Nonprofit-Buchhaltung: zweckgebundene Mittel und Form 990

Wie unterscheidet sich die Buchhaltung einer kleinen gemeinnützigen Organisation in den USA von der eines Unternehmens?

Eine gemeinnützige Organisation in den USA hat keine Eigentümer und keinen Gewinn, den sie ausschütten könnte. Ihre Bücher erfassen das Nettovermögen (Net Assets), die Entsprechung des Eigenkapitals beim Unternehmen, in zwei Gruppen, ohne Spenderauflagen und mit Spenderauflagen, sowie die Veränderung jeder Gruppe. Form 990 (die jährliche Informationserklärung gemeinnütziger Organisationen) verlangt dieselbe Aufteilung in Teil X, Zeilen 27 und 28, wenn die Organisation den Rechnungslegungsstandard für gemeinnützige Organisationen (ASC 958) anwendet; wendet sie ihn nicht an, gelten stattdessen die Zeilen 29 bis 31 (Anleitung zu Form 990). Welcher Fall zutrifft, klärt, wer den Jahresabschluss erstellt.

Die Erklärung sollte in der Regel dieselbe Gewinnermittlungsmethode verwenden, die auch die Bücher regelmäßig verwenden. Viele Bundesstaaten, die Form 990 anstelle ihres eigenen Berichts akzeptieren, verlangen die periodengerechte Methode (Accrual Method). Prüfen Sie daher Ihren Bundesstaat, bevor Sie sich entscheiden (Anleitung).

Ein Fall ist nicht einfach, wenn ein zweckgebundener Zuschuss ohne Zuordnung ausgegeben wurde, Kosten nie nach Funktion aufgeteilt wurden, die Bücher im Rückstand sind, ein Geldgeber, eine Bank oder der Vorstand Abschlüsse verlangt oder eine Erklärung versäumt wurde und die Steuerbefreiung gefährdet sein könnte. Berichte an Geldgeber und an den IRS (Internal Revenue Service, US-Bundessteuerbehörde) stützen sich auf die Bücher, deshalb müssen dort Lücken meist zuerst geschlossen werden. Legen Sie zuerst bereit:

• Das Bestätigungsschreiben des IRS zur Steuerbefreiung (Determination Letter) und die bisher eingereichten Erklärungen der Organisation.
• Zuschussvereinbarungen und Bewilligungsschreiben.
• Konto- und Kartenauszüge für jedes Konto.
• Spenderunterlagen und alle versandten Bestätigungen.
• Das vom Vorstand genehmigte Budget.

So richten Sie die Bücher ein:

1. Richten Sie für jede Art von Geldeingang ein eigenes Ertragskonto ein: Spenden, Zuschüsse, Mitgliedsbeiträge, Programmgebühren, Veranstaltungseinnahmen.
2. Führen Sie Aufwandskonten nach Art und ordnen Sie jede Ausgabe ihrer Funktion zu: Programm, Verwaltung und Allgemeines oder Fundraising.
3. Kennzeichnen Sie jeden Geldeingang als mit oder ohne Spenderauflagen.

Woran erkenne ich, ob eine Spende oder ein Zuschuss zweckgebunden ist, und wie verfolge ich ihn?

Eine Spende oder ein Zuschuss ist zweckgebunden, wenn der Spender, wozu auch der Geber bestimmter Zuschüsse zählt, eine Grenze setzt, die enger ist als die eigenen Zwecke der Organisation in Satzung oder Bylaws: ein Zweck, ein Zeitpunkt oder die Pflicht, die Spende zu erhalten, wie bei einem Stiftungsvermögen (Endowment). Wenn der Vorstand beschließt, Geld beiseitezulegen, ist das eine Vorstandsreservierung (Board Designation) und keine Zweckbindung; das Geld bleibt im Nettovermögen ohne Spenderauflagen (Anleitung zu Form 990).

Eine Spende für etwas, das die Organisation ohnehin im Rahmen ihrer allgemeinen Zwecke tut, trägt möglicherweise keine Zweckbindung. Ist die Formulierung unklar, fragen Sie den Spender und halten Sie die Antwort schriftlich fest. Zahlt ein Zuschuss erst nach den Ausgaben der Organisation aus oder muss er zurückgezahlt werden, wenn ein Ziel verfehlt wird, stellt sich die Frage, wann er als Ertrag zählt. Das ist eine Frage des Rechnungslegungsstandards, die die Anleitung des IRS nicht regelt; klären Sie sie mit demjenigen, der den Jahresabschluss erstellt.

So verfolgen Sie eine zweckgebundene Spende oder einen zweckgebundenen Zuschuss:

1. Bewahren Sie die Vereinbarung oder das Schreiben mit dem Wortlaut des Spenders auf. Der IRS nennt Zuschussanträge und Bewilligungen unter den Belegen, die aufzubewahren sind (Publication 4221-PC).
2. Tragen Sie für jede Spende oder jeden Zuschuss eine Zeile in eine Zuschussliste ein: Spender, Zweck, Betrag, Eingangsdatum, Verwendungsfrist, bisher ausgegeben, Restbetrag.
3. Kennzeichnen Sie jeden zweckgebundenen Geldeingang in den Büchern mit seiner Klasse, damit der Saldo „mit Spenderauflagen“ auch dann ausgewiesen werden kann, wenn das Geld nicht auf einem eigenen Bankkonto liegt.
4. Ordnen Sie jede Ausgabe dem Zuschuss zu, aus dem sie bezahlt wurde, und ihrer Funktion. Der IRS sagt, dass die Unterlagen bei mehr als einem Programm die Einnahmen und Ausgaben jedes Programms erkennen lassen sollen (Publication 4221-PC).
5. Stimmen Sie die Zuschussliste jeden Monat mit dem Saldo „mit Spenderauflagen“ ab.

Was wird in den Büchern gebucht, wenn ein zweckgebundener Zuschuss ausgegeben wird?

Sobald das Geld wie vom Spender vorgegeben ausgegeben ist und eine Zeitgrenze abgelaufen ist, unterliegt es der Zweckbindung nicht mehr. Der Betrag wandert dann vom Nettovermögen mit Spenderauflagen in das Nettovermögen ohne Spenderauflagen. Verlangt die Vereinbarung außerdem, dass die Organisation das Angeschaffte weiter nutzt oder behält, bleibt dieser Teil zweckgebunden. Die Ausgabe wird wie üblich gebucht. Die Umbuchung ändert das gesamte Nettovermögen nicht; die Ausgabe tut es.

• Buchen Sie die Umbuchung in der Periode, in der die Auflagen erfüllt sind, meist wenn das Geld ausgegeben wird, mit einem Vermerk, der den Zuschuss nennt.
• Eine Zweckbindung, die nur die Zeit betrifft, endet mit dem Datum des Spenders, ohne dass Geld ausgegeben werden muss.
• Fällt eine Zahlung außerhalb der Bedingungen des Spenders, geben Sie das Geld nicht frei. Lesen Sie zuerst die Vereinbarung oder fragen Sie den Geldgeber; das ist eine Entscheidung, keine Buchung.
• Ein zweckgebundener Restsaldo zum Jahresende wird vorgetragen; in Form 990 weist ihn eine Organisation, die ASC 958 anwendet, in Teil X, Zeile 28 aus.

Wenn der Zuschuss ausgegeben wurde, bevor er gekennzeichnet war

1. Holen Sie die Vereinbarung heraus und listen Sie auf, was sie erlaubt.
2. Listen Sie jede Zahlung aus den Mitteln dieses Zuschusses nach Datum auf und markieren Sie jede als innerhalb oder außerhalb der Bedingungen des Spenders.
3. Buchen Sie die Umbuchung für die Zahlungen innerhalb der Bedingungen in der Periode, in der jede Auflage erfüllt wurde, meist bei der Ausgabe. Zahlungen außerhalb der Bedingungen sind eine Frage an den Geldgeber, keine Buchung.

Wenn ein Bericht an den Geldgeber oder eine Prüfung ansteht, bevor das erledigt ist, kann ein Experte helfen zu klären, welche Zahlungen den Bedingungen entsprechen.

Was sind funktionale Ausgaben, und wie teile ich gemeinsame Kosten auf?

Funktionale Ausgaben (Functional Expenses) sortieren jede Ausgabe nach ihrer Aufgabe: Programmleistungen, Verwaltung und Allgemeines oder Fundraising. Eine 501(c)(3)- oder 501(c)(4)-Organisation, die Form 990 einreicht, füllt in Teil IX alle drei Spalten aus; andere Organisationen müssen die Gesamtspalte ausfüllen und dürfen die übrigen ausfüllen (Anleitung zu Form 990).

Eine Ausgabe, die mehr als einer Funktion dient, wird aufgeteilt. Wenn das Buchhaltungssystem nicht zuordnet, genügt jede vernünftige Methode, aber die Beträge müssen stimmen und die Methode muss schriftlich festgehalten sein. Wenn ein Mitarbeiter einen Teil seiner Zeit auf Fundraising und einen Teil auf Programme verwendet, wird das Gehalt nach dieser Zeit aufgeteilt; das ganze Gehalt darf nicht den Programmen zugeordnet werden, nur weil der größte Teil der Zeit auf Programmarbeit entfiel (Anleitung zu Form 990).

Legen Sie die Grundlage einmal fest, schreiben Sie sie auf und wenden Sie sie jeden Monat an. Zeitnachweise für Gehälter und die Fläche für die Miete sind übliche Grundlagen. Auch eine Organisation, die die Kurzform einreicht, sollte Kosten aufteilen: Ein Bundesstaat kann eine vollständige Analyse der funktionalen Ausgaben verlangen (Anleitung zu Form 990-EZ).

Was muss ich für Spender festhalten?

Dieser Abschnitt gilt für eine Wohltätigkeitsorganisation, die steuerlich abziehbare Spenden entgegennehmen darf, etwa eine 501(c)(3)-Organisation. Andere steuerbefreite Gruppen wie Vereine und Berufsverbände folgen anderen Spenderregeln.

Für eine Spende von $250 oder mehr stellt die Organisation dem Spender eine schriftliche Bestätigung aus. Für eine Zahlung über $75, die teils Spende und teils Kauf ist, gibt sie eine schriftliche Offenlegungserklärung ab, wenn sie um die Zahlung bittet oder sie erhält, nicht erst zum Jahresende. Eine Organisation, die eine Bestätigung unterlässt, riskiert keine Strafe, aber der Spender kann die Spende ohne sie nicht abziehen (Publication 1771).

Die Bestätigung muss den Spender bis zum früheren der beiden Termine erreichen: dem Tag, an dem der Spender seine Erklärung einreicht, oder der Fälligkeit seiner Erklärung einschließlich Fristverlängerungen. Organisationen versenden sie üblicherweise bis zum 31. Januar. Eine Jahresübersicht kann mehrere Spenden dieser Höhe abdecken, kleinere Spenden werden aber nicht zusammengerechnet. Fehlt die Offenlegungserklärung, droht $10 pro Spende, höchstens $5.000 pro Spendenveranstaltung oder Spendenaufruf per Post, sofern kein triftiger Grund (Reasonable Cause) vorlag. Kleine symbolische Gegenstände und einige günstige Mitgliedsvorteile sind Ausnahmen (Publication 1771).

Halten Sie in den Büchern für jede Spende Spender, Datum, Betrag, Zahlungsweise, gegebene Waren oder Leistungen und jede Zweckbindung fest. Buchen Sie eine Zahlung wie eine Dinnerkarte in zwei Teilen: den Verkaufswert dessen, was der Spender erhalten hat, als Veranstaltungsertrag und nur den Mehrbetrag als Spende (Anleitung zu Form 990). Bewahren Sie Muster des Fundraising-Materials und für jede Veranstaltung auf, was die Gäste erhalten haben und welchen Verkaufswert es hatte (Anleitung zu Form 990).

Sachspenden wie Lebensmittel oder Ausrüstung sind Spenden ohne Geldfluss: Halten Sie fest, was gegeben wurde und welchen Wert es beim Empfang hatte. Gespendete Dienstleistungen und die kostenlose Überlassung von Räumen dürfen in Form 990 nicht als Ertrag ausgewiesen werden (Anleitung zu Form 990). Bei einer größeren Sachspende kann der Spender Form 8283, Abschnitt B, mitbringen; die Organisation unterschreibt die Empfangsbestätigung und behält eine Kopie. Verkauft sie dieses Vermögen oder gibt es anderweitig ab, und zwar innerhalb von 3 Jahren, reicht sie in der Regel innerhalb von 125 Tagen Form 8282 ein und gibt dem Spender eine Kopie. Gegenstände, die für den steuerbefreiten Zweck verbraucht oder weitergegeben werden, sind ausgenommen (Anleitung zu Form 8283; Form 8282).

Welche Jahreserklärung reicht meine gemeinnützige Organisation ein, und wann ist sie fällig?

Welche Erklärung gilt, hängt von den Bruttoeinnahmen und dem Gesamtvermögen ab (Anleitung zu Form 990; Seite des IRS zu Form 990-N).

Alle drei sind am 15. Tag des fünften Monats nach Ende des Steuerjahres fällig (15. Mai bei einem Kalenderjahr) oder am nächsten Werktag. Form 8868 gewährt für Form 990 und Form 990-EZ eine automatische Fristverlängerung von sechs Monaten (Publication 4221-PC). Form 990 und Form 990-EZ müssen elektronisch eingereicht werden (Anleitung zu Form 990; Anleitung zu Form 990-EZ).

Bruttoeinnahmen sind alles, was im Jahr aus allen Quellen eingeht, ohne Abzug von Kosten (Anleitung zu Form 990). „Normalerweise“ (Normally) hat einen eigenen Test (Seite des IRS zu Form 990-N):

• Im ersten Jahr erfüllt eine Organisation die Voraussetzung, wenn sie $75.000 oder weniger erhalten hat oder Spender diesen Betrag zugesagt haben.
• Zwischen einem und drei Jahren Bestehen muss sie in jedem ihrer ersten beiden Steuerjahre durchschnittlich $60.000 oder weniger an Bruttoeinnahmen gehabt haben.
• Ab drei Jahren Bestehen muss sie in den vorangegangenen drei Steuerjahren einschließlich des laufenden durchschnittlich $50.000 oder weniger gehabt haben.

Kirchen und einige andere Organisationen müssen nicht einreichen, eine private Stiftung (Private Foundation) reicht stattdessen Form 990-PF ein, und manche Organisationen, etwa unterstützende Organisationen (Supporting Organizations), müssen Form 990 oder 990-EZ auch dann einreichen, wenn sie klein sind (IRS: wer einreichen muss). Trägerorganisationen von Donor Advised Funds müssen Form 990 und nicht Form 990-EZ verwenden. Das gilt auch für eine beherrschende Organisation nach Section 512(b)(13), wenn im Jahr Mittel in einer der beiden Richtungen zwischen ihr und einer beherrschten Einheit geflossen sind (Anleitung zu Form 990). Für eine Kirche siehe Buchführung von Kirchen und Spendenunterlagen. Die Registrierung als Wohltätigkeitsorganisation im Bundesstaat, Jahresberichte und die Steuerbefreiungen der Bundesstaaten sind davon getrennt und unterscheiden sich je nach Bundesstaat; der IRS führt Seiten der Bundesstaaten auf seiner Seite mit Links zu den Bundesstaaten. Einige Bundesstaaten akzeptieren die Bundeserklärung anstelle ihres eigenen Berichts und verlangen unter Umständen zusätzliche Angaben (Anleitung zu Form 990-EZ).

Die Bücher liefern die Zahlen, aber die Erstellung der Erklärung ist eine andere Arbeit als die Buchführung. Klären Sie vor dem Fälligkeitstermin, wer sie erstellt.

Was passiert, wenn die Erklärung drei Jahre lang nicht eingereicht wird?

Eine Organisation, die eine vorgeschriebene Form 990, 990-EZ oder 990-N drei Jahre in Folge nicht einreicht, verliert ihre Steuerbefreiung automatisch, und zwar mit Wirkung zum ursprünglichen Fälligkeitstermin der dritten versäumten Erklärung oder Meldung (IRS: automatischer Widerruf). Eine verspätete Form 990-N zieht keine Strafe nach sich, doch eine versäumte e-Postcard zählt trotzdem für die drei Jahre (Seite des IRS zu Form 990-N).

Der IRS veröffentlicht eine Automatic Revocation List (Liste der automatisch widerrufenen Befreiungen); suchen Sie dort nach dem Namen der Organisation (IRS: automatischer Widerruf).

Nach dem Widerruf:

• Die Organisation ist von der US-Bundeseinkommensteuer nicht mehr befreit und muss deshalb möglicherweise eine Einkommensteuererklärung einreichen und Steuer zahlen.
• Sie darf keine steuerlich abziehbaren Spenden mehr entgegennehmen. Spender können Spenden, die sie vor der Aufnahme des Namens in die Widerrufsliste des IRS gemacht haben, weiterhin abziehen.
• Sie muss beim IRS die Wiederherstellung beantragen; gegen einen ordnungsgemäßen Widerruf sieht das Gesetz keinen Einspruch vor. Auch das Recht der Bundesstaaten und der Kommunen kann sie anders behandeln (IRS: automatischer Widerruf).

Jeder Weg ist ein Antrag auf Steuerbefreiung mit einer Gebühr: Form 1023, 1024 oder 1024-A auf jedem Weg, Form 1023-EZ nur auf dem ersten und dem letzten. Ab wann die Befreiung wieder gilt, hängt vom Weg ab (IRS: Wiederherstellung):

Die beiden Wege mit triftigem Grund verlangen außerdem die versäumten Erklärungen, auf Papier eingereicht, und eine Erklärung, dass jetzt alle vorgeschriebenen Erklärungen eingereicht sind. Auf dem ersten Weg erlässt der IRS den Zuschlag für verspätete Einreichung nur dann, wenn die Organisation für die versäumten Jahre zusätzlich Form 990-EZ auf Papier einreicht, außer für ein Jahr, in dem sie Form 990-N hätte verwenden können.

Unabhängig davon kann eine verspätete oder unvollständige Form 990 oder 990-EZ bei einer kleineren Organisation $25 pro Tag, höchstens der niedrigere Wert aus $13.000 oder 5 % der Bruttoeinnahmen nach sich ziehen, sofern kein triftiger Grund vorlag; eine Organisation mit Bruttoeinnahmen über einer höheren, in der Anleitung genannten Grenze muss einen größeren Tagesbetrag und eine höhere Obergrenze fürchten. Der Zuschlag kann auch eine Person treffen. Setzt der IRS in einem Schreiben eine Frist zur Einreichung oder Berichtigung der Erklärung und verstreicht sie, kann jeder Officer, Direktor, Treuhänder, Angestellte oder jede andere Person mit der Pflicht zur Einreichung $10 pro Tag, höchstens $6.500 insgesamt für alle Personen bei einer Erklärung schulden, und alle haften dafür gemeinsam (Anleitung zu Form 990; 26 U.S.C. 6652(c)).

Versäumte Jahre sind ein Fall für fachliche Beurteilung: Welche Jahre waren vorgeschrieben, welche Form brauchte jedes, und welcher Weg passt. Jede Erklärung weist Zahlen aus den Büchern aus, deshalb zählen auch Bücher, die für diese Jahre im Rückstand sind.

Welche Unterlagen bewahre ich auf, und wie lange?

Bewahren Sie Unterlagen, die eine Erklärung stützen, mindestens drei Jahre ab dem späteren von Fälligkeitstermin und Einreichungsdatum der Erklärung auf. Die Unterlagen zur Steuerbefreiung und die Vorstandsprotokolle bewahren Sie dauerhaft auf (Anleitung zu Form 990; Publication 4221-PC).

Für Unterlagen zu Lohnsteuern und Vermögen gelten die allgemeinen Regeln in Wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Form 990, Teil VI, Zeile 14, fragt, ob die Organisation eine Richtlinie zur Aufbewahrung und Vernichtung von Unterlagen hat (Anleitung zu Form 990).

Muss eine gemeinnützige Organisation je Steuern zahlen?

Ja. Die übliche Bundeseinkommensteuer fällt auf nicht zweckbezogene Einkünfte (Unrelated Business Income) an: bei den meisten Organisationen Einkünfte aus einem Gewerbe oder Geschäft, das regelmäßig betrieben wird und dem Zweck der Steuerbefreiung nicht wesentlich dient. Einkommensteuer kann außerdem nach einem Widerruf der Befreiung anfallen (siehe oben), und eine Organisation mit bezahltem Personal hat Lohnsteuern (Lohnabrechnung einrichten). Zwei häufige Ausnahmen können das Ergebnis ändern: ein Geschäft, in dem im Wesentlichen die gesamte Arbeit unbezahlt geleistet wird, etwa ein von Freiwilligen betriebener Verkauf, und der Verkauf von Waren, die im Wesentlichen alle gespendet wurden, wie in vielen Secondhand-Läden (IRS: Ausnahmen und Ausschlüsse). Führen Sie Aufzeichnungen darüber, wer die Arbeit getan hat und woher die Waren stammen. Eine Organisation mit $1.000 oder mehr an Bruttoeinkünften aus allen ihren nicht zweckbezogenen Geschäften zusammen reicht zusätzlich zur Jahreserklärung Form 990-T ein (Anleitung zu Form 990; IRS: Steuer auf nicht zweckbezogene Einkünfte). Bruttoeinkünfte bedeutet hier Bruttoeinnahmen abzüglich Wareneinsatz. Form 990-T muss elektronisch eingereicht werden und ist am 15. Tag des fünften Monats nach Jahresende fällig, mit Fristverlängerung über Form 8868; die Steuer ist bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin zu zahlen (Anleitung zu Form 990-T). Eine Organisation, die für das Jahr mit einer Steuer von $500 oder mehr rechnet, zahlt außerdem im Laufe des Jahres Vorauszahlungen (Estimated Tax) (IRS: Steuer auf nicht zweckbezogene Einkünfte).

Ob eine Tätigkeit ein nicht zweckbezogenes Geschäft ist, hängt von den Tatsachen ab. Halten Sie in den Büchern die Einnahmen und direkten Kosten jedes regelmäßigen Nebengeschäfts getrennt von Spenden und Programmeinnahmen, damit die Organisation sieht, ob sie die Grenze überschreitet.

Was sollten Schatzmeister oder Vorstand jeden Monat sehen?

Keine Regel des IRS schreibt einen Monatsbericht vor. Ein brauchbares Paket spiegelt wider, was die Jahreserklärung abfragt, damit das Jahresende auf denselben Zahlen aufbaut:

1. Eine Bilanz mit dem Nettovermögen mit und ohne Spenderauflagen (Teil X).
2. Einnahmen und Ausgaben für den Monat und seit Jahresbeginn im Vergleich zum Budget.
3. Die Zuschussliste: Eingang, Ausgaben, Restbetrag und Verwendungsfrist für jede zweckgebundene Spende und jeden Zuschuss.
4. Ausgaben nach Funktion seit Jahresbeginn (Teil IX).
5. Abstimmungen der Bank- und Kartenkonten, erledigt und abgezeichnet.
6. Versandte Bestätigungen für jede Spende von $250 oder mehr.

Zum Ablauf hinter diesem Paket siehe die Checkliste für den Monatsabschluss und die Checkliste für den Jahresabschluss.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar angegeben.

Eine Tafel gibt einen Teil eines zweckgebundenen Zuschusses aus

Eine Tafel (Food Pantry) erhält einen Zuschuss von $20.000 für eine Tiefkühltruhe und Lebensmittelkäufe. Im März kauft sie Lebensmittel für $5.000.

Der Aufwand von $5.000 ist durch die Umbuchung gedeckt, und $15.000 bleiben mit Spenderauflagen für die Tiefkühltruhe und spätere Lebensmittel. Die Zuschussliste zeigt denselben Saldo.

Eine kleine Kunstgruppe wählt ihre Erklärung

Eine Kunstgruppe mit Kalenderjahr, die mindestens drei Jahre besteht und keine unterstützende Organisation ist, hat in jedem der letzten drei Jahre etwa $60.000 eingenommen und schließt das Jahr mit $40.000 Vermögen ab. Ihr Dreijahresdurchschnitt liegt über $50.000, deshalb kann sie die e-Postcard nicht verwenden. Sie liegt unter den Grenzen von $200.000 und $500.000, also reicht sie Form 990-EZ oder Form 990 ein. Sie klärt vor dem 15. Mai, welche der beiden, oder verlängert mit Form 8868.

Ein Spender zahlt für ein Dinner

Ein Spender zahlt $150 für ein Dinner, das die Organisation mit $60 bewertet. Die Zahlung liegt über $75 und bringt eine Gegenleistung, deshalb gibt die Organisation eine schriftliche Offenlegungserklärung ab: Der abziehbare Betrag ist auf $90 beschränkt, den Mehrbetrag über der Schätzung von $60. In den Büchern sind $60 Veranstaltungsertrag und $90 eine Spende. Eine Zahlung von $300 für dasselbe Dinner ergibt eine Spende von $240, unter $250, und braucht daher die Offenlegung, aber nicht die Bestätigung. Bei $350 braucht die Spende von $290 zusätzlich eine schriftliche Bestätigung, die das Dinner und seinen Wert von $60 beschreibt.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihre gemeinnützige Organisation ist eine Kirche: Nutzen Sie Buchführung von Kirchen, Wohnkostenzuschüsse und Spendenunterlagen.
• Sie sind ein Unternehmen, das für wohltätige Zwecke spendet: Die Spenderseite finden Sie unter Spenden aus dem Unternehmen.
• Ihre gemeinnützige Organisation ist kanadisch: Siehe Bücher und Informationserklärungen gemeinnütziger Organisationen.
• Ein zweckgebundener Zuschuss wurde ohne Zuordnung ausgegeben, die Bücher sind Monate oder Jahre im Rückstand, oder ein Geldgeber, eine Bank oder der Vorstand verlangt Abschlüsse: Berichte an Geldgeber und an den IRS stützen sich auf die Bücher, deshalb müssen dort Lücken meist zuerst geschlossen werden. Siehe Rückstand bei der Buchhaltung aufholen und Hilfe bei der Buchhaltung.
• Erklärungen wurden versäumt, der IRS hat ein Schreiben zu einer Erklärung geschickt, oder die Steuerbefreiung ist möglicherweise erloschen: Die Jahre, Formulare und der Weg zur Wiederherstellung hängen von den Tatsachen ab. Die Bücher für diese Jahre lassen sich mit Hilfe bei der Buchhaltung neu aufbauen; welche Erklärungen und welcher Antrag passen, entscheidet ein Experte.
• Sie haben bezahltes Personal: Die Lohnabrechnung ist eine eigene Einrichtung; siehe Lohnabrechnung einrichten.