Livres d'un OSBL : fonds affectés et formulaire 990

En quoi la tenue de livres d'un petit OSBL diffère-t-elle de celle d'une entreprise?

Un OSBL n'a ni propriétaires ni profit à distribuer. Ses livres suivent les actifs nets, l'équivalent pour un OSBL de l'avoir du propriétaire, en deux groupes, sans restrictions imposées par les donateurs et avec restrictions imposées par les donateurs, ainsi que la variation de chacun. Le formulaire 990 demande la même répartition à la partie X, lignes 27 et 28, pour un organisme qui suit la norme comptable des organismes sans but lucratif (ASC 958); un organisme qui ne la suit pas remplit plutôt les lignes 29 à 31 (instructions du formulaire 990). C'est à la personne qui prépare les états financiers de dire laquelle de ces deux situations s'applique.

La déclaration devrait en général suivre la même méthode comptable que celle des livres. Beaucoup d'États qui acceptent le formulaire 990 à la place de leur propre rapport exigent la méthode d'exercice; vérifiez donc les règles de votre État avant de choisir (instructions).

Un dossier n'est pas simple lorsqu'une subvention affectée a été dépensée sans avoir été étiquetée, que les coûts n'ont jamais été répartis par fonction, que les livres sont en retard, qu'un bailleur de fonds, une banque ou un conseil d'administration demande des états financiers, ou qu'une déclaration a été omise et que l'exonération est peut-être en danger. Les rapports aux bailleurs de fonds et à l'IRS s'appuient sur les livres; il faut donc en général combler d'abord ces lacunes. Rassemblez d'abord ces documents :

• La lettre de détermination de l'IRS et les déclarations déjà produites par l'organisme.
• Les ententes de subvention et les lettres d'octroi.
• Les relevés bancaires et de cartes de chaque compte.
• Les dossiers des donateurs et les accusés de réception envoyés, le cas échéant.
• Le budget approuvé par le conseil d'administration.

Pour mettre en place les livres :

1. Donnez à chaque type de fonds son propre compte de revenus : dons, subventions, cotisations des membres, frais de programme, revenus d'événements.
2. Tenez des comptes de dépenses par nature, et associez chaque dépense à sa fonction : programme, gestion et administration, ou collecte de fonds.
3. Étiquetez chaque somme reçue comme avec ou sans restrictions imposées par les donateurs.

Comment savoir si un don ou une subvention est affecté, et comment le suivre?

Un don ou une subvention est affecté lorsque le donateur, y compris l'auteur de certaines subventions, fixe une limite plus précise que les finalités de l'organisme énoncées dans ses statuts ou ses règlements administratifs : un objet précis, un moment précis, ou l'obligation de conserver le don, comme pour un fonds de dotation. Un vote du conseil pour mettre de l'argent de côté est une désignation du conseil, et non une restriction; l'argent reste dans les actifs nets sans restrictions imposées par les donateurs (instructions du formulaire 990).

Un don destiné à une activité que l'organisme mène déjà dans le cadre de sa mission générale peut ne comporter aucune restriction. Si la formulation n'est pas claire, demandez au donateur et conservez la réponse par écrit. Si une subvention ne verse l'argent qu'après que l'organisme a dépensé, ou doit être remboursée si une cible n'est pas atteinte, la question est de savoir quand elle compte comme revenu. C'est une question de norme comptable que les instructions de l'IRS ne tranchent pas; réglez-la avec la personne qui prépare les états financiers.

Pour suivre un don ou une subvention affecté :

1. Conservez l'entente ou la lettre qui contient les termes du donateur. L'IRS range les demandes de subvention et les octrois parmi les pièces justificatives à conserver (Publication 4221-PC).
2. Ajoutez une ligne par don ou subvention à une liste des subventions : donateur, objet, montant, date de réception, date limite de dépense, montant dépensé à ce jour, solde.
3. Étiquetez chaque somme affectée reçue avec sa catégorie dans les livres, afin de pouvoir imprimer le solde « avec restrictions imposées par les donateurs » que l'argent soit ou non dans son propre compte bancaire.
4. Associez chaque dépense à la subvention qui l'a financée et à sa fonction. L'IRS précise que lorsqu'il y a plus d'un programme, les registres devraient identifier les revenus et les dépenses de chacun (Publication 4221-PC).
5. Chaque mois, rapprochez la liste des subventions et le solde « avec restrictions imposées par les donateurs ».

Que se passe-t-il dans les livres lorsqu'une subvention affectée est dépensée?

Une fois l'argent dépensé selon les directives du donateur et le délai éventuel écoulé, il n'est plus soumis à la restriction; le montant passe donc des actifs nets avec restrictions imposées par les donateurs aux actifs nets sans restrictions. Si l'entente précise aussi que l'organisme doit continuer d'utiliser ou de conserver ce qu'il a acheté, cette partie reste affectée. La dépense est inscrite comme d'habitude. Le transfert ne change pas le total des actifs nets; c'est la dépense qui le change.

• Inscrivez le transfert dans la période où les restrictions sont respectées, en général au moment où l'argent est dépensé, avec une note qui nomme la subvention.
• Une restriction qui ne porte que sur la durée prend fin à la date fixée par le donateur, sans qu'il faille dépenser quoi que ce soit.
• Si un paiement sort des conditions du donateur, ne levez pas la restriction sur l'argent. Lisez d'abord l'entente ou interrogez le bailleur de fonds; c'est une décision, pas une écriture.
• Un solde affecté restant en fin d'exercice est reporté; sur le formulaire 990, un organisme qui suit la norme ASC 958 le déclare à la partie X, ligne 28.

Si la subvention a été dépensée avant d'être étiquetée

1. Sortez l'entente et dressez la liste de ce qu'elle permet.
2. Listez chaque paiement fait avec l'argent de cette subvention, par date, et indiquez s'il respecte ou non les conditions du donateur.
3. Inscrivez la levée de restriction pour les paiements conformes dans la période où chaque restriction a été respectée, en général au moment de la dépense. Les paiements hors conditions sont une question à poser au bailleur de fonds, pas une écriture.

Si un rapport à un bailleur de fonds ou une vérification est dû avant la fin de ce travail, un professionnel peut aider à trier les paiements qui respectent les conditions.

Que sont les dépenses par fonction, et comment répartir les coûts partagés?

Les dépenses par fonction classent chaque coût selon son rôle : services de programme, gestion et administration, ou collecte de fonds. Un organisme 501(c)(3) ou 501(c)(4) qui produit le formulaire 990 remplit les trois colonnes de la partie IX; les autres organismes doivent remplir la colonne du total et peuvent remplir les autres (instructions du formulaire 990).

Un coût qui sert à plus d'une fonction est réparti. Si le système comptable ne fait pas de répartition, toute méthode raisonnable convient, mais les montants doivent être exacts et la méthode consignée par écrit. Le salaire d'un employé qui consacre une partie de son temps à la collecte de fonds et une autre aux programmes est réparti selon ce temps; on ne peut pas imputer tout le salaire aux programmes parce que la plus grande partie du temps a été consacrée aux programmes (instructions du formulaire 990).

Choisissez la base une fois, consignez-la par écrit et utilisez-la chaque mois. Les relevés d'heures pour la paie et la superficie pour le loyer sont des bases courantes. Un organisme qui produit la version courte doit quand même répartir ses coûts : un État peut exiger une analyse complète des dépenses par fonction (instructions du formulaire 990-EZ).

Que dois-je consigner au sujet des donateurs?

Cette section vise les organismes de bienfaisance habilités à recevoir des dons déductibles d'impôt, comme un organisme 501(c)(3). Les autres organismes exonérés, comme les clubs et les associations professionnelles, suivent d'autres règles sur les donateurs.

Pour un don de 250 $ ou plus, l'organisme remet au donateur un accusé de réception écrit. Pour un paiement de plus de 75 $ qui est en partie un don et en partie un achat, il remet une déclaration écrite de divulgation au moment où il demande le paiement ou le reçoit, et non en fin d'année. Un organisme qui omet l'accusé de réception ne s'expose à aucune pénalité, mais le donateur ne peut pas déduire le don sans celui-ci (Publication 1771).

L'accusé de réception doit parvenir au donateur à la première des deux dates suivantes : celle où le donateur produit sa déclaration ou la date limite de cette déclaration, prolongations comprises; les organismes l'envoient en général au plus tard le 31 janvier. Un seul relevé annuel peut couvrir plusieurs dons de ce montant, mais les dons plus petits ne s'additionnent pas. L'absence de déclaration de divulgation entraîne une pénalité de 10 $ par contribution, jusqu'à concurrence de 5 000 $ par activité de collecte de fonds ou par envoi postal, sauf motif raisonnable. Les petits articles symboliques et certains avantages de faible coût liés à l'adhésion sont des exceptions (Publication 1771).

Dans les livres, inscrivez pour chaque don le donateur, la date, le montant, le mode de paiement, les biens ou services remis et toute restriction. Inscrivez un paiement comme un billet de dîner en deux parties : la valeur au détail de ce que le donateur a reçu comme revenu d'événement, et seulement l'excédent comme don (instructions du formulaire 990). Conservez des exemplaires du matériel de collecte de fonds et, pour chaque événement, ce que les participants ont reçu et sa valeur au détail (instructions du formulaire 990).

Les biens donnés, comme des aliments ou du matériel, sont des dons non monétaires : inscrivez ce qui a été donné et sa valeur à la réception. Les services donnés et l'utilisation gratuite de locaux ne peuvent pas être déclarés comme revenus sur le formulaire 990 (instructions du formulaire 990). Pour un don non monétaire important, le donateur peut apporter le formulaire 8283, section B; l'organisme signe la reconnaissance du donataire et en garde une copie. S'il vend ce bien ou en dispose autrement dans les 3 ans, il produit en général le formulaire 8282 dans les 125 jours et en remet une copie au donateur. Les articles consommés ou donnés pour la mission exonérée sont exclus (instructions du formulaire 8283; formulaire 8282).

Quelle déclaration annuelle mon OSBL produit-il, et quand est-elle due?

La déclaration dépend des recettes brutes et de l'actif total (instructions du formulaire 990; page de l'IRS sur le formulaire 990-N).

Les trois sont dus le 15e jour du cinquième mois suivant la fin de l'année d'imposition (le 15 mai pour une année civile), ou le jour ouvrable suivant. Le formulaire 8868 donne une prolongation automatique de six mois pour les formulaires 990 et 990-EZ (Publication 4221-PC). Les formulaires 990 et 990-EZ doivent être produits par voie électronique (instructions du formulaire 990; instructions du formulaire 990-EZ).

Les recettes brutes sont tout ce qui est reçu dans l'année, de toutes provenances, sans soustraire les coûts (instructions du formulaire 990). « Normalement » a son propre critère (page de l'IRS sur le formulaire 990-N) :

• Dans sa première année, un organisme est admissible s'il a reçu 75 000 $ ou moins, ou si des donateurs ont promis ce montant ou moins.
• Entre un et trois ans d'existence, il doit avoir eu en moyenne 60 000 $ ou moins de recettes brutes pendant chacune de ses deux premières années d'imposition.
• À trois ans d'existence ou plus, il doit avoir eu en moyenne 50 000 $ ou moins de recettes brutes au cours des trois années d'imposition précédentes, y compris l'année en cours.

Les églises et certains autres organismes n'ont pas à produire de déclaration, une fondation privée produit plutôt le formulaire 990-PF, et certains organismes, comme les organismes de soutien, doivent produire le formulaire 990 ou 990-EZ même s'ils sont petits (IRS : qui doit produire). Les organismes parrains de fonds orientés par les donateurs doivent utiliser le formulaire 990 et non le formulaire 990-EZ, tout comme un organisme de contrôle visé à l'article 512(b)(13) lorsque des fonds ont circulé dans un sens ou dans l'autre entre lui et une entité contrôlée pendant l'année (instructions du formulaire 990). Pour une église, voir livres d'une église, allocation de logement et relevés de dons. L'inscription des organismes de bienfaisance auprès des États, les rapports annuels et les exonérations fiscales des États sont distincts et varient d'un État à l'autre; l'IRS dresse la liste des sites des États sur sa page State Links. Certains États acceptent la déclaration fédérale à la place de leur propre rapport et peuvent exiger des détails supplémentaires (instructions du formulaire 990-EZ).

Les livres fournissent les chiffres, mais préparer la déclaration est un travail distinct de la tenue de livres. Décidez qui la prépare avant la date limite.

Que se passe-t-il si la déclaration n'est pas produite pendant trois ans?

Un organisme qui omet de produire un formulaire 990, 990-EZ ou 990-N obligatoire pendant trois années consécutives perd automatiquement son statut d'exonération d'impôt, à compter de la date d'échéance initiale de la troisième déclaration ou du troisième avis manquant (IRS : révocation automatique). Produire le formulaire 990-N en retard n'entraîne aucune pénalité, mais une e-Postcard manquée compte quand même dans les trois années (page de l'IRS sur le formulaire 990-N).

L'IRS publie une liste des révocations automatiques (Automatic Revocation List); vérifiez-y le nom de l'organisme (IRS : révocation automatique).

Après la révocation :

• L'organisme n'est plus exonéré de l'impôt fédéral sur le revenu; il peut donc devoir produire une déclaration de revenus et payer de l'impôt.
• Il n'est plus admissible à recevoir des dons déductibles d'impôt. Les donateurs peuvent toujours déduire les dons faits avant que son nom figure sur la liste de révocation de l'IRS.
• Il doit demander à l'IRS son rétablissement; la loi ne prévoit aucun appel d'une révocation régulière. Le droit des États et des municipalités peut aussi le traiter différemment (IRS : révocation automatique).

Chaque voie est une demande d'exonération assortie de frais d'utilisation : formulaire 1023, 1024 ou 1024-A pour chaque voie, et formulaire 1023-EZ seulement pour la première et la dernière. La date à laquelle l'exonération est rétablie dépend de la voie (IRS : rétablissement) :

Les deux voies avec motif raisonnable exigent aussi les déclarations manquées, produites sur papier, et une déclaration attestant que toutes les déclarations obligatoires sont maintenant produites. Sur la première voie, l'IRS renonce à la pénalité pour défaut de produire seulement si l'organisme produit aussi les formulaires 990-EZ papier des années manquées, sauf pour une année où il aurait pu utiliser le formulaire 990-N.

Par ailleurs, un formulaire 990 ou 990-EZ tardif ou incomplet peut entraîner une pénalité de 25 $ par jour, jusqu'à concurrence du moindre de 13 000 $ ou de 5 % des recettes brutes pour un petit organisme, sauf motif raisonnable; un organisme dont les recettes brutes dépassent un niveau plus élevé fixé dans les instructions fait face à un montant quotidien et à un plafond plus élevés. La pénalité peut aussi toucher une personne. Si l'IRS envoie une lettre fixant une date pour produire ou corriger la déclaration et que la date passe, chaque dirigeant, administrateur, fiduciaire, employé ou autre personne tenue de produire la déclaration peut devoir 10 $ par jour, jusqu'à concurrence de 6 500 $ au total pour toutes les personnes visées, pour une même déclaration, et tous en sont solidairement responsables (instructions du formulaire 990; 26 U.S.C. 6652(c)).

Les années manquées relèvent du jugement professionnel : quelles années étaient exigées, quel formulaire chacune demandait et quelle voie convient. Chaque déclaration reporte des chiffres tirés des livres; des livres en retard pour ces années comptent donc aussi.

Quels documents dois-je conserver, et pendant combien de temps?

Conservez les registres qui appuient une déclaration pendant au moins trois ans à compter de la plus tardive des dates entre la date d'échéance et la date de production de la déclaration, et conservez en permanence les documents d'exonération et les procès-verbaux du conseil (instructions du formulaire 990; Publication 4221-PC).

Les registres de l'impôt sur l'emploi et des biens suivent les règles générales de la durée de conservation des registres d'entreprise. La partie VI, ligne 14, du formulaire 990 demande si l'organisme a une politique de conservation et de destruction des documents (instructions du formulaire 990).

Un OSBL doit-il parfois payer de l'impôt?

Oui. L'impôt fédéral sur le revenu habituel porte sur le revenu d'entreprise sans lien avec la mission : pour la plupart des organismes, le revenu tiré d'une activité commerciale exercée régulièrement et qui n'est pas substantiellement liée à la fin pour laquelle l'exonération est accordée. L'impôt sur le revenu peut aussi s'appliquer après la révocation de l'exonération (voir plus haut), et un organisme qui a du personnel rémunéré a des impôts sur l'emploi (mise en place de la paie). Deux exceptions courantes peuvent changer la réponse : une activité dont la quasi-totalité du travail est faite sans rémunération, comme une vente tenue par des bénévoles, et la vente de marchandises dont la quasi-totalité a été donnée, comme dans bien des boutiques d'articles d'occasion (IRS : exceptions et exclusions). Conservez des registres montrant qui a fait le travail et d'où viennent les biens. Un organisme dont le revenu brut total de toutes ses activités sans lien avec la mission, combinées, atteint 1 000 $ ou plus produit le formulaire 990-T en plus de sa déclaration annuelle (instructions du formulaire 990; IRS : impôt sur le revenu d'entreprise sans lien avec la mission). Le revenu brut s'entend ici des recettes brutes moins le coût des marchandises vendues. Le formulaire 990-T doit être produit par voie électronique et est dû le 15e jour du cinquième mois suivant la fin de l'année, avec une prolongation au moyen du formulaire 8868; l'impôt est dû au plus tard à la date d'échéance initiale (instructions du formulaire 990-T). Un organisme qui s'attend à ce que l'impôt de l'année atteigne 500 $ ou plus verse aussi un impôt estimatif pendant l'année (IRS : impôt sur le revenu d'entreprise sans lien avec la mission).

Savoir si une activité est une entreprise sans lien avec la mission dépend des faits. Dans les livres, séparez les revenus et les coûts directs de toute activité commerciale régulière accessoire des dons et des revenus de programme, afin que l'organisme voie s'il franchit la limite.

Que doivent voir le trésorier ou le conseil chaque mois?

Aucune règle de l'IRS n'impose de rapport mensuel. Un ensemble utile reprend ce que demande la déclaration annuelle, de sorte que la fin d'année s'appuie sur les mêmes chiffres :

1. Un bilan montrant les actifs nets avec et sans restrictions imposées par les donateurs (partie X).
2. Les revenus et les dépenses du mois et de l'année à ce jour, comparés au budget.
3. La liste des subventions : montant reçu, dépensé, solde et date limite de dépense pour chaque don ou subvention affecté.
4. Les dépenses par fonction, de l'année à ce jour (partie IX).
5. Les rapprochements bancaires et de cartes, terminés et approuvés.
6. Les accusés de réception envoyés pour chaque don de 250 $ ou plus.

Pour la routine qui sous-tend cet ensemble, voir la liste de contrôle de la clôture mensuelle et la liste de contrôle de la clôture annuelle.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars américains.

Une banque alimentaire dépense une partie d'une subvention affectée

Une banque alimentaire reçoit une subvention de 20 000 $ pour un congélateur et des achats de nourriture. Elle achète 5 000 $ de nourriture en mars.

La dépense de 5 000 $ est couverte par la levée de restriction, et 15 000 $ restent avec restrictions imposées par les donateurs pour le congélateur et la nourriture à venir. La liste des subventions affiche le même solde.

Un petit groupe d'art choisit sa déclaration

Un groupe d'art à année civile, existant depuis au moins trois ans et qui n'est pas un organisme de soutien, a encaissé environ 60 000 $ chacune des trois dernières années et termine l'année avec 40 000 $ d'actif. Sa moyenne sur trois ans dépasse 50 000 $; il ne peut donc pas utiliser l'e-Postcard. Il est sous les seuils de 200 000 $ et de 500 000 $; il produit donc le formulaire 990-EZ ou le formulaire 990. Il confirme lequel au plus tard le 15 mai, ou il demande une prolongation avec le formulaire 8868.

Un donateur paie un dîner

Un donateur paie 150 $ pour un dîner que l'organisme évalue à 60 $. Le paiement dépasse 75 $ et procure quelque chose en retour; l'organisme remet donc une déclaration écrite de divulgation : le montant déductible est limité à 90 $, l'excédent sur l'estimation de 60 $. Dans les livres, 60 $ sont un revenu d'événement et 90 $ un don. Un paiement de 300 $ pour le même dîner laisse un don de 240 $, sous 250 $; il exige donc la divulgation, mais pas l'accusé de réception. À 350 $, le don de 290 $ exige aussi un accusé de réception écrit décrivant le dîner et sa valeur de 60 $.

Votre situation est différente?

• Votre OSBL est une église : utilisez livres d'une église, allocation de logement et relevés de dons.
• Vous êtes une entreprise qui fait des dons à un organisme de bienfaisance : le côté donateur est traité dans dons de bienfaisance de l'entreprise.
• Votre OSBL est canadien : voir livres et déclarations de renseignements d'un OSBL au Canada.
• Une subvention affectée a été dépensée sans avoir été étiquetée, les livres ont des mois ou des années de retard, ou un bailleur de fonds, une banque ou un conseil d'administration demande des états financiers : les rapports aux bailleurs de fonds et à l'IRS s'appuient sur les livres; il faut donc en général combler d'abord ces lacunes. Voir rattraper des livres en retard et l'aide en tenue de livres.
• Des déclarations ont été omises, l'IRS a envoyé une lettre au sujet d'une déclaration, ou l'exonération a peut-être pris fin : les années, les formulaires et la voie de rétablissement dépendent des faits. Les livres de ces années peuvent être reconstitués avec l'aide en tenue de livres; c'est à un professionnel de décider quelles déclarations et quelle demande conviennent.
• Vous avez du personnel rémunéré : la paie se met en place à part; voir mise en place de la paie.