Biên lai chi phí doanh nghiệp nhỏ: yêu cầu của CRA tại Canada

CRA yêu cầu gì về biên lai đối với doanh nghiệp nhỏ?

CRA yêu cầu lấy biên lai hoặc chứng từ khác cho mọi khoản mua phục vụ kinh doanh (Guide T4002). Với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh, biên lai phải ghi ngày, tên và địa chỉ của cả hai bên, và mô tả đầy đủ món đã mua (CRA: hồ sơ kinh doanh). Các trang CRA dành cho công ty mà trang này đã đọc không có danh sách biên lai riêng. Income Tax Act áp dụng cho mọi doanh nghiệp: phải lưu hồ sơ và sổ sách kế toán, đồng thời giữ mọi tài khoản và chứng từ cần để kiểm chứng (section 230).

Trả lời ngắn: chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh giữ biên lai và không gửi kèm tờ khai. Nếu người bán không đưa biên lai, hãy ghi tên và địa chỉ người bán, số tiền, ngày thanh toán và chi tiết giao dịch vào sổ chi phí, tốt nhất là ngay khi bạn trả tiền.

CRA cảnh báo rằng giao dịch có thể bị từ chối nếu thiếu chứng từ phù hợp, và CRA cũng có thể không chấp nhận các chi phí bạn đã khấu trừ nếu bạn không chứng minh được (Guide T4002).

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• một khoản mua lớn (thiết bị, xe) không có chứng từ nào từ người bán;
• người bán không chịu xuất hóa đơn hoặc mô tả món bạn đã mua;
• CRA đã yêu cầu chứng từ, hoặc hồ sơ của nhiều năm còn sơ sài.

Cần chuẩn bị: biên lai và hóa đơn, xác nhận đơn hàng và thanh toán, sao kê ngân hàng và thẻ, và sổ chi phí của bạn.

Tôi có gửi biên lai kèm tờ khai thuế không?

Không, nếu bạn khai với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh. CRA dặn không gửi hồ sơ kinh doanh kèm tờ khai thuế thu nhập, mà hãy giữ để phòng khi CRA yêu cầu xem sau này (CRA: hồ sơ kinh doanh; Guide T4002).

Hướng dẫn T2 dành cho công ty không yêu cầu gửi biên lai kèm tờ khai. Hướng dẫn mô tả một dịch vụ đính kèm tài liệu cho các mục như giấy chứng nhận, dịch vụ này không bắt buộc đối với phần mềm được chứng nhận, và yêu cầu công ty giữ hồ sơ trong sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (CRA: hướng dẫn T2). Hãy giữ biên lai: section 230 yêu cầu giữ mọi chứng từ cần để kiểm chứng hồ sơ.

Không gửi biên lai không có nghĩa là bạn không cần có chúng. CRA có thể yêu cầu sau, trong một cuộc rà soát hoặc kiểm tra; xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.

Ngoài biên lai, những hồ sơ nào được tính?

CRA yêu cầu giữ sao kê ngân hàng, séc đã thanh toán và bản sao phiếu nộp tiền, và liệt kê chúng cùng với hóa đơn bán hàng, biên lai mua hàng và biên lai thẻ tín dụng là chứng từ hỗ trợ (CRA: hồ sơ kinh doanh; CRA: hồ sơ là gì).

CRA cũng yêu cầu hồ sơ phải đáng tin cậy, đầy đủ và có chứng từ hỗ trợ (CRA: trách nhiệm của bạn). Cả hai trang đều không nói rằng một bản sao kê là đủ khi đứng riêng. Việc có thể khai chi phí chỉ dựa vào sao kê khi biên lai đã mất được nói trong chi phí kinh doanh không có biên lai.

Tôi có cần biên lai từ người bán cá nhân (rao vặt trực tuyến, mua bằng tiền mặt) không?

CRA yêu cầu lấy biên lai hoặc chứng từ khác cho mọi khoản mua phục vụ kinh doanh, nên hãy xin từng người bán. Khi người bán hoặc nhà cung cấp không đưa, CRA yêu cầu ghi tên và địa chỉ người bán, số tiền đã trả, ngày bạn thanh toán và chi tiết giao dịch vào sổ chi phí (CRA: hồ sơ kinh doanh).

Đây là trường hợp thường gặp với người bán cá nhân từ tin rao trực tuyến, hoặc bất kỳ giao dịch tiền mặt nào. Bạn cũng nên giữ:

• dấu vết thanh toán: xác nhận chuyển khoản, hoặc khoản rút tiền mặt trên sao kê;
• tin rao hoặc tin nhắn mô tả món hàng và giá;
• lý do kinh doanh. Chi phí chỉ được khấu trừ trong phạm vi đã phát sinh để tạo thu nhập kinh doanh (section 18(1)(a)), nên hãy ghi chú món đó được dùng trong kinh doanh như thế nào.

Với khoản mua lớn như thiết bị hoặc xe, hãy nhờ người bán ký một giấy biên nhận mua bán ngắn (bill of sale) trước khi bạn trả tiền, ghi ngày, tên và địa chỉ của cả hai bên, mô tả đầy đủ và giá.

Với thiết bị, CRA còn yêu cầu giữ hồ sơ về tài sản bạn đã mua: ai bán cho bạn, giá vốn và ngày mua (Guide T4002).

Người bán cá nhân chưa đăng ký GST/HST thì không có mã số đăng ký để ghi; việc xin tín thuế được nói trong chi tiết biên lai GST/HST cho tín thuế đầu vào.

Công ty lớn không chịu xuất hóa đơn đúng yêu cầu: lúc đó làm gì?

Các trang của CRA về biên lai mà hướng dẫn này đã đọc không đặt quy tắc riêng cho người bán lớn, nên hai bước giống nhau là điểm khởi đầu: lấy biên lai hoặc chứng từ, và nếu không có thì tự ghi lại giao dịch. Câu trả lời của CRA cho câu hỏi "nếu nhà cung cấp không muốn đưa biên lai cho tôi thì sao?" là hãy bảo đảm bạn nhận được một biên lai, và CRA cảnh báo giao dịch có thể bị từ chối nếu thiếu chứng từ phù hợp (Guide T4002).

1. Tìm bản sao hóa đơn hoặc biên lai trong tài khoản trực tuyến của người bán, email và các ứng dụng của bạn.
2. Nếu không có, hãy yêu cầu một bản ghi rõ ngày, các món hàng và doanh nghiệp của bạn là người mua. Hãy yêu cầu bằng văn bản để chứng minh bạn đã yêu cầu. Nếu bạn là người đã đăng ký GST/HST và khoản mua là giao dịch cung cấp chịu thuế, người bán phải kịp thời cung cấp bằng văn bản cho bạn các thông tin cần để hỗ trợ tín thuế của bạn khi bạn yêu cầu (Excise Tax Act, section 223(2)).
3. Giữ xác nhận đơn hàng, xác nhận thanh toán và mọi chứng từ giao hàng.
4. Nếu người bán vẫn từ chối, hãy ghi vào sổ: tên và địa chỉ người bán, số tiền, ngày thanh toán và chi tiết giao dịch.
5. Nếu bạn khai tín thuế GST/HST, hãy có sẵn hóa đơn hoặc chứng từ bắt buộc khác của người bán trước. Đạo luật yêu cầu bạn phải có thông tin theo quy định trước khi nộp tờ khai xin tín thuế (section 169(4); CRA: tín thuế đầu vào).

Phiếu thanh toán tại quầy của tôi không có mô tả: tôi cần bổ sung gì?

Hãy bổ sung món bạn đã mua, trên phiếu hoặc trong sổ chi phí. Cuộn giấy của máy tính tiền không có mô tả là ví dụ chính của CRA: hãy viết mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ lên biên lai hoặc chứng từ khác, hoặc trong hồ sơ chi phí của bạn (CRA: hồ sơ kinh doanh; Guide T4002). Nếu có thể, hãy nhờ người bán mô tả món hàng trên biên lai.

Phiếu thanh toán tại quầy cũng hiếm khi ghi người mua. CRA liệt kê tên và địa chỉ người mua, nhưng hướng dẫn về biên lai của CRA không có chỉ dẫn riêng cho phiếu thiếu thông tin này. Hãy giữ phiếu và ghi lý do kinh doanh vào bút toán trong sổ; với bữa ăn, nên ghi ai tham dự và vì sao.

Ảnh chụp và bản quét biên lai có được tính không?

Chỉ trong một số điều kiện. Quy tắc của CRA là giữ bản gốc của tài liệu giấy, và bản quét chỉ có thể thay cho bản giấy nếu là bản sao chép chính xác, có cùng thông tin, được thực hiện theo tiêu chuẩn quốc gia mới nhất của Canada. Doanh nghiệp không đáp ứng được tiêu chuẩn phải giữ bản gốc (CRA: định dạng chấp nhận được và quét tài liệu).

Trang CRA không nhắc đến ảnh chụp bằng điện thoại, nên hãy giữ biên lai giấy trừ khi cách quét của bạn đáp ứng các điều kiện đó. Biên lai được tạo dưới dạng điện tử thì giữ dưới dạng điện tử: CRA yêu cầu giữ ở định dạng đọc được bằng máy dù bạn có in ra. Về đầy đủ điều kiện quét và cách lưu trữ, xem biên lai quét cho CRA.

Tín thuế GST/HST có cần thêm thông tin trên biên lai không?

Nếu bạn xin tín thuế đầu vào GST/HST thì có: tín thuế có quy định chứng từ riêng, dựa trên tổng số tiền đã trả hoặc phải trả, tách biệt với danh sách thuế thu nhập ở trên (CRA: tín thuế đầu vào).

• Dưới $100, chứng từ ghi tên người bán, ngày và tổng số tiền.
• Từ $100, chứng từ còn phải ghi GST/HST đã tính (hoặc, nếu tổng số đã gồm thuế, một câu nói rõ điều đó và thuế suất) và mã số đăng ký GST/HST của người bán. Nếu chứng từ bao gồm các giao dịch có cách tính thuế khác nhau, còn phải ghi giao dịch nào chịu thuế và không phải zero-rated (quy định, section 3).
• Từ $500, chứng từ còn phải ghi tên người mua, mô tả ngắn gọn và điều khoản thanh toán.

Các mức này dựa trên tổng số tiền ghi trên chứng từ. Dòng mã số người bán trong bảng trên dựa trên giá trước thuế, nên hai mức có thể khác nhau ở gần ngưỡng.

Biên lai đủ dùng cho khoản khấu trừ thuế thu nhập vẫn có thể thiếu cho tín thuế. Chi tiết có trong chi tiết biên lai GST/HST cho tín thuế đầu vào. Thuế bán hàng Quebec theo quy định riêng của Revenu Québec, trang này không đề cập.

Tôi giữ biên lai bao lâu?

Nói chung là sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (CRA: nơi lưu hồ sơ). Một số loại hồ sơ, và một số tình huống như tờ khai nộp trễ hay khiếu nại đang mở, làm thay đổi thời hạn. Về thời điểm bắt đầu tính và điều gì thay đổi khi công ty đóng cửa, xem thời gian lưu hồ sơ kinh doanh.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Một chiếc cưa cũ từ người bán cá nhân

Một thợ sửa chữa mua một chiếc cưa cũ giá C$600 từ người bán cá nhân tìm thấy qua tin rao trực tuyến. Anh chuyển khoản qua ngân hàng trực tuyến và không nhận biên lai. Ngay hôm đó anh ghi vào sổ chi phí tên và địa chỉ người bán, C$600, ngày thanh toán và mô tả chiếc cưa. Anh giữ xác nhận chuyển khoản và bản sao tin rao cùng bút toán. Vì chiếc cưa là thiết bị, anh còn ghi lại ai đã bán, giá vốn và ngày mua.

Phiếu thanh toán bữa trưa với khách hàng không có mô tả

Một chuyên gia tư vấn trả C$85 cho bữa trưa với khách hàng. Phiếu thanh toán chỉ ghi tổng số tiền. Cô ghi lên phiếu, hoặc vào sổ của mình, món đã mua, ai tham dự và vì sao đó là bữa ăn công việc, và giữ sao kê thẻ cho thấy khoản thanh toán.

Xác nhận đơn hàng không ghi tên người mua

Một doanh nghiệp đặt đơn hàng vật tư trực tuyến trị giá C$1.200. Xác nhận ghi tên người bán nhưng không ghi người mua. Chủ doanh nghiệp yêu cầu người bán bằng văn bản xuất hóa đơn có tên và địa chỉ của doanh nghiệp. Nếu người bán từ chối, chủ doanh nghiệp ghi vào sổ tên và địa chỉ người bán, C$1.200, ngày thanh toán và chi tiết đơn hàng, đồng thời giữ xác nhận, yêu cầu và mọi phản hồi. Nếu doanh nghiệp đã đăng ký GST/HST và muốn xin tín thuế, hóa đơn của người bán vẫn quan trọng: với số tiền này, quy định về tín thuế cũng yêu cầu ghi tên người mua.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Một khoản mua lớn (thiết bị, xe) không có chứng từ từ người bán: hãy xác định bạn còn có thể thu thập được bằng chứng nào, và từ nay mỗi khoản mua sẽ được ghi chứng từ ra sao, với hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• CRA đã yêu cầu chứng từ, hoặc hồ sơ của bạn sơ sài trong nhiều năm: hãy làm theo rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo và rà soát và kiểm tra GST/HST, và bắt đầu từ những hồ sơ bạn còn thu thập được, với hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu hồ sơ còn sơ sài.
• Bạn trả bằng thẻ cá nhân, hoặc biên lai đứng tên cá nhân bạn: xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.
• Biên lai bị mất hoặc chưa từng được cấp: xem chi phí kinh doanh không có biên lai.
• Bạn xin tín thuế GST/HST: hãy dùng chi tiết biên lai GST/HST cho tín thuế đầu vào.
• Bạn đang cân nhắc có nên tự giữ hồ sơ hay không: so sánh tự làm sổ sách hay thuê nhân viên ghi sổ.
• Chi phí xe không có sổ hành trình: xem sổ hành trình xe cho cuộc rà soát của CRA.