חיובים אישיים בכרטיס אשראי של החברה: החזר, ⁦W-2⁩ או מחיקה

מה קורה כשחיוב אישי נכנס לכרטיס החברה?

חיוב אישי בכרטיס של החברה מסתיים באחת משלוש דרכים: בעל הכרטיס מחזיר אותו, הוא הופך לשכר החייב במס, או, אצל בעלים, הוא הופך לחלוקה או להלוואה. אי אפשר למחוק אותו: חיוב אישי אינו הוצאה עסקית, ואי אפשר להשאיר אותו בחשבון הוצאות.

התוצאה תלויה במי מחזיק בכרטיס, אם החברה דרשה החזר, ובמהירות שבה הכסף חזר. מגבלות הזמן שלמטה נכתבו להסדרי הוצאות עסקיות ולא לחיובים אישיים, ולכן הן אמת המידה הקרובה ביותר, והעובדות של הסדר הכרטיס מכריעות. המקרה אינו פשוט כאשר:

• כמה אנשים מחזיקים בכרטיסים, ובעלים ועובדים חולקים תוכנית כרטיסים אחת;
• חיובים אישיים נרשמו כארוחות, ציוד או נסיעות;
• טפסי ⁦W-2⁩ או דוחות שכר כבר הוגשו;
• החיובים נפרסים על יותר משנה אחת.

אספו את כל דפי הכרטיס, הקבלות, מדיניות הכרטיס, דוחות השכר וטפסי ⁦W-2⁩ שהוגשו לפני שמחליטים משהו.

מתי חיוב אישי הופך לשכר ב-⁠⁦W-2⁩ של העובד?

חיוב אישי שהחברה שילמה עבור עובד הופך לשכר החייב במס כשהוא לא הוחזר בזמן (אמת המידה היא 120 ימים אחרי שההוצאה שולמה או נוצרה; ראו בהמשך). פרסום ⁦15-B⁩ של IRS קובע שכל הטבה נלווית חייבת במס אלא אם החוק פוטר אותה, והסכום שנכלל מופחת בכל מה שהעובד שילם עליה. הוא קובע גם שהשימוש בכרטיס חיוב או בכרטיס אשראי לעולם אינו פטור כהטבה מזערית, קטנה ככל שתהיה.

ההוראות ל-⁠⁦W-2⁩ קובעות שהטבות נלוות חייבות במס נכללות בתיבה 1 ו, אם הן חלות, בתיבות 3 ו-⁠5. מערכת השכר מתייחסת לסכום שנוסף כשכר משלים (supplemental wages) (פרסום 15):

מוסיפים את הסכום לשכר לכל המאוחר בתקופת השכר הראשונה אחרי שהזמן המותר להחזר מסתיים (פרסום 15; ⁦26 CFR 1.62-2(h)⁩).

מה מונע מהחזר להופיע ב-⁠⁦W-2⁩: כללי תוכנית החזר מאושרת ומגבלות זמן?

החזר יכול להישאר מחוץ ל-⁠⁦W-2⁩ כשהסדר הכרטיס של החברה עומד בשלושת הכללים של תוכנית החזר מאושרת והכסף חוזר בתוך תקופה סבירה. IRS כותב את הכללים האלה להחזרי הוצאות עסקיות, ולכן הם המבחן המפורסם הקרוב ביותר. הכללים: הסכומים קשורים להוצאות עסקיות, העובד מוכיח אותן בקבלה ובציון המטרה, והעובד מחזיר כל עודף (פרסום 15).

התקנה רואה בסכומים שחויבו לחברה דרך מערכות כרטיסי אשראי חלק מההסדר. חיוב אישי אינו הוצאה עסקית, ולכן אי אפשר להוכיח אותו. בצירוף כלל החזרת העודף, חיוב אישי הוא סכום מעבר להוצאות העסקיות המוכחות, שהעובד חייב להחזיר. מגבלת זמן בטוחה (safe harbor) היא תקופה שהתקנה רואה כסבירה. מגבלות הזמן הבטוחות שחשובות לחיוב בכרטיס:

אלה מגבלות זמן בטוחות. תקופה סבירה תלויה בעובדות (פרסום 15; ⁦26 CFR 1.62-2(g)⁩). סכום שלא הוחזר בזמן נחשב כמשולם במסגרת תוכנית החזר שאינה מאושרת, והוא שכר.

הוחזר אחרי התקופה הזו? מגבלת הזמן הבטוחה כבר אינה חלה והעובדות מכריעות. המקורות שצוינו כאן אינם קובעים אם החזר מאוחר מבטל שכר שכבר חל, ולכן כדאי לבדוק זאת לפני הגשת ה-⁠⁦W-2⁩.

שתי מלכודות:

• אין כלל החזר. אם ההסדר אינו דורש הוכחה והחזרת עודף, התקנה רואה את כל הסכומים ששולמו במסגרתו כסכומים שאינם במסגרת תוכנית מאושרת, ולא רק את האישיים. בהחזרי הוצאות עסקיות, החזר מרצון מאוחר יותר אינו הופך אותם (פרסום 463); איך זה חל על חיוב אישי היא שאלה של עובדות.
• דפוס. מגבלות הזמן הבטוחות אינן זמינות בשנה שבה לחברה יש תוכנית או נוהג לשלם לעובדים יותר ממה שהם מוכיחים כדי להימנע מדיווח וניכוי במקור. דפוס של ניצול לרעה הופך כל תשלום לתשלום שאינו במסגרת תוכנית מאושרת (⁦26 CFR 1.62-2(g)(3)⁩ ו-⁠(k)).

אם העובד מחזיר בזמן, איך רושמים זאת?

חיוב אישי שהוחזר בזמן הוא חוב לקבל מהעובד, לא הוצאה. רושמים אותו כחוב מהעובד כשהחיוב נרשם, וסוגרים אותו כשההחזר מגיע.

חישוב השכר שמוסיף את השכר רושם את הניכוי במקור ואת מסי השכר של המעסיק. ההחזר יכול להיות בצ׳ק, בהעברה או, כשחוק השכר במדינה מתיר זאת, בניכוי משכר. לתשלומי כרטיס אשראי ולהתאמה חודשית, ראו תשלומי כרטיס אשראי בספרים.

מה משתנה כשבעל הכרטיס הוא בעלים של חברת S?

בעלים של חברת S שהוא נושא משרה או עובד אחר חייב בכללי השכר שלמעלה, ויש לו עוד שתי תוצאות אפשריות: חלוקה או הלוואה. IRS אומר שהוא יכול לסווג מחדש תשלומים לבעל מניות שהוא גם עובד, מחלוקות לשכר (IRS). בהוראות לטופס ⁦1120-S⁩ נקבע שתשלומים לנושא משרה בחברה חייבים להיחשב שכר במידה שהם שכר סביר על שירותים.

• החזר או שכר: אותו טיפול כמו בעובד.
• חלוקה: אינה שכר, אבל המס עליה תלוי בבסיס העלות של מניות הבעלים, שהיא מקטינה (סעיף 1367), ובשאלה אם יש לחברה רווחים שנצברו לצורכי מס (accumulated earnings and profits) (סעיף 1368). כשיש בעלי מניות אחרים, תשלום לבעלים אחד בלבד חייב לקבל גם את ההשפעה המתאימה על המס לפי כללי סוג המניות האחד (⁦26 CFR 1.1361-1(l)(2)⁩).
• הלוואה: הבעלים מחזיר לחברה לפי תנאים בכתב. אם זו הלוואה אמיתית היא שאלה של עובדות; ראו הלוואה מהחברה שלכם ואת המדריך על חברת S בהמשך.

למיון ולרישומים, ראו חברת S ששילמה הוצאות אישיות ורישום חלוקות בחברת S.

מה משתנה כשהבעלים בחברת C?

כשחברת C משלמת חשבון אישי של בעלים והוא אינו מוחזר ואינו הלוואה אמיתית, התשלום הוא שכר על שירותים או חלוקה לבעל מניות. חלוקה היא דיבידנד במידה שיש לחברה רווחים לצורכי מס (earnings and profits, הרווחים של השנה השוטפת והרווחים שנצברו, מחושבים לצורכי מס). השאר מקטין את בסיס העלות של מניות הבעלים, וכל עודף מעל הבסיס הוא רווח (סעיף 301; סעיף 316).

חלוקה אינה שכר על שירותים, ולכן לחברה אין ניכוי שכר עבורה. איזה טיפול מתאים תלוי בעובדות. ראו חברת C ששילמה הוצאות של בעלים, כולל איך מדווחים על דיבידנד בטופס ⁦1099-DIV⁩.

האם החברה יכולה לנכות חיובים אישיים ששילמה?

לא. החברה אינה יכולה לנכות חיוב אישי כהוצאה עסקית. סעיף 262 אינו מתיר ניכוי להוצאות אישיות, מחיה או משפחה. סעיף 162 מתיר הוצאות עסקיות רגילות והכרחיות, כולל תשלום סביר עבור שירותים שניתנו בפועל.

חיוב שנרשם כארוחות, ציוד או נסיעות מאבד את הניכוי הזה. חיוב שנוסף לשכר ניתן לניכוי כשכר אם סך השכר סביר לשירותים. חיוב שהוחזר, חלוקה או הלוואה אינם מניבים ניכוי.

איך סוקרים כרטיסי חברה בסוף השנה וממיינים עסקי מול אישי?

עברו על כל דף חשבון של הכרטיס בשנה, חיוב אחר חיוב, וסמנו כל אחד עסקי או אישי לפני שמחליטים מי חייב מה. פרסום 463 קובע שעובד חייב לתת דין וחשבון על סכומים שחויבו למעסיק בכרטיס אשראי, עם הרישומים ש-⁠IRS מצפה להם לצורך ניכוי.

1. הוציאו את דפי החשבון של כל כרטיס חברה ושל כל בעל כרטיס.
2. סמנו כל חיוב עסקי, אישי או לא ברור. פצלו חיוב מעורב; רק החלק האישי הוא אישי. בקשו מבעל הכרטיס את הקבלה ואת המטרה העסקית של כל דבר לא ברור.
3. סכמו את החיובים האישיים לפי בעל כרטיס וציינו מי מבעלי הכרטיסים הוא בעלים.
4. בכל חיוב אישי, בררו אם הוא הוחזר ומתי, וספרו ימים מתאריך החיוב.
5. מיינו את מה שלא שולם: סכומים של עובדים הולכים לשכר; סכומים של בעלים הולכים לשכר, לחלוקה או להלוואה.
6. מצאו איפה נרשם כל חיוב אישי והוציאו אותו מארוחות, ציוד או נסיעות.
7. בדקו מה כבר הוגש: טפסי ⁦W-2⁩, דוחות השכר והדוח העסקי לכל שנה שהושפעה.

איזו מדיניות כרטיס מונעת חיובים אישיים חוזרים?

מדיניות כרטיס שעומדת בכללי התוכנית המאושרת קובעת מי מקבל כרטיס, למה מותר להשתמש בו, מתי מדווחים על חיובים ומתי מחזירים חיובים אישיים.

שגרה של השארת חיובים אישיים ללא החזר ומחוץ ל-⁠⁦W-2⁩ יכולה ליפול תחת כלל הדפוס שלמעלה אם היא תוכנית או נוהג שנועדו להימנע מדיווח וניכוי במקור. Revenue Ruling 2003-106 עסק בהסדר אחר: עובדים סימנו כל חיוב בכרטיס אישי או עסקי והיו חבים אישית לחברת הכרטיס, והמעסיק החזיר רק חיובים עסקיים לפי דוח הוצאות מאושר. הוא אינו עוסק בחיובים אישיים שהחברה שילמה ואחר כך גבתה בחזרה.

מה אם ⁦W-2⁩ או דוחות שכר כבר הוגשו בלי החיובים?

השכר חל לכל המאוחר בתקופת השכר הראשונה אחרי שהזמן המותר להחזר הסתיים (⁦26 CFR 1.62-2(h)⁩). הרבעון של תקופת השכר הזו קובע את התיקון:

• טופס 941 שלו כבר הוגש: מגישים טופס ⁦941-X⁩, טופס אחד לכל רבעון (מעסיקים שמגישים טופס 944 משתמשים בטופס ⁦944-X⁩ לשנה). אם גם ה-⁠⁦W-2⁩ של אותה שנה הוגש, מוסיפים טופס ⁦W-2c⁩ (הוראות טופס ⁦941-X⁩; הוראות ⁦W-2⁩).
• טופס 941 שלו עדיין לא הוגש, או שהזמן המותר טרם הסתיים: מוסיפים את השכר לכל המאוחר בתקופת השכר הראשונה ההיא. הוא נכלל בטופס 941 של אותו רבעון וב-⁠⁦W-2⁩ של השנה שבה נמצאת תקופת השכר שכוללת אותו.

תיקון הוא בדרך כלל ללא ריבית וללא קנסות איחור בתשלום ובהפקדה אם טופס ⁦941-X⁩ מוגש עד מועד ההגשה של טופס 941 לרבעון שבו גיליתם את הטעות (היום האחרון בחודש הראשון אחרי כל רבעון) והמס משולם עד מועד ההגשה. מס שמגיש דיווח בחסר ביודעין מוחרג (הוראות טופס ⁦941-X⁩).

בשנה קודמת, טופס ⁦941-X⁩ בדרך כלל אינו יכול לתקן ניכוי מס הכנסה פדרלי במקור על תשלום שלא טופל כחייב במס. עדיין צריך לתקן את השכר בטופס ⁦941-X⁩ ובטופס ⁦W-2c⁩ (הוראות טופס ⁦941-X⁩). גם ההכנסה של העובד באותה שנה משתנה. דוח עסקי שניכה את החיובים כהוצאות דורש בדיקה משלו.

מי משלם. החברה חבה במס שלא ניכתה. היא יכולה להשלים אותו מהשכר המאוחר של העובד אם חוק השכר במדינה מתיר זאת, ומס הכנסה רק עד היום האחרון של שנת הקלנדר (פרסום 15). אחרי שהעובד שילם מס הכנסה על השכר, סעיף ⁦3402(d)⁩ אוסר לגבות את המס הזה מהחברה, אך לא קנסות: העובד ממלא טופס 4669 והחברה מגישה טופס 4670 (הוראות טופס 4670). בעלים או נושאי משרה האחראים לניכוי במקור עלולים להיות חייבים אישית במס שנוכה ולא שולם: קנס השבת כספי הנאמנות הוא ⁦100%⁩ ממנו על מי שפעלו במכוון, ול-⁠IRS יש בדרך כלל 3 שנים לקבוע אותו (סעיף 6672; פרסום 15). ראו קנס השבת כספי הנאמנות.

תיקון טעות בשכר מכסה את שלבי התיקון.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

עובד מחזיר בזמן

עובד שאינו בעלים מחייב ⁦US$400⁩ על מצרכים בכרטיס החברה במרץ. מדיניות הכרטיס דורשת החזר של חיובים אישיים, והעובד מחזיר ⁦US$400⁩ תוך 20 ימים. החברה רושמת ⁦US$400⁩ כחוב מהעובד וסוגרת אותו עם ההחזר. שום דבר לא נכנס ל-⁠⁦W-2⁩ ושום דבר לא מנוכה. אילו ⁦US$400⁩ עדיין לא שולמו 120 ימים אחרי החיוב, החברה יכולה להתייחס אליהם כשכר ולהוסיף אותם בתקופת השכר הראשונה שאחרי כן.

בעלים ועובד בחברת S

סקירת סוף שנה מגלה ⁦US$6,000⁩ של חיובים אישיים בכרטיס של בעל המניות היחיד בחברת S.

• החזר בזמן: החוב נסגר ושום דבר לא מגיע ל-⁠⁦W-2⁩. אם הזמן להחזר כבר עבר, זו שאלת ההחזר המאוחר שלמעלה.
• הוספה לשכר: תיבה 1 ב-⁠⁦W-2⁩ עולה ב-⁠⁦US$6,000⁩. אם סך השכר של הבעלים, כולל הסכום הזה, נשאר מתחת לתקרת השכר לביטוח לאומי, כל צד חייב בערך ⁦US$459⁩ מס ביטוח לאומי ומדיקר, בתוספת ניכוי מס הכנסה במקור.
• התייחסות כחלוקה: היא מקטינה את בסיס העלות של המניות וכל עודף מעל הבסיס הוא רווח. אם השכר הרגיל של הבעלים נמוך משכר סביר על העבודה, IRS יכול לסווג אותה מחדש כשכר.
• התייחסות כהלוואה: עם שטר בכתב ותנאי החזר, ורק אם העובדות תומכות בהלוואה אמיתית. החריג של הלוואה קטנה לריבית מיוחסת יכול לחול בגודל כזה.

החיובים נרשמו כהוצאות

אותם ⁦US$6,000⁩ נמצאים בארוחות (⁦US$4,000⁩) ובציוד (⁦US$2,000⁩). הניכויים האלה יוצאים מהספרים. אם הסכום הופך לשכר, הוא עובר להוצאות שכר. אם דוחות השכר כבר הוגשו, בחירה בשכר פירושה טופס ⁦941-X⁩ לכל רבעון שהוגש שהשכר שייך אליו, וטופס ⁦W-2c⁩ אם גם ה-⁠⁦W-2⁩ של אותה שנה הוגש. הדוח העסקי שניכה את הארוחות והציוד דורש בדיקה.

המצב שלכם שונה?

• הסקירה מגלה הוצאות אישיות אצל כמה בעלי כרטיסים, חלקן נרשמו כהוצאות או בדוחות שהוגשו: אספו את הדפים, הקבלות, מדיניות הכרטיס, דוחות השכר וטפסי ⁦W-2⁩ שהוגשו, ואז פנו לעזרה בהנהלת חשבונות כדי להכריע מי מחזיר, מה עובר בשכר, מה חלוקה או הלוואה, ואילו הגשות דורשות תיקון.
• החיובים נפרסים על כמה שנים או שיתרות הכרטיס אינן מתיישבות: התחילו ברשימת הבדיקה לניקוי הנהלת חשבונות, ואז פנו לעזרה בהנהלת חשבונות.
• רק בעלים של חברת S לקח את ההוצאות: ראו חברת S ששילמה הוצאות אישיות.
• אתם הבעלים של חברת C: ראו חברת C ששילמה הוצאות של בעלים.
• ההוצאה הייתה עלות עסקית אמיתית שהבעלים שילם מכיסו: ראו החזר הוצאות לבעלים והוצאות עסקיות בכרטיס אשראי אישי.
• הבעלים גר מחוץ לארה״ב או אינו אזרח או תושב ארה״ב: חלוקה לבעלים זר עשויה לחייב ניכוי במקור ודיווח בארה״ב (פרסום 515), וחברת S אינה יכולה להיות בבעלות בעל מניות שהוא זר שאינו תושב (סעיף ⁦1361(b)(1)(C)⁩). בדקו זאת עם עזרה במיסוי חוצה גבולות ועזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם הבעלים של LLC שממוסה כעסק יחידני או כשותפות, או שאתם בעלי עסק יחידני: העמוד הזה עוסק בחברות; ראו הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק ותיקון ערבוב בין כספי העסק לכספים פרטיים.
• המדינה שלכם מגבילה ניכויים מהשכר או מטילה מס על השכר: הטיפול הפדרלי אינו קובע את התוצאה במדינה. בדקו את כללי הרשות במדינה שלכם, והביאו את הממצאים לעזרה בהנהלת חשבונות אם צריך לשנות את הספרים.