Form 1120-S'yi Kendiniz Hazırlamak: CPA Olmadan Olur mu?

Form 1120-S'mi kendim hazırlayıp imzalayabilir miyim, yoksa CPA gerekir mi?

Evet. Bir S şirketi kendi Form 1120-S'sini hazırlayabilir ve yöneticilerinden biri onu imzalayıp tarihler. IRS talimatları imzaya yetkili kişiler olarak başkanı, başkan yardımcısını, saymanı, sayman yardımcısını, baş muhasebe sorumlusunu veya imzaya yetkili başka bir yöneticiyi sayar.

Ücretli hazırlayıcı kuralları yalnızca ücret alan kişiye uygulanır. Beyannameyi şirketin bir çalışanı dolduruyorsa ya da herhangi biri ücretsiz hazırlıyorsa “Paid Preparer Use Only” bölümü boş kalır. Beyannameyi ücret karşılığı hazırlayan kişi imzalamalı, hazırlayıcı vergi kimlik numarasını (PTIN) yazmalı ve şirkete bir kopya vermelidir (IRS).

Formları hazırlamak işin mekanik kısmıdır. Yazılım, beyannamenin bağlı olduğu beş şeye karar vermez; her biri aşağıda ele alınıyor:

1. Sahip ücreti. Çalışan bir sahibin ücretlerinin makul olup olmadığı.
2. Maliyet esası. Dağıtımların vergisiz olup olmadığını ve zararların indirilip indirilemeyeceğini belirleyen, her hissedarın hisse ve kredi maliyet esası.
3. Defterler. Beyannamedeki bilançonun defterlerle uyuşup uyuşmadığı.
4. Seçim. IRS'nin S statüsü seçimini kabul edip etmediği ve seçimin hâlâ yürürlükte olup olmadığı.
5. Eyaletler. Bir eyaletin kendi beyannamesini isteyip istemediği.

Dağıtım yapılmış ama bordro hiç çalıştırılmamışsa, maliyet esası veya bilanço tutmuyorsa, önceki yıllar başka şekilde verilmiş ya da hiç verilmemişse, IRS kabul yazısı bulunamıyorsa veya gelir birden çok eyaletten geliyorsa beyanname basit değildir. Aşağıdaki bölümler bunları sırayla ele alır; son bölüm her birinin nereye gideceğini söyler.

Başlamadan önce toplayın: yılın defterleri ve hesap özetleri, bordro raporları, geçen yılın beyannamesi, her hissedarın hisse ve kredi kayıtları (ve varsa önceki Form 7203), şirketin EIN'i (ABD vergi kimlik numarası) ve IRS'nin Form 2553'ü kabul ettiğini bildiren yazı.

1120-S dışında neleri veririm: K-1'ler, bordro ve eyalet beyannameleri?

Şirket, 1120-S'nin yanında her hissedar için bir Schedule K-1, ücret ödüyorsa bordro beyannameleri ve bir eyaletin istediği yerde eyalet beyannamesi verir.

Küçük hizmetten fazlasını yapan ve ücret alan veya ücret hakkı olan bir şirket yöneticisi çalışandır; hissedar olması bunu değiştirmez (IRS). Çalışan bir sahip için bu, bir bordro hesabı, bordro beyannameleri ve bir Form W-2 demektir.

Federal bir S seçimi eyalet muamelesini belirlemez. Örneğin California, orada kurulmuş, faaliyet gösteren veya kayıtlı olan ya da California kaynaklı geliri olan bir S şirketinden genellikle Form 100S ister (California FTB); New York ise federal olarak S seçmiş bir şirketi, kanun zorunlu kılmadıkça otomatik olarak New York S şirketi saymaz (NY Tax Department). Diğer eyaletler için bkz. diğer eyaletlerde işletme gelir vergisi; isteğe bağlı eyalet kuruluş düzeyi vergisi için bkz. eyaletlere göre aktarmalı kuruluş vergisi.

Vergi yazılımı 1120-S'yi hazırlayabilir mi ve onu kendim e-beyan edebilir miyim?

Vergi yazılımı Form 1120-S'yi hazırlayabilir. Bir şirket, IRS onaylı işletme yazılımıyla veya yetkili e-beyan sağlayıcısı olan bir vergi uzmanı aracılığıyla e-beyan verir (IRS). IRS bir onaylı işletme e-beyan sağlayıcıları listesi tutar.

E-beyan çoğu S şirketi için isteğe bağlıdır. Şirket, gelir vergisi, istihdam vergisi, tüketim vergisi ve bilgi beyannameleri dahil, takvim yılında her türden 10 veya daha fazla beyanname verdiğinde zorunlu hale gelir (IRS talimatları). Üç aylık bordro beyannameleri, yıllık işsizlik beyannamesi ve Form W-2 veya 1099'lar bu sayıya dahildir; bu yüzden bordrosu olan bir S şirketi bu sayıya ulaşabilir. Zorluk muafiyeti talep edilebilir. Sayının altında şirket, talimatlardaki “Where To File” tablosunda yazan adrese kâğıtla verebilir.

Herhangi bir şey gönderilmeden önce kontrol edilecek iki nokta:

• Bir yönetici yine de imzalar. Elektronik beyanname hazırlayıcısı (electronic return originator) aracılığıyla yönetici, Form 8879-CORP üzerinde PIN ile imzalayabilir. Hazırlayıcı olmadan çevrimiçi verirken yönetici Form 8453-CORP'u imzalar; form PDF olarak taranır ve beyannameyle birlikte gönderilir (IRS: Form 8879-CORP; IRS: Form 8453-CORP). Hiçbir form IRS'ye postayla gönderilmez. Form 8879-CORP'ta yönetici, yalan beyan cezası altında beyannamenin bir kopyasını incelediğini beyan eder.
• EIN zorunludur. E-beyan veren bir şirket, EIN yerine “Applied for” yazamaz (IRS talimatları).

Form 1120-S ne zaman verilir ve Form 7004 ne ekler?

Form 1120-S, vergi yılı bittikten sonraki 3. ayın 15. günü verilir: takvim yılı esaslı bir şirket için 15 Mart. Bu gün cumartesi, pazar veya resmi tatile denk gelirse bir sonraki iş günü geçerlidir (IRS talimatları).

Form 7004, beyanname vermek için otomatik altı aylık bir süre uzatımı tanır; bu, takvim yılı esaslı bir şirketi 15 Eylül tarihine taşır. Olağan son tarihe kadar, her beyanname için bir kez verilmelidir ve imza gerektirmez. Ödenmesi gereken verginin ödeme süresini uzatmaz (IRS: Form 7004 talimatları).

Nasıl verileceği, neyi uzatmadığı ve şimdi ne ödeneceği defterler hazır değilken işletme beyannamesine süre uzatımı sayfasındadır.

Yazılım S şirketi maaşımın makul olup olmadığını kontrol eder mi?

Hayır. Yazılım genellikle girilen yönetici ücreti rakamını kullanır; o rakamın makul olup olmadığına karar vermez. Bir S şirketi, ücret dışı dağıtımlar yapmadan önce hissedar-çalışana hizmetleri için makul ücret ödemelidir ve IRS, istihdam vergisi taşımayan dağıtımlar olarak yapılan ödemeleri ücret olarak yeniden sınıflandırabilir (IRS).

IRS'ye göre anahtar, sahibin şirket için ne yaptığıdır ve bu, şirketin brüt hasılatının nereden geldiğine bakılarak değerlendirilir. Listelediği etkenler arasında görevler, zaman ve çaba, eğitim ve deneyim ve benzer işletmelerin benzer hizmetler için ödediği tutar vardır. Mahkemeler, şirkette çalışan bir sahibin ücret yerine dağıtım aldığı durumlarda dağıtımları ücret saymıştır (IRS).

Bordro olmadan yapılan dağıtımlar bu yeniden sınıflandırma riskinin arkasındaki örüntüdür; bu yüzden ücret sorusu, beyanname hazırlanmadan önce açıktır. Maaşın kendisi S şirketi sahip maaşı sayfasında ele alınıyor; bu yıl bordro çalıştırılmadıysa bkz. hiç çalıştırılmamış S şirketi bordrosu.

Hisse ve kredi maliyet esasımı kim izler ve Form 7203'ü ne zaman veririm?

Her hissedar kendi hisse ve kredi maliyet esasını izler; şirket izlemez. Maliyet esası kabaca sahibin koyduğu tutardır (hissenin maliyeti artı sahibin şirkete verdiği krediler); sahibin gelirdeki payıyla artar, zararlar ve dağıtımlarla azalır. IRS'ye göre bunu izlemek hissedarın sorumluluğudur ve K-1, temettü olmayan bir dağıtımın tutarını gösterir, ne kadarının vergilendirilebilir olduğunu göstermez (IRS).

Maliyet esası önemlidir, çünkü temettü olmayan bir dağıtım (çoğu S şirketi dağıtımı) yalnızca hisse maliyet esasına kadar vergisizdir (kredi maliyet esası dağıtımlar için sayılmaz) ve bir zarar indirimi için de maliyet esası gerekir (IRS). Hissedar; toplam zarardaki payı için indirim talep ettiğinde, temettü olmayan bir dağıtım aldığında, hisseyi elden çıkardığında veya şirketten kredi geri ödemesi aldığında Form 7203 verir (IRS: Form 7203 talimatları). IRS, formun gerekmediği yıllarda bile saklanmasını önerir.

Her yılın formu, bir önceki yılın kapanış maliyet esasından başlar; bu yüzden eksik bir ilk yıl sonraki her yılı zorlaştırır. Maliyet esasını defterlerden hesaplamak için bkz. S şirketi hissedarının maliyet esası; maliyet esasını aşan dağıtımlar için bkz. S şirketinde maliyet esasını aşan dağıtımlar.

Bilanço (Schedule L) ve Schedule M-2 defterlerimle uyuşmak zorunda mı?

Bilanço Schedule L'dir ve şirketin defter ve kayıtlarıyla uyuşmalıdır (IRS talimatları). Schedule M-1, defter gelirini vergi gelirine mutabık kılar. Şirket, toplam hasılat ve toplam varlıklara ilişkin Schedule B sorusuna “Yes” yanıtını verdiğinde, ikisi de $250.000 altındaysa (2025 formunda 11. soru; talimatlar toplam hasılatı satışlardan fazlasını kapsayacak şekilde tanımlar), Schedule L ve M-1 doldurulmak zorunda değildir. Form, Schedule M-2 için bir istisna belirtmez (IRS: Form 1120-S).

Schedule M-2, birikmiş düzeltmeler hesabını (accumulated adjustments account), şirketin bir hesabını ve ilgili hesapları analiz eder. Talimatlar, her S şirketinin birikmiş düzeltmeler hesabını tutmasını önerir (IRS talimatları). Bu hesap, Form 7203'teki her hissedarın hisse maliyet esasından ayrıdır.

Tutmayan bir bilanço veya bankayla uyuşmayan defterler, beyannameden önce düzeltilmesi gereken bir defter sorununa işaret eder; yazılım sorununa değil. Bkz. bilançosu denkleşmeyen S şirketi.

Form 1120-S'de yapılan bir hata veya gecikme neye mal olur?

Geç verilen bir Form 1120-S, hiç vergi borcu olmasa bile hissedar başına ve ay başına cezalandırılabilir.

Yapı, Form 1120-S talimatlarından gelir. Hissedar başına tutar enflasyona göre düzeltilir ve beyannamenin verilmesi gereken yıla göre belirlenir; daha eski bir yıl için o yılın talimatlarını kullanın. Makul sebep, cezaların bağışlanmasını sağlayabilir. Talimatlar, beyannameye açıklama eklenmemesini söyler; bir bildirim gelirse açıklamayı o zaman IRS'ye gönderin. Kaldırılması için bkz. geç beyan ve geç ödeme cezaları.

Ödenmemiş bordro vergisi kişisel bir risk ekler. Sorumlu bir kişi (yönetici, çalışan, yönetim kurulu üyesi veya hissedar biri olabilir), kesilen bordro vergilerini kasıtlı olarak toplamaz veya aktarmazsa 26 U.S.C. 6672 uyarınca ödenmemiş kesilen gelir vergisinin ve çalışanın sosyal güvenlik ve Medicare vergisinin tamamı için şahsen sorumlu olabilir (IRS). IRS'nin tarhiyattan sonra tahsil etmek için genellikle 10 yıl süresi vardır (26 U.S.C. 6502). Bkz. S şirketi sahip maaşı.

Bir hata, her hissedarın kendi beyannamesine de ulaşır. Hissedar K-1 kalemlerini şirketin bildirdiği şekilde bildirmeli veya farkı işaretlemek için Form 8082 vermelidir ve kopyayı kendisi değiştirmek yerine şirketten düzeltilmiş bir K-1 ister (IRS: K-1 talimatları). Verilmiş bir beyannameyi düzeltmek için bkz. verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme.

S seçimimin geçerli olduğunu nasıl anlarım ve Form 2553 hiç kabul edilmediyse ne olur?

Bir şirket, Form 1120-S'yi yalnızca Form 2553 ile S statüsünü seçtiyse, IRS seçimi kabul ettiyse ve seçim hâlâ yürürlükteyse verir (IRS talimatları). IRS kabul yazısını arayın.

Dört kontrol:

• Uygunluk. Yalnızca izin verilen hissedarları (bireyler, belirli trust'lar ve tereke; ortaklıklar, şirketler veya mukim olmayan yabancılar değil), en fazla 100 hissedarı ve tek hisse sınıfı olan ABD'de kurulu bir şirket (IRS).
• İmzalar. Her hissedar Form 2553'ü imzalar. Hisse veya gelirinde mal birliği payı olan bir eş de onay vermelidir (IRS: Form 2553 talimatları).
• Zamanlama. Form, seçimin yürürlüğe gireceği yıldan önceki vergi yılı içinde herhangi bir zamanda ya da yürürlüğe gireceği yılın başından sonra en fazla 2 ay 15 gün içinde verilirse zamanındadır. IRS verildikten sonra 2 ay içinde yanıt vermediyse talimatlar takip etmenizi söyler (IRS: Form 2553 talimatları).
• Hâlâ yürürlükte. Seçim sona erene kadar yürürlükte kalır. Şirket uygunluk kurallarını karşılamayı bıraktığı gün otomatik olarak sona erer; örneğin mukim olmayan bir yabancı hissedar olduğunda veya ikinci bir hisse sınıfı oluştuğunda; ayrıca hisselerin yarısından fazlasına sahip olanlar iptal ederse sona erer. Bir sona erme sonrasındaki yeni seçim, sona ermenin yürürlüğe girdiği ilk vergi yılından sonraki beşinci vergi yılı öncesindeki her yıl için genellikle IRS onayı gerektirir (IRS: Form 1120-S talimatları).

Kaybolan bir kabul yazısı yenilenebilir ve kaybolması kabul edilmiş bir seçimi etkilemez (Rev. Proc. 2022-19). IRS'nin kayıtlarında bir seçim yoksa şirket, ilgili yıllar için S şirketi olmayabilir. Form 1120-S ile birlikte verilen bir Form 2553 genellikle geç seçimdir (IRS: Form 1120-S talimatları). Geç seçim affı olgulara bağlıdır; örneğin makul sebebe ve şirketin ile tüm hissedarlarının geliri seçim yürürlükteymiş gibi bildirip bildirmediğine; ve genellikle amaçlanan yürürlük tarihinden itibaren 3 yıl 75 gün içinde talep edilmelidir (IRS: geç seçim affı). Yalnızca aksi halde geçerli olan bir seçimi kapsar. Talep, gereken her hissedar onayını taşımalıdır ve eksik bir onay, başvuruya uyan prosedürle düzeltilebilir (Form 2553 talimatları; Rev. Proc. 2022-19). Uygun olmayan bir hissedar, o yıl için seçimi geçersiz kılar; ancak belirli kasıtsız kusurlar 1362(f) maddesi uyarınca affedilebilir (IRS). Bkz. S şirketi geç seçim affı.

W-2'li bir işim ve yan işim olarak bir S şirketim var: kendi hazırladığım beyannameyi ne kolaylaştırır, ne zorlaştırır?

Başka yerdeki bir W-2 işi, S şirketinin vereceği belgeleri değiştirmez. IRS testi, hissedarın S şirketi için yaptığı hizmetlere ve şirketten aldığına bakar; yukarıdaki IRS sayfaları, başka işi olan hissedar için bir istisna tanımaz. S şirketinin hiç korunup korunmayacağı ayrı bir sorudur ve S şirketi statüsü seçmeli misiniz sayfasında ele alınır.

Tablo işin nerede hafif, nerede ağır olduğunu gösterir. Bir beyannamenin doğru olup olmadığına karar vermez.

Yıllık bir beyannamenin ve defterlerin maliyeti için bkz. S şirketi muhasebe maliyeti.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm rakamlar ABD dolarıdır. Ücret rakamları uydurulmuş girdilerdir, makul maaş ölçütü değildir.

Bordrosu olmayan bir yan iş

Bir tasarımcı W-2'li bir işte US$90.000 kazanır ve US$40.000 kazanan, tamamı bordro olmadan dağıtım olarak ödenen bir S şirketine sahiptir. Yazılım bu rakamlardan bir beyanname üretir. Ancak ücret almayan çalışan bir sahibe US$40.000 dağıtım, IRS'nin ücret olarak yeniden sınıflandırabileceğini söylediği örüntüdür. Ücret sorusu çözülene kadar açıktır ve beyannameyi etkiler.

Üç şeyin tutması gereken basit bir beyanname

Bir danışman tek hissedardır; şirket hiç C şirketi olmamıştır ve hissedar kredisi yoktur. Şirketin sahip ücreti öncesi US$150.000 geliri vardır, danışmana ücret olarak US$60.000 öder ve US$50.000 dağıtır. Ücretlerden sonraki olağan işletme geliri, bordro vergileri yok sayılarak yaklaşık US$90.000'dir. Danışmanın yıla US$10.000 düzeltilmiş hisse maliyet esasıyla (hisse için ödenen tutar) başladığını ve başka maliyet esası düzeltmesi olmadığını varsayın; böylece kapanış hisse maliyet esası yaklaşık US$50.000 olur (US$10.000 artı US$90.000 eksi US$50.000). Danışman temettü olmayan bir dağıtım aldığı için Form 7203, danışmanın kendi beyannamesiyle verilir. Beyanname yalnızca bordro çalıştırılırsa, Schedule L defterlerle uyuşursa ve maliyet esası ilk yıldan devredilirse basittir.

İki hissedarlı geç bir beyanname

İki hissedarlı bir S şirketi, 2026'da verilmesi gereken bir beyannameyi dört ay geç verir. 2026'da verilmesi gereken beyanname için hissedar başına ve ay başına US$255 federal oranla ceza, faiz ve vergiye dayalı cezadan önce 2 hissedar x 4 ay x US$255, yani US$2.040 eder. Sayı hissedar ve ay bazında yapılır; bu yüzden bir hissedar eklemek cezayı yükseltir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Şirket dağıtım yaptı ama hiç bordro çalıştırmadı: önce ücretler ve bordro beyanları gelir. Bkz. hiç çalıştırılmamış S şirketi bordrosu ve S şirketi sahip maaşı. Bordro defterlerde eksikse önce muhasebe kayıtları desteği gelir; beyanname etkileniyorsa ardından şirket vergisi desteği gelir.
• Maliyet esası veya bilanço tutmuyor: bkz. bilançosu denkleşmeyen S şirketi, S şirketi hissedarının maliyet esası ve maliyet esasını aşan dağıtımlar. Bankayla uyuşmayan defterler, beyanname hazırlanmadan önce çözülmesi gereken bir muhasebe kayıtları sorunudur; hâlâ mutabık olmayan maliyet esası ise şirket vergisi desteği için bir sorudur.
• Önceki yıllar Schedule C'de verildi veya hiç verilmedi: bkz. Schedule C'de bildirilen S şirketi ve verilmemiş işletme beyannamelerini tamamlama. Eksik yıllar, hangi beyannamelerin düzeltilmesi gerektiğini ayıklamak için gecikmiş muhasebe kayıtlarının tamamlanması ve şirket vergisi desteği gerektirir.
• Seçim yazısı bulunamıyor: bkz. S şirketi geç seçim affı. Hangi yılların etkilendiği şirket vergisi desteği için bir sorudur.
• Gelir birden çok eyaletten geliyor: bkz. diğer eyaletlerde işletme gelir vergisi ve eyaletlere göre aktarmalı kuruluş vergisi; birden çok eyalet beyanname istiyorsa şirket vergisi desteği ile birlikte.
• Bir hissedar yurt dışında yaşıyor veya ABD vatandaşı değil: mukim olmayan bir yabancı hissedar olamaz; bu yüzden her sahibin ABD statüsü önemlidir. Bkz. Kanada'da yaşayan S şirketi sahibi ve beyanname hazırlanmadan önce sınır ötesi vergi desteği alın.
• Beyanname zaten geç kaldı veya yanlış verildi: bkz. geç beyan ve geç ödeme cezaları ve verilmiş bir işletme beyannamesini düzeltme; bildirim geldiyse şirket vergisi desteği ile birlikte.