S Şirketi Dağıtımlarını Kaydetme ve Schedule L ile Tutturma

S şirketi dağıtımını defterlere nasıl kaydederim?

Bir S şirketinin nakit dağıtımının yevmiye kaydı, özkaynaklardaki hissedar dağıtımları hesabına borç ve kasaya alacaktır; tarih, şirketin ödemeyi yaptığı gündür. Gelir tablosu değişmez. Sahipler buna çoğu zaman çekim veya temettü der. Defterlerde adı dağıtımdır; vergideki “temettü” ise daha dardır (aşağıda anlatılıyor). Hesap adları muhasebe pratiğidir, IRS kuralı değildir. Mal dağıtımı daha aşağıda ele alınıyor.

Dağıtım, sahibin hisse sahibi olması nedeniyle ona ödenen paradır veya maldır. Gelir elde etmenin maliyeti olmadığı için giderlere girmez. Beyanname bunu indirim olarak değil, Schedule K, 16d satırında bildirir (Form 1120-S talimatları). Ödeme tarihine kaydedin. Section 1368 dağıtım kurallarında yönetmelikler dağıtımı şirketin dağıtımı yaptığı tarih itibarıyla dikkate alır.

Her hissedar için bir hesap veya alt hesap tutun. Her Schedule K-1, o hissedarın kendi dağıtımlarını gösterir.

Durum şu hallerde basit değildir:

• Sahip dağıtım almış ama maaş almamışsa.
• Tutarlar hissedarlar arasında farklıysa.
• Dağıtımlar kârdan fazlaysa.
• Bilanço, geçen yılın Schedule L'sine tutmuyorsa.
• Kişisel faturalar şirket hesabından ödenmişse.
• Şirket bir dönem C şirketi olmuşsa.

Bunların her biri, hazırlayıcı beyannameyi bitirmeden önce kayıtların yeniden düzenlenmesi gerektiği veya vergi sonucunun değiştiği anlamına gelebilir.

Toplayın:

• Yılın tamamı için hesap özetleri
• Dağıtımlar ve dağıtılmamış kârlar için defter detayı
• Geçen yılın Schedule L ve M-2 sayfaları
• Her hissedarın Schedule K-1 belgesi
• Bordro raporları
• Kimin kaç hissesi olduğu ve hangi tarihten itibaren

Bu bir dağıtım mı, ücret mi, gider iadesi mi, yoksa kredi mi?

Para, hissedara sahip olduğu hisse nedeniyle ödeniyorsa dağıtımdır. İş karşılığı ödeme ücrettir. İşletme giderinin geri ödenmesi gider iadesidir. Sahibin geri ödemesi gereken para ise kredidir. Her biri farklı kaydedilir ve farklı bildirilir.

Makul ücret, dağıtımdan önce gelir. IRS, S şirketinin hissedar-çalışana nakit dışı dağıtımlardan önce makul ücret ödemesi gerektiğini söyler ve dağıtımları ücret olarak yeniden sınıflandırabilir. Gider iadesi, hesap verebilir plan kurallarına uygunsa ücret sayılmaz; bkz. sahibin giderlerinin geri ödenmesi.

Şirketin, hisse veya oy hakkının %2 oranından fazlasına sahip bir hissedar için ödediği sağlık sigortası primleri de dağıtım değildir. Şirket bunları indirir ve o sahibin Form W-2 ücreti olarak bildirir; bkz. sahipler için sağlık sigortası.

Önceki zararlar hissedarın kredideki maliyet esasını düşürdüyse, geri ödemenin bir kısmı vergiye tabi olabilir (Schedule K-1 talimatları, code E). Bkz. S şirketine verilen hissedar kredileri.

Şirketin ödediği kişisel bir faturanın dağıtım, ücret veya kredi sayılması olaylara bağlıdır. Bkz. kişisel giderleri ödeyen S şirketi.

Dağıtımlar hesabını dağıtılmamış kârlara nasıl kapatırım?

Yıl sonunda dağıtılmamış kârlara borç, dağıtımlar hesabına bakiyesinin tamamı kadar alacak yazın. Bu durumda dönem sonu dağıtılmamış kârlar, dönem başı dağıtılmamış kârlar artı net gelir eksi dağıtımlara eşit olur. Muhasebe yazılımı bu kapanışı çoğu zaman kendisi yapar; yine de sonucu varsaymak yerine kontrol edin.

• Dağıtımlar hesabı yeni yıla sıfırdan başlar.
• Schedule L, dağıtımlar hesabını değil, dağıtılmamış kârları 24. satırda gösterir (Form 1120-S).
• Defterlerdeki net gelir, dağıtımlar küçük de olsa büyük de olsa aynıdır.

S şirketi dağıtımları neden bilançomu ve Schedule L'yi bozuyor?

Doğru kaydedilen bir dağıtım kasayı ve özkaynağı aynı tutarda düşürür; bilanço yine dengede kalır. Dağıtılmamış kârlar da düşer. Dağıtımlar ve zararlar geliri aştığında negatife geçer; bu bir aritmetik sonuçtur, hata değildir. Artık tutmayan bir Schedule L ise çoğunlukla bir kaydın nasıl girildiğinden kaynaklanır, çünkü Schedule L bilançosu şirketin defter ve kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.

Bilanço hâlâ tutmuyorsa veya tutturmak için özkaynak düzeltme satırını kullanmak istiyorsanız bkz. Schedule L dengelenmiyor.

Dağıtılmamış kârları aşan dağıtımlar bir sorun mu ve bu, maliyet esasından nasıl farklı?

Negatif dağıtılmamış kârlar bir defter sonucudur: defterlerin kapsadığı dönemde dağıtımlar ve zararlar birlikte geliri aşmıştır. Kendi başına bir vergi olayı değildir. Dağıtımın vergisi, hissedarın hisse maliyet esasına bağlıdır. Bu esas, hissedarın hisse için ödediği veya koyduğu tutarla başlar (hediye veya miras yoluyla gelen hisselerde başka kurallar geçerlidir), sonra şirketin gelirine, zararlarına ve dağıtımlarına göre değişir. Birikmiş kazanç ve kârı (E&P, yani C şirketi olunan yıllardan kalan kârın vergi ölçüsü) olmayan bir S şirketinde dağıtım, hisse maliyet esasına kadar vergilendirilmez; aşan kısım mal satışından doğan kazanç sayılır.

Üç rakam birbirine karıştırılır:

Dağıtımlar hisse maliyet esasını yalnızca sıfıra kadar düşürür (Schedule K-1 talimatları). Birikmiş düzeltmeler hesabını da yalnızca sıfıra kadar düşürür, ancak zararlar bu hesabı negatife çevirebilir (Schedule M-2 talimatları). Üçü, farklı şeyleri ölçtüğü için birbirinden ayrılır. IRS, hisse maliyet esasını şirketin değil, hissedarın takip etmekle yükümlü olduğunu söyler; ancak esasın dayandığı dağıtımları ve geliri defterler sağlar. Kâr payı niteliğinde olmayan bir dağıtım alan hissedar, kendi beyannamesiyle birlikte Form 7203 verir. Bkz. S şirketi hissedar maliyet esası.

Defterlerin dışında, bir ödemeyi etkileyebilecek iki kural daha vardır. Bir dönem C şirketi olmuş bir şirketin birikmiş kazanç ve kârı (E&P) olabilir. Bu durumda dağıtımlar, şirket etkilenen tüm hissedarların onayıyla önce E&P'den dağıtım yapmayı seçmedikçe (o yıl için zamanında verilmiş asıl veya düzeltilmiş Form 1120-S'e eklenen bir beyan; yalnızca o yıl için geçerlidir ve geri alınamaz) önce birikmiş düzeltmeler hesabından yapılır. Bu kazanca kadar olan temettü kısmı, hisse maliyet esası yüksek olsa bile vergilendirilir. Eyalet hukuku da dağıtımları sınırlar ve eyaletten eyalete değişir; örneğin Delaware, temettüye kanunun tanımladığı fazlalık (surplus) tutarına kadar veya fazlalık yoksa cari veya önceki mali yılın net kârına kadar izin verir. Yasa dışı bir temettüyü kasten veya ihmalle onaylayan bir Delaware yönetim kurulu üyesi, ödemeden sonraki 6 yıl boyunca şirkete, şirket kapatılmış veya ödeme gücünü yitirmişse alacaklılarına karşı kişisel olarak sorumludur. Her işletme türünde negatif özkaynak için bkz. negatif sahip özkaynağı.

Dağıtımlar Form 1120-S'te ve K-1'de nerede görünür?

Dağıtımlar Schedule K'ye, her Schedule K-1'e, dağıtılmamış kârlar yoluyla Schedule L'ye ve Schedule M-2'ye akar. Hepsi aynı defterden gelmelidir.

Kaynaklar: Form 1120-S talimatları, Form 1120-S ve Schedule K-1 talimatları.

Küçük bir S şirketi yine de Schedule L'yi doldurmak zorunda mı?

Küçük bir S şirketi, Schedule B 11. soruya Evet cevabı verirse Schedule L ve M-1'i doldurmak zorunda değildir. Bunun için yıllık toplam hasılatın ve yıl sonu toplam varlıkların ikisinin de $250.000 altında olması gerekir (Form 1120-S). Bu soruda toplam hasılat, satışlardan fazlasını kapsar; hangi satırların sayılacağı 11. soru talimatlarında listelenmiştir.

Schedule M-2 bu muafiyetin dışındadır. M-2 talimatları, birikmiş E&P'si olan bir şirketin birikmiş düzeltmeler hesabını tutması gerektiğini söyler ve her S şirketinin bu hesabı tutmasını önerir. Dağıtılmamış kârlar ve hissedar kredileri bilançoda izlendiği için defterler yine de bir yıl sonu bilançosu üretmelidir.

Nakit yerine mal dağıtımını nasıl kaydederim?

Mal dağıtımı, hissedara yapılan nakit dışı her ödemedir; örneğin ekipman, araç veya menkul kıymet. Beyanname, değer artmış malı gerçeğe uygun piyasa değeriyle değerler. Mal, vergi maliyet esasından daha değerliyse şirket kazanç doğurur.

• Beyannamede: 16d satırı edinme tarihini, dağıtım tarihini, o tarihteki gerçeğe uygun piyasa değerini ve şirketin maliyet esasını içeren bir beyan ister.
• Tutar: dağıtım, aşağıdaki borç kurallarından önce, malın gerçeğe uygun piyasa değeriyle sayılır. Bu değer, hissedarın maldaki maliyet esası da olur (madde 301).
• Kazanç: şirket, malı gerçeğe uygun piyasa değeriyle satmış gibi kazanç doğurur; S kurallarının farklı olduğu yerler dışında subchapter C kuralları S şirketine de uygulanır. Bu kazanç, satışta sahip olacağı niteliğiyle hissedarlara aktarılır; dolayısıyla amortismanı ayrılmış ekipmandaki kazanç olağan gelir olabilir. Hisse maliyet esası, yılın gelir artışı dağıtım test edilmeden önce eklenerek hesaplanır.
• Zarar: mal, vergi maliyet esasından daha az değerliyse zarar tanınmaz.

Defterler gerçeğe uygun değeri izliyorsa bunu kaydetmenin yaygın bir yolu:

Başka bir esasa göre tutulan defterler, malı kazanç yazmadan defter değeriyle kaydedebilir. Beyanname her iki durumda da gerçeğe uygun piyasa değerini ve şirketin vergi maliyet esasını kullanır; bu yüzden kayıt ile beyanname farklı olabilir. Üzerinde kredi bulunan mal, yükümlülükler için özel kurallara tabidir. S seçiminin (veya bir C şirketinin devir maliyet esasıyla varlık edinmenin) üzerinden 5 yıl geçmemiş bir şirket, C şirketiyken değer kazanmış mal için yerleşik kazanç vergisi ödeyebilir. Kayıt kesinleşmeden önce bunlar için hazırlayıcıya danışılmalıdır.

Dağıtımlar eşit olmadıysa veya maaşsız dağıtım aldıysam ne olur?

Dağıtımlar hisse sahipliğini izlemelidir. S şirketinin yalnızca tek bir hisse sınıfı olabilir; bu, tüm hisselerin şirketin yönetim belgelerine göre dağıtım ve tasfiye gelirlerinde aynı haklara sahip olması demektir. Her hissedarın dağıtımını ayrı kaydedin ve sahiplikle karşılaştırın. Şirketin belirli hissedarlar için ödediği veya stopaj yaptığı eyalet gelir vergisi (örneğin mukim olmayan sahipler için) onlara yapılmış farazi dağıtım sayılır; bu ödemeler sayıldıktan sonra da her hissenin hakları aynıysa zamanlama farkı ikinci bir hisse sınıfı yaratmaz (26 CFR 1.1361-1(l)(2)(ii)). Eşit olmayan tutarlar, beyannameden önce hazırlayıcının incelemesini gerektirir; S seçimine etkisini ele alan eşit olmayan S şirketi dağıtımları sayfasına bakın.

Maaşsız dağıtım ayrı bir tuzaktır. Form 1120-S talimatları, bir yöneticiye yapılan dağıtımların ve diğer ödemelerin makul ücret oldukları ölçüde ücret sayılması gerektiğini söyler. Parayı defterlerde dağıtım diye adlandırmak konuyu çözmez. Bkz. kendinize ne kadar maaş ödemelisiniz ve hiç çalıştırılmamış S şirketi bordrosu.

Her dağıtım için hangi kayıtları saklamalıyım?

Kime, ne kadar, ne zaman ve ne ödendiğini gösterecek kadar kayıt saklayın.

• Ödeme tarihi, hissedar, tutar ve banka kaydı
• Nakit mi mal mı olduğu; mal için tarihler, gerçeğe uygun piyasa değerinin dayanağı ve şirketin maliyet esası
• Şirketin yönetim belgelerinin gerektirdiği yazılı onaylar
• Hissedar bazında güncel defter, her K-1 ve önceki yılların Schedule L ve M-2 sayfaları

Beyannamedeki bir kalemi destekleyen kayıtları, her hissedarın beyannamesinin son tarihinden veya verilme tarihinden hangisi daha geçse, o tarihten sonra genellikle 3 yıl saklayın. Şirketin maldaki maliyet esasını doğrulayan kayıtları, asıl veya yerine geçen malın maliyet esasını hesaplamak için gerektiği sürece saklayın (Form 1120-S talimatları). Dağıtım defteri, her K-1 ve önceki Schedule L ve M-2 sayfaları sonraki yıllara taşınan bakiyeleri besler; bu yüzden daha uzun süre gerekebilir. Talimatlar, şirketin kayıtlarını Internal Revenue Code'un herhangi bir hükmü için gerekebileceği sürece saklamasını söyler. Her hissedar, hisse maliyet esasını hesaplamak için gereken bilgileri saklamaktan sorumludur.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları cinsindendir.

Aylık dağıtımlar

Bordro yoluyla zaten maaş alan bir sahip, S şirketinden ayrıca aylık $5.000 dağıtım alıyor. Defterlerde her ay Hissedar Dağıtımları hesabına $5.000 borç, Kasa hesabına $5.000 alacak yazılır; toplam on iki kayıt. Yıl sonunda $60.000 dağıtılmamış kârlara kapatılır. Gelir tablosu, hiç dağıtım olmasaydı nasıl olurdu, öyle kalır.

Kârdan büyük dağıtımlar

Tek sahipli bir S şirketi $50.000 kazanıyor ve $80.000 dağıtıyor. Dağıtılmamış kârlar $30.000 düşer. Yıla $20.000 ile başlamışsa negatif $10.000 ile biter ($20.000 artı $50.000 gelir, eksi $80.000 dağıtım). Vergi sonucu hisse maliyet esasından çıkar; C şirketi yıllarından kalan birikmiş E&P olmadığı varsayılır. Yılın $50.000 geliri, dağıtım test edilmeden önce esası artırır. Sahip yıla $50.000 esasla başladıysa, bu gelirden sonra esas $100.000 olur ve $80.000 vergisizdir. Sahip yıla sıfır esasla başladıysa (defter ve vergi rakamları farklı olabilir), bu gelirden sonra esas $50.000 olur: $50.000 vergisizdir, kalan $30.000 sermaye kazancıdır. Dağıtılmamış kârlar iki durumda da negatiftir.

İki hissedar, 60/40

İki hissedar %60 ve %40 paya sahip. $10.000'lık bir dağıtım $6.000 ve $4.000 olarak kaydedilir. İkisine de $5.000 ödenirse tutarlar artık sahipliği izlemez ve beyannameden önce hazırlayıcının bunları incelemesi gerekir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Dağıtımlarınız kârdan fazlaysa, eşit değilse veya bordrosuz ödendiyse ya da bilançonuz geçen yılın Schedule L'sine tutmuyorsa: kayıtların nasıl yeniden düzenleneceği, her sahibin maliyet esasının ve birikmiş düzeltmeler hesabının gerçekte ne olduğu ve verilmiş bir beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediği profesyonel sorulardır. Bkz. S şirketi muhasebe kayıtları desteği ve şirket vergisi desteği.
• Dağıtımlar sahipliği izlemediyse veya bordro çalıştırmadan dağıtım aldıysanız: bkz. eşit olmayan S şirketi dağıtımları ve hiç çalıştırılmamış S şirketi bordrosu.
• Maliyet esasınızdan fazlasını aldıysanız veya esasınızın hesaplanmasını istiyorsanız: bkz. maliyet esasını aşan dağıtımlar ve S şirketi hissedar maliyet esası.
• Şirket kişisel faturalarınızı veya vergilerinizi ödediyse: bkz. kişisel giderleri ödeyen S şirketi.
• Defterleriniz aylarca geride kaldıysa veya defterlerin tamamının tutulmasını istiyorsanız: bkz. S şirketi gecikmiş kayıtların tamamlanması ve S şirketi muhasebe kayıtları.
• Şirket daha önce C şirketiyse veya bir LLC yeni S statüsü seçtiyse: bkz. C şirketinden S şirketine geçiş ve S şirketi seçiminden sonra defterler.
• Bir LLC'nin veya şahıs işletmesinin sahibiyseniz, S şirketi değilseniz: bkz. sahibin çekimlerinin kaydı.
• Sahibi Kanada'da yaşıyorsa: bkz. Kanada'da yaşayan ABD S şirketi sahibi.