Requisitos de recibos de la CRA para gastos del negocio

¿Cuáles son los requisitos de recibos de la CRA para un negocio pequeño?

La CRA indica obtener un recibo u otro comprobante por cada compra del negocio (Guide T4002). Para un propietario único o un socio, el recibo debe mostrar la fecha, los nombres y direcciones de ambas partes y una descripción completa de lo que se compró (CRA: registros del negocio). Las páginas de la CRA para corporaciones que se leyeron para esta guía no dan una lista de recibos aparte. La Income Tax Act se aplica a todo negocio: debe llevar registros y libros de contabilidad, y conservar toda cuenta y comprobante necesarios para verificarlos (sección 230).

Respuestas breves: el propietario único o el socio conserva los recibos y no los envía con la declaración. Si un vendedor no da ninguno, anote en su diario de gastos el nombre y la dirección del vendedor, el monto, la fecha de pago y los detalles de la transacción, idealmente al pagar.

La CRA advierte que las transacciones pueden ser rechazadas sin la documentación adecuada, y que también puede rechazar los gastos que usted dedujo si no puede respaldarlos (Guide T4002).

El caso deja de ser sencillo cuando:

• una compra grande (equipo, un vehículo) llega sin ningún documento del vendedor;
• un vendedor no quiere emitir una factura ni describir lo que usted compró;
• la CRA pidió respaldo, o los registros de varios años son escasos.

Reúna: recibos y facturas, confirmaciones de pedido y de pago, estados de cuenta bancarios y de tarjeta, y su diario de gastos.

¿Envío mis recibos con mi declaración de impuestos?

No, en su propia declaración como propietario único o socio. La CRA indica no enviar los registros del negocio con la declaración del impuesto sobre la renta, sino conservarlos por si la CRA pide verlos después (CRA: registros del negocio; Guide T4002).

La guía del T2 de una corporación no indica enviar los recibos con la declaración. Describe un servicio para adjuntar documentos, como certificados, que no es obligatorio para el software certificado, e indica que la corporación conserve los registros durante seis años desde el fin del último año fiscal al que se refieren (CRA: guía del T2). Conserve los recibos: la sección 230 exige conservar todo comprobante necesario para verificar los registros.

No enviar los recibos no elimina la obligación de tenerlos. La CRA puede pedirlos después, en una revisión o auditoría; vea revisiones, auditorías y divulgación voluntaria.

¿Qué otros registros cuentan además de un recibo?

La CRA indica conservar estados de cuenta bancarios, cheques cancelados y copias de comprobantes de depósito, y los enumera, junto con facturas de ventas, recibos de compras y recibos de tarjeta de crédito, como documentos de respaldo (CRA: registros del negocio; CRA: qué son los registros).

La CRA también exige que los registros sean confiables, completos y respaldados por documentos (CRA: sus responsabilidades). Ninguna de las dos páginas dice que un estado de cuenta baste por sí solo. Si una deducción puede apoyarse en un estado de cuenta cuando el recibo ya no existe, se explica en gastos del negocio sin recibos.

¿Necesito un recibo de un vendedor particular (un anuncio clasificado en línea, una venta en efectivo)?

La CRA indica obtener un recibo u otro comprobante por cada compra del negocio, así que pida uno a cada vendedor. Cuando un vendedor o proveedor no da ninguno, la CRA indica anotar en su diario de gastos el nombre y la dirección del vendedor, el monto pagado, la fecha del pago y los detalles de la transacción (CRA: registros del negocio).

Este es el caso habitual con un vendedor particular de un anuncio en línea, o con cualquier venta en efectivo. También conviene conservar:

• el rastro del pago: la confirmación de la transferencia, o el retiro de efectivo en su estado de cuenta;
• el anuncio o los mensajes que describen el artículo y el precio;
• el motivo comercial. Un gasto es deducible solo en la medida en que se incurrió para obtener ingresos del negocio (sección 18(1)(a)), así que anote cómo se usa el artículo en el negocio.

Para una compra grande, como equipo o un vehículo, pida al vendedor que firme un breve contrato de compraventa (bill of sale) antes de pagar, con la fecha, ambos nombres y direcciones, una descripción completa y el precio.

Para equipo, la CRA también indica llevar un registro de los bienes que compró: quién se los vendió, el costo y la fecha (Guide T4002).

Un vendedor particular que no está registrado para GST/HST no tiene un número de registro que mostrar; los créditos se explican en datos del recibo para créditos fiscales por insumos de GST/HST.

Una empresa grande no me da una factura adecuada: ¿qué hago?

Las páginas de recibos de la CRA que se leyeron para esta guía no fijan reglas aparte para vendedores grandes, así que los mismos dos pasos son el punto de partida: obtener un recibo o comprobante y, si no llega ninguno, registrar usted mismo la compra. La respuesta de la CRA a «¿qué hago si un proveedor no quiere darme un recibo?» es asegurarse de obtener uno, y advierte que las transacciones pueden ser rechazadas sin la documentación adecuada (Guide T4002).

1. Busque una copia de la factura o del recibo en la cuenta en línea del vendedor, en su correo y en cualquier aplicación.
2. Si no hay ninguna, pida una que muestre la fecha, los artículos y su negocio como comprador. Pídala por escrito, para poder demostrar que la pidió. Si usted está registrado para GST/HST y la compra es un suministro gravable, el vendedor debe darle sin demora y por escrito, cuando usted lo pida, los datos necesarios para respaldar su crédito (Excise Tax Act, sección 223(2)).
3. Conserve la confirmación del pedido, la confirmación del pago y cualquier documento de entrega.
4. Si el vendedor sigue negándose, haga el asiento en el diario: nombre y dirección del vendedor, monto, fecha de pago y detalles de la transacción.
5. Si reclama un crédito de GST/HST, tenga primero la factura del vendedor u otro documento exigido. La ley exige que usted tenga la información prescrita antes de presentar la declaración que reclama el crédito (sección 169(4); CRA: créditos fiscales por insumos).

Mi ticket de caja no muestra ninguna descripción: ¿qué agrego?

Agregue lo que compró, en el ticket o en su diario de gastos. Una cinta de caja registradora sin descripción es el propio ejemplo de la CRA: escriba una descripción de los bienes o servicios en el recibo u otro comprobante, o en sus registros de gastos (CRA: registros del negocio; Guide T4002). Cuando sea posible, pida al vendedor que describa el artículo en el recibo.

Un ticket de caja además rara vez muestra al comprador. La CRA incluye en su lista el nombre y la dirección del comprador, pero su guía sobre recibos no da una instrucción aparte para un ticket que no los tenga. Conserve el ticket y escriba el motivo comercial en el asiento del diario; en una comida, ayuda anotar quién asistió y por qué.

¿Cuentan las fotos y los escaneos de los recibos?

Solo bajo ciertas condiciones. La regla de la CRA es conservar los originales de los documentos en papel, y una copia digitalizada puede reemplazar el papel solo si es una reproducción fiel con la misma información, hecha según la norma nacional de Canadá más reciente. El negocio que no pueda cumplir la norma debe conservar el original (CRA: formato aceptable y digitalización).

La página de la CRA no menciona fotos hechas con el teléfono, así que conserve el recibo en papel a menos que su digitalización cumpla esas condiciones. Un recibo creado de forma electrónica sigue siendo electrónico: la CRA indica conservarlo en un formato legible electrónicamente aunque lo imprima. Para las condiciones completas de digitalización y almacenamiento, vea recibos escaneados para la CRA.

¿Las reclamaciones de GST/HST requieren más datos en el recibo?

Si reclama créditos fiscales por insumos de GST/HST, sí: tienen sus propias reglas de documentos, basadas en el monto total pagado o pagadero y distintas de la lista del impuesto sobre la renta de arriba (CRA: créditos fiscales por insumos).

• Por debajo de $100, el documento muestra el nombre del vendedor, la fecha y el total.
• Desde $100, también debe mostrar el GST/HST cobrado (o, si el total incluye el impuesto, una declaración que lo indique y la tasa del impuesto) y el número de registro de GST/HST del vendedor. Si el documento cubre suministros con distinto tratamiento fiscal, también debe mostrar cuáles son gravables y no son de tasa cero (reglamento, sección 3).
• Desde $500, también debe mostrar el nombre del comprador, una descripción breve y las condiciones de pago.

Estos tramos consideran el monto total del documento. La fila del número del vendedor en la tabla de arriba considera el precio antes de impuestos, así que ambos pueden diferir cerca del límite.

Un recibo que sirve para la deducción del impuesto sobre la renta aún puede no bastar para el crédito. Los detalles están en datos del recibo para créditos fiscales por insumos de GST/HST. El impuesto sobre las ventas de Quebec sigue las reglas propias de Revenu Québec, que esta página no cubre.

¿Cuánto tiempo conservo los recibos?

Por lo general, seis años desde el fin del último año fiscal al que se refieren los registros (CRA: dónde conservar sus registros). Algunos registros, y algunas situaciones como una declaración presentada tarde o una objeción o apelación abierta, cambian el plazo. Para saber cuándo empieza y qué cambia cuando una empresa cierra, vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

Una sierra usada de un vendedor particular

Un técnico de reparaciones compra una sierra usada por C$600 a un vendedor particular que encontró en un anuncio en línea. Paga por transferencia bancaria en línea y no recibe ningún recibo. Ese mismo día anota en su diario de gastos el nombre y la dirección del vendedor, C$600, la fecha de pago y una descripción de la sierra. Conserva la confirmación de la transferencia y una copia del anuncio junto con el asiento. Como una sierra es equipo, también anota quién la vendió, el costo y la fecha de compra.

Un ticket de almuerzo con un cliente sin descripción

Una consultora paga C$85 por un almuerzo con un cliente. El ticket de caja muestra solo un total. Ella escribe en el ticket, o en su diario, qué se compró, quién asistió y por qué fue una comida de negocios, y conserva el estado de cuenta de la tarjeta que muestra el pago.

Una confirmación de pedido que no nombra al comprador

Un negocio hace un pedido en línea de suministros por C$1,200. La confirmación nombra al vendedor pero no al comprador. El propietario pide por escrito al vendedor una factura con el nombre y la dirección del negocio. Si el vendedor se niega, el propietario anota en el diario el nombre y la dirección del vendedor, C$1,200, la fecha de pago y los detalles del pedido, y conserva la confirmación, la solicitud y cualquier respuesta. Si el negocio está registrado para GST/HST y quiere el crédito, la factura del vendedor sigue siendo importante: con este monto, las reglas del crédito también piden el nombre del comprador.

¿Su caso es distinto?

• Una compra grande (equipo, un vehículo) no tiene ningún documento del vendedor: con ayuda con la contabilidad, defina qué pruebas aún puede reunir y cómo se documentará cada compra de ahora en adelante.
• La CRA pidió respaldo, o sus registros son escasos en varios años: siga revisiones, auditorías y divulgación voluntaria y revisiones y auditorías de GST/HST, y empiece por los registros que aún pueda reunir, con ayuda con la contabilidad si son escasos.
• Pagó con una tarjeta personal, o el recibo está a su nombre: vea gastos del negocio pagados personalmente.
• Se perdió un recibo o nunca se emitió: vea gastos del negocio sin recibos.
• Reclama créditos de GST/HST: use datos del recibo para créditos fiscales por insumos de GST/HST.
• Está decidiendo si llevar sus propios registros: compare llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable.
• Costos del auto sin bitácora: vea bitácora del vehículo para una revisión de la CRA.