यह किसके लिए है
- अमेरिका में साल या तिमाही के बीच संघीय पेरोल को नए पेरोल प्रोवाइडर के पास ले जाने वाले नियोक्ता
- वे स्वामी जिनके पेरोल में वे खुद भी शामिल हैं, जैसे वेतन पाने वाला S corporation का स्वामी
यहाँ शामिल नहीं
- पेरोल प्रोवाइडरों की रैंकिंग या सिफ़ारिश
- ऐसा प्रोवाइडर जिसने जमा या रिटर्न छोड़ दिए, और जुर्माने के नोटिस
- राज्य में पंजीकरण और राज्य के फ़ॉर्म
- बहीखाते में पेरोल की लाइन-दर-लाइन प्रविष्टि
क्या मैं तिमाही या साल के बीच में पेरोल प्रोवाइडर या कंपनी बदल सकता हूँ?
हाँ। बदलने की कोई तारीख तय नहीं है, और पेरोल कर की ज़िम्मेदारी आम तौर पर प्रोवाइडर की नहीं, नियोक्ता की रहती है (Publication 15, धारा 16)। तारीख यह तय करती है कि कितना इतिहास ले जाना होगा, क्योंकि रिटर्न कैलेंडर तिमाही के हिसाब से चलते हैं, जमा भुगतान की तारीखों के हिसाब से, और Forms W-2 कैलेंडर वर्ष के हिसाब से।
| बदलने की तारीख | नए प्रोवाइडर के पास क्या जाता है |
|---|---|
| कैलेंडर वर्ष का पहला पेरोल | साल-से-अब तक के कुल नहीं, क्योंकि वेतन की सीमाएँ और शर्तें दोबारा शुरू होती हैं। कर्मचारियों का सेटअप, राज्य के खाते और जमा की पहुँच फिर भी जाते हैं, और पिछले साल के W-2 और Form 940 को फ़ाइल करने वाला फिर भी चाहिए। |
| तिमाही का पहला दिन | हर कर्मचारी के साल-से-अब तक के कुल। पुराने प्रोवाइडर की आख़िरी तिमाही पूरी हो चुकी होती है; नया प्रोवाइडर नया Form 941 शुरू करता है। |
| तिमाही के बीच में | साल-से-अब तक के कुल, साथ में उस तिमाही का वेतन, भुगतान की तारीख के हिसाब से कर की देनदारी और अब तक के जमा। एक ही Form 941 पूरी तिमाही को ढकता है, इसलिए एक पक्ष को पूरा रिपोर्ट करना होगा। |
सबसे साफ़ तारीखें कैलेंडर वर्ष का पहला पेरोल या तिमाही का पहला दिन हैं। अगर IRS ने आपको लिखित में Form 944 फ़ाइल करने को कहा है, तो साल का एक ही सालाना रिटर्न होता है और तिमाही वाली पंक्तियाँ लागू नहीं होतीं (Publication 15)।
हर भुगतान-तारीख का पेरोल सिर्फ़ एक ही सिस्टम में चलाएँ। संघीय कर की देनदारी उस तारीख के हिसाब से बनती है जिस दिन वेतन चुकाया जाता है (Publication 15), और हर Form W-2 कैलेंडर वर्ष में चुकाया वेतन दिखाता है (W-2 निर्देश)।
बदलाव आसान नहीं होता जब वह तिमाही के बीच में पड़े, पुराना प्रोवाइडर रिकॉर्ड न दे, साल-से-अब तक के कुल पहले से फ़ाइल हुए रिटर्न से न मिलें, या कर्मचारी एक से ज़्यादा राज्यों में काम करते हों। तारीख से पहले ये इकट्ठा करें: हर कर्मचारी का साल-से-अब तक का रजिस्टर, फ़ाइल किए रिटर्न, जमा का इतिहास, विथहोल्डिंग फ़ॉर्म, राज्य के खाता नंबर और आपका EFTPS लॉगिन।
प्रोवाइडर बदलते समय पेरोल कर की ज़िम्मेदारी किसकी है?
आम तौर पर आपकी। पेरोल सेवा प्रोवाइडर या रिपोर्टिंग एजेंट (जिसे Form 8655 पर आपकी ओर से रिटर्न फ़ाइल करने और जमा करने का अधिकार मिलता है) आपके नियोक्ता पहचान संख्या (EIN) के तहत काम करता है, और आपके रोज़गार करों के लिए नियोक्ता या नियोक्ता के एजेंट के रूप में ज़िम्मेदार नहीं होता (Publication 15, धारा 16)। प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन आम तौर पर कार्यस्थल के कर्मचारियों को अपने चुकाए वेतन के लिए अकेला ज़िम्मेदार होता है, पर दूसरे कामगारों को उसके चुकाए वेतन के लिए आप दोनों ज़िम्मेदार हो सकते हैं, और Form 2678 पर एजेंट आपके साथ ज़िम्मेदारी बाँटता है (IRS का तीसरे पक्ष की व्यवस्थाओं का चार्ट)।
ज़िम्मेदारी निजी हो सकती है। एकल स्वामी रोज़गार कर के लिए निजी तौर पर ज़िम्मेदार होता है, और सामान्य साझेदार आम तौर पर साझेदारी के कर्ज़ों के लिए (IRM 5.17.7)। किसी भी व्यवसाय में, जो ज़िम्मेदार व्यक्ति जानबूझकर काटा गया कर जमा नहीं करता, उस पर उसका 100% देना बन सकता है (26 U.S.C. 6672), और जब व्यवसाय कर नहीं चुका सकता तब दूसरे लेनदारों को चुकाना जानबूझकर चूक का संकेत माना जाता है (IRS)। IRS के पास इसे तय करने के लिए आम तौर पर अगले साल की 15 अप्रैल से 3 वर्ष होते हैं, या फ़ाइलिंग की तारीख से, अगर वह बाद की हो; रिटर्न फ़ाइल न हुआ हो तो कोई सीमा नहीं (IRM 5.7.3)। कौन गिना जाता है, यह Trust Fund Recovery Penalty में है।
बदलाव से तीन खाइयाँ खुलती हैं:
- कोई जमा नहीं करता। पुराने प्रोवाइडर की आख़िरी भुगतान-तारीखों के जमा उसकी सेवा खत्म होने के बाद देय हो सकते हैं।
- कोई रिटर्न फ़ाइल नहीं करता। दोनों प्रोवाइडर मान सकते हैं कि साझा तिमाही का रिटर्न दूसरा फ़ाइल करेगा।
- नोटिस कोई नहीं देखता। IRS रिकॉर्ड में दर्ज पते पर चिट्ठी भेजता है और ज़ोर देकर सलाह देता है कि नियोक्ता वहाँ प्रोवाइडर का नहीं, अपना पता रखे (IRS: पेरोल का काम बाहर सौंपना)।
पुराने प्रोवाइडर की सेवा तब तक चालू रखें जब तक उसका आख़िरी जमा और रिटर्न पक्का न हो जाए। अगर पुराने प्रोवाइडर ने पैसे ले लिए और भरे नहीं, तो जब पेरोल प्रोवाइडर आपका कर जमा न करे तो क्या करें देखें।
कीमत और सपोर्ट के अलावा नए पेरोल प्रोवाइडर में क्या तुलना करूँ?
तुलना करें कि कौन फ़ाइल करता है, कौन जमा करता है, और हर खाता किसके नाम पर है। कीमत और सपोर्ट से यह नहीं बदलता कि कर आप पर ही बनता है। पूछें:
- क्या वह आपकी नियोक्ता पहचान संख्या (EIN) के तहत EFTPS से फ़ाइल और जमा करता है? तब आप हर भुगतान देख सकते हैं (Publication 15)।
- अगर वह रिपोर्टिंग एजेंट है, तो क्या वह लिखित में बताता है कि ज़िम्मेदारी आपकी ही रहती है? रिपोर्टिंग एजेंट को यह करार शुरू होने पर और उसके बाद कम से कम हर तिमाही बताना होता है, और EFTPS में नामांकन की सलाह देनी होती है (Form 8655 निर्देश)।
- क्या वह हर कर्मचारी और हर तिमाही के हिसाब से साल-से-अब तक के कुल लोड करेगा, और बदलाव वाली तिमाही के रिटर्न, Form 940, W-2 और राज्य के रिटर्न कौन फ़ाइल करेगा?
- क्या वह प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन है, या Form 2678 पर एजेंट? हर एक अपना EIN इस्तेमाल करता है, इसलिए ज़िम्मेदारी और W-2 अलग होते हैं (Publication 15, धारा 16)। ये व्यवस्थाएँ कैसे अलग हैं, यह जिस पेरोल प्रोवाइडर ने आपका कर जमा नहीं किया में है।
पहली बार सेटअप के लिए पेरोल शुरू करना देखें।
जाने से पहले पुराने पेरोल प्रोवाइडर से क्या इकट्ठा करूँ?
पुराना खाता बंद होने से पहले पेरोल रिकॉर्ड इकट्ठा करें। वे नियोक्ता के रिकॉर्ड हैं, और IRS अपेक्षा करता है कि आप रोज़गार कर के रिकॉर्ड कम से कम चार साल रखें (Publication 15)। क्या और कैसे रखें, यह पेरोल रिकॉर्ड रखने की अवधि में है।
| क्या इकट्ठा करें | क्यों |
|---|---|
| हर कर्मचारी का साल-से-अब तक का रजिस्टर, आख़िरी भुगतान-तारीख तक | शुरुआती कुल: सकल वेतन, संघीय और राज्य की विथहोल्डिंग, Social Security और Medicare का वेतन और कर, कर-पूर्व कटौतियाँ, और अगर हों तो नकद टिप और योग्य ओवरटाइम |
| बदलाव वाली तिमाही का वेतन और भुगतान-तारीख के हिसाब से कर की देनदारी, और FUTA की वह देनदारी जो अभी जमा नहीं हुई | दो प्रोवाइडरों के साझा Form 941 पर देनदारी का रिकॉर्ड। $500 या उससे कम की FUTA देनदारी अगली तिमाही में आगे जाती है और अगली जमा-जाँच में गिनी जाती है (IRS: Topic 759)। |
| फ़ाइल किए Forms 941 और 940, पुष्टि नंबरों के साथ | क्या फ़ाइल हुआ इसका सबूत, और पहले नए रिटर्न को जाँचने का आधार |
| EFT ट्रेस नंबरों के साथ जमा का इतिहास | सबूत कि हर जमा IRS तक पहुँचा |
| कर्मचारी सेटअप: Forms W-4, राज्य के विथहोल्डिंग फ़ॉर्म, वेतन की दरें, कटौतियाँ, भुगतान का कार्यक्रम | मान्य Form W-4 आम तौर पर तब तक लागू रहता है जब तक कर्मचारी नया न दे, इसलिए नए प्रोवाइडर को हर मौजूदा फ़ॉर्म चाहिए (Publication 15)। |
| सेवानिवृत्ति में कटौतियाँ, गार्निशमेंट और बाहरी पक्ष को दी जाने वाली दूसरी कटौतियाँ, चल रहे कुल के साथ | शून्य से शुरू करने पर कटौती की सीमा या पाने वाले को अभी बकाया राशि छूट सकती है |
| राज्य के खाता नंबर, तय की गई बेरोज़गारी दर, फ़ाइल किए राज्य के रिटर्न | नए प्रोवाइडर के पास राज्य का सेटअप |
| सेवा करार और कोई भी अधिकार जो पुराने प्रोवाइडर के पास है | आख़िरी फ़ाइलिंग पूरी होने के बाद हर अधिकार को लिखित में खत्म करने के लिए |
अगर पुराना प्रोवाइडर रिकॉर्ड नहीं देता, तो शुरुआती कुल हर कर्मचारी की आख़िरी पे स्टब, आपके फ़ाइल किए Forms 941 और 940, EFTPS में जमा के इतिहास और फ़ाइल किए रिटर्न व भुगतानों के IRS ट्रांसक्रिप्ट से दोबारा बनाएँ (IRS: व्यवसाय ट्रांसक्रिप्ट)। अगर दोबारा बने वेतन और कर फ़ाइल किए Forms 941 से नहीं मिलते, तो उन्हें अभी लोड न करें; पहले बहीखाते और रिटर्न का मिलान करें।
नए पेरोल प्रोवाइडर को साल-से-अब तक के कौन-से आँकड़े चाहिए, और शून्य से शुरू करने पर क्या बिगड़ता है?
नए प्रोवाइडर को हर कर्मचारी के कुल 1 जनवरी से पुराने प्रोवाइडर की आख़िरी भुगतान-तारीख तक चाहिए। जब वह आपके EIN के तहत फ़ाइल करता है, तो वेतन की सीमाएँ और शर्तें साल में आपके चुकाए पूरे वेतन को गिनती हैं, चाहे पेरोल किसी ने चलाया हो। अगर आप प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन छोड़ रहे हैं, तो Social Security और FUTA की वेतन-सीमा के लिए आपको उसका उत्तराधिकारी नियोक्ता माना जाता है, इसलिए उसका चुकाया वेतन भी गिना जाता है (26 U.S.C. 3511(b))।
| आँकड़ा | नियम | अगर नया प्रोवाइडर शून्य से शुरू करे |
|---|---|---|
| Social Security का वेतन | वेतन $184,500 तक पहुँचने पर कर्मचारी का हिस्सा रुक जाता है; नियोक्ता का हिस्सा भी उसी सीमा पर रुकता है। दर हर एक के लिए 6.2% है (Publication 15)। | सीमा के ऊपर भी कर कटता रहता है |
| Medicare का वेतन | वेतन की कोई सीमा नहीं। 0.9% का Additional Medicare Tax काटना उस भुगतान-अवधि से शुरू होता है जिसमें वेतन $200,000 पार करता है (W-2 निर्देश)। | Additional Medicare की कटौती देर से शुरू होती है |
| संघीय बेरोज़गारी (FUTA) का वेतन | साल में हर कर्मचारी को चुकाए पहले $7,000 पर 6.0%; पूरा राज्य क्रेडिट इसे 0.6% कर देता है, पर क्रेडिट-कटौती वाले राज्य में नहीं, जहाँ संघीय कर ज़्यादा होता है (IRS: Topic 759)। | नया प्रोवाइडर अपने पेरोल के पहले $7,000 पर फिर से FUTA लगाता है |
| राज्य की बेरोज़गारी का वेतन | हर राज्य अपनी वेतन-सीमा और दरें तय करता है (DOL); राज्य की सीमा संघीय सीमा से अलग हो सकती है। | नया प्रोवाइडर राज्य का कर फिर से लगाता है, या गलत सीमा पर |
| काटा गया आयकर और कर-पूर्व कटौतियाँ | काटा गया आयकर Form W-2 और Form 941 में रिपोर्ट होता है; कटौतियाँ box 1 से बाहर रखी जाती हैं और box 12 में दिखती हैं (W-2 निर्देश) | W-2 सिर्फ़ बदलाव के बाद के महीने दिखाता है और Forms 941 से नहीं मिलता |
| नकद टिप और योग्य ओवरटाइम, अगर हों | Form W-2 के box 12 में code TP आपको रिपोर्ट की गई नकद टिप दिखाता है, और टिप पाने वाले पेशे का कोड box 14b में होता है। Code TT योग्य ओवरटाइम दिखाता है, सिर्फ़ अतिरिक्त हिस्सा, जैसे डेढ़ गुना वेतन में "आधा" (W-2 निर्देश) | W-2 सिर्फ़ बदलाव के बाद के महीने दिखाता है |
अगर नया प्रोवाइडर वह तिमाही फ़ाइल करेगा जो बदलाव से पहले शुरू हुई थी, तो उसे उस तिमाही का वेतन और भुगतान-तारीख के हिसाब से कर की देनदारी भी चाहिए, सिर्फ़ साल-से-अब तक का कुल नहीं। पहला पेरोल चलने से पहले शुरुआती कुल को पुराने प्रोवाइडर के अंतिम रजिस्टर से मिलाएँ। जो कर पहले ही गलत वसूला गया, उसे पेरोल की गलती सुधारना की तरह ठीक करें।
जब एक तिमाही दो प्रोवाइडरों में साझा हो, तो Form 941 और कर जमा कैसे चलते हैं?
जब प्रोवाइडर आपके EIN के तहत फ़ाइल करते हैं, तो व्यवसाय उस तिमाही का एक ही Form 941 फ़ाइल करता है, जिसमें उसमें चुकाया हर वेतन आता है, चाहे पेरोल किसी ने भी चलाया हो। Publication 15 कहता है कि एक रिटर्न-अवधि के लिए एक से ज़्यादा रिटर्न फ़ाइल न करें और एक Form 941 पर एक से ज़्यादा तिमाही रिपोर्ट न करें (Publication 15)। हर Form 941 की अंतिम तारीख हर तिमाही के बाद पहले महीने का अंतिम दिन है, इसलिए पुराने प्रोवाइडर की आख़िरी तिमाही बदलाव की तारीख के बाद भी देय हो सकती है।
- जमा का कार्यक्रम आपका ही है। नए प्रोवाइडर को वही मासिक या अर्ध-साप्ताहिक कार्यक्रम दें जो आप पहले से इस्तेमाल करते हैं; यह कैसे तय होता है, यह पेरोल शुरू करना में है।
- देनदारी का रिकॉर्ड दोनों प्रोवाइडरों को ढकना चाहिए। जब तक इस तिमाही या पिछली में line 12 $2,500 से कम न हो और अगले दिन जमा लागू न हुआ हो, line 12 का कुल कर line 16 (मासिक जमा करने वाले के लिए) या Schedule B (अर्ध-साप्ताहिक जमा करने वाले के लिए) की कुल देनदारी के बराबर होना चाहिए। Line 13, यानी कुल जमा, किसी भी प्रोवाइडर के हर जमा को गिनती है। अगर देनदारी का रिकॉर्ड पुराने प्रोवाइडर की भुगतान-तारीखें छोड़ दे, तो line 12 नहीं मिलेगी और जमा समय पर माने जाएँ यह ज़रूरी नहीं (Form 941 निर्देश)।
- Form 940 साल में एक सालाना रिटर्न है, जिसकी अंतिम तारीख वेतन वर्ष के बाद 31 जनवरी है। हर कर्मचारी को चुकाए पहले $7,000 दोनों प्रोवाइडरों में मिलाकर गिने जाते हैं।
- Form 8655 अवधि के हिसाब से चलता है। रिपोर्टिंग एजेंट का फ़ाइल करने का अधिकार तिमाही रिटर्न के लिए बताई गई तिमाही से, या Form 940 जैसे सालाना रिटर्न के लिए बताए गए साल से शुरू होता है, और जमा करने का अधिकार एक महीने से शुरू होता है (Form 8655 निर्देश)।
संघीय नियम Form 941 की ज़िम्मेदारी नियोक्ता पर रखते हैं। वे यह नहीं बताते कि साझा तिमाही कौन-सा प्रोवाइडर फ़ाइल करे, या एक महीने के जमा दो प्रोवाइडरों में कैसे बँटें। जो भी फ़ाइल करे, उसे दूसरे प्रोवाइडर का वेतन और भुगतान-तारीख के हिसाब से देनदारी चाहिए, इसलिए उस पक्ष को चुनें जो ये रिकॉर्ड सबसे भरोसेमंद ढंग से पा सके। बदलाव की तारीख से पहले लिखित में तय करें: बदलाव वाली तिमाही का Form 941 कौन फ़ाइल करेगा; हर प्रोवाइडर किन भुगतान-तारीखों के जमा करेगा, बदलाव से पहले की आख़िरी तारीखों समेत; पुराना प्रोवाइडर भुगतान-तारीख के हिसाब से वेतन और देनदारी कैसे सौंपेगा; और W-2 व Form 940 कौन फ़ाइल करेगा। छूटे जमा या रिटर्न के लिए पेरोल कर में पिछड़ना देखें।
साल के बीच बदलाव के बाद W-2 कौन जारी करता है?
हर कर्मचारी के लिए पूरे साल के वेतन वाला एक Form W-2 रखें, और बदलाव की तारीख से पहले लिखित में तय करें कि उसे कौन-सा प्रोवाइडर जारी करेगा। नियोक्ता को हर Form W-2 देना और Forms W-2 व W-3 फ़ाइल करना ही होता है, भले ही प्रोवाइडर यह काम करे। दोनों की अंतिम तारीख 1 फ़रवरी 2027 है (W-2 निर्देश)।
Forms W-2 कैलेंडर वर्ष में चुकाया वेतन रिपोर्ट करते हैं, इसलिए एक कर्मचारी के सभी फ़ॉर्म मिलकर पूरा साल दिखाएँ, सिर्फ़ बदलाव के बाद के महीने नहीं। निर्देश कर्मचारी के लिए दूसरे Form W-2 की इजाज़त देते हैं, जैसे अतिरिक्त box 12 कोड या दूसरे पारिश्रमिक के लिए, जिसमें सिर्फ़ वे मदें हों जो पहले फ़ॉर्म में नहीं हैं, और कहते हैं कि एक से ज़्यादा Copy A पर वही कर डेटा रिपोर्ट न करें। वे एक साल के वेतन को दो फ़ॉर्मों में बाँटने का तरीका नहीं बताते। अगर दोनों प्रोवाइडर फ़ॉर्म जारी करेंगे, तो किसी के फ़ाइल करने से पहले तय कर लें कि उन्हें Forms 941 से साथ-साथ कैसे जाँचा जाएगा, ताकि कुछ दो बार रिपोर्ट न हो या छूट न जाए। जो प्रोवाइडर Forms W-2 जारी करता है, उसे साल की हर भुगतान-तारीख चाहिए, या तो उन्हें चलाकर या साल-से-अब तक के लोड से, और उसका Form W-3 Forms 941 से मिलना चाहिए (नीचे की जाँचें देखें)।
Forms W-2 और W-3 पर नाम और EIN वही होने चाहिए जो व्यवसाय के फ़ाइल किए Forms 941 पर हैं, और इस साल किसी Form 941 पर इस्तेमाल हुआ दूसरा EIN Form W-3 के box h में जाता है। जब प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन या Form 2678 पर एजेंट ने भी कर्मचारी को अपने EIN से वेतन चुकाया हो, तो हर एक अपने चुकाए वेतन के लिए Form 941 फ़ाइल करता है और Forms W-2 जारी करता है (Publication 15, धारा 16; IRS का तीसरे पक्ष की व्यवस्थाओं का चार्ट)।
पेरोल प्रोवाइडर बदलने पर IRS में मुझे क्या बदलना है?
चार चीज़ें: रिपोर्टिंग एजेंट की अनुमति, आपकी EFTPS पहुँच, रिकॉर्ड में दर्ज पता, और खाते का आपका दृश्य।
| मद | क्या करें |
|---|---|
| रिपोर्टिंग एजेंट की अनुमति (Form 8655) | अगर नया प्रोवाइडर रिपोर्टिंग एजेंट है, तो वह नया Form 8655 फ़ाइल करता है, जो पुराने एजेंट का अधिकार उस अवधि से खत्म कर देता है जो उसमें बताई गई है; line 15 पर तिमाही रिटर्न के लिए YYYY/MM लिखा जाता है, जिसमें MM तिमाही का आख़िरी महीना है, और सालाना रिटर्न के लिए YYYY; line 16 के जमा के लिए YYYY/MM। नया फ़ॉर्म न हो तो पुराना अधिकार रद्द किए जाने तक लागू रहता है। पुराना एजेंट अपना पहले का जानकारी पाने का अधिकार तब तक रखता है जब तक आप उसे रद्द न करें: पुराने फ़ॉर्म की प्रति दोबारा हस्ताक्षर करके REVOKE लिखकर भेजें, या प्रति न हो तो एजेंट का नाम लिखा हस्ताक्षरित बयान। रद्द करने से पहले की अवधियों के लिए उसका कार्य करने या जानकारी पाने का अधिकार भी खत्म हो जाता है, इसलिए इसे तभी भेजें जब पुराने एजेंट का आख़िरी रिटर्न, जमा और नोटिस पूरे हो चुके हों (Form 8655 निर्देश)। |
| पुराने प्रोवाइडर के पास दूसरा कोई अधिकार | Form 8655 पहले से लागू पावर ऑफ़ अटॉर्नी (Form 2848) या कर जानकारी की अनुमति (Form 8821) को खत्म नहीं करता (Form 8655)। उन्हें अलग से खत्म करें। |
| EFTPS | अपने EIN के तहत नामांकन करें, या वह Inquiry PIN चालू करें जो पुराने प्रोवाइडर के नामांकन से बना था, जिससे आप उसके जमा देख सकते हैं (Publication 15)। पहला नामांकन IRS के साथ सत्यापित होता है, और PIN रिकॉर्ड में दर्ज आपके पते पर डाक से पाँच से सात कार्यदिवस में आता है (EFTPS), इसलिए बदलाव से पहले नामांकन करें। EFTPS भुगतान का 16 महीने का इतिहास रखता है (IRS)। |
| रिकॉर्ड में दर्ज पता | अपना ही पता रखें। अगर वह पुराने प्रोवाइडर के पते में बदल दिया गया था, तो उसे Form 8822-B से सुधारें। |
| Business tax account | भुगतान, नोटिस और ट्रांसक्रिप्ट दिखाता है। यह अभी ऐसी LLC के लिए उपलब्ध नहीं है जो एकल स्वामी के रूप में फ़ाइल करती है (IRS)। |
मेरे राज्य के विथहोल्डिंग और बेरोज़गारी खातों का क्या होता है?
खाते आम तौर पर आपके व्यवसाय के ही होते हैं, इसलिए बदलाव से यह बदलता है कि कौन रिपोर्ट करता है और चुकाता है, यह नहीं कि कर किस पर बनता है। हर राज्य अपना बेरोज़गारी कार्यक्रम और कर चलाता है (DOL) और अपनी वेतन-सीमा और दरें तय करता है (DOL)।
नए प्रोवाइडर को हर राज्य के विथहोल्डिंग और बेरोज़गारी खाता नंबर, आपकी तय की गई बेरोज़गारी दर, साल-से-अब तक का राज्य का कर योग्य वेतन और फ़ाइलिंग की आवृत्ति दें। राज्य का कर योग्य वेतन FUTA वेतन से अलग रखें, क्योंकि सीमाएँ अलग हो सकती हैं। पेरोल एजेंट को अधिकृत करने के लिए हर राज्य एजेंसी के नियम देखें; वे राज्य-दर-राज्य अलग हैं और यह पृष्ठ उन्हें शामिल नहीं करता।
राज्य का कर पूरा चुकाना, Form 940 की अंतिम तारीख तक और उसी वेतन पर, FUTA के विरुद्ध अधिकतम क्रेडिट की शर्त है (IRS: Topic 759), इसलिए बदलाव के दौरान राज्य के भुगतान समय पर और सही वेतन पर रखें। California के लिए California पेरोल कर और EDD सेटअप देखें। दूसरे राज्यों के कर्मचारियों के लिए दूसरे राज्य में कर्मचारी देखें।
कैसे जाँचूँ कि बदलाव ठीक रहा?
नए प्रोवाइडर की रिपोर्टों की तुलना पुरानी रिपोर्टों और IRS खाते से चार जगह करें।
| कब | क्या जाँचें |
|---|---|
| पहले नए पेरोल के बाद | नए रजिस्टर में हर कर्मचारी का साल-से-अब तक का कुल पुराने अंतिम रजिस्टर और नए पेरोल के जोड़ के बराबर है |
| हर जमा के बाद | EFTPS या आपका business tax account आपके EIN के तहत हर जमा सही राशि और सही अवधि के लिए, EFT ट्रेस नंबर के साथ दिखाता है। एक जमा कई भुगतान-तारीखों को ढक सकता है, और सब जमा मिलकर हर भुगतान-तारीख की देनदारी को ढकने चाहिए (Publication 15)। |
| बदलाव वाली तिमाही का Form 941 फ़ाइल करने से पहले | Line 12 की line 13 से तुलना, और देनदारी के रिकॉर्ड के कुल की line 12 से तुलना (Form 941 निर्देश) |
| Forms W-2 फ़ाइल करने से पहले | Form W-3 की चारों Forms 941 से तुलना: काटा गया आयकर, Social Security और Medicare का वेतन, और कर। Forms 941 पर Social Security और Medicare कर आम तौर पर Form W-3 के आँकड़े का लगभग दोगुना होता है, क्योंकि उसमें नियोक्ता का हिस्सा भी शामिल है (Publication 15)। |
यह भी जाँचें कि किसी कर्मचारी का Social Security वेतन $184,500 से ज़्यादा न हो, और हर कर्मचारी का Form W-2, या Forms W-2 मिलाकर, साल-से-अब तक का हर कुल एक ही बार दिखाएँ। अगर IRS या सामाजिक सुरक्षा प्रशासन (SSA) पूछे तो अपना मिलान, हर अंतर के कारण के साथ, सँभालकर रखें। फ़ाइल करने के बाद account transcript भुगतान और रिटर्न दर्ज होना दिखाता है, और IRS Forms 941 की तुलना सामाजिक सुरक्षा प्रशासन को भेजे गए W-2 डेटा से करता है (IRS: व्यवसाय ट्रांसक्रिप्ट)।
किसी तिमाही को दोहराए बिना बदलाव को अपने बहीखाते में कैसे ले जाऊँ?
हर भुगतान-तारीख एक ही बार दर्ज करें, उसी प्रोवाइडर से जिसने उसे चलाया। नए प्रोवाइडर के साल-से-अब तक के लोड को शुरुआती कुल मानें, पेरोल रन नहीं।
- पुराने प्रोवाइडर का हर रन उसके रजिस्टर से, उसकी आख़िरी भुगतान-तारीख तक, दर्ज करें।
- नए प्रोवाइडर का हर रन उसके रजिस्टर से, उसकी पहली भुगतान-तारीख से, दर्ज करें।
- अगर पहले के महीने पहले से दर्ज हैं, तो साल-से-अब तक के आँकड़े दोबारा दर्ज न करें: साल-से-अब तक की रिपोर्ट से बनी जर्नल प्रविष्टि उन्हें दोहरा देती है। अगर वे कभी दर्ज नहीं हुए, तो उनका स्रोत पुराने प्रोवाइडर के रजिस्टर हैं।
- प्रोवाइडर से बहीखाते में आने वाली कोई भी फ़ीड बदलाव की तारीख से नए प्रोवाइडर की ओर मोड़ दें।
- तिमाही के अंत में पेरोल देनदारी वाले खातों का मिलान Form 941 और EFTPS भुगतानों से करें। एक प्रोवाइडर की तिमाही के बराबर शेष का मतलब हो सकता है कि कोई तिमाही दो बार दर्ज हुई या छूट गई।
प्रविष्टियाँ पेरोल जर्नल प्रविष्टियाँ में हैं। जो शेष साफ़ नहीं होते, वे जो पेरोल देनदारियाँ साफ़ नहीं होतीं में हैं।
उदाहरण
ये उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं; सभी आँकड़े अमेरिकी डॉलर में हैं।
तिमाही के पहले दिन बदलाव
छह कर्मचारियों वाली एक बेकरी 1 जुलाई को प्रोवाइडर बदलती है। नया प्रोवाइडर हर कर्मचारी का जनवरी से जून तक का वेतन, विथहोल्डिंग और Social Security, Medicare और FUTA का वेतन लोड करता है। दूसरी तिमाही का Form 941, जिसकी अंतिम तारीख 31 जुलाई है, फिर भी पुराना प्रोवाइडर फ़ाइल करता है। तीसरी तिमाही का Form 941 सिर्फ़ नए प्रोवाइडर के पेरोल को ढकता है, और हर W-2 पूरा साल दिखाता है क्योंकि नए प्रोवाइडर ने पुराने कुल से शुरुआत की।
तिमाही के बीच में बदलाव
एक S corporation के स्वामी को 15 अगस्त तक, यानी बदलाव की तारीख तक, $70,000 वेतन मिल चुका है, और पुराने प्रोवाइडर के आँकड़े दिखाते हैं कि $7,000 की FUTA वेतन-सीमा पहले ही पूरी हो चुकी है। तीसरी तिमाही 1 जुलाई से शुरू हुई थी, इसलिए उसके Form 941 में पुराने प्रोवाइडर के जुलाई और अगस्त की शुरुआत के पेरोल शामिल होने चाहिए। दोनों प्रोवाइडर तय करते हैं कि उसे नया फ़ाइल करेगा और पुराना भुगतान-तारीख के हिसाब से देनदारी सौंपेगा। स्वामी को शून्य से शुरू करने पर W-2 सिर्फ़ 15 अगस्त के बाद का वेतन दिखाता, ऐसे कुल के साथ जो Forms 941 से नहीं मिलते। साथ ही नया प्रोवाइडर पहले $7,000 पर फिर से FUTA लगाता, 0.6% की शुद्ध दर पर लगभग $42 (क्रेडिट-कटौती वाले राज्य में ज़्यादा)।
आख़िरी जमा देर से दिखता है
एक दुकान की स्वामी ऐसे प्रोवाइडर को छोड़ रही है जिसका आख़िरी जमा देर से दिखता है। वह बदलाव की तारीख से पहले अपने नाम से EFTPS में नामांकन करती है, और PIN पाँच से सात कार्यदिवस में डाक से आता है। पुराना खाता बंद करने से पहले वह भुगतान का इतिहास उन जमा से मिलाती है जो उसके कार्यक्रम के हिसाब से ज़रूरी थे। हर जमा मौजूद है, पर आख़िरी जमा अंतिम तारीख के दो दिन बाद दर्ज हुआ। वह तारीख और राशि लिख लेती है और आख़िरी रिटर्न फ़ाइल होने तक पुराना खाता खुला रखती है।
आपके मामले में अलग?
- आप तिमाही या महीने के बीच में छोड़ रहे हैं, पुराने प्रोवाइडर ने फ़ाइलिंग छोड़ी हैं या रिकॉर्ड नहीं देता, या साल-से-अब तक के कुल W-2 या नए प्रोवाइडर के पहले रजिस्टर से नहीं मिलेंगे: साझा तिमाही कौन फ़ाइल करे, साल-से-अब तक का लोड कैसे बने, और तिमाही दोहराए बिना पेरोल आपके बहीखाते में कैसे आए, यह सब पुराने प्रोवाइडर के रिकॉर्ड पर टिका है। बहीखाते में मदद देखें।
- आप पहले ही बदल चुके हैं और आपके बहीखाते में पेरोल देनदारी वाले खाते Forms 941 या EFTPS भुगतानों से नहीं मिलते, या कोई तिमाही दो बार दर्ज या छूटी दिखती है: सुधार दोनों प्रोवाइडरों के रजिस्टर और IRS खाते से शुरू होता है। बहीखाते में मदद और जो पेरोल देनदारियाँ साफ़ नहीं होतीं देखें।
- पुराने प्रोवाइडर ने पैसे ले लिए और जमा नहीं किए, या व्यवस्था प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन या Form 2678 पर एजेंट की है: जिस पेरोल प्रोवाइडर ने आपका कर जमा नहीं किया देखें, जिसमें इन व्यवस्थाओं की तुलना भी है।
- आपने जमा या रिटर्न छोड़े, जुर्माने का नोटिस मिला, या कोई IRS अधिकारी बिना चुकाए पेरोल कर पर मिलना चाहता है: पेरोल कर में पिछड़ना और Trust Fund Recovery Penalty देखें।
- पहले से फ़ाइल किए रिटर्न या W-2 में आँकड़े गलत हैं: पेरोल की गलती सुधारना देखें।
- आप प्रोवाइडर से खुद पेरोल चलाने की ओर जा रहे हैं, या उलटा: खुद पेरोल चलाना देखें।
- पेरोल में S corporation के स्वामी का वेतन शामिल है: S corporation के स्वामी का वेतन देखें।
- कर्मचारी California या कई राज्यों में काम करते हैं: California पेरोल कर और EDD सेटअप और दूसरे राज्य में कर्मचारी देखें।
इस पृष्ठ के आँकड़े
| आँकड़ा | मान | स्रोत |
|---|---|---|
| बिना चुकाए कटे कर के हिस्से के रूप में Trust Fund Recovery Penalty IRC की धारा 6672 के तहत जानबूझकर कार्य करने वाले ज़िम्मेदार व्यक्ति के बिना चुकाए trust fund कर पर लागू | 100% | IRS: Publication 15, नियोक्ता की कर मार्गदर्शिका जाँचा गया |
| कर निर्धारण के लिए वार्षिक रोज़गार कर रिटर्न दाखिल करने की मानी गई तारीख अगले कैलेंडर वर्ष में; रिटर्न वास्तव में बाद में दाखिल हो, तो निर्धारण अवधि भी बाद में शुरू होती है। अपवादों से समय-सीमा रुक सकती है या हट सकती है। | 15 अप्रैल | IRS: ट्रस्ट फ़ंड वसूली जुर्माने के निर्धारण के नियम जाँचा गया |
| ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी जुर्माने के निर्धारण की सामान्य अवधि समय पर दाख़िल रोज़गार कर रिटर्न के लिए अगली 15 अप्रैल से, या वास्तविक बाद की फ़ाइलिंग से; अपवाद लागू होते हैं | 3 वर्ष | IRS: ट्रस्ट फ़ंड रिकवरी जुर्माने के निर्धारण की अवधि जाँचा गया |
| अमेरिकी रोज़गार कर के रिकॉर्ड रखने की अवधि न्यूनतम; कर देय होने की तिथि या भुगतान की तिथि, इनमें से जो बाद की हो, उससे गिना जाता है | चार साल | IRS: Publication 583, व्यवसाय शुरू करना और रिकॉर्ड रखना जाँचा गया |
| संघीय बेरोज़गारी कर की तिमाही जमा की शर्त जमा करना होगा जब जमा हुई तिमाही FUTA देनदारी, आगे लाई गई राशि समेत, इस राशि से अधिक हो जाए | $500 कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, नियोक्ता की कर मार्गदर्शिका जाँचा गया |
| सामाजिक सुरक्षा वेतन आधार Social Security वाले हिस्से के कर के अधीन वेतन और स्वरोज़गार की शुद्ध कमाई की अधिकतम संयुक्त राशि | $184,500 कर वर्ष 2026 | IRS: Form 1040-ES (2026) जाँचा गया |
| कर्मचारी और नियोक्ता में से हर एक के लिए सामाजिक सुरक्षा कर की दर हर पक्ष वार्षिक वेतन आधार तक के कवर किए गए वेतन पर यह दर चुकाता है | 6.2% कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, नियोक्ता की कर मार्गदर्शिका जाँचा गया |
| अतिरिक्त Medicare विथहोल्डिंग की दर नियोक्ता की वार्षिक विथहोल्डिंग सीमा से ऊपर के वेतन पर केवल कर्मचारी पर लगने वाला कर | 0.9% कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, नियोक्ता की कर मार्गदर्शिका जाँचा गया |
| अतिरिक्त Medicare नियोक्ता विथहोल्डिंग की शुरुआत की सीमा कैलेंडर वर्ष में यह नियोक्ता किसी कर्मचारी को जितना वेतन देता है | $200,000 कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, नियोक्ता की कर मार्गदर्शिका जाँचा गया |
| प्रति कर्मचारी संघीय बेरोज़गारी कर योग्य वेतन आधार कैलेंडर वर्ष के दौरान हर कर्मचारी को दिया गया पहला वेतन | $7,000 कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, नियोक्ता की कर मार्गदर्शिका जाँचा गया |
| राज्य क्रेडिट से पहले संघीय बेरोज़गारी कर की दर किसी राज्य बेरोज़गारी क्रेडिट से पहले की दर | 6.0% कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, नियोक्ता की कर मार्गदर्शिका जाँचा गया |
| राज्य बेरोज़गारी अधिकतम क्रेडिट के बाद संघीय बेरोज़गारी कर की दर 6.0% FUTA दर, घटा समय पर पूरा चुकाए गए राज्य बेरोज़गारी कर का अधिकतम 5.4% क्रेडिट; क्रेडिट-कटौती वाले राज्यों को छोड़कर | 0.6% कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, Employer's Tax Guide (2026) जाँचा गया |
| Form 941 की तिमाही फ़ाइलिंग की अंतिम तिथि आम तौर पर 30 अप्रैल, 31 जुलाई, 31 अक्टूबर और 31 जनवरी; अगले कार्य दिवस और समय पर जमा करने की छूट लागू हो सकती हैं | हर तिमाही के बाद पहले महीने का अंतिम दिन | IRS: Form 941 के निर्देश जाँचा गया |
| Form 941 में रिटर्न के साथ भुगतान करने की छोटी देनदारी की सीमा मौजूदा या पिछली तिमाही की कर देनदारी इस राशि से कम हो और मौजूदा तिमाही में अगले दिन जमा करने की बाध्यता न हो | $2,500 कर वर्ष 2026 | IRS: Publication 15, नियोक्ता की कर मार्गदर्शिका जाँचा गया |
| Form 940 की वार्षिक फ़ाइलिंग की अंतिम तिथि अगले कार्य दिवस और समय पर जमा करने की छूट लागू हो सकती हैं | वेतन वर्ष के बाद 31 जनवरी | IRS: Form 940 की फ़ाइलिंग और जमा की शर्तें जाँचा गया |
| 2026 के Forms W-2 और W-3 फ़ाइल करने और कर्मचारियों को देने की अंतिम तिथि 2026 के Forms W-2 और W-3 को SSA के पास इस तिथि तक फ़ाइल करें और कर्मचारियों को W-2 इसी तिथि तक दें | 1 फ़रवरी 2027 कर वर्ष 2026 | IRS: Forms W-2 और W-3 के सामान्य निर्देश (2026) जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- IRS: Publication 15 (2026), नियोक्ता की कर मार्गदर्शिका
- IRS: पेरोल का काम बाहर सौंपना
- IRS: पेरोल का काम बाहर सौंपना और तीसरे पक्ष के भुगतानकर्ता
- IRS: तीसरे पक्ष की व्यवस्थाओं का चार्ट
- IRS: Form 8655, रिपोर्टिंग एजेंट की अनुमति, के बारे में
- IRS: Form 8655 और निर्देश (Rev. जनवरी 2024)
- IRS: Form 941 के निर्देश
- IRS: Forms W-2 और W-3 के सामान्य निर्देश
- IRS: Topic no. 759, Form 940 और FUTA
- U.S. Code: 26 U.S.C. 3511, प्रमाणित पेशेवर नियोक्ता संगठन
- U.S. Code: 26 U.S.C. 6672, कर वसूलने और जमा करने में चूक
- IRS: रोज़गार कर और Trust Fund Recovery Penalty
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, TFRP की ज़िम्मेदारी, जानबूझकर चूक और निर्धारण की अवधि
- IRS: Internal Revenue Manual 5.17.7, अन्य व्यक्तियों की देनदारी
- IRS: Form 8822-B, पते या ज़िम्मेदार पक्ष में बदलाव (व्यवसाय), के बारे में
- IRS: Business tax account
- IRS: व्यवसाय का कर ट्रांसक्रिप्ट पाएँ
- EFTPS, अमेरिकी ट्रेज़री विभाग
- U.S. Department of Labor: राज्य की बेरोज़गारी बीमा सहायता
- U.S. Department of Labor: राज्य के कानूनों की जानकारी
इस मार्गदर्शिका के बारे में
अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें
यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
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- : पहली बार प्रकाशित।