למי זה מתאים
- בעלי עסק יחידני, שותפויות וחברות שמחליטים מה רישום של רכישה צריך להראות
- בעלים שקונים ממוכרים פרטיים או ממוכרים שנותנים רק פתק מהקופה או אישור הזמנה
- עסקים שלא בטוחים אם לשלוח קבלות עם הדוח
לא מכוסה כאן
- תביעת הוצאה אחרי שקבלה אבדה, ובנייה מחדש של תימוכין לכמה שנים
- כללי המסמכים המלאים לזיכוי מס תשומות ב-GST/HST
- כמה זמן שומרים רישומים, מתי התקופה מתחילה וסגירת חברה
- מס המכירה של קוויבק (QST) וכללי רישום אחרים של Revenu Québec
- מענה למכתב בדיקה או ביקורת של CRA
מהן דרישות CRA לקבלות של עסק קטן?
CRA קובעת שיש לקבל קבלה או שובר אחר על כל רכישה עסקית (מדריך T4002). בעל עסק יחידני או שותף צריך שהקבלה תראה את התאריך, את השמות והכתובות של שני הצדדים ותיאור מלא של מה שנקנה (CRA: רישומים עסקיים). העמודים של CRA לחברות שנקראו לצורך העמוד הזה אינם נותנים רשימה נפרדת לקבלות. חוק מס הכנסה חל על כל עסק: הוא חייב לנהל רישומים וספרי חשבונות, ולשמור כל חשבון ושובר הדרושים לאימות שלהם (סעיף 230).
בקצרה: בעל עסק יחידני או שותף שומר קבלות ואינו שולח אותן עם הדוח. אם מוכר לא נותן קבלה, רשמו ביומן ההוצאות את שם המוכר וכתובתו, את הסכום, את תאריך התשלום ואת פרטי העסקה, רצוי ברגע התשלום.
| מה הקבלה מראה | אם המוכר השמיט |
|---|---|
| תאריך הרכישה | בלי קבלה בכלל, רשמו ביומן ההוצאות את תאריך התשלום. אם בקבלה חסר התאריך, בקשו מהמוכר להוסיף אותו. |
| שם המוכר וכתובתו | בלי קבלה בכלל, רשמו את שניהם ביומן ההוצאות. |
| שם הקונה וכתובתו | CRA מציינת אותו אך אינה נותנת הנחיה נפרדת לתיקון. בקשו מהמוכר חשבונית הכוללת אותו. |
| תיאור מלא של הסחורה או השירותים | כתבו אותו על הקבלה או ביומן ההוצאות. |
| מספר העסק של המוכר, אם המוכר רשום ל-GST/HST והמחיר הוא $100 או יותר לפני מס | בקשו מהמוכר. המספר חשוב גם לזיכויי GST/HST, שמוסברים בהמשך. |
CRA מזהירה שעסקאות עלולות להידחות ללא תיעוד תקין, ושהיא עשויה לדחות גם הוצאות שניכיתם אם אי אפשר לתמוך בהן (מדריך T4002).
המקרה מפסיק להיות פשוט כאשר:
- רכישה גדולה (ציוד, רכב) מגיעה בלי מסמך מהמוכר;
- מוכר מסרב להוציא חשבונית או לתאר מה קניתם;
- CRA ביקשה תימוכין, או שהרישומים של כמה שנים דלים.
מה לאסוף: קבלות וחשבוניות, אישורי הזמנה ותשלום, דפי חשבון בנק וכרטיס אשראי, ויומן ההוצאות שלכם.
האם שולחים קבלות עם דוח המס?
לא בדוח שלכם כבעל עסק יחידני או שותף. CRA קובעת לא לשלוח רישומים עסקיים עם דוח מס ההכנסה, אלא לשמור אותם למקרה ש-CRA תבקש לראות אותם מאוחר יותר (CRA: רישומים עסקיים; מדריך T4002).
המדריך של CRA לדוח ה-T2 של חברות אינו קובע לשלוח קבלות עם הדוח. הוא מתאר שירות לצירוף מסמכים, כמו אישורים, שאינו חובה לתוכנה מוסמכת, וקובע שהחברה שומרת רישומים שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהם קשורים אליה (CRA: מדריך T2). שמרו את הקבלות: סעיף 230 דורש לשמור כל שובר הדרוש לאימות הרישומים.
אי-שליחת קבלות לא מבטלת את החובה להחזיק בהן. CRA יכולה לבקש אותן מאוחר יותר, בבדיקה או בביקורת: ראו בדיקות, ביקורות וגילוי מרצון.
אילו רישומים נוספים נחשבים מלבד קבלה?
CRA קובעת לשמור דפי חשבון בנק, שיקים שבוטלו ושוברי הפקדה כפולים, ומונה אותם יחד עם חשבוניות מכירה, קבלות רכישה וקבלות כרטיס אשראי כמסמכים תומכים (CRA: רישומים עסקיים; CRA: מהם רישומים).
CRA דורשת גם שהרישומים יהיו מהימנים, שלמים ומגובים במסמכים (CRA: האחריות שלכם). אף אחד משני העמודים לא קובע שדף חשבון מספיק לבדו. אם אפשר לבסס תביעה על דף חשבון כשהקבלה אבדה, מוסבר בהוצאות עסקיות בלי קבלות.
האם צריך קבלה ממוכר פרטי (מודעה באינטרנט, מכירה במזומן)?
CRA קובעת לקבל קבלה או שובר אחר על כל רכישה עסקית, ולכן בקשו אחד מכל מוכר. כשמוכר או ספק לא נותן, CRA קובעת לרשום ביומן ההוצאות את שם המוכר וכתובתו, את הסכום ששולם, את תאריך התשלום ואת פרטי העסקה (CRA: רישומים עסקיים).
זה המצב הרגיל מול מוכר פרטי ממודעה באינטרנט, או בכל מכירה במזומן. כדאי גם לשמור:
- את מסלול התשלום: אישור ההעברה, או משיכת המזומן בדף החשבון;
- את המודעה או ההודעות שמתארות את הפריט ואת המחיר;
- את הסיבה העסקית. הוצאה מותרת בניכוי רק במידה שנוצרה כדי להפיק הכנסה עסקית (סעיף 18(1)(a)), ולכן רשמו איך הפריט משמש בעסק.
ברכישה גדולה, כמו ציוד או רכב, בקשו מהמוכר לחתום לפני התשלום על שטר מכירה קצר שמראה את התאריך, את השמות והכתובות של שני הצדדים, תיאור מלא ואת המחיר.
בציוד, CRA קובעת גם לשמור רישום של הנכסים שקניתם: מי מכר לכם, העלות והתאריך (מדריך T4002).
למוכר פרטי שאינו רשום ל-GST/HST אין מספר רישום להציג. תביעות זיכוי מוסברות בפרטי הקבלה ל-GST/HST לזיכוי מס תשומות.
חברה גדולה לא נותנת לי חשבונית תקינה: מה עושים?
העמודים של CRA על קבלות שנקראו למדריך הזה אינם קובעים כללים נפרדים למוכרים גדולים, ולכן אותם שני צעדים הם נקודת המוצא: להשיג קבלה או שובר, ואם לא מגיע אחד, לרשום את הרכישה בעצמכם. התשובה של CRA לשאלה “מה אם ספק לא רוצה לתת לי קבלה?” היא לוודא שמקבלים אחת, והיא מזהירה שעסקאות עלולות להידחות ללא תיעוד תקין (מדריך T4002).
- חפשו עותק של החשבונית או הקבלה בחשבון המקוון של המוכר, בדוא״ל ובכל אפליקציה.
- אם אין, בקשו קבלה שמראה את התאריך, את הפריטים ואת העסק שלכם כקונה. בקשו בכתב, כדי שתוכלו להראות שביקשתם. אם אתם רשומים ל-GST/HST והרכישה היא אספקה חייבת במס, המוכר חייב למסור לכם בכתב ומיד את הפרטים הדרושים לתמיכה בזיכוי שלכם כשאתם מבקשים (חוק מס בלו של קנדה, סעיף 223(2)).
- שמרו את אישור ההזמנה, את אישור התשלום ואת כל מסמך משלוח.
- אם המוכר עדיין מסרב, כתבו רישום ביומן: שם המוכר וכתובתו, הסכום, תאריך התשלום ופרטי העסקה.
- אם אתם תובעים זיכוי GST/HST, השיגו קודם את חשבונית המוכר או מסמך נדרש אחר. החוק דורש שיהיה בידיכם המידע הקבוע בתקנות לפני שאתם מגישים את הדוח שתובע את הזיכוי (סעיף 169(4); CRA: זיכויי מס תשומות).
בפתק מהקופה אין תיאור: מה מוסיפים?
הוסיפו מה קניתם, על הפתק או ביומן ההוצאות. סרט קופה בלי תיאור הוא הדוגמה של CRA עצמה: כתבו תיאור של הסחורה או השירותים על הקבלה או על שובר אחר, או ברישומי ההוצאות שלכם (CRA: רישומים עסקיים; מדריך T4002). כשאפשר, בקשו מהמוכר לתאר את הפריט על הקבלה.
גם פתק מהקופה כמעט אף פעם לא מראה את הקונה. CRA מונה את שם הקונה וכתובתו, אבל ההנחיה שלה לקבלות אינה נותנת הוראה נפרדת לפתק בלעדיהם. שמרו את הפתק וכתבו את הסיבה העסקית ברישום ביומן. בארוחה, כדאי לציין מי השתתף ולמה.
האם תמונות וסריקות של קבלות נחשבות?
רק בתנאים. הכלל של CRA הוא לשמור את המקור של מסמכי נייר, ועותק סרוק יכול להחליף את הנייר רק אם הוא העתק מדויק עם אותו מידע, שנעשה לפי התקן הלאומי העדכני של קנדה. עסק שלא יכול לעמוד בתקן חייב לשמור את המקור (CRA: פורמט מקובל וסריקה).
העמוד של CRA לא מזכיר תמונות מהטלפון, ולכן שמרו את קבלת הנייר אלא אם הסריקה שלכם עומדת בתנאים האלה. קבלה שנוצרה באופן אלקטרוני נשארת אלקטרונית: CRA קובעת לשמור אותה בפורמט שאפשר לקרוא אלקטרונית גם אם מדפיסים אותה. לתנאי הסריקה המלאים ולאחסון, ראו קבלות סרוקות ל-CRA.
האם תביעות GST/HST דורשות יותר פרטים בקבלה?
אם אתם תובעים זיכויי מס תשומות ב-GST/HST, כן: יש להם כללי מסמכים משלהם, לפי הסכום הכולל ששולם או שיש לשלם, ונפרדים מרשימת מס ההכנסה למעלה (CRA: זיכויי מס תשומות).
- מתחת ל-$100, המסמך מראה את שם המוכר, את התאריך ואת הסכום הכולל.
- מ-$100, עליו להראות גם את ה-GST/HST שנגבה (או, אם הסכום הכולל כולל מס, הצהרה על כך ואת שיעור המס) ואת מספר הרישום של המוכר ל-GST/HST. אם המסמך מכסה אספקות עם יחס מס שונה, עליו להראות גם אילו אספקות חייבות במס ואינן בשיעור אפס (התקנות, סעיף 3).
- מ-$500, עליו להראות גם את שם הקונה, תיאור קצר ואת תנאי התשלום.
המדרגות האלה בוחנות את הסכום הכולל במסמך. שורת מספר המוכר בטבלה למעלה בוחנת את המחיר לפני מס, ולכן ליד הסף ייתכן שתתקבל תוצאה שונה.
קבלה שמתאימה לניכוי במס הכנסה עדיין עלולה לא להספיק לזיכוי. הפרטים בפרטי הקבלה ל-GST/HST לזיכוי מס תשומות. מס המכירה של קוויבק כפוף לכללים של Revenu Québec, שהעמוד הזה לא מכסה.
כמה זמן שומרים קבלות?
בדרך כלל שש שנים מסוף שנת המס האחרונה שהרישומים קשורים אליה (CRA: איפה שומרים את הרישומים). יש רישומים ומצבים, כמו דוח שהוגש באיחור או השגה או ערעור פתוחים, ששינו את התקופה. מתי היא מתחילה ומה משתנה כשחברה נסגרת, ראו כמה זמן שומרים רישומים עסקיים.
דוגמה
הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים קנדיים.
מסור משומש ממוכר פרטי
עסק של בעל מלאכה קונה מסור משומש ב-C$600 ממוכר פרטי שנמצא דרך מודעה באינטרנט. התשלום בהעברה בנקאית מקוונת, ולא התקבלה קבלה. באותו יום בעל העסק רושם ביומן ההוצאות את שם המוכר וכתובתו, C$600, תאריך התשלום ותיאור של המסור. הוא שומר עם הרישום את אישור ההעברה ועותק של המודעה. מכיוון שמסור הוא ציוד, הוא רושם גם מי מכר אותו, את העלות ואת תאריך הרכישה.
פתק ארוחת צהריים עם לקוח בלי תיאור
עסק ייעוץ משלם C$85 על ארוחת צהריים עם לקוח. בפתק מהקופה מופיע רק הסכום הכולל. בעל העסק כותב על הפתק, או ביומן, מה נקנה, מי השתתף ולמה זו הייתה פגישה עסקית, ושומר את דף החשבון בכרטיס האשראי שמראה את התשלום.
אישור הזמנה שלא מציין את הקונה
עסק מבצע הזמנה מקוונת של חומרי עבודה ב-C$1,200. אישור ההזמנה מציין את המוכר אך לא את הקונה. בעל העסק מבקש מהמוכר בכתב חשבונית עם שם העסק וכתובתו. אם המוכר מסרב, בעל העסק רושם ביומן את שם המוכר וכתובתו, C$1,200, תאריך התשלום ופרטי ההזמנה, ושומר את האישור, את הבקשה ואת כל תשובה. אם העסק רשום ל-GST/HST ורוצה את הזיכוי, חשבונית המוכר עדיין חשובה: בסכום הזה כללי הזיכוי דורשים גם את שם הקונה.
המצב שלכם שונה?
- רכישה גדולה (ציוד, רכב) בלי מסמך מהמוכר: קבעו איזו הוכחה עוד אפשר להרכיב, ואיך כל רכישה תתועד מעכשיו, בעזרת עזרה בהנהלת חשבונות.
- CRA ביקשה תימוכין, או שהרישומים של כמה שנים דלים: פעלו לפי בדיקות, ביקורות וגילוי מרצון ובדיקות וביקורות GST/HST, והתחילו מהרישומים שאפשר עוד להרכיב, בעזרת עזרה בהנהלת חשבונות אם הם דלים.
- שילמתם בכרטיס אישי, או שהקבלה על שמכם הפרטי: ראו הוצאות עסקיות ששולמו באופן אישי.
- קבלה אבדה או לא הונפקה מעולם: ראו הוצאות עסקיות בלי קבלות.
- אתם תובעים זיכויי GST/HST: השתמשו בפרטי הקבלה ל-GST/HST לזיכוי מס תשומות.
- אתם מחליטים אם לנהל רישומים בעצמכם: השוו ניהול הספרים בעצמכם או העסקת איש מקצוע להנהלת חשבונות.
- הוצאות רכב בלי יומן נסיעות: ראו יומן נסיעות לבדיקה של CRA.
נתונים בדף זה
| נתון | ערך | מקור |
|---|---|---|
| מחיר רכישה שבו קבלה צריכה להראות את מספר העסק של הספק לפני מס, כשהספק רשום ל-GST/HST | $100 | CRA: רישומים עסקיים סומן |
| תקופת שמירה כללית של רשומות עסק מסוף שנת המס האחרונה שהרשומות והמסמכים התומכים מתייחסים אליה; ייתכנו תקופות שמירה ארוכות יותר | שש שנים | CRA: איפה שומרים את הרישומים, כמה זמן, ואיך מבקשים אישור להשמידם מוקדם סומן |
| סף חשבונית ל-ITC לפרטי מס נוספים בסכום מכירה כולל זה, פרטי המס ומספר GST/HST של הספק הופכים לנדרשים | $100 | CRA: זיכויי מס תשומות סומן |
| סף חשבונית ל-ITC לפרטי הקונה בסכום מכירה כולל זה, שם הקונה, התיאור ותנאי התשלום הופכים לנדרשים | $500 | CRA: זיכויי מס תשומות סומן |
מקורות ראשוניים
- CRA: רישומים עסקיים
- CRA: מדריך T4002, פרק 1 (מידע כללי)
- CRA: מהם רישומים, מי חייב לשמור אותם ולמה זה חשוב
- CRA: האחריות שלכם והדרישות הקשורות לרישומים
- CRA: איפה שומרים את הרישומים, כמה זמן, ואיך מבקשים אישור להשמידם מוקדם
- CRA: פורמט מקובל, סריקת מסמכי נייר וגיבוי קבצים אלקטרוניים
- CRA: זיכויי מס תשומות
- CRA: מדריך דוח מס חברות T2, לפני שמתחילים
- חוק מס הכנסה של קנדה (Income Tax Act), סעיף 230
- חוק מס בלו של קנדה (Excise Tax Act), סעיף 169
- חוק מס בלו של קנדה (Excise Tax Act), סעיף 223
- תקנות מידע על זיכוי מס תשומות (GST/HST), סעיף 3
- חוק מס הכנסה של קנדה (Income Tax Act), סעיף 18
על המדריך
תורגם מהמדריך באנגלית · קראו את המקור באנגלית
הדף מסביר כללים כלליים לשנת המס המוצגת. הוא אינו ייעוץ למצבכם.
שינויים במקור האנגלי
- : פורסם לראשונה.