Sổ sách S corporation: hệ thống tài khoản, lương, phân phối

Sổ sách của S corporation phải thể hiện những gì?

IRS không yêu cầu hệ thống ghi sổ đặc biệt nào, chỉ cần hồ sơ thể hiện rõ thu nhập và chi phí. Form 1120-S đòi hỏi nhiều hơn một báo cáo kết quả kinh doanh: thù lao của cán bộ điều hành, bảng cân đối kế toán phải khớp với sổ sách của công ty, các khoản phân phối theo từng cổ đông và các khoản vay của cổ đông.

Trường hợp không còn đơn giản nếu có bất kỳ điều nào sau đây:

• Chủ sở hữu được trả bằng cách rút tiền, hoặc hoàn toàn không được trả lương.
• Khoản phân phối bị ghi như chi phí, hoặc khoản vay và khoản phân phối dùng chung một tài khoản vốn chủ sở hữu.
• Chi tiêu cá nhân đi qua tài khoản của công ty.
• Sổ sách bắt đầu từ lúc doanh nghiệp còn là doanh nghiệp một chủ hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) và vẫn dùng tài khoản rút tiền và tài khoản vốn của chủ sở hữu.
• Bảo hiểm y tế của chủ sở hữu chưa bao giờ được đưa vào W-2, hoặc bảng cân đối kế toán không khớp với ngân hàng.

Bất kỳ điều nào trong số này cũng có thể cần được sửa trước khi người chuẩn bị thuế bắt đầu làm tờ khai.

Hãy chuẩn bị trước khi người chuẩn bị thuế hỏi:

• Hồ sơ lựa chọn S corporation: Form 2553 và mọi phản hồi của IRS
• Báo cáo tiền lương của mọi kỳ trả lương
• Sao kê ngân hàng và thẻ của cả năm
• Giấy nợ giữa công ty và các cổ đông
• Tờ khai đã nộp gần nhất
• Sổ sách theo phương pháp tiền mặt hay dồn tích, vì tờ khai theo phương pháp mà sổ sách đang dùng

S corporation cần những tài khoản nào (hệ thống tài khoản kế toán)?

Ngoài các tài khoản thông thường về ngân hàng, thẻ, chi phí, thiết bị, nợ, khoản phải thu và khoản phải trả, S corporation cần thêm sáu nhóm tài khoản làm đầu vào cho Form 1120-S. Tên tài khoản là thông lệ ghi sổ, không phải quy định của IRS: IRS không công bố hệ thống tài khoản bắt buộc.

Phần thuế lương của người sử dụng lao động được khấu trừ như khoản thuế, không phải như tiền lương (Publication 334; Publication 535, sửa đổi lần cuối năm 2022), nên không nằm ở dòng 7 và dòng 8. Khoản chi trả được kê khai ở nơi khác trên tờ khai, như tiền lương nằm trong giá vốn hàng bán hoặc khoản đóng góp 401(k) do nhân viên tự chọn, cũng không nằm ở các dòng đó.

Hãy tách thù lao của chủ sở hữu, khoản phân phối và khoản vay thành ba nơi riêng. Một tài khoản rút tiền dùng chung sẽ che mất đồng nào là tiền lương, đồng nào là khoản phân phối và đồng nào phải hoàn trả.

Tôi ghi lương cán bộ điều hành thế nào, và thuế lương cùng Form 941, 940, W-2 gắn với nhau ra sao?

Cán bộ điều hành làm việc nhiều hơn mức nhỏ lẻ cho S corporation và được trả, hoặc có quyền được trả, là nhân viên, và khoản chi trả đó là tiền lương dù người đó đồng thời là cổ đông (IRS). Nếu đúng trường hợp đó, khoản chi trả được ghi qua bảng lương như tiền lương, không ghi qua tài khoản rút tiền của chủ sở hữu. Công ty tự quyết định ai là cán bộ điều hành theo luật của tiểu bang nơi thành lập; khoản chi trả cho chủ sở hữu trực tiếp làm việc nhưng không giữ chức vụ nào nhìn chung được kê khai là tiền lương ở dòng 8. Công ty phải trả mức thù lao hợp lý cho công việc đó trước khi thực hiện các khoản phân phối không phải tiền lương. Thế nào là hợp lý được trình bày trong lương của chủ sở hữu S corporation.

Với mỗi kỳ trả lương:

1. Tiền lương gộp của cán bộ điều hành đi vào tài khoản thù lao cán bộ điều hành.
2. Thuế thu nhập đã khấu trừ và cả hai phần thuế An sinh Xã hội và Medicare nằm trong các tài khoản nợ phải trả về tiền lương cho đến khi nộp. Thuế thất nghiệp cũng vậy.
3. Mỗi khoản nộp thuế sẽ xóa khoản nợ phải trả tương ứng và giữ lại ngày và số tiền của nó.

Các khoản nộp thuế đến hạn trước các tờ khai. Người nộp thuế theo tháng nộp chậm nhất vào ngày 15 của tháng sau; người sử dụng lao động có số thuế trong kỳ tham chiếu (lookback) cao hơn dùng lịch nộp hai lần mỗi tuần, và khoản nợ thuế lớn có thể đến hạn vào ngày làm việc kế tiếp (Publication 15). Thuế thất nghiệp liên bang có quy tắc nộp riêng, được trình bày trong tự chạy bảng lương. Thuế đã khấu trừ thuộc về nhà nước: người chịu trách nhiệm cố ý không nộp có thể bị phạt cá nhân 100% số thuế đã khấu trừ chưa nộp (section 6672; tiền phạt thu hồi quỹ ủy thác). Khoản nợ phải trả về tiền lương không bao giờ được xóa được trình bày trong nợ phải trả về tiền lương không xóa được.

Ba hồ sơ phải nộp cần khớp với các tài khoản đó:

Cuối tuần, ngày lễ và quy tắc nộp thuế đúng hạn có thể làm thay đổi các ngày này (Publication 15). Người sử dụng lao động mà IRS đã thông báo bằng văn bản phải nộp Form 944 thì nộp mỗi năm một lần thay cho Form 941 hằng quý. Cách ghi một kỳ trả lương được trình bày trong bút toán bảng lương. Nếu chưa từng chạy bảng lương cho chủ sở hữu, xem S corporation chưa từng chạy bảng lương.

Tôi ghi khoản phân phối (khoản rút tiền của chủ sở hữu) thế nào để không lẫn vào chi phí?

Hãy ghi khoản phân phối như một khoản giảm vốn chủ sở hữu, không bao giờ ghi như chi phí. Khoản phân phối là khoản trả cho chủ sở hữu vì sở hữu cổ phần, nên không được xuất hiện trong báo cáo kết quả kinh doanh. "Owner's draw" là thuật ngữ của doanh nghiệp một chủ. Ở S corporation, tiền chuyển cho chủ sở hữu là tiền lương qua bảng lương, khoản phân phối qua vốn chủ sở hữu, khoản vay từ công ty mà phải hoàn trả, khoản trả lại khoản vay của chính chủ sở hữu, hoặc khoản hoàn lại chi phí kinh doanh mà chủ sở hữu đã trả (chi phí S corporation chưa bao giờ được hoàn lại). Tờ khai kê khai khoản phân phối không phải cổ tức ở Schedule K dòng 16d, và K-1 của từng cổ đông cho thấy số tiền riêng của cổ đông đó ở box 16 với mã D. Công ty có lợi nhuận tích lũy từ những năm còn là C corporation có thể trả một phần khoản phân phối dưới dạng cổ tức, kê khai ở Schedule K dòng 17c và Form 1099-DIV, không kê khai trên K-1; xem cách S corporation bị đánh thuế.

Hãy ghi từng khoản phân phối theo ngày, cổ đông và số tiền, vào tài khoản vốn chủ sở hữu riêng của cổ đông đó. Khoản phân phối cũng không thay thế được tiền lương: IRS có thể xem các khoản chi trả cho cổ đông trực tiếp làm việc là tiền lương khi mức chi trả quá thấp. Cách ghi từng dòng, và lý do khoản phân phối làm Schedule L bị lệch, được trình bày trong ghi khoản phân phối của S corporation.

Vì sao khoản phân phối phải theo tỷ lệ sở hữu?

S corporation chỉ được có một loại cổ phần. Điều đó nhìn chung có nghĩa mọi cổ phần có quyền giống hệt nhau đối với khoản phân phối và tiền thanh lý, theo điều lệ, quy chế nội bộ, luật tiểu bang và các thỏa thuận ràng buộc (Treasury Regulations 1.1361-1(l)). Trên thực tế, mỗi khoản phân phối được chia theo tỷ lệ cổ phần nắm giữ.

Loại cổ phần thứ hai sẽ chấm dứt lựa chọn S corporation, nên việc trả không đều cho các chủ sở hữu không chỉ là lỗi ghi sổ. Có cơ chế giảm nhẹ cho trường hợp chấm dứt do vô ý, nhưng IRS phải xác định đó là vô ý, còn công ty phải sửa nguyên nhân và đồng ý với các điều chỉnh (section 1362(f)). Khi các tài liệu quản trị trao quyền giống hệt nhau, một khoản phân phối khác về thời điểm hoặc số tiền tự nó không tạo ra loại cổ phần thứ hai, nhưng vẫn được xử lý về thuế theo các sự kiện cụ thể. Phân phối không đều là điểm cần chuyên gia xem xét trước khi nộp tờ khai.

Bảo hiểm y tế cho cổ đông kiêm nhân viên được ghi ở đâu?

Phí bảo hiểm mà công ty trả cho cổ đông kiêm nhân viên sở hữu hơn 2% cổ phần hoặc quyền biểu quyết vào bất kỳ ngày nào trong năm được xem là tiền lương của cổ đông đó khi khấu trừ thuế thu nhập, và sổ sách ghi chúng cùng với thù lao của chủ sở hữu, không ghi cùng phúc lợi nhân viên. Cổ phần do vợ/chồng, con, cháu hoặc cha mẹ sở hữu có thể được tính vào phép kiểm tra này (section 1372(b)). Lỗi thường gặp là trả phí từ tài khoản công ty mà không bao giờ cộng vào W-2 của chủ sở hữu.

IRS cho biết công ty có thể khấu trừ phí bảo hiểm và đưa chúng vào W-2 box 1. Khi được trả theo một chương trình hoặc hệ thống áp dụng cho mọi nhân viên hoặc một nhóm nhân viên, các khoản này không phải tiền lương chịu thuế An sinh Xã hội, Medicare hoặc thuế thất nghiệp liên bang và không nằm ở W-2 box 3 và box 5, nên hãy giữ cách tách đó trong hồ sơ tiền lương. Hướng dẫn Form 1120-S đặt chúng ở dòng 7 hoặc 8 (hoặc Form 1125-E). Đối với nhân viên sở hữu từ 2% trở xuống, khoản đóng góp theo chương trình được ghi ở dòng 18 như chương trình phúc lợi nhân viên. Chủ sở hữu có được khấu trừ phí bảo hiểm trên tờ khai cá nhân hay không còn có thêm điều kiện: xem bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu S corporation.

Tôi ghi khoản tiền cho công ty vay, hoặc khoản tôi vay ra, thế nào?

Hãy ghi khoản cổ đông cho công ty vay là nợ phải trả, và khoản công ty cho cổ đông vay là tài sản.

Dòng khoản vay từ cổ đông trên Schedule L nhìn chung nên khớp với số trên K-1, không tính khoản nợ mà cổ đông chỉ đồng ký hoặc bảo lãnh.

Hãy lập từng khoản vay bằng văn bản, ghi số tiền, ngày và điều khoản trả nợ. Hướng dẫn Form 7203 xử lý khoản vay có giấy nợ bằng văn bản riêng với các khoản ứng tiền theo tài khoản mở. Khoản tiền được xem là khoản vay hay là vốn góp tùy vào các sự kiện cụ thể; xem khoản vay của cổ đông cho S corporation.

Tôi đối chiếu những gì mỗi tháng và mỗi quý?

Hãy đối chiếu mọi tài khoản ngân hàng, thẻ và bảng lương mỗi tháng, và khớp tổng bảng lương với Form 941 mỗi quý. Các bước kiểm tra này là thông lệ ghi sổ, không phải quy định của IRS.

Tôi có cần Schedule L, Schedule M-1, Schedule M-2 và Form 1125-E không?

Schedule L là bắt buộc, trừ khi công ty trả lời Có cho câu hỏi 11 của Schedule B. Form 1125-E là bắt buộc khi tổng doanh thu đạt $500.000 và có khấu trừ thù lao cán bộ điều hành.

Tổng doanh thu không chỉ là doanh số bán hàng: gồm tổng doanh thu cộng các dòng thu nhập khác và một số khoản thu nhập ở Schedule K và Form 8825 (hướng dẫn Form 1125-E). Những báo cáo nào từ sổ sách làm đầu vào cho các trang này được trình bày trong từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp; trường hợp phần mềm không tạo được bảng cân đối kế toán được trình bày trong bảng cân đối kế toán Schedule L trên tờ khai công ty.

Tôi cần lưu những gì cho từng cổ đông, và ai lưu?

Công ty lưu các sổ cái tạo ra từng K-1. Cổ đông lưu hồ sơ về giá gốc tính thuế (basis).

Hướng dẫn Form 7203 nêu rằng cổ đông có trách nhiệm lưu thông tin cần để tính basis của cổ phần, và khoản phân phối không phải cổ tức vượt quá basis của cổ phần được kê khai là lãi vốn. Xem giá gốc tính thuế của cổ đông S corporation và khoản phân phối vượt quá basis. Thời hạn lưu hồ sơ: hướng dẫn Form 1120-S và IRS: lưu giữ hồ sơ.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa, bằng đô la Mỹ.

Chuyên gia tư vấn làm một mình

Một S corporation có tổng doanh thu US$180.000. Chủ sở hữu được trả US$70.000 qua bảng lương và nhận US$50.000 tiền phân phối. Tiền lương và thuế lương của công ty là chi phí. Khoản phân phối đi vào vốn chủ sở hữu và không bao giờ chạm đến báo cáo kết quả kinh doanh. Nếu tổng tài sản cũng dưới US$250.000, câu hỏi 11 có thể trả lời Có và Schedule L cùng M-1 không bắt buộc, nhưng sổ sách vẫn phải có bảng cân đối kế toán. Mức lương này chỉ để minh họa; mức lương hợp lý tùy thuộc vào công việc đã làm.

Hai cổ đông

Hai cổ đông sở hữu 60% và 40%. Khoản phân phối US$100.000 được ghi thành US$60.000 và US$40.000, mỗi cổ đông một bút toán, vì công ty chỉ có một loại cổ phần. Nếu chỉ cổ đông sở hữu 60% được trả đủ US$100.000, các khoản chi trả sẽ không khớp với tỷ lệ sở hữu. Việc đó có vô hại hay không tùy vào các tài liệu quản trị, nên cần chuyên gia xem xét trước khi nộp tờ khai.

Tổng doanh thu vượt ngưỡng của Form 1125-E

Một công ty có tổng doanh thu US$520.000 và trả cho cán bộ điều hành duy nhất kiêm cổ đông duy nhất US$90.000. Công ty cũng trả US$6.000 bảo hiểm y tế cho chủ sở hữu đó. Phí bảo hiểm được cộng vào W-2 box 1 của chủ sở hữu và được tính là thù lao cán bộ điều hành. Form 1125-E là bắt buộc vì tổng doanh thu vượt US$500.000, biểu mẫu thể hiện US$96.000, và vì không có thù lao cán bộ điều hành khấu trừ ở nơi khác nên tổng này chuyển sang dòng 7 của Form 1120-S. Vì tổng doanh thu cũng vượt US$250.000, Schedule L và bảng cân đối kế toán khớp với sổ sách cũng là bắt buộc.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn sắp nộp Form 1120-S đầu tiên và sổ sách đang lẫn lộn: chưa có bảng lương cho bạn, khoản phân phối bị ghi như chi phí, chi tiêu cá nhân đi qua tài khoản công ty, hoặc vẫn dùng hồ sơ cũ của doanh nghiệp một chủ hay công ty trách nhiệm hữu hạn. Nên cùng chuyên gia xác định sổ sách bắt đầu lại từ đâu, cần điều chỉnh lại những gì và người chuẩn bị thuế cần gì từ bạn trước khi nộp tờ khai: hỗ trợ ghi sổ kế toán cho S corporation.
• Chủ sở hữu chưa từng nằm trong bảng lương, hoặc bạn không chắc mức lương có hợp lý: xem S corporation chưa từng chạy bảng lương và lương của chủ sở hữu S corporation. Khi đó sổ sách và Form 1120-S phải được sửa cùng nhau, nên chuyên gia cần xem các tháng trước trước khi nộp tờ khai: hỗ trợ ghi sổ kế toán S corporation.
• Một cổ đông không phải công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ: S corporation không được có cổ đông là người nước ngoài không cư trú, và chuyển ra nước ngoài thôi không phải là tiêu chí, nên quyền sở hữu và tình trạng thuế cần chuyên gia xem xét trước khi sửa sổ sách. Xem cách S corporation bị đánh thuế và hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn đang hỏi S corporation có cần lập hồ sơ kế toán mới không: xem sổ sách sau khi chọn S corporation.
• Bạn đang chọn phần mềm, hoặc hỏi phần mềm cơ bản có xử lý được bảng lương S corporation không: xem phần mềm ghi sổ kế toán cho S corporation.
• Sổ sách chậm nhiều tháng: xem làm bù sổ sách cho S corporation và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Công ty đã trả các hóa đơn cá nhân của bạn: xem S corporation trả chi phí cá nhân.
• Bạn sở hữu nhiều công ty: xem sổ sách cho nhiều công ty.
• Bạn muốn biết chi phí cho nhân viên ghi sổ và người chuẩn bị thuế của S corporation: xem chi phí kế toán S corporation.