Kilise Muhasebesi: Papaz Konut Ödeneği ve Bağış Kayıtları

Küçük bir kilisenin ne tür muhasebe kayıtları tutması gerekir ve Form 990 verir mi?

Bir kilise defter ve kayıt tutmak zorundadır; ama Form 990, 990-EZ veya 990-N vermez ve vergiden muafiyetin tanınması için başvurmak zorunda değildir. IRS, tanınmış olsun olmasın her muaf kuruluştan, denetimde muafiyetini destekleyen ve gerekli beyannameleri vermesini sağlayan kayıtları tutmasını ister. Bir biçim şart koşmaz; kayıtlar eksiksizse kâğıt defter, hesap tablosu veya çevrimiçi muhasebe kayıtları hepsi işe yarar. Kayıtlar genellikle kuruluş belgelerini ve iç yönetmeliği, toplantı tutanaklarını, mülk kayıtlarını, genel defteri, tahsilat ve ödeme günlüklerini, bordro kayıtlarını, banka kayıtlarını ve faturaları içerir (Publication 1828).

IRS bir kilise vergi incelemesini yalnızca kanunla belirlenen sınırlar içinde başlatabilir (IRS). Bu sınırlar kayıt tutma, bordro formlarını verme ve istihdam vergisi ödeme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz; kilise bir incelemeyi yanıtlarken defterlerini kullanır.

Tutanaklarda konut ödeneği oyu yoksa, bordro hiç yürütülmediyse, bağış özetleri hiç gönderilmediyse, grup bir kilise değil de okul, misyon veya ayrı bir hizmet kuruluşuysa ya da IRS kayıtları onu yıllık beyanname vermesi gereken başka bir kuruluş türü olarak gösteriyorsa mesele basit değildir. Önce şunları toplayın:

• Kuruluş belgeleri, iç yönetmelik ve tutanaklar; ücret ve konut oylarının hepsi dahil.
• EIN yazısı ve varsa herhangi bir IRS yazısı veya mezhep grubu muafiyet evrakı.
• Hesap özetleri, para yatırma fişleri ve bağış sayım kayıtları.
• Genel defter ve mülk kayıtları.
• Ücret kayıtları, W-2'ler ve Form 941'ler.

Kilise saymanı her bağış için ne kaydeder ve bağışçı hangi belgeye ihtiyaç duyar?

Her bağışı, ondalığı ve sunuyu sayıldığında kaydedin: tarih, bağışçı (veya “adsız sepet bağışı”), tam tutar, nakit, çek, kart veya çevrimiçi, ait olduğu fon ve bağışçının karşılığında aldığı her şey. Her sunuyu birbiriyle ilgisiz iki kişiye saydırın ve sayım kâğıdını imzalatın. Kart ve çevrimiçi bağışlar bankaya komisyonlar düşülmüş olarak toplu halde ulaşır: bağışın tamamını kaydedin, komisyonu gider yazın ve bağış günlüğünden komisyonlar düşüldüğünde mevduata eşit olduğunu kontrol edin (ödeme işlemcisi ödemeleri).

Bağışçının belgesi bağışın büyüklüğüne ve türüne bağlıdır (Publication 1771).

Haftalık sunular toplanmaz: her bağış kendi başına $250 sınırına göre sınanır. Sepete atılan nakit bağışçıda banka kaydı bırakmaz; bu yüzden bağışçı bağışı kiliseden alacağı yazılı bir özetle kanıtlar. Kilise, bir bağışçıya bağlayamadığı bir bağış için onay yazısı veremez; bu yüzden numaralı zarflar veya çevrimiçi bağış önemlidir. Onay yazısı vermeyen bir kiliseye ceza uygulanmaz, ama bağışçı onay yazısı olmadan $250 veya daha fazla bir bağışı indiremez. 2026 bağışlarında standart indirimi kullanan bir bağışçı yine de nakit bağışların $1.000 tutarına kadarını (ortak beyannamede $2.000) indirebilir; bu yüzden daha fazla üye özete güvenecektir (IRS).

Bağışçının papaz gibi adı belli bir kişiye yönlendirdiği bağış indirilemez ve bağış özetine girmez (Publication 526). Kilisenin papaza ilettiği para ücrettir.

Bağış özeti ne zaman gönderilmeli ve neyi içermeli?

Bağış özeti (katkı özeti de denir), bağışların yapıldığı yılı izleyen 31 Ocak'a kadar gönderilmelidir; hayır kuruluşları bunu genellikle o tarihe kadar gönderir. Yasal ölçüt şudur: bağışçı, beyannameyi verdiği gün ile uzatmalar dahil beyannamenin son tarihinden hangisi önceyse o güne kadar özeti almış olmalıdır (Publication 1771).

Bir özet şunları içermelidir:

1. Kilisenin adı.
2. Her nakit bağışın tutarı veya bağışlanan mülkün tanımı (değeri değil). Her bağışın tarihini ekleyin: bağışçının nakit bağış kaydı, hayır kurumunun adını, tarihi ve tutarı göstermelidir.
3. Üç ifadeden biri: karşılığında mal veya hizmet verilmedi; yalnızca maddi olmayan dini menfaatler verildi; ya da verilen diğer her şeyin açıklaması ve iyi niyetle belirlenmiş değeri.

Tek bir yıllık özet birçok bağışı kapsayabilir. Kâğıt üzerinde veya e-postayla olabilir, bağışçının SSN'sini gerektirmez ve IRS formu yoktur. Büyük mülk bağışları daha fazlasını gerektirir: bağışçı kilisenin imzaladığı Form 8283'ü ekler ve böyle bir mülkü 3 yıl içinde satan veya elden çıkaran kilise genellikle 125 gün içinde Form 8282 verir ve bağışçıya bir kopya iletir (IRS). Örnek ifade: “[kilise adı] kilisesine yaptığınız aşağıda listelenen bağışlar için teşekkür ederiz. Maddi olmayan dini menfaatler dışında karşılığında size mal veya hizmet vermedik.”

Maddi olmayan dini menfaatler, yalnızca dini amaçlarla kurulmuş bir kuruluşun sunduğu ve genellikle bağış ortamı dışında satılmayan menfaatlerdir; ibadete giriş veya bir törende kullanılan az miktarda şarap gibi. Tanınmış bir dereceye götüren eğitim, seyahat hizmetleri ve tüketim malları bu kapsama girmez. Okul ücreti, bir kilise okulu veya kreşi için okul ücreti benzeri ücretler dahil (Publication 526), ve salon kirası hizmet ödemeleridir, bağış değildir ve özette yer almaz.

Bağışçı $75 üzerinde ödeme yapıp karşılığında bir akşam yemeği bileti gibi bir şey alırsa, kilise bağışçıya yazılı olarak indirilebilir kısmın ödeme eksi alınan şeyin değeri olduğunu, iyi niyetle belirlenmiş bir değerle birlikte bildirmek zorundadır. Bu bildirim, bağışçının fark edeceği şekilde talep veya makbuzla birlikte verilmelidir. Önemsiz değerdeki kalemler ve maddi olmayan dini menfaatler istisnadır. Eksik bildirimin cezası şöyledir. Katkı başına $10; bağış toplama etkinliği veya posta gönderisi başına en fazla $5.000. Kilise makul bir neden gösterirse ceza uygulanmaz.

Papazın konut ödeneği nasıl işler: kim belirler, ne zaman ve hangi biçimde?

Bir din görevlisi, konut ödeneğini ancak kilise ödemeden önce belirli bir tutarı resmen belirlerse gelir vergisinden hariç tutabilir. Belirleme yoksa papazın tüm ücreti vergilendirilir (Publication 517).

• Kim: Papazı çalıştıran kilise. Bir mezhebin kararı, yerel bir cemaatin ücret ödediği papaz için belirleme sayılmaz; mezhebin doğrudan çalıştırdığı bir din görevlisi için sayılabilir.
• Biçim: Tutanaklar, bir iş sözleşmesi, bir bütçe veya başka bir resmî işlem. Gayriresmî konuşma yetmez. Kayıt, bir ödemenin maaş değil konut olarak ayırt edilmesini sağlamalıdır.
• Zaman: Ödemeden önce, sabit bir tutar olarak. Sonradan belirlenemez. Publication 517 bir oyun sonraki yıllara geçerli olup olmadığını söylemez; bu yüzden her yıl, yıl başlamadan önce oy kullanmak ihtiyatlı yoldur.
• Değiştirme: Kilise sonraki ödemeler için yeni bir tutar oylayabilir; zaten ödenmiş tutarlar için oylayamaz.
• Örnek ifade: “Kilise, papazın ücretinin [belirli tutar] kısmını, [tarih] tarihinden başlayarak konut ödeneği olarak belirler.”

Yalnızca din görevlileri yararlanabilir: rahipliğe atanmış (ordained), görevlendirilmiş (commissioned) veya ruhsatlı (licensed) olanlar. Papazın atanma, görevlendirilme veya ruhsat kaydını tutanaklarla birlikte saklayın. Atanmış bir din görevlisinin dini görevlerinin esas olarak tamamını yerine getirme yetkisi olmayan bir müzik direktörü veya ofis yöneticisi bunu kullanamaz. Kilise bunun yerine bir papaz evi (parsonage) sağlıyorsa, makul ücrete kadar, faturalar dahil adil kira bedeli hariç tutulur.

Ödeneğin ne kadarı vergisizdir ve serbest çalışma vergisini azaltır mı?

Gelir vergisi bakımından vergisiz kısım üç tutarın en küçüğüdür ve papazın hizmetleri için makul ücretten asla fazla olamaz. Serbest çalışma vergisini azaltmaz. Kendi evi olan bir papaz için üç tutar şunlardır (Publication 517):

Kiracı da aynı sınırlara tabidir; fiili maliyet kiradır. Papaz fazlalığı gelirine ekler ve Form 1040'ta “Excess allowance” olarak etiketler. Bu sınırları kilise sınamaz; papaz sınar, bu yüzden papazın maliyet kayıtlarına ve adil bir kira tahminine ihtiyacı vardır.

Bu federal kuraldır; ödenek üzerinden eyalet gelir vergisi eyalete göre değişir.

Belirlenen ödenek ve kilisenin sağladığı papaz evinin adil kira bedeli (kilisenin ödediği faturalar dahil), hizmet kazancına tam olarak sayılır. Serbest çalışma vergisi %15,3 oranındadır (sosyal güvenlik kısmı yıllık bir kazanç üst sınırında durur) ve hizmet giderleri düşüldükten sonra bu kazancın %92,35 kısmı üzerinden hesaplanır. Kamu sigortasına ekonomik değil dini nedenlerle vicdani olarak karşı çıkan bir din görevlisi, Form 4361 ile muafiyet için başvurabilir. Formu din görevlisi verir ve karşı çıkışını atayan, görevlendiren veya ruhsat veren kuruma bildirmiş olmalıdır. Onaylandıktan sonra geri alınamaz. Son tarih, din görevlisinin kısmen hizmetten gelen en az $400 net serbest çalışma kazancı elde ettiği ikinci yıl için, uzatmalar dahil beyanname son tarihidir.

Kilise defterlerinde ödeneği ve papazın ücretini nasıl kaydederim?

Nakit maaşı ve belirlenen ödeneği ayrı satırlarda kaydedin ve ödeneği ayırt edilebilir bir tutar olarak ödeyin. Bu, bir ödemenin maaştan ayırt edilmesini zorunlu kılan belirlemeyle uyumludur.

Form W-2'de Box 1, belirlenen konut ödeneği olmadan vergilendirilebilir ücreti gösterir. Kilise ödeneği, bir fatura ödeneğini veya papaz evinin kira bedelini Box 14a'da gösterebilir (Publication 15-A). Tutanakları ücret kayıtlarıyla birlikte saklayın.

Papaz çalışan mı serbest çalışan mı ve kilise ne verir?

Maaş alan ve kilise tarafından yönlendirilen bir papaz, gelir vergisi bakımından genellikle ortak hukuk çalışanıdır; ancak Sosyal Güvenlik ve Medicare bakımından serbest çalışandır (Publication 517). Hangisi olduğuna ortak hukuk kontrol testi karar verir; Form SS-8 IRS'ten karar vermesini ister.

Her iki durumda da kilise Sosyal Güvenlik veya Medicare vergisi kesmez ve hizmet ücreti üzerinden işveren payı ödemez (Publication 15-A). Çalışan papaz için gönüllü bir anlaşma serbest çalışma vergisini de kapsayabilir. Anlaşma yoksa papaz genellikle üç aylık tahmini ödemeler yapar; bkz. üç aylık tahmini vergi ödemeleri. Bir üyenin düğün, vaftiz veya cenaze için papaza şahsen ödediği ücretler papazın kendi gelirdir ve serbest çalışma vergisine dahil edilir. Kiliseye verilen sunu papazın geliri değildir (Publication 517).

Bir çalışanı yüklenici gibi ele almak istihdam vergisi riski doğurur; bkz. çalışan olabilecek yükleniciler.

Diğer personel ne olacak: Sosyal Güvenlik, üç aylık beyanlar ve masraf geri ödemeleri?

Din görevlisi olmayan personel, olgular bir yüklenici olduğunu göstermedikçe genellikle çalışandır (çalışan olabilecek yükleniciler bölümüne bakın): kilise gelir vergisi ve çoğu durumda Sosyal Güvenlik ile Medicare vergisi keser. Her taraf Sosyal Güvenlik için %6,2, Medicare için %1,45 öder. Kilise W-2'leri verir ve her üç ayda bir Form 941 verir; son tarih: her çeyrekten sonraki ilk ayın son günü (Form 941 talimatları), IRS yılda bir kez Form 944 vermesini söylemediği sürece. Kurulum için bkz. bordro kurulumu. Kilise fonları üzerinde yetkisi olan bir sayman, mütevelli veya başka biri kesilen gelir vergisini ve çalışanın Sosyal Güvenlik ile Medicare vergisini kasten tahsil etmez veya aktarmazsa ödenmeyen tutardan kişisel olarak sorumlu olabilir (IRS); bkz. trust fund recovery cezası.

• Kilise seçimi: Bu vergilere dini nedenlerle karşı çıkan bir kilise, ilk üç aylık beyannamesinin son tarihinden önce verilen Form 8274 ile dışarıda kalmayı seçebilir. Personeli bu durumda genellikle serbest çalışma vergisini kendisi öder ve gelir vergisi stopajı devam eder (Publication 15-A).
• Federal işsizlik vergisi: Section 501(c)(3) kuruluşları genellikle muaftır (Form 940 talimatları). Eyalet işsizlik kuralları ayrıdır.
• Geri ödemeler: Bir sorumlu plan (accountable plan) kapsamında, iş amacı olan giderler, makul süre içinde makbuzlar veya kayıtlar ve iade edilen fazlalık ücret sayılmaz. Makbuzsuz sabit bir ödenek, W-2'de ücrettir (Publication 1828).

Bir kilise kira veya diğer ilgisiz gelir üzerinden ne zaman vergi öder?

Kilise, düzenli olarak yürütülen ve dini amacıyla esaslı biçimde ilgili olmayan bir ticari faaliyetin net geliri üzerinden, para hizmeti finanse etse bile vergi öder (Publication 1828). Örnekler arasında bülten veya web sitesindeki reklam, çekilişler ve halka açık otopark ücretleri vardır. Neredeyse tamamen gönüllülerce yürütülen, üyelerin rahatı için yapılan veya ağırlıklı olarak bağışlanan malların satıldığı faaliyetler istisnadır.

Bir salon gibi gayrimenkulden alınan kira genellikle hariçtir, istisnalarla (Publication 598):

• Salonda ipotek vardır; bu, kiranın bir kısmını borçla finanse edilen gelir (borçla satın alınan mülkten elde edilen gelir) yapabilir.
• Mekânla birlikte kullanıcıya kişisel hizmetler de verilir; bir otel veya pansiyonda olduğu gibi.
• Kira, mülkten elde edilen gelire veya kâra bağlıdır (brüt hasılatın sabit bir payına izin verilir).
• Eşya veya ekipman kirası toplam kiranın %10 oranından fazladır; bu, kiranın bir kısmını veya tamamını vergilendirilebilir yapabilir.

Bir yılda $1.000 veya daha fazla brüt ilgisiz ticari geliri olan bir kilise, Form 990-T'yi yıl sonundan sonraki 5. ayın 15'ine kadar verir ve elektronik olarak vermek zorundadır (Form 990-T talimatları). Beklenen ilgisiz ticari gelir vergisi $500 veya daha fazlaysa, tahmini ödemeler genellikle vergi yılının 4., 6., 9. ve 12. aylarının 15'inde yapılır (Publication 598). Kira ve ilgisiz geliri bağış olarak değil, kendi gelir hesaplarında kaydedin.

Bir kilise kayıtlarını ne kadar saklamalı?

IRS kilise rehberi, gelir ve gider kayıtlarının ilgili beyannamenin verilmesinden sonra en az dört yıl saklanmasını önerir. İstihdam vergisi kayıtlarını vergi vadesi geldikten veya ödendikten sonra, hangisi daha geçse, en az dört yıl saklayın (Publication 583). IRS kilise rehberi kuruluş belgeleri ve tutanaklar için bir süre belirlemez; konut belirlemesi tutanaklarda olduğundan, kilise var olduğu sürece saklayın (Publication 1828). Bkz. işletme kayıtları ne kadar saklanır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Konut ödeneği oyu

Aralık ayında kilise, papazın $60.000'lık paketinin $24.000'ini gelecek yıl için konut ödeneği olarak belirlemek üzere oy kullanır. Tutanaklar tutarı ve tarihi gösterir. Papaz evin sahibidir: yıl için fiili maliyetler $30.000, adil kira bedeli $26.000'dir. En küçük rakam belirlenen $24.000'dir; bu yüzden gelir vergisi bakımından $24.000 vergisizdir. Fiili maliyetler yalnızca $20.000 olsaydı, $20.000 vergisiz, $4.000 vergilendirilebilir olurdu. W-2 Box 1 $36.000 gösterir ve kilise $24.000'i Box 14a'da gösterebilir. Serbest çalışma vergisi yine de hizmet giderleri düşüldükten sonra tam $60.000 üzerinden hesaplanır.

Bir üyenin bağış yılı

Bir üye numaralı zarflarla ve çekle her biri $100 olan on iki bağış yapar; toplam $1.200. Her bağış tek bağış sınırının altındadır, ama bağışçının yine de her biri için bir kayda ihtiyacı vardır. Kilisenin yıl sonu özeti her tarihi ve tutarı, toplamı listeler ve karşılığında mal veya hizmet verilmediğini ya da yalnızca maddi olmayan dini menfaatler verildiğini belirtir. Aynı yıl yapılan $500'lük bir bağış onay yazısı gerektirirdi; aynı özet bunu da taşıyabilir.

Salonu kreşe kiralamak

Kilise salonunu bir kreşe ayda $1.500, yılda $18.000 karşılığında kiralar. Salonda ipotek yoktur, kira sabittir ve kilise yalnızca mekânı sağlar. Bu, gayrimenkulden alınan kiradır, genellikle hariç tutulur ve defterler onu bağış olarak değil kira geliri olarak kaydeder. Salonda ipotek olsaydı kiranın bir kısmı borçla finanse edilen gelir olabilirdi ve kilise Form 990-T eşiğini kontrol ederdi.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Tutanaklarda konut belirlemesi yok: hariç tutma yalnızca resmî bir belirlemeden sonra yapılan ödemeleri kapsar; bu yüzden daha önceki ücret papazın beyannamesinde vergilendirilebilir olabilir. Bu beyanname bir bireysel vergi sorusudur; kilisenin ücret kayıtları ve tutanakları ise bir muhasebe kayıtları sorusudur.
• Bordro hiç yürütülmedi, stopaj ödenmedi veya W-2'ler ya da 1099'lar atlandı: bkz. geç verilen yüklenici ve çalışan vergi formları ve bordro vergilerinde gecikme; muhasebe kayıtları desteği ücret kayıtlarını yeniden oluşturur.
• Bağış özetleri hiç gönderilmedi: bağışçılar beyanname vermeden önce gönderin. Muhasebe kayıtları desteği, bunların kaynağı olan bağış günlüğünü ve fon takibini kurar.
• Defterler bir ayakkabı kutusunda veya geride ya da kilise parası kişisel bir hesaptan geçti: bkz. gecikmiş defterleri tamamlama, karışan fonları düzeltme veya muhasebe kayıtları desteği.
• Papazın Sosyal Güvenlik numarası yok, ABD vatandaşı veya mukimi değil ya da dini çalışan vizesiyle hizmet veriyor: bu sayfadaki ücret kuralları uymayabilir. Papazın kendi beyannamesi bir bireysel vergi sorusudur; kilisenin bordrosunu kurmak ise muhasebe kayıtları işidir.
• Grup bir kilise değil veya bağışlarda bağışçı kısıtlamaları var: bkz. kâr amacı gütmeyen kuruluş kısıtlı fonları ve IRS bilgi beyannamesi.
• Salonda ipotek var veya kilise etkinlikler düzenliyor ya da reklam satıyor: bu gelir vergilendirilebilir olabilir ve Form 990-T gerekebilir. Önce bağıştan ayrı kaydedilmesi gerekir (muhasebe kayıtları desteği).
• Bir işletme kiliseye bağış yapıyor: bkz. işletmeden yapılan hayır bağışları.
• Yıl sonu yaklaşıyor: yıl sonu kapanış kontrol listesi kullanın.