यह किसके लिए है
- एकल स्वामित्व, साझेदारी और कंपनियाँ जो तय कर रही हैं कि खरीद के रिकॉर्ड में क्या दिखना चाहिए
- वे स्वामी जो निजी विक्रेताओं से या ऐसे विक्रेताओं से खरीदते हैं जो केवल काउंटर की पर्ची या ऑर्डर की पुष्टि देते हैं
- वे व्यवसाय जिन्हें पक्का नहीं कि रिटर्न के साथ रसीदें भेजनी हैं या नहीं
यहाँ शामिल नहीं
- रसीद खो जाने के बाद खर्च का दावा, और कई सालों का सबूत दोबारा बनाना
- GST/HST इनपुट कर क्रेडिट के दस्तावेज़ों के पूरे नियम
- रिकॉर्ड कितने समय रखें, अवधि कब शुरू होती है, और कंपनी बंद करना
- क्यूबेक बिक्री कर (QST) और Revenu Québec के रिकॉर्ड नियम
- CRA की समीक्षा या ऑडिट के पत्र का जवाब देना
छोटे व्यवसाय के लिए CRA की रसीद संबंधी ज़रूरतें क्या हैं?
CRA कहती है कि हर व्यावसायिक खरीद की रसीद या कोई दूसरा वाउचर लें (Guide T4002)। एकल स्वामी या साझेदार के लिए रसीद में तारीख, दोनों पक्षों के नाम और पते, और खरीदी गई चीज़ का पूरा विवरण होना चाहिए (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड)। इस पृष्ठ के लिए पढ़े गए कंपनियों के CRA पृष्ठ रसीद की कोई अलग सूची नहीं देते। Income Tax Act हर व्यवसाय पर लागू होता है: उसे रिकॉर्ड और बहीखाता रखना होता है, और उन्हें जाँचने के लिए ज़रूरी हर खाता और वाउचर सँभालकर रखना होता है (धारा 230)।
संक्षिप्त जवाब: एकल स्वामी या साझेदार रसीदें अपने पास रखता है और रिटर्न के साथ नहीं भेजता। अगर विक्रेता रसीद न दे, तो विक्रेता का नाम और पता, रकम, भुगतान की तारीख और लेन-देन का ब्योरा अपने खर्च जर्नल में दर्ज करें, बेहतर हो कि भुगतान के समय ही।
| रसीद में क्या दिखता है | अगर विक्रेता ने छोड़ दिया हो |
|---|---|
| खरीद की तारीख | रसीद बिल्कुल न हो, तो भुगतान की तारीख अपने खर्च जर्नल में दर्ज करें। रसीद में तारीख न हो, तो विक्रेता से जुड़वाएँ। |
| विक्रेता का नाम और पता | रसीद बिल्कुल न हो, तो दोनों अपने खर्च जर्नल में दर्ज करें। |
| खरीदार का नाम और पता | CRA इसे सूची में रखती है पर इसका कोई अलग उपाय नहीं बताती। विक्रेता से ऐसा चालान माँगें जिसमें यह हो। |
| माल या सेवाओं का पूरा विवरण | इसे रसीद पर या अपने खर्च जर्नल में लिखें। |
| विक्रेता का बिज़नेस नंबर, अगर विक्रेता GST/HST पंजीकृत है और कर से पहले कीमत $100 या उससे ज़्यादा है | विक्रेता से माँगें। यह नंबर GST/HST क्रेडिट के लिए भी मायने रखता है, जो नीचे बताया गया है। |
CRA चेतावनी देती है कि उचित दस्तावेज़ों के बिना लेन-देन अस्वीकार हो सकते हैं, और अगर आप सबूत नहीं दे पाए तो वह आपके दावा किए गए खर्चों की कटौती भी नामंज़ूर कर सकती है (Guide T4002)।
मामला तब आसान नहीं रहता जब:
- कोई बड़ी खरीद (उपकरण, वाहन) हो और विक्रेता से कोई दस्तावेज़ न मिले;
- कोई विक्रेता चालान जारी करने या यह बताने से मना करे कि आपने क्या खरीदा;
- CRA ने सबूत माँगा हो, या कई सालों के रिकॉर्ड कमज़ोर हों।
इकट्ठा करें: रसीदें और चालान, ऑर्डर और भुगतान की पुष्टियाँ, बैंक और कार्ड विवरण, और अपना खर्च जर्नल।
क्या मुझे अपने रिटर्न के साथ रसीदें भेजनी होंगी?
एकल स्वामी या साझेदार के रूप में अपने रिटर्न के साथ नहीं। CRA कहती है कि आयकर रिटर्न के साथ व्यावसायिक रिकॉर्ड न भेजें, बल्कि उन्हें इसलिए रखें कि CRA बाद में देखना चाहे (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड; Guide T4002)।
कंपनी की T2 मार्गदर्शिका रिटर्न के साथ रसीदें भेजने को नहीं कहती। वह प्रमाणपत्र जैसी चीज़ों के लिए दस्तावेज़ संलग्न करने की एक सेवा बताती है, जो प्रमाणित सॉफ़्टवेयर के लिए अनिवार्य नहीं है, और कंपनी से कहती है कि रिकॉर्ड उनसे जुड़े आखिरी कर वर्ष के अंत से छह साल तक रखे (CRA: T2 मार्गदर्शिका)। रसीदें रखें: धारा 230 के अनुसार रिकॉर्ड जाँचने के लिए ज़रूरी हर वाउचर सँभालकर रखना होता है।
रसीदें न भेजने से उन्हें रखने की ज़िम्मेदारी खत्म नहीं होती। CRA समीक्षा या ऑडिट में बाद में उन्हें माँग सकती है; देखें समीक्षा, ऑडिट और स्वैच्छिक प्रकटीकरण।
रसीद के अलावा और कौन-से रिकॉर्ड गिने जाते हैं?
CRA कहती है कि बैंक विवरण, रद्द किए गए चेक और जमा पर्चियों की डुप्लिकेट प्रतियाँ रखें, और इन्हें बिक्री चालान, खरीद की रसीदों और क्रेडिट कार्ड रसीदों के साथ सहायक दस्तावेज़ों के रूप में सूचीबद्ध करती है (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड; CRA: रिकॉर्ड क्या हैं)।
CRA यह भी माँगती है कि रिकॉर्ड भरोसेमंद, पूरे और दस्तावेज़ों से समर्थित हों (CRA: आपकी ज़िम्मेदारियाँ)। दोनों में से कोई पृष्ठ यह नहीं कहता कि अकेला विवरण काफ़ी है। रसीद खो जाने पर दावा किसी विवरण के सहारे टिक सकता है या नहीं, यह रसीद के बिना व्यावसायिक खर्च में है।
क्या मुझे निजी विक्रेता (ऑनलाइन क्लासिफ़ाइड विज्ञापन, नकद बिक्री) से रसीद चाहिए?
CRA कहती है कि हर व्यावसायिक खरीद की रसीद या दूसरा वाउचर लें, इसलिए हर विक्रेता से माँगें। जब विक्रेता या सप्लायर कोई रसीद न दे, तो CRA कहती है कि विक्रेता का नाम और पता, चुकाई रकम, भुगतान की तारीख और लेन-देन का ब्योरा अपने खर्च जर्नल में दर्ज करें (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड)।
ऑनलाइन विज्ञापन से मिले निजी विक्रेता, या किसी भी नकद बिक्री में यही आम स्थिति है। यह भी रखना समझदारी है:
- भुगतान का सिलसिला: ट्रांसफ़र की पुष्टि, या आपके विवरण में नकद निकासी;
- वह लिस्टिंग या संदेश जिनमें चीज़ और कीमत का वर्णन हो;
- व्यावसायिक कारण। कोई खर्च तभी कटौती योग्य है जब वह व्यावसायिक आय कमाने के लिए किया गया हो (धारा 18(1)(a)), इसलिए लिखें कि चीज़ व्यवसाय में कैसे इस्तेमाल होती है।
उपकरण या वाहन जैसी बड़ी खरीद के लिए, भुगतान से पहले विक्रेता से एक छोटे बिक्री-पत्र (bill of sale) पर हस्ताक्षर करवाएँ, जिसमें तारीख, दोनों के नाम और पते, पूरा विवरण और कीमत हो।
उपकरण के लिए CRA यह भी कहती है कि खरीदी गई संपत्तियों का रिकॉर्ड रखें: आपको किसने बेचा, लागत और तारीख (Guide T4002)।
GST/HST के लिए पंजीकृत न होने वाले निजी विक्रेता के पास दिखाने के लिए कोई पंजीकरण संख्या नहीं होती; क्रेडिट के दावे इनपुट कर क्रेडिट के लिए GST/HST रसीद का ब्योरा में हैं।
कोई बड़ी कंपनी मुझे ठीक चालान नहीं दे रही: तब क्या करें?
इस मार्गदर्शिका के लिए पढ़े गए CRA के रसीद पृष्ठ बड़े विक्रेताओं के लिए अलग नियम नहीं देते, इसलिए शुरुआत वही दो कदम हैं: रसीद या वाउचर लें, और अगर न मिले तो खरीद का रिकॉर्ड खुद बनाएँ। "अगर सप्लायर मुझे रसीद देना न चाहे तो?" इस पर CRA का जवाब है कि रसीद ज़रूर लें, और वह चेतावनी देती है कि उचित दस्तावेज़ों के बिना लेन-देन अस्वीकार हो सकते हैं (Guide T4002)।
- चालान या रसीद की प्रति के लिए विक्रेता का ऑनलाइन खाता, अपना ईमेल और कोई भी ऐप देखें।
- अगर कुछ न मिले, तो ऐसा चालान माँगें जिसमें तारीख, चीज़ें और खरीदार के रूप में आपका व्यवसाय दिखे। लिखित में माँगें, ताकि आप दिखा सकें कि माँगा था। अगर आप GST/HST पंजीकृत हैं और खरीद कर योग्य आपूर्ति है, तो माँगने पर विक्रेता को आपके क्रेडिट के लिए ज़रूरी ब्योरा तुरंत लिखित में देना होगा (Excise Tax Act, धारा 223(2))।
- ऑर्डर की पुष्टि, भुगतान की पुष्टि और डिलीवरी का कोई भी दस्तावेज़ रखें।
- अगर विक्रेता फिर भी मना करे, तो जर्नल प्रविष्टि लिखें: विक्रेता का नाम और पता, रकम, भुगतान की तारीख और लेन-देन का ब्योरा।
- अगर आप GST/HST क्रेडिट का दावा करते हैं, तो पहले विक्रेता का चालान या दूसरा ज़रूरी दस्तावेज़ अपने पास रखें। कानून के अनुसार क्रेडिट वाला रिटर्न दाखिल करने से पहले आपके पास निर्धारित जानकारी होनी चाहिए (धारा 169(4); CRA: इनपुट कर क्रेडिट)।
मेरी काउंटर की पर्ची में कोई विवरण नहीं है: क्या जोड़ूँ?
जो खरीदा, वह पर्ची पर या अपने खर्च जर्नल में जोड़ें। बिना विवरण की कैश रजिस्टर टेप CRA का अपना उदाहरण है: माल या सेवाओं का विवरण रसीद या दूसरे वाउचर पर, या अपने खर्च रिकॉर्ड में लिखें (CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड; Guide T4002)। जहाँ संभव हो, विक्रेता से रसीद पर चीज़ का विवरण लिखवाएँ।
काउंटर की पर्ची में खरीदार भी कम ही दिखता है। CRA खरीदार का नाम और पता सूची में रखती है, पर इनके बिना पर्ची के लिए उसके रसीद संबंधी मार्गदर्शन में अलग निर्देश नहीं है। पर्ची रखें और जर्नल प्रविष्टि में व्यावसायिक कारण लिखें; भोजन के मामले में यह लिखना मदद करता है कि कौन शामिल हुआ और क्यों।
क्या रसीदों की फ़ोटो और स्कैन मान्य हैं?
केवल शर्तों के साथ। CRA का नियम है कि कागज़ी दस्तावेज़ों की मूल प्रतियाँ रखें, और इमेज वाली प्रति कागज़ की जगह तभी ले सकती है जब वह उसी जानकारी वाली सटीक प्रतिकृति हो और कनाडा के नवीनतम राष्ट्रीय मानक के अनुसार बनी हो। जो व्यवसाय मानक पूरा नहीं कर सकता, उसे मूल प्रति रखनी होती है (CRA: स्वीकार्य प्रारूप और इमेजिंग)।
CRA का पृष्ठ फ़ोन से ली गई फ़ोटो का ज़िक्र नहीं करता, इसलिए जब तक आपकी इमेजिंग उन शर्तों को पूरा न करे, कागज़ी रसीद रखें। जो रसीद इलेक्ट्रॉनिक रूप में बनी है, वह इलेक्ट्रॉनिक ही रहती है: CRA कहती है कि उसे प्रिंट करने पर भी इलेक्ट्रॉनिक रूप से पढ़े जा सकने वाले प्रारूप में रखें। इमेजिंग की पूरी शर्तों और भंडारण के लिए देखें CRA के लिए स्कैन की गई रसीदें।
क्या GST/HST दावों के लिए रसीद पर और जानकारी चाहिए?
अगर आप GST/HST इनपुट कर क्रेडिट का दावा करते हैं, तो हाँ: उनके दस्तावेज़ों के अपने नियम हैं, जो चुकाई गई या देय कुल रकम पर आधारित हैं और ऊपर की आयकर सूची से अलग हैं (CRA: इनपुट कर क्रेडिट)।
- $100 से कम पर दस्तावेज़ में विक्रेता का नाम, तारीख और कुल रकम दिखती है।
- $100 से, उसमें लगाया गया GST/HST भी दिखना चाहिए (या, अगर कुल रकम में कर शामिल है, तो यह बताने वाला कथन और कर की दर) और विक्रेता का GST/HST पंजीकरण नंबर भी। अगर दस्तावेज़ अलग-अलग कर व्यवहार वाली आपूर्तियों को कवर करता है, तो उसमें यह भी दिखना चाहिए कि कौन-सी आपूर्तियाँ कर योग्य हैं और शून्य-दर नहीं हैं (नियम, धारा 3)।
- $500 से, उसमें खरीदार का नाम, संक्षिप्त विवरण और भुगतान की शर्तें भी दिखनी चाहिए।
ये स्तर दस्तावेज़ की कुल रकम देखते हैं। ऊपर की तालिका में विक्रेता के नंबर वाली पंक्ति कर से पहले की कीमत देखती है, इसलिए सीमा के पास दोनों अलग हो सकते हैं।
जो रसीद आयकर कटौती के लिए ठीक है, वह क्रेडिट के लिए फिर भी कम पड़ सकती है। ब्योरा इनपुट कर क्रेडिट के लिए GST/HST रसीद का ब्योरा में है। क्यूबेक बिक्री कर Revenu Québec के अपने नियमों का पालन करता है, जिन्हें यह पृष्ठ कवर नहीं करता।
रसीदें कितने समय तक रखें?
आम तौर पर रिकॉर्ड जिस आखिरी कर वर्ष से जुड़े हैं उसके अंत से छह साल (CRA: रिकॉर्ड कहाँ रखें)। कुछ रिकॉर्ड, और देर से दाखिल रिटर्न या खुली आपत्ति या अपील जैसी कुछ स्थितियाँ, अवधि बदल देती हैं। अवधि कब शुरू होती है और कंपनी बंद होने पर क्या बदलता है, इसके लिए देखें व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय रखें।
उदाहरण
ये उदाहरण केवल समझाने के लिए हैं; सभी रकमें कनाडाई डॉलर में हैं।
निजी विक्रेता से पुरानी आरी
मरम्मत का काम करने वाला एक कारीगर ऑनलाइन विज्ञापन से मिले एक निजी विक्रेता से C$600 में पुरानी आरी खरीदता है। वह ऑनलाइन बैंक ट्रांसफ़र से भुगतान करता है और उसे रसीद नहीं मिलती। उसी दिन वह अपने खर्च जर्नल में विक्रेता का नाम और पता, C$600, भुगतान की तारीख और आरी का विवरण लिख लेता है। वह ट्रांसफ़र की पुष्टि और विज्ञापन की प्रति प्रविष्टि के साथ रखता है। आरी उपकरण है, इसलिए वह यह भी दर्ज करता है कि किसने बेची, लागत क्या थी और खरीद की तारीख क्या थी।
ग्राहक के साथ लंच की पर्ची, जिस पर कोई विवरण नहीं
एक सलाहकार ग्राहक के साथ लंच के लिए C$85 चुकाती है। काउंटर की पर्ची में केवल कुल रकम है। वह पर्ची पर, या अपने जर्नल में, लिखती है कि क्या खरीदा गया, कौन शामिल हुआ और यह व्यावसायिक भोजन क्यों था, और भुगतान दिखाने वाला कार्ड विवरण रखती है।
ऐसी ऑर्डर पुष्टि जिसमें खरीदार का नाम नहीं है
एक व्यवसाय सामग्री का C$1,200 का ऑनलाइन ऑर्डर देता है। पुष्टि में विक्रेता का नाम है, खरीदार का नहीं। स्वामी विक्रेता से लिखित में व्यवसाय के नाम और पते वाला चालान माँगता है। अगर विक्रेता मना कर दे, तो स्वामी जर्नल में विक्रेता का नाम और पता, C$1,200, भुगतान की तारीख और ऑर्डर का ब्योरा लिखता है, और पुष्टि, अपना अनुरोध और कोई भी जवाब रखता है। अगर व्यवसाय GST/HST पंजीकृत है और क्रेडिट चाहता है, तो विक्रेता का चालान फिर भी मायने रखता है: इस रकम पर क्रेडिट के नियम खरीदार का नाम भी माँगते हैं।
आपकी स्थिति अलग है?
- किसी बड़ी खरीद (उपकरण, वाहन) का विक्रेता से कोई दस्तावेज़ नहीं है: बहीखाता सहायता से तय करें कि आप कौन-सा सबूत अब भी जुटा सकते हैं, और अब से हर खरीद का दस्तावेज़ कैसे बनेगा।
- CRA ने सबूत माँगा है, या कई सालों में आपके रिकॉर्ड कमज़ोर हैं: समीक्षा, ऑडिट और स्वैच्छिक प्रकटीकरण और GST/HST समीक्षा और ऑडिट देखें, और जो रिकॉर्ड अब भी जुटाए जा सकते हैं उनसे शुरू करें; वे कमज़ोर हों तो बहीखाता सहायता लें।
- आपने निजी कार्ड से भुगतान किया, या रसीद आपके अपने नाम पर है: देखें निजी तौर पर चुकाए गए व्यावसायिक खर्च।
- रसीद खो गई या कभी जारी ही नहीं हुई: देखें रसीद के बिना व्यावसायिक खर्च।
- आप GST/HST क्रेडिट का दावा करते हैं: इनपुट कर क्रेडिट के लिए GST/HST रसीद का ब्योरा इस्तेमाल करें।
- आप तय कर रहे हैं कि अपने रिकॉर्ड खुद रखें या नहीं: अपना बहीखाता खुद रखना या बहीखाता विशेषज्ञ रखना की तुलना करें।
- लॉगबुक के बिना कार का खर्च: देखें CRA समीक्षा के लिए वाहन लॉगबुक।
इस पृष्ठ के आँकड़े
| आँकड़ा | मान | स्रोत |
|---|---|---|
| वह खरीद मूल्य जिस पर रसीद में विक्रेता का बिज़नेस नंबर दिखना चाहिए कर से पहले, जब विक्रेता GST/HST पंजीकृत हो | $100 | CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड जाँचा गया |
| व्यावसायिक रिकॉर्ड रखने की सामान्य अवधि जिस आखिरी कर वर्ष से रिकॉर्ड और सहायक दस्तावेज़ जुड़े हैं, उसके अंत से; अधिक समय तक रखना भी ज़रूरी हो सकता है | छह साल | CRA: रिकॉर्ड कहाँ रखें, कितने समय तक रखें, और उन्हें जल्दी नष्ट करने की अनुमति कैसे माँगें जाँचा गया |
| अतिरिक्त कर विवरणों के लिए ITC चालान की सीमा इस कुल बिक्री राशि पर कर का विवरण और आपूर्तिकर्ता का GST/HST नंबर ज़रूरी हो जाता है | $100 | CRA: इनपुट कर क्रेडिट जाँचा गया |
| खरीदार के विवरणों के लिए ITC चालान की सीमा इस कुल बिक्री राशि पर खरीदार का नाम, विवरण और भुगतान की शर्तें ज़रूरी हो जाती हैं | $500 | CRA: इनपुट कर क्रेडिट जाँचा गया |
प्राथमिक स्रोत
- CRA: व्यावसायिक रिकॉर्ड
- CRA: Guide T4002, अध्याय 1 (सामान्य जानकारी)
- CRA: रिकॉर्ड क्या हैं, उन्हें कौन रखे, और यह क्यों ज़रूरी है
- CRA: आपकी ज़िम्मेदारियाँ और रिकॉर्ड से जुड़ी आवश्यकताएँ
- CRA: रिकॉर्ड कहाँ रखें, कितने समय तक रखें, और उन्हें जल्दी नष्ट करने की अनुमति कैसे माँगें
- CRA: स्वीकार्य प्रारूप, कागज़ी दस्तावेज़ों की इमेजिंग, और इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों का बैकअप
- CRA: इनपुट कर क्रेडिट
- CRA: T2 Corporation Income Tax Guide, शुरू करने से पहले
- Income Tax Act, धारा 230
- Excise Tax Act, धारा 169
- Excise Tax Act, धारा 223
- Input Tax Credit Information (GST/HST) Regulations, धारा 3
- Income Tax Act, धारा 18
इस मार्गदर्शिका के बारे में
अंग्रेज़ी मार्गदर्शिका से अनुवादित · अंग्रेज़ी मूल पढ़ें
यह दिखाए गए कर वर्ष के सामान्य नियम समझाता है। यह आपकी स्थिति के लिए सलाह नहीं है।
अंग्रेज़ी मूल में बदलाव
- : पहली बार प्रकाशित।