Contabilidad para organizaciones sin fines de lucro y Form 990

¿En qué se diferencia la contabilidad de una organización pequeña sin fines de lucro de la de un negocio?

Una organización sin fines de lucro no tiene propietarios ni ganancias que repartir. Sus libros llevan los activos netos, que equivalen al patrimonio del propietario, en dos grupos, sin restricciones de los donantes y con restricciones de los donantes, y el cambio en cada uno. El Form 990 pide la misma división en la Parte X, líneas 27 y 28, para una organización que sigue la norma contable para entidades sin fines de lucro (ASC 958); la que no la sigue usa las líneas 29 a 31 (instrucciones del Form 990). Cuál de las dos corresponde es una pregunta para quien prepara los estados financieros.

Por lo general, la declaración debe usar el mismo método contable que los libros usan de forma habitual. Muchos estados que aceptan el Form 990 en lugar de su propio informe exigen el método de acumulación, así que revise las reglas de su estado antes de elegir (instrucciones).

Un caso no es sencillo cuando se gastó una subvención restringida sin etiquetarla, los costos nunca se dividieron por función, la contabilidad está atrasada, un financiador, un banco o la junta directiva pide estados financieros, o se omitió una declaración y la exención puede estar en riesgo. Los informes a los financiadores y al IRS (la autoridad tributaria federal de EE. UU.) salen de los libros, por lo que normalmente hay que cerrar primero esas brechas. Reúna primero lo siguiente:

• La carta de determinación del IRS y las declaraciones que la organización ha presentado.
• Los acuerdos de subvención y las cartas de concesión.
• Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de todas las cuentas.
• Los registros de donantes y las constancias que se hayan enviado.
• El presupuesto aprobado por la junta directiva.

Para configurar los libros:

1. Dé a cada tipo de dinero su propia cuenta de ingresos: donaciones, subvenciones, cuotas de membresía, cobros por programas e ingresos de eventos.
2. Lleve cuentas de gastos por tipo y etiquete cada gasto con su función: programas, administración y gastos generales, o recaudación de fondos.
3. Etiquete cada ingreso como con o sin restricciones de los donantes.

¿Cómo sé si una donación o subvención es restringida y cómo le doy seguimiento?

Una donación o subvención es restringida cuando el donante, que incluye a quien otorga ciertas subvenciones, fija un límite más específico que los fines generales de la organización en sus documentos de constitución o reglamentos internos: un fin, un plazo o la obligación de conservar la donación, como en un fondo de dotación (endowment). Que la junta vote para reservar dinero es una designación de la junta, no una restricción, y el dinero sigue en los activos netos sin restricciones de los donantes (instrucciones del Form 990).

Una donación para algo que la organización ya hace conforme a sus fines generales puede no tener restricción. Si la redacción no es clara, pregunte al donante y guarde la respuesta por escrito. Si una subvención paga solo después de que la organización gasta, o debe devolverse si no se cumple una meta, la duda es cuándo cuenta como ingreso. Esa es una cuestión de la norma contable que las instrucciones del IRS no resuelven; resuélvala con quien prepara los estados financieros.

Para dar seguimiento a una donación o subvención restringida:

1. Conserve el acuerdo o la carta con las palabras del donante. El IRS incluye las solicitudes y los otorgamientos de subvenciones entre los documentos de respaldo que se deben conservar (Publication 4221-PC).
2. Agregue una fila por donación o subvención a una lista de subvenciones: donante, fin, monto, fecha de recepción, fecha límite para gastar, gastado a la fecha, saldo.
3. Etiquete cada ingreso restringido con su clasificación en los libros, para poder imprimir el saldo «con restricciones de los donantes» esté o no el dinero en una cuenta bancaria propia.
4. Etiquete cada gasto con la subvención con la que se pagó y con su función. El IRS indica que, si hay más de un programa, los registros deben identificar los ingresos y los gastos de cada uno (Publication 4221-PC).
5. Cada mes, compare la lista de subvenciones con el saldo «con restricciones de los donantes».

¿Qué pasa en los libros cuando se gasta una subvención restringida?

Cuando el dinero se gasta como indicó el donante y ya pasó cualquier plazo, deja de estar sujeto a la restricción, así que el monto pasa de los activos netos con restricciones de los donantes a los activos netos sin restricciones. Si el acuerdo también dice que la organización debe seguir usando o conservando lo que compró, esa parte sigue restringida. El gasto se registra como siempre. El traspaso no cambia el total de activos netos; el gasto sí.

• Registre el traspaso en el período en que se cumplen las restricciones, normalmente cuando se gasta el dinero, con una nota que nombre la subvención.
• Una restricción que solo depende del tiempo termina cuando llega la fecha del donante, sin necesidad de gastar.
• Si un pago queda fuera de las condiciones del donante, no libere el dinero. Lea primero el acuerdo o consulte al financiador; eso es una decisión, no un asiento contable.
• Un saldo restringido que queda al cierre del año se arrastra al año siguiente; en el Form 990, una organización que sigue la ASC 958 lo reporta en la Parte X, línea 28.

Si la subvención se gastó antes de etiquetarla

1. Saque el acuerdo y haga una lista de lo que permite.
2. Haga una lista de cada pago hecho con el dinero de esa subvención, por fecha, y marque cada uno como dentro o fuera de las condiciones del donante.
3. Registre la liberación de los pagos que están dentro de las condiciones en el período en que se cumplió cada restricción, normalmente cuando se gastaron. Los pagos fuera de las condiciones se consultan con el financiador; no son un asiento contable.

Si un informe para un financiador o una auditoría vence antes de terminar esto, un profesional puede ayudar a determinar qué pagos cumplen las condiciones.

¿Qué son los gastos por función y cómo divido los costos compartidos?

Los gastos por función clasifican cada costo según su tarea: servicios de programas, administración y gastos generales, o recaudación de fondos. Una organización 501(c)(3) o 501(c)(4) que presenta el Form 990 llena las tres columnas de la Parte IX; las demás organizaciones deben llenar la columna del total y pueden llenar el resto (instrucciones del Form 990).

Un costo que sirve a más de una función se divide. Si el sistema contable no lo asigna, sirve cualquier método razonable, pero los montos deben ser exactos y el método debe quedar por escrito. Si un empleado dedica parte de su tiempo a recaudar fondos y parte a los programas, su sueldo se divide según ese tiempo; no se puede asignar todo el sueldo a programas porque la mayor parte del tiempo fue trabajo de programas (instrucciones del Form 990).

Elija la base una sola vez, déjela por escrito y úsela todos los meses. Los registros de horas para la nómina y el espacio ocupado para el alquiler son bases comunes. Una organización que presenta el formulario corto igual debe dividir los costos: un estado puede pedir un análisis completo de los gastos por función (instrucciones del Form 990-EZ).

¿Qué debo registrar sobre los donantes?

Esta sección es para una organización benéfica que puede recibir donaciones deducibles de impuestos, como una organización 501(c)(3). Otras organizaciones exentas, como los clubes y las asociaciones comerciales, siguen otras reglas sobre donantes.

Por una donación de $250 o más, la organización entrega al donante una constancia por escrito. Por un pago de más de $75 que es en parte donación y en parte compra, entrega una declaración de divulgación por escrito cuando solicita el pago o lo recibe, no al cierre del año. En EE. UU., una organización que omite la constancia no recibe una multa, pero el donante no puede deducir la donación sin ella (Publication 1771).

La constancia debe llegar al donante a más tardar en la primera de estas dos fechas: la fecha en que el donante presenta su declaración o la fecha de vencimiento de esta, con prórrogas. Por lo general, las organizaciones la envían a más tardar el 31 de enero. Un resumen anual puede cubrir varias donaciones de ese monto, pero las donaciones menores no se suman. Si falta la declaración de divulgación, se aplica una multa de $10 por aporte, hasta $5,000 por evento de recaudación de fondos o envío por correo, salvo que haya causa razonable. Los artículos simbólicos de poco valor y algunos beneficios de membresía de bajo costo son excepciones (Publication 1771).

En los libros, registre de cada donación el donante, la fecha, el monto, la forma de pago, los bienes o servicios entregados y cualquier restricción. Registre un pago como la entrada a una cena en dos partes: el valor de venta al público de lo que recibió el donante como ingreso del evento, y solo el exceso como donación (instrucciones del Form 990). Conserve muestras de los materiales de recaudación y, de cada evento, lo que recibieron los asistentes y su valor de venta al público (instrucciones del Form 990).

Los bienes donados, como alimentos o equipos, son donaciones que no son en efectivo: registre lo que se entregó y su valor al recibirlo. Los servicios donados y el uso gratuito de un espacio no deben reportarse como ingresos en el Form 990 (instrucciones del Form 990). Por una donación no monetaria más grande, el donante puede presentar el Form 8283, Section B; la organización firma el reconocimiento del donatario y guarda una copia. Si vende o dispone de otra forma de esos bienes en un plazo de 3 años, por lo general presenta el Form 8282 en un plazo de 125 días y entrega una copia al donante. Se exceptúan los artículos consumidos o entregados para el fin exento (instrucciones del Form 8283; Form 8282).

¿Qué declaración anual presenta mi organización sin fines de lucro y cuándo vence?

La declaración depende de los ingresos brutos y de los activos totales (instrucciones del Form 990; página del IRS sobre el Form 990-N).

Las tres vencen el día 15 del quinto mes después del cierre del año fiscal (el 15 de mayo para un año calendario), o el siguiente día hábil. El Form 8868 da una prórroga automática de seis meses para los Forms 990 y 990-EZ (Publication 4221-PC). Los Forms 990 y 990-EZ deben presentarse por vía electrónica (instrucciones del Form 990; instrucciones del Form 990-EZ).

Los ingresos brutos son todo lo recibido en el año de todas las fuentes, sin restar costos (instrucciones del Form 990). «Normalmente» tiene su propia prueba (página del IRS sobre el Form 990-N):

• En su primer año, una organización califica si recibió, o los donantes prometieron, $75,000 o menos.
• Con entre uno y tres años de existencia, debe haber promediado $60,000 o menos en ingresos brutos durante cada uno de sus dos primeros años fiscales.
• Con tres años o más, debe haber promediado $50,000 o menos durante los tres años fiscales anteriores, incluido el actual.

Las iglesias y algunos otros grupos no tienen que presentarla, una fundación privada presenta el Form 990-PF en su lugar, y algunos grupos, como las organizaciones de apoyo (supporting organizations), deben presentar el Form 990 o el 990-EZ aunque sean pequeños (IRS: quién debe presentarla). Las organizaciones patrocinadoras de fondos asesorados por donantes deben usar el Form 990 y no el Form 990-EZ, al igual que una organización controladora conforme a la sección 512(b)(13) cuando durante el año se movieron fondos en cualquier dirección entre ella y una entidad controlada (instrucciones del Form 990). Para una iglesia, vea contabilidad de iglesias y registros de donaciones. El registro estatal de organizaciones benéficas, los informes anuales y las exenciones de impuestos estatales son aparte y varían según el estado; el IRS enumera los sitios estatales en su página de enlaces estatales. Algunos estados aceptan la declaración federal en lugar de su propio informe y pueden exigir más detalle (instrucciones del Form 990-EZ).

Los libros aportan las cifras, pero preparar la declaración es un trabajo distinto de llevar los libros. Defina quién la prepara antes de la fecha de vencimiento.

¿Qué pasa si no se presenta la declaración durante tres años?

Una organización que no presenta un Form 990, 990-EZ o 990-N obligatorio durante tres años consecutivos pierde automáticamente su exención tributaria, a partir de la fecha de vencimiento original de la tercera declaración o aviso omitido (IRS: revocación automática). Presentar el Form 990-N tarde no tiene multa, pero un e-Postcard omitido igual cuenta para los tres años (página del IRS sobre el Form 990-N).

El IRS publica una Lista de Revocación Automática (Automatic Revocation List); busque en ella el nombre de la organización (IRS: revocación automática).

Después de la revocación:

• La organización deja de estar exenta del impuesto federal sobre la renta, por lo que puede tener que presentar una declaración del impuesto sobre la renta y pagar impuestos.
• Ya no puede recibir donaciones deducibles de impuestos. Los donantes aún pueden deducir las donaciones hechas antes de que el nombre de la organización aparezca en la lista de revocación del IRS.
• Debe solicitar al IRS que se la restablezca; la ley no prevé una apelación contra una revocación correcta. Las leyes estatales y locales también pueden darle un trato distinto (IRS: revocación automática).

Cada vía es una solicitud de exención con una tarifa de usuario: el Form 1023, 1024 o 1024-A en todas las vías, y el Form 1023-EZ solo en la primera y la última. La fecha desde la cual se restablece la exención depende de la vía (IRS: restablecimiento):

Las dos vías de causa razonable también exigen las declaraciones omitidas, presentadas en papel, y una declaración de que ya se presentaron todas las declaraciones obligatorias. En la primera vía, el IRS exime la multa por no presentar solo si la organización también presenta en papel los Forms 990-EZ de los años omitidos, salvo en un año en que podría haber usado el Form 990-N.

Aparte, un Form 990 o 990-EZ tardío o incompleto puede acarrear una multa de $25 al día, hasta el menor entre $13,000 o 5% de los ingresos brutos para una organización más pequeña, salvo que haya causa razonable; una organización con ingresos brutos superiores a un nivel más alto fijado en las instrucciones enfrenta un monto diario y un tope mayores. La multa también puede recaer sobre una persona. Si el IRS envía una carta que fija una fecha para presentar o corregir la declaración y esa fecha pasa, cada ejecutivo, director, fiduciario (trustee), empleado u otra persona con el deber de presentarla puede deber $10 al día, hasta un máximo de $6,500 en total para todas las personas por declaración, y todos responden en conjunto por esa multa (instrucciones del Form 990; 26 U.S.C. 6652(c)).

Los años omitidos son un caso de criterio profesional: qué años eran obligatorios, qué formulario necesitaba cada uno y qué vía corresponde. Cada declaración reporta cifras de los libros, así que también importa que los libros de esos años estén atrasados.

¿Qué registros conservo y por cuánto tiempo?

Conserve los registros que respaldan una declaración durante al menos tres años desde la fecha posterior entre el vencimiento de la declaración y su presentación, y conserve de forma permanente los documentos de la exención y las actas de la junta (instrucciones del Form 990; Publication 4221-PC).

Los registros de impuestos de empleo y de bienes siguen las reglas generales de cuánto tiempo conservar los registros del negocio. El Form 990, Parte VI, línea 14, pregunta si la organización tiene una política de conservación y destrucción de documentos (instrucciones del Form 990).

¿Una organización sin fines de lucro llega a deber impuestos?

Sí. El impuesto federal sobre la renta habitual recae sobre los ingresos de negocios no relacionados: para la mayoría de las organizaciones, el ingreso de un negocio o actividad comercial que se realiza con regularidad y que no está sustancialmente relacionado con el fin que da origen a la exención. El impuesto sobre la renta también puede aplicar después de que se revoca la exención (arriba), y una organización con personal remunerado tiene impuestos de nómina (cómo configurar la nómina). Dos excepciones comunes pueden cambiar la respuesta: un negocio en el que casi todo el trabajo se hace sin pago, como una venta atendida por voluntarios, y la venta de mercancía que casi en su totalidad fue donada, como en muchas tiendas de segunda mano (IRS: excepciones y exclusiones). Conserve registros de quién hizo el trabajo y de dónde vinieron los bienes. Una organización con $1,000 o más de ingresos brutos totales de todos sus negocios no relacionados combinados presenta el Form 990-T además de su declaración anual (instrucciones del Form 990; IRS: impuesto sobre los ingresos de negocios no relacionados). Aquí, ingreso bruto significa los ingresos brutos recibidos menos el costo de los bienes vendidos. El Form 990-T debe presentarse por vía electrónica y vence el día 15 del quinto mes después del cierre del año, con prórroga mediante el Form 8868; el impuesto vence en la fecha de vencimiento original (instrucciones del Form 990-T). Una organización que espera que el impuesto del año sea de $500 o más también paga impuestos estimados durante el año (IRS: impuesto sobre los ingresos de negocios no relacionados).

Que una actividad sea un negocio no relacionado depende de los hechos. En los libros, mantenga los ingresos y los costos directos de cualquier negocio secundario regular separados de las donaciones y de los ingresos de programas, para que la organización pueda ver si cruza la línea.

¿Qué deben ver cada mes el tesorero o la junta?

Ninguna regla del IRS fija un informe mensual. Un paquete útil refleja lo que pide la declaración anual, de modo que el cierre del año use las mismas cifras:

1. Un balance general con los activos netos con y sin restricciones de los donantes (Parte X).
2. Ingresos y gastos del mes y del año a la fecha frente al presupuesto.
3. La lista de subvenciones: lo recibido, lo gastado, el saldo y la fecha límite para gastar de cada donación o subvención restringida.
4. Gastos por función, del año a la fecha (Parte IX).
5. Conciliaciones bancarias y de tarjetas, hechas y aprobadas.
6. Constancias enviadas por cada donación de $250 o más.

Para la rutina detrás de este paquete, vea la lista de verificación del cierre mensual y la lista de verificación del cierre del año.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses.

Un banco de alimentos gasta parte de una subvención restringida

Un banco de alimentos recibe una subvención de $20,000 para un congelador y compras de alimentos. En marzo compra $5,000 en alimentos.

El gasto de $5,000 queda cubierto por la liberación, y $15,000 siguen con restricciones de los donantes para el congelador y para alimentos posteriores. La lista de subvenciones muestra el mismo saldo.

Un grupo pequeño de artes elige su declaración

Un grupo de artes con año calendario, con al menos tres años de existencia y que no es una organización de apoyo, ha recibido unos $60,000 en cada uno de los últimos tres años y cierra el año con $40,000 en activos. Su promedio de tres años supera los $50,000, así que no puede usar el e-Postcard. Está por debajo de las pruebas de $200,000 y $500,000, así que presenta el Form 990-EZ o el Form 990. Confirma cuál antes del 15 de mayo, o pide una prórroga con el Form 8868.

Un donante paga una cena

Un donante paga $150 por una cena que la organización valora en $60. El pago supera los $75 y compra algo a cambio, así que la organización entrega una declaración de divulgación por escrito: la cantidad deducible se limita a $90, el exceso sobre la estimación de $60. En los libros, $60 son ingresos del evento y $90 son una donación. Un pago de $300 por la misma cena deja una donación de $240, menos de $250, así que necesita la declaración de divulgación pero no la constancia. Con $350, la donación de $290 también necesita una constancia por escrito que describa la cena y su valor de $60.

¿Es distinto en su caso?

• Su organización es una iglesia: use contabilidad de iglesias, asignación de vivienda y registros de donaciones.
• Usted es un negocio que dona a una organización benéfica: el lado del donante está en donaciones benéficas del negocio.
• Su organización es canadiense: vea contabilidad y declaraciones informativas de organizaciones sin fines de lucro.
• Se gastó una subvención restringida sin etiquetarla, los libros llevan meses o años de atraso, o un financiador, un banco o la junta pide estados financieros: los informes a los financiadores y al IRS salen de los libros, por lo que normalmente hay que cerrar primero esas brechas. Vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.
• Se omitieron declaraciones, el IRS envió una carta sobre una declaración o la exención puede haber terminado: los años, los formularios y la vía de restablecimiento dependen de los hechos. Los libros de esos años pueden reconstruirse con ayuda con la contabilidad; decidir qué declaraciones y qué solicitud corresponden es tarea de un profesional.
• Tiene personal remunerado: la nómina se configura aparte; vea cómo configurar la nómina.