İşletme Hesabından Hayır Bağışı: Nasıl Kaydedilir?

İşletme hesabından yapılan hayır bağışı işletme gideri midir?

Genellikle hayır. Hayır bağışı olağan bir işletme gideri değildir; bu yüzden işletme kârını düşüren indirimlerin dışında kalır. Schedule C talimatları, hayır bağışlarının diğer giderlere eklenmemesini söyler; Publication 334 ise bunları, işletme gideri olarak genellikle indiremeyeceğiniz maliyetler arasında sayar.

Herhangi bir indirim ayrı hayır bağışı kuralından gelir ve indirimi kimin talep edeceği, işletmenin verdiği beyannameye bağlıdır:

Satırı beyanname belirler, eyalet hukukundaki ad belirlemez. Tek üyeli LLC, şirket olarak vergilendirilmeyi seçmediyse Schedule C verir (kira veya çiftlik faaliyeti için Schedule E ya da F) (Schedule C talimatları). İki veya daha fazla üyesi olan LLC, şirket muamelesini seçmediyse ortaklıktır (Form 1065 talimatları). Yalnızca eşlerin topluluk malı olarak sahip olduğu LLC ise tek sahipli işletme sayılabilir (Revenue Procedure 2002-69); bu yüzden LLC'nin verdiği beyannameyi izleyin.

Bir istisna: gerçekte reklam olan bir ödeme işletme giderdir (aşağıdaki sponsorluk bölümüne bakın).

Bağış bir sahibin davası için yapıldıysa, bir şirketin bağışları sınırını aşabiliyorsa, işletme ürün veya başka mülk bağışladıysa ya da bağışlar verilmiş bir beyannamede olağan gider olarak kaydedildiyse mesele basit değildir. Şunları toplayın:

• hayır kurumunun yazılı makbuzu ve banka kaydı
• beyanname türü ve her sahibin pay yüzdesi
• şirket için bir yönetim kurulu karar tutanağı
• nakit dışında verilen her şeyin maliyeti ve satın alma tarihi

Hayır bağışını hangi hesaba veya kategoriye kaydederim?

Olağan bir gider kategorisine değil. Hesap planınızda, sahibin kendi bağışı için bir özkaynak çekim hesabı, işletmenin yaptığı bağış için ise faaliyet giderlerinden ayrı tutulan bir hayır bağışları hesabı kullanın. Hiçbir vergi kuralı bir hesabı adıyla belirtmez. Bu, bağışın beyanname hazırlanırken olağan işletme gelirinden ayrılabilmesini sağlayan bir muhasebe tercihidir. Yazılım menüleri farklıdır; bu yüzden yalnızca adı değil, hesap türünü seçin.

1. Hesabı tabloda gösterilen türle bir kez oluşturun.
2. Her ödemeyi alıcı olarak hayır kurumunun yasal adıyla kaydedin ve makbuzunu ekleyin.
3. Kâr ve zarar tablosunda reklam, genel bağış veya çeşitli giderlere kodlanmış bağışları tarayın ve taşıyın. Yıl zaten beyan edildiyse verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme rehberine bakın.
4. Yıl sonunda hazırlayıcıya hesap toplamını makbuzlar ve onay yazılarıyla birlikte verin.

Bir ortaklığın veya S şirketinin defterlerindeki net gelir, beyannamedeki olağan işletme gelirinden bağış tutarı kadar düşük olur. Bu beklenen bir durumdur; hazırlayıcı defter gelirini beyanname gelirine mutabakatla bağlar.

Şahıs işletmesi veya tek üyeli LLC: bağışı nasıl kaydederim ve beyannamemde nereye girer?

Sahibin çekimi olarak kaydedin. Bağış sahibe aittir, işletme hesabından ödenmiştir ve Schedule C'ye hiç ulaşmaz. Kayıt sahibin çekimini kaydetme rehberinde anlatılır; işletme hesabından ödenen kişisel fatura da aynı kayıttır (işletme hesabından ödenen kişisel giderler).

Sahibin kendi beyannamesinde bağış iki yoldan biriyle indirilebilir:

• Schedule A'da kalem kalem indirim. Bağış yalnızca, toplam bağışlar bağış tabanının (genellikle düzeltilmiş brüt gelir) %0,5 oranını aştığı ölçüde sayılır (Section 170). Sahibin gelire dayalı sınırları da uygulanır (Publication 526).
• Kalem kalem indirim yapmadan. Bir birey, belirli nitelikli kuruluşlara yapılan nakit bağışların en fazla $1.000 tutarını (ortak beyannamede $2.000) indirebilir (Topic 506). Bağışçı tavsiyeli fonlara ve destekleyici kuruluşlara yapılan bağışlar sayılmaz; nakit dışı bağışlar ve devirler de uygun değildir (IRS).

Ortaklık veya çok üyeli LLC: bağış nasıl kaydedilir ve ortaklar ne alır?

Ortaklık bağışı indirmez. Tutarı ayrı olarak, yani işletme kârına karıştırılmadan kendi satırında bildirir; her ortak payını kendi beyannamesinde alır. Kanun ortaklığın kendi indirimini engeller (Section 703) ve her ortağın bağıştaki payını ayrı olarak hesaba katmasını öngörür (Section 702).

Nakit bağışlar Schedule K 13a satırına, nakit dışı bağışlar 13b satırına girer. Her ortağın payı K-1 Box 13'te görünür (Form 1065 talimatları). Bağış, 1. sayfadaki olağan işletme gelirini azaltmaz. Pay ayrıca ortağın maliyet esasını, yani ortaklıktaki sürekli vergisel yatırımını düşürür (Section 705). Ortak payı yalnızca bu maliyet esasına kadar indirebilir, kalanı yeterli maliyet esası olan bir yıla kalır; bir mülk bağışının düzeltilmiş maliyet esasını aşan değeri bu sınırın dışındadır (Section 704(d)). Her bireysel ortak daha sonra bunu yukarıdaki şahıs işletmesi bölümündeki gibi talep eder. Burada anılan IRS sayfaları ve talimatları, nakit bağıştan gelen K-1 payının kalem kalem indirim yapmayanlar için olan sınıra dahil olup olmadığını söylemez; bu yüzden güvenmeden önce hazırlayıcıya sorun.

Defterlerde bağışı hayır bağışları hesabına kaydedin. Yıl sonunda toplamı ortakların sermaye hesaplarına payları oranında bölün (LLC özkaynak hesapları, ortak sermaye hesapları). Her payı ortaklık sözleşmesi belirler; ancak bölüşümün yalnızca vergisel bir amaç değil, ortaklar için gerçek bir ekonomik etkisi olmalıdır; aksi halde paylar her ortağın ortaklıktaki payını izler (Section 704).

Yalnızca bir ortağın yararlanması amaçlanıyorsa bu, o ortağın çekimi veya sözleşmenin o ortağa tahsis ettiği bir ortaklık bağışı olabilir. Hangisi olduğu sözleşmeye ve diğer ortakların onayına bağlıdır; bu yüzden K-1 düzenlenmeden önce netleştirin.

S şirketi: bağış nasıl kaydedilir ve bağış bir sahibin davası içinse ne olur?

S şirketi de bağışı indirmez. Nakit bağışları Schedule K 12a satırında bildirir ve her hissedarın payı oranındaki pay K-1 Box 12'ye girer (Form 1120-S talimatları). Paylar hisse başına ve gün başına atanır (Section 1377); bu yüzden bölüşüm bağışı kimin istediğini değil hisse sahipliğini izler. Her hissedar daha sonra payı yukarıdaki şahıs işletmesi bölümündeki gibi talep eder. Ortaklarda olduğu gibi, burada anılan IRS sayfaları ve talimatları nakit bağıştan gelen K-1 payının kalem kalem indirim yapmayanlar için olan sınıra dahil olup olmadığını söylemez; bu yüzden güvenmeden önce hazırlayıcıya sorun.

Pay ayrıca her hissedarın hisse maliyet esasını düşürür: nakitte nakit payı kadar, bağışlanan mülkte ise değeri değil düzeltilmiş maliyet esasının payı kadar (Section 1367); bkz. hissedarın maliyet esası nasıl değişir. Hissedar payı yalnızca hisse ve borç maliyet esasına kadar indirebilir, kalanı sonraki yıllara devreder; bir mülk bağışının düzeltilmiş maliyet esasını aşan değeri bu sınırın dışındadır (Section 1366(d)). S şirketinin bağışını ödendiği yılda kaydedin; C şirketinden farklı olarak, yıl sonundan sonra ödenen bir bağışı yönetim kurulunun onayladığı yılda sayamaz (Form 1120-S talimatları).

Bir ödemenin şirketin bağışı olup olmadığı olgulara bağlıdır. Şirket bir sahibin kişisel taahhüdünü ya da bir sahibin seçtiği, diğerlerinin seçmediği bir hayır kurumunu öderse, ödeme şirket bağışı değil, o sahibin dağıtımı, ücreti veya borcu olabilir. Yönetmelik, özdeş dağıtım haklarını bulmak için yönetim belgelerine bakar; zamanlama veya tutar bakımından farklı olan dağıtımlara olgulara göre “uygun vergisel sonuç” verilir (26 CFR 1.1361-1(l)).

Kaydetmeden önce karar verin:

1. Bağış şirketin kendi amacına hizmet ettiyse ve hissedarlar bunu şirketin bağışı sayıyorsa, şirket bağışı olarak kaydedilip payları oranında aktarılabilir.
2. Bir sahibin taahhüdünü veya seçtiği amacı ödediyse, o sahibin dağıtımı, ücreti veya borcu olabilir. Yalnızca bir hissedara yapılan dağıtım, diğerlerinin aldığından tutar bakımından farklıdır ve düzeltilmesi gerekebilir. Bkz. S şirketi dağıtımlarını kaydetme, eşit olmayan dağıtımlar ve S şirketinin ödediği kişisel giderler; kaydetmeden önce olguları inceletin.

C şirketi: bağış nasıl kaydedilir ve hangi sınırlar uygulanır?

C şirketi bağışı kendisi indirir; Form 1120, 19 satırında. Bunu hayır bağışları gider hesabına kaydedin. Defterler bağışın tamamını gösterirken beyanname daha azına izin verebilir; bu yüzden farkı izleyin. Public Law 119-21 alt sınırı, 31 Aralık 2025'ten sonra başlayan vergi yılları için ekledi; bu yüzden mali yıllı bir şirkette etkilenen ilk yıl takvim yılından daha geç başlayabilir (Section 70426).

Yönetim kurulu kararı yalnızca tahakkuk esası seçimi için gereklidir. Hayır kurumunu ve tutarı onaylayan bir karar tutanağını yine de saklamaya değer; çünkü bağışın şirketin kararı olduğunu gösterir. Bağışın arkasında bir sahibin kişisel taahhüdü varsa sahibin giderlerini ödeyen C şirketi rehberine bakın. Net faaliyet zararı devri üst sınırın hesaplanmasını değiştirir; bu yüzden bu devri olan bir şirket beyannamesini bunu dikkate alarak hazırlatmalıdır (Form 1120 talimatları).

Hayır kurumu uygun mu; peki bireylere, kitlesel fonlamaya veya siyasi gruplara yapılan bağışlar?

Yalnızca nitelikli bir kuruluşa yapılan bağış hayır bağışıdır. Kuruluşa uygun olup olmadığını sorun ya da Publication 526 içinde adı geçen IRS arama aracını kullanın.

Nitelikli olmayan bir bağış hayır bağışları hesabına girmez. Kişisel bir bağış sahibin çekimidir; işletme amacı olan bir maliyet ise kendi gider hesabına aittir.

Sponsorluk, bilet veya etkinlik: bağış mı reklam mı?

Reklam, yani işletme gideri olabilir; işletmeyle doğrudan ilişkisi varsa ve işletme ödemeyle orantılı bir mali getiri makul biçimde bekliyorsa (26 CFR 1.162-15(a)). Yönetmeliğin örneği, bir konser programında işletmenin web adresini gösteren yarım sayfalık bir reklam için kiliseye ödeme yapan ve yeni müşteriler bekleyen şahıs işletmesi sahibidir.

Karma bir ödemeyi bölün. Hayır kurumunun onay yazısı mal veya hizmet verip vermediğini belirtmeli ve iyi niyetle belirlenmiş bir değer vermelidir (Topic 506); bölmek için bunu kullanın.

Bağışlanan ürünler veya başka mülk: ne indirilebilir ve nasıl kaydedilir?

Stoku satış fiyatıyla değil maliyetiyle alacaklandırın. Hayır bağışları hesabını (şahıs işletmesi sahibi için sahibin çekimi) yalnızca kalem açılış stokundaysa, yani önceki yılda satın alınmışsa borçlandırın. Aynı yıl içinde satın alınıp verildiyse maliyeti satılan malın maliyetinde kalır ve hayır bağışı indirimi yoktur; bu yüzden bağış olarak kaydetmeyin. Satın alma tarihini not edin, çünkü beyanname iki durumu farklı ele alır. Satılmayan veya eskimiş stok için durağan stoku silme rehberine bakın.

Publication 334 ve Publication 526 bu iki durumu anlatır (26 CFR 1.170A-1(c)(4)). Diğer işletme mülkü, gerçek piyasa değerinden, satış halinde doğacak olağan gelir (amortismanın geri alınması gibi) düşülerek indirilir; bu da indirimi genellikle maliyet esasıyla sınırlar; maliyet esasından düşük değerli mülkte sınır gerçek piyasa değeridir (Publication 526). C şirketi aynı indirimi Publication 542 uyarınca uygular. Ortaklık veya S şirketi, mülkün gerçek piyasa değerini ve düzeltilmiş maliyet esasını her sahibe bildirir. İndirimi $5.000 üzerinde olan diğer mülklerin çoğu (nakit, stok veya borsada işlem gören menkul kıymetler hariç) nitelikli bir ekspertiz raporu gerektirir ve ayrıntıları Form 8283 Section B'de verilir. Ekspertiz raporunun kendisi yalnızca $500.000 üzerinde eklenir (Section 170(f)(11); Form 8283 talimatları). Benzer kalemler birlikte sayılır; beyannameden önce ekspertiz raporunu alın.

Hastaların, muhtaçların veya bebeklerin bakımı için verilen stokun kendi kuralı vardır ve maliyetten fazlasına izin verebilir. Şahıs işletmesi sahiplerinin, ortaklıkların, S şirketlerinin ve C şirketlerinin fazla gıdasını, ayrıca bir C şirketinin diğer stokunu da kapsar (Section 170(e)(3)). Hayır kurumundan yazılı bir beyan gerekir; bu yüzden maliyetle kaydetmeden önce böyle bir bağışı inceletin (Publication 526; Publication 542).

Hayır kurumuna verilen bedelsiz iş veya çalışan zamanı bağış değildir (Publication 526).

Hangi kayıtları ne zamana kadar saklamalıyım?

Her bağış için hayır kurumunun belgesini, daha büyük bağışlar için de yazılı bir onay yazısını saklayın. $250 veya daha fazla bir bağış için bu onay yazısı olmadan indirim yapılamaz.

Bağış, banka tarafından tahsil edildiği yıla değil, teslim edildiği yıla sayılır. Çek postaya verildiği tarihte, kredi kartıyla yapılan bağış ise ödemenin yapıldığı yılda sayılır (Publication 526). O yılda kaydedin; bkz. yıl sonu kapanış kontrol listesi.

Bu kurallar şu kaynaklara dayanır: bireyler için Topic 506; kuruluşlar için Form 1065, Form 1120-S ve Form 1120 talimatları; nakit bağış son tarihi için de 26 CFR 1.170A-15. Bu büyüklükteki bir bağış için tek başına banka kaydı onay yazısı kuralını karşılamaz; bu yüzden beyanname verilmeden önce hayır kurumundan belgeyi isteyin. Makbuz kuralları IRS makbuz gereklilikleri rehberinde, makbuz veremeyen bir hayır kurumu kayıp makbuzlar rehberinde, kayıtların ne kadar saklanacağı ise işletme kayıtları ne kadar saklanır rehberindedir.

Örnek

Tüm tutarlar açıklayıcı ABD dolarıdır.

Şahıs işletmesi: bir kiliseye bağış

Schedule C veren bir tesisatçı, işletme hesabından bir kiliseye $2.000 öder. Muhasebe sorumlusu sahibin çekimini borçlandırır, bankayı alacaklandırır. Schedule C hiçbir şey göstermez. Tesisatçının Form 1040'ında, kalem kalem indirim yapmayan tek başına beyan veren kişi, 2025'ten sonra başlayan bir vergi yılı için bağışın en fazla $1.000 tutarını indirebilir; ortak beyannamede en fazla $2.000. Kalem kalem indirim yapan bir sahip bağışı Schedule A'ya, alt sınırın üzerinde olarak yazar.

İki üyeli LLC, 50/50

Sözleşmeye göre 50/50 paylaşan iki üye, LLC hesabından $4.000 bağışlar. Defterler hayır bağışlarını borçlandırır, bankayı alacaklandırır. LLC Form 1065 verir. Bağış olağan gelirde değil, Schedule K 13a satırında görünür ve her K-1 Box 13 $2.000 gösterir. Her üyenin sermaye hesabı ve maliyet esası $2.000 düşer. Her üyenin yeterli maliyet esası olduğu varsayılırsa, her biri kendi sınırlarına tabi olarak kendi beyannamesinde $2.000 talep eder.

C şirketi: %1 alt sınır

Bir C şirketinin bağıştan önce, vergi kurallarının gerektirdiği biçimde hesaplanmış $100.000 vergilendirilebilir geliri vardır ve $5.000 bağışlar. %1 alt sınır $1.000, %10 üst sınır $10.000 olur. 19 satırındaki indirim tutarı $4.000 olur. Defterler $5.000 hayır bağışı gideri gösterir; bu yüzden beyanname defterlerden $1.000 daha az indirir. Alt sınırın altında kalan $1.000, bağış üst sınırı aşmadığı için sonraki yıllara devredilmez.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bağış, birden fazla sahibi olan bir S şirketinde veya LLC'de bir sahibin davası için ödendi: kayıt, indirimi kimin alacağı ve maliyet esası kayıtları buna bağlıdır. Eşit olmayan dağıtımlar rehberine bakın ve şirket vergisi desteği alın.
• Bir C şirketi üst sınırına yakın, net faaliyet zararı var veya büyük tutarlar bağışladı: alt sınır, üst sınır, devir ve zarar kuralları yıldan yıla birbirini etkiler. Şirket vergisi desteği alın.
• İşletme ürün, ekipman veya başka mülk bağışladı: indirim, satılan malın maliyeti, formlar ve her sahibin maliyet esası değişir. Şirket vergisi desteği alın.
• LLC veya şirketin nasıl vergilendirildiğinden emin değilsiniz: bağışın nereye gideceğini beyanname türü belirler; bu yüzden kaydetmeden önce her seçimi doğrulayın. Şirket vergisi desteği alın.
• Bağışlar, verilmiş bir beyannamede olağan gider olarak kaydedildi: bkz. verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme ve şirket vergisi desteği alın.
• Defterler geride: muhasebe kayıtları temizleme kontrol listesi ile başlayın ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bağış yabancı bir hayır kurumuna gitti veya bir sahip Kanada'da yaşıyor: kurallar ülkeye göre farklıdır. Sınır ötesi vergi desteği alın.
• Bir C şirketi bir sahibin kişisel taahhüdünü ödedi: bkz. sahibin giderlerini ödeyen C şirketi. Ödemeler birden fazla yıla yayılıyorsa veya indirildiyse şirket vergisi desteği alın.