Chi tiêu cá nhân trên thẻ công ty: hoàn trả, tính vào W-2 hay xóa

Điều gì xảy ra khi một khoản chi tiêu cá nhân nằm trên thẻ công ty?

Một khoản chi tiêu cá nhân trên thẻ công ty kết thúc theo một trong ba cách: người giữ thẻ hoàn trả, khoản đó trở thành tiền lương chịu thuế, hoặc, với chủ sở hữu, trở thành khoản phân phối hoặc khoản vay. Không thể xóa sổ khoản này: chi tiêu cá nhân không bao giờ là chi phí kinh doanh, và không thể để nằm trong tài khoản chi phí.

Kết quả phụ thuộc vào ai giữ thẻ, công ty có yêu cầu hoàn trả hay không, và tiền được trả lại nhanh đến đâu. Các giới hạn thời gian dưới đây được viết cho các thỏa thuận về chi phí kinh doanh, không phải chi tiêu cá nhân, nên chúng là thước đo gần nhất và các tình tiết của thỏa thuận thẻ sẽ quyết định. Trường hợp không còn đơn giản khi:

• nhiều người giữ thẻ, và chủ sở hữu cùng nhân viên dùng chung một chương trình thẻ;
• chi tiêu cá nhân đã được ghi là bữa ăn, vật tư hoặc đi lại;
• Form W-2 hoặc tờ khai thuế lương đã được nộp;
• các khoản chi trải qua nhiều hơn một năm.

Hãy gom mọi sao kê thẻ, biên lai, chính sách thẻ, báo cáo lương và các Form W-2 đã nộp trước khi quyết định bất cứ điều gì.

Khi nào chi tiêu cá nhân trở thành tiền lương trên Form W-2 của nhân viên?

Khoản chi tiêu cá nhân mà công ty đã trả cho nhân viên trở thành tiền lương chịu thuế khi không được hoàn trả đúng hạn (thước đo là 120 ngày sau khi chi phí được chi trả hoặc phát sinh; xem bên dưới). IRS Publication 15-B nói mọi phúc lợi đều chịu thuế trừ khi luật loại trừ, và số tiền tính vào được giảm đi bất cứ khoản nào nhân viên đã tự trả. Tài liệu này cũng nói việc dùng thẻ thanh toán hoặc thẻ tín dụng không bao giờ được loại trừ như một phúc lợi tối thiểu (minimal benefit), dù nhỏ đến đâu.

Hướng dẫn Form W-2 đặt phúc lợi chịu thuế vào box 1 và, khi áp dụng, vào box 3 và box 5. Bộ phận lương coi khoản cộng thêm là tiền lương bổ sung (supplemental wages) (Publication 15):

Cộng số tiền vào tiền lương chậm nhất vào kỳ lương đầu tiên sau khi hết thời gian được phép hoàn trả (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(h)).

Điều gì giúp khoản hoàn trả không phải ghi vào W-2: quy tắc accountable plan và giới hạn thời gian?

Khoản hoàn trả có thể không phải ghi vào W-2 khi thỏa thuận thẻ của công ty đáp ứng ba quy tắc của kế hoạch hoàn chi có chứng từ (accountable plan) và tiền được trả lại trong một thời gian hợp lý. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) viết các quy tắc này cho việc hoàn chi phí kinh doanh, nên chúng là phép thử đã công bố gần nhất. Ba quy tắc: các khoản chi liên quan đến chi phí kinh doanh, nhân viên chứng minh chúng bằng biên lai và mục đích (substantiate), và nhân viên trả lại phần dư (Publication 15).

Quy định tính các khoản ghi vào công ty qua hệ thống thẻ tín dụng là một phần của thỏa thuận. Chi tiêu cá nhân không phải chi phí kinh doanh nên không thể chứng minh. Khi đọc cùng quy tắc trả lại phần dư, đó là khoản vượt quá chi phí kinh doanh đã chứng minh mà nhân viên phải trả lại. Mốc an toàn (safe harbor) là giới hạn thời gian mà quy định coi là hợp lý. Các mốc an toàn quan trọng đối với một khoản chi trên thẻ:

Đây là các mốc an toàn. Thế nào là thời gian hợp lý còn tùy vào hoàn cảnh (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(g)). Khoản không được trả lại đúng hạn được coi là chi trả theo kế hoạch không có chứng từ (nonaccountable plan), và là tiền lương.

Trả sau thời gian đó thì sao? Mốc an toàn không còn áp dụng và các tình tiết sẽ quyết định. Các nguồn dẫn ở đây không nói việc hoàn trả muộn có xóa được tiền lương đã đến hạn hay không, nên hãy nhờ xem xét trước khi nộp W-2.

Hai cái bẫy:

• Không có quy tắc hoàn trả. Nếu thỏa thuận không yêu cầu chứng minh và trả lại phần dư, quy định coi mọi khoản chi theo thỏa thuận đó là thuộc kế hoạch không có chứng từ (nonaccountable plan), không chỉ các khoản cá nhân. Với việc hoàn chi phí kinh doanh, khoản hoàn trả tự nguyện về sau không chuyển chúng thành khoản của kế hoạch có chứng từ (Publication 463); việc này áp dụng ra sao với chi tiêu cá nhân là vấn đề của các tình tiết.
• Một khuôn mẫu. Các mốc an toàn không dùng được trong năm nào công ty có kế hoạch hoặc thông lệ trả cho nhân viên nhiều hơn số họ đã chứng minh để tránh phải báo cáo và khấu trừ. Khuôn mẫu lạm dụng khiến mọi khoản chi trả đều thuộc kế hoạch không có chứng từ (26 CFR 1.62-2(g)(3) và (k)).

Nếu nhân viên hoàn trả đúng hạn thì ghi sổ thế nào?

Khoản chi tiêu cá nhân được hoàn trả đúng hạn là khoản phải thu từ nhân viên, không phải chi phí. Hãy ghi là khoản phải thu từ nhân viên khi khoản chi được ghi nhận, và xóa khoản đó khi tiền hoàn trả về.

Lần chạy bảng lương cộng tiền lương này ghi nhận khoản khấu trừ thuế và thuế lương của người sử dụng lao động. Hoàn trả có thể bằng séc, chuyển khoản hoặc, nếu luật về tiền lương của tiểu bang cho phép, khấu trừ vào lương. Về thanh toán thẻ và đối chiếu hàng tháng, xem thanh toán thẻ tín dụng trong sổ sách.

Điều gì thay đổi khi người giữ thẻ là chủ sở hữu S corporation?

Chủ sở hữu S corporation vừa là cán bộ điều hành hoặc nhân viên khác thì thuộc các quy tắc về tiền lương ở trên, và có thêm hai kết quả: khoản phân phối hoặc khoản vay. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) nói có thể phân loại lại các khoản trả cho cổ đông kiêm nhân viên từ khoản phân phối sang tiền lương (IRS). Hướng dẫn Form 1120-S nói các khoản trả cho cán bộ điều hành của công ty phải được coi là tiền lương trong phạm vi chúng là mức lương hợp lý cho dịch vụ.

• Hoàn trả hoặc tiền lương: cách xử lý giống nhân viên.
• Khoản phân phối: không phải tiền lương, nhưng thuế của nó phụ thuộc vào giá gốc tính thuế (basis) cổ phần của chủ sở hữu, mà khoản này làm giảm (section 1367), và vào việc công ty có lợi nhuận và thu nhập tích lũy (accumulated earnings and profits) hay không (section 1368). Khi có cổ đông khác, khoản trả riêng cho một chủ sở hữu cũng phải được xử lý thuế phù hợp theo quy tắc một loại cổ phần (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).
• Khoản vay: chủ sở hữu hoàn trả cho công ty theo điều khoản bằng văn bản. Đó có phải là khoản vay thật hay không là vấn đề của các tình tiết; xem vay từ chính công ty của bạn và hướng dẫn về S corporation bên dưới.

Về cách phân loại và các bút toán, xem S corporation trả chi phí cá nhân và ghi nhận khoản phân phối của S corporation.

Điều gì thay đổi khi chủ sở hữu thuộc C corporation?

Khi C corporation trả hóa đơn cá nhân của chủ sở hữu và khoản đó vừa không được hoàn trả vừa không phải khoản vay thật, khoản trả đó là tiền lương cho dịch vụ hoặc là khoản phân phối cho cổ đông. Khoản phân phối là cổ tức trong phạm vi lợi nhuận và thu nhập tích lũy (earnings and profits) của công ty (lợi nhuận của năm hiện tại và lợi nhuận tích lũy, tính theo quy định thuế). Phần còn lại làm giảm giá gốc tính thuế (basis) cổ phần của chủ sở hữu, và phần vượt giá gốc là lãi (section 301; section 316).

Khoản phân phối không phải tiền lương cho dịch vụ, nên công ty không có khoản khấu trừ tiền lương cho nó. Cách xử lý nào phù hợp tùy vào các tình tiết. Xem C corporation trả chi phí của chủ sở hữu, kể cả cách khai cổ tức trên Form 1099-DIV.

Công ty có khấu trừ được chi tiêu cá nhân mà mình đã trả không?

Không. Công ty không thể khấu trừ chi tiêu cá nhân như chi phí kinh doanh. Section 262 không cho khấu trừ chi phí cá nhân, sinh hoạt hoặc gia đình. Section 162 cho phép chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết, kể cả khoản phụ cấp hợp lý cho tiền lương trả cho dịch vụ thực sự đã cung cấp.

Khoản chi được ghi là bữa ăn, vật tư hoặc đi lại sẽ mất khoản khấu trừ đó. Khoản chi được cộng vào tiền lương có thể được khấu trừ như tiền lương nếu tổng tiền lương là hợp lý cho dịch vụ. Khoản chi đã hoàn trả, khoản phân phối hoặc khoản vay không tạo ra khoản khấu trừ nào.

Làm sao rà soát thẻ công ty cuối năm và tách chi tiêu kinh doanh khỏi cá nhân?

Xem từng sao kê thẻ trong năm, từng khoản chi, và gắn nhãn mỗi khoản là kinh doanh hay cá nhân trước khi quyết định ai nợ gì. Publication 463 nói nhân viên phải giải trình các khoản ghi vào người sử dụng lao động bằng thẻ tín dụng, kèm hồ sơ mà Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) mong đợi cho một khoản khấu trừ.

1. Lấy sao kê của mọi thẻ công ty và mọi người giữ thẻ.
2. Gắn nhãn mỗi khoản là kinh doanh, cá nhân hoặc chưa rõ. Tách khoản chi hỗn hợp; chỉ phần cá nhân mới là cá nhân. Yêu cầu người giữ thẻ cung cấp biên lai và mục đích kinh doanh của mọi khoản chưa rõ.
3. Cộng tổng chi tiêu cá nhân theo từng người giữ thẻ và ghi chú ai là chủ sở hữu.
4. Với mỗi khoản chi tiêu cá nhân, tìm hiểu xem đã hoàn trả chưa và khi nào, tính số ngày từ ngày chi.
5. Phân loại các khoản chưa trả: khoản của nhân viên chuyển thành tiền lương; khoản của chủ sở hữu chuyển thành tiền lương, khoản phân phối hoặc khoản vay.
6. Tìm xem mỗi khoản chi tiêu cá nhân đã được ghi ở đâu và chuyển nó ra khỏi bữa ăn, vật tư hoặc đi lại.
7. Kiểm tra những gì đã nộp: Form W-2, tờ khai thuế lương và tờ khai thuế doanh nghiệp của từng năm bị ảnh hưởng.

Chính sách thẻ nào giúp chi tiêu cá nhân không lặp lại?

Một chính sách thẻ theo các quy tắc của kế hoạch hoàn chi có chứng từ (accountable plan) nêu rõ ai được cấp thẻ, thẻ được dùng cho việc gì, khi nào báo cáo các khoản chi và khi nào hoàn trả chi tiêu cá nhân.

Thói quen để chi tiêu cá nhân không hoàn trả và không ghi vào W-2 có thể rơi vào quy tắc khuôn mẫu nêu trên nếu đó là kế hoạch hoặc thông lệ nhằm tránh báo cáo và khấu trừ. Revenue Ruling 2003-106 nói về một cách bố trí khác: nhân viên đánh dấu mỗi khoản chi trên thẻ là cá nhân hay kinh doanh và chịu trách nhiệm cá nhân với công ty thẻ, còn người sử dụng lao động chỉ hoàn chi các khoản kinh doanh theo báo cáo chi phí được duyệt. Nó không đề cập đến chi tiêu cá nhân mà công ty đã trả rồi thu lại.

Nếu Form W-2 hoặc tờ khai thuế lương đã được nộp mà chưa có các khoản chi này thì sao?

Tiền lương đến hạn chậm nhất vào kỳ lương đầu tiên sau khi hết thời gian được phép hoàn trả (26 CFR 1.62-2(h)). Quý của kỳ lương đó quyết định cách sửa:

• Form 941 của quý đó đã nộp: nộp Form 941-X, mỗi quý một form (người sử dụng lao động nộp Form 944 dùng Form 944-X cho cả năm). Nếu Form W-2 của năm đó cũng đã nộp, thêm Form W-2c (Hướng dẫn Form 941-X; hướng dẫn Form W-2).
• Form 941 của quý đó chưa nộp, hoặc thời gian được phép chưa hết: cộng tiền lương chậm nhất vào kỳ lương đầu tiên đó. Khoản này đi vào Form 941 của quý đó và vào Form W-2 của năm có kỳ lương chứa nó.

Việc sửa nhìn chung không bị tính lãi, phạt nộp trễ và phạt nộp khoản thuế lương trễ nếu Form 941-X được nộp chậm nhất vào hạn nộp Form 941 của quý mà bạn phát hiện sai sót (ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý) và thuế được trả chậm nhất vào lúc bạn nộp. Số thuế mà người nộp đã cố ý khai thiếu bị loại trừ (Hướng dẫn Form 941-X).

Với năm trước, Form 941-X nhìn chung không thể sửa phần thuế thu nhập liên bang khấu trừ cho một khoản chi không được coi là chịu thuế. Tiền lương vẫn phải được sửa trên Form 941-X và Form W-2c (Hướng dẫn Form 941-X). Thu nhập của nhân viên cho năm đó cũng thay đổi. Tờ khai doanh nghiệp đã khấu trừ các khoản chi này như chi phí cần được xem xét riêng.

Ai trả. Công ty nợ số thuế chưa khấu trừ. Công ty có thể bù lại từ tiền lương sau này của nhân viên nếu luật tiền lương của tiểu bang cho phép; với thuế thu nhập thì chỉ đến ngày cuối cùng của năm dương lịch (Publication 15). Khi nhân viên đã nộp thuế thu nhập trên khoản tiền lương đó, section 3402(d) cấm thu thuế đó từ công ty, nhưng không cấm thu tiền phạt: nhân viên điền Form 4669 và công ty nộp Form 4670 (Hướng dẫn Form 4670). Chủ sở hữu hoặc cán bộ điều hành chịu trách nhiệm về việc khấu trừ có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với số thuế đã khấu trừ nhưng chưa nộp: khoản phạt thu hồi quỹ ủy thác (trust fund recovery penalty) bằng 100% số đó đối với người đã hành động cố ý, và IRS nhìn chung có 3 năm để ấn định (section 6672; Publication 15). Xem phạt thu hồi quỹ ủy thác.

Sửa lỗi bảng lương nêu các bước sửa.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền bằng đô la Hoa Kỳ.

Nhân viên hoàn trả đúng hạn

Một nhân viên không phải chủ sở hữu quẹt thẻ công ty US$400 tiền thực phẩm vào tháng 3. Chính sách thẻ yêu cầu hoàn trả chi tiêu cá nhân, và nhân viên hoàn trả US$400 trong vòng 20 ngày. Công ty ghi US$400 là khoản phải thu từ nhân viên và xóa khoản đó khi nhận tiền. Không có gì vào W-2 và không có gì được khấu trừ. Nếu US$400 vẫn chưa trả sau 120 ngày kể từ ngày chi, công ty có thể coi đó là tiền lương và cộng vào kỳ lương đầu tiên sau đó.

Chủ sở hữu kiêm nhân viên của S corporation

Một đợt rà soát cuối năm phát hiện US$6.000 chi tiêu cá nhân trên thẻ của cổ đông duy nhất của S corporation.

• Hoàn trả đúng hạn: khoản phải thu được xóa và không có gì vào W-2. Nếu thời hạn hoàn trả đã qua, đó là câu hỏi về hoàn trả muộn ở trên.
• Cộng vào tiền lương: box 1 của Form W-2 tăng US$6.000. Nếu tổng tiền lương của chủ sở hữu, kể cả khoản này, vẫn dưới mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội, mỗi bên nợ khoảng US$459 thuế An sinh Xã hội và Medicare, cộng với khấu trừ thuế thu nhập.
• Coi là khoản phân phối: làm giảm giá gốc tính thuế (basis) cổ phần và phần vượt giá gốc là lãi. Nếu tiền lương thường xuyên của chủ sở hữu thấp hơn mức lương hợp lý cho công việc, Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) có thể phân loại lại thành tiền lương.
• Coi là khoản vay: có kỳ phiếu bằng văn bản và điều khoản hoàn trả, và chỉ khi các tình tiết ủng hộ một khoản vay thật. Ngoại lệ khoản vay nhỏ đối với tiền lãi ngầm định (imputed interest) có thể áp dụng ở quy mô này.

Các khoản chi đã được ghi là chi phí

Cùng US$6.000 đó nằm trong bữa ăn (US$4.000) và vật tư (US$2.000). Các khoản khấu trừ đó bị gỡ khỏi sổ sách. Nếu khoản này trở thành tiền lương, nó chuyển sang chi phí tiền lương. Nếu tờ khai thuế lương đã nộp, lựa chọn tiền lương nghĩa là một Form 941-X cho mỗi quý đã nộp mà khoản tiền lương thuộc về, và một Form W-2c nếu Form W-2 của năm đó cũng đã nộp. Tờ khai doanh nghiệp đã khấu trừ bữa ăn và vật tư cần được xem xét.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Rà soát cho thấy chi tiêu cá nhân ở nhiều người giữ thẻ, một phần đã ghi là chi phí hoặc nằm trong tờ khai đã nộp: gom sao kê, biên lai, chính sách thẻ, báo cáo lương và Form W-2 đã nộp, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ để xác định ai hoàn trả, khoản nào đi qua bảng lương, khoản nào là khoản phân phối hoặc khoản vay, và hồ sơ nộp nào cần sửa.
• Các khoản chi trải qua nhiều năm hoặc số dư thẻ không khớp: bắt đầu với danh sách kiểm tra dọn dẹp sổ sách, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ.
• Chỉ chủ sở hữu S corporation chi tiêu: xem S corporation trả chi phí cá nhân.
• Bạn sở hữu một C corporation: xem C corporation trả chi phí của chủ sở hữu.
• Khoản chi là chi phí kinh doanh thật mà chủ sở hữu tự trả: xem hoàn chi chi phí của chủ sở hữu và chi phí kinh doanh trên thẻ tín dụng cá nhân.
• Chủ sở hữu sống ngoài Hoa Kỳ hoặc không phải công dân hay người cư trú Hoa Kỳ: khoản phân phối cho chủ sở hữu nước ngoài có thể phải khấu trừ thuế và báo cáo tại Hoa Kỳ (Publication 515), và S corporation không thể có cổ đông là người nước ngoài không cư trú (section 1361(b)(1)(C)). Hãy xem xét cùng hỗ trợ thuế xuyên biên giới và hỗ trợ ghi sổ.
• Bạn sở hữu LLC bị đánh thuế như doanh nghiệp một chủ hoặc hợp danh, hoặc bạn là chủ doanh nghiệp một chủ: trang này nói về công ty; xem chi phí cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp và sửa việc trộn lẫn tiền kinh doanh và cá nhân.
• Tiểu bang của bạn hạn chế khoản khấu trừ tiền lương hoặc đánh thuế tiền lương: cách xử lý của liên bang không quyết định kết quả của tiểu bang. Hãy kiểm tra quy tắc của cơ quan thuế tiểu bang, và đưa kết quả cho hỗ trợ ghi sổ nếu sổ sách cần thay đổi.