مشتريات شخصية ببطاقة الشركة الائتمانية: سداد أم ⁦W-2⁩ أم شطب

ماذا يحدث عندما تقع مشتريات شخصية على بطاقة الشركة؟

المشتريات الشخصية على بطاقة الشركة تنتهي بإحدى ثلاث نتائج: أن يسدّدها حامل البطاقة، أو تصبح أجورًا خاضعة للضريبة، أو تكون عند المالك توزيعًا أو قرضًا. ولا يمكن شطبها: فالمشتريات الشخصية ليست مصروفًا تجاريًا أبدًا، ولا يجوز أن تبقى في حساب المصروفات.

تتوقف النتيجة على من يحمل البطاقة، وهل اشترطت الشركة السداد، وسرعة عودة المال. والحدود الزمنية أدناه كُتبت لترتيبات نفقات الأعمال وليس للمشتريات الشخصية، لذلك هي أقرب مقياس، وتحسم وقائع ترتيب البطاقة الأمر. وتكون الحالة غير بسيطة عندما:

• يحمل البطاقات عدة أشخاص، ويشترك المالكون والموظفون في برنامج بطاقات واحد؛
• سُجّلت مشتريات شخصية على أنها وجبات أو مستلزمات أو سفر؛
• قُدّمت النماذج ⁦W-2⁩ أو إقرارات الرواتب بالفعل؛
• تمتد المشتريات على أكثر من سنة.

اجمع كل كشوف البطاقات والإيصالات وسياسة البطاقات وتقارير الرواتب والنماذج ⁦W-2⁩ المقدَّمة قبل أن تقرر أي شيء.

متى تصبح المشتريات الشخصية أجورًا في النموذج ⁦W-2⁩ للموظف؟

تصبح المشتريات الشخصية التي دفعتها الشركة عن موظف أجورًا خاضعة للضريبة عندما لا تُسدَّد في الوقت المناسب (المقياس هو 120 يومًا بعد دفع المصروف أو تكبّده؛ انظر أدناه). ويقول المنشور ⁦15-B⁩ من IRS إن أي ميزة إضافية خاضعة للضريبة ما لم يستثنها القانون، وإن المبلغ المدرج يُخفَّض بما دفعه الموظف مقابلها. ويقول أيضًا إن استخدام بطاقة الشحن أو البطاقة الائتمانية لا يُستثنى أبدًا بوصفه ميزة ضئيلة، مهما صغر.

تضع تعليمات ⁦W-2⁩ الميزات الإضافية الخاضعة للضريبة في الخانة 1، وفي الخانتين 3 و5 حيث تنطبق. وتعامل كشوف الرواتب المبلغ المضاف على أنه أجور إضافية (المنشور 15):

أضف المبلغ إلى الأجور في موعد أقصاه فترة الراتب الأولى بعد انتهاء المهلة المسموح بها للسداد (المنشور 15؛ ⁦26 CFR 1.62-2(h)⁩).

ما الذي يُبقي السداد خارج النموذج ⁦W-2⁩: قواعد الخطة الخاضعة للمساءلة وحدودها الزمنية؟

يمكن أن يبقى السداد خارج النموذج ⁦W-2⁩ عندما يستوفي ترتيب بطاقة الشركة قواعد الخطة الخاضعة للمساءلة (Accountable Plan) الثلاث، ويعود المال خلال مدة معقولة. وتكتب IRS هذه القواعد لسداد نفقات الأعمال، فهي أقرب اختبار منشور. والقواعد: أن ترتبط المبالغ بنفقات الأعمال، وأن يوثقها الموظف بإيصال وغرض (الإثبات)، وأن يعيد الموظف أي زيادة (المنشور 15).

تعدّ اللائحة المبالغ المحمّلة على الشركة عبر أنظمة البطاقات الائتمانية جزءًا من الترتيب. والمشتريات الشخصية ليست نفقة تجارية، فلا يمكن إثباتها. وعند قراءتها مع قاعدة إعادة الزيادة، تكون مبلغًا يزيد على نفقات الأعمال المثبتة ويجب على الموظف إعادته. والملاذ الآمن حد زمني تعدّه اللائحة معقولًا. وفترات الملاذ الآمن المهمة لمشتريات البطاقة:

هذه ملاذات آمنة. أما المدة المعقولة فتتوقف على الوقائع (المنشور 15؛ ⁦26 CFR 1.62-2(g)⁩). والمبلغ الذي لا يُعاد في الوقت المناسب يُعامل على أنه مدفوع بموجب خطة غير خاضعة للمساءلة، وهو أجور.

هل سُدّد المبلغ بعد تلك المدة؟ لم يعد الملاذ الآمن ينطبق، وتحسم الوقائع الأمر. والمصادر المذكورة هنا لا تقول إن السداد المتأخر يلغي الأجور المستحقة أصلًا، لذلك اطلب مراجعة الحالة قبل تقديم النموذج ⁦W-2⁩.

فخّان:

• لا توجد قاعدة للسداد. إذا كان الترتيب لا يشترط إثبات النفقات وإعادة الزيادة، فإن اللائحة تعامل كل المبالغ المدفوعة بموجبه على أنها غير خاضعة للمساءلة، وليس الشخصية منها فقط. وفي سداد نفقات الأعمال، لا يحوّلها السداد الطوعي اللاحق إلى مبالغ خاضعة للمساءلة (المنشور 463)؛ أما كيف ينطبق هذا على مشتريات شخصية فمسألة وقائع.
• نمط متكرر. لا تتوفر الملاذات الآمنة في أي سنة تكون فيها للشركة خطة أو ممارسة بدفع مبالغ للموظفين تزيد على ما يثبتونه لتجنب الإبلاغ والاستقطاع. ويجعل نمط الإساءة كل دفعة غير خاضعة للمساءلة (⁦26 CFR 1.62-2(g)(3)⁩ و(k)).

إذا سدّد الموظف في الوقت المناسب، فكيف يُسجَّل ذلك؟

المشتريات الشخصية المسدَّدة في الوقت المناسب مبلغ مستحق على الموظف وليست مصروفًا. سجّلها مستحقة على الموظف عند ظهور المشتريات، وأغلق القيد عند وصول السداد.

يسجّل كشف الرواتب الذي يضيف الأجور الاستقطاع وضرائب الرواتب على صاحب العمل. ويمكن أن يكون السداد بشيك أو تحويل أو، حيث يسمح قانون الأجور في الولاية، باستقطاع من الراتب. ولمدفوعات البطاقة والتسوية الشهرية، انظر مدفوعات البطاقة الائتمانية في الدفاتر.

ما الذي يتغير عندما يكون حامل البطاقة مالك شركة S؟

المالك في شركة S الذي هو مسؤول تنفيذي أو موظف آخر تسري عليه قواعد الأجور أعلاه، وله نتيجتان إضافيتان: توزيع أو قرض. وتقول IRS إن بإمكانها إعادة تصنيف المدفوعات إلى المساهم الموظف من توزيعات إلى أجور (IRS). وتقول تعليمات النموذج ⁦1120-S⁩ إن المدفوعات إلى المسؤول التنفيذي في الشركة تُعامل على أنها أجور بقدر ما تكون أجرًا معقولًا مقابل الخدمات.

• السداد أو الأجور: المعاملة نفسها كما للموظف.
• التوزيع: ليس أجرًا، لكن ضريبته تتوقف على الأساس الضريبي لأسهم المالك الذي يخفضه (المادة 1367)، وعلى ما إذا كانت لدى الشركة أرباح متراكمة خاضعة للضريبة (earnings and profits) (المادة 1368). وحيث يوجد مساهمون آخرون، يجب أيضًا إعطاء دفعة لمالك واحد فقط الأثر الضريبي المناسب بموجب قواعد فئة الأسهم الواحدة (⁦26 CFR 1.1361-1(l)(2)⁩).
• القرض: يسدّد المالك للشركة وفق شروط مكتوبة. وهل يُعدّ قرضًا حقيقيًا مسألة وقائع؛ انظر الاقتراض من شركتك ودليل شركة S أدناه.

وللفرز والقيود، انظر شركة S تدفع نفقات شخصية وتسجيل توزيعات شركة S.

ما الذي يتغير عندما يكون المالك في شركة C؟

عندما تدفع شركة C فاتورة شخصية للمالك ولا تُسدَّد ولا تكون قرضًا حقيقيًا، فالدفعة إما أجر مقابل خدمات وإما توزيع على مساهم. والتوزيع توزيع أرباح بقدر الأرباح المتراكمة الخاضعة للضريبة في الشركة (أرباح السنة الحالية والمتراكمة، محسوبة لأغراض الضريبة). والباقي يخفض الأساس الضريبي لأسهم المالك، وأي زيادة على الأساس تُعدّ ربحًا (المادة 301؛ المادة 316).

التوزيع ليس أجرًا مقابل خدمات، فلا يحق للشركة خصم تعويض عنه. وتتوقف المعاملة المناسبة على الوقائع. انظر شركة C تدفع نفقات المالك، ومنها كيفية الإبلاغ عن توزيع الأرباح في النموذج ⁦1099-DIV⁩.

هل تستطيع الشركة خصم المشتريات الشخصية التي دفعتها؟

لا. لا تستطيع الشركة خصم مشتريات شخصية على أنها مصروف تجاري. فلا تسمح المادة 262 بخصم النفقات الشخصية أو المعيشية أو العائلية. وتسمح المادة 162 بنفقات الأعمال العادية والضرورية، ومنها بدل معقول عن الأجر مقابل خدمات أُديت فعلًا.

المشتريات المسجّلة على أنها وجبات أو مستلزمات أو سفر تفقد ذلك الخصم. والمشتريات المضافة إلى الأجور يمكن خصمها بوصفها أجرًا إذا كان إجمالي الأجر معقولًا مقابل الخدمات. أما المشتريات المسدَّدة أو التوزيع أو القرض فلا ينتج عنها خصم.

كيف أراجع بطاقات الشركة في نهاية السنة وأفرز بين ما هو للنشاط وما هو شخصي؟

راجع كل كشف بطاقة عن السنة، مشترى بمشترى، وضع على كل واحد علامة للنشاط أو شخصي قبل أن تقرر من يدين بماذا. ويقول المنشور 463 إن على الموظف أن يبرّر المبالغ التي حمّلها على صاحب العمل ببطاقة ائتمانية، بالسجلات التي تتوقعها IRS لأي خصم.

1. اجمع كشوف كل بطاقة للشركة وكل حامل بطاقة.
2. ضع على كل مشترى علامة: للنشاط أو شخصي أو غير واضح. قسّم المشترى المختلط؛ فالجزء الشخصي وحده شخصي. واطلب من حامل البطاقة الإيصال والغرض التجاري لأي شيء غير واضح.
3. اجمع المشتريات الشخصية لكل حامل بطاقة، وحدّد من منهم مالك.
4. لكل مشترى شخصي، اعرف هل سُدّد ومتى، بعدّ الأيام من تاريخ المشترى.
5. افرز غير المسدَّد: مبالغ الموظفين تذهب إلى الأجور؛ ومبالغ المالكين تذهب إلى الأجور أو التوزيع أو القرض.
6. اعرف أين سُجّل كل مشترى شخصي، وانقله من الوجبات أو المستلزمات أو السفر.
7. راجع ما قُدّم بالفعل: النماذج ⁦W-2⁩ وإقرارات الرواتب وإقرار ضريبة الشركة عن كل سنة متأثرة.

ما سياسة البطاقات التي تمنع تكرار المشتريات الشخصية؟

تحدد سياسة البطاقات التي تتبع قواعد الخطة الخاضعة للمساءلة من يحصل على بطاقة، وفيمَ يُستخدم، ومتى تُبلَّغ المشتريات، ومتى تُسدَّد المشتريات الشخصية.

قد يندرج نهج ترك المشتريات الشخصية دون سداد وخارج النموذج ⁦W-2⁩ تحت قاعدة النمط أعلاه إذا كان خطة أو ممارسة لتجنب الإبلاغ والاستقطاع. وتناول الحكم الإيرادي ⁦2003-106⁩ ترتيبًا مختلفًا: كان الموظفون يضعون على كل مشترى بالبطاقة علامة شخصي أو تجاري، ويتحملون مسؤولية شخصية أمام شركة البطاقة، ولا يسدّد صاحب العمل إلا المشتريات التجارية بتقرير نفقات معتمد. وهو لا يتناول المشتريات الشخصية التي دفعتها الشركة ثم استردتها.

ماذا لو قُدّمت النماذج ⁦W-2⁩ أو إقرارات الرواتب دون هذه المشتريات؟

الأجور مستحقة في موعد أقصاه أول كشف رواتب بعد انتهاء المهلة المسموح بها للسداد (⁦26 CFR 1.62-2(h)⁩). ويحدد ربع السنة الذي يقع فيه ذلك الكشف طريقة التصحيح:

• قُدّم النموذج 941 الخاص به بالفعل: قدّم النموذج ⁦941-X⁩، نموذجًا واحدًا لكل ربع سنة (وأصحاب العمل الذين يقدّمون النموذج 944 يستخدمون النموذج ⁦944-X⁩ للسنة). وإذا قُدّم النموذج ⁦W-2⁩ لتلك السنة أيضًا، فأضف النموذج ⁦W-2c⁩ (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩؛ تعليمات ⁦W-2⁩).
• لم يُقدَّم النموذج 941 الخاص به بعد، أو لم تنتهِ المهلة المسموح بها: أضف الأجور في موعد أقصاه ذلك الكشف الأول. وتدخل في النموذج 941 لذلك الربع، وفي النموذج ⁦W-2⁩ لسنة الكشف الذي يتضمنها.

يكون التصحيح عمومًا خاليًا من الفوائد وغرامات التأخر في السداد والإيداع إذا قُدّم النموذج ⁦941-X⁩ بحلول تاريخ استحقاق النموذج 941 للربع الذي اكتشفت فيه الخطأ (آخر يوم من الشهر الأول بعد كل ربع سنة) وسُدّدت الضريبة وقت التقديم. وتُستثنى الضريبة التي قلّلها مقدّم الإقرار عن علم (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩).

في سنة سابقة، لا يستطيع النموذج ⁦941-X⁩ عمومًا تصحيح استقطاع ضريبة الدخل الفيدرالية عن دفعة لم تُعامل على أنها خاضعة للضريبة. ويجب مع ذلك تصحيح الأجور في النموذج ⁦941-X⁩ والنموذج ⁦W-2c⁩ (تعليمات النموذج ⁦941-X⁩). ويتغير دخل الموظف لتلك السنة أيضًا. وإقرار الأعمال الذي خصم المشتريات على أنها مصروفات يحتاج إلى مراجعته الخاصة.

من يدفع. تدين الشركة بالضريبة التي لم تستقطعها. ويمكنها تعويضها من أجر الموظف اللاحق إذا سمح قانون الأجور في الولاية، وضريبة الدخل فقط حتى اليوم الأخير من السنة التقويمية (المنشور 15). وبعد أن يدفع الموظف ضريبة الدخل على الأجور، تمنع المادة ⁦3402(d)⁩ تحصيل تلك الضريبة من الشركة، دون الغرامات: يملأ الموظف النموذج 4669 وتقدّم الشركة النموذج 4670 (تعليمات النموذج 4670). وقد يتحمل المالكون أو المسؤولون عن الاستقطاع مسؤولية شخصية عن الضريبة المستقطعة غير المسدّدة: وغرامة استرداد ضريبة الأمانة هي ⁦100%⁩ منها على من تصرفوا عن عمد، ولدى IRS عمومًا 3 سنوات للتقدير (المادة 6672؛ المنشور 15). انظر غرامة استرداد ضريبة الأمانة.

يغطي تصحيح خطأ في الرواتب خطوات التصحيح.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

موظف يسدّد في الوقت المناسب

موظف غير مالك يضع على بطاقة الشركة في مارس مشتريات بقالة بقيمة 400 دولار. تشترط سياسة البطاقات سداد المشتريات الشخصية، فيسدّد الموظف 400 دولار خلال 20 يومًا. تسجّل الشركة 400 دولار مستحقة على الموظف وتغلق القيد عند السداد. لا يُضاف شيء إلى النموذج ⁦W-2⁩ ولا يُخصم شيء. ولو بقيت الـ400 دولار دون سداد بعد 120 يومًا من المشترى، لجاز للشركة أن تعاملها على أنها أجور وتضيفها في أول كشف رواتب بعد ذلك.

مالك موظف في شركة S

تكشف مراجعة نهاية السنة مشتريات شخصية بقيمة 6,000 دولار على بطاقة المساهم الوحيد في شركة S.

• سدّدها في الوقت المناسب: يُغلق المبلغ المستحق ولا يصل شيء إلى النموذج ⁦W-2⁩. وإذا كانت مهلة السداد قد انتهت بالفعل، فهي مسألة السداد المتأخر أعلاه.
• أضفها إلى الأجور: ترتفع الخانة 1 في النموذج ⁦W-2⁩ بمقدار 6,000 دولار. وإذا بقيت أجور المالك الإجمالية، بما فيها هذا المبلغ، دون حد أجور الضمان الاجتماعي، فيدين كل طرف بنحو 459 دولارًا من ضريبتي الضمان الاجتماعي وMedicare، إضافة إلى استقطاع ضريبة الدخل.
• عامله على أنه توزيع: يخفض الأساس الضريبي للأسهم، وأي زيادة على الأساس تُعدّ ربحًا. وإذا كان أجر المالك المعتاد أقل من الأجر المعقول عن عمله، فيمكن لـ IRS إعادة تصنيفه على أنه أجور.
• عامله على أنه قرض: بسند مكتوب وشروط سداد، وفقط إذا كانت الوقائع تدعم قرضًا حقيقيًا. وقد ينطبق استثناء القرض الصغير من الفوائد المحتسبة بهذا الحجم.

المشتريات سُجّلت على أنها مصروفات

المبلغ نفسه، 6,000 دولار، موزع بين الوجبات (4,000 دولار) والمستلزمات (2,000 دولار). تُزال هذه الخصومات من الدفاتر. وإذا صار المبلغ أجورًا، فإنه ينتقل إلى مصروف الأجور. وإذا كانت إقرارات الرواتب قد قُدّمت، فإن خيار الأجور يعني النموذج ⁦941-X⁩ لكل ربع سنة مقدَّم تنتمي إليه الأجور، والنموذج ⁦W-2c⁩ إذا قُدّم النموذج ⁦W-2⁩ لتلك السنة أيضًا. وإقرار الأعمال الذي خصم الوجبات والمستلزمات يحتاج إلى نظرة.

هل حالتك مختلفة؟

• تكشف المراجعة إنفاقًا شخصيًا لدى عدة حاملي بطاقات، سُجّل بعضه مصروفات أو ورد في إقرارات مقدَّمة: اجمع الكشوف والإيصالات وسياسة البطاقات وتقارير الرواتب والنماذج ⁦W-2⁩ المقدَّمة، ثم احصل على مساعدة في مسك الدفاتر لتحديد من يسدّد، وما الذي يمر عبر كشف الرواتب، وما هو توزيع أو قرض، وأي إقرارات تحتاج إلى تصحيح.
• المشتريات تمتد على عدة سنوات أو أرصدة البطاقات لا تتطابق: ابدأ بـقائمة تنظيف الدفاتر، ثم احصل على مساعدة في مسك الدفاتر.
• مالك شركة S وحده أنفق المبلغ: انظر شركة S تدفع نفقات شخصية.
• تملك شركة C: انظر شركة C تدفع نفقات المالك.
• كان الإنفاق تكلفة تجارية حقيقية دفعها المالك من ماله الشخصي: انظر سداد نفقات المالك ونفقات الأعمال على بطاقة ائتمانية شخصية.
• المالك يعيش خارج الولايات المتحدة أو ليس مواطنًا أو مقيمًا أمريكيًا: قد يتطلب التوزيع على مالك أجنبي استقطاعًا وإبلاغًا في الولايات المتحدة (المنشور 515)، ولا يجوز أن يكون لشركة S مساهم أجنبي غير مقيم (المادة ⁦1361(b)(1)(C)⁩). راجعها مع مساعدة في الضرائب عبر الحدود ومساعدة في مسك الدفاتر.
• تملك LLC تُعامل ضريبيًا كمنشأة فردية أو شراكة، أو أنت صاحب منشأة فردية: تغطي هذه الصفحة الشركات؛ انظر نفقات شخصية تُدفع من حساب النشاط ومعالجة اختلاط أموال النشاط بالأموال الشخصية.
• تقيّد ولايتك استقطاعات الأجور أو تفرض ضريبة عليها: المعاملة الفيدرالية لا تحسم نتيجة الولاية. راجع قواعد الجهة الضريبية في ولايتك، وأحضر ما توصلت إليه إلى مساعدة في مسك الدفاتر إذا احتاجت الدفاتر إلى تغيير.