CRA-Belegpflicht: Was Belege für Betriebsausgaben zeigen müssen

Welche Anforderungen stellt die CRA an Belege eines Kleinunternehmens?

Die CRA sagt, Sie sollen für jeden geschäftlichen Einkauf einen Beleg oder ein anderes Dokument einholen (Guide T4002). Bei einem Einzelunternehmer oder Gesellschafter muss der Beleg das Datum, die Namen und Adressen beider Seiten und eine vollständige Beschreibung des Gekauften zeigen (CRA: Geschäftsunterlagen). Die für diese Seite gelesenen CRA-Seiten für Kapitalgesellschaften enthalten keine eigene Belegliste. Der Income Tax Act gilt für jedes Unternehmen: Es muss Aufzeichnungen und Bücher führen und alle Konten und Belege aufbewahren, die zu ihrer Überprüfung nötig sind (Abschnitt 230).

Kurz gesagt: Ein Einzelunternehmer oder Gesellschafter bewahrt Belege auf und sendet sie nicht mit der Steuererklärung. Gibt ein Verkäufer keinen, tragen Sie Name und Adresse des Verkäufers, den Betrag, das Zahlungsdatum und die Einzelheiten des Geschäfts in Ihr Ausgabenjournal ein, am besten gleich bei der Zahlung.

Die CRA warnt, dass Geschäfte ohne ordentliche Dokumentation abgelehnt werden können und dass sie auch abgezogene Ausgaben nicht anerkennen kann, wenn Sie sie nicht belegen können (Guide T4002).

Der Fall ist nicht mehr einfach, wenn:

• ein größerer Einkauf (Ausrüstung, ein Fahrzeug) ohne Dokument des Verkäufers erfolgte;
• ein Verkäufer keine Rechnung ausstellt oder nicht beschreibt, was Sie gekauft haben;
• die CRA Nachweise angefordert hat oder die Unterlagen mehrerer Jahre lückenhaft sind.

Legen Sie bereit: Belege und Rechnungen, Bestell- und Zahlungsbestätigungen, Konto- und Kartenauszüge und Ihr Ausgabenjournal.

Sende ich meine Belege mit der Steuererklärung?

Nicht mit Ihrer eigenen Erklärung als Einzelunternehmer oder Gesellschafter. Die CRA sagt, Sie sollen Geschäftsunterlagen nicht mit der Einkommensteuererklärung senden, sondern aufbewahren, falls die CRA sie später einsehen will (CRA: Geschäftsunterlagen; Guide T4002).

Der T2-Leitfaden für Kapitalgesellschaften sagt nicht, dass Belege mit der Erklärung zu senden sind. Er beschreibt einen Dienst zum Anhängen von Dokumenten, etwa Bescheinigungen, der für zertifizierte Software nicht verpflichtend ist, und weist die Kapitalgesellschaft an, Unterlagen sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres aufzubewahren, auf das sie sich beziehen (CRA: T2-Leitfaden). Bewahren Sie die Belege auf: Nach section 230 muss jeder Beleg aufbewahrt werden, der zur Überprüfung der Unterlagen nötig ist.

Belege nicht zu senden, hebt die Pflicht nicht auf, sie zu haben. Die CRA kann sie später in einer Überprüfung oder Prüfung anfordern. Siehe Überprüfungen, Prüfungen und freiwillige Offenlegung.

Welche anderen Unterlagen zählen neben einem Beleg?

Die CRA sagt, Sie sollen Kontoauszüge, entwertete Schecks und Durchschriften von Einzahlungsbelegen aufbewahren, und führt sie neben Verkaufsrechnungen, Einkaufsbelegen und Kreditkartenbelegen als Nachweise auf (CRA: Geschäftsunterlagen; CRA: was Unterlagen sind).

Die CRA verlangt außerdem, dass Unterlagen verlässlich, vollständig und durch Dokumente belegt sind (CRA: Ihre Pflichten). Keine der beiden Seiten sagt, dass ein Auszug allein genügt. Ob sich ein Abzug auf einen Auszug stützen kann, wenn der Beleg fehlt, steht in Betriebsausgaben ohne Belege.

Brauche ich einen Beleg von einem Privatverkäufer (Kleinanzeige im Internet, Barverkauf)?

Die CRA sagt, Sie sollen für jeden geschäftlichen Einkauf einen Beleg oder ein anderes Dokument einholen. Bitten Sie also jeden Verkäufer darum. Gibt ein Verkäufer oder Lieferant keinen, sagt die CRA, tragen Sie Name und Adresse des Verkäufers, den gezahlten Betrag, das Zahlungsdatum und die Einzelheiten des Geschäfts in Ihr Ausgabenjournal ein (CRA: Geschäftsunterlagen).

Das ist der übliche Fall bei einem Privatverkäufer aus einer Internetanzeige oder bei jedem Barverkauf. Sinnvoll ist außerdem, aufzubewahren:

• die Zahlungsspur: die Überweisungsbestätigung oder die Bargeldabhebung auf Ihrem Auszug;
• die Anzeige oder die Nachrichten, die den Artikel und den Preis beschreiben;
• den betrieblichen Grund. Eine Ausgabe ist nur insoweit abzugsfähig, als sie entstanden ist, um Geschäftseinkünfte zu erzielen (Abschnitt 18(1)(a)). Notieren Sie daher, wie der Artikel im Betrieb genutzt wird.

Lassen Sie sich bei einem größeren Einkauf wie Ausrüstung oder einem Fahrzeug vor der Zahlung einen kurzen Kaufvertrag (Bill of Sale) unterschreiben, der Datum, beide Namen und Adressen, eine vollständige Beschreibung und den Preis zeigt.

Bei Ausrüstung sagt die CRA außerdem, Sie sollen eine Aufstellung der gekauften Vermögenswerte führen: wer sie Ihnen verkauft hat, die Kosten und das Datum (Guide T4002).

Ein Privatverkäufer, der nicht für die GST/HST registriert ist, hat keine Registrierungsnummer anzugeben. Anträge auf die Steuergutschrift behandelt Belegangaben für den Vorsteuerabzug bei der GST/HST.

Ein Großunternehmen gibt mir keine ordentliche Rechnung: Was tun?

Die für diesen Ratgeber gelesenen Belegseiten der CRA enthalten keine eigenen Regeln für große Verkäufer. Der Ausgangspunkt sind daher dieselben zwei Schritte: einen Beleg oder ein Dokument einholen und, wenn keines kommt, den Einkauf selbst erfassen. Die Antwort der CRA auf die Frage „Was ist, wenn ein Lieferant mir keinen Beleg geben will?“ lautet, dafür zu sorgen, dass Sie einen bekommen. Sie warnt, dass Geschäfte ohne ordentliche Dokumentation abgelehnt werden können (Guide T4002).

1. Suchen Sie im Online-Konto des Verkäufers, in Ihrer E-Mail und in jeder App nach einer Kopie der Rechnung oder des Belegs.
2. Gibt es keine, bitten Sie um einen Beleg, der das Datum, die Artikel und Ihr Unternehmen als Käufer zeigt. Fragen Sie schriftlich, damit Sie nachweisen können, dass Sie gefragt haben. Sind Sie für die GST/HST registriert und der Einkauf eine steuerpflichtige Lieferung, muss der Verkäufer Ihnen auf Anfrage unverzüglich schriftlich die Angaben geben, die Ihre Steuergutschrift stützen (Excise Tax Act, section 223(2)).
3. Bewahren Sie die Bestellbestätigung, die Zahlungsbestätigung und jedes Lieferdokument auf.
4. Weigert sich der Verkäufer weiterhin, schreiben Sie den Journaleintrag: Name und Adresse des Verkäufers, Betrag, Zahlungsdatum und Einzelheiten des Geschäfts.
5. Wenn Sie eine Steuergutschrift bei der GST/HST geltend machen, brauchen Sie zuerst die Rechnung des Verkäufers oder ein anderes vorgeschriebenes Dokument. Das Gesetz verlangt, dass Sie die vorgeschriebenen Angaben haben, bevor Sie die Erklärung einreichen, die die Gutschrift geltend macht (Abschnitt 169(4); CRA: Vorsteuerabzug).

Mein Kassenbon enthält keine Beschreibung: Was ergänze ich?

Ergänzen Sie, was Sie gekauft haben, auf dem Bon oder in Ihrem Ausgabenjournal. Ein Kassenbon ohne Beschreibung ist das eigene Beispiel der CRA: Schreiben Sie eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen auf den Beleg oder das andere Dokument oder in Ihre Ausgabenunterlagen (CRA: Geschäftsunterlagen; Guide T4002). Wo es möglich ist, bitten Sie den Verkäufer, den Artikel auf dem Beleg zu beschreiben.

Ein Kassenbon nennt außerdem selten den Käufer. Die CRA nennt Name und Adresse des Käufers, gibt aber in ihrer Belegberatung keine eigene Anweisung für einen Bon ohne sie. Bewahren Sie den Bon auf und schreiben Sie den betrieblichen Grund in den Journaleintrag. Bei einem Essen hilft es, zu notieren, wer teilnahm und warum.

Zählen Fotos und Scans von Belegen?

Nur unter Bedingungen. Die Regel der CRA lautet, die Originale von Papierdokumenten aufzubewahren. Eine eingescannte Kopie kann das Papier nur ersetzen, wenn sie eine genaue Wiedergabe mit denselben Angaben ist und nach dem neuesten nationalen Standard Kanadas erstellt wurde. Ein Unternehmen, das den Standard nicht erfüllt, muss das Original aufbewahren (CRA: zulässiges Format und Einscannen).

Die CRA-Seite erwähnt keine Handyfotos. Bewahren Sie den Papierbeleg daher auf, sofern Ihr Scan diese Bedingungen nicht erfüllt. Ein Beleg, der elektronisch erstellt wurde, bleibt elektronisch: Die CRA sagt, Sie sollen ihn in einem elektronisch lesbaren Format aufbewahren, auch wenn Sie ihn ausdrucken. Die vollständigen Bedingungen für das Einscannen und die Speicherung stehen in eingescannte Belege für die CRA.

Brauchen Anträge bei der GST/HST mehr Angaben auf dem Beleg?

Wenn Sie Steuergutschriften (Input Tax Credits) bei der GST/HST geltend machen, ja: Dafür gelten eigene Dokumentenregeln, die sich nach dem gezahlten oder zu zahlenden Gesamtbetrag richten und von der Liste für die Einkommensteuer oben getrennt sind (CRA: Vorsteuerabzug).

• Unter $100 zeigt das Dokument den Namen des Verkäufers, das Datum und den Gesamtbetrag.
• Ab $100 muss es außerdem die berechnete GST/HST zeigen (oder, wenn der Gesamtbetrag die Steuer enthält, einen entsprechenden Hinweis und den Steuersatz) sowie die GST/HST-Registrierungsnummer des Verkäufers. Deckt das Dokument Lieferungen mit unterschiedlicher steuerlicher Behandlung ab, muss es außerdem zeigen, welche Lieferungen steuerpflichtig und nicht nullbesteuert sind (Verordnung, section 3).
• Ab $500 muss es außerdem den Namen des Käufers, eine kurze Beschreibung und die Zahlungsbedingungen zeigen.

Diese Stufen richten sich nach dem Gesamtbetrag auf dem Dokument. Die Zeile zur Nummer des Verkäufers in der Tabelle oben richtet sich nach dem Preis vor Steuer. Beide können daher nahe der Grenze abweichen.

Ein Beleg, der für den Abzug bei der Einkommensteuer genügt, kann für die Steuergutschrift trotzdem nicht ausreichen. Die Einzelheiten stehen in Belegangaben für den Vorsteuerabzug bei der GST/HST. Die Umsatzsteuer von Québec folgt den eigenen Regeln von Revenu Québec, die diese Seite nicht behandelt.

Wie lange bewahre ich Belege auf?

In der Regel sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen (CRA: wo Sie Unterlagen aufbewahren). Manche Unterlagen und manche Situationen, etwa eine verspätet eingereichte Erklärung oder ein offener Einspruch, ändern die Frist. Wann sie beginnt und was sich ändert, wenn eine Gesellschaft schließt, steht in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Beispiel

Diese Beispiele sind erfunden. Alle Beträge sind in kanadischen Dollar angegeben.

Eine gebrauchte Säge von einem Privatverkäufer

Ein Handwerker kauft eine gebrauchte Säge für C$600 von einem Privatverkäufer aus einer Internetanzeige. Er zahlt per Online-Überweisung und erhält keinen Beleg. Am selben Tag trägt er Name und Adresse des Verkäufers, C$600, das Zahlungsdatum und eine Beschreibung der Säge in sein Ausgabenjournal ein. Er bewahrt die Überweisungsbestätigung und eine Kopie der Anzeige beim Eintrag auf. Weil eine Säge Ausrüstung ist, hält er außerdem fest, wer sie verkauft hat, die Kosten und das Kaufdatum.

Ein Kassenbon für ein Kundenessen ohne Beschreibung

Eine Beraterin zahlt C$85 für ein Essen mit einem Kunden. Der Kassenbon zeigt nur eine Summe. Sie schreibt auf den Bon oder in ihr Journal, was gekauft wurde, wer teilnahm und warum es ein Geschäftsessen war, und bewahrt den Kartenauszug mit der Zahlung auf.

Eine Bestellbestätigung ohne Namen des Käufers

Ein Unternehmen bestellt online Material für C$1.200. Die Bestätigung nennt den Verkäufer, aber nicht den Käufer. Der Inhaber bittet den Verkäufer schriftlich um eine Rechnung mit Name und Adresse des Unternehmens. Weigert sich der Verkäufer, trägt der Inhaber Name und Adresse des Verkäufers, C$1.200, das Zahlungsdatum und die Bestelldaten ins Journal ein und bewahrt die Bestätigung, die Anfrage und jede Antwort auf. Ist das Unternehmen für die GST/HST registriert und will die Steuergutschrift, bleibt die Rechnung des Verkäufers wichtig: Bei diesem Betrag verlangen die Regeln für die Gutschrift auch den Namen des Käufers.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein größerer Einkauf (Ausrüstung, ein Fahrzeug) hat kein Dokument des Verkäufers: Klären Sie mit Hilfe bei der Buchhaltung, welche Nachweise Sie noch zusammentragen können und wie jeder Einkauf künftig dokumentiert wird.
• Die CRA hat Nachweise angefordert, oder Ihre Unterlagen sind über mehrere Jahre lückenhaft: Folgen Sie Überprüfungen, Prüfungen und freiwillige Offenlegung und Überprüfungen und Prüfungen der GST/HST. Beginnen Sie mit den Unterlagen, die Sie noch zusammentragen können, und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, wenn sie lückenhaft sind.
• Sie haben mit einer privaten Karte gezahlt, oder der Beleg lautet auf Ihren eigenen Namen: Siehe privat bezahlte Betriebsausgaben.
• Ein Beleg ging verloren oder wurde nie ausgestellt: Siehe Betriebsausgaben ohne Belege.
• Sie machen Steuergutschriften bei der GST/HST geltend: Nutzen Sie Belegangaben für den Vorsteuerabzug bei der GST/HST.
• Sie überlegen, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst führen: Vergleichen Sie Buchhaltung selbst führen oder einen Buchhalter beauftragen.
• Fahrzeugkosten ohne Fahrtenbuch: Siehe Fahrtenbuch für eine Überprüfung durch die CRA.