소규모 비영리 단체 장부: 제한 기금과 Form 990

소규모 비영리 단체의 장부 관리는 일반 사업체와 무엇이 다른가요?

비영리 단체에는 소유주도, 나눠 줄 이익도 없습니다. 장부에서는 소유주 지분에 해당하는 순자산을 기부자 제한이 없는 순자산과 기부자 제한이 있는 순자산 두 가지로 나누어 각각의 증감을 기록합니다. 비영리 회계 기준(ASC 958)을 따르는 단체는 Form 990 Part X의 27번 줄과 28번 줄에서 같은 구분을 요구하고, 따르지 않는 단체는 29번 줄부터 31번 줄을 작성합니다(Form 990 작성 안내). 어느 쪽에 해당하는지는 재무제표를 작성하는 사람에게 확인하세요.

신고서는 일반적으로 장부에서 정기적으로 사용하는 회계 방식과 같은 방식으로 작성해야 합니다. Form 990을 주 정부 자체 보고서 대신 받아 주는 주 중에는 발생주의를 요구하는 곳이 많으므로, 방식을 정하기 전에 해당 주의 규정을 확인하세요(작성 안내).

사용 태그 없이 제한 보조금을 써 버렸거나, 비용을 기능별로 나누지 않았거나, 장부가 밀렸거나, 후원자·은행·이사회가 재무제표를 요구하거나, 신고서를 놓쳐 면세 지위가 위태로울 수 있다면 간단한 상황이 아닙니다. 후원자와 IRS에 내는 보고서는 장부를 바탕으로 작성하므로, 장부의 빈틈을 먼저 메워야 하는 경우가 많습니다. 먼저 다음 자료를 모으세요.

• IRS 면세 확인 서신(determination letter)과 단체가 제출한 신고서
• 보조금 계약서와 선정 통지서
• 모든 계좌의 은행 및 카드 명세서
• 기부자 기록과 발송한 기부 확인서
• 이사회가 승인한 예산

장부를 설정하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 돈의 성격마다 수입 계정을 따로 둡니다. 기부금, 보조금, 회비, 프로그램 수수료, 행사 수입으로 나눕니다.
2. 비용 계정은 유형별로 두고, 모든 비용에 기능(프로그램 활동, 일반 관리, 기금 모금)을 표시합니다.
3. 받은 돈마다 기부자 제한이 있는지 없는지 표시합니다.

기부금이나 보조금에 제한이 있는지 어떻게 알 수 있고, 어떻게 추적하나요?

기부자(일부 보조금의 제공 기관 포함)가 정관이나 내규에 적힌 단체 고유의 목적보다 구체적인 한도를 정하면 그 기부금이나 보조금은 제한이 있는 것입니다. 용도, 사용 시기, 또는 기금처럼 원금을 보존해야 한다는 조건이 그 예입니다. 이사회가 돈을 따로 떼어 두기로 의결하는 것은 이사회 지정일 뿐 제한이 아니며, 그 돈은 계속 기부자 제한이 없는 순자산에 속합니다(Form 990 작성 안내).

단체가 일반 목적에 따라 이미 하고 있는 일을 위한 기부금에는 제한이 없을 수도 있습니다. 문구가 불분명하면 기부자에게 물어보고 답변을 서면으로 보관하세요. 단체가 먼저 돈을 쓴 뒤에 지급되는 보조금이거나 목표를 채우지 못하면 반환해야 하는 보조금이라면, 언제 수익으로 인식하느냐가 문제가 됩니다. 이는 회계 기준에 관한 문제이고 IRS 작성 안내에는 답이 없으므로, 재무제표를 작성하는 사람과 정하세요.

제한 기부금이나 보조금을 추적하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 기부자의 문구가 담긴 계약서나 서신을 보관합니다. IRS는 보관할 증빙 자료에 보조금 신청서와 선정 통지서를 포함합니다(Publication 4221-PC).
2. 보조금 목록에 기부금이나 보조금마다 한 줄씩 추가합니다. 기부자, 용도, 금액, 받은 날짜, 사용 기한, 지금까지 사용한 금액, 잔액을 적습니다.
3. 받은 제한 기부금마다 장부에 분류를 표시하세요. 그러면 별도 은행 계좌에 있든 없든 "기부자 제한이 있는" 잔액을 출력할 수 있습니다.
4. 비용마다 지출한 보조금과 기능을 표시합니다. IRS는 프로그램이 둘 이상이면 각 프로그램의 수입과 비용을 구분해 기록하라고 안내합니다(Publication 4221-PC).
5. 매달 보조금 목록을 "기부자 제한이 있는" 잔액과 대조합니다.

제한 보조금을 사용하면 장부에는 어떻게 기록하나요?

돈을 기부자가 지정한 대로 사용하고 사용 시기 제한도 지났다면 더 이상 제한을 받지 않으므로, 그 금액을 기부자 제한이 있는 순자산에서 제한이 없는 순자산으로 옮깁니다. 계약서에 구입한 물건을 계속 사용하거나 보유해야 한다는 조건이 있으면 그 부분은 계속 제한이 있는 것으로 둡니다. 비용은 평소처럼 기록합니다. 총순자산을 바꾸는 것은 비용이지 이 이동이 아닙니다.

• 제한 조건이 충족된 기간에 이동을 기록합니다. 보통은 돈을 쓴 때이며, 보조금 이름을 적은 메모를 남기세요.
• 시기만 제한한 경우에는 기부자가 정한 날짜가 되면 돈을 쓰지 않아도 제한이 풀립니다.
• 지급 내역이 기부자의 조건에 맞지 않으면 그 돈을 풀지 마세요. 먼저 계약서를 확인하거나 후원 기관에 문의하세요. 이는 장부 입력이 아니라 판단이 필요한 문제입니다.
• 연말에 남은 제한 잔액은 다음 해로 이월됩니다. ASC 958을 따르는 단체는 Form 990 Part X의 28번 줄에 보고합니다.

태그를 달기 전에 보조금을 써 버렸다면

1. 계약서를 꺼내 허용되는 사용처를 정리합니다.
2. 해당 보조금의 돈으로 지급한 내역을 날짜순으로 모두 나열하고, 각각 기부자의 조건에 맞는지 표시합니다.
3. 조건에 맞는 지급 내역은 각 제한이 충족된 기간(보통 돈을 쓴 때)에 제한 해제를 기록합니다. 조건에 맞지 않는 지급 내역은 장부 입력이 아니라 후원 기관과 상의할 문제입니다.

이 작업을 마치기 전에 후원 기관 보고서나 회계 감사 기한이 다가온다면, 전문가가 어떤 지급 내역이 조건에 맞는지 가려내는 일을 도와드릴 수 있습니다.

기능별 비용이란 무엇이고, 공통 비용은 어떻게 나누나요?

기능별 비용은 모든 비용을 프로그램 활동, 일반 관리, 기금 모금 중 어떤 일에 쓰였는지로 분류한 것입니다. Form 990을 제출하는 501(c)(3) 또는 501(c)(4) 단체는 Part IX의 세 열을 모두 작성합니다. 다른 단체는 합계 열을 반드시 작성하고 나머지는 선택적으로 작성할 수 있습니다(Form 990 작성 안내).

둘 이상의 기능에 쓰이는 비용은 나눕니다. 회계 시스템이 비용을 배분하지 않는다면 합리적인 방법이면 무엇이든 쓸 수 있지만, 금액이 정확해야 하고 그 방법을 서면으로 남겨야 합니다. 직원이 일부 시간은 기금 모금에, 일부 시간은 프로그램에 쓴다면 급여를 그 시간 비율로 나눕니다. 대부분의 시간이 프로그램 업무였다고 해서 급여 전액을 프로그램에 넣을 수는 없습니다(Form 990 작성 안내).

배분 기준을 한 번 정해 서면으로 남기고 매달 같은 기준을 쓰세요. 급여는 근무 시간 기록, 임대료는 사용 면적을 기준으로 삼는 경우가 많습니다. 간이 양식을 제출하는 단체도 비용을 나누는 것이 좋습니다. 주 정부가 기능별 비용의 전체 분석을 요구할 수 있기 때문입니다(Form 990-EZ 작성 안내).

기부자에 대해 무엇을 기록해야 하나요?

이 부분은 세액공제 대상 기부금을 받을 수 있는 자선단체, 예를 들어 501(c)(3) 단체에 해당합니다. 클럽이나 업종 협회 같은 다른 면세 단체에는 다른 기부자 규정이 적용됩니다.

$250 이상의 기부금에 대해서는 단체가 기부자에게 서면 확인서를 줍니다. 일부는 기부이고 일부는 구매에 해당하는 $75 초과 금액을 받을 때는, 연말이 아니라 납부를 요청하거나 받을 때 서면 고지서를 줍니다. 확인서를 주지 않아도 단체에 가산세는 없지만, 확인서가 없으면 기부자는 그 기부금을 공제받을 수 없습니다(Publication 1771).

확인서는 기부자가 신고서를 제출한 날과 기부자 신고서의 연장 기한을 포함한 제출 기한 중 빠른 날까지 기부자에게 도착해야 하며, 단체는 보통 1월 31일까지 발송합니다. 이 금액 이상의 기부금 여러 건을 연간 요약서 하나로 처리할 수 있지만, 그보다 작은 기부금은 합산하지 않습니다. 고지서를 주지 않으면 정당한 사유가 없는 한 기부금 건당 $10, 모금 행사 또는 우편 발송당 최대 $5,000의 가산세가 부과됩니다. 소액의 기념품과 일부 저비용 회원 혜택은 예외입니다(Publication 1771).

장부에는 기부금마다 기부자, 날짜, 금액, 방법, 제공한 상품이나 서비스, 제한 여부를 기록합니다. 만찬 티켓 같은 지급액은 두 부분으로 나누어 기록합니다. 기부자가 받은 것의 소매 가치는 행사 수입으로, 초과분만 기부금으로 잡습니다(Form 990 작성 안내). 모금 자료 견본을 보관하고, 행사마다 참석자가 받은 것과 그 소매 가치를 기록해 두세요(Form 990 작성 안내).

식품이나 장비 같은 현물 기부는 비현금 기부입니다. 기부받은 것과 받은 때의 가치를 기록합니다. 기부받은 용역과 공간의 무상 사용은 Form 990에서 수익으로 보고할 수 없습니다(Form 990 작성 안내). 가치가 큰 현물 기부는 기부자가 Form 8283 Section B를 가져올 수 있으며, 단체는 수령 확인란에 서명하고 사본을 보관합니다. 그 재산을 3년 안에 팔거나 처분하면 일반적으로 125일 안에 Form 8282를 제출하고 기부자에게 사본을 줍니다. 면세 목적을 위해 소비했거나 나누어 준 물품은 예외입니다(Form 8283 작성 안내; Form 8282).

우리 비영리 단체는 어떤 연간 신고서를 제출하고, 기한은 언제인가요?

제출할 신고서는 총수입과 총자산에 따라 정해집니다(Form 990 작성 안내; IRS Form 990-N 안내 페이지).

세 가지 모두 과세연도가 끝난 달로부터 5번째 달의 15일(역년 기준으로는 5월 15일)이 기한이며, 그날이 휴일이면 다음 영업일입니다. Form 8868을 제출하면 Form 990과 Form 990-EZ는 6개월 자동 연장됩니다(Publication 4221-PC). Form 990과 Form 990-EZ는 전자 제출해야 합니다(Form 990 작성 안내; Form 990-EZ 작성 안내).

총수입은 그 해에 모든 출처에서 받은 금액 전체이며, 비용은 빼지 않습니다(Form 990 작성 안내). "일반적으로"에는 별도의 판단 기준이 있습니다(IRS Form 990-N 안내 페이지).

• 설립 첫해에는 받은 금액과 기부자가 약속한 금액이 $75,000 이하이면 해당됩니다.
• 설립 1년 이상 3년 미만이면 처음 두 과세연도 각각의 총수입이 평균 $60,000 이하여야 합니다.
• 설립 3년 이상이면 올해를 포함한 직전 3개 과세연도의 총수입이 평균 $50,000 이하여야 합니다.

교회와 일부 다른 단체는 제출하지 않아도 되고, 민간 재단은 대신 Form 990-PF를 제출하며, 지원 단체(supporting organization) 같은 일부 단체는 규모가 작아도 Form 990이나 990-EZ를 제출해야 합니다(IRS: 제출 대상). 기부자 조언 기금(donor advised fund)의 후원 단체는 Form 990-EZ가 아니라 Form 990을 써야 하며, section 512(b)(13)에 따른 지배 단체도 해당 연도에 피지배 단체와 사이에 어느 방향으로든 자금이 이동했다면 마찬가지입니다(Form 990 작성 안내). 교회라면 교회 장부와 기부 기록을 보세요. 주 정부 자선단체 등록, 연례 보고서, 주 세금 면제는 별개이며 주마다 다릅니다. IRS는 주 정부 링크 페이지에서 각 주 웹사이트를 안내합니다. 일부 주는 연방 신고서를 자체 보고서 대신 받아 주지만 추가 정보를 요구할 수 있습니다(Form 990-EZ 작성 안내).

장부에서 수치를 가져오지만, 신고서 작성은 장부 관리와 별개의 일입니다. 제출 기한 전에 누가 작성할지 정하세요.

신고서를 3년 동안 제출하지 않으면 어떻게 되나요?

필수인 Form 990, 990-EZ, 990-N을 3년 연속 제출하지 않은 단체는 면세 지위를 자동으로 잃으며, 효력은 3번째로 누락한 신고서나 통지의 원래 제출 기한에 발생합니다(IRS: 자동 박탈). Form 990-N을 늦게 제출해도 가산세는 없지만, 놓친 e-Postcard도 3년 계산에는 포함됩니다(IRS Form 990-N 안내 페이지).

IRS는 자동 박탈 명단(Automatic Revocation List)을 공개하므로, 단체 이름이 있는지 확인하세요(IRS: 자동 박탈).

면세 지위를 잃은 후에는 다음과 같습니다.

• 단체는 더 이상 연방 소득세가 면제되지 않으므로 소득세 신고서를 제출하고 세금을 납부해야 할 수 있습니다.
• 세액공제 대상 기부금을 받을 자격이 없어집니다. 기부자는 단체 이름이 IRS 박탈 명단에 오르기 전에 낸 기부금은 계속 공제받을 수 있습니다.
• 회복하려면 IRS에 신청해야 하며, 적법한 박탈에 대해서는 법에 이의 신청 절차가 없습니다. 주 법과 지방 법에서도 다르게 취급할 수 있습니다(IRS: 자동 박탈).

어느 경로든 수수료를 내는 면세 신청입니다. 모든 경로에서 Form 1023, 1024, 1024-A를 쓸 수 있고, Form 1023-EZ는 첫 번째와 마지막 경로에서만 쓸 수 있습니다. 면세가 회복되는 날짜는 경로에 따라 다릅니다(IRS: 회복).

정당한 사유에 따른 두 경로는 놓친 신고서를 종이로 제출하고, 필수 신고서를 모두 제출했다는 진술서를 내야 합니다. 첫 번째 경로에서 IRS는 놓친 해의 Form 990-EZ도 종이로 제출한 경우에만 제출 지연 가산세를 면제하며, Form 990-N을 쓸 수 있었던 해는 제외합니다.

이와 별개로, Form 990이나 990-EZ를 늦게 제출하거나 불완전하게 제출하면 정당한 사유가 없는 한 규모가 작은 단체에는 하루 $25, 최대 $13,000 또는 총수입의 5% 중 적은 금액의 가산세가 부과될 수 있습니다. 작성 안내에 정해진 더 높은 기준을 넘는 총수입이 있는 단체는 하루 단위 금액과 한도가 더 큽니다. 가산세는 개인에게도 부과될 수 있습니다. IRS가 서신으로 신고서를 제출하거나 바로잡을 기한을 정했는데 그 기한이 지나면, 제출 의무가 있는 임원, 이사, 수탁자, 직원 또는 그 밖의 개인마다 하루 $10, 한 건의 신고서당 모든 해당자 합계 최대 $6,500의 가산세를 낼 수 있으며, 이들 모두가 연대하여 책임을 집니다(Form 990 작성 안내; 26 U.S.C. 6652(c)).

놓친 해가 있는 경우는 전문가의 판단이 필요한 사례입니다. 어느 해에 제출해야 했는지, 해마다 어떤 양식이 필요했는지, 어떤 경로가 맞는지를 가려야 합니다. 모든 신고서는 장부의 수치를 보고하므로, 그 기간의 장부가 밀려 있다면 그것도 해결해야 합니다.

어떤 기록을 얼마나 오래 보관해야 하나요?

신고서를 뒷받침하는 기록은 신고서 제출 기한과 실제 제출일 중 늦은 날부터 최소 3년간 보관하고, 면세 관련 서류와 이사회 회의록은 영구 보관하세요(Form 990 작성 안내; Publication 4221-PC).

고용세와 자산 기록은 사업 기록 보관 기간의 일반 규정을 따릅니다. Form 990 Part VI의 14번 줄은 문서 보관 및 폐기 정책이 있는지 묻습니다(Form 990 작성 안내).

비영리 단체도 세금을 내는 경우가 있나요?

네. 일반적인 연방 소득세는 사업 관련성 없는 소득에 대한 것입니다. 대부분의 단체에서 이는 면세의 근거가 된 목적과 실질적으로 관련이 없는, 정기적으로 하는 사업에서 나오는 소득입니다. 면세 지위가 박탈된 뒤(위 설명 참고)에도 소득세가 적용될 수 있고, 유급 직원이 있는 단체는 고용세도 냅니다(급여 지급 설정). 결과가 달라질 수 있는 일반적인 예외가 두 가지 있습니다. 하나는 실질적으로 모든 업무를 무급으로 하는 사업(자원봉사자가 운영하는 판매 행사 등)이고, 다른 하나는 실질적으로 전부 기부받은 상품을 판매하는 경우(많은 중고 매장 등)입니다(IRS: 예외와 제외 항목). 누가 일했는지, 상품이 어디서 왔는지 기록해 두세요. 사업 관련성 없는 모든 사업의 총소득을 합쳐 $1,000 이상인 단체는 연간 신고서와 별도로 Form 990-T도 제출합니다(Form 990 작성 안내; IRS: 사업 관련성 없는 소득에 대한 세금). 여기서 총소득은 총수입에서 매출원가를 뺀 금액입니다. Form 990-T는 전자 제출해야 하며, 기한은 연말로부터 5번째 달의 15일이고 Form 8868로 연장할 수 있습니다. 세금은 원래 기한까지 납부해야 합니다(Form 990-T 작성 안내). 그 해 세금이 $500 이상일 것으로 예상되는 단체는 연중에 추정세도 납부합니다(IRS: 사업 관련성 없는 소득에 대한 세금).

어떤 활동이 사업 관련성 없는 사업인지는 사실관계에 따라 달라집니다. 장부에서는 정기적으로 하는 부업의 수입과 직접 비용을 기부금, 프로그램 수입과 분리해 두면 그 선을 넘는지 알 수 있습니다.

재무 담당자나 이사회는 매달 무엇을 봐야 하나요?

IRS가 정한 월간 보고서는 없습니다. 연간 신고서가 요구하는 항목과 같은 구성으로 자료를 만들면, 연말에도 같은 수치를 쓸 수 있어 유용합니다.

1. 기부자 제한이 있는 순자산과 없는 순자산을 구분한 재무상태표(Part X)
2. 이번 달과 연초부터 현재까지의 수입과 비용을 예산과 비교한 표
3. 보조금 목록. 제한 기부금과 보조금마다 받은 금액, 사용한 금액, 잔액, 사용 기한
4. 연초부터 현재까지의 기능별 비용(Part IX)
5. 완료하고 승인을 받은 은행 및 카드 대사
6. $250 이상의 기부금마다 발송한 기부 확인서

이 자료를 만드는 일상 업무는 월말 결산 체크리스트와 연말 결산 체크리스트를 참고하세요.

예시

아래 예시는 설명을 위한 것입니다. 모든 금액은 미국 달러입니다.

푸드 팬트리가 제한 보조금의 일부를 사용함

푸드 팬트리(식료품 지원 단체)가 냉동고와 식품 구입용으로 $20,000의 보조금을 받았습니다. 3월에 식품을 $5,000어치 구입합니다.

$5,000의 비용은 제한 해제로 충당되고, $15,000은 냉동고와 이후 식품 구입을 위해 기부자 제한이 있는 상태로 남습니다. 보조금 목록의 잔액도 같습니다.

소규모 예술 단체가 제출할 신고서를 정함

설립 3년 이상이고 지원 단체가 아닌 역년 기준의 예술 단체가 최근 3년 동안 매년 약 $60,000의 수입이 있었고, 올해 말 자산이 $40,000입니다. 3년 평균이 $50,000를 넘으므로 e-Postcard는 쓸 수 없습니다. $200,000와 $500,000 기준에는 미달하므로 Form 990-EZ 또는 Form 990을 제출합니다. 5월 15일 전에 어느 쪽인지 확정하거나 Form 8868로 연장합니다.

기부자가 만찬 비용을 냄

기부자가 단체의 평가액이 $60인 만찬에 $150을 냅니다. 이 금액은 $75를 넘고 대가를 받는 거래이므로, 단체는 서면 고지서를 줍니다. 공제 가능 금액은 추정치 $60를 초과한 $90으로 제한됩니다. 장부에서는 $60는 행사 수입, $90은 기부금입니다. 같은 만찬에 $300을 내면 기부금은 $240로 $250 미만이므로 고지서는 필요하지만 확인서는 필요하지 않습니다. $350를 내면 기부금 $290에 대해서는 만찬의 설명과 가치 $60를 적은 서면 확인서도 필요합니다.

상황이 다르다면?

• 비영리 단체가 교회인 경우: 교회 장부, 주택 수당, 기부 기록을 보세요.
• 자선단체에 기부하는 사업체인 경우: 기부하는 쪽의 내용은 사업체의 자선 기부금에 있습니다.
• 비영리 단체가 캐나다 단체인 경우: 비영리 단체 장부와 정보 신고서를 보세요.
• 사용 태그 없이 제한 보조금을 써 버렸거나, 장부가 몇 달 또는 몇 년 밀렸거나, 후원 기관·은행·이사회가 재무제표를 요구하는 경우: 후원자와 IRS에 내는 보고서는 장부를 바탕으로 작성하므로, 장부의 빈틈을 먼저 메워야 하는 경우가 많습니다. 밀린 장부 정리와 장부 관리 도움을 보세요.
• 신고서를 놓쳤거나, IRS가 신고서에 대해 서신을 보냈거나, 면세 지위가 끝났을 수 있는 경우: 해당 연도, 양식, 회복 경로는 사실관계에 따라 달라집니다. 그 기간의 장부는 장부 관리 도움으로 다시 만들 수 있고, 어떤 신고서와 신청서가 맞는지는 전문가가 판단할 일입니다.
• 유급 직원이 있는 경우: 급여 지급은 별도로 설정해야 합니다. 급여 지급 설정을 보세요.