Yıl Ortasında Bordro Sağlayıcısı Değiştirmek, W-2'ler Bozulmadan

Bordro sağlayıcımı veya şirketimi çeyreğin ya da yılın ortasında değiştirebilir miyim?

Evet. Zorunlu bir geçiş tarihi yoktur ve bordro vergisinden genellikle sağlayıcı değil, işveren sorumlu kalır (Publication 15, 16. bölüm). Beyannameler takvim çeyreğine, vergi yatırımları ödeme tarihlerine, Form W-2'ler ise takvim yılına göre işlediği için, tarih ne kadar geçmişin taşınması gerektiğini belirler.

En temiz tarihler, bir takvim yılının ilk bordrosu veya bir çeyreğin ilk günüdür. IRS size yazılı olarak Form 944 vermenizi söylediyse, yılı tek bir yıllık beyanname kapsar ve çeyrek satırları geçerli olmaz (Publication 15).

Her ödeme tarihini yalnızca tek bir sistemde işleyin. Federal vergi yükümlülüğü, ücretin ödendiği tarihi izler (Publication 15) ve her Form W-2, takvim yılında ödenen ücreti bildirir (W-2 talimatları).

Geçiş çeyreğin ortasına denk gelirse, eski sağlayıcı kayıtları vermezse, yılbaşından bugüne toplamlar verilmiş beyannamelerle uyuşmazsa ya da çalışanlar birden fazla eyalette çalışıyorsa geçiş basit değildir. Tarihten önce şunları toplayın: her çalışanın yılbaşından bugüne bordro dökümü, verilmiş beyannameler, vergi yatırım geçmişi, stopaj formları, eyalet hesap numaraları ve EFTPS girişiniz.

Sağlayıcı değiştirirken bordro vergilerinden kim sorumludur?

Genellikle siz. Bir bordro hizmet sağlayıcısı veya raporlama temsilcisi (sizin adınıza beyanname vermek ve vergi yatırmak için Form 8655 ile yetkilendirilen taraf), sizin EIN'iniz (ABD vergi kimlik numarası) altında çalışır ve istihdam vergilerinizden işveren olarak ya da işverenin temsilcisi olarak sorumlu değildir (Publication 15, 16. bölüm). Sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu (PEO), işyeri çalışanlarına ödediği ücretlerden genellikle tek başına sorumludur; ancak diğer çalışanlara ödediği ücretlerden siz ve o birlikte sorumlu olabilirsiniz ve Form 2678 ile yetkilendirilmiş bir temsilci sorumluluğu sizinle paylaşır (IRS üçüncü taraf düzenlemeleri tablosu).

Sorumluluk kişisel olabilir. Şahıs işletmesi sahibi istihdam vergisinden kişisel olarak sorumludur ve genel ortaklar da genellikle ortaklığın borçlarından sorumludur (IRM 5.17.7). Her işletmede, kesilen vergiyi bilerek ödemeyen sorumlu kişi, bunun %100 oranını borçlanabilir (26 U.S.C. 6672); işletme vergiyi ödeyemezken diğer alacaklılara ödeme yapmak da kasıt göstergesidir (IRS). IRS, bunu tarh etmek için genellikle sonraki yılın 15 Nisan tarihinden, ya da beyanname daha sonra verildiyse verildiği tarihten itibaren 3 yıl süreye sahiptir; beyanname verilmediği sürece süre sınırı yoktur (IRM 5.7.3). Kimin sorumlu sayıldığı trust fund recovery cezası rehberindedir.

Geçiş üç boşluk açar:

• Kimsenin yapmadığı bir vergi yatırımı. Eski sağlayıcının son ödeme tarihlerine ait vergi yatırımlarının son tarihi, hizmeti bittikten sonra gelebilir.
• Kimsenin vermediği bir beyanname. Her sağlayıcı, ortak çeyreğin beyannamesini diğerinin vereceğini varsayabilir.
• Kimsenin görmediği bildirimler. IRS kayıtlı adrese yazar ve işverenin, sağlayıcının değil kendi adresini orada tutmasını önemle önerir (IRS: bordro görevlerini dışarıya vermek).

Eski sağlayıcının son vergi yatırımı ve beyannamesi doğrulanana kadar hizmetini açık tutun. Eski sağlayıcı parayı aldı ama ödemediyse bkz. bordro sağlayıcısı vergilerinizi yatırmadığında ne yapmalı.

Yeni bordro sağlayıcısında fiyat ve destek dışında neleri karşılaştırmalıyım?

Kimin beyan verdiğini, kimin vergi yatırdığını ve her hesabın kimin adına olduğunu karşılaştırın. Fiyat ve destek, verginin borcunun size ait olduğu gerçeğini değiştirmez. Şunları sorun:

• Sizin EIN'iniz altında, EFTPS üzerinden beyan verip vergi yatırıyor mu? O zaman her ödemeyi görebilirsiniz (Publication 15).
• Raporlama temsilcisiyse, sorumluluğun sizde kaldığını size yazılı olarak bildiriyor mu? Raporlama temsilcisi bunu sözleşme başladığında ve sonrasında en az üç ayda bir bildirmeli ve EFTPS'e kayıt olmanızı önermelidir (Form 8655 talimatları).
• Yılbaşından bugüne toplamları çalışan ve çeyrek bazında yükleyecek mi? Geçiş çeyreğinin beyannamelerini, Form 940'ı, W-2'leri ve eyalet beyannamelerini kim verecek?
• Sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu mu, yoksa Form 2678 ile yetkilendirilmiş bir temsilci mi? Her biri kendi EIN'ini kullanır; bu yüzden sorumluluk ve W-2'ler farklılaşır (Publication 15, 16. bölüm). Düzenlemelerin nasıl farklılaştığı vergilerinizi yatırmayan bir bordro sağlayıcısı rehberindedir.

İlk kez kurulum için bkz. bordro kurulumu.

Ayrılmadan önce eski bordro sağlayıcısından neleri almalıyım?

Eski hesap kapanmadan bordro kayıtlarını alın. Bunlar işverenin kayıtlarıdır ve IRS istihdam vergisi kayıtlarını en az dört yıl saklamanızı bekler (Publication 15). Nelerin nasıl saklanacağı bordro kayıtlarının saklanması rehberindedir.

Eski sağlayıcı kayıtları vermezse, açılış toplamlarını her çalışanın son maaş bordrosundan, verdiğiniz Form 941 ve 940'lardan, EFTPS vergi yatırım geçmişinizden ve verilmiş beyannameleriniz ile ödemelerinizin IRS dökümlerinden yeniden oluşturun (IRS: işletme vergi dökümleri). Yeniden oluşturulan ücret ve vergi, verilmiş Form 941'lerle tutmuyorsa henüz yüklemeyin; önce defterleri ve beyannameleri mutabık hale getirin.

Yeni bordro sağlayıcısının hangi yılbaşından bugüne rakamlara ihtiyacı var ve sıfırdan başlarsa ne ters gider?

Yeni sağlayıcının, her çalışan için 1 Ocak'tan eski sağlayıcının son ödeme tarihine kadar olan toplamlara ihtiyacı vardır. Sizin EIN'iniz altında beyan verdiğinde, ücret sınırları ve eşikler, bordroyu kim yürütürse yürütsün yıl içinde ödediğiniz tüm ücretleri sayar. Sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşundan ayrılıyorsanız, sosyal güvenlik ve FUTA ücret tavanları bakımından onun halef işvereni sayılırsınız; bu yüzden onun ödediği ücretler de sayılır (26 U.S.C. 3511(b)).

Yeni sağlayıcı geçişten önce başlamış bir çeyreğin beyannamesini verecekse, yalnızca yılbaşından bugüne toplama değil, o çeyreğin ücretlerine ve ödeme tarihine göre vergi yükümlülüğüne de ihtiyacı vardır. İlk bordro çalışmadan önce açılış toplamlarını eski sağlayıcının son dökümüyle karşılaştırın. Yanlışlıkla kesilmiş vergi, bordro hatasını düzeltmek rehberindeki gibi düzeltilir.

İki sağlayıcı aynı çeyreği paylaştığında Form 941 ve vergi yatırımları nasıl işler?

Sağlayıcılar sizin EIN'iniz altında beyan verdiğinde, işletme çeyrek için tek bir Form 941 verir; bu form, bordroyu hangi sağlayıcı yürütmüş olursa olsun o çeyrekte ödenen tüm ücretleri kapsar. Publication 15, bir beyan döneminde birden fazla beyanname vermemenizi veya bir Form 941'de birden fazla çeyreği bildirmemenizi söyler (Publication 15). Her Form 941'in son tarihi her çeyrekten sonraki ilk ayın son günü olduğundan, eski sağlayıcının son çeyreğinin son tarihi geçiş tarihinden sonra da gelebilir.

• Vergi yatırım takvimi sizindir. Yeni sağlayıcıya zaten kullandığınız aylık veya haftada iki kez takvimini verin; nasıl belirlendiği bordro kurulumu rehberindedir.
• Yükümlülük kaydı iki sağlayıcıyı da kapsamalıdır. Bu çeyrek veya geçen çeyrek için 12. satır $2.500 altında değilse ve ertesi gün yatırımı uygulanmadıysa, 12. satırdaki toplam vergiler, 16. satırdaki (aylık yatırım yapan işveren) veya Schedule B'deki (haftada iki kez yatırım yapan işveren) toplam yükümlülüğe eşit olmalıdır. Toplam vergi yatırımları olan 13. satır, hangi sağlayıcı yaparsa yapsın her yatırımı sayar. Yükümlülük kaydı eski sağlayıcının ödeme tarihlerini dışarıda bırakırsa, 12. satır tutmaz ve vergi yatırımları zamanında yapılmış sayılmayabilir (Form 941 talimatları).
• Form 940, ücret yılından sonraki 31 Ocak tarihine kadar verilen tek bir yıllık beyannamedir. Her çalışana ödenen ilk $7.000 tutar, iki sağlayıcı arasında birlikte sayılır.
• Form 8655 döneme göre işler. Raporlama temsilcisinin beyan verme yetkisi, üç aylık bir beyanname için belirtilen çeyrekle ya da Form 940 gibi yıllık bir beyanname için belirtilen yılla başlar; vergi yatırma yetkisi ise bir ayla başlar (Form 8655 talimatları).

Federal kurallar Form 941 yükümlülüğünü işverene yükler. Ortak bir çeyreğin beyannamesini hangi sağlayıcının vereceğini veya bir ayın vergi yatırımlarının iki sağlayıcı arasında nasıl bölüneceğini söylemezler. Beyanı veren, diğer sağlayıcının ücretlerine ve ödeme tarihine göre yükümlülüğüne ihtiyaç duyar; bu yüzden bu kayıtlara en güvenilir biçimde ulaşabilecek tarafı seçin. Geçiş tarihinden önce yazılı olarak şunları belirleyin: geçiş çeyreğinin Form 941'ini kim verecek; her sağlayıcı hangi ödeme tarihleri için vergi yatıracak (geçişten önceki son tarihler dahil); eski sağlayıcı ücretleri ve ödeme tarihine göre yükümlülüğü nasıl teslim edecek; W-2'leri ve Form 940'ı kim verecek. Yatırılmayan vergi yatırımları veya verilmeyen beyannameler için bkz. bordro vergisi borcunda geri kalmak.

Yıl ortasındaki geçişten sonra W-2'leri kim verir?

Her çalışan için tüm yılın ücretini içeren tek bir Form W-2 planlayın ve geçiş tarihinden önce bunu hangi sağlayıcının vereceğini yazılı olarak belirleyin. Bir sağlayıcı yapsa bile, her Form W-2'yi çalışana vermek ve Form W-2 ile W-3'leri sunmak işverenin görevidir. Her ikisinin son tarihi 1 Şubat 2027 (W-2 talimatları).

Form W-2'ler takvim yılında ödenen ücreti bildirir; bu yüzden bir çalışanın formları birlikte yalnızca geçişten sonraki ayları değil, tüm yılı göstermelidir. Talimatlar, bir çalışan için ikinci bir Form W-2'ye izin verir; örneğin ek Box 12 kodları veya diğer tazminat için, yalnızca ilk formda olmayan kalemleri göstererek; ayrıca aynı vergi verisini birden fazla Copy A'da bildirmemenizi söyler. Bir yılın ücretinin iki forma bölünmesini tarif etmezler. Her iki sağlayıcı da form düzenleyecekse, hiçbir şeyin iki kez bildirilmemesi veya dışarıda kalmaması için formların Form 941'lerle birlikte nasıl kontrol edileceği konusunda biri vermeden önce anlaşın. Form W-2'leri veren sağlayıcının yılın her ödeme tarihine, ya bordroyu çalıştırarak ya da yılbaşından bugüne yüklemeden, sahip olması gerekir ve Form W-3'ü Form 941'lerle tutmalıdır (aşağıdaki kontrollere bakın).

Form W-2 ve W-3'teki ad ve EIN, işletme için verilen Form 941'lerdekiyle aynı olmalıdır; bu yıl bir Form 941'de kullanılan başka bir EIN, Form W-3'ün h kutusuna yazılır. Sertifikalı bir profesyonel işveren kuruluşu veya Form 2678 ile yetkilendirilmiş bir temsilci de çalışana kendi EIN'i altında ücret ödediyse, her biri ödediği ücret için bir Form 941 verir ve Form W-2 düzenler (Publication 15, 16. bölüm; IRS üçüncü taraf düzenlemeleri tablosu).

Bordro sağlayıcısını değiştirdiğimde IRS'de neyi değiştirmeliyim?

Dört şey: raporlama temsilcisi yetkilendirmesi, EFTPS erişiminiz, kayıtlı adres ve hesap görünümünüz.

Eyalet stopaj ve işsizlik hesaplarıma ne olur?

Hesaplar genellikle işletmenize aittir; bu yüzden geçiş, kimin borçlu olduğunu değil, kimin bildirip ödediğini değiştirir. Her eyalet kendi işsizlik programını ve vergisini yürütür (DOL) ve kendi ücret tavanını ve oranlarını belirler (DOL).

Yeni sağlayıcıya her eyaletin stopaj ve işsizlik hesap numaralarını, atanmış işsizlik oranınızı, yılbaşından bugüne eyalet vergilendirilebilir ücretlerini ve beyan sıklığını verin. Eyalet vergilendirilebilir ücretlerini FUTA ücretlerinden ayrı tutun, çünkü tavanlar farklı olabilir. Bir bordro temsilcisini yetkilendirmek için her eyalet kurumunun kurallarına bakın; bunlar eyalete göre değişir ve bu sayfa onları kapsamaz.

Eyalet vergisini tam olarak, Form 940 son tarihine kadar ve aynı ücretler üzerinden ödemek, FUTA'ya karşı azami kredinin bir koşuludur (IRS: Topic 759); bu yüzden geçiş boyunca eyalet ödemelerini zamanında ve doğru ücretler üzerinden yapın. California için bkz. California bordro vergileri ve EDD kurulumu. Diğer eyaletlerdeki çalışanlar için bkz. başka eyaletteki çalışanlar.

Geçişin işe yaradığını nasıl kontrol ederim?

Yeni sağlayıcının raporlarını eskileriyle ve IRS hesabıyla, dört noktada karşılaştırın.

Ayrıca hiçbir çalışanın sosyal güvenlik ücretinin $184.500 tutarını aşmadığını ve her çalışanın Form W-2'sinin ya da Form W-2'lerinin birlikte yılbaşından bugüne her toplamı yalnızca bir kez gösterdiğini kontrol edin. IRS veya Social Security Administration sorarsa diye, mutabakatınızı, her farkın nedeniyle birlikte saklayın. Beyandan sonra hesap dökümü, ödemelerin ve beyannamenin işlendiğini gösterir; IRS ayrıca Form 941'leri Social Security Administration'a gönderilen W-2 verileriyle karşılaştırır (IRS: işletme vergi dökümleri).

Geçişi, bir çeyreği ikiye katlamadan defterlerime nasıl taşırım?

Her ödeme tarihini, onu yürüten sağlayıcıdan bir kez kaydedin. Yeni sağlayıcının yılbaşından bugüne yüklemesini bordro çalışması değil, açılış toplamı olarak ele alın.

1. Eski sağlayıcının her bordrosunu, son ödeme tarihine kadar kendi dökümünden kaydedin.
2. Yeni sağlayıcının her bordrosunu, ilk ödeme tarihinden itibaren kendi dökümünden kaydedin.
3. Önceki aylar zaten kaydedildiyse, yılbaşından bugüne rakamları yeniden kaydetmeyin: yılbaşından bugüne raporundan çıkarılan bir yevmiye kaydı bunları tekrarlar. Hiç kaydedilmediyse, bunların kaynağı eski sağlayıcının dökümleridir.
4. Sağlayıcıdan defterlere gelen bir akış varsa, geçiş tarihinden itibaren yeni sağlayıcıya yönlendirin.
5. Çeyrek sonunda bordro yükümlülük hesaplarını Form 941 ve EFTPS ödemeleriyle eşleştirin. Tek bir sağlayıcının çeyreğine eşit bir bakiye, bir çeyreğin iki kez girildiği veya atlandığı anlamına gelebilir.

Kayıtlar bordro yevmiye kayıtları rehberindedir. Kapanmayan bakiyeler kapanmayan bordro yükümlülükleri rehberindedir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm rakamlar ABD dolarıdır.

Bir çeyreğin ilk günü geçiş

Altı çalışanı olan bir fırın 1 Temmuz'da sağlayıcı değiştirir. Yeni sağlayıcı her çalışanın Ocak–Haziran ücretlerini, stopajını ve sosyal güvenlik, Medicare ve FUTA ücretlerini yükler. İkinci çeyreğin Form 941'ini, son tarihi 31 Temmuz olan beyannameyi hâlâ eski sağlayıcı verir. Üçüncü çeyrek Form 941'i yalnızca yeni sağlayıcının bordrolarını kapsar ve yeni sağlayıcı eski toplamlardan başladığı için her W-2 tüm yılı gösterir.

Bir çeyreğin ortasında geçiş

Bir S şirketi sahibine, geçiş tarihi olan 15 Ağustos'a kadar $70.000 maaş ödenmiştir ve eski sağlayıcının rakamları $7.000 tutarındaki FUTA ücret tavanına zaten ulaşıldığını gösterir. Üçüncü çeyrek 1 Temmuz'da başladığı için Form 941'i eski sağlayıcının Temmuz ve Ağustos başı bordrolarını da içermelidir. İki sağlayıcı, beyannameyi yeni sağlayıcının vermesi ve eski sağlayıcının ödeme tarihine göre yükümlülüğü teslim etmesi konusunda anlaşır. Sahibi sıfırdan başlatmak, W-2'nin yalnızca 15 Ağustos'tan sonraki ücreti göstermesine ve toplamların Form 941'lerle tutmamasına yol açar. Ayrıca yeni sağlayıcının ilk $7.000 üzerinden FUTA'yı yeniden hesaplamasına da yol açar; net %0,6 oranında yaklaşık $42 (kredi azaltımı uygulanan eyalette daha fazla).

Son vergi yatırımı geç görünüyor

Bir dükkân sahibi, son vergi yatırımı geç görünen bir sağlayıcıdan ayrılıyor. Geçiş tarihinden önce kendi adına EFTPS'e kayıt olur ve PIN posta ile beş ila yedi iş gününde gelir. Eski hesabı kapatmadan önce, ödeme geçmişini takvimine göre gereken vergi yatırımlarıyla karşılaştırır. Her yatırım oradadır, ama sonuncusu son tarihinden iki gün sonra işlenmiştir. Tarihi ve tutarı kaydeder ve son beyanname verilene kadar eski hesabı açık tutar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Çeyreğin veya ayın ortasında ayrılıyorsunuz, eski sağlayıcı beyanları aksattı ya da kayıtları vermiyor veya yılbaşından bugüne toplamlar W-2'lerle ya da yeni sağlayıcının ilk dökümüyle tutmayacak: ortak çeyreği kimin vereceği, yılbaşından bugüne yüklemenin nasıl oluşturulacağı ve bordronun bir çeyreği ikiye katlamadan defterlerinize nasıl gireceği, eski sağlayıcının kayıtlarına bağlıdır. Bkz. muhasebe kayıtları desteği.
• Zaten geçtiniz ve defterlerinizdeki bordro yükümlülük hesapları Form 941'lerle veya EFTPS ödemeleriyle tutmuyor ya da bir çeyrek iki kez girilmiş veya atlanmış görünüyor: düzeltme her iki sağlayıcının dökümlerinden ve IRS hesabından başlar. Bkz. muhasebe kayıtları desteği ve kapanmayan bordro yükümlülükleri.
• Eski sağlayıcı parayı aldı ama yatırmadı ya da düzenleme bir profesyonel işveren kuruluşu veya Form 2678 ile yetkilendirilmiş bir temsilci: bkz. vergilerinizi yatırmayan bir bordro sağlayıcısı; bu rehber düzenlemeleri de karşılaştırır.
• Vergi yatırımlarını veya beyannameleri kaçırdınız, ceza bildirimi aldınız ya da bir IRS yetkilisi ödenmemiş bordro vergisi için görüşmek istiyor: bkz. bordro vergisi borcunda geri kalmak ve trust fund recovery cezası.
• Verilmiş bir beyanname veya W-2 yanlış tutarlar gösteriyor: bkz. bordro hatasını düzeltmek.
• Bir sağlayıcıdan bordroyu kendiniz yürütmeye ya da tersine geçiyorsunuz: bkz. bordroyu kendiniz yürütmek.
• Bordro bir S şirketi sahibinin maaşını kapsıyor: bkz. S şirketi sahibinin maaşı.
• Çalışanlar California'da veya birkaç eyalette çalışıyor: bkz. California bordro vergileri ve EDD kurulumu ve başka eyaletteki çalışanlar.