Şirket Kartında Kişisel Harcama: Geri Ödeme, W-2 veya Dağıtım

Şirket kartına kişisel harcama yazılırsa ne olur?

Şirket veya kurumsal karta yüklenen kişisel harcama üç şekilde sonuçlanır: kart sahibi geri öder, vergilendirilebilir ücret olur ya da sahip için dağıtım veya kredi sayılır. Gider yazılamaz: kişisel harcama hiçbir zaman işletme gideri değildir ve bir gider hesabında kalamaz.

Sonuç; kartın kimde olduğuna, şirketin geri ödeme isteyip istemediğine ve paranın ne kadar hızlı geri geldiğine bağlıdır. Aşağıdaki süre sınırları kişisel harcamalar için değil, işletme gideri düzenlemeleri için yazılmıştır; bu yüzden en yakın ölçüttür ve kart düzenlemesinin olguları belirleyicidir. Şu durumlarda mesele basit değildir:

• birden çok kişide kart var ve sahipler ile personel aynı kart programını paylaşıyor;
• kişisel harcamalar yemek, malzeme veya seyahat olarak kaydedildi;
• W-2'ler veya bordro beyannameleri zaten verildi;
• harcamalar birden fazla yıla yayılıyor.

Herhangi bir karar vermeden önce tüm kart hesap özetlerini, makbuzları, kart politikasını, bordro raporlarını ve verilmiş W-2'leri toplayın.

Kişisel harcama ne zaman çalışanın W-2'sinde ücret olur?

Gider ödendikten veya doğduktan sonra 120 gün içinde geri ödenmeyen, şirketin bir çalışan için ödediği kişisel harcama vergilendirilebilir ücret olur (bu süre ölçüttür; aşağıya bakın). IRS Publication 15-B, kanunun hariç tutmadığı her yan hakkın vergilendirilebilir olduğunu ve dahil edilen tutarın çalışanın bunun için ödediği miktar kadar azaldığını söyler. Ayrıca ne kadar küçük olursa olsun, ödeme kartı veya kredi kartı kullanımının asgari yan hak olarak asla hariç tutulamayacağını belirtir.

W-2 talimatları, vergilendirilebilir yan hakları Box 1'e, uygulanıyorsa Box 3 ve 5'e yazdırır. Bordro, eklenen tutarı ek ücret (supplemental wages) sayar (Publication 15):

Tutarı, geri ödeme için tanınan sürenin bitiminden sonraki ilk bordro döneminden geç olmamak üzere ücrete ekleyin (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(h)).

Geri ödemeyi W-2 dışında ne tutar: hesap verilebilir plan kuralları ve süre sınırları?

Şirketin kart düzenlemesi üç hesap verilebilir plan (accountable plan) kuralını karşılıyorsa ve para makul bir süre içinde geri gelirse, geri ödeme W-2'ye girmeyebilir. IRS bu kuralları işletme gideri geri ödemeleri için yazmıştır; bu yüzden en yakın yayımlanmış ölçüttür. Kurallar: tutarlar işletme giderleriyle ilgilidir, çalışan bunları makbuz ve amaçla belgeler (substantiate) ve fazlasını iade eder (Publication 15).

Düzenleme, kredi kartı sistemleriyle şirkete yüklenen tutarları düzenlemenin parçası sayar. Kişisel harcama işletme gideri olmadığından belgelenemez. Fazlanın iadesi kuralıyla birlikte okunduğunda, belgelenmiş işletme giderlerini aşan ve çalışanın iade etmesi gereken tutardır. Güvenli liman (safe harbor), düzenlemenin makul saydığı bir süre sınırıdır. Kart harcaması için önemli güvenli liman süreleri:

Bunlar güvenli limanlardır. Makul süre olguya bağlıdır (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(g)). Zamanında iade edilmeyen tutar, hesap verilemeyen plan (nonaccountable plan) kapsamında ödenmiş sayılır ve ücrettir.

O süreden sonra mı geri ödendi? Güvenli liman artık geçerli değildir ve olgular belirler. Burada anılan kaynaklar, geç geri ödemenin zaten doğmuş ücreti ortadan kaldırıp kaldırmadığını söylemez; bu yüzden W-2 verilmeden önce inceletin.

İki tuzak:

• Geri ödeme kuralı yok. Düzenleme belgelemeyi ve fazlanın iadesini şart koşmuyorsa, düzenleme yalnızca kişisel olanları değil, kapsamında ödenen tüm tutarları hesap verilemeyen sayar. İşletme gideri geri ödemelerinde, sonradan gönüllü geri ödeme bunları dönüştürmez (Publication 463); bunun kişisel harcamaya nasıl uygulanacağı olgulara bağlıdır.
• Bir örüntü. Şirketin, beyan ve stopajdan kaçınmak için çalışanlara belgelediklerinden fazlasını ödeme planı veya uygulaması bulunan yıl için güvenli limanlar geçerli değildir. Kötüye kullanım örüntüsü her ödemeyi hesap verilemeyen yapar (26 CFR 1.62-2(g)(3) ve (k)).

Çalışan zamanında geri öderse nasıl kaydedilir?

Zamanında geri ödenen kişisel harcama, çalışandan bir alacaktır, gider değildir. Harcama kartta göründüğünde çalışandan alacak olarak kaydedin; geri ödeme geldiğinde kapatın.

Ücreti ekleyen bordro çalışması stopajı ve işverenin bordro vergilerini kaydeder. Geri ödeme çek, havale veya eyalet ücret kanunu izin veriyorsa bordrodan kesinti olabilir. Kart ödemeleri ve aylık mutabakat için bkz. kredi kartı ödemelerinin defterlere işlenmesi.

Kart sahibi S şirketi sahibiyse ne değişir?

Görevli (officer) veya başka bir çalışan olan S şirketi sahibi yukarıdaki ücret kurallarına tabidir ve iki sonucu daha vardır: dağıtım veya kredi. IRS, hissedar-çalışana yapılan ödemeleri dağıtımdan ücrete yeniden sınıflandırabileceğini söyler (IRS). Form 1120-S talimatları, şirket görevlisine yapılan ödemelerin hizmet karşılığı makul ücret oldukları ölçüde ücret sayılması gerektiğini söyler.

• Geri ödeme veya ücret: çalışanla aynı işlem.
• Dağıtım: ücret değildir; ancak vergisi, düşürdüğü sahibin hisse maliyet esasına (1367. madde) ve şirketin birikmiş kazanç ve kârının (earnings and profits) bulunup bulunmadığına (1368. madde) bağlıdır. Başka hissedarlar varsa, tek bir sahibe yapılan ödemeye tek hisse sınıfı kuralları uyarınca da uygun vergi etkisi verilmelidir (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).
• Kredi: sahip, yazılı şartlarla şirkete geri öder. Gerçek kredi sayılıp sayılmayacağı olgulara bağlıdır; bkz. kendi şirketinizden borç almak ve aşağıdaki S şirketi rehberi.

Ayrıştırma ve kayıtlar için bkz. kişisel giderleri ödeyen S şirketi ve S şirketi dağıtımlarının kaydı.

Sahip C şirketindeyse ne değişir?

C şirketi sahibin kişisel faturasını öder ve bu ne geri ödenir ne de gerçek bir krediyse, ödeme ya hizmet karşılığı ücret ya da hissedara dağıtımdır. Dağıtım, şirketin kazanç ve kârı (earnings and profits; cari yıl ve vergi için hesaplanan birikmiş kâr) ölçüsünde temettüdür. Kalanı sahibin hisse maliyet esasını düşürür ve esası aşan kısım kazançtır (301. madde; 316. madde).

Dağıtım hizmet karşılığı ücret değildir; bu yüzden şirketin bunun için ücret gideri indirimi yoktur. Hangi işlemin uygun olduğu olgulara bağlıdır. Bkz. sahibin giderlerini ödeyen C şirketi; temettünün Form 1099-DIV'de nasıl bildirildiği de orada.

Şirket ödediği kişisel harcamaları indirebilir mi?

Hayır. Şirket kişisel harcamayı işletme gideri olarak indiremez. 262. madde kişisel, geçim veya aile giderleri için indirime izin vermez. 162. madde olağan ve gerekli işletme giderlerine, fiilen verilen hizmetler için makul ücret ödeneği dahil, izin verir.

Yemek, malzeme veya seyahat olarak kaydedilen harcama bu indirimi kaybeder. Ücrete eklenen harcama, toplam ücret hizmetler için makulse ücret olarak indirilebilir. Geri ödenen harcama, dağıtım veya kredi indirim doğurmaz.

Şirket kartlarını yıl sonunda nasıl inceler, işletme ile kişisel harcamayı nasıl ayırırım?

Yıla ait her kart hesap özetini harcama harcama gözden geçirin ve kimin kime borçlu olduğuna karar vermeden önce her birini işletme veya kişisel diye etiketleyin. Publication 463, çalışanın işverene kredi kartıyla yüklenen tutarları, IRS'nin indirim için bekleyeceği kayıtlarla hesaplaması gerektiğini söyler.

1. Her şirket kartı ve kart sahibi için hesap özetlerini çekin.
2. Her harcamayı işletme, kişisel veya belirsiz diye etiketleyin. Karışık harcamayı bölün; yalnızca kişisel kısım kişiseldir. Belirsiz olan her şey için kart sahibinden makbuzu ve işletme amacını isteyin.
3. Kişisel harcamaları kart sahibine göre toplayın ve hangi kart sahiplerinin sahip olduğunu not edin.
4. Her kişisel harcama için geri ödenip ödenmediğini ve ne zaman ödendiğini, günleri harcama tarihinden sayarak bulun.
5. Ödenmemiş olanı ayırın: personel tutarları ücrete gider; sahip tutarları ücrete, dağıtıma veya krediye gider.
6. Her kişisel harcamanın nereye kaydedildiğini bulun ve yemek, malzeme veya seyahat hesabından çıkarın.
7. Neyin zaten verildiğini kontrol edin: etkilenen her yıl için W-2'ler, bordro beyannameleri ve işletme vergi beyannamesi.

Kişisel harcamaların tekrarlanmasını hangi kart politikası önler?

Hesap verilebilir plan kurallarını izleyen bir kart politikası, kartı kimin alacağını, ne için kullanılabileceğini, harcamaların ne zaman bildirileceğini ve kişisel harcamaların ne zaman geri ödeneceğini söyler.

Kişisel harcamaları geri ödenmemiş ve W-2 dışında bırakma alışkanlığı, beyan ve stopajdan kaçınmak için bir plan veya uygulamaysa yukarıdaki örüntü kuralına girebilir. Revenue Ruling 2003-106 farklı bir düzeni ele aldı: çalışanlar her kart harcamasını kişisel veya işletme diye işaretliyor ve kart şirketine karşı şahsen sorumlu oluyordu; işveren yalnızca onaylı bir gider raporundaki işletme harcamalarını geri ödüyordu. Şirketin ödeyip sonra geri tahsil ettiği kişisel harcamaları ele almaz.

W-2'ler veya bordro beyannameleri harcamalar olmadan zaten verildiyse ne olur?

Ücret, geri ödeme için tanınan sürenin bitiminden sonraki ilk bordrodan geç olmamak üzere ödenmesi gereken tutardır (26 CFR 1.62-2(h)). Düzeltmeyi o bordronun çeyreği belirler:

• O çeyreğin Form 941'i zaten verildi: her çeyrek için bir Form 941-X verin (Form 944 veren işverenler yıl için Form 944-X kullanır). O yılın W-2'si de verildiyse Form W-2c ekleyin (Form 941-X talimatları; W-2 talimatları).
• O çeyreğin Form 941'i henüz verilmedi veya tanınan süre bitmedi: ücreti en geç o ilk bordroya ekleyin. Ücret o çeyreğin Form 941'ine ve ücreti içeren bordronun yılına ait W-2'ye girer.

Hatayı bulduğunuz çeyreğin Form 941 son tarihine (her çeyrekten sonraki ilk ayın son günü) kadar Form 941-X verilir ve vergi başvuru zamanında ödenirse, düzeltme genellikle faizden ve geç ödeme ile geç yatırma cezalarından muaftır. Bir beyan sahibinin bilerek eksik beyan ettiği vergi hariçtir (Form 941-X talimatları).

Önceki bir yıl için Form 941-X genellikle vergilendirilebilir sayılmamış bir ödemenin federal gelir vergisi stopajını düzeltemez. Ücret yine de Form 941-X ve Form W-2c ile düzeltilmelidir (Form 941-X talimatları). Çalışanın o yılki geliri de değişir. Harcamaları gider olarak indirmiş bir işletme beyannamesinin ayrıca incelenmesi gerekir.

Kim öder. Şirket, stopaj yapmadığı vergiyi borçlanır. Eyalet ücret kanunu izin veriyorsa bunu çalışanın sonraki ücretlerinden telafi edebilir; gelir vergisi için en geç takvim yılının son gününe kadar (Publication 15). Çalışan ücret üzerinden gelir vergisini ödedikten sonra, 3402(d) maddesi bu verginin şirketten tahsilini yasaklar, cezaların tahsilini yasaklamaz: çalışan Form 4669'u doldurur ve şirket Form 4670'i verir (Form 4670 talimatları). Stopajdan sorumlu sahipler veya görevliler, ödenmemiş stopaj vergisinden şahsen sorumlu olabilir: kasıtlı hareket edenler için Trust Fund Recovery Penalty (kesilen verginin yatırılmaması cezası) bunun %100 oranındadır ve IRS'nin tarh süresi genellikle şudur: 3 yıl (6672. madde; Publication 15). Bkz. Trust Fund Recovery Penalty.

Düzeltme adımları bordro hatasını düzeltme rehberinde.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Çalışan zamanında geri öder

Sahip olmayan bir çalışan Mart'ta şirket kartına US$400 bakkal harcaması yükler. Kart politikası kişisel harcamaların geri ödenmesini şart koşar ve çalışan US$400'ı 20 gün içinde geri öder. Şirket US$400'ı çalışandan alacak olarak kaydeder ve geri ödemede kapatır. W-2'ye hiçbir şey girmez ve hiçbir şey indirilmez. US$400 harcamadan 120 gün sonra hâlâ ödenmemişse, şirket bunu ücret sayıp ondan sonraki ilk bordroda ekleyebilir.

S şirketi sahibi-çalışan

Yıl sonu incelemesi, S şirketinin tek hissedarının kartında US$6.000 kişisel harcama buluyor.

• Zamanında geri ödeyin: alacak kapanır ve W-2'ye hiçbir şey girmez. Geri ödeme süresi zaten geçtiyse, bu yukarıdaki geç geri ödeme sorusudur.
• Ücrete ekleyin: W-2 Box 1 US$6.000 artar. Sahibin bu tutar dahil toplam ücreti Sosyal Güvenlik ücret tavanının altında kalırsa, her taraf yaklaşık US$459 Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi borçlanır; buna gelir vergisi stopajı eklenir.
• Dağıtım sayın: hisse maliyet esasını düşürür ve esası aşan kısım kazançtır. Sahibin düzenli ücreti iş için makul ücretin altındaysa IRS bunu ücret olarak yeniden sınıflandırabilir.
• Kredi sayın: yazılı senet ve geri ödeme şartlarıyla ve yalnızca olgular gerçek bir krediyi destekliyorsa. Zımni faize ilişkin küçük kredi istisnası bu büyüklükte uygulanabilir.

Harcamalar gider olarak kaydedildi

Aynı US$6.000, yemek (US$4.000) ve malzeme (US$2.000) hesaplarında duruyor. Bu indirimler defterlerden çıkar. Tutar ücret olursa ücret giderine taşınır. Bordro beyannameleri zaten verildiyse, ücret seçimi ücretin ait olduğu her verilmiş çeyrek için bir Form 941-X anlamına gelir; o yılın W-2'si de verildiyse bir de Form W-2c. Yemek ve malzemeyi indirmiş işletme beyannamesine de bakmak gerekir.

Durumunuz farklı mı?

• İnceleme birden çok kart sahibinde kişisel harcama buluyor; bir kısmı gider olarak kaydedilmiş veya verilmiş beyannamelerde: hesap özetlerini, makbuzları, kart politikasını, bordro raporlarını ve verilmiş W-2'leri toplayın; kimin geri ödeyeceğini, neyin bordrodan geçeceğini, neyin dağıtım ya da kredi olduğunu ve hangi başvuruların düzeltilmesi gerektiğini belirlemek için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Harcamalar birkaç yıla yayılıyor veya kart bakiyeleri tutmuyor: önce muhasebe kayıtlarını temizleme kontrol listesine bakın, sonra muhasebe kayıtları desteği alın.
• Harcamayı yalnızca bir S şirketi sahibi yaptı: bkz. kişisel giderleri ödeyen S şirketi.
• C şirketiniz var: bkz. sahibin giderlerini ödeyen C şirketi.
• Harcama, sahibin kendi cebinden ödediği gerçek bir işletme maliyetiydi: bkz. sahibe gider geri ödemesi ve kişisel kredi kartıyla ödenen işletme giderleri.
• Sahip ABD dışında yaşıyor veya ABD vatandaşı ya da mukimi değil: yabancı sahibe yapılan dağıtım ABD stopajı ve bildirimi gerektirebilir (Publication 515) ve bir S şirketinin mukim olmayan yabancı (nonresident alien) hissedarı olamaz (1361(b)(1)(C) maddesi). Sınır ötesi vergi desteği ve muhasebe kayıtları desteği ile inceleyin.
• Şahıs işletmesi veya ortaklık olarak vergilendirilen bir LLC'niz var ya da şahıs işletmesi sahibisiniz: bu sayfa şirketleri kapsar; bkz. işletme hesabından ödenen kişisel giderler ve işletme ile kişisel paraların karışmasını düzeltme.
• Eyaletiniz ücret kesintilerini kısıtlıyor veya ücreti vergilendiriyor: federal işlem eyalet sonucunu belirlemez. Eyalet vergi idarenizin kurallarına bakın; defterlerin değişmesi gerekiyorsa bulguları muhasebe kayıtları desteği ile görüşün.