מעבר בין ספקי שכר באמצע השנה בלי לפגוע בטפסי ⁦W-2⁩

האם אפשר להחליף ספק שכר באמצע רבעון או באמצע השנה?

כן. אין תאריך מעבר חובה, והמעסיק, לא הספק, נשאר בדרך כלל אחראי למס שכר (פרסום 15, סעיף 16). התאריך קובע כמה היסטוריה צריך להעביר, כי דוחות נקבעים לפי רבעון קלנדרי, הפקדות לפי תאריכי תשלום וטפסי ⁦W-2⁩ לפי שנה קלנדרית.

התאריכים הנקיים ביותר הם תשלום השכר הראשון בשנה קלנדרית או היום הראשון של רבעון. אם IRS הודיע לכם בכתב להגיש טופס 944, דוח שנתי אחד מכסה את השנה ושורות הרבעון אינן חלות (פרסום 15).

הריצו כל תאריך תשלום במערכת אחת בלבד. החבות במס פדרלי נקבעת לפי התאריך שבו שולם השכר (פרסום 15), וכל טופס ⁦W-2⁩ מדווח על שכר ששולם בשנה הקלנדרית (הוראות ⁦W-2⁩).

מעבר אינו פשוט כשהוא חל באמצע רבעון, כשהספק הישן לא משחרר רישומים, כשהסכומים מתחילת השנה לא תואמים לדוחות שכבר הוגשו, או כשעובדים עובדים ביותר ממדינה אחת. אספו לפני התאריך: את דוח השכר מתחילת השנה של כל עובד, דוחות שהוגשו, היסטוריית הפקדות, טפסי ניכוי, מספרי חשבון במדינות ואת פרטי הכניסה שלכם ל-⁠EFTPS.

מי אחראי למסי שכר בזמן שאני מחליף ספק?

בדרך כלל אתם. ספק שירותי שכר או סוכן דיווח (reporting agent), שמורשה בטופס 8655 להגיש דוחות ולבצע הפקדות בשמכם, פועל תחת מספר זיהוי המעסיק הפדרלי (EIN) שלכם ואינו אחראי כמעסיק או כסוכן המעסיק למסי התעסוקה שלכם (פרסום 15, סעיף 16). ארגון מעסיקים מקצועי מוסמך (certified professional employer organization) אחראי בדרך כלל לבדו לשכר ששילם לעובדי אתר העבודה, אבל אתם והוא יכולים שניכם להיות אחראים לשכר ששילם לעובדים אחרים, וסוכן לפי טופס 2678 חולק אתכם באחריות (טבלת הסדרי צד שלישי של IRS).

האחריות יכולה להיות אישית. בעל עסק יחידני אחראי אישית למס תעסוקה, ושותפים כלליים אחראים בדרך כלל לחובות השותפות (IRM 5.17.7). בכל עסק, אדם אחראי שנמנע בכוונה מלהעביר מס שנוכה עלול לחוב ב-⁠⁦100%⁩ ממנו (⁦26 U.S.C. 6672⁩), ותשלום לנושים אחרים כשהעסק אינו יכול לשלם את המס הוא סימן לכוונה (IRS). ל-⁠IRS יש בדרך כלל 3 שנים מ-⁠15 באפריל שבשנה הבאה, או ממועד ההגשה אם הוא מאוחר יותר, כדי לקבוע שומה, ואין הגבלה כל עוד הדוח לא הוגש (IRM 5.7.3). מי נחשב אחראי מוסבר ב-קנס השבת כספי נאמנות.

מעבר פותח שלושה פערים:

• הפקדה שאף אחד לא מבצע. הפקדות על תאריכי התשלום האחרונים של הספק הישן יכולות להגיע למועד אחרי שהשירות שלו מסתיים.
• דוח שאף אחד לא מגיש. כל ספק יכול להניח שהספק האחר מגיש את הרבעון המשותף.
• הודעות שאף אחד לא רואה. IRS כותב לכתובת הרשומה וממליץ בחום שהמעסיק ישאיר שם את הכתובת שלו ולא את זו של הספק (IRS: מיקור חוץ של משימות שכר).

השאירו את השירות של הספק הישן פעיל עד שההפקדה והדוח האחרונים שלו מאושרים. אם הספק הישן לקח את הכסף ולא שילם, ראו מה עושים כשספק שכר לא הפקיד את המסים שלכם.

מה כדאי להשוות בספק שכר חדש מלבד מחיר ותמיכה?

השוו מי מגיש, מי מפקיד ושם מי רשום בכל חשבון. מחיר ותמיכה לא משנים את העובדה שאתם חייבים את המס. שאלו:

• האם הוא מגיש ומפקיד תחת מספר זיהוי המעסיק שלכם, דרך EFTPS? אז אפשר לראות כל תשלום (פרסום 15).
• אם הוא סוכן דיווח, האם הוא אומר לכם בכתב שאתם נשארים אחראים? סוכן דיווח חייב לומר זאת בתחילת ההסכם ולפחות אחת לרבעון אחר כך, ולהמליץ שתירשמו ל-⁠EFTPS (הוראות טופס 8655).
• האם הוא יעלה סכומים מתחילת השנה לפי עובד ולפי רבעון, ומי מגיש את הדוחות של רבעון המעבר, את טופס 940, את טפסי ⁦W-2⁩ ואת הדוחות המדינתיים?
• האם הוא ארגון מעסיקים מקצועי מוסמך, או סוכן לפי טופס 2678? כל אחד משתמש ב-⁠EIN משלו, ולכן האחריות וטפסי ⁦W-2⁩ שונים (פרסום 15, סעיף 16). ההבדלים בין ההסדרים מוסברים ב-ספק שכר שלא הפקיד את המסים שלכם.

להקמה ראשונה, ראו הקמת מערכת שכר.

מה אוספים מספק השכר הישן לפני שעוזבים?

אספו את רישומי השכר לפני שהחשבון הישן נסגר. הם רישומי המעסיק, ו-⁠IRS מצפה שתשמרו רישומי מס תעסוקה לפחות ארבע שנים (פרסום 15). מה לשמור ואיך מוסבר ב-שמירת רישומי שכר.

אם הספק הישן לא משחרר רישומים, בנו מחדש את סכומי הפתיחה מתלוש השכר האחרון של כל עובד, מטפסי 941 ו-⁠940 שהגשתם, מהיסטוריית ההפקדות שלכם ב-⁠EFTPS ומתמלולי IRS של הדוחות והתשלומים שהוגשו (IRS: תמלולים עסקיים). אם השכר והמס שנבנו מחדש לא מתיישבים עם טפסי 941 שהוגשו, אל תעלו אותם עדיין; התאימו קודם את הספרים והדוחות.

אילו נתונים מתחילת השנה הספק החדש צריך, ומה משתבש אם הוא מתחיל מאפס?

הספק החדש צריך את הסכומים של כל עובד מ-⁠1 בינואר עד תאריך התשלום האחרון של הספק הישן. כשהוא מגיש תחת ה-⁠EIN שלכם, מגבלות שכר וספים סופרים את כל השכר ששילמתם בשנה, ללא קשר למי שהריץ את השכר. אם אתם עוזבים ארגון מעסיקים מקצועי מוסמך, אתם נחשבים מעסיק יורש שלו לעניין תקרות השכר של ביטוח לאומי ו-⁠FUTA, ולכן גם השכר ששילם נספר (⁦26 U.S.C. 3511(b)⁩).

אם הספק החדש יגיש רבעון שהתחיל לפני המעבר, הוא צריך גם את שכר הרבעון הזה ואת חבות המס לפי תאריך תשלום, לא רק את הסכום מתחילת השנה. בדקו את סכומי הפתיחה מול דוח השכר הסופי של הספק הישן לפני שמריצים את השכר הראשון. מס שנגבה בטעות מתוקן כמו ב-תיקון טעות בשכר.

איך טופס 941 והפקדות מס עובדים כששני ספקים חולקים רבעון אחד?

כששני הספקים מגישים תחת ה-⁠EIN שלכם, העסק מגיש טופס 941 אחד לרבעון, שמכסה כל שכר ששולם בו, בלי קשר לספק שהריץ את השכר. פרסום 15 אומר לא להגיש יותר מדוח אחד לתקופת דיווח ולא לדווח על יותר מרבעון אחד בטופס 941 (פרסום 15). כל טופס 941 מוגש עד היום האחרון בחודש הראשון אחרי כל רבעון, ולכן הרבעון האחרון של הספק הישן עשוי עדיין להגיע למועד אחרי תאריך המעבר.

• לוח ההפקדות הוא שלכם. תנו לספק החדש את לוח ההפקדות החודשי או הפעמיים בשבוע (semiweekly) שאתם כבר משתמשים בו; איך הוא נקבע מוסבר ב-הקמת מערכת שכר.
• יומן החבות חייב לכסות את שני הספקים. אלא אם שורה 12 נמוכה מ-⁠⁦$2,500⁩ ברבעון הזה או בקודם ולא חלה הפקדה ביום הבא, סך המסים בשורה 12 חייב להיות שווה לסך החבות בשורה 16 (מפקיד חודשי) או ב-⁠Schedule B (מפקיד פעמיים בשבוע). שורה 13, סך ההפקדות, סופרת כל הפקדה, של כל אחד מהספקים. אם יומן החבות משמיט את תאריכי התשלום של הספק הישן, שורה 12 לא תתאים וייתכן שהפקדות לא ייספרו כמוגשות בזמן (הוראות טופס 941).
• טופס 940 הוא דוח שנתי אחד, שמועדו 31 בינואר אחרי שנת השכר. ⁦$7,000⁩ הראשונים ששולמו לכל עובד נספרים בשני הספקים יחד.
• טופס 8655 פועל לפי תקופה. ההרשאה של סוכן דיווח להגיש מתחילה ברבעון שנקוב בדוח רבעוני או בשנה שנקובה בדוח שנתי כמו טופס 940, וההרשאה שלו להפקיד מתחילה בחודש (הוראות טופס 8655).

הכללים הפדרליים מטילים את טופס 941 על המעסיק. הם אינם אומרים איזה ספק מגיש רבעון משותף, או איך לחלק את הפקדות החודש בין שני ספקים. מי שמגיש צריך את השכר והחבות של הספק האחר לפי תאריך תשלום, ולכן בחרו בצד שיכול להשיג את הרישומים האלה באמינות הרבה ביותר. הסכימו בכתב, לפני תאריך המעבר: מי מגיש את טופס 941 של רבעון המעבר; על אילו תאריכי תשלום כל ספק מפקיד, כולל האחרונים לפני המעבר; איך הספק הישן מעביר שכר וחבות לפי תאריך תשלום; ומי מגיש את טפסי ⁦W-2⁩ ואת טופס 940. להפקדות או לדוחות שהוחמצו, ראו פיגור במסי שכר.

מי מנפיק את טפסי ⁦W-2⁩ אחרי מעבר באמצע השנה?

תכננו טופס ⁦W-2⁩ אחד לכל עובד עם שכר לשנה מלאה, והסכימו בכתב, לפני תאריך המעבר, איזה ספק מנפיק אותו. המעסיק חייב למסור כל טופס ⁦W-2⁩ ולהגיש טפסי ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩, גם כשספק עושה זאת. המועד לשניהם הוא 1 בפברואר 2027 (הוראות ⁦W-2⁩).

טפסי ⁦W-2⁩ מדווחים על שכר ששולם בשנה הקלנדרית, ולכן הטפסים של עובד יחד חייבים להציג את השנה המלאה, לא רק את החודשים מאז המעבר. ההוראות מתירות טופס ⁦W-2⁩ שני לעובד, למשל לקודי תיבה 12 נוספים או לתגמול אחר, שמציג רק פריטים שאינם בטופס הראשון, ואומרות לא לדווח על אותם נתוני מס ביותר מעותק A אחד. הן אינן מתארות פיצול של שכר שנה אחת בין שני טפסים. אם שני הספקים יוציאו טפסים, הסכימו לפני שמישהו מגיש איך הם ייבדקו יחד מול טפסי 941, כך שדבר לא ידווח פעמיים ולא יושמט. הספק שמנפיק את טפסי ⁦W-2⁩ צריך כל תאריך תשלום בשנה, בהרצה שלהם או מהעלאת הסכומים מתחילת השנה, וטופס ⁦W-3⁩ שלו צריך להתיישב עם טפסי 941 (ראו הבדיקות להלן).

השם וה-⁠EIN בטפסי ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦W-3⁩ צריכים להיות זהים לאלה בטפסי 941 שהוגשו עבור העסק, ו-⁠EIN אחר ששימש בטופס 941 השנה נכנס בתיבה h של טופס ⁦W-3⁩. כשארגון מעסיקים מקצועי מוסמך או סוכן לפי טופס 2678 שילם שכר לעובד גם תחת ה-⁠EIN שלו, כל אחד מגיש טופס 941 ומנפיק טפסי ⁦W-2⁩ על השכר ששילם (פרסום 15, סעיף 16; טבלת הסדרי צד שלישי של IRS).

מה משנים מול IRS כשמחליפים ספק שכר?

ארבעה דברים: הרשאת סוכן הדיווח, הגישה שלכם ל-⁠EFTPS, הכתובת הרשומה והצפייה שלכם בחשבון.

מה קורה לחשבונות הניכוי והאבטלה המדינתיים שלי?

החשבונות שייכים בדרך כלל לעסק שלכם, ולכן מעבר משנה מי מדווח ומשלם, לא מי חייב. כל מדינה מפעילה תוכנית אבטלה ומס משלה (DOL) וקובעת תקרת שכר ושיעורים משלה (DOL).

תנו לספק החדש את מספרי חשבונות הניכוי והאבטלה בכל מדינה, את שיעור האבטלה שנקבע לכם, את השכר החייב במס מדינתי מתחילת השנה ואת תדירות ההגשה. נהלו את השכר החייב במס מדינתי בנפרד משכר FUTA, כי התקרות יכולות להיות שונות. בדקו אצל כל רשות מדינתית מה הכללים להרשאת סוכן שכר; הם שונים בין מדינות והעמוד הזה אינו מכסה אותם.

תשלום מלא של מס מדינתי, עד מועד טופס 940 ועל אותו שכר, הוא תנאי לזיכוי המרבי מ-⁠FUTA (IRS: נושא 759), ולכן שמרו על תשלומים מדינתיים בזמן ועל השכר הנכון לאורך המעבר. לקליפורניה, ראו מסי שכר בקליפורניה והקמת EDD. לעובדים במדינות אחרות, ראו עובדים במדינה אחרת.

איך בודקים שהמעבר הצליח?

השוו את הדוחות של הספק החדש לאלה של הישן ולחשבון IRS, בארבע נקודות.

בדקו גם שאף עובד אינו עובר ⁦$184,500⁩ בשכר לביטוח לאומי ושטופס ⁦W-2⁩ של כל עובד, או טפסי ⁦W-2⁩ יחד, מציגים כל סכום מתחילת השנה פעם אחת. שמרו את ההתאמה שלכם, עם הסיבה לכל הפרש, למקרה ש-⁠IRS או מינהל הביטוח הלאומי האמריקאי (SSA) ישאלו. אחרי ההגשה, תמלול החשבון מציג את התשלומים ואת הדוח שנרשמו, ו-⁠IRS משווה טפסי 941 לנתוני ⁦W-2⁩ שנשלחו ל-⁠SSA (IRS: תמלולים עסקיים).

איך מעבירים את המעבר לספרים בלי להכפיל רבעון?

רשמו כל תאריך תשלום פעם אחת, מהספק שהריץ אותו. התייחסו להעלאת הסכומים מתחילת השנה של הספק החדש כסכומי פתיחה, לא כריצות שכר.

1. רשמו בספרים כל ריצה של הספק הישן מהרישום שלו, עד תאריך התשלום האחרון שלו.
2. רשמו בספרים כל ריצה של הספק החדש מהרישום שלו, מתאריך התשלום הראשון שלו.
3. אם החודשים הקודמים כבר נרשמו בספרים, אל תרשמו שוב את הנתונים מתחילת השנה: פקודת יומן שנבנית מדוח מתחילת השנה חוזרת עליהם. אם הם מעולם לא נרשמו, הרישומים של הספק הישן הם המקור להם.
4. כוונו כל הזנה מהספק לספרים אל הספק החדש מתאריך המעבר.
5. בסוף הרבעון, התאימו את חשבונות חבות השכר לטופס 941 ולתשלומי EFTPS. יתרה השווה לרבעון של ספק אחד יכולה להצביע על רבעון שהוזן פעמיים או הוחמץ.

הפקודות נמצאות ב-פקודות יומן לשכר. יתרות שלא נסגרות מוסברות ב-חבויות שכר שלא נסגרות.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

מעבר ביום הראשון של רבעון

מאפייה עם שישה עובדים עוברת ב-⁠1 ביולי. הספק החדש מעלה את השכר, הניכוי והשכר לביטוח לאומי, למדיקר ול-⁠FUTA של כל עובד מינואר עד יוני. הספק הישן עדיין מגיש את טופס 941 של הרבעון השני, שמועדו 31 ביולי. טופס 941 של הרבעון השלישי מכסה רק ריצות שכר של הספק החדש, וכל ⁦W-2⁩ מציג את השנה המלאה כי הספק החדש התחיל מהסכומים הישנים.

מעבר באמצע רבעון

בעלים של חברת S קיבל ⁦$70,000⁩ משכורת עד 15 באוגוסט, תאריך המעבר, ונתוני הספק הישן מראים שתקרת השכר של FUTA, ⁦$7,000⁩, כבר הושגה. הרבעון השלישי התחיל ב-⁠1 ביולי, ולכן טופס 941 שלו חייב לכלול את ריצות השכר של הספק הישן ביולי ובתחילת אוגוסט. שני הספקים מסכימים שהחדש מגיש אותו והישן מעביר חבות לפי תאריך תשלום. התחלה מאפס של הבעלים הייתה גורמת לכך שטופס ⁦W-2⁩ יציג רק שכר מאז 15 באוגוסט, עם סכומים שלא תואמים לטפסי 941. היא גם הייתה גורמת לספק החדש לגבות שוב FUTA על ⁦$7,000⁩ הראשונים, כ-⁠⁦$42⁩ בשיעור נטו של ⁦0.6%⁩ (יותר במדינת הפחתת זיכוי).

ההפקדה האחרונה נראית מאוחרת

בעלת חנות עוזבת ספק שההפקדה האחרונה שלו נראית מאוחרת. היא נרשמת ל-⁠EFTPS על שמה לפני תאריך המעבר, וקוד ה-⁠PIN מגיע בדואר תוך חמישה עד שבעה ימי עסקים. לפני סגירת החשבון הישן היא בודקת את היסטוריית התשלומים מול ההפקדות שלוח הזמנים שלה דרש. כל ההפקדות שם, אבל האחרונה נרשמה יומיים אחרי מועדה. היא רושמת את התאריך והסכום ושומרת את החשבון הישן פתוח עד שהדוח האחרון מוגש.

המצב שלכם שונה?

• אתם עוזבים באמצע רבעון או באמצע חודש, הספק הישן החמיץ הגשות או לא משחרר רישומים, או שהסכומים מתחילת השנה לא יתאימו לטפסי ⁦W-2⁩ או לדוח השכר הראשון של הספק החדש: מי מגיש את הרבעון המשותף, איך בונים את העלאת הסכומים מתחילת השנה ואיך השכר נכנס לספרים בלי להכפיל רבעון, הכול תלוי ברישומי הספק הישן. ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• כבר עברתם וחשבונות חבות השכר בספרים שלכם לא תואמים לטפסי 941 או לתשלומי EFTPS, או שרבעון נראה כאילו הוזן פעמיים או הוחמץ: התיקון מתחיל מהרישומים של שני הספקים ומחשבון IRS. ראו עזרה בהנהלת חשבונות ו-חבויות שכר שלא נסגרות.
• הספק הישן לקח את הכסף ולא הפקיד אותו, או שההסדר הוא ארגון מעסיקים מקצועי או סוכן לפי טופס 2678: ראו ספק שכר שלא הפקיד את המסים שלכם, שמשווה גם בין ההסדרים.
• החמצתם הפקדות או דוחות, קיבלתם הודעת קנס, או שפקיד של IRS רוצה להיפגש בעניין מס שכר שלא שולם: ראו פיגור במסי שכר ואת קנס השבת כספי נאמנות.
• דוח או ⁦W-2⁩ שכבר הוגש מציג סכומים שגויים: ראו תיקון טעות בשכר.
• אתם עוברים מספק לניהול שכר בעצמכם, או להפך: ראו ניהול שכר בעצמכם.
• השכר כולל משכורת של בעלים של חברת S: ראו משכורת בעלים בחברת S.
• עובדים עובדים בקליפורניה או בכמה מדינות: ראו מסי שכר בקליפורניה והקמת EDD ו-עובדים במדינה אחרת.