Recibos exigidos pela CRA para despesas de pequenas empresas

Quais são os requisitos de recibo da CRA para uma pequena empresa?

A CRA diz para obter um recibo ou outro comprovante de cada compra da empresa (Guide T4002). Para o empresário individual ou sócio de sociedade, o recibo deve mostrar a data, o nome e o endereço das duas partes e a descrição completa do que foi comprado (CRA: registros da empresa). As páginas da CRA para corporações lidas para esta página não trazem uma lista de recibo à parte. A Income Tax Act vale para todas as empresas: elas devem manter registros e livros contábeis e guardar todas as contas e comprovantes necessários para verificá-los (seção 230).

Respostas curtas: o empresário individual ou sócio de sociedade guarda os recibos e não os envia com a declaração. Se o vendedor não der recibo, anote no seu registro de despesas o nome e o endereço do vendedor, o valor, a data do pagamento e os detalhes da transação, de preferência na hora de pagar.

A CRA avisa que as transações podem ser negadas sem a documentação adequada e que ela também pode rejeitar despesas que você deduziu se não conseguir comprová-las (Guide T4002).

O caso deixa de ser simples quando:

• uma compra grande (equipamento, veículo) vem sem nenhum documento do vendedor;
• um vendedor não quer emitir uma fatura nem descrever o que você comprou;
• a CRA pediu comprovação, ou os registros de vários anos estão incompletos.

Reúna: recibos e faturas, confirmações de pedido e de pagamento, extratos bancários e de cartão e o seu registro de despesas.

Envio os recibos com a minha declaração de imposto?

Não, na sua própria declaração como empresário individual ou sócio de sociedade. A CRA diz para não enviar registros da empresa com a declaração de imposto de renda, mas guardá-los caso a CRA peça para vê-los depois (CRA: registros da empresa; Guide T4002).

O guia do T2 para corporações não manda enviar recibos com a declaração. Ele descreve um serviço de anexar documentos, como certificados, que não é obrigatório para software certificado, e diz que a corporação deve guardar os registros por seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (CRA: guia do T2). Guarde os recibos: a seção 230 exige que todos os comprovantes necessários para verificar os registros sejam mantidos.

Não enviar os recibos não elimina o dever de tê-los. A CRA pode pedi-los depois, em uma revisão ou auditoria; veja revisões, auditorias e divulgação voluntária.

Que outros registros valem além do recibo?

A CRA diz para guardar extratos bancários, cheques compensados e cópias dos comprovantes de depósito, e os lista, junto com faturas de venda, recibos de compra e comprovantes de cartão de crédito, como documentos de apoio (CRA: registros da empresa; CRA: o que são registros).

A CRA também exige que os registros sejam confiáveis, completos e apoiados por documentos (CRA: suas responsabilidades). Nenhuma das duas páginas diz que um extrato basta por si só. Saber se uma dedução pode se apoiar em um extrato quando o recibo some está em despesas da empresa sem recibo.

Preciso de recibo de um vendedor pessoa física (um anúncio classificado online, uma venda em dinheiro)?

A CRA diz para obter um recibo ou outro comprovante de cada compra da empresa, então peça um a cada vendedor. Quando um vendedor ou fornecedor não dá nenhum, a CRA diz para anotar no registro de despesas o nome e o endereço do vendedor, o valor pago, a data do pagamento e os detalhes da transação (CRA: registros da empresa).

Esse é o caso comum de um vendedor pessoa física de um anúncio online, ou de qualquer venda em dinheiro. Também convém guardar:

• o rastro do pagamento: a confirmação da transferência, ou o saque em dinheiro no seu extrato;
• o anúncio ou as mensagens que descrevem o item e o preço;
• o motivo comercial. Uma despesa só é dedutível na medida em que foi feita para gerar renda do negócio (seção 18(1)(a)), então anote como o item é usado na empresa.

Para uma compra grande, como um equipamento ou um veículo, peça ao vendedor que assine um recibo de venda (bill of sale) curto antes de você pagar, com a data, o nome e o endereço das duas partes, a descrição completa e o preço.

Para equipamentos, a CRA também diz para manter um registro dos bens que você comprou: quem vendeu, o custo e a data (Guide T4002).

Um vendedor pessoa física que não é registrado no GST/HST não tem número de registro para mostrar; os pedidos de crédito estão em dados do recibo do GST/HST para créditos de imposto sobre insumos.

Uma grande empresa não quer me dar uma fatura adequada: o que fazer?

As páginas de recibos da CRA lidas para este guia não fixam regras à parte para grandes vendedores, então os mesmos dois passos são o ponto de partida: obter um recibo ou comprovante e, se ele não vier, registrar a compra você mesmo. A resposta da CRA para “e se um fornecedor não quiser me dar um recibo?” é garantir que você obtenha um, e ela avisa que as transações podem ser negadas sem a documentação adequada (Guide T4002).

1. Procure na conta online do vendedor, no seu e-mail e em qualquer aplicativo uma cópia da fatura ou do recibo.
2. Se não houver nenhuma, peça uma que mostre a data, os itens e a sua empresa como compradora. Peça por escrito, para poder provar que pediu. Se você é registrado no GST/HST e a compra é um fornecimento tributável, o vendedor deve lhe dar prontamente por escrito, quando você pedir, os dados necessários para comprovar o seu crédito (Excise Tax Act, seção 223(2)).
3. Guarde a confirmação do pedido, a confirmação do pagamento e qualquer documento de entrega.
4. Se o vendedor ainda se recusar, faça o lançamento no registro: nome e endereço do vendedor, valor, data do pagamento e detalhes da transação.
5. Se você pede um crédito de GST/HST, tenha antes a fatura do vendedor ou outro documento exigido. A lei exige que você tenha as informações prescritas antes de entregar a declaração que pede o crédito (seção 169(4); CRA: créditos de imposto sobre insumos).

O cupom do caixa não tem descrição: o que acrescentar?

Acrescente o que você comprou, no cupom ou no registro de despesas. Uma fita de caixa registradora sem descrição é o exemplo da própria CRA: escreva uma descrição dos bens ou serviços no recibo ou em outro comprovante, ou nos seus registros de despesas (CRA: registros da empresa; Guide T4002). Se for possível, peça ao vendedor que descreva o item no recibo.

O cupom do caixa também raramente mostra o comprador. A CRA lista o nome e o endereço do comprador, mas a orientação dela sobre recibos não dá instrução à parte para um cupom sem esses dados. Guarde o cupom e escreva o motivo comercial no lançamento; no caso de uma refeição, ajuda anotar quem participou e por quê.

Fotos e digitalizações de recibos valem?

Só sob condições. A regra da CRA é guardar os originais dos documentos em papel, e uma cópia digitalizada só pode substituir o papel se for uma reprodução fiel, com as mesmas informações, feita conforme a norma nacional mais recente do Canadá. A empresa que não consegue cumprir a norma precisa guardar o original (CRA: formato aceito e digitalização).

A página da CRA não menciona fotos de celular, então guarde o recibo em papel, a menos que a sua digitalização cumpra essas condições. Um recibo criado em formato eletrônico continua eletrônico: a CRA diz para guardá-lo em formato legível por meio eletrônico, mesmo que você o imprima. Para as condições completas de digitalização e o armazenamento, veja recibos digitalizados para a CRA.

Os pedidos de crédito do GST/HST exigem mais dados no recibo?

Se você pede créditos de imposto sobre insumos do GST/HST, sim: eles têm regras próprias de documentos, baseadas no valor total pago ou a pagar e separadas da lista do imposto de renda acima (CRA: créditos de imposto sobre insumos).

• Abaixo de $100, o documento mostra o nome do vendedor, a data e o total.
• A partir de $100, ele também deve mostrar o GST/HST cobrado (ou, se o total inclui o imposto, uma declaração dizendo isso e a alíquota) e o número de registro do vendedor no GST/HST. Se o documento abrange fornecimentos com tratamentos tributários diferentes, ele também deve mostrar quais fornecimentos são tributáveis e não têm alíquota zero (regulamento, seção 3).
• A partir de $500, ele também deve mostrar o nome do comprador, uma breve descrição e as condições de pagamento.

Essas faixas consideram o valor total do documento. A linha do número do vendedor na tabela acima considera o preço antes do imposto, então os dois podem divergir perto do limite.

Um recibo que serve para a dedução do imposto de renda ainda pode ser insuficiente para o crédito. Os detalhes estão em dados do recibo do GST/HST para créditos de imposto sobre insumos. O imposto sobre vendas de Quebec segue as regras próprias da Revenu Québec, que esta página não aborda.

Por quanto tempo guardo os recibos?

Em geral seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que os registros se referem (CRA: onde guardar seus registros). Alguns registros, e algumas situações como uma declaração entregue em atraso ou uma contestação ou um recurso em aberto, mudam o prazo. Para saber quando ele começa e o que muda quando a empresa fecha, veja por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares canadenses.

Uma serra usada de um vendedor pessoa física

Um faz-tudo compra uma serra usada por C$600 de um vendedor pessoa física encontrado em um anúncio online. Ele paga por transferência bancária online e não recebe recibo. No mesmo dia, anota no registro de despesas o nome e o endereço do vendedor, C$600, a data do pagamento e a descrição da serra. Guarda a confirmação da transferência e uma cópia do anúncio junto com o lançamento. Como a serra é um equipamento, ele também registra quem a vendeu, o custo e a data da compra.

Um cupom de almoço com cliente sem descrição

Uma consultora paga C$85 por um almoço com um cliente. O cupom do caixa mostra só o total. Ela escreve no cupom, ou no registro, o que foi comprado, quem participou e por que foi uma refeição de negócios, e guarda o extrato do cartão que mostra o pagamento.

Uma confirmação de pedido que não cita o comprador

Uma empresa faz um pedido online de suprimentos de C$1.200. A confirmação cita o vendedor, mas não o comprador. O proprietário pede por escrito ao vendedor uma fatura com o nome e o endereço da empresa. Se o vendedor se recusa, o proprietário anota no registro o nome e o endereço do vendedor, C$1.200, a data do pagamento e os detalhes do pedido, e guarda a confirmação, o pedido e qualquer resposta. Se a empresa é registrada no GST/HST e quer o crédito, a fatura do vendedor continua importando: nesse valor, as regras do crédito também pedem o nome do comprador.

E no seu caso?

• Uma compra grande (equipamento, veículo) não tem documento do vendedor: defina que comprovação você ainda consegue reunir e como cada compra será documentada daqui em diante, com ajuda com escrituração contábil.
• A CRA pediu comprovação, ou os seus registros de vários anos estão incompletos: siga revisões, auditorias e divulgação voluntária e revisões e auditorias do GST/HST e comece pelos registros que você ainda consegue reunir, com ajuda com escrituração contábil se eles estiverem incompletos.
• Você pagou com um cartão pessoal, ou o recibo está no seu nome: veja despesas da empresa pagas pessoalmente.
• Um recibo foi perdido ou nunca foi emitido: veja despesas da empresa sem recibo.
• Você pede créditos de GST/HST: use dados do recibo do GST/HST para créditos de imposto sobre insumos.
• Você está decidindo se mantém a própria escrituração: compare fazer a própria escrituração ou contratar um responsável contábil.
• Despesas com carro sem diário de bordo: veja diário de bordo do veículo para uma revisão da CRA.