S کارپوریشن کا حساب کتاب: اکاؤنٹس کا چارٹ، افسر کی ادائیگی، تقسیم

S کارپوریشن کے حساب کتاب میں کیا دکھانا ضروری ہے؟

IRS کو کوئی خاص حساب کتاب کا نظام درکار نہیں، صرف ایسا ریکارڈ جو آمدنی اور اخراجات واضح طور پر دکھائے۔ Form 1120-S صرف نفع و نقصان سے زیادہ مانگتا ہے: افسر کی ادائیگی، ایسی بیلنس شیٹ جو کارپوریشن کے حساب کتاب سے ملنی چاہیے، حصص دار کے لحاظ سے تقسیم، اور حصص دار کے قرض۔

معاملہ سادہ نہیں ہوتا اگر ان میں سے کوئی بات درست ہو:

• مالک کو نکاسی کے ذریعے ادائیگی ہوئی، یا اجرت بالکل نہیں دی گئی۔
• تقسیم کو اخراجات کے طور پر درج کیا گیا، یا قرض اور تقسیم ایک ہی ایکویٹی اکاؤنٹ میں ہیں۔
• ذاتی اخراجات کمپنی کے اکاؤنٹ سے گزرے۔
• حساب کتاب اس وقت شروع ہوا جب کاروبار انفرادی کاروبار یا محدود ذمہ داری کمپنی تھا اور اب بھی مالک کی نکاسی اور مالک کے سرمایے کا اکاؤنٹ چلتا ہے۔
• مالک کی ہیلتھ انشورنس ⁦W-2⁩ تک نہیں پہنچی، یا بیلنس شیٹ بینک سے نہیں ملتی۔

ان میں سے کسی کو درست کرنا پڑ سکتا ہے، اس سے پہلے کہ گوشوارہ تیار کرنے والا کام شروع کر سکے۔

گوشوارہ تیار کرنے والے کے مانگنے سے پہلے یہ جمع کریں:

• S انتخاب کے کاغذات: Form 2553 اور IRS کا کوئی بھی جواب
• ہر ادائیگی کی تاریخ کی پے رول رپورٹس
• پورے سال کے بینک اور کارڈ اسٹیٹمنٹس
• کارپوریشن اور اس کے حصص داروں کے درمیان قرض کے نوٹس
• آخری جمع کرایا گیا گوشوارہ
• یہ کہ حساب کتاب نقد یا استحقاقی (accrual) طریقے پر ہے، کیونکہ گوشوارہ اسی طریقے کی پیروی کرتا ہے جو حساب کتاب میں ہو

S کارپوریشن کو کن اکاؤنٹس کی ضرورت ہے (اکاؤنٹس کا چارٹ)؟

بینک، کارڈ، اخراجات، سامان، قرض، وصولیوں اور ادائیگیوں کے معمول کے اکاؤنٹس کے علاوہ، S کارپوریشن کو چھ گروپ درکار ہوتے ہیں جو Form 1120-S کو معلومات دیتے ہیں۔ اکاؤنٹس کے نام حساب کتاب کا رواج ہیں، IRS کے قواعد نہیں: IRS اکاؤنٹس کا کوئی لازمی چارٹ شائع نہیں کرتا۔

آجر کے حصے کا پے رول ٹیکس ٹیکس کی مد میں کٹوتی ہوتا ہے، اجرت کے طور پر نہیں (Publication 334; Publication 535، آخری نظرثانی 2022)، اس لیے وہ لائن 7 اور 8 سے باہر رہتا ہے۔ جو ادائیگی گوشوارے میں کہیں اور رپورٹ ہوتی ہے، جیسے فروخت شدہ مال کی لاگت میں اجرت یا ⁦401(k)⁩ میں ملازم کی اپنی مرضی سے دی گئی شراکتیں، وہ بھی ان لائنوں سے باہر رہتی ہے۔

افسر کی ادائیگی، تقسیم اور قرض کو تین الگ جگہوں پر رکھیں۔ مالک کی نکاسی کا ایک مشترکہ اکاؤنٹ یہ چھپا دیتا ہے کہ کون سے ڈالر اجرت تھے، کون سے تقسیم تھے اور کون سے واپس کرنے ہیں۔

میں افسر کی تنخواہ کیسے درج کروں، اور پے رول ٹیکس اور Forms 941، 940 اور ⁦W-2⁩ اس سے کیسے جڑتے ہیں؟

جو افسر S کارپوریشن کے لیے معمولی سے زیادہ کام کرتا ہے اور جسے ادائیگی ہوتی ہے یا ادائیگی کا حق ہے، وہ ملازم ہے، اور یہ ادائیگی اجرت ہے چاہے افسر حصص دار بھی ہو (IRS)۔ اگر افسر پر یہ بات صادق آتی ہے تو ادائیگی پے رول کے ذریعے اجرت کے طور پر درج ہوتی ہے، مالک کی نکاسی کے اکاؤنٹ سے نہیں۔ افسر کون ہے، یہ کارپوریشن جس ریاست میں قائم ہوئی اس کے قانون کے مطابق طے کرتی ہے؛ جس کام کرنے والے مالک کے پاس کوئی عہدہ نہ ہو اس کی ادائیگی عموماً لائن 8 پر اجرت کے طور پر رپورٹ ہوتی ہے۔ ان خدمات کے لیے کارپوریشن کو غیر اجرتی تقسیم کرنے سے پہلے معقول معاوضہ دینا لازم ہے۔ کتنا معقول ہے، یہ S کارپوریشن مالک کی تنخواہ میں بتایا گیا ہے۔

ہر ادائیگی کی تاریخ پر:

1. افسر کی مجموعی اجرت افسر کی ادائیگی کے اکاؤنٹ میں جاتی ہے۔
2. کاٹا گیا انکم ٹیکس اور سوشل سیکیورٹی اور Medicare کے دونوں حصے ڈپازٹ ہونے تک پے رول واجبات کے اکاؤنٹس میں رہتے ہیں۔ بے روزگاری ٹیکس بھی۔
3. ہر ڈپازٹ واجب کو صاف کرتا ہے اور اپنی تاریخ اور رقم محفوظ رکھتا ہے۔

ڈپازٹس گوشواروں سے پہلے واجب ہوتے ہیں۔ ماہانہ ڈپازٹ کرنے والا اگلے مہینے کا 15 واں دن تک ڈپازٹ کرتا ہے؛ جس آجر کا ماضی کی جانچ کی مدت (look-back) میں ٹیکس زیادہ ہو وہ ہفتے میں دو بار کے شیڈول پر چلتا ہے، اور بڑا واجب اگلے کاروباری دن واجب ہو سکتا ہے (Publication 15)۔ وفاقی بے روزگاری ٹیکس کا ڈپازٹ کا اپنا قاعدہ ہے، جو پے رول خود چلانا میں ہے۔ کاٹا گیا ٹیکس حکومت کا ہے: جو ذمہ دار شخص اسے جان بوجھ کر جمع نہ کرائے، اس پر نہ کرائے گئے کاٹے ہوئے ٹیکس کا ⁦100%⁩ ذاتی جرمانہ لگ سکتا ہے (سیکشن 6672; ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ)۔ جو پے رول واجب کبھی صاف نہ ہو، اس کے لیے پے رول واجبات جو صاف نہیں ہوتے دیکھیں۔

تین فائلنگز کو ان اکاؤنٹس سے ملنا چاہیے:

ہفتہ وار تعطیلات، سرکاری چھٹیاں اور بروقت ڈپازٹ کے قواعد ان تاریخوں کو بدل سکتے ہیں (Publication 15)۔ جس آجر کو IRS نے تحریری طور پر Form 944 جمع کرانے کو کہا ہو، وہ سہ ماہی Form 941 کے بجائے سال میں ایک بار جمع کراتا ہے۔ پے رول رن درج کرنے کا طریقہ پے رول جرنل انٹریز میں ہے۔ اگر مالک کے لیے کبھی پے رول چلا ہی نہیں تو S کارپوریشن میں پے رول کبھی نہ چلنا دیکھیں۔

تقسیم (مالک کی نکاسی) کیسے درج کروں کہ وہ اخراجات سے باہر رہے؟

تقسیم کو ایکویٹی میں کمی کے طور پر درج کریں، اخراجات کے طور پر کبھی نہیں۔ تقسیم مالک کو حصص رکھنے کی بنا پر دی گئی ادائیگی ہے، اس لیے وہ نفع و نقصان میں نظر نہیں آنی چاہیے۔ "مالک کی نکاسی" (owner's draw) انفرادی کاروبار کی اصطلاح ہے۔ S کارپوریشن میں مالک کو دی گئی رقم یا تو پے رول کے ذریعے اجرت ہے، یا ایکویٹی کے ذریعے تقسیم، یا کارپوریشن کی طرف سے قرض جو واپس کرنا ہے، یا مالک کے اپنے قرض کی واپسی، یا مالک کے ادا کیے ہوئے کاروباری اخراجات کی ادائیگی (S کارپوریشن کے اخراجات جن کی ادائیگی کبھی نہیں ہوئی)۔ گوشوارہ غیر ڈیویڈنڈ تقسیم Schedule K لائن 16d پر رپورٹ کرتا ہے، اور ہر حصص دار کا ⁦K-1⁩ اس کی اپنی رقم box 16 میں code D کے ساتھ دکھاتا ہے۔ جس کارپوریشن کے پاس C کارپوریشن کے برسوں کی جمع شدہ آمدنی اور منافع (earnings and profits) ہو، وہ تقسیم کا کچھ حصہ ڈیویڈنڈ کے طور پر ادا کر سکتی ہے، جو Schedule K لائن 17c اور Form 1099-DIV پر رپورٹ ہوتا ہے، ⁦K-1⁩ پر نہیں؛ دیکھیں S کارپوریشنز پر ٹیکس کیسے لگتا ہے۔

ہر تقسیم کو تاریخ، حصص دار اور رقم کے ساتھ اسی حصص دار کے اپنے ایکویٹی اکاؤنٹ میں درج کریں۔ تقسیم اجرت کا متبادل بھی نہیں: اگر ادائیگی بہت کم ہو تو IRS کام کرنے والے حصص دار کو دی گئی ادائیگیوں کو اجرت قرار دے سکتا ہے۔ لائن بہ لائن اندراج، اور تقسیم Schedule L کو کیوں بگاڑتی ہے، S کارپوریشن کی تقسیم درج کرنا میں ہے۔

تقسیم ملکیت کے مطابق کیوں ہونی چاہیے؟

S کارپوریشن کے پاس صرف حصص کی ایک قسم ہو سکتی ہے۔ اس کا عموماً مطلب ہے کہ ہر حصے کو تقسیم اور تحلیل کی رقم میں یکساں حقوق حاصل ہوں، جو چارٹر، ضمنی قواعد، ریاستی قانون اور پابند کرنے والے معاہدوں سے طے ہوتے ہیں (Treasury Regulations 1.1361-1(l))۔ عملاً ہر تقسیم رکھے گئے حصص کے تناسب سے بٹتی ہے۔

حصص کی دوسری قسم S انتخاب ختم کر دے گی، اس لیے مالکان کو غیر مساوی ادائیگی حساب کتاب کی غلطی سے کہیں بڑی بات ہے۔ غیر ارادی خاتمے کی رعایت موجود ہے، لیکن IRS کو اسے غیر ارادی ماننا ہوگا اور کارپوریشن کو وجہ درست کرنی اور ایڈجسٹمنٹس سے اتفاق کرنا ہوگا (سیکشن ⁦1362(f)⁩)۔ جب کارپوریشن کی بنیادی دستاویزات یکساں حقوق دیتی ہوں تو وقت یا رقم میں مختلف تقسیم بذات خود دوسری قسم نہیں بناتی، لیکن اسے حقائق کے مطابق ٹیکس کا اثر دیا جاتا ہے۔ غیر مساوی تقسیم گوشوارے سے پہلے پیشہ ورانہ جائزے کا معاملہ ہے۔

حصص دار ملازم کی ہیلتھ انشورنس کہاں جاتی ہے؟

جو پریمیم کارپوریشن ایسے حصص دار ملازم کے لیے ادا کرے جو سال کے کسی بھی دن ⁦2%⁩ سے زیادہ حصص یا ووٹنگ طاقت کا مالک ہو، وہ انکم ٹیکس ودہولڈنگ کے لیے اس حصص دار کو اجرت سمجھے جاتے ہیں، اور حساب کتاب میں انہیں ملازمین کے فوائد کے ساتھ نہیں بلکہ مالک کی ادائیگی کے ساتھ رکھا جاتا ہے۔ اس ٹیسٹ میں شریک حیات، بچوں، پوتے پوتیوں، نواسے نواسیوں یا والدین کے حصص بھی شمار ہو سکتے ہیں (سیکشن ⁦1372(b)⁩)۔ عام غلطی یہ ہے کہ انہیں کمپنی کے اکاؤنٹ سے ادا کر دیا جاتا ہے اور مالک کے ⁦W-2⁩ میں شامل ہی نہیں کیا جاتا۔

IRS کہتا ہے کہ کارپوریشن پریمیم کی کٹوتی کر سکتی ہے اور انہیں ⁦W-2⁩ کے box 1 میں شامل کرتی ہے۔ جب وہ تمام ملازمین یا ملازمین کی کسی قسم کو شامل کرنے والے پلان یا نظام کے تحت ادا ہوں تو وہ سوشل سیکیورٹی، Medicare یا وفاقی بے روزگاری کی اجرت نہیں ہوتے اور ⁦W-2⁩ کے boxes 3 اور 5 سے باہر رہتے ہیں، اس لیے پے رول ریکارڈ میں یہ تقسیم رکھیں۔ Form 1120-S کی ہدایات انہیں لائن 7 یا 8 (یا Form 1125-E) پر رکھتی ہیں۔ جو ملازمین ⁦2%⁩ کی حد پر یا اس سے کم ہوں، ان کے پلان کی شراکتیں لائن 18 پر ملازمین کے فوائد کے پروگراموں کے طور پر جاتی ہیں۔ مالک ذاتی گوشوارے میں پریمیم کی کٹوتی کر سکتا ہے یا نہیں، اس کی مزید شرائط ہیں: دیکھیں S کارپوریشن مالکان کی ہیلتھ انشورنس۔

جو رقم میں کارپوریشن کو قرض دوں، یا قرض کے طور پر نکالوں، اسے کیسے درج کروں؟

حصص دار کا کارپوریشن کو دیا گیا قرض واجب کے طور پر، اور کارپوریشن کا حصص دار کو دیا گیا قرض اثاثے کے طور پر درج کریں۔

Schedule L پر حصص داروں سے قرض کی لائن عموماً ⁦K-1⁩ کی رقوم سے ملنی چاہیے، اس قرض کو چھوڑ کر جس پر حصص دار نے صرف شریک دستخط کیے ہوں یا ضمانت دی ہو۔

ہر قرض کو رقم، تاریخ اور واپسی کی شرائط کے ساتھ تحریری شکل میں رکھیں۔ Form 7203 کی ہدایات تحریری نوٹ والے قرض کو کھلے اکاؤنٹ کے ایڈوانسز سے الگ سمجھتی ہیں۔ رقم قرض شمار ہوگی یا سرمایہ، یہ حقائق پر منحصر ہے؛ دیکھیں S کارپوریشن کو حصص دار کے قرض۔

مجھے ہر مہینے اور ہر سہ ماہی میں کیا ملانا چاہیے؟

ہر مہینے ہر بینک، کارڈ اور پے رول اکاؤنٹ کو ملائیں، اور ہر سہ ماہی میں پے رول کے کل مجموعے Form 941 سے ملائیں۔ یہ جانچیں حساب کتاب کا رواج ہیں، IRS کے قواعد نہیں۔

کیا مجھے Schedule L، Schedule M-1، Schedule M-2 اور Form 1125-E چاہییں؟

Schedule L لازم ہے، سوائے اس کے کہ کارپوریشن Schedule B کے سوال 11 کا جواب Yes دے۔ Form 1125-E تب لازم ہے جب کل وصولیاں ⁦$500,000⁩ تک پہنچیں اور افسر کی ادائیگی کی کٹوتی ہو۔

کل وصولیاں صرف فروخت سے زیادہ ہوتی ہیں: مجموعی وصولیاں، آمدنی کی دیگر لائنیں، اور Schedule K اور Form 8825 کی بعض آمدنی (Form 1125-E کی ہدایات)۔ حساب کتاب کی کون سی رپورٹس ان صفحات کو دیتی ہیں، یہ حساب کتاب سے کاروباری ٹیکس گوشوارے تک میں ہے؛ جو بیلنس شیٹ سافٹ ویئر نہ بنا سکے، اس کے لیے کارپوریٹ گوشوارے پر Schedule L بیلنس شیٹ دیکھیں۔

ہر حصص دار کے لیے مجھے کیا رکھنا ہے، اور کون رکھتا ہے؟

کارپوریشن وہ کھاتے رکھتی ہے جن سے ہر ⁦K-1⁩ بنتا ہے۔ حصص دار لاگت کی بنیاد کا ریکارڈ رکھتا ہے۔

Form 7203 کی ہدایات کہتی ہیں کہ حصص کی لاگت کی بنیاد نکالنے کے لیے درکار معلومات رکھنا حصص دار کی ذمہ داری ہے، اور حصص کی لاگت کی بنیاد سے زیادہ غیر ڈیویڈنڈ تقسیم سرمایہ کا منافع کے طور پر رپورٹ ہوتی ہے۔ دیکھیں S کارپوریشن حصص دار کی لاگت کی بنیاد اور لاگت کی بنیاد سے زیادہ تقسیم۔ ریکارڈ رکھنے کی مدتیں: Form 1120-S کی ہدایات اور IRS: ریکارڈ رکھنا۔

مثال

یہ مثالیں امریکی ڈالر میں ہیں اور محض وضاحت کے لیے ہیں۔

اکیلا کنسلٹنٹ

ایک S کارپوریشن کی وصولیاں ⁦US$180,000⁩ ہیں۔ مالک کو پے رول کے ذریعے ⁦US$70,000⁩ ملتے ہیں اور وہ ⁦US$50,000⁩ کی تقسیم لیتا ہے۔ تنخواہ اور کارپوریشن کے پے رول ٹیکس اخراجات ہیں۔ تقسیم ایکویٹی میں جاتی ہے اور نفع و نقصان کو چھوتی تک نہیں۔ اگر کل اثاثے بھی ⁦US$250,000⁩ سے کم ہوں تو سوال 11 کا جواب Yes دیا جا سکتا ہے اور Schedules L اور ⁦M-1⁩ لازم نہیں، لیکن حساب کتاب میں بیلنس شیٹ پھر بھی رکھنی ہوتی ہے۔ ادائیگی کی رقم محض مثال ہے؛ معقول ادائیگی کام کی نوعیت پر منحصر ہے۔

دو حصص دار

دو حصص دار ⁦60%⁩ اور ⁦40%⁩ کے مالک ہیں۔ ⁦US$100,000⁩ کی تقسیم ⁦US$60,000⁩ اور ⁦US$40,000⁩ کے طور پر درج ہوتی ہے، ہر حصص دار کے لیے ایک انٹری، کیونکہ کارپوریشن کے حصص کی ایک ہی قسم ہے۔ اگر پورے ⁦US$100,000⁩ صرف ⁦60%⁩ کے مالک کو دیے جائیں تو ادائیگیاں ملکیت سے نہیں ملیں گی۔ یہ بے ضرر ہے یا نہیں، یہ بنیادی دستاویزات پر منحصر ہے، اس لیے گوشوارے سے پہلے پیشہ ورانہ جائزہ چاہیے۔

وصولیاں Form 1125-E کی حد سے اوپر

ایک کارپوریشن کی کل وصولیاں ⁦US$520,000⁩ ہیں اور وہ اپنے واحد افسر اور واحد حصص دار کو ⁦US$90,000⁩ ادا کرتی ہے۔ وہ اس مالک کی ⁦US$6,000⁩ کی ہیلتھ انشورنس بھی ادا کرتی ہے۔ پریمیم مالک کے ⁦W-2⁩ کے box 1 میں شامل ہوتے ہیں اور افسر کی ادائیگی میں شمار ہوتے ہیں۔ Form 1125-E لازم ہے کیونکہ وصولیاں ⁦US$500,000⁩ سے زیادہ ہیں، وہ ⁦US$96,000⁩ دکھاتا ہے، اور چونکہ کہیں اور افسر کی ادائیگی کی کٹوتی نہیں ہوئی، یہ کل Form 1120-S کی لائن 7 پر جاتا ہے۔ چونکہ وصولیاں ⁦US$250,000⁩ سے بھی زیادہ ہیں، اس لیے Schedule L اور حساب کتاب سے ملنے والی بیلنس شیٹ بھی لازم ہیں۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کا پہلا Form 1120-S آنے والا ہے اور حساب کتاب گڈمڈ ہے: آپ کے لیے پے رول نہیں، تقسیم کو اخراجات میں درج کیا گیا، ذاتی اخراجات کمپنی کے اکاؤنٹ سے ہوئے، یا پرانے انفرادی کاروبار یا محدود ذمہ داری کمپنی کی فائل اب تک استعمال ہو رہی ہے۔ حساب کتاب کہاں سے دوبارہ شروع ہو، کیا دوبارہ درست کرنا ہے، اور گوشوارہ تیار کرنے والے کو آپ سے کیا چاہیے، یہ گوشوارے سے پہلے کسی پروفیشنل کے ساتھ طے کرنا مفید ہے: S کارپوریشنز کے لیے حساب کتاب میں مدد۔
• مالک کبھی پے رول پر نہیں رہا، یا آپ کو یقین نہیں کہ ادائیگی معقول ہے: دیکھیں S کارپوریشن میں پے رول کبھی نہ چلنا اور S کارپوریشن مالک کی تنخواہ۔ پھر حساب کتاب اور Form 1120-S کو ایک ساتھ درست کرنا پڑتا ہے، اس لیے گوشوارے سے پہلے کسی پروفیشنل کو پچھلے مہینے دیکھنے چاہییں: S کارپوریشن کے حساب کتاب میں مدد۔
• کوئی حصص دار امریکی شہری یا مقیم نہیں ہے: S کارپوریشن کا کوئی غیر مقیم غیر ملکی حصص دار نہیں ہو سکتا، اور صرف بیرون ملک چلے جانا معیار نہیں، اس لیے حساب کتاب درست کرنے سے پہلے ملکیت اور ٹیکس کی حیثیت کسی پروفیشنل کو دکھانی چاہیے۔ دیکھیں S کارپوریشنز پر ٹیکس کیسے لگتا ہے اور سرحد پار ٹیکس میں مدد۔
• آپ پوچھ رہے ہیں کہ کیا S کارپوریشن کو نئی اکاؤنٹنگ فائل چاہیے: دیکھیں S کارپوریشن انتخاب کے بعد حساب کتاب۔
• آپ سافٹ ویئر چن رہے ہیں، یا پوچھ رہے ہیں کہ کیا ابتدائی سطح کا سافٹ ویئر S کارپوریشن کا پے رول سنبھال لیتا ہے: دیکھیں S کارپوریشن کے حساب کتاب کا سافٹ ویئر۔
• حساب کتاب مہینوں پیچھے ہے: دیکھیں S کارپوریشن کا بقایا حساب کتاب اور حساب کتاب میں مدد۔
• کارپوریشن نے آپ کے ذاتی بل ادا کیے: دیکھیں S کارپوریشن کا ذاتی اخراجات ادا کرنا۔
• آپ کئی کمپنیوں کے مالک ہیں: دیکھیں کئی کمپنیوں کا حساب کتاب۔
• آپ جاننا چاہتے ہیں کہ S کارپوریشن کے بک کیپر اور گوشوارے تیار کرنے والے کی فیس کیا ہے: دیکھیں S کارپوریشن اکاؤنٹنگ کی فیس۔