Dành cho ai
- Người sử dụng lao động tại Hoa Kỳ chuyển bảng lương liên bang sang nhà cung cấp mới giữa năm hoặc giữa quý
- Chủ doanh nghiệp tự trả lương cho mình, chẳng hạn chủ S corporation nhận tiền lương
Không đề cập ở đây
- Xếp hạng hoặc giới thiệu nhà cung cấp bảng lương
- Nhà cung cấp bỏ lỡ khoản nộp thuế hoặc tờ khai, và các thông báo phạt
- Đăng ký và biểu mẫu của tiểu bang
- Nhập bảng lương vào sổ sách từng dòng
Tôi có thể đổi nhà cung cấp hoặc công ty bảng lương giữa quý hoặc giữa năm không?
Được. Không có ngày đổi bắt buộc nào, và người sử dụng lao động, không phải nhà cung cấp, nói chung vẫn chịu trách nhiệm về thuế lương (Publication 15, section 16). Ngày đổi quyết định lượng lịch sử phải chuyển sang, vì tờ khai tính theo quý dương lịch, khoản nộp thuế tính theo ngày trả lương và Form W-2 tính theo năm dương lịch.
| Ngày đổi | Chuyển gì sang nhà cung cấp mới |
|---|---|
| Kỳ lương đầu tiên của năm dương lịch | Không cần số liệu lũy kế, vì mức trần tiền lương và các ngưỡng bắt đầu lại. Thiết lập nhân viên, tài khoản tiểu bang và quyền truy cập khoản nộp thuế vẫn phải chuyển, và Form W-2 cùng Form 940 của năm trước vẫn cần người nộp. |
| Ngày đầu tiên của một quý | Số liệu lũy kế của từng nhân viên. Quý cuối của nhà cung cấp cũ đã hoàn tất; nhà cung cấp mới bắt đầu một Form 941 mới. |
| Giữa một quý | Số liệu lũy kế cộng với tiền lương của quý đó, nghĩa vụ thuế theo ngày trả lương và các khoản đã nộp cho đến nay. Một Form 941 vẫn bao trùm cả quý, nên một bên phải khai toàn bộ. |
Ngày dễ nhất là kỳ lương đầu tiên của năm dương lịch hoặc ngày đầu tiên của một quý. Nếu IRS đã thông báo bằng văn bản cho bạn nộp Form 944, thì một tờ khai hằng năm bao trùm cả năm và các hàng theo quý không áp dụng (Publication 15).
Mỗi ngày trả lương chỉ chạy trong một hệ thống. Nghĩa vụ thuế liên bang tính theo ngày tiền lương được trả (Publication 15), và mỗi Form W-2 khai tiền lương đã trả trong năm dương lịch (hướng dẫn Form W-2).
Việc đổi nhà cung cấp không còn đơn giản khi rơi vào giữa quý, nhà cung cấp cũ không chịu giao hồ sơ, số liệu lũy kế không khớp với các tờ khai đã nộp, hoặc nhân viên làm việc ở nhiều hơn một tiểu bang. Hãy chuẩn bị trước ngày đổi: sổ lương lũy kế của từng nhân viên, các tờ khai đã nộp, lịch sử nộp thuế, các biểu mẫu khấu trừ, mã số tài khoản tiểu bang và thông tin đăng nhập EFTPS của bạn.
Ai chịu trách nhiệm về thuế lương trong lúc tôi đổi nhà cung cấp?
Nói chung là bạn. Nhà cung cấp dịch vụ bảng lương hoặc đại lý khai thuế được ủy quyền (reporting agent, được ủy quyền bằng Form 8655 để nộp tờ khai và nộp thuế thay bạn) làm việc dưới Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) của bạn và không chịu trách nhiệm về thuế lao động của bạn với tư cách là người sử dụng lao động hoặc đại diện của người sử dụng lao động (Publication 15, section 16). Tổ chức thuê dịch vụ nhân sự trọn gói được chứng nhận (certified professional employer organization, PEO) nói chung tự chịu trách nhiệm đối với tiền lương mà tổ chức này trả cho nhân viên tại nơi làm việc, nhưng bạn và tổ chức có thể cùng chịu trách nhiệm đối với tiền lương mà tổ chức trả cho những người lao động khác, và một đại lý khai bằng Form 2678 cùng chịu trách nhiệm với bạn (bảng so sánh các thỏa thuận với bên thứ ba của IRS).
Trách nhiệm có thể là trách nhiệm cá nhân. Chủ doanh nghiệp một chủ chịu trách nhiệm cá nhân về thuế lao động, và thành viên hợp danh chung thường chịu trách nhiệm về các khoản nợ của hợp danh (IRM 5.17.7). Ở bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào, người chịu trách nhiệm đã cố ý không nộp thuế đã khấu trừ có thể nợ 100% số thuế đó (26 U.S.C. 6672), và việc trả cho chủ nợ khác trong khi doanh nghiệp không thể nộp thuế là dấu hiệu của sự cố ý (IRS). IRS nói chung có 3 năm kể từ 15 tháng 4 của năm sau, hoặc kể từ ngày nộp tờ khai nếu muộn hơn, để ấn định khoản này, và không có giới hạn trong khi tờ khai chưa được nộp (IRM 5.7.3). Ai được tính là người chịu trách nhiệm có trong tiền phạt thu hồi thuế ủy thác.
Việc đổi nhà cung cấp mở ra ba khoảng trống:
- Một khoản nộp thuế không ai nộp. Các khoản nộp thuế cho những ngày trả lương cuối của nhà cung cấp cũ có thể đến hạn sau khi dịch vụ của họ kết thúc.
- Một tờ khai không ai nộp. Mỗi nhà cung cấp có thể cho rằng bên kia nộp tờ khai của quý chung.
- Thông báo không ai thấy. IRS gửi thư đến địa chỉ trong hồ sơ và khuyến nghị mạnh mẽ rằng người sử dụng lao động giữ địa chỉ của chính mình ở đó, không dùng địa chỉ của nhà cung cấp (IRS: giao việc bảng lương cho bên ngoài).
Hãy giữ dịch vụ của nhà cung cấp cũ cho đến khi khoản nộp thuế và tờ khai cuối cùng của họ được xác nhận. Nếu nhà cung cấp cũ đã nhận tiền mà không nộp thuế, xem việc cần làm khi nhà cung cấp bảng lương không nộp thuế của bạn.
Ngoài giá và hỗ trợ, tôi nên so sánh gì ở nhà cung cấp bảng lương mới?
Hãy so sánh ai nộp tờ khai, ai nộp thuế và tên ai đứng trên từng tài khoản. Giá và hỗ trợ không thay đổi việc bạn nợ khoản thuế. Hãy hỏi:
- Họ có nộp tờ khai và nộp thuế dưới EIN của bạn, qua EFTPS không? Khi đó bạn thấy được từng khoản thanh toán (Publication 15).
- Nếu là đại lý khai thuế (reporting agent), họ có thông báo bằng văn bản rằng bạn vẫn chịu trách nhiệm không? Đại lý khai thuế phải nói rõ điều này khi thỏa thuận bắt đầu và ít nhất mỗi quý sau đó, và khuyến nghị bạn đăng ký EFTPS (hướng dẫn Form 8655).
- Họ có nạp số liệu lũy kế theo từng nhân viên và từng quý không, và ai nộp tờ khai của quý đổi, Form 940, Form W-2 và tờ khai tiểu bang?
- Đó là tổ chức PEO được chứng nhận, hay đại lý khai bằng Form 2678? Mỗi loại dùng EIN riêng, nên trách nhiệm và Form W-2 khác nhau (Publication 15, section 16). Các thỏa thuận khác nhau thế nào có trong nhà cung cấp bảng lương không nộp thuế của bạn.
Với việc thiết lập lần đầu, xem thiết lập bảng lương.
Tôi cần thu thập gì từ nhà cung cấp bảng lương cũ trước khi rời đi?
Hãy thu thập hồ sơ bảng lương trước khi tài khoản cũ đóng. Đó là hồ sơ của người sử dụng lao động, và IRS yêu cầu bạn giữ hồ sơ thuế lao động ít nhất bốn năm (Publication 15). Cần giữ gì và giữ thế nào có trong thời hạn lưu hồ sơ bảng lương.
| Cần thu thập | Lý do |
|---|---|
| Sổ lương lũy kế của từng nhân viên, đến ngày trả lương cuối cùng | Số liệu đầu kỳ: tổng tiền lương, thuế liên bang và tiểu bang đã khấu trừ, tiền lương và thuế An sinh Xã hội và Medicare, các khoản khấu trừ trước thuế, và tiền boa bằng tiền mặt cùng tiền làm thêm giờ đủ điều kiện nếu có |
| Tiền lương của quý đổi và nghĩa vụ thuế theo ngày trả lương, cùng mọi khoản thuế FUTA chưa nộp | Hồ sơ nghĩa vụ thuế trên Form 941 mà hai nhà cung cấp cùng dùng. Nghĩa vụ FUTA từ $500 trở xuống được chuyển sang quý sau và tính vào lần kiểm tra nộp thuế kế tiếp (IRS: Topic 759). |
| Form 941 và Form 940 đã nộp, kèm số xác nhận | Bằng chứng về những gì đã nộp, và cơ sở để kiểm tra tờ khai mới đầu tiên |
| Lịch sử nộp thuế kèm số truy vết EFT | Bằng chứng mỗi khoản nộp đã đến IRS |
| Thiết lập nhân viên: Form W-4, biểu mẫu khấu trừ của tiểu bang, mức lương, các khoản khấu trừ, lịch trả lương | Form W-4 hợp lệ nói chung có hiệu lực cho đến khi nhân viên đưa bản mới, nên nhà cung cấp mới cần từng biểu mẫu hiện hành (Publication 15). |
| Khoản đóng góp hưu trí, lệnh khấu trừ lương của tòa án và các khoản khấu trừ khác trả cho bên ngoài, kèm tổng lũy kế | Bắt đầu từ số không có thể bỏ sót mức giới hạn đóng góp hoặc một khoản vẫn còn nợ người nhận |
| Mã số tài khoản tiểu bang, thuế suất thất nghiệp được ấn định, tờ khai tiểu bang đã nộp | Thiết lập tiểu bang tại nhà cung cấp mới |
| Hợp đồng dịch vụ và mọi quyền hạn nhà cung cấp cũ đang giữ | Để chấm dứt từng quyền hạn bằng văn bản sau khi lần nộp cuối cùng hoàn tất |
Nếu nhà cung cấp cũ không chịu giao hồ sơ, hãy dựng lại số liệu đầu kỳ từ phiếu lương cuối cùng của từng nhân viên, các Form 941 và Form 940 bạn đã nộp, lịch sử nộp thuế trong EFTPS và các bảng ghi thuế (transcript) của IRS về tờ khai và khoản thanh toán đã nộp (IRS: bảng ghi thuế của doanh nghiệp). Nếu tiền lương và thuế dựng lại không khớp với các Form 941 đã nộp, đừng nạp vào vội; hãy đối chiếu sổ sách và tờ khai trước.
Nhà cung cấp bảng lương mới cần số liệu lũy kế nào, và điều gì sai nếu bắt đầu từ số không?
Nhà cung cấp mới cần tổng số của từng nhân viên từ ngày 1 tháng 1 đến ngày trả lương cuối cùng của nhà cung cấp cũ. Khi họ nộp dưới EIN của bạn, mức trần tiền lương và các ngưỡng tính mọi khoản lương bạn đã trả trong năm, bất kể ai chạy bảng lương. Nếu bạn rời một tổ chức PEO được chứng nhận, bạn được coi là người sử dụng lao động kế nhiệm của tổ chức đó đối với mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội và FUTA, nên tiền lương mà tổ chức đã trả cũng được tính (26 U.S.C. 3511(b)).
| Số liệu | Quy tắc | Nếu nhà cung cấp mới bắt đầu từ số không |
|---|---|---|
| Tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội | Phần của nhân viên dừng khi tiền lương đạt $184.500; phần của người sử dụng lao động dừng ở cùng mức giới hạn. Thuế suất là 6,2% mỗi bên (Publication 15). | Thuế vẫn bị thu vượt quá mức giới hạn |
| Tiền lương chịu thuế Medicare | Không có mức trần tiền lương. Khấu trừ thuế Medicare bổ sung 0,9% bắt đầu trong kỳ lương mà tiền lương vượt $200.000 (hướng dẫn Form W-2). | Khấu trừ thuế Medicare bổ sung bắt đầu muộn |
| Tiền lương chịu thuế thất nghiệp liên bang (FUTA) | 6,0% trên $7.000 đầu tiên trả cho mỗi nhân viên trong năm; tín thuế tiểu bang đầy đủ giảm mức này xuống 0,6%, nhưng không áp dụng ở tiểu bang bị giảm tín thuế (credit reduction state), nơi thuế liên bang cao hơn (IRS: Topic 759). | Nhà cung cấp mới tính FUTA lần nữa trên $7.000 đầu tiên của các kỳ lương mà họ chạy |
| Tiền lương chịu thuế thất nghiệp tiểu bang | Mỗi tiểu bang tự đặt mức tiền lương chịu thuế và thuế suất (DOL); mức của tiểu bang có thể khác mức liên bang. | Nhà cung cấp mới tính thuế tiểu bang lần nữa, hoặc tính trên mức sai |
| Thuế thu nhập đã khấu trừ và các khoản hoãn trước thuế | Thuế thu nhập đã khấu trừ được khai trên Form W-2 và Form 941; các khoản hoãn không nằm trong box 1 mà ghi ở box 12 (hướng dẫn Form W-2) | Form W-2 chỉ hiện các tháng kể từ khi đổi và không khớp với các Form 941 |
| Tiền boa bằng tiền mặt và tiền làm thêm giờ đủ điều kiện, nếu có | Box 12 mã TP trên Form W-2 cho thấy tiền boa bằng tiền mặt đã báo cho bạn, kèm mã nghề nhận tiền boa ở box 14b. Mã TT cho thấy tiền làm thêm giờ đủ điều kiện, chỉ phần phụ trội, chẳng hạn phần "một nửa" trong mức một lần rưỡi (hướng dẫn Form W-2) | Form W-2 chỉ hiện các tháng kể từ khi đổi |
Nếu nhà cung cấp mới sẽ nộp tờ khai của một quý bắt đầu trước ngày đổi, họ cũng cần tiền lương và nghĩa vụ thuế của quý đó theo ngày trả lương, không chỉ tổng lũy kế. Hãy đối chiếu số liệu đầu kỳ với sổ lương cuối cùng của nhà cung cấp cũ trước khi chạy kỳ lương đầu tiên. Thuế đã thu sai thì được sửa như trong sửa lỗi bảng lương.
Form 941 và khoản nộp thuế vận hành thế nào khi hai nhà cung cấp dùng chung một quý?
Khi các nhà cung cấp nộp dưới EIN của bạn, doanh nghiệp nộp một Form 941 cho quý, bao gồm mọi khoản lương đã trả trong quý, bất kể nhà cung cấp nào chạy bảng lương. Publication 15 nêu rằng không nộp nhiều hơn một tờ khai cho mỗi kỳ khai hoặc khai nhiều hơn một quý trên một Form 941 (Publication 15). Mỗi Form 941 đến hạn vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý, nên quý cuối của nhà cung cấp cũ vẫn có thể đến hạn sau ngày đổi.
- Lịch nộp thuế là của bạn. Hãy cho nhà cung cấp mới biết lịch hằng tháng hoặc hai lần một tuần mà bạn đang dùng; cách xác định lịch có trong thiết lập bảng lương.
- Hồ sơ nghĩa vụ thuế phải bao gồm cả hai nhà cung cấp. Trừ khi line 12 thấp hơn $2.500 trong quý này hoặc quý trước và không phải nộp thuế vào ngày làm việc kế tiếp, tổng thuế ở line 12 phải bằng tổng nghĩa vụ ở line 16 (người nộp hằng tháng) hoặc ở Schedule B (người nộp hai lần một tuần). Line 13, tổng các khoản đã nộp, tính mọi khoản nộp, của nhà cung cấp nào cũng vậy. Nếu hồ sơ nghĩa vụ bỏ sót các ngày trả lương của nhà cung cấp cũ, line 12 sẽ không khớp và các khoản nộp có thể không được tính là đúng hạn (hướng dẫn Form 941).
- Form 940 là một tờ khai hằng năm, hạn nộp ngày 31 tháng 1 sau năm trả lương. $7.000 đầu tiên trả cho mỗi nhân viên được tính chung qua cả hai nhà cung cấp.
- Form 8655 hoạt động theo kỳ. Quyền nộp tờ khai của đại lý khai thuế bắt đầu từ quý được nêu với tờ khai hằng quý, hoặc năm được nêu với tờ khai hằng năm như Form 940, và quyền nộp thuế của đại lý bắt đầu từ một tháng (hướng dẫn Form 8655).
Quy định liên bang đặt trách nhiệm về Form 941 lên người sử dụng lao động. Quy định không nói nhà cung cấp nào nộp quý chung, hay chia khoản nộp thuế của một tháng giữa hai nhà cung cấp thế nào. Bên nộp cần tiền lương và nghĩa vụ thuế theo ngày trả lương của nhà cung cấp kia, nên hãy chọn bên có thể lấy các hồ sơ đó đáng tin cậy nhất. Hãy thống nhất bằng văn bản, trước ngày đổi: ai nộp Form 941 của quý đổi; mỗi nhà cung cấp nộp thuế cho những ngày trả lương nào, kể cả những ngày cuối trước khi đổi; nhà cung cấp cũ bàn giao tiền lương và nghĩa vụ thuế theo ngày trả lương như thế nào; và ai nộp Form W-2 và Form 940. Với khoản nộp thuế hoặc tờ khai bị bỏ lỡ, xem chậm nộp thuế lương.
Ai phát hành Form W-2 sau khi đổi nhà cung cấp giữa năm?
Hãy dự kiến mỗi nhân viên có một Form W-2 ghi tiền lương cả năm, và thống nhất bằng văn bản, trước ngày đổi, nhà cung cấp nào phát hành. Người sử dụng lao động phải cấp từng Form W-2 và nộp Form W-2 cùng Form W-3, kể cả khi nhà cung cấp làm thay. Hạn nộp của cả hai là ngày 1 tháng 2 năm 2027 (hướng dẫn Form W-2).
Form W-2 khai tiền lương đã trả trong năm dương lịch, nên các biểu mẫu của một nhân viên gộp lại phải cho thấy cả năm, không chỉ các tháng kể từ khi đổi. Hướng dẫn cho phép cấp Form W-2 thứ hai cho một nhân viên, chẳng hạn để ghi thêm mã ở box 12 hoặc khoản thù lao khác, chỉ ghi những mục chưa có trên biểu mẫu đầu, và nêu rằng không khai cùng dữ liệu thuế trên nhiều hơn một Copy A. Hướng dẫn không mô tả việc chia tiền lương của một năm thành hai biểu mẫu. Nếu cả hai nhà cung cấp sẽ cấp biểu mẫu, hãy thỏa thuận trước khi bên nào nộp: cách đối chiếu chung với các Form 941, để không khoản nào bị khai hai lần hoặc bỏ sót. Nhà cung cấp phát hành Form W-2 cần mọi ngày trả lương của năm, bằng cách chạy chúng hoặc từ số liệu lũy kế được nạp, và Form W-3 của họ phải khớp với các Form 941 (xem phần kiểm tra bên dưới).
Tên và EIN trên Form W-2 và Form W-3 phải giống với trên các Form 941 đã nộp cho doanh nghiệp, và EIN khác được dùng trên Form 941 trong năm nay được ghi ở box h của Form W-3. Khi tổ chức PEO được chứng nhận hoặc đại lý khai bằng Form 2678 cũng đã trả lương cho nhân viên dưới EIN riêng của họ, mỗi bên nộp một Form 941 và cấp Form W-2 cho khoản lương mà mình đã trả (Publication 15, section 16; bảng so sánh các thỏa thuận với bên thứ ba của IRS).
Tôi cần thay đổi gì với IRS khi đổi nhà cung cấp bảng lương?
Bốn việc: ủy quyền cho đại lý khai thuế, quyền truy cập EFTPS, địa chỉ trong hồ sơ và cách bạn xem tài khoản.
| Mục | Việc cần làm |
|---|---|
| Ủy quyền cho đại lý khai thuế (Form 8655) | Nếu nhà cung cấp mới là đại lý khai thuế, họ nộp Form 8655 mới, chấm dứt quyền của đại lý cũ kể từ kỳ mà biểu mẫu nêu; ở line 15, tờ khai hằng quý dùng YYYY/MM, trong đó MM là tháng cuối của quý, còn tờ khai hằng năm dùng YYYY; khoản nộp thuế ở line 16 dùng YYYY/MM. Nếu không có biểu mẫu mới, quyền cũ vẫn có hiệu lực cho đến khi bị thu hồi. Đại lý cũ vẫn giữ quyền được tiết lộ thông tin trước đó trừ khi bạn thu hồi: hãy gửi bản sao biểu mẫu cũ đã ký lại và ghi REVOKE, hoặc, nếu không có bản sao, một văn bản có chữ ký nêu tên đại lý. Việc thu hồi cũng chấm dứt quyền hành động hoặc nhận thông tin của đại lý cho các kỳ trước, nên chỉ gửi sau khi tờ khai, khoản nộp thuế và thông báo cuối cùng của đại lý cũ đã xong (hướng dẫn Form 8655). |
| Quyền hạn khác mà nhà cung cấp cũ đang giữ | Form 8655 không chấm dứt giấy ủy quyền (Form 2848) hay ủy quyền nhận thông tin thuế (Form 8821) đang có hiệu lực (Form 8655). Hãy chấm dứt riêng các quyền đó. |
| EFTPS | Hãy đăng ký dưới EIN của chính bạn, hoặc kích hoạt Inquiry PIN mà việc đăng ký của nhà cung cấp cũ đã tạo, giúp bạn theo dõi các khoản nộp thuế của họ (Publication 15). Lần đăng ký đầu tiên được xác minh với IRS, và mã PIN được gửi qua đường bưu điện trong năm đến bảy ngày làm việc đến địa chỉ trong hồ sơ của bạn (EFTPS), nên hãy đăng ký trước ngày đổi. EFTPS lưu 16 tháng lịch sử thanh toán (IRS). |
| Địa chỉ trong hồ sơ | Hãy giữ địa chỉ của chính bạn. Nếu đã bị đổi sang địa chỉ của nhà cung cấp cũ, hãy sửa trên Form 8822-B. |
| Tài khoản thuế doanh nghiệp | Cho thấy các khoản thanh toán, thông báo và bảng ghi thuế. Hiện chưa dùng được cho LLC nộp tờ khai như chủ doanh nghiệp một chủ (IRS). |
Tài khoản khấu trừ thuế và thất nghiệp của tiểu bang thì sao?
Các tài khoản này nói chung thuộc về doanh nghiệp của bạn, nên việc đổi chỉ thay đổi ai khai và ai nộp, không thay đổi ai là người nợ. Mỗi tiểu bang có chương trình và thuế thất nghiệp riêng (DOL) và tự đặt mức tiền lương chịu thuế cùng thuế suất (DOL).
Hãy cung cấp cho nhà cung cấp mới mã số tài khoản khấu trừ và tài khoản thất nghiệp của từng tiểu bang, thuế suất thất nghiệp được ấn định cho bạn, tiền lương chịu thuế tiểu bang lũy kế và tần suất nộp. Hãy theo dõi tiền lương chịu thuế tiểu bang tách biệt với tiền lương FUTA, vì các mức có thể khác nhau. Hãy xem quy tắc của từng cơ quan tiểu bang về việc ủy quyền cho đại lý bảng lương; mỗi tiểu bang một khác và trang này không đề cập.
Nộp đủ thuế tiểu bang, chậm nhất vào hạn nộp Form 940 và trên cùng khoản tiền lương, là điều kiện để được tín thuế tối đa đối với FUTA (IRS: Topic 759), nên hãy giữ các khoản nộp tiểu bang đúng hạn và đúng khoản lương trong suốt thời gian đổi. Với California, xem thuế lương California và thiết lập EDD. Với nhân viên ở các tiểu bang khác, xem nhân viên ở tiểu bang khác.
Làm sao kiểm tra việc đổi nhà cung cấp đã thành công?
Hãy so sánh báo cáo của nhà cung cấp mới với báo cáo cũ và với tài khoản IRS, ở bốn thời điểm.
| Khi nào | Kiểm tra gì |
|---|---|
| Sau kỳ lương mới đầu tiên | Số liệu lũy kế của từng nhân viên trong sổ lương mới bằng sổ lương cuối cùng của nhà cung cấp cũ cộng với kỳ lương mới |
| Sau mỗi khoản nộp thuế | EFTPS hoặc tài khoản thuế doanh nghiệp cho thấy từng khoản nộp dưới EIN của bạn, đúng số tiền và đúng kỳ, kèm số truy vết EFT. Một khoản nộp có thể bao trùm nhiều ngày trả lương, và tổng các khoản nộp phải bao trùm nghĩa vụ thuế của mọi ngày trả lương (Publication 15). |
| Trước khi nộp Form 941 của quý đổi | Line 12 so với line 13, và tổng hồ sơ nghĩa vụ thuế so với line 12 (hướng dẫn Form 941) |
| Trước khi nộp Form W-2 | Form W-3 so với bốn Form 941: thuế thu nhập đã khấu trừ, tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội và Medicare, và thuế. Thuế An sinh Xã hội và Medicare trên các Form 941 nói chung gấp khoảng hai lần số trên Form W-3, vì bao gồm phần của người sử dụng lao động (Publication 15). |
Hãy kiểm tra thêm rằng tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội của không nhân viên nào vượt $184.500 và rằng Form W-2 của từng nhân viên, hoặc các Form W-2 gộp lại, cho thấy mỗi tổng lũy kế một lần. Hãy giữ bản đối chiếu của bạn, kèm lý do của mọi chênh lệch, phòng khi IRS hoặc Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ (SSA) hỏi. Sau khi nộp, bảng ghi thuế của tài khoản cho thấy các khoản thanh toán và tờ khai đã được ghi nhận, và IRS so sánh Form 941 với dữ liệu W-2 gửi cho SSA (IRS: bảng ghi thuế của doanh nghiệp).
Làm sao đưa việc đổi nhà cung cấp vào sổ sách mà không ghi trùng một quý?
Hãy ghi mỗi ngày trả lương một lần, từ nhà cung cấp đã chạy kỳ lương đó. Hãy coi số liệu lũy kế nạp vào nhà cung cấp mới là số đầu kỳ, không phải các kỳ lương đã chạy.
- Ghi mọi kỳ lương của nhà cung cấp cũ từ sổ lương của họ, đến ngày trả lương cuối cùng.
- Ghi mọi kỳ lương của nhà cung cấp mới từ sổ lương của họ, từ ngày trả lương đầu tiên.
- Nếu các tháng trước đã được ghi, đừng ghi lại số liệu lũy kế: bút toán lập từ báo cáo lũy kế sẽ lặp lại chúng. Nếu chúng chưa từng được ghi, sổ lương của nhà cung cấp cũ là nguồn để ghi.
- Từ ngày đổi, hãy chuyển mọi nguồn dữ liệu từ nhà cung cấp vào sổ sách sang nhà cung cấp mới.
- Vào cuối quý, hãy đối chiếu các tài khoản nghĩa vụ bảng lương với Form 941 và các khoản thanh toán EFTPS. Số dư bằng đúng một quý của một nhà cung cấp có thể có nghĩa là một quý đã bị nhập hai lần hoặc bị bỏ sót.
Các bút toán có trong bút toán bảng lương. Các số dư không xóa được có trong khoản phải trả bảng lương không xóa được.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ.
Đổi vào ngày đầu tiên của một quý
Một tiệm bánh có sáu nhân viên đổi nhà cung cấp vào ngày 1 tháng 7. Nhà cung cấp mới nạp tiền lương từ tháng 1 đến tháng 6 của từng nhân viên, khoản khấu trừ, và tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội, Medicare và FUTA. Nhà cung cấp cũ vẫn nộp Form 941 của quý hai, hạn ngày 31 tháng 7. Form 941 của quý ba chỉ bao gồm các kỳ lương do nhà cung cấp mới chạy, và mỗi Form W-2 cho thấy cả năm vì nhà cung cấp mới bắt đầu từ số liệu của nhà cung cấp cũ.
Đổi vào giữa một quý
Một chủ S corporation đã nhận $70.000 tiền lương tính đến ngày 15 tháng 8, ngày đổi, và số liệu của nhà cung cấp cũ cho thấy mức tiền lương chịu thuế FUTA $7.000 đã đạt. Quý ba bắt đầu từ ngày 1 tháng 7, nên Form 941 của quý này phải bao gồm các kỳ lương tháng 7 và đầu tháng 8 của nhà cung cấp cũ. Hai nhà cung cấp thỏa thuận nhà cung cấp mới nộp tờ khai và nhà cung cấp cũ bàn giao nghĩa vụ thuế theo ngày trả lương. Nếu bắt đầu từ số không cho chủ doanh nghiệp, Form W-2 sẽ chỉ hiện tiền lương kể từ ngày 15 tháng 8, với tổng số không khớp với các Form 941. Nhà cung cấp mới cũng sẽ tính FUTA lần nữa trên $7.000 đầu tiên, khoảng $42 theo mức ròng 0,6% (cao hơn ở tiểu bang bị giảm tín thuế).
Khoản nộp thuế cuối cùng có vẻ bị trễ
Một chủ cửa hàng đang rời một nhà cung cấp có khoản nộp thuế cuối cùng trông như bị trễ. Bà đăng ký EFTPS dưới tên của chính mình trước ngày đổi, và mã PIN đến qua bưu điện trong năm đến bảy ngày làm việc. Trước khi đóng tài khoản cũ, bà đối chiếu lịch sử thanh toán với các khoản nộp mà lịch của bà yêu cầu. Khoản nào cũng có, nhưng khoản cuối cùng được ghi nhận sau hạn hai ngày. Bà ghi lại ngày và số tiền, và giữ tài khoản cũ mở cho đến khi tờ khai cuối cùng được nộp.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Bạn rời đi giữa quý hoặc giữa tháng, nhà cung cấp cũ đã bỏ lỡ tờ khai hoặc không chịu giao hồ sơ, hoặc số liệu lũy kế sẽ không khớp với Form W-2 hay sổ lương đầu tiên của nhà cung cấp mới: ai nộp quý chung, số liệu lũy kế được dựng thế nào và bảng lương vào sổ sách ra sao để không ghi trùng một quý, tất cả phụ thuộc vào hồ sơ của nhà cung cấp cũ. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Bạn đã đổi xong và các tài khoản nghĩa vụ bảng lương trong sổ sách không khớp với Form 941 hoặc các khoản thanh toán EFTPS, hoặc một quý có vẻ bị nhập hai lần hay bị bỏ sót: việc sửa bắt đầu từ sổ lương của cả hai nhà cung cấp và tài khoản IRS. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán và khoản phải trả bảng lương không xóa được.
- Nhà cung cấp cũ đã nhận tiền mà không nộp thuế, hoặc thỏa thuận là tổ chức thuê dịch vụ nhân sự trọn gói (PEO) hay đại lý khai bằng Form 2678: xem nhà cung cấp bảng lương không nộp thuế của bạn, cũng so sánh các thỏa thuận này.
- Bạn đã bỏ lỡ khoản nộp thuế hoặc tờ khai, nhận thông báo phạt, hoặc một nhân viên IRS muốn gặp bạn về thuế lương chưa nộp: xem chậm nộp thuế lương và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác.
- Tờ khai hoặc Form W-2 đã nộp có số tiền sai: xem sửa lỗi bảng lương.
- Bạn chuyển từ nhà cung cấp sang tự chạy bảng lương, hoặc ngược lại: xem tự chạy bảng lương.
- Bảng lương bao gồm tiền lương của chủ S corporation: xem tiền lương của chủ S corporation.
- Nhân viên làm việc ở California hoặc nhiều tiểu bang: xem thuế lương California và thiết lập EDD và nhân viên ở tiểu bang khác.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Trust Fund Recovery Penalty tính theo tỷ lệ thuế khấu trừ chưa nộp Áp dụng cho thuế quỹ ủy thác (trust fund tax) chưa nộp của người chịu trách nhiệm đã cố ý hành động theo IRC section 6672 | 100% | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Thời hiệu ấn định thông thường của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) Kể từ ngày 15 tháng 4 kế tiếp đối với tờ khai thuế lao động nộp đúng hạn, hoặc ngày nộp thực tế nếu muộn hơn; có ngoại lệ | 3 năm | IRS: Thời hiệu ấn định tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Ngày được coi là ngày nộp tờ khai thuế lao động hằng năm để tính thời hạn ấn định thuế Trong năm dương lịch tiếp theo; nếu thực tế nộp tờ khai sau đó thì thời hạn ấn định thuế cũng bắt đầu muộn hơn; các ngoại lệ có thể tạm dừng hoặc loại bỏ giới hạn thời gian | 15 tháng 4 | IRS: Quy định về ấn định tiền phạt thu hồi thuế đã khấu trừ Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
| Ngưỡng kích hoạt nghĩa vụ nộp thuế thất nghiệp liên bang theo quý Phải nộp khi nghĩa vụ FUTA tích lũy theo quý, gồm cả phần chuyển từ kỳ trước, vượt quá mức này | $500 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Mức tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội Tổng tiền lương và thu nhập ròng từ tự kinh doanh tối đa chịu phần An sinh Xã hội của thuế | $184.500 Năm thuế 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) Đã kiểm tra |
| Thuế suất An sinh Xã hội cho mỗi bên, nhân viên và người sử dụng lao động Mỗi bên đóng mức này trên tiền lương thuộc diện chịu thuế, tối đa đến mức lương tính thuế hằng năm | 6,2% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Mức khấu trừ thuế Medicare bổ sung Thuế chỉ do nhân viên chịu trên tiền lương vượt ngưỡng khấu trừ hằng năm của người sử dụng lao động | 0,9% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Ngưỡng bắt đầu người sử dụng lao động phải khấu trừ thuế Medicare bổ sung Tiền lương mà người sử dụng lao động này trả cho một nhân viên trong một năm dương lịch | $200.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Thuế suất thuế thất nghiệp liên bang trước khi trừ tín thuế tiểu bang Mức thuế suất trước khi tính tín thuế thất nghiệp của tiểu bang | 6,0% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Mức lương chịu thuế thất nghiệp liên bang cho mỗi nhân viên Tiền lương đầu tiên trả cho mỗi nhân viên trong năm dương lịch | $7.000 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Thuế suất thuế thất nghiệp liên bang sau khi trừ tín thuế thất nghiệp tiểu bang tối đa Thuế suất FUTA 6,0% trừ khoản tín thuế tối đa 5,4% cho thuế thất nghiệp tiểu bang đã nộp đủ và đúng hạn, ở các tiểu bang không bị giảm tín thuế | 0,6% Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide (2026) Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 941 hằng quý Thông thường là ngày 30 tháng 4, ngày 31 tháng 7, ngày 31 tháng 10 và ngày 31 tháng 1; có thể được gia hạn sang ngày làm việc kế tiếp hoặc theo quy định nộp đúng hạn | Ngày cuối cùng của tháng đầu tiên sau mỗi quý | IRS: Hướng dẫn cho Form 941 Đã kiểm tra |
| Giới hạn nghĩa vụ nhỏ được nộp thuế cùng với tờ khai Form 941 Nghĩa vụ thuế của quý hiện tại hoặc quý trước thấp hơn mức này và quý hiện tại không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế vào ngày làm việc kế tiếp | $2.500 Năm thuế 2026 | IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế dành cho người sử dụng lao động Đã kiểm tra |
| Hạn nộp hằng năm của Form 940 Có thể được gia hạn sang ngày làm việc kế tiếp hoặc theo quy định nộp đúng hạn | Ngày 31 tháng 1 sau năm trả lương | IRS: Yêu cầu nộp và đóng thuế của Form 940 Đã kiểm tra |
| Hạn nộp và hạn gửi Form W-2 và Form W-3 cho năm 2026 Nộp Form W-2 và W-3 năm 2026 cho SSA và cung cấp W-2 cho nhân viên chậm nhất vào ngày này | Ngày 1 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hướng dẫn chung cho Form W-2 và W-3 (2026) Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 15 (2026), hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động
- IRS: Giao việc bảng lương cho bên ngoài
- IRS: Giao việc bảng lương cho bên ngoài và các bên thứ ba trả lương
- IRS: Bảng so sánh các thỏa thuận với bên thứ ba
- IRS: Giới thiệu Form 8655, ủy quyền cho đại lý khai thuế
- IRS: Form 8655 và hướng dẫn (bản sửa đổi tháng 1 năm 2024)
- IRS: Hướng dẫn cho Form 941
- IRS: Hướng dẫn chung cho Form W-2 và Form W-3
- IRS: Topic no. 759, Form 940 và FUTA
- U.S. Code: 26 U.S.C. 3511, tổ chức PEO được chứng nhận
- U.S. Code: 26 U.S.C. 6672, không thu và không nộp thuế
- IRS: Thuế lao động và tiền phạt thu hồi thuế ủy thác
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, trách nhiệm, sự cố ý và thời hiệu ấn định đối với tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (TFRP)
- IRS: Internal Revenue Manual 5.17.7, trách nhiệm của những người khác
- IRS: Giới thiệu Form 8822-B, đổi địa chỉ hoặc người chịu trách nhiệm của doanh nghiệp
- IRS: Tài khoản thuế doanh nghiệp
- IRS: Lấy bảng ghi thuế (transcript) của doanh nghiệp
- EFTPS, Bộ Tài chính Hoa Kỳ
- Bộ Lao động Hoa Kỳ: Trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang
- Bộ Lao động Hoa Kỳ: Thông tin về luật tiểu bang
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.