CRA کے لیے اسکین شدہ رسیدیں: کیا ڈیجیٹل کاپیاں کافی ہیں؟

کیا CRA آڈٹ کرے تو اسکین شدہ رسیدیں قبول کرے گا؟

اسکین یا تصویر کھینچی ہوئی رسید کاغذ کی جگہ صرف تب لیتی ہے جب تصویر ایسے امیجنگ پروگرام کے تحت بنی ہو جو CRA کی شرائط پوری کرتا ہو۔ امیجنگ پروگرام اسکین کرنے، اندراج کرنے، انڈیکس بنانے اور تصاویر جانچنے کا ایک دستاویزی معمول ہے۔ اگر کوئی کاروبار شرائط پوری نہ کر سکے تو CRA کے مطابق اسے اصل دستاویزات رکھنی ہوں گی (CRA: قابل قبول فارمیٹ اور امیجنگ)۔ CRA کے صفحات یہ نہیں بتاتے کہ آڈیٹر کم تر معیار کے اسکین کے ساتھ کیا سلوک کرتا ہے۔ وہ کاغذ رکھنے کو کہتے ہیں۔

رسیدیں گوشوارے کے ساتھ نہیں بھیجی جاتیں، لیکن CRA بعد میں انہیں دیکھنے کو کہہ سکتا ہے (CRA: کاروباری ریکارڈ؛ CRA کی رسید کے تقاضے)۔ اگر آڈیٹر انہیں مانگے تو وہ بتاتا ہے کہ دستاویزات آن لائن کیسے بھیجیں، کیونکہ آڈیٹر ای میل سے ریکارڈ وصول نہیں کر سکتے (CRA: آڈٹ)۔ کاپی بھیج دینے سے آپ اصل کو شریڈ نہیں کر سکتے، اور نہ یہ طے ہوتا ہے کہ خرچ کی تائید ہو گئی۔ درخواست کا جواب دینے کے لیے دیکھیں جائزے، آڈٹ اور رضاکارانہ انکشاف۔

CRA کی رہنمائی دو طرف اشارہ کرتی ہے: کاغذ رکھیں اور اسکین کو بیک اپ سمجھیں، یا کوئی بھی کاغذ تلف کرنے سے پہلے امیجنگ کی ہر شرط پوری کریں۔ معاملہ سادہ نہیں رہتا جب آپ کاغذ سے ڈیجیٹل پر جا رہے ہوں، کاغذ پہلے ہی شریڈ ہو چکا ہو، کئی لوگ رسیدوں کی تصویر کھینچتے ہوں، رسیدیں کسی ایپ میں پڑی ہوں، یا CRA نے ریکارڈ مانگے ہوں۔ اسکین پر بھروسا کرنے سے پہلے جمع کریں:

• امیجنگ کی تحریری منظوری اور تحریری طریقۂ کار
• اسکین کی لاگ بک اور انڈیکس
• کاغذ سے ملا کر جانچی گئی تصاویر کا نمونہ
• ایسا بیک اپ جسے ٹیسٹ کے طور پر ایک بار بحال کیا جا چکا ہو

کیا میں کاغذ کی جگہ ڈیجیٹل رسیدیں رکھ سکتا ہوں اور کاغذ پھینک سکتا ہوں؟

صرف تب جب تصاویر ایسے قابل قبول امیجنگ پروگرام کے تحت بنی ہوں جو تازہ ترین قومی معیار پر چلتا ہو۔ CRA کہتا ہے کہ اس طرح امیج کی گئی کاغذی بنیادی دستاویزات تلف کی جا سکتی ہیں، اور تب تصاویر مستقل ریکارڈ کے طور پر رکھی جاتی ہیں (⁦IC05-1R1⁩، پیراگراف 28؛ ⁦IC78-10R5⁩، پیراگراف 21 اور 22)۔

اس پروگرام کے بغیر اصل کاغذ رکھنا لازمی ہے۔ CRA یہ بھی مشورہ دیتا ہے کہ کاغذی ریکارڈ تلف کرنے میں کوئی شک ہو تو پہلے قانونی مشورہ لیں۔

کیا فون کی تصویر یا رسید کی پرنٹ کی ہوئی تصویر کافی ہے؟

CRA کے امیجنگ کے صفحات فون کی تصاویر کا ذکر نہیں کرتے، اس لیے نہ انہیں قبول کرتے ہیں نہ رد۔ ہر تصویر کا ٹیسٹ ایک ہی ہے: وہ درست نقل ہو جو کاغذ کی جگہ لینے کے لیے بنی ہو، وہی معلومات دے، اور ریزولوشن، ٹون یا رنگت کی وجہ سے اہم تفصیلات نہ چھپائے (CRA: قابل قبول فارمیٹ اور امیجنگ)۔

یہ صرف تصویر کا ٹیسٹ ہے۔ کاغذ تلف کرنے کے لیے امیجنگ پروگرام بھی چاہیے: تحریری منظوری، طریقۂ کار، لاگ بک، انڈیکس اور معیار کی جانچ (اگلے حصے کی سات شرائط)۔ فون کے کیمرا رول میں پڑی تصویر کے گرد عموماً ان میں سے کچھ نہیں ہوتا، اس لیے CRA کی رہنمائی کے مطابق وہ بیک اپ کاپی ہے، کاغذ کا متبادل نہیں۔

پرنٹ کی ہوئی تصویر کاپی کی کاپی ہے۔ اصل کاغذ یا اصل برقی فائل رکھیں۔

اسکین شدہ رسیدیں شریڈ کرنے سے پہلے CRA کیا تقاضا کرتا ہے؟

CRA کے سرکلرز قابل قبول امیجنگ پروگرام کی سات شرائط بتاتے ہیں، اور اس کا امیجنگ صفحہ تازہ ترین قومی معیار پر چلنے کا تقاضا کرتا ہے۔ کاغذ تلف کرنے سے پہلے ساتوں شرائط پوری ہونی چاہییں (⁦IC05-1R1⁩، پیراگراف 27؛ ⁦IC78-10R5⁩، پیراگراف 21)۔

⁦GST/HST⁩ ریکارڈ کے لیے Memorandum 15.2 (پیراگراف 17) بھی سات شرائط دیتا ہے، لیکن لاگ بک کی جگہ آڈٹ ٹریل کے ساتھ۔ آڈٹ ٹریل کو بنائے گئے ریکارڈ کی صداقت اور وصول شدہ ریکارڈ کی سالمیت وصولی کے وقت سے دکھانی چاہیے۔ باقی شرائط ملتی جلتی ہیں؛ میمورنڈم کی معیار کی جانچ اس کے تمام طریقۂ کار کا احاطہ کرتی ہے۔ جہاں ایک رسید انکم ٹیکس اور ⁦GST/HST⁩ دونوں کی تائید کرتی ہو، دونوں فہرستیں پوری کریں۔ الگ سے، ⁦IC05-1R1⁩ (پیراگراف 36) کہتا ہے کہ برقی ریکارڈ بنیادی دستاویز سے خلاصہ شدہ مالی اکاؤنٹس تک آڈٹ ٹریل دکھائیں۔

پروگرام کے پیچھے معیار Canadian General Standards Board کا ⁦CAN/CGSB-72.34⁩، Electronic Records as Documentary Evidence، ہے، جس کا نام CRA کے امیجنگ صفحے اور Memorandum 15.2 میں ہے۔ پرانے سرکلرز (⁦IC05-1R1⁩ اور ⁦IC78-10R5⁩) ایک پہلے معیار ⁦CAN/CGSB-72.11-93⁩ کا نام لیتے ہیں۔ سب کہتے ہیں کہ تازہ ترین معیار پر چلیں۔ CRA کے صفحات معیار کو نقل نہیں کرتے اور نہ یہ بتاتے ہیں کہ کسی اسکینر یا ایپ کا اس پر پورا اترنا کیسے ثابت ہو۔ اگر کوئی کاروبار معیار پورا نہ کر سکے تو CRA کے مطابق اسے اصل دستاویزات رکھنی ہوں گی۔ اگر امیجنگ کوئی تیسرا فریق کرے تو کاروبار پر یہ یقینی بنانے کی ذمہ داری رہتی ہے کہ وہ قابل قبول ہو (⁦IC05-1R1⁩، پیراگراف 29)۔

اگر رسید ای میل یا ایپ سے آئی ہو تو کیا ہوگا؟

جو رسید پہلے برقی طور پر بنی، بھیجی یا وصول ہوئی ہو اسے برقی طور پر ہی رکھنا بھی لازم ہے۔ CRA کا سرکلر کہتا ہے کہ یہ دستاویزات ایسے ریکارڈ ہیں جنہیں برقی شکل میں رکھنا ضروری ہے (⁦IC05-1R1⁩، پیراگراف 39)۔ اس کی درج کردہ بنیادی دستاویزات میں خریداری کی انوائسز اور کریڈٹ کارڈ کی رسیدیں شامل ہیں، اور ای میلز جہاں وہ ٹیکس کے لیے اہم ہوں۔

رسید پرنٹ کرنا فائل کا متبادل نہیں۔ ⁦GST/HST⁩ ریکارڈ کے لیے، کاغذی کاپی موجود ہو تب بھی برقی ریکارڈ رکھنا لازم ہے (Memorandum 15.2، پیراگراف 5)۔ قانون تقاضا کرتا ہے کہ برقی طور پر رکھے گئے ریکارڈ برقی طور پر پڑھنے کے قابل فارمیٹ میں رکھے جائیں (Income Tax Act، s. 230(4.1)؛ Excise Tax Act، s. 286(3.1))۔ وزیر کسی شخص یا اشخاص کے طبقے کو اس اصول سے ان شرائط پر استثنا دے سکتا ہے جو وزیر قبول کرے (s. ⁦230(4.2)⁩؛ s. 286(3.2))۔

اگر فائل کو دوسرے فارمیٹ میں بدلا جائے تو تبدیلی ٹیکس سے متعلق معلومات کو ضائع، تباہ یا تبدیل نہ کرے (⁦IC05-1R1⁩، پیراگراف 37)۔

ڈیجیٹل رسیدیں کتنی دیر اور کہاں رکھوں؟

انہیں اس آخری ٹیکس سال کے اختتام سے چھ سال تک رکھیں جس سے وہ متعلق ہوں؛ کارپوریشن کے لیے یہ مالی مدت ہے (CRA: اپنا ریکارڈ کہاں رکھیں)۔ کاغذ کی جگہ لینے والی تصاویر ہی ریکارڈ ہیں، اس لیے ان پر بھی وہی مدت لاگو ہے۔ دیر سے جمع کیے گئے گوشواروں، اعتراضات اور بند کاروبار کے لیے دیکھیں کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں۔

ریکارڈ کینیڈا میں کاروبار کی جگہ یا رہائش پر رکھے جانے چاہییں، سوائے اس کے کہ CRA تحریری طور پر دوسری اجازت دے۔ CRA کہتا ہے کہ کینیڈا سے باہر رکھے گئے ریکارڈ جنہیں کینیڈا سے برقی طور پر دیکھا جائے، کینیڈا میں رکھے ہوئے نہیں مانے جاتے۔ بیرون ملک ریکارڈ رکھنے کی اجازت ہو تب بھی وہ درخواست پر CRA کے جائزے کے لیے کینیڈا میں دستیاب ہونے چاہییں۔ ⁦GST/HST⁩ کے لیے ریکارڈ کینیڈا میں، انگریزی یا فرانسیسی میں رکھنا لازم ہے، سوائے اس کے کہ وزیر دوسری اجازت دے (Excise Tax Act، s. 286(1.2))۔

CRA کون سا فائل فارمیٹ اور بیک اپ چاہتا ہے؟

فائلیں پڑھنے کے قابل رہنی چاہییں۔ کاروبار CRA کو جو کاپی دے وہ عام استعمال کے ایسے non-proprietary فارمیٹ (جو کسی ایک کمپنی کی ایپ کے بغیر کھلے) میں ہو جسے CRA کا سافٹ ویئر پروسیس کر سکے (⁦IC05-1R1⁩، پیراگراف 7)۔ CRA کے ریکارڈ رکھنے کے صفحات رسید کی تصاویر کے لیے فائل کی اقسام کی فہرست نہیں دیتے۔ جو دستاویزات اسے آن لائن بھیجی جائیں ان کے لیے اس کا اپ لوڈ صفحہ PDF، JPG، JPEG اور TIFF سمیت فارمیٹس بتاتا ہے؛ قابل قبول اپ لوڈ فارمیٹ سے امیجنگ کے اصول اپنے آپ پورے نہیں ہو جاتے۔

بیک اپ کاروبار کا کام ہے۔ CRA کہتا ہے کہ دوبارہ لکھے جانے والے میڈیا پر رکھے ریکارڈ کا بیک اپ لیں تاکہ انہیں ایسے فارمیٹ میں بحال کیا جا سکے جو CRA استعمال کر سکے (CRA: قابل قبول فارمیٹ اور بیک اپ)۔ جہاں بیک اپ ہی ریکارڈ رکھنے کا طریقہ ہو، سرکلر (پیراگراف 15 اور 17) تقاضا کرتا ہے:

• ایسے بیک اپ جنہیں قابل استعمال، پڑھنے کے قابل شکل میں بحال کیا جا سکے
• منفرد لیبل والا میڈیا اور اس بات کا لاگ کہ ہر ایک میں کیا ہے
• ایسے بیک اپ جو پچھلے بیک اپ کو اوور رائٹ نہ کریں
• فائلیں بحال کرنے کے لیے درکار سافٹ ویئر
• وقفے وقفے سے ٹیسٹ کہ بیک اپ شدہ ریکارڈ بحال ہو سکتے ہیں

اگر مطلوبہ برقی ریکارڈ گم، تباہ یا خراب ہو جائیں تو سرکلر کہتا ہے کہ CRA کو اطلاع دیں اور معقول مدت کے اندر فائلیں دوبارہ بنائیں (پیراگراف 46)۔

اگر رسید کی ایپ یا کلاؤڈ سروس میں میرے اسکین ہوں تو کیا ہوگا؟

ذمہ داری کاروبار ہی کی رہتی ہے۔ ریکارڈ رکھنا بک کیپر، اکاؤنٹنٹ یا کلاؤڈ اسٹوریج فراہم کنندہ کے سپرد کرنے سے کاروبار ریکارڈ رکھنے، پڑھنے کے قابل رکھنے، محفوظ رکھنے یا رسائی کی ذمہ داریوں سے بری نہیں ہوتا، بشمول سافٹ ویئر کی تبدیلیوں، فراہم کنندہ کے دیوالیہ ہونے یا ایک فراہم کنندہ سے دوسرے پر جانے کی صورت میں (Memorandum 15.2، پیراگراف 34؛ ⁦IC05-1R1⁩، پیراگراف 19)۔ میمورنڈم فراہم کنندہ سے مطلوبہ معلومات کی قابل قبول برقی کاپی لینے کو اچھا طریقہ کہتا ہے (پیراگراف 36)۔

CRA کی جگہ اور پڑھنے کے قابل ہونے کے اصولوں سے دو جانچیں نکلتی ہیں۔ پہلی، فراہم کنندہ ڈیٹا کہاں رکھتا ہے: کینیڈا سے باہر رکھے گئے اور کینیڈا سے دیکھے جانے والے ریکارڈ کینیڈا میں رکھے ہوئے نہیں مانے جاتے، اور بیرون ملک ریکارڈ رکھنے کے لیے CRA کی تحریری اجازت چاہیے۔ CRA کے صفحات یہ نہیں بتاتے کہ یہ کسی خاص سروس پر کیسے لاگو ہوتا ہے، اس لیے فراہم کنندہ سے پوچھیں۔ دوسری، کیا کاروبار فراہم کنندہ کی مدد کے بغیر ہر تصویر اور اس کا انڈیکس پڑھنے کے قابل شکل میں ایکسپورٹ کر سکتا ہے۔ اگر نہیں تو ہو سکتا ہے کاروبار ریکارڈ پیش کرنے کی اپنی ذمہ داری پوری نہ کر سکے۔

کیا اسکین شدہ رسیدیں اب بھی ⁦GST/HST⁩ ان پٹ ٹیکس کریڈٹس کی تائید کرتی ہیں؟

کر سکتی ہیں، اگر اسکین قابل قبول امیجنگ پروگرام کے تحت بنا ہو، یعنی وہی ریکارڈ ہو، اور رسید میں وہ سب ہو جو کریڈٹ کو چاہیے۔ ان پٹ ٹیکس کریڈٹ کا دعویٰ کرنے والے کاروبار کو اپنی خریداری کی انوائسز یا رسیدوں کی کاپیاں رکھنی ہوتی ہیں (CRA: ⁦GST/HST⁩ ریکارڈ)۔ ⁦GST/HST⁩ ریکارڈ پر رکھنے کی وہی مدت اور برقی فارمیٹ کا وہی اصول لاگو ہوتا ہے (Excise Tax Act، s. 286)، اور Memorandum 15.2 ان کے لیے امیجنگ کی شرائط طے کرتا ہے، بشمول آڈٹ ٹریل۔

دھندلی یا کٹی ہوئی تصویر دو بار ناکام ہو سکتی ہے: امیج شدہ ریکارڈ کے طور پر، اور کسی ایسی تفصیل کو چھپا کر جس پر کریڈٹ منحصر ہے۔ رسید میں کیا ہونا ضروری ہے، اس کے لیے دیکھیں ان پٹ ٹیکس کریڈٹس کے لیے ⁦GST/HST⁩ رسید کی تفصیلات اور CRA کی رسید کے تقاضے۔

کیا میں چھ سال پورے ہونے سے پہلے رسیدیں تلف کر سکتا ہوں؟

صرف وزیر کی تحریری اجازت سے (Income Tax Act، s. 230(8)؛ Excise Tax Act، s. 286(6))۔ CRA خبردار کرتا ہے کہ اس کی اجازت کے بغیر کاغذی یا برقی ریکارڈ تلف کرنے پر مقدمہ چل سکتا ہے (CRA: اپنا ریکارڈ کہاں رکھیں)۔ درخواست Form T137 پر یا تحریری طور پر دی جاتی ہے؛ اقدامات کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں میں ہیں۔

قواعد کے مطابق امیجنگ کے بعد کاغذ تلف کرنا ایک الگ قدم ہے۔ تصویر ہی ریکارڈ ہے، اور اس پر رکھنے کی مدت چلتی رہتی ہے۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں۔ تمام رقوم کینیڈین ڈالر (C$) میں ہیں۔

تصویر کھینچی، پھر شریڈ کر دیا

البرٹا کا ایک فری لانس ڈیزائنر سال میں تقریباً 300 رسیدوں کی تصویر کھینچتا ہے (⁦C$12,000⁩ کے اخراجات) اور کاغذ شریڈ کر دیتا ہے۔ کوئی تحریری منظوری، طریقۂ کار، لاگ بک یا انڈیکس نہیں ہے۔ چونکہ پروگرام کی شرائط پوری نہیں ہوتیں، CRA کی رہنمائی اصل رسیدیں رکھنے کی ہے، اس لیے تصاویر بیک اپ کاپیاں ہیں، ریکارڈ نہیں۔ آگے کے لیے ڈیزائنر کاغذ رکھتا ہے یا پہلے پروگرام بناتا ہے۔ جو رسیدیں پہلے ہی شریڈ ہو چکی ہیں ان کے لیے دیکھیں رسیدوں کے بغیر کاروباری اخراجات۔

اسکینر اور تحریری پروگرام

اونٹاریو کی ایک کارپوریشن کاروباری اسکینر خریدتی ہے۔ مالک تحریری منظوری پر دستخط کرتا ہے، بک کیپر تحریری طریقۂ کار پر چلتا ہے، سافٹ ویئر ہر تصویر کا انڈیکس بناتا اور اس پر مہر لگاتا ہے، اور لاگ بک ہر بیچ اور کاغذ تلف کرنے کا دن درج کرتی ہے۔ کوئی ہر سہ ماہی تصاویر کا نمونہ جانچتا ہے، اور فائلوں کا بیک اپ لے کر ٹیسٹ کے طور پر بحال کیا جاتا ہے۔ اگر عمل تازہ ترین قومی معیار پر بھی چلتا ہو تو تصاویر مستقل ریکارڈ بن جاتی ہیں اور کاغذ جا سکتا ہے۔ اگر کارپوریشن ⁦GST/HST⁩ کے لیے رجسٹرڈ ہے تو یہی تصاویر اس کے کریڈٹس کی بھی تائید کرتی ہیں، اور Memorandum 15.2 اپنی فہرست میں لاگ بک کی جگہ آڈٹ ٹریل مانگتا ہے، اس لیے کارپوریشن لاگ بک اور آڈٹ ٹریل دونوں رکھتی ہے۔ کارپوریشن انہیں متعلقہ مالی مدت کے اختتام سے چھ سال تک رکھتی ہے۔

ای میل سے آنے والی سپلائر انوائسز

کیوبیک میں ایک دکان کا مالک سپلائر انوائسز PDF کی صورت میں ای میل سے وصول کرتا ہے۔ وفاقی انکم ٹیکس کے لیے CRA کی رہنمائی فائلوں کو رکھنے کی مدت تک برقی اور پڑھنے کے قابل رکھنے کی ہے، اور پرنٹ ان کی جگہ نہیں لیتا۔ Revenu Québec QST کے لیے ریکارڈ کے اپنے اصول طے کرتا ہے، اور کیوبیک کے کاروبار کو QST اور ⁦GST/HST⁩ ریکارڈ کے بارے میں اس سے پوچھنا چاہیے؛ یہ صفحہ انہیں کور نہیں کرتا۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• کاغذ پہلے ہی شریڈ ہو چکا ہے، تصاویر کبھی امیجنگ پروگرام کے تحت نہیں بنیں، یا کھاتے اس سے مطابقت نہیں رکھتے جو باقی ہے: CRA کہتا ہے کہ کاغذ صرف اس امیجنگ کے بعد تلف ہو سکتا ہے جو اس کی شرائط پوری کرے، اور اس کے صفحات نہیں بتاتے کہ کمی کے ساتھ کیا سلوک ہوتا ہے۔ ہو سکتا ہے رسیدوں کو بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس اور سپلائر کی کاپیوں سے سہارا دینا پڑے، اور جو بچا ہے اسے کسی بک کیپر یا اکاؤنٹنٹ کو دکھانا مناسب ہے۔ دیکھیں رسیدوں کے بغیر کاروباری اخراجات اور حساب کتاب میں مدد۔
• CRA نے ریکارڈ مانگے ہیں یا جائزے یا آڈٹ کا خط بھیجا ہے: دیکھیں جائزے، آڈٹ اور رضاکارانہ انکشاف۔ اگر ریکارڈ کے پیچھے کھاتے نامکمل ہوں تو حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• آپ کاغذ سے ڈیجیٹل پر جا رہے ہیں، یا ریکارڈ کاغذ، ایپس اور کئی سالوں میں بکھرے ہوئے ہیں: پروگرام، بیک اپ اور کھاتوں کو آپس میں ملنا ہوگا۔ دیکھیں حساب کتاب میں مدد، اپنے کھاتے خود رکھیں یا بک کیپر رکھیں اور تاخیر زدہ کھاتے نمٹانا۔
• آپ کی رسیدیں بیرون ملک کے سپلائرز سے ہیں یا کسی دوسری زبان میں ہیں: دیکھیں غیر ملکی سپلائرز اور ٹھیکیداروں کی انوائسز۔
• کوئی بیچنے والا مناسب رسید نہیں دیتا، یا آپ کو جاننا ہے کہ رسید میں کیا ہونا چاہیے: دیکھیں CRA کی رسید کے تقاضے۔
• آپ کمپنی بند کر رہے ہیں یا چھ سال کی ابتدائی تاریخ جاننا چاہتے ہیں: دیکھیں کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں۔
• آپ کے پاس امریکی ریکارڈ بھی ہیں: IRS کے اصول اسکین شدہ رسیدوں کے امریکی رہنما مضمون میں ہیں۔