CRA کی رسید کی شرائط: چھوٹے کاروبار کے اخراجات کی رسیدیں

چھوٹے کاروبار کے لیے CRA کی رسید کی شرائط کیا ہیں؟

CRA کہتا ہے کہ کاروبار کی ہر خریداری کی رسید یا دوسرا واؤچر لیں (Guide T4002)۔ انفرادی کاروبار کے مالک یا شراکت دار کے لیے رسید میں تاریخ، دونوں فریقوں کے نام اور پتے، اور خریدی گئی چیز کی پوری تفصیل ہونی چاہیے (CRA: کاروباری ریکارڈ)۔ اس صفحے کے لیے پڑھے گئے CRA کے کارپوریشنز والے صفحات رسید کی الگ فہرست نہیں دیتے۔ Income Tax Act ہر کاروبار پر لاگو ہے: اسے ریکارڈ اور حساب کی کتابیں رکھنی ہیں، اور ان کی جانچ کے لیے درکار ہر حساب اور واؤچر محفوظ رکھنا ہے (سیکشن 230)۔

مختصر جواب: انفرادی کاروبار کا مالک یا شراکت دار رسیدیں رکھتا ہے اور گوشوارے کے ساتھ نہیں بھیجتا۔ اگر بیچنے والا رسید نہ دے تو بیچنے والے کا نام اور پتہ، رقم، ادائیگی کی تاریخ اور لین دین کی تفصیل اپنے اخراجات کے جرنل میں لکھیں، بہتر ہے کہ ادائیگی کے وقت ہی۔

CRA خبردار کرتا ہے کہ مناسب دستاویزات کے بغیر لین دین مسترد ہو سکتے ہیں، اور اگر آپ کٹوتی میں لیے گئے اخراجات ثابت نہ کر سکیں تو CRA انہیں رد بھی کر سکتا ہے (Guide T4002)۔

معاملہ سادہ نہیں رہتا جب:

• کوئی بڑی خریداری (آلات، گاڑی) ہو اور بیچنے والے کی طرف سے کوئی دستاویز نہ ملی ہو؛
• بیچنے والا انوائس دینے یا یہ لکھنے سے انکار کرے کہ آپ نے کیا خریدا؛
• CRA نے ثبوت مانگ لیا ہو، یا کئی سالوں کا ریکارڈ کمزور ہو۔

یہ جمع کریں: رسیدیں اور انوائسز، آرڈر اور ادائیگی کی تصدیقیں، بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس، اور آپ کا اخراجات کا جرنل۔

کیا میں اپنے ٹیکس گوشوارے کے ساتھ رسیدیں بھیجوں؟

انفرادی کاروبار کے مالک یا شراکت دار کی حیثیت سے اپنے گوشوارے کے ساتھ نہیں۔ CRA کہتا ہے کہ کاروباری ریکارڈ انکم ٹیکس گوشوارے کے ساتھ نہ بھیجیں بلکہ رکھیں، تاکہ CRA بعد میں دیکھنا چاہے تو دکھا سکیں (CRA: کاروباری ریکارڈ؛ Guide T4002)۔

کارپوریشن کی ⁦T2⁩ گائیڈ یہ نہیں کہتی کہ گوشوارے کے ساتھ رسیدیں بھیجیں۔ وہ ایسی خدمت بیان کرتی ہے جس میں سرٹیفکیٹس جیسی چیزیں منسلک کی جا سکتی ہیں، جو تصدیق شدہ سافٹ ویئر کے لیے لازمی نہیں، اور کارپوریشن سے کہتی ہے کہ ریکارڈ اس آخری ٹیکس سال کے اختتام سے چھ سال تک رکھے جس سے وہ متعلق ہیں (CRA: ⁦T2⁩ گائیڈ)۔ رسیدیں رکھیں: سیکشن 230 کے تحت ریکارڈ کی جانچ کے لیے درکار ہر واؤچر محفوظ رکھنا لازمی ہے۔

رسیدیں نہ بھیجنے سے انہیں رکھنے کی ذمہ داری ختم نہیں ہوتی۔ CRA بعد میں جائزے یا آڈٹ میں انہیں مانگ سکتا ہے؛ دیکھیں جائزے، آڈٹ اور رضاکارانہ انکشاف۔

رسید کے علاوہ اور کون سا ریکارڈ شمار ہوتا ہے؟

CRA کہتا ہے کہ بینک اسٹیٹمنٹس، منسوخ شدہ چیک اور جمع کرائی گئی رقم کی ڈپازٹ سلپ کی نقل رکھیں، اور انہیں فروخت کی انوائسز، خریداری کی رسیدوں اور کریڈٹ کارڈ کی رسیدوں کے ساتھ تائیدی دستاویزات میں گنتا ہے (CRA: کاروباری ریکارڈ؛ CRA: ریکارڈ کیا ہیں)۔

CRA یہ بھی تقاضا کرتا ہے کہ ریکارڈ قابل اعتماد، مکمل اور دستاویزات سے تائید شدہ ہوں (CRA: آپ کی ذمہ داریاں)۔ کسی صفحے میں یہ نہیں کہا گیا کہ اسٹیٹمنٹ اکیلی کافی ہے۔ رسید گم ہونے پر کیا دعویٰ اسٹیٹمنٹ پر ٹھہر سکتا ہے، اس کا جواب رسیدوں کے بغیر کاروباری اخراجات میں ہے۔

کیا مجھے نجی بیچنے والے (آن لائن اشتہار، نقد فروخت) سے رسید چاہیے؟

CRA کہتا ہے کہ کاروبار کی ہر خریداری کی رسید یا دوسرا واؤچر لیں، اس لیے ہر بیچنے والے سے مانگیں۔ جب بیچنے والا یا سپلائر کوئی رسید نہ دے تو CRA کے مطابق اپنے اخراجات کے جرنل میں بیچنے والے کا نام اور پتہ، ادا کی گئی رقم، ادائیگی کی تاریخ اور لین دین کی تفصیل لکھیں (CRA: کاروباری ریکارڈ)۔

آن لائن اشتہار والے نجی بیچنے والے یا کسی بھی نقد فروخت میں یہی عام صورت ہے۔ یہ بھی رکھنا مناسب ہے:

• ادائیگی کا سراغ: ٹرانسفر کی تصدیق، یا اسٹیٹمنٹ میں نقد نکالی گئی رقم؛
• اشتہار یا پیغامات جن میں چیز اور قیمت بیان ہو؛
• کاروباری وجہ۔ خرچ صرف اسی حد تک قابل کٹوتی ہے جس حد تک وہ کاروباری آمدنی کمانے کے لیے ہوا (سیکشن ⁦18(1)(a)⁩)، اس لیے لکھیں کہ چیز کاروبار میں کیسے استعمال ہوتی ہے۔

آلات یا گاڑی جیسی بڑی خریداری کے لیے ادائیگی سے پہلے بیچنے والے سے مختصر بل آف سیل (bill of sale) پر دستخط کروائیں، جس میں تاریخ، دونوں کے نام اور پتے، پوری تفصیل اور قیمت ہو۔

آلات کے لیے CRA یہ بھی کہتا ہے کہ خریدی گئی جائیدادوں کا ریکارڈ رکھیں: کس نے بیچی، لاگت اور تاریخ (Guide T4002)۔

جو نجی بیچنے والا ⁦GST/HST⁩ رجسٹرڈ نہیں، اس کے پاس دکھانے کے لیے رجسٹریشن نمبر نہیں ہوتا؛ کریڈٹ کے دعوے ان پٹ ٹیکس کریڈٹس کے لیے ⁦GST/HST⁩ رسید کی تفصیلات میں ہیں۔

بڑی کمپنی مجھے مناسب انوائس نہیں دیتی: پھر کیا کروں؟

اس گائیڈ کے لیے پڑھے گئے CRA کے رسید والے صفحات بڑے بیچنے والوں کے لیے الگ قواعد نہیں رکھتے، اس لیے وہی دو قدم نقطہ آغاز ہیں: رسید یا واؤچر لیں، اور اگر نہ ملے تو خریداری خود ریکارڈ کریں۔ "اگر سپلائر رسید نہ دینا چاہے تو کیا کریں؟" کا CRA کا جواب ہے کہ یقینی بنائیں کہ آپ کو رسید ملے، اور وہ خبردار کرتا ہے کہ مناسب دستاویزات کے بغیر لین دین مسترد ہو سکتے ہیں (Guide T4002)۔

1. بیچنے والے کے آن لائن اکاؤنٹ، اپنی ای میل اور کسی بھی ایپ میں انوائس یا رسید کی نقل تلاش کریں۔
2. اگر نہ ملے تو ایسی انوائس مانگیں جس میں تاریخ، اشیا اور خریدار کے طور پر آپ کا کاروبار ہو۔ تحریری طور پر مانگیں تاکہ ثابت کر سکیں کہ آپ نے مانگا تھا۔ اگر آپ ⁦GST/HST⁩ رجسٹرڈ ہیں اور خریداری قابل ٹیکس فراہمی ہے تو بیچنے والے پر لازم ہے کہ آپ کے مانگنے پر آپ کے کریڈٹ کی تائید کے لیے درکار تفصیلات جلد از جلد تحریری طور پر دے (Excise Tax Act، سیکشن ⁦223(2)⁩)۔
3. آرڈر کی تصدیق، ادائیگی کی تصدیق اور ڈیلیوری کی کوئی بھی دستاویز رکھیں۔
4. اگر بیچنے والا پھر بھی انکار کرے تو جرنل میں اندراج لکھیں: بیچنے والے کا نام اور پتہ، رقم، ادائیگی کی تاریخ اور لین دین کی تفصیل۔
5. اگر آپ ⁦GST/HST⁩ کریڈٹ کا دعویٰ کرتے ہیں تو پہلے بیچنے والے کی انوائس یا دوسری مطلوبہ دستاویز حاصل کریں۔ قانون کے مطابق کریڈٹ کا دعویٰ کرنے والا گوشوارہ جمع کرانے سے پہلے آپ کے پاس مقررہ معلومات ہونی چاہئیں (سیکشن ⁦169(4)⁩؛ CRA: ان پٹ ٹیکس کریڈٹس)۔

میری رسید کی پرچی (till slip) پر کوئی تفصیل نہیں: میں کیا لکھوں؟

جو خریدا وہ پرچی پر یا اپنے اخراجات کے جرنل میں لکھیں۔ بغیر تفصیل کی کیش رجسٹر ٹیپ CRA کی اپنی مثال ہے: اشیا یا خدمات کی تفصیل رسید یا دوسرے واؤچر پر، یا اپنے اخراجات کے ریکارڈ میں لکھیں (CRA: کاروباری ریکارڈ؛ Guide T4002)۔ جہاں ممکن ہو، بیچنے والے سے کہیں کہ رسید پر چیز کی تفصیل لکھ دے۔

رسید کی پرچی پر خریدار کا نام بھی شاذ ہی ہوتا ہے۔ CRA خریدار کا نام اور پتہ فہرست میں شامل کرتا ہے، مگر ایسی پرچی کے لیے، جس پر یہ نہ ہوں، اس کی رسید سے متعلق ہدایات کوئی الگ طریقہ نہیں بتاتیں۔ پرچی رکھیں اور جرنل کے اندراج میں کاروباری وجہ لکھیں؛ کھانے کے لیے یہ لکھنا مفید ہے کہ کون شریک تھا اور کیوں۔

کیا رسیدوں کی تصاویر اور اسکین شمار ہوتے ہیں؟

صرف شرائط کے ساتھ۔ CRA کا قاعدہ ہے کہ کاغذی دستاویزات کی اصل رکھیں، اور امیج کی ہوئی نقل کاغذ کی جگہ تب ہی لے سکتی ہے جب وہ درست نقل ہو، اس میں وہی معلومات ہوں، اور وہ کینیڈا کے تازہ ترین قومی معیار کے مطابق بنی ہو۔ جو کاروبار یہ معیار پورا نہ کر سکے اسے اصل رکھنی ہوگی (CRA: قابل قبول شکل اور امیجنگ)۔

CRA کا صفحہ فون کی تصاویر کا ذکر نہیں کرتا، اس لیے کاغذی رسید رکھیں، جب تک آپ کی امیجنگ ان شرائط پر پوری نہ اترے۔ جو رسید برقی طور پر بنی ہو وہ برقی ہی رہتی ہے: CRA کہتا ہے کہ اسے برقی طور پر پڑھے جانے کے قابل شکل میں رکھیں، چاہے آپ اسے پرنٹ بھی کر لیں۔ امیجنگ کی مکمل شرائط اور ذخیرہ کرنے کے لیے دیکھیں CRA کے لیے اسکین شدہ رسیدیں۔

کیا ⁦GST/HST⁩ کے دعووں کے لیے رسید پر مزید تفصیل چاہیے؟

اگر آپ ⁦GST/HST⁩ ان پٹ ٹیکس کریڈٹس کا دعویٰ کرتے ہیں تو ہاں: ان کے اپنے دستاویزی قواعد ہیں، جو ادا کی گئی یا قابل ادا کل رقم پر مبنی ہیں اور اوپر کی انکم ٹیکس فہرست سے الگ ہیں (CRA: ان پٹ ٹیکس کریڈٹس)۔

• ⁦$100⁩ سے کم پر دستاویز میں بیچنے والے کا نام، تاریخ اور کل رقم ہوتی ہے۔
• ⁦$100⁩ یا اس سے زیادہ پر اس میں لگایا گیا ⁦GST/HST⁩ بھی دکھانا ہوگا (یا، اگر کل رقم میں ٹیکس شامل ہے، تو یہ بیان اور ٹیکس کی شرح)، اور بیچنے والے کا ⁦GST/HST⁩ رجسٹریشن نمبر۔ اگر دستاویز مختلف ٹیکس سلوک والی فراہمیوں کا احاطہ کرتی ہے تو اس میں یہ بھی ہونا چاہیے کہ کون سی فراہمیاں قابل ٹیکس ہیں اور zero-rated نہیں (ضوابط، سیکشن 3)۔
• ⁦$500⁩ یا اس سے زیادہ پر اس میں خریدار کا نام، مختصر تفصیل اور ادائیگی کی شرائط بھی ہونی چاہئیں۔

یہ درجے دستاویز پر لکھی کل رقم دیکھتے ہیں۔ اوپر جدول میں بیچنے والے کا نمبر ٹیکس سے پہلے کی قیمت دیکھتا ہے، اس لیے حد کے قریب دونوں مختلف ہو سکتے ہیں۔

جو رسید انکم ٹیکس کٹوتی کے لیے کافی ہو وہ کریڈٹ کے لیے پھر بھی ناکافی ہو سکتی ہے۔ تفصیلات ان پٹ ٹیکس کریڈٹس کے لیے ⁦GST/HST⁩ رسید کی تفصیلات میں ہیں۔ کیوبیک سیلز ٹیکس Revenu Québec کے اپنے قواعد پر چلتا ہے، جنہیں یہ صفحہ بیان نہیں کرتا۔

رسیدیں کتنی مدت رکھنی ہیں؟

عموماً ان ریکارڈ سے متعلق آخری ٹیکس سال کے اختتام سے چھ سال (CRA: ریکارڈ کہاں رکھیں)۔ بعض ریکارڈ، اور بعض حالات جیسے دیر سے جمع کیا گیا گوشوارہ یا کھلا اعتراض یا اپیل، مدت بدل دیتے ہیں۔ مدت کب شروع ہوتی ہے اور کمپنی بند ہونے پر کیا بدلتا ہے، اس کے لیے دیکھیں کاروباری ریکارڈ کتنی مدت رکھیں۔

مثال

یہ مثالیں صرف وضاحت کے لیے ہیں؛ تمام رقوم کینیڈین ڈالر میں ہیں۔

نجی بیچنے والے سے استعمال شدہ آری

ایک مستری آن لائن اشتہار سے ملنے والے نجی بیچنے والے سے ⁦C$600⁩ میں استعمال شدہ آری خریدتا ہے۔ وہ آن لائن بینک ٹرانسفر سے ادائیگی کرتا ہے اور اسے کوئی رسید نہیں ملتی۔ اسی دن وہ اپنے اخراجات کے جرنل میں بیچنے والے کا نام اور پتہ، ⁦C$600⁩، ادائیگی کی تاریخ اور آری کی تفصیل لکھ دیتا ہے۔ وہ ٹرانسفر کی تصدیق اور اشتہار کی نقل اندراج کے ساتھ رکھتا ہے۔ چونکہ آری آلہ ہے، وہ یہ بھی ریکارڈ کرتا ہے کہ کس نے بیچی، لاگت کیا تھی اور خریداری کی تاریخ کیا ہے۔

بغیر تفصیل کے کلائنٹ کے لنچ کی پرچی

ایک کنسلٹنٹ کلائنٹ کے لنچ کے لیے ⁦C$85⁩ ادا کرتی ہے۔ رسید کی پرچی پر صرف کل رقم ہے۔ وہ پرچی پر، یا اپنے جرنل میں، لکھتی ہے کہ کیا خریدا گیا، کون شریک تھا اور یہ کاروباری کھانا کیوں تھا، اور ادائیگی دکھانے والی کارڈ اسٹیٹمنٹ رکھتی ہے۔

آرڈر کی تصدیق جس میں خریدار کا نام نہیں

ایک کاروبار سپلائز کا ⁦C$1,200⁩ کا آن لائن آرڈر دیتا ہے۔ تصدیق میں بیچنے والے کا نام ہے مگر خریدار کا نہیں۔ مالک بیچنے والے سے تحریری طور پر کاروبار کے نام اور پتے والی انوائس مانگتا ہے۔ اگر بیچنے والا انکار کرے تو مالک جرنل میں بیچنے والے کا نام اور پتہ، ⁦C$1,200⁩، ادائیگی کی تاریخ اور آرڈر کی تفصیل لکھتا ہے، اور تصدیق، اپنی درخواست اور کوئی بھی جواب رکھتا ہے۔ اگر کاروبار ⁦GST/HST⁩ رجسٹرڈ ہے اور کریڈٹ چاہتا ہے تو بیچنے والے کی انوائس پھر بھی اہم ہے: اس رقم پر کریڈٹ کے قواعد خریدار کا نام بھی مانگتے ہیں۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• کسی بڑی خریداری (آلات، گاڑی) کی بیچنے والے کی طرف سے کوئی دستاویز نہیں: طے کریں کہ آپ ابھی کون سا ثبوت جمع کر سکتے ہیں، اور آئندہ ہر خریداری کیسے دستاویزی ہوگی، حساب کتاب میں مدد کے ساتھ۔
• CRA نے ثبوت مانگا ہے، یا کئی سالوں کا آپ کا ریکارڈ کمزور ہے: جائزے، آڈٹ اور رضاکارانہ انکشاف اور ⁦GST/HST⁩ جائزے اور آڈٹ کی پیروی کریں، اور جو ریکارڈ اب بھی جمع ہو سکتا ہے اس سے آغاز کریں؛ کمزور ہو تو حساب کتاب میں مدد لیں۔
• آپ نے ذاتی کارڈ سے ادائیگی کی، یا رسید آپ کے اپنے نام پر ہے: دیکھیں ذاتی طور پر ادا کیے گئے کاروباری اخراجات۔
• رسید گم ہو گئی یا کبھی جاری نہیں ہوئی: دیکھیں رسیدوں کے بغیر کاروباری اخراجات۔
• آپ ⁦GST/HST⁩ کریڈٹس کا دعویٰ کرتے ہیں: استعمال کریں ان پٹ ٹیکس کریڈٹس کے لیے ⁦GST/HST⁩ رسید کی تفصیلات۔
• آپ طے کر رہے ہیں کہ اپنا حساب خود رکھیں یا نہیں: موازنہ کریں اپنا حساب خود رکھنا یا بک کیپر رکھنا۔
• لاگ بک کے بغیر گاڑی کے اخراجات: دیکھیں CRA کے جائزے کے لیے گاڑی کی لاگ بک۔