Line 101 GST/HST không khớp báo cáo kết quả kinh doanh

Line 101 GST/HST có phải bằng doanh số trên báo cáo kết quả kinh doanh của tôi không?

Không, và thường sẽ không bằng. Line 101, "total sales and other revenue" (tổng doanh số và doanh thu khác), là con số do CRA định nghĩa cho một kỳ khai thuế. Báo cáo kết quả kinh doanh là báo cáo kế toán lập trên một cơ sở khác, nên hai con số được dự kiến sẽ khác nhau ở những khoản bạn gọi tên và chứng minh được. Không con số nào đúng theo mặc định: chứng từ quyết định từng chênh lệch, rồi chênh lệch đó được sửa trong sổ sách, sửa trên tờ khai, hoặc giữ lại như một khác biệt bình thường.

Theo phương pháp thông thường (regular method), line 101 là doanh thu từ việc bán hàng hóa và dịch vụ của bạn trong kỳ, gồm cả doanh số zero-rated (chịu thuế suất 0%, như phần lớn hàng xuất khẩu) và doanh số được miễn thuế (không có thuế). Con số này không gồm thuế bán hàng cấp tỉnh bang, GST, HST và mọi khoản đã khai trên tờ khai trước, và được làm tròn đến đô la gần nhất (CRA: hướng dẫn lập tờ khai). Người dùng Quick Method khai doanh số chịu thuế gồm cả GST/HST (CRA: RC4058).

Hai con số thường chỉ khớp khi mọi giao dịch bán đều được ghi không kèm thuế, lập hóa đơn và ghi sổ trong cùng một kỳ, và không có giấy báo có (credit note), tiền đặt cọc hay tài khoản thu nhập khác.

Chênh lệch không còn đơn giản khi:

• chênh lệch vẫn còn sau các bước bên dưới;
• áp dụng Quick Method;
• chênh lệch lặp lại qua nhiều kỳ đã nộp;
• CRA đã gửi thư về tờ khai;
• công ty phải khớp báo cáo tài chính cuối năm với các tờ khai.

Hãy chuẩn bị trước khi sửa bất cứ điều gì: mỗi tờ khai đã nộp trong năm, chi tiết doanh số theo mã thuế và theo ngày hóa đơn, báo cáo kết quả kinh doanh cho cùng các ngày đó, giấy báo có và hồ sơ tiền đặt cọc.

Vì sao báo cáo kết quả kinh doanh của tôi cao hơn line 101?

Báo cáo kết quả kinh doanh cao hơn khi nó chứa thứ mà line 101 loại ra: thuế bị ghi lẫn vào doanh số, doanh thu đã khai trên tờ khai trước, hoặc doanh thu mà sổ sách ghi nhận sớm hơn quy tắc thuế.

Hãy coi phần chênh lệch chưa giải thích được là một lỗi cần tìm, không phải con số để ép cho khớp.

Vì sao line 101 cao hơn báo cáo kết quả kinh doanh của tôi?

Line 101 cao hơn khi nó tính nhiều hơn tài khoản "Sales" duy nhất mà bạn đem ra so sánh, hoặc khi nó gồm cả thuế.

Doanh số zero-rated là một phần của tổng theo phương pháp thông thường dù không tính thuế trên chúng.

Quick Method có thay đổi những gì ghi ở line 101 không?

Có. Người dùng Quick Method khai doanh số chịu thuế gồm cả GST/HST, nhân tổng đó với tỷ lệ nộp thuế (remittance rate) để ra line 103, và không được khấu trừ tín thuế đầu vào (ITC) trên chi phí hoạt động (CRA: hướng dẫn lập tờ khai; CRA: GST/HST ròng).

Bốn điểm cần kiểm tra khi Quick Method không khớp (CRA: RC4058):

• Doanh nghiệp vẫn tính đủ GST hoặc HST nhưng chỉ nộp một phần, nên sổ sách ghi doanh số trước thuế sẽ thấp hơn line 101 đúng bằng số thuế.
• Giao dịch không tính thuế (zero-rated, được miễn thuế, thực hiện ngoài Canada) và giao dịch không đủ điều kiện để tính theo phương pháp này không nằm ở line 101. Giao dịch không đủ điều kiện được hạch toán như thể chưa chọn Quick Method.
• Khoản tín dụng hoặc tiền hoàn cho khách trên các giao dịch bán đủ điều kiện được trừ khỏi doanh thu đã gồm thuế của kỳ bạn ghi có hoặc hoàn tiền, trước khi áp dụng tỷ lệ nộp thuế. Khoản khấu trừ thông thường theo giấy báo có không áp dụng cho các giao dịch này, nên đừng khấu trừ thêm khoản thuế đó ở line 107 (Excise Tax Act, s. 227(6)).
• Nếu việc chọn Quick Method có hiệu lực vào đầu năm tài chính (với người mới đăng ký thì là lúc đăng ký), một khoản tín dụng 1% áp dụng cho $30.000 đầu tiên của doanh thu đủ điều kiện đã gồm thuế trong cả năm tài chính đó, không tính lại từ đầu cho mỗi tờ khai. Khoản này ghi ở line 107, không đưa vào line 101.

Vì line 103 bằng line 101 nhân với tỷ lệ nộp thuế, cộng GST/HST bạn phải tính trên các giao dịch chịu thuế không đủ điều kiện (và không nằm trong line 101), nên line 101 sai sẽ làm thay đổi số thuế nộp. Về việc chọn phương pháp và các tỷ lệ, xem Quick Method của GST/HST. Về việc số thuế bạn giữ lại đi vào thu nhập kinh doanh ở đâu, xem Quick Method trong sổ sách.

Hóa đơn, tiền đặt cọc hoặc giấy báo có thuộc kỳ khai nào?

Một giao dịch bán chịu thuế, kể cả zero-rated, thuộc kỳ mà thuế phải nộp: ngày sớm hơn giữa ngày trả giá và ngày giá đến hạn (Excise Tax Act, s. 168). CRA thường coi khoản trả đến hạn vào ngày ghi trên hóa đơn hoặc ngày thỏa thuận quy định, tùy ngày nào đến trước (CRA: hướng dẫn lập tờ khai).

Các quy tắc khác quy định ngày cho việc bán bất động sản, hợp đồng xây dựng hoặc sửa chữa dài hạn cùng các khoản giữ lại, và cho thuê hoặc cấp phép (Excise Tax Act, s. 168; s. 152). Về các khoản giữ lại, xem khoản giữ lại xây dựng và nhà thầu phụ.

Có ba điểm còn bỏ ngỏ. Một khoản là tiền đặt cọc bảo đảm hay là khoản trả trước giá phụ thuộc vào thỏa thuận. Với người nộp tờ khai theo phương pháp thông thường, hướng dẫn line 101 của CRA không nói giấy báo có có làm giảm doanh thu ở line 101 hay không; Act và Memorandum 12-2 nói về phần thuế, ghi ở line 107. Và Act cùng hướng dẫn của CRA không đưa ra quy tắc về thời điểm cho giao dịch bán được miễn thuế, vì giao dịch đó không có thuế. Hãy ghi trong bảng đối chiếu cách xử lý mà sổ sách đang dùng, và xác nhận trước khi dựa vào nó cho một kỳ đã nộp.

Hãy so sánh báo cáo kết quả kinh doanh theo đúng các ngày của kỳ khai thuế trên tờ khai, không phải theo những ngày bạn tự giả định như một tháng dương lịch, một quý hay năm tài chính. Về kỳ khai thuế khác với năm tài chính, xem kỳ khai thuế và năm tài chính. Về phía thu nhập của các khoản trả trước, xem tiền khách trả trước và doanh thu chưa thực hiện.

Làm sao khớp tờ khai, báo cáo doanh số và báo cáo kết quả kinh doanh trước khi nộp?

Lập một bảng kê cho kỳ đó, bắt đầu từ báo cáo kết quả kinh doanh và kết thúc ở line 101, với chứng từ đứng sau mỗi dòng.

1. Chạy báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo doanh số cho cùng các ngày: kỳ khai thuế.
2. Chạy báo cáo doanh số theo ngày hóa đơn, với mã thuế và thuế trên từng dòng. Kiểm tra hóa đơn gửi trước ngày in trên hóa đơn, hóa đơn bị chậm mà không có lý do chính đáng và khoản tiền nhận trước khi có hóa đơn; chưa tính tiền đặt cọc cho đến khi được áp vào giá.
3. Cộng báo cáo doanh số theo mã thuế: chịu thuế, zero-rated, được miễn thuế, ngoài Canada và doanh thu khác. Người dùng phương pháp thông thường nộp tờ khai trực tuyến có thể nhập phần phân tách ở line 90 (doanh số chịu thuế, cùng giao dịch zero-rated không phải xuất khẩu) và line 91 (giao dịch được miễn thuế, xuất khẩu zero-rated và doanh số, doanh thu khác); line 101 sau đó tự điền từ hai dòng này (CRA: hướng dẫn lập tờ khai).
4. Lấy tổng doanh thu từ báo cáo kết quả kinh doanh, từ mọi tài khoản thu nhập.
5. Liệt kê từng chênh lệch kèm số tiền và chứng từ: thuế ghi trong doanh số, thời điểm, giấy báo có, tiền đặt cọc, khoản đã khai, khoản nhận không phải doanh số.
6. Kiểm tra line 103 so với line 101 như một phép thử sơ bộ. Phương pháp thông thường: với một mức thuế suất duy nhất, so line 103 với mức thuế suất đó nhân với doanh số bạn đã thu hoặc phải thu thuế, và chỉ tính một lần cho giao dịch bán tài sản vốn chịu thuế. Bỏ qua thuế trên giao dịch bán bất động sản mà bạn không bắt buộc phải thu, trừ khi bạn đã thu nhầm. Line 103 tính cả thuế trên hóa đơn đã trả và chưa trả. Quick Method: line 103 là line 101 nhân với tỷ lệ nộp thuế áp dụng, cộng thuế trên mọi giao dịch chịu thuế không đủ điều kiện (CRA: hướng dẫn lập tờ khai). Con số lệch xa các mức này là lý do để tìm doanh số bị ghi kèm thuế, mã thuế sai hoặc giao dịch bán bị thiếu, không phải là một kết luận.
7. Hãy giữ bảng kê cùng bản làm việc của tờ khai. Hồ sơ thường được lưu giữ 6 năm tính từ cuối năm mà hồ sơ liên quan, và biên lai không được gửi khi bạn nộp tờ khai điện tử (CRA: hồ sơ cần lưu giữ).

Con số nào đúng khi hai bên vẫn chưa khớp?

Theo mặc định thì không con số nào. Chứng từ quyết định từng khoản: hóa đơn, ngày của nó và mã thuế. Mỗi khoản sau đó rơi vào một trong ba nhóm: lỗi trong sổ sách, lỗi trên tờ khai, hoặc chênh lệch có thật được giữ trong bảng kê.

Phương pháp có ý nghĩa quan trọng. Theo Quick Method, line 103 được tính từ line 101, nên lỗi ở một dòng làm thay đổi số thuế. Theo phương pháp thông thường, line 103 được nhập riêng, nên line 101 có thể sai trong khi thuế đúng, hoặc ngược lại (CRA: hướng dẫn lập tờ khai).

Tờ khai thuế thu nhập lấy doanh thu theo quy tắc thuế thu nhập, không lấy từ line 101. GST/HST có được tính là thu nhập hay không được nói trong GST/HST đã thu có phải là thu nhập không.

Tôi đã nộp tờ khai với line 101 sai: sửa thế nào?

Đừng nộp tờ khai mới cho kỳ đó. Hãy điều chỉnh tờ khai đã nộp trong My Business Account hoặc Represent a Client, hoặc gửi thư có ký tên đến một trung tâm thuế (tax centre) kèm mã số doanh nghiệp và phần mở rộng RT (RT và bốn chữ số theo sau mã số doanh nghiệp), kỳ khai thuế và các số tiền đã sửa (CRA: sau khi bạn nộp tờ khai).

CRA thường giới hạn việc ấn định lại trong 4 năm sau ngày muộn hơn giữa hạn nộp và ngày nộp thực tế, và yêu cầu các đề nghị điều chỉnh được gửi trước giới hạn đó (Excise Tax Act, s. 298; chính sách P-149R của CRA). Giới hạn này không áp dụng với vấn đề mà người đó đã khai sai do sơ suất, bất cẩn hoặc cố ý bỏ sót, hay đã gian lận: khi đó CRA có thể ấn định vào bất kỳ lúc nào (s. 298(4)). Một lỗi cũ có rơi vào trường hợp này hay không tùy vào dữ kiện. Một ngoại lệ thứ hai liên quan đến thời điểm: nếu khi ấn định, CRA thấy thuế đã nộp cho một kỳ khai thuế lẽ ra phải nộp cho kỳ khác, CRA có thể ấn định kỳ khác đó vào bất kỳ lúc nào cho vấn đề ấy (s. 298(5)). CRA quyết định từng đề nghị theo dữ kiện của nó và có thể từ chối toàn bộ hoặc một phần.

Nếu lỗi có thể dẫn đến tiền phạt, CRA hướng người nộp thuế đến Chương trình Tự nguyện Khai báo (VDP). Hồ sơ có đủ điều kiện hay không, và được giảm nhẹ gì, tùy vào các điều kiện CRA đặt ra cho chương trình, nên hãy kiểm tra trước khi gửi bất cứ điều gì (CRA: sau khi bạn nộp tờ khai). Nếu CRA đã gửi thư về kỳ đó, hãy đọc về rà soát và kiểm tra thuế trước khi gửi bản điều chỉnh.

Hướng dẫn của CRA áp dụng cho lỗi trên tờ khai đã nộp, và cách gửi thư của CRA yêu cầu số tiền đã sửa cho từng dòng, nên lỗi ở line 101 đi theo cùng đường điều chỉnh. Các trang của CRA không đề cập riêng đến thay đổi không làm thay đổi thuế ròng: hãy giữ bảng đối chiếu chứng minh doanh số đã sửa. Về các bước và tiền lãi phát sinh sau khi thuế thay đổi, xem sửa tờ khai GST/HST đã nộp.

Khi nào chênh lệch thu hút sự chú ý của CRA?

Rà soát sau ấn định thuế (post-assessing review) của CRA xem xét các số tiền khai ở những dòng khác nhau, chẳng hạn doanh số so với GST/HST đã thu trên doanh số đó, và xem doanh số trên tờ khai GST/HST có khớp với thu nhập kinh doanh trên tờ khai thuế thu nhập hay không (CRA: rà soát sau ấn định thuế). CRA cũng cho biết tờ khai được chọn để kiểm tra hoặc thẩm tra theo đánh giá rủi ro và theo chọn hồ sơ ngẫu nhiên (CRA: kiểm tra và thẩm tra). Cả hai trang đều không nêu mức chênh lệch nào sẽ bị rà soát.

Trong một đợt rà soát, CRA có thể hỏi lý do của chênh lệch và hỏi bạn có thực hiện giao dịch zero-rated hoặc được miễn thuế, hay bán hàng ngoài tỉnh bang hoặc ngoài nước không (CRA: rà soát sau ấn định thuế). CRA cũng có thể yêu cầu bạn giải thích các số tiền và cung cấp hóa đơn hoặc biên lai (CRA: sau khi bạn nộp tờ khai). Một bảng kê một trang lập theo các bước trên giúp bạn trả lời. Về những gì một đợt rà soát gồm, xem rà soát và kiểm tra GST/HST.

Ví dụ

Mọi số liệu đều bằng đô la Canada và chỉ để minh họa.

Chuyên gia tư vấn ở Ontario ghi phí dịch vụ kèm HST

Một chuyên gia tư vấn ở Ontario lập hóa đơn $100.000 phí dịch vụ cộng $13.000 HST (13%) và ghi $113.000 vào doanh số. Báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy $113.000. Line 101 (phương pháp thông thường) là $100.000 và line 103 là $13.000. Khoản chênh lệch $13.000 là thuế, thuộc về tài khoản HST đã thu. Trong ví dụ này, sổ sách cần sửa, không phải tờ khai: sổ sách khai cao lợi nhuận $13.000 và bỏ HST còn nợ ra khỏi các khoản phải trả.

Cửa hàng trực tuyến ở Alberta có khách hàng ở Hoa Kỳ

Báo cáo kết quả kinh doanh của một cửa hàng trực tuyến ở Alberta cho thấy doanh số $80.000, tất cả được ghi không kèm GST, trong đó có $15.000 doanh số zero-rated bán cho khách ở Hoa Kỳ. Line 101 (phương pháp thông thường) là $80.000, không chỉ $65.000 đã tính GST. Người nộp tờ khai trực tuyến dùng phần phân tách nhập $65.000 ở line 90 và $15.000 ở line 91 nếu các giao dịch đó là xuất khẩu zero-rated. GST 5% trên $65.000 là $3.250 ở line 103. Bỏ doanh số zero-rated khỏi line 101 sẽ làm khai thiếu $15.000.

Nhà bán lẻ ở Ontario dùng Quick Method

Một nhà bán lẻ ở Ontario dùng Quick Method có doanh số trên báo cáo kết quả kinh doanh là $200.000 trước thuế, tất cả là doanh số chịu thuế đủ điều kiện. Line 101 là $226.000: $200.000 cộng $26.000 HST ở mức 13%. Line 103 là $226.000 nhân với tỷ lệ nộp thuế áp dụng. Khoản chênh lệch $26.000 là điều được dự kiến. Nhập $200.000 vào line 101 sẽ làm khai thiếu cơ sở dùng để tính số thuế phải nộp.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Chênh lệch vẫn còn sau các bước kiểm tra này, kéo dài qua nhiều kỳ đã nộp, hoặc đang có thư hay đợt rà soát của CRA: mỗi kỳ cần một quyết định riêng, là điều chỉnh tờ khai, sửa sổ sách hay cả hai, và T2125 hoặc T2 cuối năm có thể phải thay đổi theo. Hãy bắt đầu với sửa tờ khai GST/HST đã nộp và, nếu đang có đợt rà soát, rà soát và kiểm tra GST/HST. Dựng lại các kỳ theo thứ tự là công việc ghi sổ kế toán.
• Bạn dùng Quick Method: xem Quick Method và Quick Method trong sổ sách.
• Tài khoản GST/HST phải nộp khác với số dư tại CRA: làm theo đối chiếu GST/HST phải nộp với CRA.
• Sổ sách của bạn trễ nhiều tháng: xem bắt kịp sổ sách quá hạn. Đưa sổ sách về hiện tại là công việc ghi sổ kế toán.
• Một công ty cần báo cáo tài chính cuối năm khớp với các tờ khai: xem báo cáo tài chính cuối năm của công ty. Khớp báo cáo với nhiều tờ khai đã nộp là công việc ghi sổ kế toán.
• Bạn không chắc một giao dịch bán chịu thuế ra sao: xem giao dịch bán được miễn thuế, zero-rated và ngoài phạm vi thuế.
• Doanh nghiệp của bạn ở Québec: phần lớn doanh nghiệp tại đó nộp tờ khai GST/HST cho Revenu Québec, không phải CRA (CRA: RC4022), và trang này không đề cập tờ khai đó.