Reçus exigés par l'ARC pour les dépenses d'entreprise

Quels reçus l'ARC exige-t-elle d'une petite entreprise?

L'Agence du revenu du Canada (ARC) demande d'obtenir un reçu ou une autre pièce justificative pour chaque achat d'entreprise (guide T4002). Pour un entrepreneur individuel ou un associé, le reçu doit indiquer la date, les noms et adresses des deux parties et une description complète de ce qui a été acheté (ARC : registres d'entreprise). Les pages de l'ARC consultées pour les sociétés ne donnent pas de liste distincte pour les reçus. La Loi de l'impôt sur le revenu s'applique à toute entreprise : elle doit tenir des registres et des livres de comptes, et conserver tous les comptes et toutes les pièces justificatives nécessaires pour les vérifier (article 230).

En bref : l'entrepreneur individuel ou l'associé conserve ses reçus et ne les envoie pas avec la déclaration. Si le vendeur n'en remet pas, inscrivez dans votre journal des dépenses le nom et l'adresse du vendeur, le montant, la date du paiement et les détails de l'opération, idéalement au moment du paiement.

L'ARC avertit que des opérations peuvent être refusées sans pièces justificatives en règle, et qu'elle peut aussi refuser des dépenses que vous avez déduites si vous ne pouvez pas les appuyer (guide T4002).

Le dossier cesse d'être simple dans les cas suivants :

• un achat important (équipement, véhicule) n'est accompagné d'aucun document du vendeur;
• un vendeur refuse de remettre une facture ou de décrire ce que vous avez acheté;
• l'ARC a demandé des pièces justificatives, ou vos registres de plusieurs années sont minces.

À rassembler : reçus et factures, confirmations de commande et de paiement, relevés bancaires et de carte, et votre journal des dépenses.

Dois-je joindre mes reçus à ma déclaration de revenus?

Pas dans votre propre déclaration d'entrepreneur individuel ou d'associé. L'ARC demande de ne pas envoyer les registres d'entreprise avec la déclaration de revenus, mais de les conserver au cas où elle voudrait les consulter plus tard (ARC : registres d'entreprise; guide T4002).

Le guide T2 d'une société ne demande pas d'envoyer les reçus avec la déclaration. Il décrit un service de pièces jointes pour des documents comme des certificats, qui n'est pas obligatoire avec un logiciel certifié, et demande à la société de conserver ses registres pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (ARC : guide T2). Conservez les reçus : l'article 230 exige de garder toutes les pièces justificatives nécessaires pour vérifier les registres.

Ne pas envoyer les reçus ne supprime pas l'obligation de les avoir. L'ARC peut les demander plus tard, lors d'une revue ou d'une vérification; consultez revues, vérifications et divulgation volontaire.

Quels autres registres comptent en plus du reçu?

L'ARC demande de conserver les relevés bancaires, les chèques oblitérés et les copies des bordereaux de dépôt, et les énumère avec les factures de vente, les reçus d'achat et les reçus de carte de crédit comme pièces justificatives (ARC : registres d'entreprise; ARC : ce que sont les registres).

L'ARC exige aussi que les registres soient fiables, complets et appuyés par des documents (ARC : vos responsabilités). Aucune des deux pages ne dit qu'un relevé suffit à lui seul. Pour savoir si une dépense peut s'appuyer sur un relevé quand le reçu est perdu, consultez les dépenses d'entreprise sans reçu.

Me faut-il un reçu d'un vendeur particulier (une petite annonce en ligne, une vente en argent comptant)?

L'ARC demande d'obtenir un reçu ou une autre pièce justificative pour chaque achat d'entreprise; demandez-en donc un à chaque vendeur. Quand un vendeur ou un fournisseur n'en remet pas, l'ARC demande d'inscrire dans votre journal des dépenses le nom et l'adresse du vendeur, le montant payé, la date du paiement et les détails de l'opération (ARC : registres d'entreprise).

C'est le cas habituel avec un particulier rencontré par une annonce en ligne, ou pour toute vente en argent comptant. Il est aussi sage de conserver :

• la trace du paiement : la confirmation de virement, ou le retrait d'argent comptant sur votre relevé;
• l'annonce ou les messages qui décrivent l'article et le prix;
• le motif commercial. Une dépense n'est déductible que dans la mesure où elle a été engagée pour gagner un revenu d'entreprise (alinéa 18(1)a)); notez donc comment l'article sert dans l'entreprise.

Pour un achat important comme de l'équipement ou un véhicule, demandez au vendeur de signer un bref contrat de vente avant de payer, qui indique la date, les deux noms et adresses, une description complète et le prix.

Pour l'équipement, l'ARC demande aussi de tenir un registre des biens achetés : qui vous les a vendus, le coût et la date (guide T4002).

Un particulier qui n'est pas inscrit à la TPS/TVH n'a pas de numéro d'inscription à indiquer; les demandes de crédit sont expliquées dans les renseignements du reçu pour les crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH.

Une grande entreprise refuse de me remettre une facture en règle : que faire?

Les pages de l'ARC consultées pour ce guide n'établissent pas de règles distinctes pour les grands vendeurs; les deux mêmes étapes sont donc le point de départ : obtenir un reçu ou une pièce justificative et, s'il n'en vient pas, inscrire l'achat vous-même. La réponse de l'ARC à la question « et si un fournisseur ne veut pas me remettre de reçu? » est de vous assurer d'en obtenir un, et elle avertit que des opérations peuvent être refusées sans pièces justificatives en règle (guide T4002).

1. Cherchez une copie de la facture ou du reçu dans le compte en ligne du vendeur, dans vos courriels et dans toute application.
2. S'il n'y en a pas, demandez-en une qui indique la date, les articles et votre entreprise comme acheteur. Demandez-la par écrit, pour pouvoir démontrer que vous l'avez fait. Si vous êtes un inscrit à la TPS/TVH et que l'achat est une fourniture taxable, le vendeur doit vous remettre promptement par écrit, sur demande, les renseignements nécessaires à l'appui de votre crédit (Loi sur la taxe d'accise, paragraphe 223(2)).
3. Conservez la confirmation de commande, la confirmation de paiement et tout document de livraison.
4. Si le vendeur refuse toujours, rédigez l'écriture du journal : nom et adresse du vendeur, montant, date du paiement et détails de l'opération.
5. Si vous demandez un crédit de TPS/TVH, ayez d'abord en main la facture du vendeur ou l'autre document exigé. La Loi exige que vous déteniez les renseignements prescrits avant de produire la déclaration qui demande le crédit (paragraphe 169(4); ARC : crédits de taxe sur les intrants).

Mon reçu de caisse n'indique aucune description : que dois-je ajouter?

Ajoutez ce que vous avez acheté, sur le reçu ou dans votre journal des dépenses. Une bande de caisse enregistreuse sans description est l'exemple même de l'ARC : écrivez une description des biens ou des services sur le reçu ou l'autre pièce justificative, ou dans vos registres de dépenses (ARC : registres d'entreprise; guide T4002). Si c'est possible, demandez au vendeur de décrire l'article sur le reçu.

Un reçu de caisse indique aussi rarement l'acheteur. L'ARC énumère le nom et l'adresse de l'acheteur, mais ses indications sur les reçus ne donnent pas de consigne distincte pour un reçu qui en est dépourvu. Gardez le reçu et écrivez le motif commercial dans l'écriture du journal; pour un repas, il est utile de noter qui y a participé et pourquoi.

Les photos et les numérisations de reçus sont-elles acceptées?

Seulement à certaines conditions. La règle de l'ARC est de conserver les originaux des documents papier, et une copie numérisée ne peut remplacer le papier que si elle reproduit fidèlement le document, avec les mêmes renseignements, selon la plus récente norme nationale du Canada. L'entreprise qui ne peut pas respecter la norme doit garder l'original (ARC : format acceptable et numérisation).

La page de l'ARC ne mentionne pas les photos prises avec un téléphone; gardez donc le reçu papier, sauf si votre numérisation respecte ces conditions. Un reçu créé de façon électronique reste électronique : l'ARC demande de le conserver dans un format lisible par voie électronique, même si vous l'imprimez. Pour les conditions complètes de numérisation et de stockage, consultez les reçus numérisés pour l'ARC.

Les demandes de TPS/TVH exigent-elles plus de détails sur le reçu?

Si vous demandez des crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH, oui : ils ont leurs propres règles de documents, fondées sur le montant total payé ou à payer et distinctes de la liste de l'impôt sur le revenu ci-dessus (ARC : crédits de taxe sur les intrants).

• Sous 100 $, le document indique le nom du vendeur, la date et le total.
• À partir de 100 $, il doit aussi indiquer la TPS/TVH facturée (ou, si le total comprend la taxe, une mention en ce sens et le taux de taxe) et le numéro d'inscription du vendeur à la TPS/TVH. Si le document couvre des fournitures de traitement fiscal différent, il doit aussi préciser lesquelles sont taxables et non détaxées (règlement, article 3).
• À partir de 500 $, il doit aussi indiquer le nom de l'acheteur, une brève description et les modalités de paiement.

Ces paliers portent sur le montant total du document. La ligne sur le numéro du vendeur dans le tableau ci-dessus porte sur le prix avant taxes; les deux peuvent donc différer près du seuil.

Un reçu valable pour la déduction de l'impôt sur le revenu peut quand même être insuffisant pour le crédit. Les détails sont dans les renseignements du reçu pour les crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH. La taxe de vente du Québec suit les règles propres de Revenu Québec, que cette page ne traite pas.

Combien de temps dois-je conserver mes reçus?

Généralement six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle les registres se rapportent (ARC : où conserver vos registres). Certains registres, et certaines situations comme une déclaration produite en retard ou une opposition ou un appel en cours, modifient la période. Pour savoir quand elle commence et ce qui change à la fermeture d'une société, consultez combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars canadiens.

Une scie d'occasion achetée d'un particulier

Un homme à tout faire achète une scie d'occasion 600 $ CA d'un particulier trouvé par une annonce en ligne. Il paie par virement bancaire en ligne et ne reçoit aucun reçu. Le jour même, il inscrit dans son journal des dépenses le nom et l'adresse du vendeur, 600 $ CA, la date du paiement et une description de la scie. Il conserve la confirmation du virement et une copie de l'annonce avec l'écriture. Comme une scie est de l'équipement, il note aussi qui la lui a vendue, le coût et la date d'achat.

Un reçu de dîner avec un client sans description

Une consultante paie 85 $ CA pour un dîner avec un client. Le reçu de caisse n'indique qu'un total. Elle écrit sur le reçu, ou dans son journal, ce qui a été acheté, qui était présent et pourquoi il s'agissait d'un repas d'affaires, et conserve le relevé de carte qui montre le paiement.

Une confirmation de commande qui ne nomme pas l'acheteur

Une entreprise passe une commande en ligne de fournitures de 1 200 $ CA. La confirmation nomme le vendeur, mais pas l'acheteur. Le propriétaire demande par écrit au vendeur une facture au nom et à l'adresse de l'entreprise. Si le vendeur refuse, le propriétaire inscrit dans le journal le nom et l'adresse du vendeur, 1 200 $ CA, la date du paiement et les détails de la commande, et conserve la confirmation, la demande et toute réponse. Si l'entreprise est un inscrit à la TPS/TVH et veut le crédit, la facture du vendeur reste importante : à ce montant, les règles du crédit exigent aussi le nom de l'acheteur.

Votre situation est différente?

• Un achat important (équipement, véhicule) n'est accompagné d'aucun document du vendeur : déterminez quelles preuves vous pouvez encore réunir, et comment chaque achat sera documenté à l'avenir, avec l'aide en tenue de livres.
• L'ARC a demandé des pièces justificatives, ou vos registres de plusieurs années sont minces : suivez revues, vérifications et divulgation volontaire et revues et vérifications de la TPS/TVH, et partez des registres que vous pouvez encore réunir, avec l'aide en tenue de livres s'ils sont minces.
• Vous avez payé avec une carte personnelle, ou le reçu est à votre nom : consultez les dépenses d'entreprise payées personnellement.
• Un reçu est perdu ou n'a jamais été remis : consultez les dépenses d'entreprise sans reçu.
• Vous demandez des crédits de TPS/TVH : utilisez les renseignements du reçu pour les crédits de taxe sur les intrants de la TPS/TVH.
• Vous hésitez à tenir vos propres registres : comparez tenir ses propres livres ou embaucher un spécialiste de la tenue de livres.
• Frais de voiture sans registre des déplacements : consultez le registre des déplacements d'un véhicule pour une revue de l'ARC.