Escrituração de organização sem fins lucrativos e Form 990

Como a escrituração de uma pequena organização sem fins lucrativos é diferente da de uma empresa?

Uma organização sem fins lucrativos não tem proprietários nem lucro a distribuir. A escrituração acompanha os ativos líquidos (net assets), a versão do patrimônio do proprietário para esse tipo de organização, em dois grupos, sem restrições de doadores e com restrições de doadores, e a variação de cada um. O Form 990 pede a mesma divisão na Parte X, linhas 27 e 28, para a organização que segue a norma contábil para entidades sem fins lucrativos (ASC 958); quem não segue essa norma usa as linhas 29 a 31 (instruções do Form 990). Qual caso se aplica é uma pergunta para quem prepara as demonstrações financeiras.

A declaração deve, em geral, usar o mesmo método contábil que a escrituração usa regularmente. Muitos estados que aceitam o Form 990 no lugar do seu próprio relatório exigem o regime de competência, então confira o seu estado antes de escolher (instruções).

O caso não é simples quando uma subvenção com restrição foi gasta sem etiqueta, os custos nunca foram divididos por função, a escrituração está atrasada, um financiador, banco ou conselho pede demonstrações financeiras, ou uma declaração deixou de ser entregue e a isenção pode estar em risco. Os relatórios para financiadores e para o IRS usam a escrituração, então as lacunas geralmente precisam ser corrigidas primeiro. Reúna antes:

• A carta de determinação do IRS e as declarações já entregues pela organização.
• Os contratos e as cartas de concessão das subvenções.
• Os extratos bancários e de cartão de todas as contas.
• Os registros de doadores e as confirmações enviadas.
• O orçamento aprovado pelo conselho.

Para montar a escrituração:

1. Dê a cada tipo de dinheiro sua própria conta de receita: contribuições, subvenções, mensalidades de associados, taxas de programas, receita de eventos.
2. Mantenha contas de despesa por tipo e marque cada despesa com sua função: programa, administração geral ou captação de recursos.
3. Marque cada recebimento como com ou sem restrições de doadores.

Como saber se uma doação ou subvenção tem restrição e como acompanhá-la?

Uma doação ou subvenção tem restrição quando o doador, o que inclui quem concede certas subvenções, impõe um limite mais específico do que as finalidades da própria organização no estatuto ou regimento interno: uma finalidade, um prazo ou a exigência de preservar a doação, como acontece com um fundo patrimonial (endowment). Uma votação do conselho para reservar dinheiro é uma designação do conselho, não uma restrição, e o dinheiro continua nos ativos líquidos sem restrições de doadores (instruções do Form 990).

Uma doação para algo que a organização já faz dentro de suas finalidades gerais pode não ter restrição. Se o texto não estiver claro, pergunte ao doador e guarde a resposta por escrito. Se uma subvenção só paga depois que a organização gasta, ou precisa ser devolvida se uma meta não for cumprida, a dúvida é quando ela conta como receita. Essa é uma questão de norma contábil que as instruções do IRS não resolvem; resolva-a com quem prepara as demonstrações financeiras.

Para acompanhar uma doação ou subvenção com restrição:

1. Guarde o contrato ou a carta com o texto do doador. O IRS inclui pedidos e concessões de subvenções entre os documentos de apoio que devem ser guardados (Publication 4221-PC).
2. Acrescente uma linha por doação ou subvenção a uma lista de subvenções: doador, finalidade, valor, data de recebimento, prazo para gastar, gasto até agora, saldo.
3. Marque cada recebimento com restrição com sua classe na escrituração, para que o saldo “com restrições de doadores” possa ser impresso, esteja o dinheiro em conta bancária própria ou não.
4. Marque cada despesa com a subvenção que a pagou e com sua função. O IRS diz que, com mais de um programa, os registros devem identificar a receita e as despesas de cada um (Publication 4221-PC).
5. Todo mês, confira a lista de subvenções com o saldo “com restrições de doadores”.

O que acontece na escrituração quando uma subvenção com restrição é gasta?

Quando o dinheiro é gasto como o doador determinou e qualquer prazo já passou, ele deixa de estar sujeito à restrição, e o valor passa dos ativos líquidos com restrições de doadores para os ativos líquidos sem restrições. Se o contrato também diz que a organização deve continuar usando ou manter o que comprou, essa parte continua com restrição. A despesa é registrada normalmente. A transferência não altera o total dos ativos líquidos; a despesa altera.

• Registre a transferência no período em que as restrições são cumpridas, em geral quando o dinheiro é gasto, com uma nota que cite a subvenção.
• Uma restrição que depende só de prazo termina quando chega a data do doador, sem precisar gastar nada.
• Se um pagamento estiver fora das condições do doador, não libere o dinheiro. Leia o contrato ou pergunte antes ao financiador; isso é uma decisão, não um lançamento.
• Um saldo com restrição que sobra no fim do ano passa para o ano seguinte; no Form 990, ele é informado na Parte X, linha 28, por uma organização que segue a ASC 958.

Se a subvenção foi gasta antes de ser marcada

1. Pegue o contrato e liste o que ele permite.
2. Liste todos os pagamentos feitos com o dinheiro dessa subvenção, por data, e marque cada um como dentro ou fora das condições do doador.
3. Registre a liberação dos pagamentos que estão dentro das condições no período em que cada restrição foi cumprida, em geral quando o dinheiro foi gasto. Pagamentos fora das condições são uma questão para o financiador, não um lançamento.

Se um relatório para o financiador ou uma auditoria vencer antes de isso ficar pronto, um profissional pode ajudar a separar quais pagamentos estão dentro das condições.

O que são despesas por função e como dividir custos compartilhados?

As despesas por função classificam cada custo pelo seu trabalho: serviços de programa, administração geral ou captação de recursos. Uma organização 501(c)(3) ou 501(c)(4) que entrega o Form 990 preenche as três colunas na Parte IX; as demais organizações devem preencher a coluna do total e podem preencher o resto (instruções do Form 990).

Um custo que atende a mais de uma função é dividido. Se o sistema contábil não faz o rateio, qualquer método razoável serve, mas os valores precisam ser exatos e o método deve estar por escrito. Quando um empregado dedica parte do tempo à captação de recursos e parte aos programas, o salário é dividido conforme esse tempo; não se pode lançar o salário inteiro em programas porque a maior parte do tempo foi de trabalho de programa (instruções do Form 990).

Escolha a base uma vez, registre-a por escrito e use-a todo mês. Controles de horas para a folha de pagamento e metragem para o aluguel são bases comuns. Uma organização que entrega o formulário simplificado deve dividir os custos mesmo assim: um estado pode pedir uma análise completa das despesas por função (instruções do Form 990-EZ).

O que devo registrar sobre os doadores?

Esta seção vale para instituições de caridade que podem receber doações dedutíveis de impostos, como as organizações 501(c)(3). Outras organizações isentas, como clubes e associações comerciais, seguem regras diferentes para doadores.

Para uma doação de $250 ou mais, a organização entrega ao doador uma confirmação por escrito. Para um pagamento acima de US$75 que é em parte doação e em parte compra, ela entrega uma declaração escrita de divulgação quando pede ou recebe o pagamento, não no fim do ano. Uma organização que deixa de enviar a confirmação não sofre multa, mas o doador não pode deduzir a doação sem ela (Publication 1771).

A confirmação deve chegar ao doador na data mais cedo entre a data em que o doador entrega sua declaração e o vencimento da declaração do doador, com prorrogações; as organizações costumam enviar até 31 de janeiro. Um resumo anual pode cobrir várias doações desse valor, mas as doações menores não são somadas. A falta da declaração de divulgação gera uma multa de US$10 por contribuição, até US$5.000 por evento de arrecadação ou envio de correspondência, salvo se houver motivo razoável. Brindes simbólicos de pouco valor e alguns benefícios de baixo custo para associados são exceções (Publication 1771).

Na escrituração, registre de cada doação o doador, a data, o valor, a forma de pagamento, os bens ou serviços dados em troca e qualquer restrição. Lance um pagamento como o ingresso de um jantar em duas partes: o valor de mercado do que o doador recebeu como receita do evento e só o excedente como contribuição (instruções do Form 990). Guarde amostras dos materiais de captação e, de cada evento, o que os participantes receberam e seu valor de mercado (instruções do Form 990).

Bens doados, como alimentos ou equipamentos, são doações que não são em dinheiro: registre o que foi doado e seu valor na data do recebimento. Serviços doados e o uso gratuito de espaço não podem ser informados como receita no Form 990 (instruções do Form 990). Para uma doação maior que não é em dinheiro, o doador pode apresentar o Form 8283, Section B; a organização assina o reconhecimento do donatário e guarda uma cópia. Se vender ou alienar esse bem em até 3 anos, ela geralmente entrega o Form 8282 em até 125 dias e dá uma cópia ao doador. Itens consumidos ou distribuídos para a finalidade da isenção são exceção (instruções do Form 8283; Form 8282).

Qual declaração anual minha organização sem fins lucrativos entrega e quando vence?

A declaração depende da receita bruta e do total de ativos (instruções do Form 990; página do IRS sobre o Form 990-N).

As três vencem no 15º dia do quinto mês após o fim do ano fiscal (15 de maio para o ano-calendário), ou no dia útil seguinte. O Form 8868 dá uma prorrogação automática de seis meses para os Forms 990 e 990-EZ (Publication 4221-PC). Os Forms 990 e 990-EZ devem ser entregues por via eletrônica (instruções do Form 990; instruções do Form 990-EZ).

A receita bruta é tudo o que a organização recebeu no ano, de todas as fontes, sem descontar custos (instruções do Form 990). O termo “normalmente” tem um teste próprio (página do IRS sobre o Form 990-N):

• No primeiro ano, a organização se enquadra se recebeu, ou se os doadores prometeram, $75.000 ou menos.
• Entre um e três anos de existência, ela precisa ter tido receita bruta média de $60.000 ou menos em cada um dos dois primeiros anos fiscais.
• Com três anos ou mais, ela precisa ter tido receita bruta média de $50.000 ou menos nos três anos fiscais anteriores, incluindo o atual.

Igrejas e alguns outros grupos não precisam entregar, uma fundação privada entrega o Form 990-PF, e algumas organizações, como as organizações de apoio, devem entregar o Form 990 ou 990-EZ mesmo sendo pequenas (IRS: quem deve entregar). Patrocinadores de fundos orientados por doadores (donor advised funds) devem usar o Form 990, e não o Form 990-EZ, e o mesmo vale para uma organização controladora conforme a seção 512(b)(13) quando houve movimentação de fundos, em qualquer direção, entre ela e uma entidade controlada durante o ano (instruções do Form 990). Para uma igreja, veja escrituração e registros de doações de igrejas. O registro de instituições de caridade nos estados, os relatórios anuais e as isenções de impostos estaduais são assuntos à parte e variam de estado para estado; o IRS lista os sites dos estados na sua página de links dos estados. Alguns estados aceitam a declaração federal no lugar do seu próprio relatório e podem exigir mais detalhes (instruções do Form 990-EZ).

A escrituração fornece os números, mas preparar a declaração é um trabalho à parte de manter a escrituração. Defina quem prepara a declaração antes do vencimento.

O que acontece se a declaração não for entregue por três anos?

Uma organização que deixa de entregar um Form 990, 990-EZ ou 990-N exigido por três anos seguidos perde a isenção de impostos automaticamente, a partir do vencimento original da terceira declaração ou aviso não entregue (IRS: revogação automática). Entregar o Form 990-N com atraso não gera multa, mas um e-Postcard não entregue ainda conta para os três anos (página do IRS sobre o Form 990-N).

O IRS publica uma Lista de Revogação Automática (Automatic Revocation List); procure nela o nome da organização (IRS: revogação automática).

Depois da revogação:

• A organização deixa de ser isenta do imposto de renda federal, então pode ter de entregar uma declaração de imposto de renda e pagar imposto.
• Ela deixa de poder receber contribuições dedutíveis de impostos. Os doadores ainda podem deduzir as doações feitas antes de o nome dela aparecer na lista de revogação do IRS.
• Ela precisa pedir ao IRS o restabelecimento; a lei não prevê recurso contra uma revogação feita corretamente. A lei estadual e a local também podem tratá-la de forma diferente (IRS: revogação automática).

Cada caminho é um pedido de isenção com taxa de usuário: Form 1023, 1024 ou 1024-A em todos os caminhos, e Form 1023-EZ só no primeiro e no último. A data em que a isenção volta depende do caminho (IRS: restabelecimento):

Os dois caminhos de motivo razoável também exigem as declarações não entregues, entregues em papel, e uma declaração de que todas as declarações exigidas agora foram entregues. No primeiro caminho, o IRS dispensa a multa por falta de entrega somente se a organização também entregar em papel os Forms 990-EZ dos anos não entregues, exceto de um ano em que ela poderia ter usado o Form 990-N.

Além disso, um Form 990 ou 990-EZ entregue com atraso ou incompleto pode gerar US$25 por dia, até o menor valor entre US$13.000 e 5% da receita bruta para uma organização menor, salvo se houver motivo razoável; uma organização com receita bruta acima de um nível mais alto definido nas instruções enfrenta um valor diário e um teto maiores. A multa também pode recair sobre uma pessoa. Se o IRS enviar uma carta fixando uma data para entregar ou corrigir a declaração e a data passar, cada diretor, administrador, curador (trustee), empregado ou outra pessoa com o dever de entregar pode dever US$10 por dia, até US$6.500 no total para todas as pessoas em uma declaração, e todos respondem em conjunto por esse valor (instruções do Form 990; 26 U.S.C. 6652(c)).

Anos não entregues são um caso para o julgamento de um profissional: quais anos eram exigidos, qual formulário cada um pedia e qual caminho se aplica. Toda declaração informa números da escrituração, então uma escrituração atrasada nesses anos também importa.

Quais registros devo guardar e por quanto tempo?

Guarde os registros que sustentam uma declaração por pelo menos três anos a partir da data posterior entre o vencimento e a entrega da declaração, e guarde os documentos da isenção e as atas do conselho para sempre (instruções do Form 990; Publication 4221-PC).

Os registros de impostos sobre a folha de pagamento e de bens seguem as regras gerais de por quanto tempo guardar os registros da empresa. O Form 990, Parte VI, linha 14, pergunta se a organização tem uma política de guarda e destruição de documentos (instruções do Form 990).

Uma organização sem fins lucrativos chega a dever imposto?

Sim. O imposto de renda federal mais comum incide sobre a renda empresarial não relacionada (unrelated business income): para a maioria das organizações, a renda de uma atividade empresarial exercida com regularidade que não tem relação substancial com a finalidade da isenção. O imposto de renda também pode incidir depois que a isenção é revogada (veja acima), e uma organização com empregados pagos tem impostos sobre a folha de pagamento (como montar a folha de pagamento). Duas exceções comuns podem mudar a resposta: uma atividade em que praticamente todo o trabalho é feito sem remuneração, como uma venda tocada por voluntários, e a venda de mercadorias que foram quase todas doadas, como em muitos brechós (IRS: exceções e exclusões). Guarde registros de quem fez o trabalho e de onde vieram os bens. Uma organização com $1.000 ou mais de renda bruta total de todas as suas atividades não relacionadas juntas entrega o Form 990-T além da declaração anual (instruções do Form 990; IRS: imposto sobre renda empresarial não relacionada). Renda bruta aqui significa receita bruta menos o custo das mercadorias vendidas. O Form 990-T deve ser entregue por via eletrônica e vence no 15º dia do quinto mês após o fim do ano, com prorrogação pelo Form 8868; o imposto vence na data original (instruções do Form 990-T). Uma organização que espera dever $500 ou mais de imposto no ano também paga imposto estimado durante o ano (IRS: imposto sobre renda empresarial não relacionada).

Se uma atividade é uma atividade empresarial não relacionada depende dos fatos. Na escrituração, mantenha a renda e os custos diretos de qualquer atividade empresarial paralela regular separados das doações e da receita de programas, para que a organização veja se passou do limite.

O que o tesoureiro ou o conselho deve ver todo mês?

Nenhuma regra do IRS define um relatório mensal. Um pacote útil espelha o que a declaração anual pede, para que o fim do ano use os mesmos números:

1. Um balanço patrimonial com os ativos líquidos com e sem restrições de doadores (Parte X).
2. Receitas e despesas do mês e do ano até agora, comparadas com o orçamento.
3. A lista de subvenções: recebido, gasto, saldo e prazo para gastar de cada doação ou subvenção com restrição.
4. Despesas por função no ano até agora (Parte IX).
5. Conciliações bancárias e de cartão, feitas e aprovadas.
6. Confirmações enviadas para toda doação de $250 ou mais.

Para a rotina por trás desse pacote, veja a lista de verificação do fechamento mensal e a lista de verificação do fechamento anual.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Um banco de alimentos gasta parte de uma subvenção com restrição

Um banco de alimentos recebe uma subvenção de US$20.000 para um freezer e a compra de alimentos. Em março, ele compra US$5.000 em alimentos.

A despesa de US$5.000 é coberta pela liberação, e US$15.000 continuam com restrições de doadores para o freezer e para novas compras de alimentos. A lista de subvenções mostra o mesmo saldo.

Um pequeno grupo de artes escolhe sua declaração

Um grupo de artes com ano-calendário, com pelo menos três anos de existência e que não é organização de apoio, recebeu cerca de US$60.000 em cada um dos três últimos anos e termina o ano com US$40.000 em ativos. Sua média dos três anos está acima de US$50.000, então ele não pode usar o e-Postcard. Está abaixo dos testes de US$200.000 e US$500.000, então entrega o Form 990-EZ ou o Form 990. Ele confirma qual antes de 15 de maio, ou prorroga com o Form 8868.

Um doador paga por um jantar

Um doador paga US$150 por um jantar que a organização avalia em US$60. O pagamento é maior que US$75 e compra algo em troca, então a organização entrega uma declaração escrita de divulgação: o valor dedutível se limita a US$90, o excedente sobre a estimativa de US$60. Na escrituração, US$60 são receita do evento e US$90 são contribuição. Um pagamento de US$300 pelo mesmo jantar deixa uma contribuição de US$240, abaixo de US$250, então exige a divulgação, mas não a confirmação. Com US$350, a contribuição de US$290 também exige uma confirmação por escrito que descreva o jantar e seu valor de US$60.

E no seu caso?

• Sua organização é uma igreja: use escrituração, auxílio-moradia e registros de doações de igrejas.
• Você é uma empresa que faz doações para instituições de caridade: o lado do doador está em doações de caridade feitas pela empresa.
• Sua organização é canadense: veja escrituração e declarações informativas de organizações sem fins lucrativos.
• Uma subvenção com restrição foi gasta sem etiqueta, a escrituração está meses ou anos atrasada, ou um financiador, banco ou conselho pede demonstrações financeiras: os relatórios para financiadores e para o IRS usam a escrituração, então as lacunas geralmente precisam ser corrigidas primeiro. Veja como atualizar a escrituração atrasada e a ajuda com escrituração contábil.
• Declarações deixaram de ser entregues, o IRS enviou uma carta sobre uma declaração, ou a isenção pode ter terminado: os anos, os formulários e o caminho de restabelecimento dependem dos fatos. A escrituração desses anos pode ser reconstruída com a ajuda com escrituração contábil; decidir qual declaração e qual pedido se aplicam cabe a um profissional.
• Você tem empregados pagos: a folha de pagamento é uma configuração à parte; veja como montar a folha de pagamento.