لمن هذا الدليل
- أصحاب العمل الذين ينقلون كشوف الرواتب الفيدرالية إلى مزوّد جديد خلال السنة أو الربع
- أصحاب الأعمال الذين تشمل كشوف رواتبهم أنفسهم، مثل مالك شركة S يتقاضى راتبًا
غير مشمول هنا
- ترتيب مزوّدي كشوف الرواتب أو التوصية بهم
- مزوّد فوّت إيداعات أو إقرارات، وإشعارات الغرامات
- التسجيل في الولاية ونماذج الولاية
- إدخال كشوف الرواتب في الدفاتر سطرًا سطرًا
هل أستطيع تغيير مزوّد أو شركة كشوف الرواتب في منتصف الربع أو السنة؟
نعم. لا يوجد تاريخ تغيير إلزامي، وصاحب العمل، لا المزوّد، يبقى عمومًا مسؤولًا عن ضريبة الرواتب (المنشور 15، القسم 16). والتاريخ يحدد حجم السجلات التي يجب نقلها، لأن الإقرارات تتبع الربع التقويمي، والإيداعات تتبع تواريخ الدفع، والنماذج W-2 تتبع السنة التقويمية.
| تاريخ التغيير | ما الذي ينتقل إلى المزوّد الجديد |
|---|---|
| أول دورة رواتب في سنة تقويمية | لا إجماليات منذ بداية السنة، لأن حدود الأجور والعتبات تبدأ من جديد. وينتقل مع ذلك إعداد الموظفين وحسابات الولاية والوصول إلى الإيداعات، ويبقى لنماذج W-2 للسنة السابقة والنموذج 940 جهة تقدّمها. |
| أول يوم في ربع سنة | الإجماليات منذ بداية السنة لكل موظف. وربع المزوّد القديم الأخير مكتمل؛ ويبدأ المزوّد الجديد نموذج 941 جديدًا. |
| منتصف الربع | الإجماليات منذ بداية السنة، إضافة إلى أجور ذلك الربع والالتزام الضريبي بحسب تاريخ الدفع والإيداعات حتى الآن. ويبقى نموذج 941 واحد يغطي الربع كله، لذلك يجب أن تبلّغ جهة واحدة عنه كاملًا. |
أنظف التواريخ هي أول دورة رواتب في سنة تقويمية أو أول يوم في ربع سنة. وإذا أخبرتك IRS كتابةً بتقديم النموذج 944، فإقرار سنوي واحد يغطي السنة ولا تنطبق صفوف الأرباع (المنشور 15).
شغّل كل تاريخ دفع في نظام واحد فقط. فالالتزام الضريبي الفيدرالي يتبع تاريخ دفع الأجور (المنشور 15)، ويبلّغ كل نموذج W-2 عن الأجور المدفوعة في السنة التقويمية (تعليمات W-2).
لا يكون التغيير بسيطًا عندما يقع في منتصف ربع، أو يرفض المزوّد القديم تسليم السجلات، أو لا تتطابق الإجماليات منذ بداية السنة مع الإقرارات المقدَّمة بالفعل، أو يعمل الموظفون في أكثر من ولاية. اجمع قبل التاريخ: سجل كل موظف منذ بداية السنة، والإقرارات المقدَّمة، وسجل الإيداعات، ونماذج الاستقطاع، وأرقام حسابات الولاية، وبيانات دخولك إلى EFTPS.
من المسؤول عن ضرائب الرواتب أثناء تغيير المزوّد؟
أنت عمومًا. فمزوّد خدمة الرواتب أو وكيل الإبلاغ (المفوَّض بالنموذج 8655 لتقديم الإقرارات وإجراء الإيداعات نيابةً عنك) يعمل تحت رقم تعريف صاحب العمل الخاص بك، ولا يُعدّ مسؤولًا بصفته صاحب العمل أو وكيله عن ضرائب التوظيف الخاصة بك (المنشور 15، القسم 16). أما منظمة صاحب العمل المهنية المعتمدة فهي عمومًا المسؤولة وحدها عن الأجور التي تدفعها لموظفي موقع العمل، لكنك أنت وهي قد تكونان مسؤولين معًا عن الأجور التي تدفعها لعاملين آخرين، والوكيل بالنموذج 2678 يشاركك المسؤولية (مخطط ترتيبات الطرف الثالث لدى IRS).
وقد تكون المسؤولية شخصية. فصاحب المنشأة الفردية مسؤول شخصيًا عن ضريبة التوظيف، والشركاء العامون مسؤولون عادةً عن ديون الشراكة (IRM 5.17.7). وفي أي نشاط تجاري، قد يدين الشخص المسؤول الذي يتخلف عمدًا عن دفع الضريبة المستقطعة بنسبة 100% منها (26 U.S.C. 6672)، ودفع الدائنين الآخرين بينما لا يستطيع النشاط دفع الضريبة مؤشر على التعمد (IRS). ولدى IRS عمومًا 3 سنوات من 15 أبريل من السنة التالية، أو من تاريخ التقديم إن كان لاحقًا، لتقدير الغرامة، دون حد زمني ما دام الإقرار غير مقدَّم (IRM 5.7.3). ومن يُعدّ مسؤولًا مبيّن في غرامة استرداد ضريبة الأمانة.
التغيير يفتح ثلاث ثغرات:
- إيداع لا يجريه أحد. قد تستحق إيداعات آخر تواريخ دفع للمزوّد القديم بعد انتهاء خدمته.
- إقرار لا يقدّمه أحد. قد يفترض كل مزوّد أن الآخر يقدّم الربع المشترك.
- إشعارات لا يراها أحد. تكتب IRS إلى العنوان المسجل لديها، وتقترح بقوة أن يبقي صاحب العمل عنوانه هو هناك، لا عنوان المزوّد (IRS: الاستعانة بجهة خارجية لمهام كشوف الرواتب).
أبقِ خدمة المزوّد القديم فعالة حتى يتأكد آخر إيداع وآخر إقرار له. وإذا أخذ المزوّد القديم المال ولم يدفعه، فراجع ما تفعله حين لا يودع مزوّد كشوف الرواتب ضرائبك.
ماذا أقارن في مزوّد كشوف رواتب جديد غير السعر والدعم؟
قارن من يقدّم الإقرارات ومن يودع واسم من على كل حساب. فالسعر والدعم لا يغيّران أنك مدين بالضريبة. اسأل:
- هل يقدّم الإقرارات ويودع تحت رقم تعريف صاحب العمل الخاص بك، عبر EFTPS؟ عندها تستطيع رؤية كل دفعة (المنشور 15).
- إذا كان وكيل إبلاغ، فهل يخبرك كتابةً بأنك تبقى مسؤولًا؟ على وكيل الإبلاغ أن يقول ذلك عند بدء الاتفاق وكل ربع سنة على الأقل بعدها، وأن يوصي بتسجيلك في EFTPS (تعليمات النموذج 8655).
- هل سيحمّل الإجماليات منذ بداية السنة لكل موظف ولكل ربع، ومن يقدّم إقرارات ربع التغيير والنموذج 940 والنماذج W-2 وإقرارات الولاية؟
- هل هو منظمة صاحب عمل مهنية معتمدة، أو وكيل بالنموذج 2678؟ يستخدم كل منهما EIN الخاص به، فتختلف المسؤولية والنماذج W-2 (المنشور 15، القسم 16). وتجد اختلاف الترتيبات في مزوّد كشوف رواتب لم يودع ضرائبك.
وللإعداد لأول مرة، راجع إعداد كشوف الرواتب.
ماذا أجمع من مزوّد كشوف الرواتب القديم قبل أن أغادر؟
اجمع سجلات كشوف الرواتب قبل إغلاق الحساب القديم. فهي سجلات صاحب العمل، وتتوقع IRS أن تحتفظ بسجلات ضرائب التوظيف أربع سنوات على الأقل (المنشور 15). وما يُحتفظ به وكيف موضح في مدة الاحتفاظ بسجلات كشوف الرواتب.
| ما تجمعه | السبب |
|---|---|
| سجل كل موظف منذ بداية السنة حتى آخر تاريخ دفع | الإجماليات الافتتاحية: إجمالي الأجور، والاستقطاع الفيدرالي والولائي، وأجور الضمان الاجتماعي وMedicare وضريبتهما، والاستقطاعات قبل الضريبة، والإكراميات النقدية والعمل الإضافي المؤهل إن وجدت |
| أجور ربع التغيير والتزامه الضريبي بحسب تاريخ الدفع، وأي التزام FUTA لم يُودَع بعد | سجل الالتزام في النموذج 941 الذي يشترك فيه مزوّدان. والتزام FUTA البالغ 500 دولار أو أقل يُرحَّل إلى الربع التالي ويُحتسب في اختبار الإيداع التالي (IRS: الموضوع 759). |
| النماذج 941 و940 المقدَّمة، مع أرقام التأكيد | إثبات ما قُدِّم، وأساس للتحقق من أول إقرار جديد |
| سجل الإيداعات مع أرقام تتبع EFT | إثبات أن كل إيداع وصل إلى IRS |
| إعداد الموظفين: النماذج W-4 ونماذج الاستقطاع في الولاية وأسعار الأجور والاستقطاعات وجدول الدفع | يبقى النموذج W-4 الصالح ساريًا عمومًا إلى أن يقدّم الموظف نموذجًا جديدًا، لذلك يحتاج المزوّد الجديد إلى كل نموذج حالي (المنشور 15). |
| مساهمات التقاعد والحجوزات على الأجر وغيرها من الاستقطاعات المدفوعة لطرف خارجي، مع إجمالياتها التراكمية | البدء من الصفر قد يتجاوز حد المساهمة أو مبلغًا ما زال مستحقًا للمستفيد |
| أرقام حسابات الولاية، ونسبة البطالة المحددة، وإقرارات الولاية المقدَّمة | إعداد الولاية لدى المزوّد الجديد |
| اتفاقية الخدمة وأي صلاحية يحتفظ بها المزوّد القديم | لإنهاء كل صلاحية كتابةً بعد إتمام آخر تقديم |
إذا رفض المزوّد القديم تسليم السجلات، فأعد بناء الإجماليات الافتتاحية من آخر كشف راتب لكل موظف، ونماذج 941 و940 المقدَّمة، وسجل إيداعات EFTPS، وكشوف IRS لإقراراتك ودفعاتك المقدَّمة (IRS: الكشوف الضريبية للأعمال). وإذا لم تتطابق الأجور والضريبة المعاد بناؤها مع النماذج 941 المقدَّمة، فلا تحمّلها بعد؛ سوِّ الدفاتر والإقرارات أولًا.
أي أرقام منذ بداية السنة يحتاجها مزوّد كشوف الرواتب الجديد، وماذا يحدث إذا بدأ من الصفر؟
يحتاج المزوّد الجديد إلى إجماليات كل موظف من 1 يناير حتى آخر تاريخ دفع للمزوّد القديم. وعندما يقدّم الإقرارات تحت EIN الخاص بك، تحتسب حدود الأجور والعتبات كل الأجور التي دفعتها في السنة، أيًّا كان من شغّل كشوف الرواتب. وإذا كنت تغادر منظمة صاحب عمل مهنية معتمدة، فتُعامل بوصفك صاحب العمل الخلف لها بالنسبة إلى حدّي الأجور للضمان الاجتماعي وFUTA، فتُحتسب الأجور التي دفعتها هي أيضًا (26 U.S.C. 3511(b)).
| الرقم | القاعدة | إذا بدأ المزوّد الجديد من الصفر |
|---|---|---|
| أجور الضمان الاجتماعي | تتوقف حصة الموظف عند بلوغ الأجور 184,500 دولار؛ وتتوقف حصة صاحب العمل عند الحد نفسه. والنسبة 6.2% لكل منهما (المنشور 15). | تستمر الضريبة في الاقتطاع فوق الحد |
| أجور Medicare | لا حد للأجور. ويبدأ استقطاع ضريبة Medicare الإضافية بنسبة 0.9% في فترة الدفع التي تتجاوز فيها الأجور 200,000 دولار (تعليمات W-2). | يبدأ استقطاع Medicare الإضافي متأخرًا |
| أجور ضريبة البطالة الفيدرالية (FUTA) | 6.0% على أول 7,000 دولار تُدفع لكل موظف في السنة؛ والائتمان الكامل من الولاية يخفضها إلى 0.6%، لكن ليس في ولاية تخفيض الائتمان، حيث تكون الضريبة الفيدرالية أعلى (IRS: الموضوع 759). | يفرض المزوّد الجديد FUTA مرة أخرى على أول 7,000 دولار من كشوف رواتبه |
| أجور البطالة في الولاية | تحدد كل ولاية حد الأجور والنسب الخاصة بها (DOL)؛ وقد يختلف حد الولاية عن الحد الفيدرالي. | يفرض المزوّد الجديد ضريبة الولاية مرة أخرى، أو على أساس خاطئ |
| ضريبة الدخل المستقطعة والمساهمات قبل الضريبة | تُبلَّغ ضريبة الدخل المستقطعة في النموذجين W-2 و941؛ وتُستبعد المساهمات من الخانة 1 وتُعرض في الخانة 12 (تعليمات W-2) | يُظهر النموذج W-2 الأشهر التي تلت التغيير فقط ولا يتطابق مع النماذج 941 |
| الإكراميات النقدية والعمل الإضافي المؤهل، إن وجدت | تُظهر الخانة 12 الرمز TP في النموذج W-2 الإكراميات النقدية المبلَّغ عنها إليك، مع رمز المهنة التي تتلقى الإكراميات في الخانة 14b. ويُظهر الرمز TT العمل الإضافي المؤهل، الجزء الإضافي فقط، مثل «النصف» في أجر الساعة ونصف (تعليمات W-2) | يُظهر النموذج W-2 الأشهر التي تلت التغيير فقط |
إذا كان المزوّد الجديد سيقدّم ربعًا بدأ قبل التغيير، فهو يحتاج أيضًا إلى أجور ذلك الربع والتزامه الضريبي بحسب تاريخ الدفع، لا الإجمالي منذ بداية السنة فقط. تحقق من الإجماليات الافتتاحية مقابل سجل المزوّد القديم النهائي قبل تشغيل أول دورة رواتب. وتُصحَّح الضريبة التي حُصّلت خطأً كما في تصحيح خطأ في كشوف الرواتب.
كيف يعمل النموذج 941 وإيداعات الضرائب عندما يشترك مزوّدان في ربع واحد؟
عندما يقدّم المزوّدان الإقرارات تحت EIN الخاص بك، تقدّم الشركة نموذج 941 واحدًا للربع يغطي كل الأجور المدفوعة فيه، أيًّا كان المزوّد الذي شغّل كشوف الرواتب. ويقول المنشور 15 ألا تقدّم أكثر من إقرار واحد لكل فترة إقرار وألا تبلّغ عن أكثر من ربع واحد في النموذج 941 (المنشور 15). وموعد كل نموذج 941 هو آخر يوم من الشهر الأول بعد كل ربع سنة، لذلك قد يستحق الربع الأخير للمزوّد القديم بعد تاريخ التغيير.
- جدول الإيداع جدولك أنت. أعطِ المزوّد الجديد الجدول الشهري أو شبه الأسبوعي الذي تستخدمه بالفعل؛ وكيفية تحديده موضحة في إعداد كشوف الرواتب.
- يجب أن يغطي سجل الالتزام المزوّدين كليهما. ما لم يكن السطر 12 أقل من 2,500 دولار لهذا الربع أو الربع الماضي ولم ينطبق إيداع اليوم التالي، يجب أن يساوي إجمالي الضرائب في السطر 12 إجمالي الالتزام في السطر 16 (مودِع شهري) أو في Schedule B (مودِع شبه أسبوعي). ويحتسب السطر 13، إجمالي الإيداعات، كل إيداع، من أي مزوّد. وإذا أغفل سجل الالتزام تواريخ دفع المزوّد القديم، فلن يتطابق السطر 12 وقد لا تُحتسب الإيداعات في موعدها (تعليمات النموذج 941).
- النموذج 940 إقرار سنوي واحد، موعده 31 يناير بعد سنة الأجور. ويُحتسب أول 7,000 دولار مدفوعة لكل موظف عبر المزوّدين كليهما.
- النموذج 8655 يعمل بالفترة. تبدأ صلاحية وكيل الإبلاغ في التقديم من الربع المذكور للإقرار ربع السنوي أو السنة المذكورة للإقرار السنوي مثل النموذج 940، وتبدأ صلاحيته في الإيداع من شهر (تعليمات النموذج 8655).
تضع القواعد الفيدرالية النموذج 941 على عاتق صاحب العمل. ولا تقول أي مزوّد يقدّم ربعًا مشتركًا، ولا كيف تُقسَّم إيداعات شهر بين مزوّدين. ومن يقدّم الإقرار يحتاج إلى أجور المزوّد الآخر والتزامه بحسب تاريخ الدفع، فاختر الطرف الأقدر على الحصول على تلك السجلات بأكبر قدر من الموثوقية. واتفقا كتابةً قبل تاريخ التغيير على: من يقدّم النموذج 941 لربع التغيير؛ وعن أي تواريخ دفع يودع كل مزوّد، بما فيها الأخيرة قبل التغيير؛ وكيف يسلّم المزوّد القديم الأجور والالتزام بحسب تاريخ الدفع؛ ومن يقدّم النماذج W-2 والنموذج 940. وللإيداعات أو الإقرارات الفائتة، راجع المتأخرات في ضرائب الرواتب.
من يصدر النماذج W-2 بعد تغيير في منتصف السنة؟
خطّط لنموذج W-2 واحد لكل موظف بأجور السنة كاملة، واتفق كتابةً، قبل تاريخ التغيير، على المزوّد الذي يصدره. وعلى صاحب العمل أن يسلّم كل نموذج W-2 وأن يقدّم النموذجين W-2 وW-3، حتى لو تولى ذلك مزوّد. والموعد لهما هو 1 فبراير 2027 (تعليمات W-2).
تبلّغ النماذج W-2 عن الأجور المدفوعة في السنة التقويمية، لذلك يجب أن تُظهر نماذج الموظف معًا السنة كاملة، لا الأشهر التي تلت التغيير فقط. وتسمح التعليمات بنموذج W-2 ثانٍ للموظف، مثلًا لرموز إضافية في الخانة 12 أو تعويضات أخرى، يُظهر فقط البنود غير الموجودة في النموذج الأول، وتقول ألا تبلّغ عن بيانات الضريبة نفسها في أكثر من نسخة A. ولا تصف تقسيم أجور سنة واحدة على نموذجين. وإذا كان المزوّدان سيصدران نماذج، فاتفقا قبل أن يقدّم أي منهما على كيفية فحصها معًا مقابل النماذج 941، حتى لا يُبلَّغ عن شيء مرتين ولا يُغفل شيء. والمزوّد الذي يصدر النماذج W-2 يحتاج إلى كل تواريخ الدفع في السنة، إما بتشغيلها أو من تحميل الإجماليات منذ بداية السنة، ويجب أن يتطابق نموذجه W-3 مع النماذج 941 (راجع الفحوص أدناه).
يجب أن يكون الاسم وEIN في النموذجين W-2 وW-3 هما نفسهما في النماذج 941 المقدَّمة للنشاط، وأي EIN آخر استُخدم في نموذج 941 هذه السنة يُدرج في الخانة h من النموذج W-3. وعندما تدفع منظمة صاحب عمل مهنية معتمدة أو وكيل بالنموذج 2678 أيضًا أجورًا للموظف تحت EIN الخاص بها، يقدّم كل منهما نموذج 941 ويصدر النماذج W-2 عن الأجور التي دفعها (المنشور 15، القسم 16؛ مخطط ترتيبات الطرف الثالث لدى IRS).
ماذا أغيّر لدى IRS عندما أغيّر مزوّد كشوف الرواتب؟
أربعة أشياء: تفويض وكيل الإبلاغ، ووصولك إلى EFTPS، والعنوان المسجل، وطريقة اطلاعك على الحساب.
| البند | ما تفعله |
|---|---|
| تفويض وكيل الإبلاغ (النموذج 8655) | إذا كان المزوّد الجديد وكيل إبلاغ، فإنه يقدّم نموذج 8655 جديدًا يُنهي صلاحية الوكيل القديم من الفترة التي يذكرها؛ وفي السطر 15 يستخدم الإقرار ربع السنوي YYYY/MM، حيث MM آخر شهر في الربع، ويستخدم الإقرار السنوي YYYY؛ ويستخدم السطر 16 للإيداعات YYYY/MM. وبدون نموذج جديد تبقى الصلاحية القديمة سارية إلى أن تُلغى. ويحتفظ الوكيل القديم بصلاحيته السابقة في الاطلاع على المعلومات ما لم تلغها: أرسل نسخة من النموذج القديم موقّعة من جديد ومكتوبًا عليها REVOKE، أو، إن لم تكن لديك نسخة، بيانًا موقّعًا يسمّي الوكيل. والإلغاء ينهي أيضًا صلاحيته في التصرف أو تلقي المعلومات عن الفترات السابقة، فلا ترسله إلا بعد إتمام آخر إقرار وإيداع وإشعار للوكيل القديم (تعليمات النموذج 8655). |
| صلاحية أخرى يحتفظ بها المزوّد القديم | النموذج 8655 لا ينهي توكيلًا رسميًا (النموذج 2848) ولا تفويض معلومات ضريبية (النموذج 8821) ساريين بالفعل (النموذج 8655). أنهِهما على حدة. |
| EFTPS | سجّل تحت EIN الخاص بك، أو فعّل رقم PIN للاستعلام الذي أنشأه تسجيل المزوّد القديم، فهو يتيح لك مراقبة إيداعاته (المنشور 15). ويُتحقق من التسجيل الأول لدى IRS، ويصل رقم PIN بالبريد خلال 5 إلى 7 أيام عمل إلى عنوانك المسجل (EFTPS)، لذلك سجّل قبل التغيير. ويحتفظ EFTPS بسجل الدفعات 16 شهرًا (IRS). |
| العنوان المسجل | أبقِ عنوانك أنت. وإذا كان قد غُيّر إلى عنوان المزوّد القديم، فصحّحه بالنموذج 8822-B. |
| حساب ضريبة الأعمال | يعرض الدفعات والإشعارات والكشوف. وليس متاحًا بعد لشركة LLC تقدّم إقرارها كمنشأة فردية (IRS). |
ماذا يحدث لحسابات الاستقطاع والبطالة في ولايتي؟
الحسابات عمومًا حسابات نشاطك، فالتغيير يغيّر من يبلّغ ويدفع، لا من يدين. وتدير كل ولاية برنامج البطالة وضريبتها الخاصة (DOL) وتحدد حد الأجور والنسب الخاصة بها (DOL).
أعطِ المزوّد الجديد أرقام حسابات الاستقطاع والبطالة لكل ولاية، ونسبة البطالة المحددة لك، والأجور الخاضعة لضريبة الولاية منذ بداية السنة، وتكرار التقديم. واحتفظ بالأجور الخاضعة لضريبة الولاية منفصلة عن أجور FUTA، لأن الأسس قد تختلف. وتحقق من قواعد كل جهة ولاية بشأن تفويض وكيل كشوف الرواتب؛ فهي تختلف من ولاية إلى أخرى ولا تغطيها هذه الصفحة.
دفع ضريبة الولاية كاملة، بحلول موعد النموذج 940 وعن الأجور نفسها، شرط للحصول على الحد الأقصى من الائتمان مقابل FUTA (IRS: الموضوع 759)، لذلك أبقِ مدفوعات الولاية في موعدها وعلى الأجور الصحيحة طوال فترة التغيير. وبالنسبة إلى كاليفورنيا، راجع ضرائب الرواتب في كاليفورنيا وإعداد EDD. وبالنسبة إلى الموظفين في ولايات أخرى، راجع الموظفون في ولاية أخرى.
كيف أتحقق من نجاح التغيير؟
قارن تقارير المزوّد الجديد بالقديمة وبحساب IRS، عند أربع نقاط.
| متى | الفحص |
|---|---|
| بعد أول دورة رواتب جديدة | إجمالي كل موظف منذ بداية السنة في السجل الجديد يساوي السجل النهائي القديم مضافًا إليه دورة الرواتب الجديدة |
| بعد كل إيداع | يُظهر EFTPS أو حساب ضريبة نشاطك كل إيداع تحت EIN الخاص بك، بالمبلغ الصحيح وللفترة الصحيحة، مع رقم تتبع EFT. وقد يغطي إيداع واحد عدة تواريخ دفع، ويجب أن تغطي الإيداعات معًا التزام كل تاريخ دفع (المنشور 15). |
| قبل تقديم النموذج 941 لربع التغيير | السطر 12 مقابل السطر 13، وإجمالي سجل الالتزام مقابل السطر 12 (تعليمات النموذج 941) |
| قبل تقديم النماذج W-2 | النموذج W-3 مقابل النماذج 941 الأربعة: ضريبة الدخل المستقطعة، وأجور الضمان الاجتماعي وMedicare، والضريبة. وضريبة الضمان الاجتماعي وMedicare في النماذج 941 تساوي عمومًا نحو ضعف رقم النموذج W-3، لأنها تشمل حصة صاحب العمل (المنشور 15). |
تحقق أيضًا من أن أجور الضمان الاجتماعي لأي موظف لا تتجاوز 184,500 دولار، وأن النموذج W-2 لكل موظف، أو النماذج W-2 معًا، تُظهر كل إجمالي منذ بداية السنة مرة واحدة. واحتفظ بتسويتك، مع سبب أي فرق، تحسبًا لسؤال من IRS أو إدارة الضمان الاجتماعي. وبعد التقديم، يُظهر كشف الحساب الدفعات والإقرار المسجَّلين، وتقارن IRS النماذج 941 ببيانات W-2 المرسلة إلى إدارة الضمان الاجتماعي (IRS: الكشوف الضريبية للأعمال).
كيف أنقل التغيير إلى دفاتري دون تكرار ربع سنة؟
سجّل كل تاريخ دفع مرة واحدة، من المزوّد الذي شغّله. وعامل تحميل المزوّد الجديد للإجماليات منذ بداية السنة كإجماليات افتتاحية، لا كدورات رواتب.
- سجّل كل دورة للمزوّد القديم من سجله، حتى آخر تاريخ دفع له.
- سجّل كل دورة للمزوّد الجديد من سجله، ابتداءً من أول تاريخ دفع له.
- إذا كانت الأشهر السابقة مسجلة بالفعل، فلا تسجل أرقام منذ بداية السنة مرة أخرى: فقيد اليومية المبني على تقرير منذ بداية السنة يكرر الأرقام. وإذا لم تُسجَّل قط، فإن سجلات المزوّد القديم هي مصدرها.
- وجّه أي تغذية من المزوّد إلى الدفاتر نحو المزوّد الجديد من تاريخ التغيير.
- في نهاية الربع، طابق حسابات التزامات الرواتب مع النموذج 941 ودفعات EFTPS. والرصيد المساوي لربع مزوّد واحد قد يعني أن ربعًا أُدخل مرتين أو فات.
القيود موجودة في قيود اليومية للرواتب. والأرصدة التي لا تُصفَّر موجودة في التزامات الرواتب التي لا تُصفَّر.
مثال
هذه الأمثلة توضيحية؛ وجميع المبالغ بالدولار الأمريكي.
تغيير في أول يوم من ربع سنة
مخبز لديه ستة موظفين يغيّر مزوّده في 1 يوليو. يحمّل المزوّد الجديد أجور كل موظف من يناير إلى يونيو والاستقطاع وأجور الضمان الاجتماعي وMedicare وFUTA. ولا يزال المزوّد القديم يقدّم نموذج 941 للربع الثاني، وموعده 31 يوليو. ويغطي نموذج 941 للربع الثالث كشوف رواتب المزوّد الجديد فقط، ويُظهر كل نموذج W-2 السنة كاملة لأن المزوّد الجديد بدأ من الإجماليات القديمة.
تغيير في منتصف ربع سنة
دُفع لمالك شركة S راتب قدره 70,000 دولار حتى 15 أغسطس، تاريخ التغيير، وتُظهر أرقام المزوّد القديم أن حد أجور FUTA البالغ 7,000 دولار قد بُلغ بالفعل. بدأ الربع الثالث في 1 يوليو، فيجب أن يشمل نموذج 941 الخاص به كشوف رواتب المزوّد القديم في يوليو وأوائل أغسطس. ويتفق المزوّدان على أن الجديد يقدّمه وأن القديم يسلّم الالتزام بحسب تاريخ الدفع. وبدء المالك من الصفر سيجعل النموذج W-2 يُظهر الأجور منذ 15 أغسطس فقط، بإجماليات لا تتطابق مع النماذج 941. كما سيجعل المزوّد الجديد يفرض FUTA مرة أخرى على أول 7,000 دولار، أي نحو 42 دولارًا بالنسبة الصافية 0.6% (وأكثر في ولاية تخفيض الائتمان).
آخر إيداع يبدو متأخرًا
تغادر صاحبة متجر مزوّدًا يبدو آخر إيداع له متأخرًا. تسجّل في EFTPS باسمها قبل تاريخ التغيير، ويصلها رقم PIN بالبريد خلال 5 إلى 7 أيام عمل. وقبل إغلاق الحساب القديم، تقارن سجل الدفعات بالإيداعات التي طلبها جدولها. كل الإيداعات موجودة، لكن آخرها سُجِّل بعد موعده بيومين. فتدوّن التاريخ والمبلغ وتبقي الحساب القديم مفتوحًا إلى أن يُقدَّم الإقرار الأخير.
هل يختلف وضعك؟
- تغادر في منتصف ربع أو شهر، أو فوّت المزوّد القديم تقديمات أو يرفض تسليم السجلات، أو لن تتطابق الإجماليات منذ بداية السنة مع النماذج W-2 أو مع أول سجل للمزوّد الجديد: من يقدّم الربع المشترك، وكيف يُبنى تحميل الإجماليات منذ بداية السنة، وكيف تدخل كشوف الرواتب دفاترك دون تكرار ربع، كلها تتوقف على سجلات المزوّد القديم. راجع مساعدة في مسك الدفاتر.
- غيّرت المزوّد بالفعل ولا تتطابق حسابات التزامات الرواتب في دفاترك مع النماذج 941 أو دفعات EFTPS، أو يبدو أن ربعًا أُدخل مرتين أو فات: يبدأ الإصلاح من سجلات المزوّدين كليهما ومن حساب IRS. راجع مساعدة في مسك الدفاتر والتزامات الرواتب التي لا تُصفَّر.
- أخذ المزوّد القديم المال ولم يودعه، أو الترتيب هو منظمة صاحب عمل مهنية أو وكيل بالنموذج 2678: راجع مزوّد كشوف رواتب لم يودع ضرائبك، وفيه مقارنة بين الترتيبات أيضًا.
- فوّت إيداعات أو إقرارات، أو وصلك إشعار غرامة، أو يريد موظف من IRS مقابلتك بشأن ضريبة رواتب غير مدفوعة: راجع المتأخرات في ضرائب الرواتب وغرامة استرداد ضريبة الأمانة.
- إقرار أو نموذج W-2 مقدَّم بالفعل يُظهر مبالغ خاطئة: راجع تصحيح خطأ في كشوف الرواتب.
- تنتقل من مزوّد إلى تشغيل كشوف الرواتب بنفسك، أو العكس: راجع تشغيل كشوف الرواتب بنفسك.
- كشوف الرواتب تشمل راتب مالك شركة S: راجع راتب مالك شركة S.
- يعمل الموظفون في كاليفورنيا أو في عدة ولايات: راجع ضرائب الرواتب في كاليفورنيا وإعداد EDD والموظفون في ولاية أخرى.
الأرقام في هذه الصفحة
| الرقم | القيمة | المصدر |
|---|---|---|
| غرامة استرداد ضريبة الأمانة كحصة من الضريبة المستقطعة غير المسددة يُطبَّق على ضريبة الأمانة (Trust Fund) غير المدفوعة للشخص المسؤول الذي تصرّف عمدًا بموجب المادة 6672 من IRC | 100% | IRS: المنشور 15، دليل ضرائب صاحب العمل تم التحقق |
| المدة العامة لتقدير غرامة استرداد أموال الصندوق الاستئماني من 15 أبريل التالي لإقرارات ضريبة التوظيف المقدَّمة في موعدها، أو من التقديم الفعلي اللاحق؛ وتنطبق استثناءات | 3 سنوات | IRS: مدة تقدير غرامة استرداد أموال الصندوق الاستئماني تم التحقق |
| التاريخ المفترض لتقديم إقرار ضريبة التوظيف السنوي لأغراض التقدير في السنة التقويمية التالية؛ إذا قُدّم الإقرار فعليًا في وقت لاحق، تبدأ فترة التقدير لاحقًا؛ وقد توقف الاستثناءات سريان المهلة أو تلغيها | 15 أبريل | IRS: قواعد تقدير غرامة استرداد ضريبة الأمانة تم التحقق |
| مدة الاحتفاظ بسجلات ضرائب التوظيف في الولايات المتحدة الحد الأدنى، ويُحسب من تاريخ استحقاق الضريبة أو سدادها، أيهما أحدث | أربع سنوات | IRS: المنشور 583، بدء نشاط تجاري وحفظ السجلات تم التحقق |
| شرط الإيداع ربع السنوي لضريبة البطالة الفيدرالية أودع الضريبة غير المودعة عندما يتجاوز التزام FUTA الربع سنوي المتراكم، بما فيه المبالغ المرحّلة، هذا المبلغ | 500 دولار السنة الضريبية 2026 | IRS: المنشور 15، دليل ضرائب صاحب العمل تم التحقق |
| حد أجور الضمان الاجتماعي الحد الأقصى لمجموع الأجور وصافي أرباح العمل الحر الخاضع لجزء الضمان الاجتماعي من الضريبة | 184,500 دولار السنة الضريبية 2026 | IRS: النموذج 1040-ES (2026) تم التحقق |
| معدل ضريبة الضمان الاجتماعي لكل من الموظف وصاحب العمل يدفع كل طرف هذا المعدل على الأجور المشمولة حتى الحد السنوي لوعاء الأجور | 6.2% السنة الضريبية 2026 | IRS: المنشور 15، دليل ضرائب صاحب العمل تم التحقق |
| معدل استقطاع Medicare الإضافي ضريبة يتحملها الموظف وحده على الأجور التي تتجاوز حد الاستقطاع السنوي لصاحب العمل | 0.9% السنة الضريبية 2026 | IRS: المنشور 15، دليل ضرائب صاحب العمل تم التحقق |
| حد تفعيل استقطاع Medicare الإضافي من صاحب العمل الأجور التي يدفعها صاحب العمل هذا لموظف في سنة تقويمية | 200,000 دولار السنة الضريبية 2026 | IRS: المنشور 15، دليل ضرائب صاحب العمل تم التحقق |
| معدل ضريبة البطالة الفيدرالية قبل ائتمان الولاية المعدل قبل أي ائتمان لضريبة البطالة في الولاية | 6.0% السنة الضريبية 2026 | IRS: المنشور 15، دليل ضرائب صاحب العمل تم التحقق |
| وعاء الأجور الخاضع لضريبة البطالة الفيدرالية لكل موظف أول أجور تُدفع لكل موظف خلال السنة التقويمية | 7,000 دولار السنة الضريبية 2026 | IRS: المنشور 15، دليل ضرائب صاحب العمل تم التحقق |
| معدل ضريبة البطالة الفيدرالية بعد ائتمان البطالة الأقصى للولاية معدل FUTA البالغ 6.0% مطروحًا منه الحد الأقصى للائتمان البالغ 5.4% عن ضريبة البطالة في الولاية المسددة كاملة وفي موعدها، خارج الولايات التي يُخفَّض فيها الائتمان | 0.6% السنة الضريبية 2026 | IRS: Publication 15، دليل ضريبة صاحب العمل (2026) تم التحقق |
| موعد التقديم الربع سنوي للنموذج 941 عادةً 30 أبريل و31 يوليو و31 أكتوبر و31 يناير؛ وقد يُطبَّق تمديد إلى يوم العمل التالي أو تمديد للإيداع في الوقت المحدد | آخر يوم من الشهر الأول بعد كل ربع سنة | IRS: تعليمات النموذج 941 تم التحقق |
| حد السداد مع الإقرار للالتزام الصغير في النموذج 941 التزام ضريبي أقل من هذا المبلغ في الربع الحالي أو السابق، دون التزام بالإيداع في اليوم التالي خلال الربع الحالي | 2,500 دولار السنة الضريبية 2026 | IRS: المنشور 15، دليل ضرائب صاحب العمل تم التحقق |
| موعد التقديم السنوي للنموذج 940 قد يُطبَّق تمديد إلى يوم العمل التالي أو تمديد للإيداع في الوقت المحدد | 31 يناير بعد سنة الأجور | IRS: متطلبات تقديم النموذج 940 وإيداعه تم التحقق |
| الموعد النهائي لتقديم النموذجين W-2 وW-3 لعام 2026 وتسليمهما للموظفين قدّم النموذجين W-2 وW-3 لعام 2026 إلى SSA وسلّم النموذج W-2 للموظفين بحلول هذا التاريخ | 1 فبراير 2027 السنة الضريبية 2026 | IRS: التعليمات العامة للنموذجين W-2 وW-3 (2026) تم التحقق |
المصادر الأساسية
- IRS: المنشور 15 (2026)، دليل صاحب العمل الضريبي
- IRS: الاستعانة بجهة خارجية لمهام كشوف الرواتب
- IRS: الاستعانة بجهة خارجية لكشوف الرواتب والدافعون من الأطراف الثالثة
- IRS: مخطط ترتيبات الطرف الثالث
- IRS: عن النموذج 8655، تفويض وكيل الإبلاغ
- IRS: النموذج 8655 وتعليماته (مراجعة يناير 2024)
- IRS: تعليمات النموذج 941
- IRS: التعليمات العامة للنموذجين W-2 وW-3
- IRS: الموضوع رقم 759، النموذج 940 وFUTA
- U.S. Code: 26 U.S.C. 3511، منظمات أصحاب العمل المهنية المعتمدة
- U.S. Code: 26 U.S.C. 6672، التخلف عن تحصيل الضريبة ودفعها
- IRS: ضرائب التوظيف وغرامة استرداد ضريبة الأمانة
- IRS: دليل الإيرادات الداخلية 5.7.3، مسؤولية TFRP والتعمد ومدة التقدير
- IRS: دليل الإيرادات الداخلية 5.17.7، مسؤولية الأشخاص الآخرين
- IRS: عن النموذج 8822-B، تغيير العنوان أو الطرف المسؤول - الأعمال
- IRS: حساب ضريبة الأعمال
- IRS: الحصول على كشف ضريبي للأعمال
- EFTPS، وزارة الخزانة الأمريكية
- U.S. Department of Labor: مزايا تأمين البطالة في الولاية
- U.S. Department of Labor: معلومات قوانين الولايات
عن هذا الدليل
مترجم من الدليل الإنجليزي · اقرأ النص الأصلي بالإنجليزية
تشرح هذه الصفحة القواعد العامة للسنة الضريبية المعروضة. وليست مشورة لحالتك.
التغييرات على الأصل الإنجليزي
- : نُشر لأول مرة.