متطلبات إيصالات CRA لمصروفات الأعمال الصغيرة

ما متطلبات إيصالات CRA للأعمال الصغيرة؟

تقول CRA احصل على إيصال أو مستند آخر لكل عملية شراء للنشاط التجاري (الدليل ⁦T4002⁩). وبالنسبة لصاحب المنشأة الفردية أو الشريك، يجب أن يُظهر الإيصال التاريخ واسمي الطرفين وعنوانيهما ووصفًا كاملًا لما اشتُري (CRA: سجلات النشاط التجاري). ولا تعطي صفحات CRA الخاصة بالشركات التي قُرئت لهذه الصفحة قائمة إيصالات منفصلة. أما قانون ضريبة الدخل فينطبق على كل نشاط: عليه الاحتفاظ بسجلات ودفاتر حسابات، والاحتفاظ بكل حساب ومستند لازم للتحقق منها (المادة 230).

إجابات قصيرة: يحتفظ صاحب المنشأة الفردية أو الشريك بالإيصالات ولا يرسلها مع الإقرار. وإذا لم يعطِ البائع إيصالًا، فسجّل اسم البائع وعنوانه والمبلغ وتاريخ الدفع وتفاصيل المعاملة في دفتر مصروفاتك، ويفضل أن يكون ذلك وقت الدفع.

تحذر CRA من أن المعاملات قد تُرفض دون مستندات سليمة، وأنها قد ترفض أيضًا مصروفات خصمتها إذا لم تستطع إثباتها (الدليل ⁦T4002⁩).

تتوقف الحالة عن كونها بسيطة عندما:

• يأتي شراء كبير (معدات، مركبة) دون أي مستند من البائع؛
• يرفض بائع إصدار فاتورة أو وصف ما اشتريته؛
• تطلب CRA أدلة، أو تكون سجلات عدة سنوات ضعيفة.

اجمع: الإيصالات والفواتير، وتأكيدات الطلب والدفع، وكشوف البنك والبطاقات، ودفتر مصروفاتك.

هل أرسل إيصالاتي مع إقراري الضريبي؟

لا، ليس في إقرارك أنت كصاحب منشأة فردية أو شريك. تقول CRA ألا ترسل سجلات النشاط التجاري مع إقرار ضريبة الدخل، بل احتفظ بها تحسبًا لأن تطلب CRA الاطلاع عليها لاحقًا (CRA: سجلات النشاط التجاري؛ الدليل ⁦T4002⁩).

لا يقول دليل ⁦T2⁩ للشركة أن ترسل الإيصالات مع الإقرار. ويصف خدمة إرفاق مستندات لأشياء مثل الشهادات، وهي غير إلزامية لمن يستخدم برنامجًا معتمدًا، ويطلب من الشركة الاحتفاظ بالسجلات ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تخصها (CRA: دليل ⁦T2⁩). احتفظ بالإيصالات: تشترط المادة 230 الاحتفاظ بكل مستند لازم للتحقق من السجلات.

عدم إرسال الإيصالات لا يلغي واجب امتلاكها. فقد تطلبها CRA لاحقًا في مراجعة أو تدقيق؛ انظر المراجعات والتدقيق والإفصاح الطوعي.

ما السجلات الأخرى المقبولة إلى جانب الإيصال؟

تقول CRA احتفظ بكشوف البنك والشيكات الملغاة ونسخ إيصالات الإيداع، وتسردها مع فواتير المبيعات وإيصالات الشراء وإيصالات بطاقة الائتمان على أنها مستندات داعمة (CRA: سجلات النشاط التجاري؛ CRA: ما السجلات).

وتشترط CRA أيضًا أن تكون السجلات موثوقة وكاملة ومدعومة بمستندات (CRA: مسؤولياتك). ولا تقول أي من الصفحتين إن الكشف يكفي وحده. وهل تقوم المطالبة على كشف حين يضيع الإيصال، تجده في مصروفات النشاط بلا إيصالات.

هل أحتاج إيصالًا من بائع فرد (إعلان مبوّب على الإنترنت، بيع نقدي)؟

تقول CRA احصل على إيصال أو مستند آخر لكل عملية شراء للنشاط، فاطلب واحدًا من كل بائع. وحين لا يعطي البائع أو المورّد شيئًا، تقول CRA سجّل في دفتر مصروفاتك اسم البائع وعنوانه والمبلغ المدفوع وتاريخ دفعك وتفاصيل المعاملة (CRA: سجلات النشاط التجاري).

هذه هي الحالة المعتادة مع بائع فرد من إعلان على الإنترنت، أو أي بيع نقدي. ومن المنطقي أيضًا أن تحتفظ بما يلي:

• أثر الدفع: تأكيد التحويل، أو السحب النقدي في كشفك؛
• الإعلان أو الرسائل التي تصف السلعة والسعر؛
• السبب التجاري. المصروف قابل للخصم بقدر ما تُكبّد لكسب دخل من النشاط فقط (المادة ⁦18(1)(a)⁩)، فدوّن كيف تُستخدم السلعة في النشاط.

في الشراء الكبير مثل المعدات أو المركبة، اطلب من البائع توقيع عقد بيع قصير قبل أن تدفع، يبيّن التاريخ والاسمين والعنوانين ووصفًا كاملًا والسعر.

وفي المعدات، تقول CRA أيضًا احتفظ بسجل للممتلكات التي اشتريتها: من باعها لك وتكلفتها وتاريخها (الدليل ⁦T4002⁩).

البائع الفرد الذي ليس مسجلًا لـ ⁦GST/HST⁩ ليس لديه رقم تسجيل يعرضه؛ وتجد المطالبة بالائتمانات في تفاصيل إيصال ⁦GST/HST⁩ لائتمانات ضريبة المدخلات.

شركة كبيرة لا تعطيني فاتورة سليمة: ما العمل؟

لا تضع صفحات CRA عن الإيصالات التي قُرئت لهذا الدليل قواعد منفصلة للبائعين الكبار، فنقطة البداية هي الخطوتان نفسهما: احصل على إيصال أو مستند، وإذا لم يصل فسجّل الشراء بنفسك. وجواب CRA عن سؤال «ماذا لو لم يرغب المورّد في إعطائي إيصالًا؟» هو أن تتأكد من حصولك عليه، وتحذر من أن المعاملات قد تُرفض دون مستندات سليمة (الدليل ⁦T4002⁩).

1. ابحث في حسابك لدى البائع على الإنترنت وفي بريدك وفي أي تطبيق عن نسخة من الفاتورة أو الإيصال.
2. إن لم توجد، فاطلب واحدة تُظهر التاريخ والبنود ونشاطك مشتريًا. واطلبها كتابةً لتثبت أنك طلبت. وإذا كنت مسجلًا لـ ⁦GST/HST⁩ وكان الشراء توريدًا خاضعًا للضريبة، فعلى البائع أن يعطيك فورًا وكتابةً التفاصيل اللازمة لإثبات ائتمانك حين تطلبها (قانون ضريبة المبيعات، المادة ⁦223(2)⁩).
3. احتفظ بتأكيد الطلب وتأكيد الدفع وأي مستند تسليم.
4. إذا ظل البائع يرفض، فاكتب القيد في الدفتر: اسم البائع وعنوانه والمبلغ وتاريخ الدفع وتفاصيل المعاملة.
5. إذا طالبت بائتمان ⁦GST/HST⁩، فاحصل أولًا على فاتورة البائع أو المستند الآخر المطلوب. ويشترط القانون أن تحتفظ بالمعلومات المحددة قبل أن تقدم الإقرار الذي يطالب بالائتمان (المادة ⁦169(4)⁩؛ CRA: ائتمانات ضريبة المدخلات).

إيصال الكاشير لا يتضمن وصفًا: ماذا أضيف؟

أضف ما اشتريته، على الإيصال أو في دفتر مصروفاتك. وشريط الكاشير الخالي من الوصف هو مثال CRA نفسها: اكتب وصفًا للسلع أو الخدمات على الإيصال أو المستند الآخر، أو في سجلات مصروفاتك (CRA: سجلات النشاط التجاري؛ الدليل ⁦T4002⁩). وحيثما أمكن، اطلب من البائع أن يصف السلعة على الإيصال.

ونادرًا ما يُظهر إيصال الكاشير المشتري أيضًا. تذكر CRA اسم المشتري وعنوانه، لكن إرشادها عن الإيصالات لا يعطي تعليمات منفصلة لإيصال يخلو منهما. احتفظ بالإيصال واكتب السبب التجاري في قيد الدفتر؛ وفي وجبة، من المفيد تدوين من حضر ولماذا.

هل تُحتسب صور الإيصالات والنسخ الممسوحة ضوئيًا؟

بشروط فقط. قاعدة CRA أن تحتفظ بأصول المستندات الورقية، ولا تحل نسخة مصوّرة محل الورق إلا إذا كانت نسخة دقيقة تحمل المعلومات نفسها وأُنجزت وفق أحدث معيار وطني كندي. والنشاط الذي لا يستطيع استيفاء المعيار عليه أن يحتفظ بالأصل (CRA: الصيغة المقبولة وتصوير المستندات).

لا تذكر صفحة CRA صور الهاتف، فاحتفظ بالإيصال الورقي ما لم يستوفِ تصويرك هذه الشروط. والإيصال الذي أُنشئ إلكترونيًا يبقى إلكترونيًا: تقول CRA احتفظ به بصيغة قابلة للقراءة إلكترونيًا حتى لو طبعته. وللاطلاع على شروط التصوير الكاملة والتخزين، انظر الإيصالات الممسوحة ضوئيًا لدى CRA.

هل تحتاج مطالبات ⁦GST/HST⁩ تفاصيل أكثر في الإيصال؟

نعم، إذا طالبت بائتمانات ضريبة المدخلات في ⁦GST/HST⁩: لها قواعد مستندات خاصة، تقوم على المبلغ الإجمالي المدفوع أو المستحق، ومنفصلة عن قائمة ضريبة الدخل أعلاه (CRA: ائتمانات ضريبة المدخلات).

• أقل من 100 دولار، يُظهر المستند اسم البائع والتاريخ والإجمالي.
• ابتداءً من 100 دولار، يجب أن يُظهر أيضًا ⁦GST/HST⁩ المحصّلة (أو، إذا كان الإجمالي شاملًا الضريبة، بيانًا بذلك ونسبة الضريبة) ورقم تسجيل البائع في ⁦GST/HST⁩. وإذا غطى المستند توريدات بمعاملات ضريبية مختلفة، فيجب أن يبيّن أيضًا أيها خاضع للضريبة وغير خاضع لنسبة الصفر (اللوائح، المادة 3).
• ابتداءً من 500 دولار، يجب أن يُظهر أيضًا اسم المشتري ووصفًا موجزًا وشروط الدفع.

تنظر هذه المستويات إلى الإجمالي في المستند. أما سطر رقم البائع في الجدول أعلاه فينظر إلى السعر قبل الضريبة، فقد يختلف الاثنان قرب الحد.

الإيصال الصالح لخصم ضريبة الدخل قد يقصر عن الائتمان. وتجد التفاصيل في تفاصيل إيصال ⁦GST/HST⁩ لائتمانات ضريبة المدخلات. وتتبع ضريبة المبيعات في كيبك قواعد Revenu Québec الخاصة، ولا تتناولها هذه الصفحة.

كم من الوقت أحتفظ بالإيصالات؟

عادةً ست سنوات من نهاية آخر سنة ضريبية تتعلق بها السجلات (CRA: أين تحتفظ بسجلاتك). وبعض السجلات، وبعض الحالات مثل إقرار قُدّم متأخرًا أو اعتراض أو استئناف مفتوح، تغيّر المدة. وللاطلاع على موعد بدئها وما يتغير عند إغلاق الشركة، انظر مدة الاحتفاظ بسجلات النشاط التجاري.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الكندي.

منشار مستعمل من بائع فرد

يشتري عامل صيانة منشارًا مستعملًا بـ600 دولار كندي من بائع فرد وجده في إعلان على الإنترنت. يدفع بتحويل مصرفي عبر الإنترنت ولا يحصل على إيصال. وفي اليوم نفسه يكتب في دفتر مصروفاته اسم البائع وعنوانه و600 دولار كندي وتاريخ الدفع ووصف المنشار. ويحتفظ بتأكيد التحويل ونسخة من الإعلان مع القيد. وبما أن المنشار من المعدات، فيسجل أيضًا من باعه والتكلفة وتاريخ الشراء.

إيصال غداء مع عميل دون وصف

تدفع مستشارة 85 دولارًا كنديًا ثمن غداء مع عميل. ولا يُظهر إيصال الكاشير سوى الإجمالي. فتكتب على الإيصال، أو في دفترها، ما اشترته ومن حضر ولماذا كانت وجبة عمل، وتحتفظ بكشف البطاقة الذي يُظهر الدفع.

تأكيد طلب لا يذكر المشتري

يقدّم نشاط تجاري طلبًا عبر الإنترنت للوازم بـ1,200 دولار كندي. ويذكر التأكيد البائع ولا يذكر المشتري. فيطلب المالك من البائع كتابةً فاتورة بها اسم النشاط وعنوانه. فإذا رفض البائع، يكتب المالك اسم البائع وعنوانه و1,200 دولار كندي وتاريخ الدفع وتفاصيل الطلب في الدفتر، ويحتفظ بالتأكيد والطلب وأي رد. وإذا كان النشاط مسجلًا لـ ⁦GST/HST⁩ ويريد الائتمان، فما زالت فاتورة البائع مهمة: عند هذا المبلغ تطلب قواعد الائتمان اسم المشتري أيضًا.

الأمر مختلف عنك؟

• شراء كبير (معدات، مركبة) بلا مستند من البائع: حدّد الإثبات الذي ما زال بوسعك جمعه، وكيف سيُوثَّق كل شراء من الآن فصاعدًا، بالاستعانة بـمساعدة مسك الدفاتر.
• طلبت CRA أدلة، أو سجلاتك ضعيفة عبر عدة سنوات: اتبع المراجعات والتدقيق والإفصاح الطوعي ومراجعات ⁦GST/HST⁩ وتدقيقها، وابدأ من السجلات التي ما زال بوسعك جمعها، وبالاستعانة بـمساعدة مسك الدفاتر إذا كانت ضعيفة.
• دفعت ببطاقة شخصية، أو الإيصال باسمك أنت: انظر مصروفات النشاط المدفوعة شخصيًا.
• إيصال ضاع أو لم يُصدَر قط: انظر مصروفات النشاط بلا إيصالات.
• تطالب بائتمانات ⁦GST/HST⁩: استخدم تفاصيل إيصال ⁦GST/HST⁩ لائتمانات ضريبة المدخلات.
• تقرر هل تحتفظ بسجلاتك بنفسك: قارن إمساك دفاترك بنفسك أو توظيف مسؤول مسك الدفاتر.
• تكاليف سيارة بلا سجل رحلات: انظر سجل المركبة لمراجعة CRA.