri birbirine uydurmaktır. İkisi iki olağan nedenle farklı olabilir: hesap özeti, defterlere henüz girilmemiş banka masraflarını içerir; hesap özeti tarihinden sonra yatırılan paraları ve henüz tahsil edilmemiş çekleri ise içermez (Publication 583).

IRS'nin sırayla adımları:

1. Hesap özetindeki para girişlerini defterlerdeki para girişleriyle karşılaştırın ve her tutar farkını not edin.
2. Tahsil edilmiş her çeki veya ödemeyi numarası ve tutarıyla defterlerle karşılaştırın. Hesap özetinde karşılığı olmayan kayıtlar bekleyen kalemlerdir.
3. Banka mutabakatı hazırlayın. Yayının örneği, hesap özeti bakiyesinden başlar, henüz özette görünmeyen para girişlerini ekler ve bekleyen çekleri çıkarır.
4. Defterlerde eksik olanı girin, örneğin hizmet masraflarını.
5. Düzeltilmiş hesap özeti bakiyesinin düzeltilmiş defter bakiyesine eşit olduğunu kontrol edin. Değilse önceki adımları baştan gözden geçirin.

Bir kart veya borç hesap özeti ay ortasında kapanıyorsa, mutabakatı onun hesap özeti tarihine göre yapın; ay, son gününü kapsayan hesap özeti geldiğinde kesinleşir.

Kalan bir farkı bulmak için Publication 583 defterlerden başlar: geçen ayın kapanış bakiyesi, artı ayın para girişleri, eksi ayın ödemeleri bu ayın bakiyesine eşit olmalıdır. Değilse bir çek veya para girişi yanlış kaydedilmiştir. Yazılımda ayın toplam para girişlerini ve toplam ödemelerini hesap özetiyle ayrı ayrı karşılaştırın, sonra güne ve kaleme inin.

Tipik nedenler; bekleyen bir kalem, hiç girilmemiş bir banka masrafı veya otomatik borçlandırma, yanlış tutar, iki kez girilmiş bir kayıt ya da yanlış hesaba girilmiş bir kayıttır. IRS kuralı olmayan, pratikte işe yarayan kontroller: tek bir işleme eşit fark, o işlemin eksik olduğunu ya da iki kez girildiğini gösterir; bunun iki katı fark, işlemin yanlış tarafa girildiğini gösterir; 9'un katı olan fark ise çoğunlukla yer değiştirmiş rakamlardır. Satır satır inceleme sonrasında fark sürüyorsa, zorla tutturmak için düzeltme yapmayı bırakın ve ikinci bir göz bulun. Başlangıç bakiyesi artık geçen ayın hesap özetiyle uyuşmuyorsa, genellikle mutabakatı yapılmış bir aydaki bir işlem düzenlenmiş, silinmiş ya da eklenmiştir veya açılış bakiyesi yanlış girilmiştir; bkz. mutabakatta yanlış başlangıç bakiyesi.

Her ay hangi bordro vergisi ödemelerini ve raporlarını eşleştirmeliyim?

Ayın bordro raporunu, defterlerdeki bordro giderine ve bordro yükümlülüğüne, ayrıca yatırılan vergi ödemelerine bağlayın. Federal bordro vergileri elektronik olarak yatırılır ve program geçmiş yükümlülüğe göre belirlenir (IRS). Yatırma tarihi, defterlerin yükümlülüğü kaydettiği tarihe değil, ücretlerin ödendiği tarihe göre belirlenir (Publication 15). Çalışanınız yoksa bu bölümü atlayın.

$100.000 tutarına ulaşan aylık yatırıcı, o yılın kalanı ve bir sonraki yıl için en az haftada iki kez yatıran konumuna geçer. Geçerli veya önceki çeyrekteki Form 941 vergisi $2.500 altında olan ve geçerli çeyrekte bir sonraki iş günü yatırma yükümlülüğü bulunmayan işveren, yatırma yapmak yerine zamanında verilen Form 941 ile ödeyebilir (Publication 15); yükümlülüğü o ödeme yapıldığında kapanır.

Form 941 veren işverenler için geriye dönük inceleme dönemi, yatırma yılından iki yıl önceki 1 Temmuz'dan, ondan bir önceki yılın 30 Haziran'ına kadar olan 12 aydır (Publication 15, Tablo 1) ve program takvim yılı için bir kez belirlenir. Her ayki eşleştirme:

• Bordro raporundaki brüt ücretler, defterlerdeki ücret giderine eşit olmalıdır; tahakkuk esaslı defterlerde kazanılmış ama henüz ödenmemiş ücretleri ekleyin.
• Rapordaki kesilen vergiler ve işveren vergileri, defterlerin borçlu görünen bordro vergisi yükümlülüğüne eşit olmalıdır.
• Onay numarası olan her ödeme bu yükümlülüğü azaltır. Bu, bordro sağlayıcısının yaptığı ödemeler için de geçerlidir, çünkü bordroyu dışarıdan yaptıran işveren genellikle vergilerden sorumlu kalır (Publication 15). Bir ödemeden sonra, yatırılan ödemelerin yükümlülüğü sıfır olur. Kapanmayan bir bakiye, atlanmış bir ödeme ya da gider olarak kaydedilmiş bir ödeme demektir; bkz. kapanmayan bordro yükümlülükleri.
• Çeyrek sonunda, üç aylık bordro raporları Form 941 ile uyuşmalıdır (son tarih: her çeyrekten sonraki ilk ayın son günü). Her ödeme zamanında yapılmışsa IRS 10 takvim günü daha tanır. IRS'nin Form 944 vermesini bildirdiği işveren ise bunun yerine yılda bir kez bildirim yapar. Form 940 ve federal işsizlik vergisi için bkz. bordroyu kendiniz yürütme.
• Bir işletmenin bordro için eyalet veya yerel vergi kimlik numaralarına ihtiyacı olabilir (SBA); bkz. başka eyalette çalışanlar.

Geç yapılan bir ödeme, ödenmeyen tutarın %2 ile %15 arası kadarı cezaya yol açabilir; ancak makul bir neden varsa ceza kaldırılabilir veya azaltılabilir (IRS). Kesilen vergiyi bile bile devlete yatırmayan bir sahip veya sorumlu kişi, 6672. madde uyarınca ödenmeyen kesilmiş verginin %100 kadarından şahsen sorumlu olabilir; bu bir muhasebeciyi ya da işletme adına çek imzalayan herkesi de kapsayabilir (Publication 15). IRS genellikle bunu tarh etmek için, izleyen yılın 15 Nisan tarihinden ya da daha sonraki bir beyan tarihinden başlayarak 3 yıl süreye sahiptir (IRM 5.7.3). Bkz. Trust Fund Recovery Penalty. Bir ödeme veya beyanname atlandıysa bkz. bordro vergilerinde gecikme.

Alacaklarda, borçlarda, kredilerde ve satış vergisinde neyi kontrol etmeliyim?

Bilançodaki bu bakiyelerin her biri dış bir listeyle uyuşmalıdır: müşteri faturaları, tedarikçi faturaları, borç veren hesap özetleri veya satış vergisi beyannameleri. Hangilerinin geçerli olduğu muhasebe yöntemine bağlıdır. Tahakkuk esasında gelir genellikle kazanıldığı yılda, gider ise katlanıldığı yılda bildirilir; nakit esasında giderler genellikle ödendiğinde indirilir (Publication 538). Nakit esaslı bir işletme, ödenmemiş faturaları ve borçları ancak defterleri bunları izliyorsa eşleştirir; iki yöntem arasında seçim yapmak için bkz. küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu.

• Alacaklar. Ödenmemiş müşteri faturaları listesinin toplamı alacak bakiyesine eşit olmalıdır. Uyuşmazlığın olağan nedeni, yatırılmış ama hiçbir faturaya uygulanmamış bir ödemedir.
• Borçlar. Ödenmemiş tedarikçi faturaları listesinin toplamı borç hesabı bakiyesine eşit olmalıdır. Tahakkuk esasında, ay içinde katlanılan maliyetlere ilişkin ay sonundan sonra gelen faturaları girin.
• Krediler. Gerçek bir borç sözleşmesiyle alınan para gelir değildir ve bir işletme genellikle işle ilgili borcun faizini indirebilir (Publication 334). Her ödemeyi faiz ile bakiyeyi azaltan kısım olarak bölün ve bakiyeyi borç verenin hesap özetiyle karşılaştırın. Kayıtlar için bkz. işletme kredisini kaydetme.
• Satış vergisi. İşletmenin tahsil edip devlete yatırması gereken, alıcıya yüklenen satış vergisi gelir değildir. İşletmeye satıcı olarak yüklenen vergi farklıdır: tahsil edilen tutar brüt hasılata girer (Publication 334). Eyaletler vergilerini farklı adlandırır, bu yüzden sizinkinin hangi türde olduğunu kontrol edin. Her iki durumda da beyanname verilip ödenene kadar borçlu olunan vergiyi yükümlülük olarak tutun. Satış vergisi uygulanmamış alımları da listeleyin, çünkü bunlar için kullanım vergisi doğabilir; bkz. işletme alımlarında kullanım vergisi. Tahsil edilen vergi eyalet adına tutulur ve New York'ta bazı sahipler, yöneticiler, ortaklar ve üyeler işletmenin borçlu olduğu vergiden şahsen sorumlu olabilir (Publication 750). Bkz. satış vergisi yevmiye kayıtları ve ödenecek satış vergisi beyannameyle uyuşmuyor.

Her eyalet kendi beyanname programını belirler. Örneğin California ve New York, satış yapılmayan dönem için de beyanname ister. Bkz. satış vergisi beyannamesi verme.

Sahip çekimlerini, katkılarını ve kişisel harcamaları nasıl işlerim?

Sahip ile işletme arasında hareket eden her doları kendi türünde bir kayıt olarak girin; asla varsayılan olarak işletme geliri veya gider yapmayın. IRS, işletme hesabını kişisel hesaptan ayrı ve yalnızca işletme için tutmanızı, her para girişini işletme geliri, kişisel para veya borç olarak belirtmenizi önerir. IRS'nin uygulamalı örneği, işletme hesabından ödenen kişisel bir giderin indirilemeyecek olsa da yine de kaydedileceğini belirtir (Publication 583).

Sahibin koyduğu para, katkı veya borç olarak kaydedilir; asla satış olarak değil. Hangisi olduğu sözleşmeye ve olgulara bağlıdır; bkz. LLC'ye katkı veya borç ve S şirketine hissedar borçları. Gerçek bir borç gelir değildir (Publication 334); Publication 583 de işletme ve işletme dışı alacakların, vergilendirilebilir ve vergilendirilmeyen gelirin ayrı kalması için alacakların kaynağının belirtilmesini söyler.

Her ay hesap özetlerini kişisel harcamalar için okuyun ve bunları giderlerden sahibin hesabına taşıyın. Şahıs işletmesi sahibi veya ortak için bu, çekim ya da dağıtım hesabıdır. Şirkette kişisel bir harcamanın dağıtım mı, ücret mi yoksa sahibe verilmiş bir borç mu olduğu olgulara bağlıdır; bkz. kişisel giderleri ödeyen S şirketi ve kendi şirketinizden borç alma. Kayıtlar ve diğer tuzaklar için bkz. sahip çekimlerini kaydetme, garantili ödemeler ve ortak çekimleri ve karışmış işletme ve kişisel paraları düzeltme.

Hangi raporları incelemeliyim ve neler yanlış görünür?

Gelir tablosu bir dönemin gelir ve giderlerini gösterir; bilanço ise belirli bir tarihteki varlıkları, borçları ve özkaynağı (Publication 583). Mutabakatlardan sonra ikisini de geçen ayla karşılaştırarak satır satır okuyun. Bunlar IRS kuralı değil, pratikte işe yarayan kontrollerdir.

Hâlâ yanlış görünen bir tablo için bkz. gelir tablosu neden yanlış görünür; kalan kategorisiz kalemler için vergi zamanından önce kategorisiz giderler. Yatırımcı ve yönetim kurulu dosyası yatırımcılar ve yönetim kurulu için aylık mali tablolar sayfasındadır.

Ay içinde hangi tahmini vergi ödemeleri ve son tarihler vardır?

Sahipler ve şirketler tahmini vergiyi kendi takvimlerine göre öder. Şahıs işletmesi sahipleri, ortaklar ve S şirketi hissedarları dahil bireyler, genellikle beyan sırasında $1.000 veya daha fazla vergi borçlanmayı bekledikleri zaman öder; şirketler genellikle $500 veya daha fazlasını bekledikleri zaman öder (IRS). Hafta sonuna veya tatile denk gelen bir tarih bir sonraki iş gününe kayar. Ne kadar ödeneceği ve atlanan bir ödemenin maliyeti için bkz. üç aylık tahmini vergi ödemeleri.

Şahıs işletmesi sahibinin federal tahmini vergisi sahibin kişisel vergisidir ve IRS federal gelir vergisinin indirilmemesini söyler (Publication 334); bu yüzden işletme hesabından yapılan ödeme genellikle gider olarak değil, çekim olarak kaydedilir. Bir ortağın ödemesi de kişisel vergidir, dolayısıyla genellikle o ortağa yapılan bir dağıtımdır. Bir S şirketi hissedarın vergisini ödediğinde bu, olgulara göre dağıtım, borç veya ücret olabilir; bkz. S şirketi tahmini vergi ödemeleri. C şirketi kendi vergisini öder; bu sahiplerine yapılan bir dağıtım değildir. Bir ortaklığın veya S şirketinin kendisine ait vergi de dağıtım değil, kendi vergisidir: S şirketinin yerleşik kazançlar, fazla net pasif gelir veya yatırım kredisinin geri alınması vergisi için federal tahminleri şirket tarihlerinde ödenir (Form 1120-S talimatları); seçilmiş bir aktarmalı kuruluş vergisi gibi eyalet düzeyindeki kuruluş vergisi de böyledir.

Defterlere bağlı diğer tarihler: bordro ödemeleri ve Form 941 (yukarıda), her eyaletin kendi programındaki satış vergisi beyannameleri ve sözleşmenin belirlediği tarihteki kredi veren veya yatırımcı raporları.

Ay sonu kapanışı için bir son tarih var mı ve kapanışı nasıl hızlandırırım?

Hiçbir federal vergi kuralı bir kapanış tarihi belirlemez. IRS, birkaç istisna dışında kanunun belirli bir kayıt türü istemediğini, yalnızca geliri ve giderleri açıkça gösteren bir sistem istediğini söyler (Publication 583) ve çek hesabının aylık mutabakatını önerir. Önemli olan son tarihler yukarıdaki tarihlerden gelir.

Rakamlara birinin güvendiği ilk tarihten önce kapatın:

• Ödeme tarihinden önce bordro eşleştirmesi.
• Tahmini vergi ödemesinden önce kâr rakamları.
• Her eyalet beyannamesinden önce satış vergisi rakamları.
• Kredi verenin veya yatırımcının raporlama tarihinden önce defterler.

Son hesap özeti gelmeden kapatmak bir tuzaktır: ay ancak her hesap özeti geldikten sonra kesinleşir. Şu alışkanlıklar kural değil, pratikte işe yarayan yöntemlerdir ve adım atlamadan kapanışı hızlandırır: her ay aynı listeyi kullanın, her adıma tek bir sorumlu atayın, mutabakatı çeyrek sonunda değil hesap özetleri geldikçe yapın ve bordro raporlarını maaş gününde toplayın. Yatırımcısı olan bir girişimin her yönetim kurulu toplantısından önce kapanış yapması gerekebilir; dosyanın kendisi yatırımcılar için aylık mali tablolar sayfasındadır. Yıl sonu sürümü yıl sonu kapanış listesidir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Altı çalışanı ve aylık $80.000 satışı olan bir kafe LLC'si

Tüm satışlar kartla yapılır. Kasa raporu, Mart ayı satışlarını $80.000, tahsil edilen satış vergisini ise $5.000 gösterir. Kart işlemcisi $82.600 yatırdı ve $2.400 masraf kesti; yani yatırılan tutar artı masraf, satış artı satış vergisine eşittir. $5.000, beyanname ödenene kadar ödenecek satış vergisinde kalır. Banka mutabakatı $4.000 farklıdır: Mart kira çeki tahsil edildi ama hiç girilmedi. Kayıt yapıldıktan sonra hesap özeti ve defterler uyuşur, gelir tablosu da ayın kirasını gösterir.

Mart ayı bordro vergileri toplam $4.000'dir. Kafenin geriye dönük inceleme dönemindeki vergisi $50.000 veya altındaydı, bu yüzden aylık yatırıcıdır ve bunları 15 Nisan'a kadar yatırır. 31 Mart bilançosu $4.000'lık bordro yükümlülüğünü gösterir; ödemeden sonra Mart yükümlülüğü sıfırdır.

Aylık geliri $12.000 olan serbest danışman

Danışman bir şahıs işletmesi sahibidir ve Mayıs kapanışı kısadır. Danışman tek işletme çek hesabının mutabakatını yapar, ayın para girişlerini ve giderlerini kategorilere ayırır, kişisel hesaba aktarılan $5.000'ı gider olarak değil, sahip çekimi olarak kaydeder. Bir işletme tasarruf hesabına tahmini vergi için $3.000 gider; bu hareket bir transferdir, gider değildir. Bir sonraki ödeme tarihi geldiğinde (15 Haziran), o hesaptan ödeme yapmak bir çekimdir.

Ayda $50.000 harcayan bir girişim C şirketi

Girişim tahakkuk esaslı defter tutar, yönetim kurulu ayın 20'sinde toplanır; bu yüzden kapanış ilk hafta yapılır. Ay içinde ödenen nakit $44.000'dir, ancak ayın $6.000'lık tedarikçi faturaları ödenmemiş olarak gelmiştir. Kapanış bunları girer, böylece gelir tablosu $50.000 harcama gösterir. Yönetim kurulu dosyası bu kapanmış defterlerden hazırlanır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Raporlar geç geliyor veya yanlış görünüyor, bir mutabakat sıfıra inmiyor ya da aylık rutini kimse sahiplenmiyor: bkz. mutabakatta yanlış başlangıç bakiyesi ve muhasebe desteği.
• Defterler zaten aylarca geride kaldı: bkz. gecikmiş defterleri tamamlama ve muhasebe desteği.
• Bir kredi veren veya yatırımcı her ay belirli bir tarihe kadar kapanmış defterler istiyor: bkz. yatırımcılar ve yönetim kurulu için aylık mali tablolar ve muhasebe desteği.
• Bir bordro ödemesi veya beyannamesi atlandı, bordro sağlayıcısı bir ödemeyi atladı ya da IRS'den bordro bildirimi geldi: bkz. bordro vergilerinde gecikme ve vergilerinizi ödemeyen bordro sağlayıcısı.
• Birkaç eyalette satış vergisi hesabınız var: bkz. satış vergisi beyannamesi verme, nexus için eyalete göre satış takibi ve muhasebe desteği.
• Bir S şirketinin sahibisiniz: bkz. S şirketi muhasebe kayıtları ve muhasebe desteği.
• Kişisel ve işletme parası karışmış durumda: bkz. karışmış işletme ve kişisel paraları düzeltme ve muhasebe desteği.
• ABD kişisi olmayan biri LLC'nize veya şirketinize sahip ya da onu yurt dışından finanse ediyor: bkz. yabancı sahipli ABD şirketi için muhasebe kayıtları ve muhasebe desteği.
• Defterleri kimin tutacağına karar veriyor ya da tutan kişiyi kontrol ediyorsunuz: bkz. defterlerinizi kendiniz tutma veya muhasebe sorumlusu tutma, muhasebe sorumlusunun aylık maliyeti, muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etme ve muhasebe desteği.