कंपनी क्रेडिट कार्ड पर निजी खर्च: वापस भुगतान, W-2 या राइट-ऑफ़

कंपनी कार्ड पर निजी खर्च आ जाए तो क्या होता है?

कंपनी या कॉर्पोरेट कार्ड पर निजी खर्च तीन में से एक तरह से खत्म होता है: कार्डधारक उसे वापस चुका देता है, वह कर योग्य वेतन बन जाता है, या स्वामी के मामले में वह वितरण या ऋण बन जाता है। उसे राइट-ऑफ़ नहीं किया जा सकता: निजी खर्च कभी व्यावसायिक खर्च नहीं होता, और वह खर्च खाते में पड़ा भी नहीं रह सकता।

नतीजा इस पर निर्भर करता है कि कार्ड किसके पास है, कंपनी ने वापस भुगतान ज़रूरी किया था या नहीं, और पैसा कितनी जल्दी लौटा। नीचे की समय-सीमाएँ व्यावसायिक खर्च की व्यवस्थाओं के लिए लिखी गई थीं, निजी खर्चों के लिए नहीं, इसलिए वे सबसे नज़दीकी पैमाना हैं और कार्ड व्यवस्था के तथ्य ही फ़ैसला करते हैं। मामला तब आसान नहीं रहता जब:

• कई लोगों के पास कार्ड हैं, और स्वामी और कर्मचारी एक ही कार्ड प्रोग्राम साझा करते हैं;
• निजी खर्च भोजन, सामान या यात्रा के रूप में दर्ज हुए थे;
• W-2 या पेरोल रिटर्न पहले ही फ़ाइल हो चुके हैं;
• खर्च एक से ज़्यादा साल में फैले हैं।

कुछ भी तय करने से पहले हर कार्ड का विवरण, रसीदें, कार्ड नीति, पेरोल रिपोर्ट और फ़ाइल किए गए W-2 इकट्ठा करें।

निजी खर्च कर्मचारी के W-2 पर वेतन कब बन जाता है?

कंपनी ने कर्मचारी के लिए जो निजी खर्च चुकाया, वह तब कर योग्य वेतन बन जाता है जब उसे समय पर वापस नहीं चुकाया जाता (पैमाना खर्च चुकाने या होने के 120 दिन बाद है; नीचे देखें)। IRS Publication 15-B कहता है कि कोई भी फ्रिंज लाभ कर योग्य है, जब तक कानून उसे बाहर न रखे, और जोड़ी जाने वाली रकम में से वह घटाई जाती है जो कर्मचारी ने उसके लिए खुद चुकाई। यह भी कहता है कि चार्ज कार्ड या क्रेडिट कार्ड का इस्तेमाल कितना भी छोटा हो, कभी न्यूनतम लाभ के रूप में बाहर नहीं रखा जा सकता।

W-2 के निर्देश कर योग्य फ्रिंज लाभ को box 1 में रखते हैं और जहाँ लागू हों, box 3 और 5 में भी। पेरोल जोड़ी गई रकम को पूरक वेतन मानता है (Publication 15):

वापस चुकाने के लिए दिया समय खत्म होने के बाद पहली पेरोल अवधि तक, रकम को वेतन में जोड़ दें (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(h))।

क्या चीज़ वापस भुगतान को W-2 से बाहर रखती है: accountable plan के नियम और समय-सीमाएँ?

वापस भुगतान तब W-2 से बाहर रह सकता है जब कंपनी की कार्ड व्यवस्था accountable plan (जवाबदेही योजना) के तीन नियम पूरे करे और पैसा उचित समय के भीतर लौट आए। IRS ये नियम व्यावसायिक खर्चों की प्रतिपूर्ति के लिए लिखता है, इसलिए यही सबसे नज़दीकी प्रकाशित कसौटी है। नियम ये हैं: रकम व्यावसायिक खर्चों से जुड़ी हो, कर्मचारी उन्हें रसीद और उद्देश्य के साथ दर्ज करे (प्रमाणित करे), और कर्मचारी कोई भी अतिरिक्त रकम लौटाए (Publication 15)।

नियम क्रेडिट कार्ड प्रणालियों के ज़रिए कंपनी पर चार्ज की गई रकमों को व्यवस्था का हिस्सा मानता है। निजी खर्च व्यावसायिक खर्च नहीं होता, इसलिए उसे प्रमाणित नहीं किया जा सकता। अतिरिक्त रकम लौटाने के नियम के साथ पढ़ें, तो वह प्रमाणित व्यावसायिक खर्चों से ऊपर की वह रकम है जो कर्मचारी को लौटानी होती है। सुरक्षित दायरा (safe harbor) वह समय-सीमा है जिसे नियम उचित मानता है। कार्ड खर्च के लिए मायने रखने वाली safe harbor अवधियाँ:

ये safe harbor हैं। उचित अवधि तथ्यों पर निर्भर करती है (Publication 15; 26 CFR 1.62-2(g))। जो रकम समय पर नहीं लौटाई गई, उसे nonaccountable plan के तहत चुकाई गई माना जाता है, और वह वेतन है।

उस अवधि के बाद चुकाया? तब safe harbor लागू नहीं रहता और तथ्य फ़ैसला करते हैं। यहाँ दिए स्रोत यह नहीं बताते कि देर से वापस भुगतान पहले से देय वेतन को खत्म करता है या नहीं, इसलिए W-2 फ़ाइल करने से पहले इसकी समीक्षा करवाएँ।

दो जाल:

• वापस भुगतान का कोई नियम नहीं। अगर व्यवस्था में प्रमाणित करना और अतिरिक्त रकम लौटाना ज़रूरी नहीं है, तो नियम उसके तहत चुकाई सारी रकमों को nonaccountable मानता है, सिर्फ़ निजी रकमों को नहीं। व्यावसायिक खर्चों की प्रतिपूर्ति के लिए, बाद में स्वेच्छा से किया गया वापस भुगतान उन्हें नहीं बदलता (Publication 463); यह निजी खर्च पर कैसे लागू होता है, यह तथ्यों का सवाल है।
• एक पैटर्न। जिस साल कंपनी की ऐसी योजना या चलन हो कि कर्मचारियों को प्रमाणित रकम से ज़्यादा चुकाया जाए ताकि रिपोर्टिंग और विथहोल्डिंग से बचा जा सके, उस साल safe harbor उपलब्ध नहीं होते। दुरुपयोग का पैटर्न हर भुगतान को nonaccountable बना देता है (26 CFR 1.62-2(g)(3) और (k))।

अगर कर्मचारी समय पर वापस चुका दे, तो उसे कैसे दर्ज करें?

समय पर चुकाया गया निजी खर्च कर्मचारी से प्राप्य राशि है, खर्च नहीं। जब खर्च कार्ड पर दर्ज हो तब उसे "कर्मचारी से देय" के रूप में दर्ज करें, और वापस भुगतान आने पर उसे साफ़ करें।

जो पेरोल चक्र वेतन जोड़ता है, वह विथहोल्डिंग और नियोक्ता के पेरोल कर दर्ज करता है। वापस भुगतान चेक से, ट्रांसफ़र से, या जहाँ राज्य का वेतन कानून अनुमति दे वहाँ पेरोल कटौती से हो सकता है। कार्ड भुगतान और मासिक मिलान के लिए देखें बहीखाते में क्रेडिट कार्ड भुगतान।

कार्डधारक S corporation का स्वामी हो तो क्या बदलता है?

S corporation का जो स्वामी अधिकारी या अन्य कर्मचारी है, उस पर ऊपर के वेतन नियम लागू होते हैं, और उसके दो और नतीजे हो सकते हैं: वितरण या ऋण। IRS कहता है कि वह शेयरधारक-कर्मचारी को किए भुगतानों को वितरण से वेतन में बदल सकता है (IRS)। Form 1120-S के निर्देश कहते हैं कि कंपनी के अधिकारी को किए भुगतान उस हद तक वेतन माने जाने चाहिए जिस हद तक वे सेवाओं के उचित पारिश्रमिक हैं।

• वापस भुगतान या वेतन: कर्मचारी जैसा ही व्यवहार।
• वितरण: वेतन नहीं, पर उसका कर स्वामी के शेयर के आधार (stock basis) पर निर्भर करता है, जिसे वह घटाता है (धारा 1367), और इस पर कि कंपनी के पास संचित कमाई और मुनाफ़ा है या नहीं (धारा 1368)। जहाँ अन्य शेयरधारक हैं, वहाँ किसी एक स्वामी को अकेले किए गए भुगतान को शेयर की एक श्रेणी के नियमों के तहत भी उचित कर प्रभाव देना होगा (26 CFR 1.1361-1(l)(2))।
• ऋण: स्वामी लिखित शर्तों के तहत कंपनी को वापस चुकाता है। यह असली ऋण गिना जाएगा या नहीं, यह तथ्यों का सवाल है; देखें अपनी ही कंपनी से उधार लेना और नीचे की S corporation मार्गदर्शिका।

छँटाई और एंट्रियों के लिए देखें S corporation द्वारा निजी खर्च चुकाना और S corporation के वितरण दर्ज करना।

स्वामी C corporation में हो तो क्या बदलता है?

जब C corporation स्वामी का निजी बिल चुकाती है और वह न तो वापस चुकाया गया है और न असली ऋण है, तो भुगतान या तो सेवाओं का वेतन है या शेयरधारक को वितरण। वितरण उस हद तक लाभांश है जिस हद तक कंपनी की कमाई और मुनाफ़ा है (चालू साल और संचित मुनाफ़ा, कर के लिए निकाला गया)। बाकी स्वामी के शेयर का आधार घटाता है, और आधार से ऊपर की रकम लाभ है (धारा 301; धारा 316)।

वितरण सेवाओं का वेतन नहीं है, इसलिए कंपनी को उसके लिए वेतन की कोई कटौती नहीं मिलती। कौन-सा व्यवहार सही बैठता है, यह तथ्यों पर निर्भर करता है। देखें C corporation द्वारा स्वामी के खर्च चुकाना, जिसमें यह भी है कि लाभांश Form 1099-DIV पर कैसे रिपोर्ट होता है।

क्या कंपनी अपने चुकाए निजी खर्चों की कटौती ले सकती है?

नहीं। कंपनी निजी खर्च को व्यावसायिक खर्च के रूप में नहीं काट सकती। Section 262 निजी, रहन-सहन या पारिवारिक खर्चों की कोई कटौती नहीं देती। Section 162 सामान्य और ज़रूरी व्यावसायिक खर्चों की कटौती देती है, जिसमें असल में दी गई सेवाओं के वेतन का उचित भत्ता भी शामिल है।

जो खर्च भोजन, सामान या यात्रा के रूप में दर्ज हुआ, वह वह कटौती खो देता है। वेतन में जोड़ा गया खर्च वेतन के रूप में काटा जा सकता है, अगर कुल वेतन सेवाओं के लिए उचित है। वापस चुकाया गया खर्च, वितरण या ऋण कोई कटौती नहीं देता।

साल के अंत में कंपनी कार्डों की समीक्षा कैसे करूँ और व्यावसायिक को निजी से कैसे अलग करूँ?

साल के हर कार्ड विवरण को खर्च-दर-खर्च देखें, और कौन कितना देनदार है यह तय करने से पहले हर खर्च पर व्यावसायिक या निजी का लेबल लगाएँ। Publication 463 कहता है कि कर्मचारी को नियोक्ता पर क्रेडिट कार्ड से चार्ज की गई रकमों का हिसाब देना होगा, उन रिकॉर्ड के साथ जिनकी IRS कटौती के लिए अपेक्षा करेगा।

1. हर कंपनी कार्ड और कार्डधारक के विवरण निकालें।
2. हर खर्च को व्यावसायिक, निजी या अस्पष्ट का लेबल दें। मिले-जुले खर्च को बाँटें; सिर्फ़ निजी हिस्सा निजी है। जो अस्पष्ट हो, उसके लिए कार्डधारक से रसीद और व्यावसायिक उद्देश्य माँगें।
3. कार्डधारक के हिसाब से निजी खर्चों का जोड़ निकालें और नोट करें कि कौन-से कार्डधारक स्वामी हैं।
4. हर निजी खर्च के लिए पता करें कि वह वापस चुकाया गया या नहीं और कब, दिन खर्च की तारीख से गिनें।
5. जो बकाया है उसे छाँटें: कर्मचारियों की रकमें वेतन में जाती हैं; स्वामी की रकमें वेतन, वितरण या ऋण में जाती हैं।
6. पता करें कि हर निजी खर्च कहाँ दर्ज हुआ था और उसे भोजन, सामान या यात्रा से बाहर निकालें।
7. जाँचें कि पहले क्या फ़ाइल हो चुका है: प्रभावित हर साल के W-2, पेरोल रिटर्न और व्यावसायिक कर रिटर्न।

कौन-सी कार्ड नीति निजी खर्चों को दोबारा होने से रोकती है?

accountable plan के नियमों का पालन करने वाली कार्ड नीति बताती है कि किसे कार्ड मिलेगा, उसका किसके लिए इस्तेमाल हो सकता है, खर्च कब रिपोर्ट होंगे और निजी खर्च कब वापस चुकाए जाएँगे।

निजी खर्चों को बिना वापस चुकाए और W-2 से बाहर रखने की आदत ऊपर के पैटर्न वाले नियम के दायरे में आ सकती है, अगर वह रिपोर्टिंग और विथहोल्डिंग से बचने की योजना या चलन है। Revenue Ruling 2003-106 में अलग व्यवस्था थी: कर्मचारी हर कार्ड खर्च को निजी या व्यावसायिक चिह्नित करते थे और कार्ड कंपनी के प्रति व्यक्तिगत रूप से ज़िम्मेदार थे, और नियोक्ता स्वीकृत खर्च रिपोर्ट पर सिर्फ़ व्यावसायिक खर्चों की प्रतिपूर्ति करता था। यह उन निजी खर्चों की बात नहीं करता जो कंपनी ने चुकाए और फिर वापस वसूले।

अगर W-2 या पेरोल रिटर्न इन खर्चों के बिना पहले ही फ़ाइल हो चुके हों तो क्या करें?

वेतन वापस चुकाने के लिए दिए समय के खत्म होने के बाद की पहली पेरोल तक देय है (26 CFR 1.62-2(h))। सुधार इस पर निर्भर करता है कि वह पेरोल किस तिमाही में आती है:

• उसका Form 941 पहले ही फ़ाइल हो चुका है: Form 941-X फ़ाइल करें, हर तिमाही के लिए एक फ़ॉर्म (जो नियोक्ता Form 944 फ़ाइल करते हैं, वे साल के लिए Form 944-X इस्तेमाल करते हैं)। अगर उस साल का W-2 भी फ़ाइल हो चुका है, तो Form W-2c जोड़ें (Form 941-X के निर्देश; W-2 के निर्देश)।
• उसका Form 941 अभी फ़ाइल नहीं हुआ है, या दिया गया समय खत्म नहीं हुआ है: वेतन को उस पहली पेरोल तक जोड़ दें। वह उस तिमाही के Form 941 पर और उस पेरोल वाले साल के W-2 पर जाता है जिसमें वह शामिल है।

सुधार आम तौर पर ब्याज और देर से भुगतान तथा देर से जमा के जुर्माने से मुक्त रहता है, अगर Form 941-X उस तिमाही के Form 941 की नियत तारीख तक फ़ाइल हो जिसमें आपको गलती मिली (हर तिमाही के बाद पहले महीने का अंतिम दिन) और कर फ़ाइल करने के समय तक चुका दिया जाए। जो कर फ़ाइल करने वाले ने जानबूझकर कम बताया था, वह इससे बाहर है (Form 941-X के निर्देश)।

पिछले साल के लिए, Form 941-X आम तौर पर ऐसे भुगतान पर संघीय आयकर विथहोल्डिंग ठीक नहीं कर सकता जिसे कर योग्य नहीं माना गया था। वेतन को फिर भी Form 941-X और Form W-2c पर ठीक करना होगा (Form 941-X के निर्देश)। उस साल कर्मचारी की आय भी बदलती है। जिस व्यावसायिक रिटर्न में इन खर्चों को कटौती के रूप में लिया गया था, उसकी अलग समीक्षा चाहिए।

कौन भरता है। कंपनी पर वह कर बकाया है जो उसने नहीं काटा। राज्य का वेतन कानून अनुमति दे तो वह इसे कर्मचारी के बाद के वेतन से पूरा कर सकती है, आयकर केवल कैलेंडर वर्ष के आखिरी दिन तक (Publication 15)। जब कर्मचारी उस वेतन पर आयकर चुका देता है, तो धारा 3402(d) कंपनी से वह कर वसूलने से रोकता है, पर जुर्माने से नहीं: कर्मचारी Form 4669 भरता है और कंपनी Form 4670 फ़ाइल करती है (Form 4670 के निर्देश)। विथहोल्डिंग के लिए ज़िम्मेदार स्वामी या अधिकारी बिना चुकाए काटे गए कर के लिए व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी हो सकते हैं: जिन्होंने जानबूझकर काम किया, उनके लिए trust fund recovery penalty उसका 100% है, और IRS के पास आम तौर पर निर्धारण के लिए 3 वर्ष होते हैं (धारा 6672; Publication 15)। देखें ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी पेनल्टी।

सुधार के चरण पेरोल की गलती ठीक करना में हैं।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; रकमें अमेरिकी डॉलर में हैं।

कर्मचारी समय पर वापस चुका देता है

स्वामी न होने वाला एक कर्मचारी मार्च में कंपनी कार्ड पर US$400 का किराना चार्ज करता है। कार्ड नीति के अनुसार निजी खर्च वापस चुकाने होते हैं, और कर्मचारी 20 दिन के भीतर US$400 वापस चुका देता है। कंपनी US$400 को कर्मचारी से देय के रूप में दर्ज करती है और वापस भुगतान होने पर उसे साफ़ कर देती है। W-2 पर कुछ नहीं जाता और कोई कटौती नहीं ली जाती। अगर US$400 खर्च के 120 दिन बाद भी बकाया होते, तो कंपनी उसे वेतन मान सकती थी और उसके बाद की पहली पेरोल में जोड़ सकती थी।

S corporation का स्वामी-कर्मचारी

साल के अंत की समीक्षा में S corporation के इकलौते शेयरधारक के कार्ड पर US$6,000 के निजी खर्च मिलते हैं।

• समय पर वापस चुकाएँ: प्राप्य राशि साफ़ हो जाती है और W-2 तक कुछ नहीं पहुँचता। अगर वापस चुकाने का समय निकल चुका है, तो यह ऊपर वाला देर से वापस भुगतान का सवाल है।
• वेतन में जोड़ें: W-2 का box 1 US$6,000 बढ़ जाता है। अगर इस रकम समेत स्वामी का कुल वेतन सामाजिक सुरक्षा की वेतन सीमा से नीचे रहता है, तो हर पक्ष पर सामाजिक सुरक्षा और Medicare कर लगभग US$459 बनता है, साथ में आयकर विथहोल्डिंग।
• वितरण मानें: यह शेयर का आधार घटाता है और आधार से ऊपर की रकम लाभ है। अगर स्वामी का नियमित वेतन काम के उचित वेतन से कम है, तो IRS इसे वेतन में बदल सकता है।
• ऋण मानें: लिखित नोट और वापस भुगतान की शर्तों के साथ, और केवल तब जब तथ्य असली ऋण का समर्थन करें। माने गए ब्याज की छोटे ऋण वाली छूट इस आकार पर लागू हो सकती है।

खर्च, खर्च के रूप में दर्ज हुए थे

वही US$6,000 भोजन (US$4,000) और सामान (US$2,000) में पड़ा है। वे कटौतियाँ बहीखाते से निकल जाती हैं। अगर रकम वेतन बनती है, तो वह वेतन खर्च में चली जाती है। अगर पेरोल रिटर्न पहले ही फ़ाइल हो चुके हैं, तो वेतन चुनने का मतलब है कि जिस फ़ाइल की गई हर तिमाही में वेतन आता है, उसके लिए एक Form 941-X, और अगर उस साल का W-2 भी फ़ाइल हो चुका है तो Form W-2c। जिस व्यावसायिक रिटर्न ने भोजन और सामान की कटौती ली थी, उसे देखना होगा।

आपका मामला अलग है?

• समीक्षा में कई कार्डधारकों का निजी खर्च मिलता है, कुछ खर्च के रूप में दर्ज हैं या फ़ाइल किए रिटर्न में गए हैं: विवरण, रसीदें, कार्ड नीति, पेरोल रिपोर्ट और फ़ाइल किए गए W-2 इकट्ठा करें, फिर बहीखाता सहायता लें ताकि तय हो कि कौन वापस चुकाएगा, क्या पेरोल से जाएगा, क्या वितरण या ऋण है, और कौन-सी फ़ाइलिंग ठीक करनी हैं।
• खर्च कई साल में फैले हैं या कार्ड की शेष राशियाँ मेल नहीं खातीं: बहीखाता सफ़ाई चेकलिस्ट से शुरू करें, फिर बहीखाता सहायता लें।
• खर्च सिर्फ़ S corporation के स्वामी ने किया: देखें S corporation द्वारा निजी खर्च चुकाना।
• आप C corporation के स्वामी हैं: देखें C corporation द्वारा स्वामी के खर्च चुकाना।
• खर्च स्वामी ने अपनी जेब से किया असली व्यावसायिक खर्च था: देखें स्वामी के खर्च की प्रतिपूर्ति और निजी क्रेडिट कार्ड पर व्यावसायिक खर्च।
• स्वामी अमेरिका के बाहर रहता है या अमेरिकी नागरिक या निवासी नहीं है: विदेशी स्वामी को वितरण पर अमेरिकी विथहोल्डिंग और रिपोर्टिंग ज़रूरी हो सकती है (Publication 515), और S corporation का अनिवासी विदेशी शेयरधारक नहीं हो सकता (धारा 1361(b)(1)(C))। इसे सीमा-पार कर सहायता और बहीखाता सहायता के साथ देखें।
• आपकी LLC पर एकल स्वामित्व या साझेदारी की तरह कर लगता है, या आप एकल स्वामी हैं: यह पृष्ठ कंपनियों के लिए है; देखें व्यवसाय खाते से चुकाए निजी खर्च और मिले हुए व्यावसायिक और निजी पैसे को ठीक करना।
• आपका राज्य वेतन से कटौती पर रोक लगाता है या वेतन पर कर लगाता है: संघीय व्यवहार से राज्य का नतीजा तय नहीं होता। अपने राज्य की एजेंसी के नियम जाँचें, और अगर बहीखाता बदलना है तो निष्कर्ष बहीखाता सहायता के पास लाएँ।