چھوٹے غیر منافع بخش ادارے کا حساب کتاب: پابند فنڈز اور Form 990

چھوٹے غیر منافع بخش ادارے کا حساب کتاب کاروبار کے حساب کتاب سے کیسے مختلف ہے؟

غیر منافع بخش ادارے کا کوئی مالک نہیں ہوتا اور اس کے پاس بانٹنے کے لیے منافع بھی نہیں ہوتا۔ اس کا حساب کتاب خالص اثاثے درج کرتا ہے، جو کاروبار کی مالک کی ایکویٹی کی جگہ لیتے ہیں۔ یہ دو گروپوں میں رکھے جاتے ہیں: عطیہ دہندہ کی پابندیوں کے بغیر اور عطیہ دہندہ کی پابندیوں کے ساتھ، اور ہر گروپ میں ہونے والی تبدیلی بھی لکھی جاتی ہے۔ جو ادارہ غیر منافع بخش اداروں کا اکاؤنٹنگ معیار (ASC 958) اپناتا ہے، اس سے Form 990 کا Part X، لائن 27 اور 28 یہی تقسیم مانگتے ہیں؛ جو ادارہ یہ معیار نہیں اپناتا وہ اس کی جگہ لائن 29 تا 31 بھرتا ہے (Form 990 کی ہدایات)۔ کون سا طریقہ لاگو ہوگا، یہ مالی گوشوارے تیار کرنے والے سے پوچھنے کی بات ہے۔

گوشوارے میں عموماً وہی اکاؤنٹنگ طریقہ استعمال ہونا چاہیے جو حساب کتاب میں باقاعدگی سے استعمال ہوتا ہے۔ جو ریاستیں اپنی رپورٹ کی جگہ Form 990 قبول کرتی ہیں، ان میں سے کئی استحقاقی (accrual) طریقہ مانگتی ہیں، اس لیے طریقہ چننے سے پہلے اپنی ریاست کے قواعد دیکھ لیں (ہدایات)۔

معاملہ سادہ نہیں ہوتا جب کسی پابند گرانٹ کا خرچ بغیر ٹیگ کے ہو گیا ہو، اخراجات کام کے لحاظ سے تقسیم نہ کیے گئے ہوں، حساب کتاب پیچھے ہو، کوئی فنڈر، بینک یا بورڈ اسٹیٹمنٹس مانگ رہا ہو، یا کوئی گوشوارہ رہ گیا ہو اور استثنا خطرے میں ہو۔ فنڈرز اور IRS کو دی جانے والی رپورٹس حساب کتاب سے بنتی ہیں، اس لیے وہاں کی خالی جگہیں عموماً پہلے بھرنی پڑتی ہیں۔ پہلے یہ چیزیں جمع کریں:

• IRS کا تعین کا خط (determination letter) اور ادارے کے جمع کرائے گئے گوشوارے۔
• گرانٹ کے معاہدے اور ایوارڈ کے خطوط۔
• ہر اکاؤنٹ کی بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس۔
• عطیہ دہندگان کا ریکارڈ اور بھیجی گئی تحریری تصدیقات۔
• بورڈ کا منظور شدہ بجٹ۔

حساب کتاب ترتیب دینے کے لیے:

1. ہر قسم کی رقم کے لیے الگ آمدنی اکاؤنٹ بنائیں: عطیات، گرانٹس، رکنیت کی فیس، پروگرام کی فیس، تقریب کی آمدنی۔
2. اخراجات کے اکاؤنٹس قسم کے لحاظ سے رکھیں، اور ہر خرچ پر اس کے کام کا ٹیگ لگائیں: پروگرام، انتظام اور عمومی، یا فنڈ ریزنگ۔
3. ہر وصولی پر ٹیگ لگائیں کہ وہ عطیہ دہندہ کی پابندیوں کے ساتھ ہے یا بغیر۔

میں کیسے پہچانوں کہ کوئی عطیہ یا گرانٹ پابند ہے، اور اس کا ریکارڈ کیسے رکھوں؟

عطیہ یا گرانٹ اس وقت پابند ہوتا ہے جب عطیہ دہندہ، جس میں بعض گرانٹس دینے والا بھی شامل ہے، ایسی حد لگائے جو ادارے کے اپنے مقاصد (جو اس کی دستاویزات یا ضمنی قواعد میں لکھے ہیں) سے زیادہ مخصوص ہو: کوئی مقصد، کوئی وقت، یا عطیے کو محفوظ رکھنے کی شرط، جیسے endowment میں۔ رقم کو الگ رکھنے کا بورڈ کا ووٹ بورڈ کی نامزدگی (board designation) ہے، پابندی نہیں، اور رقم عطیہ دہندہ کی پابندیوں کے بغیر خالص اثاثوں میں ہی رہتی ہے (Form 990 کی ہدایات)۔

ایسا عطیہ جو ادارہ پہلے ہی اپنے عمومی مقاصد کے تحت کرتا ہے، ہو سکتا ہے کسی پابندی کے بغیر ہو۔ اگر الفاظ واضح نہ ہوں تو عطیہ دہندہ سے پوچھیں اور جواب تحریری طور پر رکھیں۔ اگر گرانٹ ادارے کے خرچ کرنے کے بعد ہی ملتی ہے، یا ہدف پورا نہ ہونے پر واپس کرنی پڑتی ہے، تو سوال یہ ہے کہ وہ آمدنی کب شمار ہوگی۔ یہ اکاؤنٹنگ معیار کا سوال ہے جسے IRS کی ہدایات طے نہیں کرتیں؛ اسے مالی گوشوارے تیار کرنے والے کے ساتھ طے کریں۔

پابند عطیے یا گرانٹ کا ریکارڈ رکھنے کے لیے:

1. معاہدہ یا خط عطیہ دہندہ کے اپنے الفاظ کے ساتھ رکھیں۔ IRS گرانٹ کی درخواستوں اور ایوارڈز کو ان معاون دستاویزات میں شمار کرتا ہے جنہیں رکھنا ہے (Publication 4221-PC)۔
2. گرانٹ کی فہرست میں ہر عطیے یا گرانٹ کی ایک قطار شامل کریں: عطیہ دہندہ، مقصد، رقم، وصولی کی تاریخ، خرچ کرنے کی آخری تاریخ، اب تک خرچ، بقایا۔
3. ہر پابند وصولی پر حساب کتاب میں اس کا درجہ لگائیں، تاکہ "عطیہ دہندہ کی پابندیوں کے ساتھ" بیلنس چھاپا جا سکے، چاہے رقم الگ بینک اکاؤنٹ میں ہو یا نہ ہو۔
4. ہر خرچ پر اس گرانٹ کا ٹیگ لگائیں جس سے ادا ہوا اور اس کا کام بھی۔ IRS کے مطابق ایک سے زیادہ پروگرام ہوں تو ریکارڈ میں ہر پروگرام کی آمدنی اور اخراجات الگ پہچانے جانے چاہئیں (Publication 4221-PC)۔
5. ہر ماہ گرانٹ کی فہرست کو "عطیہ دہندہ کی پابندیوں کے ساتھ" بیلنس سے ملائیں۔

جب پابند گرانٹ خرچ ہو جائے تو حساب کتاب میں کیا ہوتا ہے؟

جب رقم عطیہ دہندہ کی ہدایت کے مطابق خرچ ہو جائے اور وقت کی کوئی حد گزر چکی ہو، تو وہ پابندی کے تابع نہیں رہتی، اس لیے رقم عطیہ دہندہ کی پابندیوں کے ساتھ خالص اثاثوں سے بغیر پابندیوں والے خالص اثاثوں میں منتقل ہو جاتی ہے۔ اگر معاہدے میں یہ بھی لکھا ہو کہ خریدی گئی چیز ادارے کو استعمال کرتے رہنا یا رکھنا ہے، تو وہ حصہ پابند ہی رہتا ہے۔ خرچ معمول کے مطابق درج ہوتا ہے۔ اس منتقلی سے کل خالص اثاثے نہیں بدلتے؛ خرچ بدلتا ہے۔

• منتقلی اسی مدت میں درج کریں جس میں پابندیاں پوری ہوئیں، عموماً جب رقم خرچ ہوئی، اور ساتھ نوٹ میں گرانٹ کا نام لکھیں۔
• جو پابندی صرف وقت کی ہو، وہ عطیہ دہندہ کی تاریخ آتے ہی ختم ہو جاتی ہے، اس کے لیے خرچ کرنا ضروری نہیں۔
• اگر کوئی ادائیگی عطیہ دہندہ کی شرائط سے باہر ہو تو رقم آزاد نہ کریں۔ پہلے معاہدہ پڑھیں یا فنڈر سے پوچھیں؛ یہ فیصلے کی بات ہے، اندراج کی نہیں۔
• سال کے آخر میں بچا ہوا پابند بیلنس آگے منتقل ہوتا ہے؛ ASC 958 اپنانے والا ادارہ اسے Form 990 کے Part X، لائن 28 پر رپورٹ کرتا ہے۔

اگر گرانٹ ٹیگ لگانے سے پہلے خرچ ہو چکی ہو

1. معاہدہ نکالیں اور فہرست بنائیں کہ وہ کیا اجازت دیتا ہے۔
2. اس گرانٹ کی رقم سے ہونے والی ہر ادائیگی تاریخ کے مطابق لکھیں، اور ہر ایک پر نشان لگائیں کہ وہ عطیہ دہندہ کی شرائط کے اندر ہے یا باہر۔
3. شرائط کے اندر کی ادائیگیوں کی منتقلی اس مدت میں درج کریں جس میں ہر پابندی پوری ہوئی، عموماً جب وہ خرچ ہوئیں۔ شرائط سے باہر کی ادائیگیاں فنڈر سے پوچھنے کی بات ہیں، اندراج کی نہیں۔

اگر یہ مکمل ہونے سے پہلے فنڈر کی رپورٹ یا آڈٹ کی تاریخ آ جائے تو کوئی پیشہ ور مدد کر سکتا ہے کہ کون سی ادائیگیاں شرائط کے مطابق ہیں۔

کام کے لحاظ سے اخراجات (functional expenses) کیا ہیں، اور مشترکہ اخراجات کیسے تقسیم کروں؟

کام کے لحاظ سے اخراجات ہر لاگت کو اس کے کام کے مطابق ترتیب دیتے ہیں: پروگرام کی خدمات، انتظام اور عمومی، یا فنڈ ریزنگ۔ Form 990 جمع کرانے والا ⁦501(c)(3)⁩ یا ⁦501(c)(4)⁩ ادارہ Part IX کے تینوں کالم بھرتا ہے؛ دوسرے ادارے کل کا کالم بھرنے کے پابند ہیں اور باقی کالم بھر سکتے ہیں (Form 990 کی ہدایات)۔

جو لاگت ایک سے زیادہ کاموں کے لیے ہو، اسے تقسیم کیا جاتا ہے۔ اگر اکاؤنٹنگ سسٹم خود تقسیم نہیں کرتا تو کوئی بھی معقول طریقہ چلتا ہے، لیکن رقمیں درست ہونی چاہئیں اور طریقہ تحریری ہونا چاہیے۔ جو ملازم کچھ وقت فنڈ ریزنگ اور کچھ وقت پروگراموں پر لگاتا ہے، اس کی تنخواہ اسی وقت کے تناسب سے تقسیم ہوگی؛ پوری تنخواہ پروگرام میں نہیں ڈالی جا سکتی کہ زیادہ تر وقت پروگرام کا کام تھا (Form 990 کی ہدایات)۔

بنیاد ایک بار چنیں، لکھ لیں اور ہر ماہ وہی استعمال کریں۔ تنخواہ کے لیے وقت کا ریکارڈ اور کرائے کے لیے جگہ کا رقبہ عام بنیادیں ہیں۔ مختصر فارم جمع کرانے والے ادارے کو بھی اخراجات تقسیم کرنے چاہئیں: کوئی ریاست کام کے لحاظ سے اخراجات کا مکمل تجزیہ مانگ سکتی ہے (Form 990-EZ کی ہدایات)۔

عطیہ دہندگان کے بارے میں مجھے کیا درج کرنا ہوگا؟

یہ حصہ ٹیکس سے قابل کٹوتی عطیات وصول کرنے کے اہل خیراتی ادارے کے لیے ہے، جیسے ⁦501(c)(3)⁩ گروپ۔ دوسرے مستثنیٰ گروپ، مثلاً کلب اور تجارتی انجمنیں، عطیہ دہندگان کے لیے مختلف قواعد پر چلتے ہیں۔

⁦$250⁩ یا اس سے زیادہ کے عطیے پر ادارہ عطیہ دہندہ کو تحریری تصدیق دیتا ہے۔ ⁦$75⁩ سے زیادہ کی اس ادائیگی پر جو جزوی عطیہ اور جزوی خریداری ہو، ادارہ رقم مانگتے یا وصول کرتے وقت تحریری انکشافی بیان دیتا ہے، سال کے آخر میں نہیں۔ تحریری تصدیق نہ دینے پر ادارے کو جرمانہ نہیں ہوتا، لیکن اس کے بغیر عطیہ دہندہ عطیے کی کٹوتی نہیں کر سکتا (Publication 1771)۔

تحریری تصدیق عطیہ دہندہ تک اس تاریخ سے پہلے پہنچنی چاہیے جو ان دونوں میں سے پہلے آئے: عطیہ دہندہ کے گوشوارہ جمع کرانے کی تاریخ، یا اس گوشوارے کی توسیع سمیت آخری تاریخ؛ ادارے عموماً 31 جنوری تک بھیج دیتے ہیں۔ ایک سالانہ خلاصہ اس حد کے کئی عطیات کا احاطہ کر سکتا ہے، لیکن چھوٹے عطیات جمع نہیں کیے جاتے۔ انکشافی بیان نہ ہونے پر ⁦$10⁩ فی عطیہ، ہر فنڈ ریزنگ تقریب یا ڈاک مہم کے لیے زیادہ سے زیادہ ⁦$5,000⁩ کا جرمانہ لگتا ہے، سوائے اس کے کہ معقول وجہ ہو۔ چھوٹی علامتی چیزیں اور رکنیت کے کچھ کم لاگت فوائد استثنا ہیں (Publication 1771)۔

حساب کتاب میں ہر عطیے کا عطیہ دہندہ، تاریخ، رقم، طریقہ، دی گئی کوئی چیز یا خدمت، اور کوئی پابندی درج کریں۔ ڈنر کے ٹکٹ جیسی ادائیگی کو دو حصوں میں درج کریں: عطیہ دہندہ کو ملی چیز کی خوردہ قیمت تقریب کی آمدنی کے طور پر، اور صرف زائد رقم عطیے کے طور پر (Form 990 کی ہدایات)۔ فنڈ ریزنگ کے مواد کے نمونے رکھیں، اور ہر تقریب کے لیے یہ کہ شرکاء کو کیا ملا اور اس کی خوردہ قیمت کیا تھی (Form 990 کی ہدایات)۔

عطیہ کی گئی اشیا، جیسے کھانا یا سامان، غیر نقد عطیات ہیں: جو دیا گیا اور وصولی کے وقت اس کی قیمت درج کریں۔ عطیہ کی گئی خدمات اور جگہ کا مفت استعمال Form 990 پر آمدنی کے طور پر رپورٹ نہیں ہو سکتے (Form 990 کی ہدایات)۔ بڑے غیر نقد عطیے پر عطیہ دہندہ Form 8283، Section B لا سکتا ہے؛ ادارہ وصول کنندہ کی تصدیق پر دستخط کرتا ہے اور ایک کاپی رکھتا ہے۔ اگر ادارہ وہ جائیداد 3 سال کے اندر بیچ دے یا کسی اور طرح نکال دے تو عموماً 125 دن کے اندر Form 8282 جمع کراتا ہے اور عطیہ دہندہ کو ایک کاپی دیتا ہے۔ جو چیزیں مستثنیٰ مقصد کے لیے استعمال ہو جائیں یا بانٹ دی جائیں وہ اس سے مستثنیٰ ہیں (Form 8283 کی ہدایات; Form 8282)۔

میرا غیر منافع بخش ادارہ کون سا سالانہ گوشوارہ جمع کراتا ہے، اور آخری تاریخ کیا ہے؟

گوشوارہ مجموعی آمدنی اور کل اثاثوں پر منحصر ہے (Form 990 کی ہدایات; IRS کا Form 990-N صفحہ)۔

تینوں کی آخری تاریخ ٹیکس سال ختم ہونے کے بعد پانچویں مہینے کی 15 تاریخ ہے (کیلنڈر سال کے لیے 15 مئی)، یا اگلا کاروباری دن۔ Form 8868 Form 990 اور ⁦990-EZ⁩ کے لیے چھ ماہ کی خودکار توسیع دیتا ہے (Publication 4221-PC)۔ Form 990 اور ⁦990-EZ⁩ برقی طور پر جمع کرانے لازمی ہیں (Form 990 کی ہدایات; Form 990-EZ کی ہدایات)۔

مجموعی آمدنی سال بھر میں تمام ذرائع سے ملنے والی ہر رقم ہے، جس میں سے کوئی لاگت نہیں گھٹائی جاتی (Form 990 کی ہدایات)۔ "عام طور پر" کا اپنا ٹیسٹ ہے (IRS کا Form 990-N صفحہ):

• پہلے سال میں ادارہ اہل ہے اگر اسے ⁦$75,000⁩ یا اس سے کم ملا ہو، یا عطیہ دہندگان نے اتنے کا وعدہ کیا ہو۔
• ایک سے تین سال کی عمر کے درمیان، اپنے پہلے دو ٹیکس سالوں میں سے ہر ایک میں اس کی مجموعی آمدنی کی اوسط ⁦$60,000⁩ یا اس سے کم ہونی چاہیے۔
• تین سال یا اس سے زیادہ عمر پر، پچھلے تین ٹیکس سالوں میں، موجودہ سال سمیت، اس کی مجموعی آمدنی کی اوسط ⁦$50,000⁩ یا اس سے کم ہونی چاہیے۔

چرچ اور کچھ دوسرے گروپوں کو گوشوارہ جمع کرانا ضروری نہیں، نجی فاؤنڈیشن اس کی جگہ Form 990-PF جمع کراتی ہے، اور کچھ گروپ، جیسے supporting organizations، چھوٹے ہونے پر بھی Form 990 یا ⁦990-EZ⁩ جمع کرانے کے پابند ہیں (IRS: who must file)۔ donor advised funds کے اسپانسر ادارے Form 990-EZ نہیں بلکہ Form 990 استعمال کرتے ہیں، اور سیکشن ⁦512(b)(13)⁩ کے تحت کنٹرول کرنے والا ادارہ بھی، جب سال کے دوران اس کے اور اس کے زیر کنٹرول ادارے کے درمیان کسی بھی سمت میں رقم منتقل ہوئی ہو (Form 990 کی ہدایات)۔ چرچ کے لیے چرچ کا حساب کتاب اور عطیات کا ریکارڈ دیکھیں۔ ریاستی خیراتی رجسٹریشن، سالانہ رپورٹس اور ریاستی ٹیکس استثنا الگ ہیں اور ریاست کے لحاظ سے مختلف ہوتے ہیں؛ IRS ریاستی سائٹس کی فہرست اپنے State Links صفحے پر دیتا ہے۔ کچھ ریاستیں اپنی رپورٹ کی جگہ وفاقی گوشوارہ قبول کرتی ہیں اور مزید تفصیل مانگ سکتی ہیں (Form 990-EZ کی ہدایات)۔

اعداد و شمار حساب کتاب سے آتے ہیں، لیکن گوشوارہ تیار کرنا حساب کتاب رکھنے سے الگ کام ہے۔ آخری تاریخ سے پہلے طے کر لیں کہ اسے کون تیار کرے گا۔

اگر تین سال گوشوارہ جمع نہ ہو تو کیا ہوتا ہے؟

جو ادارہ لازمی Form 990، ⁦990-EZ⁩ یا ⁦990-N⁩ مسلسل تین سال جمع نہ کرائے، وہ ٹیکس سے مستثنیٰ حیثیت خود بخود کھو دیتا ہے، اور یہ تیسرے چھوٹے ہوئے گوشوارے یا نوٹس کی اصل آخری تاریخ سے لاگو ہوتا ہے (IRS: automatic revocation)۔ Form 990-N دیر سے جمع کرانے پر جرمانہ نہیں لگتا، لیکن چھوٹا ہوا e-Postcard بھی تین سالوں میں گنا جاتا ہے (IRS کا Form 990-N صفحہ)۔

IRS ایک Automatic Revocation List شائع کرتا ہے؛ اس میں ادارے کا نام دیکھ لیں (IRS: automatic revocation)۔

منسوخی کے بعد:

• ادارہ وفاقی انکم ٹیکس سے مستثنیٰ نہیں رہتا، اس لیے اسے انکم ٹیکس گوشوارہ جمع کرانا اور ٹیکس ادا کرنا پڑ سکتا ہے۔
• وہ ٹیکس سے قابل کٹوتی عطیات وصول کرنے کا اہل نہیں رہتا۔ عطیہ دہندگان وہ عطیات اب بھی کاٹ سکتے ہیں جو ادارے کا نام IRS کی منسوخی کی فہرست میں آنے سے پہلے دیے گئے۔
• بحالی کے لیے ادارے کو IRS میں درخواست دینی ہوگی؛ قانون درست منسوخی کی اپیل کی اجازت نہیں دیتا۔ ریاستی اور مقامی قانون بھی اسے مختلف طرح دیکھ سکتا ہے (IRS: automatic revocation)۔

ہر راستہ ایک استثنا کی درخواست ہے جس کی صارف فیس ہے: ہر راستے پر Form 1023، 1024 یا ⁦1024-A⁩، اور Form 1023-EZ صرف پہلے اور آخری راستے پر۔ استثنا کس تاریخ سے بحال ہوتا ہے، یہ راستے پر منحصر ہے (IRS: reinstatement):

معقول وجہ والے دونوں راستوں میں چھوٹے ہوئے گوشوارے کاغذ پر جمع کرانا، اور یہ بیان بھی ضروری ہے کہ اب ہر لازمی گوشوارہ جمع ہو چکا ہے۔ پہلے راستے میں IRS گوشوارہ جمع نہ کرانے کا جرمانہ صرف اس صورت میں معاف کرتا ہے جب ادارہ چھوٹے ہوئے سالوں کے لیے کاغذی Form 990-EZ بھی جمع کرائے، سوائے اس سال کے جس میں وہ Form 990-N استعمال کر سکتا تھا۔

اس کے علاوہ، دیر سے یا ادھورا Form 990 یا ⁦990-EZ⁩ چھوٹے ادارے پر ⁦$25⁩ روزانہ، زیادہ سے زیادہ ⁦$13,000⁩ یا مجموعی وصولیوں کے ⁦5%⁩ میں سے جو کم ہو کا جرمانہ لا سکتا ہے، سوائے اس کے کہ معقول وجہ ہو؛ جس ادارے کی مجموعی آمدنی ہدایات میں دی گئی بلند حد سے اوپر ہو، اس پر روزانہ کی بڑی رقم اور بڑی بالائی حد لگتی ہے۔ جرمانہ کسی شخص پر بھی آ سکتا ہے۔ اگر IRS خط بھیج کر گوشوارہ جمع کرانے یا درست کرنے کی تاریخ دے اور وہ تاریخ گزر جائے تو ہر افسر، ڈائریکٹر، ٹرسٹی، ملازم یا دوسرا فرد جس پر جمع کرانے کی ذمہ داری ہو، ⁦$10⁩ روزانہ، ایک گوشوارے کے لیے تمام افراد کی مجموعی بالائی حد ⁦$6,500⁩ کا مقروض ہو سکتا ہے، اور وہ سب اس کے لیے مل کر ذمہ دار ہیں (Form 990 کی ہدایات; ⁦26 U.S.C. 6652(c)⁩)۔

چھوٹے ہوئے سال پیشہ ور کے فیصلے کا معاملہ ہیں: کون سے سال لازمی تھے، ہر سال کو کون سا فارم چاہیے تھا، اور کون سا راستہ موزوں ہے۔ ہر گوشوارہ حساب کتاب کے اعداد و شمار رپورٹ کرتا ہے، اس لیے ان سالوں کا پیچھے رہ جانے والا حساب کتاب بھی اہم ہے۔

مجھے کون سا ریکارڈ کتنی مدت رکھنا ہے؟

گوشوارے کی تائید کرنے والا ریکارڈ گوشوارے کی آخری تاریخ یا جمع کرانے کی تاریخ میں سے بعد والی تاریخ سے کم از کم تین سال رکھیں، اور استثنا کے کاغذات اور بورڈ کی منٹس ہمیشہ رکھیں (Form 990 کی ہدایات; Publication 4221-PC)۔

ملازمت کے ٹیکس اور جائیداد کے ریکارڈ کاروباری ریکارڈ کتنی مدت رکھیں کے عمومی قواعد پر چلتے ہیں۔ Form 990 کا Part VI، لائن 14 پوچھتا ہے کہ ادارے کے پاس دستاویزات رکھنے اور تلف کرنے کی پالیسی ہے یا نہیں (Form 990 کی ہدایات)۔

کیا غیر منافع بخش ادارہ کبھی ٹیکس دیتا ہے؟

جی ہاں۔ عام وفاقی انکم ٹیکس غیر متعلقہ کاروباری آمدنی پر ہوتا ہے: زیادہ تر اداروں کے لیے، وہ آمدنی جو ایسی تجارت یا کاروبار سے ہو جو باقاعدگی سے چلایا جائے اور استثنا کے مقصد سے بڑی حد تک غیر متعلق ہو۔ استثنا منسوخ ہونے کے بعد (اوپر دیکھیں) بھی انکم ٹیکس لگ سکتا ہے، اور تنخواہ دار عملہ رکھنے والے ادارے پر ملازمت کے ٹیکس ہوتے ہیں (پے رول ترتیب دینا)۔ دو عام استثنا جواب بدل سکتے ہیں: وہ کاروبار جس کا تقریباً سارا کام بغیر اجرت کے ہو، جیسے رضاکاروں کی چلائی ہوئی فروخت، اور ایسے سامان کی فروخت جس کا تقریباً سارا حصہ عطیہ کیا گیا ہو، جیسے بہت سی thrift shops (IRS: exceptions and exclusions)۔ ریکارڈ رکھیں کہ کام کس نے کیا اور سامان کہاں سے آیا۔ جس ادارے کی تمام غیر متعلقہ کاروباروں کی مجموعی کل آمدنی ⁦$1,000⁩ یا اس سے زیادہ ہو، وہ اپنے سالانہ گوشوارے کے علاوہ Form 990-T بھی جمع کراتا ہے (Form 990 کی ہدایات; IRS: unrelated business income tax)۔ یہاں کل آمدنی کا مطلب مجموعی آمدنی (gross receipts) منفی فروخت شدہ مال کی لاگت ہے۔ Form 990-T برقی طور پر جمع کرانا لازمی ہے اور اس کی آخری تاریخ سال ختم ہونے کے بعد پانچویں مہینے کی 15 تاریخ ہے، توسیع Form 8868 پر ملتی ہے؛ ٹیکس اصل آخری تاریخ تک ادا کرنا ہے (Form 990-T کی ہدایات)۔ جو ادارہ توقع کرے کہ سال کا ٹیکس ⁦$500⁩ یا اس سے زیادہ ہوگا، وہ سال کے دوران تخمینی ٹیکس بھی ادا کرتا ہے (IRS: unrelated business income tax)۔

کوئی سرگرمی غیر متعلقہ کاروبار ہے یا نہیں، یہ حقائق پر منحصر ہے۔ حساب کتاب میں کسی بھی باقاعدہ ضمنی کاروبار کی آمدنی اور براہ راست اخراجات کو عطیات اور پروگرام کی آمدنی سے الگ رکھیں، تاکہ ادارہ دیکھ سکے کہ وہ حد پار کر رہا ہے یا نہیں۔

خزانچی یا بورڈ کو ہر ماہ کیا دیکھنا چاہیے؟

کوئی IRS قاعدہ ماہانہ رپورٹ مقرر نہیں کرتا۔ مفید مجموعہ وہی ہوتا ہے جو سالانہ گوشوارہ مانگتا ہے، تاکہ سال کے آخر میں انہی اعداد و شمار سے کام لیا جا سکے:

1. بیلنس شیٹ جو خالص اثاثے عطیہ دہندہ کی پابندیوں کے بغیر اور ان کے ساتھ دکھائے (Part X)۔
2. مہینے اور سال اب تک کی آمدنی اور اخراجات، بجٹ کے مقابلے میں۔
3. گرانٹ کی فہرست: ہر پابند عطیے یا گرانٹ کے لیے وصول شدہ، خرچ شدہ، بقایا اور خرچ کرنے کی آخری تاریخ۔
4. سال اب تک کے اخراجات کام کے لحاظ سے (Part IX)۔
5. بینک اور کارڈ کے حسابات کا ملاپ، مکمل اور دستخط شدہ۔
6. ⁦$250⁩ یا اس سے زیادہ کے ہر عطیے کے لیے بھیجی گئی تحریری تصدیقات۔

اس مجموعے کے پیچھے کے معمول کے لیے ماہ کے اختتام کی چیک لسٹ اور سال کے اختتام کی چیک لسٹ دیکھیں۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں۔ تمام رقمیں امریکی ڈالر میں ہیں۔

فوڈ پینٹری پابند گرانٹ کا کچھ حصہ خرچ کرتی ہے

ایک فوڈ پینٹری کو فریزر اور کھانا خریدنے کے لیے ⁦$20,000⁩ کی گرانٹ ملتی ہے۔ وہ مارچ میں ⁦$5,000⁩ کا کھانا خریدتی ہے۔

⁦$5,000⁩ کا خرچ منتقلی سے پورا ہو جاتا ہے، اور ⁦$15,000⁩ فریزر اور آئندہ کھانے کے لیے عطیہ دہندہ کی پابندیوں کے ساتھ رہتے ہیں۔ گرانٹ کی فہرست بھی یہی بیلنس دکھاتی ہے۔

ایک چھوٹا آرٹس گروپ اپنا گوشوارہ چنتا ہے

کیلنڈر سال والا ایک آرٹس گروپ، جو کم از کم تین سال پرانا ہے اور supporting organization نہیں، پچھلے تین سالوں میں ہر سال تقریباً ⁦$60,000⁩ وصول کرتا رہا ہے اور سال کا اختتام ⁦$40,000⁩ کے اثاثوں پر کرتا ہے۔ اس کی تین سال کی اوسط ⁦$50,000⁩ سے اوپر ہے، اس لیے وہ e-Postcard استعمال نہیں کر سکتا۔ وہ ⁦$200,000⁩ اور ⁦$500,000⁩ کے ٹیسٹوں سے نیچے ہے، اس لیے Form 990-EZ یا Form 990 جمع کراتا ہے۔ وہ 15 مئی سے پہلے طے کر لیتا ہے کہ کون سا، یا Form 8868 سے توسیع لیتا ہے۔

ایک عطیہ دہندہ ڈنر کی ادائیگی کرتا ہے

ایک عطیہ دہندہ ایسے ڈنر کے لیے ⁦$150⁩ دیتا ہے جس کی قیمت ادارہ ⁦$60⁩ لگاتا ہے۔ ادائیگی ⁦$75⁩ سے زیادہ ہے اور بدلے میں کچھ ملتا ہے، اس لیے ادارہ تحریری انکشافی بیان دیتا ہے: قابل کٹوتی رقم ⁦$90⁩ تک محدود ہے، یعنی ⁦$60⁩ کے اندازے سے زائد رقم۔ حساب کتاب میں ⁦$60⁩ تقریب کی آمدنی ہے اور ⁦$90⁩ عطیہ۔ اسی ڈنر کے لیے ⁦$300⁩ کی ادائیگی پر ⁦$240⁩ کا عطیہ بچتا ہے، جو ⁦$250⁩ سے کم ہے، اس لیے اسے انکشافی بیان چاہیے مگر تحریری تصدیق نہیں۔ ⁦$350⁩ پر ⁦$290⁩ کے عطیے کو بھی ایسی تحریری تصدیق چاہیے جو ڈنر اور اس کی ⁦$60⁩ کی قیمت بیان کرے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کا غیر منافع بخش ادارہ چرچ ہے: چرچ کا حساب کتاب، رہائشی الاؤنس اور عطیات کا ریکارڈ استعمال کریں۔
• آپ کاروبار ہیں جو خیرات میں دیتے ہیں: عطیہ دینے والے کا پہلو کاروبار کی طرف سے خیراتی عطیات میں ہے۔
• آپ کا غیر منافع بخش ادارہ کینیڈا کا ہے: غیر منافع بخش اداروں کا حساب کتاب اور معلوماتی گوشوارے دیکھیں۔
• کسی پابند گرانٹ کا خرچ ٹیگ کے بغیر ہو گیا، حساب کتاب مہینوں یا سالوں پیچھے ہے، یا کوئی فنڈر، بینک یا بورڈ اسٹیٹمنٹس مانگ رہا ہے: فنڈرز اور IRS کو دی جانے والی رپورٹس حساب کتاب سے بنتی ہیں، اس لیے وہاں کی خالی جگہیں عموماً پہلے بھرنی پڑتی ہیں۔ پرانے حسابات مکمل کرنا اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• گوشوارے چھوٹ گئے، IRS نے کسی گوشوارے کے بارے میں خط بھیجا، یا استثنا ختم ہو گیا ہو سکتا ہے: سال، فارم اور بحالی کا راستہ حقائق پر منحصر ہیں۔ ان سالوں کا حساب کتاب حساب کتاب میں مدد سے دوبارہ بنایا جا سکتا ہے؛ کون سے گوشوارے اور کون سی درخواست موزوں ہے، یہ پیشہ ور طے کرے۔
• آپ کے پاس تنخواہ دار عملہ ہے: پے رول کی ترتیب الگ کام ہے؛ پے رول ترتیب دینا دیکھیں۔