ماہانہ حساب بند کرنے کی چیک لسٹ: چھوٹا کاروبار اور اسٹارٹ اپ

چھوٹے کاروبار کی ماہ کے آخر کی اکاؤنٹنگ چیک لسٹ میں کیا ہوتا ہے؟

ماہ کے آخر کی بندش ایک مقررہ روٹین ہے جو ماہ کے کھاتوں کو باہر کے ریکارڈ سے ملاتی ہے۔ IRS ہر ماہ چیکنگ اکاؤنٹ کا حساب ملانے کا مشورہ دیتا ہے، اور اس کی ریکارڈ رکھنے کی ہدایت ایسے کھاتے مانگتی ہے جن میں آمدنی اور اخراجات صاف نظر آئیں۔ یہ قدم اسی ترتیب سے کریں:

1. اسٹیٹمنٹس جمع کریں: ہر بینک، کارڈ اور ادائیگی پروسیسر کا اکاؤنٹ، پے رول رپورٹس اور قرض کی اسٹیٹمنٹس۔
2. ہر بینک اور کارڈ اکاؤنٹ کا حساب اس کی اسٹیٹمنٹ سے ملائیں۔
3. بغیر ملان والی اور بغیر زمرے والی مدات صاف کریں، اور بینک چارجز جو کھاتوں میں نہیں ہیں درج کریں۔
4. پے رول کو پے رول رپورٹ اور کیے گئے ٹیکس ڈپازٹس سے ملائیں۔
5. وصول طلب رقوم، غیر ادا شدہ بل، قرض اور وصول کیا گیا سیلز ٹیکس ان کی فہرستوں اور اسٹیٹمنٹس سے ملائیں۔
6. مالک کی نکاسیاں اور رقم ڈالنے کا اندراج کریں، اور ذاتی چارجز کو اخراجات سے نکال دیں۔
7. نفع و نقصان کا گوشوارہ اور بیلنس شیٹ پچھلے ماہ سے موازنہ کر کے جانچیں۔
8. آگے کی ادائیگی کی تاریخیں لکھیں، پھر ماہ کو بند (lock) کریں: سافٹ ویئر میں بندش کی تاریخ لگائیں تاکہ بند ماہ میں تبدیلی رک جائے یا اس کی نشاندہی ہو۔

بیلنس ملانے کا مطلب ہے جانچنا کہ وہ کسی باہر کے ریکارڈ، جیسے اسٹیٹمنٹ یا رپورٹ، کے برابر ہے۔ SBA بھی یہی شعبے بتاتا ہے: وصول طلب رقوم، قابل ادائیگی رقوم، نقد، بینک کا حساب ملانا اور پے رول۔

کوئی وفاقی ٹیکس قاعدہ بندش کی تاریخ مقرر نہیں کرتا: اس پہلی تاریخ سے پہلے بند کریں جس پر کوئی ان اعداد پر انحصار کرتا ہے (آخری حصہ دیکھیں)۔

جب ملازمین ایک سے زیادہ ریاستوں میں ہوں، سیلز ٹیکس اکاؤنٹس کئی ریاستوں میں ہوں، کوئی قرض دینے والا یا سرمایہ کار مقررہ تاریخ تک رپورٹس مانگے، کئی مالکان رقم نکالتے ہوں، یا کھاتے پہلے ہی پیچھے ہوں تو بندش سادہ نہیں رہتی۔ ہر بات ایک ایسا ملان بڑھاتی ہے جسے بینک اسٹیٹمنٹ نہیں جانچ سکتی۔ رپورٹس کا دیر سے آنا یا غلط لگنا، یا ایسی روٹین جس کا کوئی ذمہ دار نہ ہو، اس بات کی علامت ہیں کہ صرف چیک لسٹ کافی نہیں ہو سکتی۔

پہلے جمع کریں: بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس، ادائیگی پروسیسر کی رپورٹس، ڈپازٹ کی تصدیق کے ساتھ پے رول رپورٹس، قرض کی اسٹیٹمنٹس، اور پچھلے ماہ کی بند بیلنس شیٹ۔

اکاؤنٹس کا حساب کس ترتیب سے ملاؤں؟

پہلے نقد کے اکاؤنٹس کا حساب ملائیں، پھر وہ اکاؤنٹس جو ان میں رقم ڈالتے ہیں، اور رپورٹس آخر میں جانچیں۔ کوئی قاعدہ اس ترتیب کو مقرر نہیں کرتا؛ یہ کام کا عملی طریقہ ہے۔ دو اکاؤنٹس کے درمیان ٹرانسفر دونوں میں نظر آتی ہے، اس لیے بینک کا حصہ پہلے طے کرنے سے کارڈ، پروسیسر اور قرض کی طرف کم نامعلوم باتیں رہتی ہیں۔

درآمد شدہ بینک فیڈز کچھ نہیں ملاتیں؛ کیوں، اور ایسا حساب ملانا جو پورا ویک اینڈ نہ لے، اس کے لیے بینک فیڈ حساب ملانا نہیں ہے دیکھیں۔ کارڈ کی ادائیگیوں کے لیے کھاتوں میں کریڈٹ کارڈ کی ادائیگیاں دیکھیں؛ پروسیسر کی ادائیگیوں کے لیے فروخت اور ادائیگیوں کا حساب ملانا۔

چیکنگ اکاؤنٹ کا حساب کیسے ملاؤں اور فرق کیسے ڈھونڈوں؟

حساب ملانے کا مطلب ہے کہ بینک اسٹیٹمنٹ، چیک بک اور کھاتے ایک دوسرے سے مل جائیں۔ ان میں دو عام وجوہ سے فرق آ سکتا ہے: اسٹیٹمنٹ میں ایسے بینک چارجز ہوتے ہیں جو ابھی کھاتوں میں درج نہیں ہوئے، اور اس میں اسٹیٹمنٹ کی تاریخ کے بعد کیے گئے ڈپازٹ اور وہ چیک شامل نہیں ہوتے جو کلیئر نہیں ہوئے تھے (Publication 583)۔

IRS کے قدم، ترتیب سے:

1. اسٹیٹمنٹ کے ڈپازٹ کھاتوں کے ڈپازٹ سے ملائیں اور رقم کا ہر فرق نوٹ کریں۔
2. ہر کلیئر ہونے والے چیک یا ادائیگی کو نمبر اور رقم کے ساتھ کھاتوں سے ملائیں۔ جن اندراجات کا اسٹیٹمنٹ میں کوئی جوڑ نہ ہو وہ بقایا (outstanding) ہیں۔
3. بینک ریکنسیلی ایشن تیار کریں۔ پبلی کیشن کی مثال اسٹیٹمنٹ کے بیلنس سے شروع ہوتی ہے، ان ڈپازٹس کو جمع کرتی ہے جو ابھی اس میں نہیں آئے، اور بقایا چیک گھٹاتی ہے۔
4. وہ درج کریں جو کھاتوں میں نہیں ہے، جیسے سروس چارجز۔
5. جانچیں کہ ایڈجسٹ شدہ اسٹیٹمنٹ بیلنس ایڈجسٹ شدہ کھاتوں کے بیلنس کے برابر ہے۔ اگر نہ ہو تو پچھلے قدم دوبارہ دیکھیں۔

اگر کارڈ یا قرض کی اسٹیٹمنٹ ماہ کے بیچ میں بند ہوتی ہے تو اس کی اسٹیٹمنٹ کی تاریخ تک حساب ملائیں؛ ماہ تب حتمی ہوتا ہے جب اس کے آخری دن کو شامل کرنے والی اسٹیٹمنٹ آ جائے۔

باقی رہ جانے والا فرق ڈھونڈنے کے لیے Publication 583 کھاتوں سے شروع کرتی ہے: پچھلے ماہ کا اختتامی بیلنس، جمع ماہ کے ڈپازٹ، منفی اس کی ادائیگیاں، اس ماہ کے بیلنس کے برابر ہونا چاہیے۔ اگر نہ ہو تو کوئی چیک یا ڈپازٹ غلط درج ہوا ہے۔ سافٹ ویئر میں ماہ کے کل ڈپازٹ اور کل ادائیگیاں الگ الگ اسٹیٹمنٹ سے ملائیں، پھر دن اور مد تک پہنچیں۔

عام وجوہ یہ ہیں: بقایا مد، کبھی درج نہ ہونے والا بینک چارج یا خودکار ڈیبٹ، غلط رقم، دو بار کیا گیا اندراج، یا غلط اکاؤنٹ میں اندراج۔ کام کی جانچیں، IRS کے قواعد نہیں: ایک لین دین کے برابر فرق کا مطلب ہے کہ وہ غائب ہے یا دو بار درج ہے؛ اس رقم سے دگنا فرق غلط جانب درج ہونے کی علامت ہے؛ 9 کا مضاعف اکثر ہندسے الٹ جانے کی علامت ہے۔ اگر ایک ایک لائن دیکھنے کے بعد بھی فرق رہے تو اسے زبردستی ملانے کے لیے ایڈجسٹ کرنا بند کریں اور کسی دوسرے شخص سے دکھائیں۔ اگر ابتدائی بیلنس اب پچھلے ماہ کی اسٹیٹمنٹ سے نہیں ملتا تو عموماً حساب ملائے گئے کسی ماہ کا کوئی لین دین ترمیم، حذف یا شامل کیا گیا، یا ابتدائی بیلنس غلط درج ہوا؛ حساب ملانے میں غلط ابتدائی بیلنس دیکھیں۔

ہر ماہ کون سے پے رول ڈپازٹ اور رپورٹس ملاؤں؟

ماہ کی پے رول رپورٹ کو کھاتوں میں پے رول کے خرچ اور پے رول کے واجبات سے، اور کیے گئے ٹیکس ڈپازٹس سے ملائیں۔ وفاقی پے رول ٹیکس برقی طور پر جمع کرائے جاتے ہیں، اور شیڈول پچھلے واجبات پر منحصر ہے (IRS)۔ ڈپازٹ اجرتیں ادا ہونے کی تاریخ کے مطابق ہوتا ہے، اس تاریخ کے نہیں جب کھاتے واجب الادا رقم درج کریں (Publication 15)۔ اگر کوئی ملازم نہیں ہے تو یہ حصہ چھوڑ دیں۔

جو ماہانہ ڈپازٹ کرنے والا ⁦$100,000⁩ تک پہنچ جائے وہ کم از کم اس سال کے باقی حصے اور اگلے سال کے لیے ہفتے میں دو بار ڈپازٹ کرنے والا بن جاتا ہے۔ جس آجر کا موجودہ یا پچھلی سہ ماہی کا Form 941 ٹیکس ⁦$2,500⁩ سے کم ہو، اور موجودہ سہ ماہی میں اگلے دن ڈپازٹ کی ذمہ داری نہ ہو، وہ ڈپازٹ کرنے کے بجائے بروقت Form 941 کے ساتھ ادائیگی کر سکتا ہے (Publication 15)؛ اس کا واجب اسی ادائیگی پر ختم ہو جاتا ہے۔

Form 941 جمع کرانے والوں کے لیے lookback period وہ 12 ماہ ہیں جو ڈپازٹ کے سال سے دو سال پہلے کی 1 جولائی سے شروع ہو کر اس سے پہلے سال کی 30 جون تک جاتے ہیں (Publication 15 کی Table 1)، اور شیڈول کیلنڈر سال کے لیے ایک بار طے ہوتا ہے۔ ہر ماہ کا ملان:

• پے رول رپورٹ کی کل اجرتیں کھاتوں میں اجرت کے خرچ کے برابر ہوں؛ استحقاقی کھاتوں میں وہ اجرتیں بھی شامل کریں جو کمائی گئیں مگر ابھی ادا نہیں ہوئیں۔
• رپورٹ پر کاٹا گیا ٹیکس اور آجر کا ٹیکس اس پے رول ٹیکس کے واجب کے برابر ہوں جو کھاتوں میں واجب الادا دکھایا گیا ہے۔
• ہر ڈپازٹ، اپنے تصدیقی نمبر کے ساتھ، اس واجب کو کم کرتا ہے۔ یہ ان ڈپازٹس پر بھی لاگو ہے جو پے رول فراہم کنندہ کرتا ہے، کیونکہ جو آجر پے رول آؤٹ سورس کرتا ہے وہ عموماً ٹیکس کا ذمہ دار رہتا ہے (Publication 15)۔ ڈپازٹ کے بعد جمع کرائی گئی ادائیگیوں کا واجب صفر ہو جاتا ہے۔ جو بیلنس صاف نہ ہو اس کا مطلب ہے کہ ڈپازٹ چھوٹ گیا یا خرچ کے طور پر درج ہو گیا؛ پے رول کے واجبات جو صاف نہیں ہوتے دیکھیں۔
• سہ ماہی کے اختتام پر پے رول رپورٹس کے تینوں ماہ Form 941 سے مل جانے چاہییں، جو ہر سہ ماہی کے بعد پہلے مہینے کا آخری دن تک جمع ہوتا ہے۔ جب ہر ڈپازٹ بروقت ہوا ہو تو IRS 10 مزید کیلنڈر دن دیتا ہے۔ جس آجر کو IRS نے Form 944 جمع کرانے کو کہا ہو وہ اس کی جگہ سال میں ایک بار رپورٹ کرتا ہے۔ Form 940 اور وفاقی بے روزگاری ٹیکس کے لیے پے رول خود چلانا دیکھیں۔
• کاروبار کو پے رول کے لیے ریاستی یا مقامی ٹیکس آئی ڈی کی ضرورت ہو سکتی ہے (SBA)؛ دوسری ریاست میں ملازمین دیکھیں۔

دیر سے ڈپازٹ پر نہ ادا کی گئی رقم کا ⁦2%⁩ سے ⁦15%⁩ جرمانہ لگ سکتا ہے، اگرچہ معقول وجہ سے اسے ختم یا کم کیا جا سکتا ہے (IRS)۔ جو مالک یا دوسرا ذمہ دار شخص جان بوجھ کر کاٹا گیا ٹیکس جمع نہ کرائے، وہ سیکشن 6672 کے تحت نہ ادا کیے گئے کاٹے گئے ٹیکس کے ⁦100%⁩ کا ذاتی طور پر ذمہ دار ہو سکتا ہے، اور اس میں اکاؤنٹنٹ یا کاروبار کے چیک پر دستخط کرنے والا کوئی بھی شخص شامل ہو سکتا ہے (Publication 15)۔ IRS کے پاس عموماً اگلے سال کی 15 اپریل سے، یا بعد کی جمع کرانے کی تاریخ سے، 3 سال ہوتے ہیں اسے تشخیص کرنے کے لیے (IRM 5.7.3)۔ ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ دیکھیں۔ اگر ڈپازٹ یا گوشوارہ چھوٹ گیا ہو تو پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا دیکھیں۔

وصول طلب رقوم، بل، قرض اور سیلز ٹیکس میں کیا جانچوں؟

بیلنس شیٹ پر ان میں سے ہر بیلنس کو باہر کی فہرست سے ملنا چاہیے: گاہکوں کی انوائسز، فروخت کنندگان کے بل، قرض دینے والے کی اسٹیٹمنٹس یا سیلز ٹیکس کے گوشوارے۔ کون سے لاگو ہوتے ہیں، یہ اکاؤنٹنگ کے طریقے پر منحصر ہے۔ استحقاقی طریقے میں آمدنی عموماً اسی سال رپورٹ ہوتی ہے جس میں کمائی گئی اور اخراجات اسی سال جس میں ہوئے؛ نقد طریقے میں اخراجات عموماً ادائیگی کے وقت کٹوتی بنتے ہیں (Publication 538)۔ نقد طریقے والا کاروبار غیر ادا شدہ انوائسز اور بل صرف تب ملاتا ہے جب اس کے کھاتے انہیں ریکارڈ کرتے ہوں؛ دونوں طریقوں میں سے چننے کے لیے چھوٹے کاروبار کے لیے نقد یا استحقاقی دیکھیں۔

• وصول طلب رقوم۔ غیر ادا شدہ گاہک انوائسز کی فہرست کا مجموعہ وصول طلب رقوم کے بیلنس کے برابر ہوتا ہے۔ ڈپازٹ ہو چکی ادائیگی جو کسی انوائس پر لگائی ہی نہ گئی ہو، فرق کی عام وجہ ہے۔
• بل۔ غیر ادا شدہ فروخت کنندگان کے بلوں کی فہرست کا مجموعہ قابل ادائیگی رقوم کے بیلنس کے برابر ہوتا ہے۔ استحقاقی بنیاد پر ماہ کے اختتام کے بعد آنے والے ایسے بل درج کریں جن کے اخراجات ماہ میں ہوئے۔
• قرض۔ حقیقی قرض کے ذریعے لی گئی رقم آمدنی نہیں ہے، اور کاروبار عموماً کاروبار سے متعلق قرض کے سود کی کٹوتی کر سکتا ہے (Publication 334)۔ ہر ادائیگی کو سود اور اس حصے میں بانٹیں جو بیلنس کم کرتا ہے، اور بیلنس قرض دینے والے کی اسٹیٹمنٹ سے ملائیں۔ اندراجات کے لیے کاروباری قرض کا اندراج دیکھیں۔
• سیلز ٹیکس۔ خریدار پر عائد سیلز ٹیکس، جسے کاروبار کو وصول کر کے جمع کرانا ہوتا ہے، آمدنی نہیں ہے۔ فروخت کنندہ کے طور پر کاروبار پر عائد ٹیکس مختلف ہے: وصول کی گئی رقم کل وصولیوں میں جاتی ہے (Publication 334)۔ ریاستیں اپنے ٹیکس مختلف الفاظ میں بیان کرتی ہیں، اس لیے دیکھ لیں کہ آپ کی ریاست میں کون سا ہے۔ دونوں صورتوں میں گوشوارہ جمع کر کے ادا کیے جانے تک واجب ٹیکس کو واجبات میں رکھیں۔ ان خریداریوں کی فہرست بھی بنائیں جن پر سیلز ٹیکس نہیں لگایا گیا، کیونکہ ان پر استعمال ٹیکس واجب ہو سکتا ہے؛ کاروباری خریداریوں پر استعمال ٹیکس دیکھیں۔ وصول کیا گیا ٹیکس ریاست کے لیے رکھا جاتا ہے، اور نیویارک میں بعض مالکان، افسران، شرکاء اور اراکین کاروبار کے واجب ٹیکس کے ذاتی طور پر ذمہ دار ہو سکتے ہیں (Publication 750)۔ سیلز ٹیکس کے جرنل اندراجات اور قابل ادائیگی سیلز ٹیکس گوشوارے سے نہیں ملتا دیکھیں۔

ہر ریاست اپنا گوشوارہ جمع کرانے کا شیڈول خود طے کرتی ہے۔ مثال کے طور پر کیلیفورنیا اور نیویارک دونوں اس مدت کے لیے بھی گوشوارہ مانگتے ہیں جس میں فروخت نہ ہوئی ہو۔ سیلز ٹیکس کے گوشوارے جمع کرانا دیکھیں۔

مالک کی نکاسیاں، رقم ڈالنا اور ذاتی چارجز کیسے سنبھالوں؟

مالک اور کاروبار کے درمیان ہر ڈالر کی حرکت کو اس کی اپنی قسم کے اندراج کے طور پر درج کریں، کبھی خود بخود کاروباری آمدنی یا خرچ کے طور پر نہیں۔ IRS مشورہ دیتا ہے کہ کاروباری اکاؤنٹ کو ذاتی اکاؤنٹ سے الگ اور صرف کاروبار کے لیے رکھیں، اور ہر ڈپازٹ کو کاروباری آمدنی، ذاتی رقم یا قرض کے طور پر شناخت کریں۔ اس کی مثال بتاتی ہے کہ کاروباری اکاؤنٹ سے ادا کیا گیا ذاتی خرچ پھر بھی درج کیا جائے گا، چاہے اس کی کٹوتی نہ ہو سکے (Publication 583)۔

مالک جو رقم کاروبار میں ڈالے وہ سرمائے کی فراہمی یا قرض کے طور پر درج ہوتی ہے، کبھی فروخت کے طور پر نہیں۔ کون سی ہے، یہ معاہدے اور حقائق پر منحصر ہے؛ اپنی LLC میں سرمایہ یا قرض اور S کارپوریشن میں حصص دار کے قرض دیکھیں۔ حقیقی قرض آمدنی نہیں ہے (Publication 334)، اور Publication 583 کہتی ہے کہ وصولیوں کا ماخذ شناخت کریں تاکہ کاروباری اور غیر کاروباری وصولیاں، اور قابل ٹیکس اور غیر قابل ٹیکس آمدنی الگ رہیں۔

ہر ماہ اسٹیٹمنٹس میں ذاتی چارجز پڑھیں اور انہیں اخراجات سے نکال کر مالک کے اکاؤنٹ میں لے جائیں۔ انفرادی کاروبار کے مالک یا شریک کے لیے یہ نکاسی یا تقسیم کا اکاؤنٹ ہے۔ کارپوریشن کے لیے ذاتی چارج تقسیم ہے، اجرت ہے یا مالک کو قرض، یہ حقائق پر منحصر ہے؛ ذاتی اخراجات ادا کرنے والی S کارپوریشن اور اپنی ہی کارپوریشن سے قرض لینا دیکھیں۔ اندراجات اور دوسری غلطیوں کے لیے مالک کی نکاسیوں کا اندراج، guaranteed payments اور شریک کی نکاسیاں اور کاروباری اور ذاتی رقم کی ملاوٹ درست کرنا دیکھیں۔

کون سی رپورٹس جانچوں، اور کیا غلط لگتا ہے؟

نفع و نقصان کا گوشوارہ ایک مدت کی آمدنی اور اخراجات دکھاتا ہے؛ بیلنس شیٹ ایک تاریخ پر اثاثے، واجبات اور ایکویٹی دکھاتی ہے (Publication 583)۔ حسابات ملانے کے بعد دونوں کو پچھلے ماہ سے ملا کر لائن بہ لائن پڑھیں۔ یہ کام کی جانچیں ہیں، IRS کے قواعد نہیں۔

جو گوشوارہ اب بھی غلط لگے اس کے لیے نفع و نقصان کا گوشوارہ غلط کیوں لگتا ہے دیکھیں؛ باقی رہ جانے والی بغیر زمرے کی مدات کے لیے ٹیکس کے وقت سے پہلے بغیر زمرے کے اخراجات دیکھیں۔ سرمایہ کار اور بورڈ کا پیکج سرمایہ کاروں اور بورڈ کے لیے ماہانہ مالی گوشوارے میں ہے۔

اس ماہ کون سی تخمینی ٹیکس ادائیگیاں اور آخری تاریخیں آتی ہیں؟

مالکان اور کارپوریشنز تخمینی ٹیکس اپنے الگ کیلنڈر پر ادا کرتے ہیں۔ افراد، جن میں انفرادی کاروبار کے مالک، شریک اور S کارپوریشن کے حصص دار شامل ہیں، عموماً تب ادا کرتے ہیں جب انہیں گوشوارہ جمع کراتے وقت ⁦$1,000⁩ یا زیادہ واجب الادا ہونے کی توقع ہو؛ کارپوریشنز عموماً تب جب انہیں ⁦$500⁩ یا زیادہ کی توقع ہو (IRS)۔ جو تاریخ ہفتہ وار تعطیل یا چھٹی پر آئے وہ اگلے کاروباری دن پر چلی جاتی ہے۔ کتنا ادا کرنا ہے، اور ادائیگی چھوٹنے کی کیا قیمت ہے: سہ ماہی تخمینی ٹیکس ادائیگیاں دیکھیں۔

انفرادی کاروبار کے مالک کا وفاقی تخمینی ٹیکس مالک کا ذاتی ٹیکس ہے، اور IRS کہتا ہے کہ وفاقی انکم ٹیکس کی کٹوتی نہ کریں (Publication 334)، اس لیے کاروباری اکاؤنٹ سے ادائیگی عموماً نکاسی کے طور پر درج ہوتی ہے، خرچ کے طور پر نہیں۔ شریک کی ادائیگی بھی ذاتی ٹیکس ہے، اس لیے عموماً اس شریک کو دی گئی تقسیم کے طور پر درج ہوتی ہے۔ جب S کارپوریشن حصص دار کا ٹیکس ادا کرے تو حقائق کے مطابق وہ تقسیم، قرض یا اجرت ہو سکتی ہے؛ S کارپوریشن کی تخمینی ٹیکس ادائیگیاں دیکھیں۔ C کارپوریشن اپنا ٹیکس خود ادا کرتی ہے، جو اس کے مالکان کو تقسیم نہیں ہے۔ جو ٹیکس شراکت داری یا S کارپوریشن پر خود واجب ہو وہ اس کا اپنا ہے، تقسیم نہیں: S کارپوریشن کے وفاقی تخمینے built-in gains، زائد خالص غیر فعال آمدنی یا سرمایہ کاری کریڈٹ کی واپسی کے ٹیکس کے لیے، جو کارپوریٹ تاریخوں پر واجب ہیں (Form 1120-S کی ہدایات)، اور ریاستی ادارے کی سطح کا ٹیکس، جیسے منتخب کردہ pass-through ادارے کا ٹیکس۔

کھاتوں پر منحصر دوسری تاریخیں: پے رول ڈپازٹس اور Form 941 (اوپر)، ہر ریاست کے شیڈول پر سیلز ٹیکس کے گوشوارے، اور کوئی بھی قرض دینے والے یا سرمایہ کار کی رپورٹ اس تاریخ پر جو معاہدہ مقرر کرے۔

کیا ماہانہ بندش کی کوئی آخری تاریخ ہے، اور اسے تیز کیسے کروں؟

کوئی وفاقی ٹیکس قاعدہ بندش کی تاریخ مقرر نہیں کرتا۔ IRS کہتا ہے کہ چند صورتوں کے علاوہ قانون کسی خاص قسم کا ریکارڈ نہیں مانگتا، صرف ایسا نظام جو آمدنی اور اخراجات صاف دکھائے (Publication 583)، اور وہ چیکنگ اکاؤنٹ کا ماہانہ حساب ملانے کا مشورہ دیتا ہے۔ اہم آخری تاریخیں اوپر کی تاریخوں سے آتی ہیں۔

اس پہلی تاریخ سے پہلے بند کریں جس پر کوئی اعداد پر انحصار کرتا ہے:

• پے رول کا ملان ڈپازٹ کی تاریخ سے پہلے۔
• منافع کے اعداد تخمینی ٹیکس کی ادائیگی سے پہلے۔
• سیلز ٹیکس کے اعداد ہر ریاستی گوشوارے سے پہلے۔
• کھاتے قرض دینے والے یا سرمایہ کار کی رپورٹنگ کی تاریخ سے پہلے۔

آخری اسٹیٹمنٹ آنے سے پہلے بندش ایک جال ہے: ماہ تب ہی حتمی ہوتا ہے جب ہر اسٹیٹمنٹ آ جائے۔ یہ عملی عادتیں، قواعد نہیں، قدم کم کیے بغیر بندش تیز کرتی ہیں: ہر ماہ ایک ہی چیک لسٹ استعمال کریں، ہر قدم کا ایک ذمہ دار رکھیں، سہ ماہی کے اختتام کے بجائے اسٹیٹمنٹس آتے ہی حساب ملائیں، اور تنخواہ کے دن پے رول رپورٹس جمع کریں۔ سرمایہ کاروں والے اسٹارٹ اپ کو ہر بورڈ میٹنگ سے پہلے بند کرنا پڑ سکتا ہے؛ پیکج خود سرمایہ کاروں کا ماہانہ صفحہ پر ہے۔ سال کے آخر کا ورژن سال کے اختتام کی بندش کی چیک لسٹ ہے۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں اور امریکی ڈالر میں ہیں۔

چھ عملے اور ⁦$80,000⁩ ماہانہ فروخت والی کیفے LLC

تمام فروخت کارڈ سے ہے۔ رجسٹر رپورٹ مارچ کی ⁦$80,000⁩ فروخت اور وصول کیا گیا ⁦$5,000⁩ سیلز ٹیکس دکھاتی ہے۔ کارڈ پروسیسر نے ⁦$82,600⁩ جمع کیے اور ⁦$2,400⁩ فیس رکھی، اس لیے ڈپازٹس جمع فیس فروخت جمع سیلز ٹیکس کے برابر ہیں۔ ⁦$5,000⁩ گوشوارے کی ادائیگی تک قابل ادائیگی سیلز ٹیکس میں رہتے ہیں۔ بینک کا حساب ⁦$4,000⁩ سے مختلف ہے: مارچ کے کرایے کا چیک کلیئر ہو گیا مگر کبھی درج نہیں ہوا۔ اندراج کے بعد اسٹیٹمنٹ اور کھاتے مل جاتے ہیں، اور نفع و نقصان کا گوشوارہ ماہ کا کرایہ دکھاتا ہے۔

مارچ کے پے رول ٹیکس کل ⁦$4,000⁩ ہیں۔ کیفے کے lookback period کے ٹیکس ⁦$50,000⁩ یا کم تھے، اس لیے وہ ماہانہ ڈپازٹ کرنے والا ہے اور 15 اپریل تک ڈپازٹ کرتا ہے۔ 31 مارچ کی بیلنس شیٹ ⁦$4,000⁩ کا پے رول واجب دکھاتی ہے، اور ڈپازٹ کے بعد مارچ کا واجب صفر ہو جاتا ہے۔

⁦$12,000⁩ ماہانہ آمدنی والا فری لانس کنسلٹنٹ

کنسلٹنٹ انفرادی کاروبار کا مالک ہے، اور مئی کی بندش مختصر ہے۔ کنسلٹنٹ ایک کاروباری چیکنگ اکاؤنٹ کا حساب ملاتا ہے، ماہ کے ڈپازٹ اور اخراجات کو زمروں میں رکھتا ہے، اور ذاتی اکاؤنٹ میں منتقل کیے گئے ⁦$5,000⁩ کو مالک کی نکاسی کے طور پر درج کرتا ہے، خرچ کے طور پر نہیں۔ کاروباری بچت اکاؤنٹ میں تخمینی ٹیکس کے لیے ⁦$3,000⁩ آتے ہیں؛ یہ منتقلی ہے، خرچ نہیں۔ جب اگلی ادائیگی واجب ہو (15 جون) تو اسی اکاؤنٹ سے ادا کرنا نکاسی ہے۔

⁦$50,000⁩ ماہانہ خرچ کرنے والی اسٹارٹ اپ C کارپوریشن

اسٹارٹ اپ استحقاقی کھاتے رکھتی ہے، اور بورڈ 20 تاریخ کو ملتا ہے، اس لیے بندش پہلے ہفتے میں ہوتی ہے۔ ماہ میں نقد ادا کی گئی رقم ⁦$44,000⁩ ہے، لیکن ماہ کے ⁦$6,000⁩ کے فروخت کنندگان کے بل غیر ادا شدہ آئے۔ بندش انہیں درج کرتی ہے، اس لیے نفع و نقصان کا گوشوارہ ⁦$50,000⁩ کا خرچ دکھاتا ہے۔ بورڈ کا پیکج انہی بند کھاتوں سے بنتا ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• رپورٹس دیر سے آتی ہیں یا غلط لگتی ہیں، حساب ملانا صفر تک نہیں پہنچتا، یا ماہانہ روٹین کا کوئی ذمہ دار نہیں: حساب ملانے میں غلط ابتدائی بیلنس اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• کھاتے پہلے ہی مہینوں پیچھے ہیں: پرانے حساب کتاب کو مکمل کرنا اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• قرض دینے والا یا سرمایہ کار ہر ماہ مقررہ تاریخ تک بند کھاتے مانگتا ہے: سرمایہ کاروں اور بورڈ کے لیے ماہانہ مالی گوشوارے اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• پے رول ڈپازٹ یا گوشوارہ چھوٹ گیا، پے رول فراہم کنندہ سے کوئی چھوٹ گیا، یا IRS کا پے رول نوٹس آیا: پے رول ٹیکس میں پیچھے رہ جانا اور پے رول فراہم کنندہ جس نے آپ کے ٹیکس ادا نہیں کیے دیکھیں۔
• کئی ریاستوں میں سیلز ٹیکس اکاؤنٹس: سیلز ٹیکس کے گوشوارے جمع کرانا، نیکسس کے لیے ریاست کے حساب سے فروخت کا ریکارڈ اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• آپ S کارپوریشن کے مالک ہیں: S کارپوریشن کا حساب کتاب اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• ذاتی اور کاروباری رقم ملی ہوئی ہے: کاروباری اور ذاتی رقم کی ملاوٹ درست کرنا اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• کوئی غیر امریکی شخص آپ کی LLC یا کارپوریشن کا مالک ہے، یا اسے بیرون ملک سے رقم دیتا ہے: غیر ملکی ملکیت والی امریکی کمپنی کا حساب کتاب اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• یہ طے کرنا کہ کھاتے کون رکھے، یا رکھنے والے کا کام جانچنا: اپنے کھاتے خود رکھیں یا بک کیپر رکھیں، بک کیپر کی ماہانہ لاگت، اپنے بک کیپر کا کام جانچنا اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔