CRA 영수증 요건: 소규모 사업체 비용 증빙 가이드

소규모 사업체에 대한 CRA의 영수증 요건은 무엇인가요?

CRA는 사업용으로 구매할 때마다 영수증이나 그 밖의 증빙 서류를 받으라고 안내합니다(Guide T4002). 개인사업자나 파트너의 영수증에는 날짜, 양쪽 당사자의 이름과 주소, 구매한 물건의 자세한 설명이 있어야 합니다(CRA: 사업 기록). 이 페이지를 쓰며 살펴본 법인용 CRA 안내 페이지에는 별도의 영수증 목록이 없습니다. Income Tax Act는 모든 사업체에 적용됩니다. 사업체는 기록과 장부를 갖추고, 이를 검증하는 데 필요한 모든 계정과 증빙 서류를 보관해야 합니다(제230조).

짧게 답하면, 개인사업자나 파트너는 영수증을 보관하고 신고서와 함께 보내지 않습니다. 판매자가 영수증을 주지 않으면 판매자의 이름과 주소, 금액, 결제일, 거래 내용을 비용 일지에 기록하세요. 가능하면 결제할 때 기록하는 것이 좋습니다.

CRA는 적절한 증빙 서류가 없으면 거래가 인정되지 않을 수 있고, 뒷받침하지 못하는 공제 비용도 CRA가 부인할 수 있다고 경고합니다(Guide T4002).

다음과 같으면 단순한 경우가 아닙니다.

• 큰 구매(장비, 차량)인데 판매자가 아무 서류도 주지 않는 경우
• 판매자가 청구서를 발행해 주지 않거나 구매 내용을 적어 주지 않으려는 경우
• CRA가 증빙을 요청했거나, 여러 해에 걸쳐 기록이 부족한 경우

준비할 자료: 영수증과 청구서, 주문 및 결제 확인서, 은행과 카드 명세서, 비용 일지.

세금 신고서와 함께 영수증을 보내야 하나요?

개인사업자나 파트너가 본인 신고서를 제출할 때는 보내지 않습니다. CRA는 사업 기록을 소득세 신고서와 함께 보내지 말고, CRA가 나중에 보여 달라고 할 때를 대비해 보관하라고 안내합니다(CRA: 사업 기록, Guide T4002).

법인의 T2 안내서에는 신고서와 함께 영수증을 보내라는 내용이 없습니다. 증명서 같은 서류를 첨부하는 서비스를 설명하지만 인증된 소프트웨어에서는 필수가 아니며, 법인에게는 해당 기록이 속한 마지막 과세연도 말부터 6년 동안 기록을 보관하라고 안내합니다(CRA: T2 안내서). 영수증은 보관하세요. 제230조는 기록을 검증하는 데 필요한 모든 증빙 서류를 보관하도록 요구합니다.

영수증을 보내지 않는다고 해서 영수증을 갖춰야 할 의무가 없어지지는 않습니다. CRA는 나중에 검토나 세무조사에서 영수증을 요청할 수 있습니다. 검토, 세무조사, 자발적 신고를 참고하세요.

영수증 말고 어떤 기록이 인정되나요?

CRA는 은행 명세서, 취소된 수표, 입금 전표 사본을 보관하라고 안내하며, 이를 매출 청구서, 구매 영수증, 신용카드 영수증과 함께 증빙 서류로 나열합니다(CRA: 사업 기록, CRA: 기록이란 무엇인가).

CRA는 기록이 믿을 수 있고, 완전하며, 서류로 뒷받침되어야 한다고도 요구합니다(CRA: 기록에 관한 의무). 두 페이지 어디에도 명세서만으로 충분하다는 말은 없습니다. 영수증이 없어졌을 때 명세서에 의존해 공제를 청구할 수 있는지는 영수증이 없는 사업 비용에서 다룹니다.

개인 판매자(온라인 분류 광고, 현금 거래)에게서도 영수증이 필요한가요?

CRA는 사업용으로 구매할 때마다 영수증이나 그 밖의 증빙 서류를 받으라고 안내하므로, 판매자마다 요청하세요. 판매자나 공급업체가 영수증을 주지 않으면 CRA는 판매자의 이름과 주소, 지불한 금액, 결제한 날짜, 거래 내용을 비용 일지에 기록하라고 안내합니다(CRA: 사업 기록).

온라인 광고로 만난 개인 판매자나 모든 현금 거래에서 흔한 경우입니다. 다음도 함께 보관해 두는 것이 좋습니다.

• 결제 내역: 이체 확인서, 또는 명세서에 나온 현금 인출 내역
• 물건과 가격이 적힌 게시글이나 메시지
• 사업상 이유. 비용은 사업 소득을 얻으려고 지출한 범위에서만 공제됩니다(제18조 제1항 (a)호). 따라서 그 물건을 사업에서 어떻게 쓰는지 적어 두세요.

장비나 차량 같은 큰 구매는 결제하기 전에 판매자에게 날짜, 양쪽의 이름과 주소, 자세한 설명, 가격이 적힌 간단한 매매 계약서에 서명해 달라고 요청하세요.

장비의 경우 CRA는 구매한 자산의 기록(누구에게서 샀는지, 비용, 날짜)도 보관하라고 안내합니다(Guide T4002).

GST/HST 등록자가 아닌 개인 판매자는 보여 줄 등록번호가 없습니다. 공제 청구는 매입세액공제를 위한 GST/HST 영수증 기재 사항에서 다룹니다.

대기업이 제대로 된 청구서를 주지 않으려 합니다. 어떻게 하나요?

이 가이드를 쓰며 살펴본 CRA 영수증 안내 페이지에는 대형 판매자에 대한 별도 규정이 없으므로, 같은 두 단계가 출발점입니다. 영수증이나 증빙 서류를 받고, 받지 못하면 직접 구매 기록을 남기는 것입니다. "공급업체가 영수증을 주기 싫어하면 어떻게 하나요?"라는 질문에 대한 CRA의 답은 반드시 영수증을 받으라는 것이며, 적절한 증빙 서류가 없으면 거래가 인정되지 않을 수 있다고 경고합니다(Guide T4002).

1. 판매자의 온라인 계정, 이메일, 앱에서 청구서나 영수증 사본을 찾아보세요.
2. 없다면 날짜, 품목, 구매자인 내 사업체가 적힌 서류를 요청하세요. 요청했다는 사실을 보여 줄 수 있도록 서면으로 요청하세요. GST/HST 등록자이고 구매가 과세 공급이라면, 판매자는 요청을 받았을 때 공제를 뒷받침하는 데 필요한 사항을 서면으로 지체 없이 제공해야 합니다(Excise Tax Act 제223조 제2항).
3. 주문 확인서, 결제 확인서, 배송 서류를 보관하세요.
4. 판매자가 끝내 거부하면 비용 일지에 판매자의 이름과 주소, 금액, 결제일, 거래 내용을 기록하세요.
5. GST/HST 공제를 청구하려면 먼저 판매자의 청구서나 그 밖의 필수 서류를 갖추세요. 법은 공제를 청구하는 신고서를 제출하기 전에 정해진 정보를 보유하도록 요구합니다(제169조 제4항, CRA: 매입세액공제).

계산대 영수증에 품목 설명이 없습니다. 무엇을 추가하나요?

구매한 내용을 영수증이나 비용 일지에 적으세요. 품목 설명이 없는 금전등록기 영수증이 CRA가 직접 드는 예시입니다. 상품이나 서비스의 설명을 영수증이나 그 밖의 증빙 서류, 또는 비용 기록에 적으라고 합니다(CRA: 사업 기록, Guide T4002). 가능하면 판매자에게 영수증에 물건 설명을 적어 달라고 요청하세요.

계산대 영수증에는 구매자 정보도 거의 없습니다. CRA는 구매자의 이름과 주소를 목록에 넣지만, 이 정보가 없는 영수증에 대한 별도 지침은 영수증 안내에 없습니다. 영수증을 보관하고, 비용 일지에 사업상 이유를 적으세요. 식사라면 참석자와 목적을 적어 두면 도움이 됩니다.

영수증을 사진이나 스캔한 것도 인정되나요?

조건을 갖춘 경우에만 인정됩니다. CRA의 원칙은 종이 문서의 원본을 보관하는 것입니다. 이미지 사본은 같은 정보를 담은 정확한 복제본이고 최신 캐나다 국가 표준에 따라 만들었을 때만 종이를 대신할 수 있습니다. 표준을 충족하지 못하는 사업체는 원본을 보관해야 합니다(CRA: 인정되는 형식과 이미지화).

CRA 페이지는 휴대전화 사진을 언급하지 않으므로, 이미지화가 그 조건을 충족하지 않는다면 종이 영수증을 보관하세요. 전자적으로 만들어진 영수증은 전자 형태로 보관해야 합니다. CRA는 출력해 두더라도 전자적으로 읽을 수 있는 형식으로 보관하라고 안내합니다. 이미지화 조건과 보관 방법 전체는 CRA 제출용 영수증 스캔을 참고하세요.

GST/HST 공제를 청구하려면 영수증에 더 많은 내용이 필요한가요?

GST/HST 매입세액공제(ITC)를 청구한다면 그렇습니다. 지급했거나 지급할 총액을 기준으로 하는 별도의 서류 규정이 있으며, 위의 소득세 목록과는 별개입니다(CRA: 매입세액공제).

• $100 미만이면 서류에 판매자 이름, 날짜, 총액이 있어야 합니다.
• $100 이상이면 부과된 GST/HST도 있어야 합니다(총액에 세금이 포함되어 있다면 그 사실과 세율을 밝히는 문구). 판매자의 GST/HST 등록번호도 필요합니다. 서류에 세금 처리가 다른 공급이 섞여 있다면, 어떤 공급이 과세 대상이고 영세율이 아닌지도 표시해야 합니다(규정 제3조).
• $500 이상이면 구매자 이름, 간략한 설명, 지급 조건도 있어야 합니다.

이 구간은 서류에 적힌 총액을 기준으로 합니다. 위 표의 판매자 번호 항목은 세전 가격을 기준으로 하므로, 경계선 근처에서는 두 기준이 다를 수 있습니다.

소득세 공제에는 충분한 영수증이라도 세액공제에는 부족할 수 있습니다. 자세한 내용은 매입세액공제를 위한 GST/HST 영수증 기재 사항에 있습니다. 퀘벡 판매세는 Revenu Québec의 자체 규정을 따르며 이 페이지에서는 다루지 않습니다.

영수증은 얼마나 오래 보관하나요?

일반적으로 기록이 속한 마지막 과세연도 말부터 6년입니다(CRA: 기록 보관 장소와 기간). 일부 기록이나 늦게 제출한 신고서, 진행 중인 이의 신청이나 불복 같은 상황에서는 기간이 달라집니다. 기간이 시작되는 시점과 회사를 폐업할 때 달라지는 점은 사업 기록 보관 기간을 참고하세요.

예시

이 예시는 설명용이며 모든 금액은 캐나다 달러입니다.

개인 판매자에게서 산 중고 톱

수리업자가 온라인 광고로 찾은 개인 판매자에게서 중고 톱을 C$600에 샀습니다. 온라인 은행 이체로 결제했고 영수증은 받지 못했습니다. 그는 같은 날 판매자의 이름과 주소, C$600, 결제일, 톱에 대한 설명을 비용 일지에 적습니다. 이체 확인서와 광고 사본을 그 기록과 함께 보관합니다. 톱은 장비이므로 누구에게서 샀는지, 비용, 구매일도 따로 기록합니다.

품목 설명이 없는 고객 접대 점심 영수증

컨설턴트가 고객과의 점심으로 C$85를 결제했습니다. 계산대 영수증에는 총액만 있습니다. 그녀는 영수증이나 일지에 무엇을 샀는지, 누가 참석했는지, 왜 업무 식사였는지를 적고, 결제가 나온 카드 명세서를 보관합니다.

구매자 이름이 없는 주문 확인서

한 사업체가 소모품을 C$1,200어치 온라인으로 주문했습니다. 확인서에는 판매자 이름은 있지만 구매자 이름은 없습니다. 소유주는 사업체의 이름과 주소가 들어간 청구서를 서면으로 판매자에게 요청합니다. 판매자가 거부하면 일지에 판매자의 이름과 주소, C$1,200, 결제일, 주문 내용을 기록하고, 확인서와 요청 내용, 받은 답변을 보관합니다. 이 사업체가 GST/HST 등록자이고 공제를 받으려면 판매자의 청구서가 여전히 중요합니다. 이 금액에서는 공제 규정이 구매자의 이름도 요구하기 때문입니다.

상황이 다르다면?

• 큰 구매(장비, 차량)에 판매자의 서류가 없는 경우: 지금 갖출 수 있는 증빙이 무엇인지, 앞으로 구매마다 어떻게 문서화할지는 장부 관리 지원으로 정리하세요.
• CRA가 증빙을 요청했거나, 여러 해에 걸쳐 기록이 부족한 경우: 검토, 세무조사, 자발적 신고와 GST/HST 검토와 세무조사를 따르고, 지금 갖출 수 있는 기록부터 시작하세요. 기록이 부족하다면 장부 관리 지원을 받으세요.
• 개인 카드로 결제했거나 영수증이 본인 이름으로 되어 있는 경우: 개인 자금으로 낸 사업 비용을 참고하세요.
• 영수증을 잃어버렸거나 처음부터 발급되지 않은 경우: 영수증이 없는 사업 비용을 참고하세요.
• GST/HST 공제를 청구하는 경우: 매입세액공제를 위한 GST/HST 영수증 기재 사항을 활용하세요.
• 직접 장부를 관리할지 고민하는 경우: 직접 장부 관리와 장부 담당자 고용 비교를 확인하세요.
• 운행 일지 없이 차량 비용을 처리하는 경우: CRA 검토에 대비한 차량 운행 일지를 참고하세요.