Küçük İşletme Giderlerinde CRA Makbuz Şartları

Küçük bir işletme için CRA makbuz şartları nelerdir?

CRA, her işletme alımı için bir makbuz veya başka bir belge almanızı söyler (Guide T4002). Şahıs işletmesi sahibi veya ortak için makbuzda tarih, her iki tarafın adı ve adresi ve alınan şeyin tam tanımı bulunmalıdır (CRA: işletme kayıtları). Bu sayfa için okunan CRA şirket sayfaları ayrı bir makbuz listesi vermez. Income Tax Act her işletme için geçerlidir: işletme kayıt ve muhasebe defterleri tutmalı, bunları doğrulamak için gereken her hesabı ve belgeyi saklamalıdır (230. madde).

Kısa yanıtlar: şahıs işletmesi sahibi veya ortak makbuzları saklar, beyannameyle göndermez. Satıcı makbuz vermezse, tercihen ödeme anında, satıcının adını ve adresini, tutarı, ödeme tarihini ve işlem ayrıntılarını gider kayıt defterinize yazın.

CRA, uygun belge olmadan işlemlerin reddedilebileceği konusunda ve desteklenemeyen indirilmiş giderleri de kabul etmeyebileceği konusunda uyarır (Guide T4002).

Mesele şu durumlarda basit olmaktan çıkar:

• büyük bir alım (ekipman, araç) satıcıdan hiçbir belge olmadan geliyorsa;
• bir satıcı fatura düzenlemiyor veya ne aldığınızı tanımlamıyorsa;
• CRA destek istediyse ya da birkaç yılın kayıtları yetersizse.

Toplayın: makbuzlar ve faturalar, sipariş ve ödeme onayları, banka ve kart hesap özetleri ve gider kayıt defteriniz.

Makbuzlarımı vergi beyannamemle birlikte göndermeli miyim?

Şahıs işletmesi sahibi veya ortak olarak kendi beyannamenizde hayır. CRA, işletme kayıtlarını gelir vergisi beyannamesiyle göndermemenizi, CRA daha sonra görmek isterse diye saklamanızı söyler (CRA: işletme kayıtları; Guide T4002).

Şirketin T2 kılavuzu, makbuzların beyannameyle gönderilmesini söylemez. Sertifika gibi belgeler için bir belge ekleme hizmetini anlatır; bu hizmet onaylı yazılım için zorunlu değildir. Kılavuz, şirketin kayıtları ilgili oldukları son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl saklamasını söyler (CRA: T2 kılavuzu). Makbuzları saklayın: 230. madde, kayıtları doğrulamak için gereken her belgenin saklanmasını gerektirir.

Makbuz göndermemek, makbuza sahip olma yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. CRA bunları daha sonra bir inceleme veya denetimde isteyebilir; bkz. incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim.

Makbuz dışında hangi kayıtlar sayılır?

CRA, banka hesap özetlerinin, iptal edilmiş çeklerin ve para yatırma makbuzu kopyalarının saklanmasını söyler; bunları satış faturaları, alım makbuzları ve kredi kartı makbuzlarıyla birlikte destekleyici belge olarak listeler (CRA: işletme kayıtları; CRA: kayıtlar nedir).

CRA ayrıca kayıtların güvenilir, eksiksiz ve belgelerle desteklenmiş olmasını ister (CRA: sorumluluklarınız). Sayfaların hiçbiri bir beyanın tek başına yeterli olduğunu söylemez. Makbuz kaybolduğunda bir indirimin bir beyana dayanıp dayanamayacağı makbuzsuz işletme giderleri sayfasında anlatılır.

Özel bir satıcıdan (çevrimiçi ilan, nakit satış) makbuz almam gerekir mi?

CRA, her işletme alımı için bir makbuz veya başka bir belge almanızı söyler; bu yüzden her satıcıdan isteyin. Bir satıcı ya da tedarikçi vermezse CRA, satıcının adını ve adresini, ödenen tutarı, ödemeyi yaptığınız tarihi ve işlemin ayrıntılarını gider kayıt defterinize yazmanızı söyler (CRA: işletme kayıtları).

Bu, çevrimiçi ilandan özel bir satıcıyla ya da herhangi bir nakit satışta olağan durumdur. Şunları da saklamak akıllıca olur:

• ödeme izi: havale onayı veya hesap özetinizdeki nakit çekim;
• ürünü ve fiyatı tanımlayan ilan veya mesajlar;
• işletme gerekçesi. Bir gider yalnızca işletme geliri elde etmek için yapıldığı ölçüde indirilebilir (18(1)(a). madde); bu yüzden ürünün işletmede nasıl kullanıldığını not edin.

Ekipman veya araç gibi büyük bir alımda, ödemeden önce satıcıdan tarihi, her iki tarafın adını ve adresini, tam tanımı ve fiyatı gösteren kısa bir satış belgesi (bill of sale) imzalamasını isteyin.

Ekipman için CRA ayrıca satın aldığınız mülklere ilişkin bir kayıt tutmanızı da söyler: size kimin sattığı, maliyeti ve tarihi (Guide T4002).

GST/HST kayıtlı olmayan özel bir satıcının gösterecek kayıt numarası yoktur; kredi talepleri girdi vergisi kredileri için GST/HST makbuz ayrıntıları sayfasında anlatılır.

Büyük bir şirket bana düzgün fatura vermiyor: ne yapmalıyım?

Bu rehber için okunan CRA makbuz sayfaları büyük satıcılar için ayrı kural koymaz; bu yüzden başlangıç noktası aynı iki adımdır: makbuz veya belge alın ve gelmezse alımı kendiniz kaydedin. CRA'nın “tedarikçi bana makbuz vermek istemezse ne olur?” sorusuna yanıtı, makbuz aldığınızdan emin olmanızdır; ayrıca uygun belge olmadan işlemlerin reddedilebileceği konusunda uyarır (Guide T4002).

1. Faturanın veya makbuzun bir kopyası için satıcının çevrimiçi hesabına, e-postanıza ve uygulamalara bakın.
2. Yoksa tarihi, kalemleri ve alıcı olarak işletmenizi gösteren bir tane isteyin. Yazılı isteyin; böylece istediğinizi gösterebilirsiniz. GST/HST kayıtlıysanız ve alım vergiye tabi bir tedarikse, siz istediğinizde satıcı kredinizi desteklemek için gereken bilgileri size gecikmeden yazılı olarak vermek zorundadır (Excise Tax Act, 223(2). madde).
3. Sipariş onayını, ödeme onayını ve varsa teslimat belgesini saklayın.
4. Satıcı yine de reddederse kayıt defteri girişini yazın: satıcının adı ve adresi, tutar, ödeme tarihi ve işlem ayrıntıları.
5. GST/HST kredisi talep ediyorsanız önce satıcının faturasını veya gereken diğer belgeyi alın. Yasa, krediyi talep eden beyannameyi vermeden önce öngörülen bilgilere sahip olmanızı ister (169(4). madde; CRA: girdi vergisi kredileri).

Kasa fişimde açıklama yok: ne eklemeliyim?

Ne aldığınızı fişin üzerine veya gider kayıt defterinize ekleyin. Açıklaması olmayan yazar kasa fişi CRA'nın kendi örneğidir: makbuzun veya diğer belgenin üzerine ya da gider kayıtlarınıza mal veya hizmetin tanımını yazın (CRA: işletme kayıtları; Guide T4002). Mümkünse satıcıdan ürünü makbuzun üzerinde tanımlamasını isteyin.

Kasa fişi nadiren alıcıyı da gösterir. CRA alıcının adını ve adresini listeler, ancak bunlar olmayan bir fiş için makbuz rehberliğinde ayrı bir talimat yoktur. Fişi saklayın ve kayıt defteri girişine işletme gerekçesini yazın; yemekte kimlerin katıldığını ve nedenini not etmek işe yarar.

Makbuzların fotoğrafları ve taramaları sayılır mı?

Yalnızca koşullarla. CRA'nın kuralı kâğıt belgelerin aslını saklamaktır; görüntülenmiş bir kopya kâğıdın yerini ancak aynı bilgiyi taşıyan doğru bir çoğaltmaysa ve Kanada'nın en son ulusal standardına göre yapılmışsa tutabilir. Standardı karşılayamayan işletme aslını saklamak zorundadır (CRA: kabul edilen biçim ve görüntüleme).

CRA sayfası telefon fotoğraflarından söz etmez; bu yüzden görüntüleme işleminiz bu koşulları karşılamıyorsa kâğıt makbuzu saklayın. Elektronik olarak oluşturulan bir makbuz elektronik kalır: CRA, çıktısını alsanız bile bunu elektronik olarak okunabilir biçimde saklamanızı söyler. Görüntüleme koşullarının tamamı ve saklama için bkz. CRA için taranmış makbuzlar.

GST/HST taleplerinde makbuzda daha fazla bilgi gerekir mi?

GST/HST girdi vergisi kredisi talep ediyorsanız evet: bunların ödenen veya ödenecek toplam tutara dayanan ve yukarıdaki gelir vergisi listesinden ayrı kendi belge kuralları vardır (CRA: girdi vergisi kredileri).

• $100 altında belge satıcının adını, tarihi ve toplamı gösterir.
• $100 ve üzerinde belge ayrıca tahsil edilen GST/HST'yi (veya toplam vergiyi içeriyorsa bunu belirten bir ifadeyi ve vergi oranını) ve satıcının GST/HST kayıt numarasını da göstermelidir. Belge farklı vergi uygulanan tedarikleri kapsıyorsa, hangi tedariklerin vergiye tabi olduğunu ve sıfır oranlı olmadığını da göstermelidir (yönetmelik, 3. madde).
• $500 ve üzerinde belge ayrıca alıcının adını, kısa bir tanımı ve ödeme koşullarını da göstermelidir.

Bu kademeler belgedeki toplam tutara bakar. Yukarıdaki tablodaki satıcı numarası satırı ise vergi öncesi fiyata bakar; bu yüzden ikisi sınır çevresinde farklı olabilir.

Gelir vergisi indirimi için yeterli olan bir makbuz kredi için yine de yetersiz kalabilir. Ayrıntılar girdi vergisi kredileri için GST/HST makbuz ayrıntıları sayfasındadır. Québec satış vergisi Revenu Québec'in kendi kurallarına tabidir; bu sayfa bunları kapsamaz.

Makbuzları ne kadar saklamalıyım?

Genellikle kayıtların ilgili olduğu son vergi yılının sonundan itibaren altı yıl (CRA: kayıtlarınızı nerede saklayacağınız). Bazı kayıtlar ve geç verilmiş bir beyanname veya açık bir itiraz ya da temyiz gibi bazı durumlar süreyi değiştirir. Sürenin ne zaman başladığı ve şirket kapanınca neyin değiştiği için bkz. işletme kayıtları ne kadar saklanır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar Kanada dolarıdır.

Özel bir satıcıdan kullanılmış testere

Bir tamirci, çevrimiçi bir ilanla bulduğu özel bir satıcıdan C$600'a kullanılmış bir testere alıyor. Çevrimiçi banka havalesiyle ödüyor ve makbuz almıyor. O gün satıcının adını ve adresini, C$600'ı, ödeme tarihini ve testerenin tanımını gider kayıt defterine yazıyor. Havale onayını ve ilanın bir kopyasını girişle birlikte saklıyor. Testere ekipman olduğu için, kimin sattığını, maliyetini ve alım tarihini de kaydediyor.

Açıklaması olmayan müşteri öğle yemeği fişi

Bir danışman müşteri öğle yemeği için C$85 ödüyor. Kasa fişinde yalnızca bir toplam görünüyor. Fişin üzerine veya kayıt defterine neyin alındığını, kimlerin katıldığını ve bunun neden bir iş yemeği olduğunu yazıyor ve ödemeyi gösteren kart hesap özetini saklıyor.

Alıcının adını taşımayan bir sipariş onayı

Bir işletme malzeme için C$1.200'lik çevrimiçi sipariş veriyor. Onay satıcının adını taşıyor ama alıcının adını taşımıyor. Sahibi satıcıdan işletmenin adını ve adresini taşıyan bir fatura istiyor; bunu yazılı yapıyor. Satıcı reddederse sahibi satıcının adını ve adresini, C$1.200'ü, ödeme tarihini ve sipariş ayrıntılarını kayıt defterine yazıyor; onayı, talebi ve varsa yanıtı saklıyor. İşletme GST/HST kayıtlıysa ve kredi istiyorsa satıcının faturası yine önemlidir: bu tutarda kredi kuralları alıcının adını da ister.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Büyük bir alımın (ekipman, araç) satıcıdan belgesi yok: hangi kanıtı hâlâ toplayabileceğinizi ve bundan sonra her alımın nasıl belgeleneceğini muhasebe kayıtları desteğiyle netleştirin.
• CRA destek istedi ya da birkaç yılın kayıtları yetersiz: incelemeler, denetimler ve gönüllü bildirim ve GST/HST incelemeleri ve denetimleri sayfalarını izleyin ve hâlâ toplayabildiğiniz kayıtlardan başlayın; kayıtlar yetersizse muhasebe kayıtları desteği alın.
• Kişisel kartla ödediniz ya da makbuz kendi adınıza: bkz. kişisel ödenen işletme giderleri.
• Bir makbuz kayboldu ya da hiç düzenlenmedi: bkz. makbuzsuz işletme giderleri.
• GST/HST kredisi talep ediyorsunuz: girdi vergisi kredileri için GST/HST makbuz ayrıntılarını kullanın.
• Kendi kayıtlarınızı tutup tutmayacağınıza karar veriyorsunuz: kendi defterlerinizi tutmak veya muhasebe sorumlusu tutmak sayfalarını karşılaştırın.
• Günlüğü olmayan araç giderleri: bkz. CRA incelemesi için araç günlüğü.