Trả lương sau khi đã rút tiền khỏi công ty: T4 và bảng lương

Tôi có thể trả lương cho mình bây giờ cho khoản tiền đã rút trước đó không?

Khoản đã rút trong quá khứ vẫn giữ nguyên bản chất cho đến khi có điều gì làm thay đổi nó; một bút toán, dù ghi lùi ngày, không biến nó thành tiền lương. CRA xem giao dịch thực chất là gì, không xem tên tài khoản (folio về khoản vay của cổ đông, đoạn 1.14). Điều công ty có thể làm bây giờ là trả tiền lương thật qua bảng lương: người trả lương phải khấu trừ thuế và nộp (Income Tax Act, s. 153). Năm của T4 theo ngày trả lương, không theo ngày của nghị quyết hay bút toán (RC4120). Sau đó công ty có thể dùng tiền lương thực nhận để bù vào khoản bạn nợ công ty. Thuế và CPP bị trừ từ tiền lương gộp, nên để xóa một số dư cần tiền lương gộp lớn hơn số dư, và bạn chịu thuế trên tiền lương gộp.

Dòng nào áp dụng là vấn đề thực tế, do thỏa thuận và hồ sơ tại thời điểm tiền được chuyển quyết định. Trường hợp không đơn giản nếu công ty chưa có tài khoản thuế lương, các khoản rút trải qua nhiều hơn một năm của công ty, một số dư đã quá hạn một năm, T2 chưa được nộp, có nhiều hơn một cổ đông đã lấy tiền, một người liên quan sống ngoài Canada, bạn không biết dòng nào áp dụng, hoặc công ty ở Quebec.

Hãy chuẩn bị sổ cái cổ đông, sao kê ngân hàng, báo cáo tài chính cuối năm, mọi nghị quyết hoặc thỏa thuận quy định tiền lương của bạn, và mọi thư của CRA.

Tôi cần thiết lập gì trước tiên để chạy bảng lương?

Công ty cần một tài khoản thuế lương của CRA gắn với mã số doanh nghiệp (nếu chưa có, CRA sẽ yêu cầu cấp cùng lúc), được đăng ký trước khi đến hạn khoản nộp đầu tiên, thường là ngày 15 của tháng sau lần trả lương đầu tiên có khấu trừ (CRA: đăng ký tài khoản thuế lương). Hãy đăng ký trực tuyến qua dịch vụ Business Registration Online của CRA, cần có tài khoản CRA, hoặc gửi Form RC1 qua đường bưu điện nếu bạn không thể hoàn tất đăng ký trực tuyến (CRA: cách đăng ký).

Trước lần trả đầu tiên, hãy chuẩn bị Số Bảo hiểm Xã hội Canada (SIN) của bạn và Form TD1 liên bang đã điền, cùng TD1 của tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ nếu có (T4001).

Phải có người chạy từng kỳ lương: bạn có thể tự làm bằng công cụ tính của CRA, hoặc ủy quyền cho nhà cung cấp dịch vụ lương hoặc công ty kế toán hành động thay công ty (T4001). Công ty vẫn là bên chịu trách nhiệm.

Quebec: người sử dụng lao động có nhân viên ở Quebec còn đăng ký với Revenu Québec cho các khoản khấu trừ tại nguồn (Revenu Québec: bộ tài liệu cho người sử dụng lao động). Công ty khấu trừ Chương trình hưu trí Quebec (QPP) và phí bảo hiểm cha mẹ Quebec (QPIP) rồi nộp các khoản đó, cùng thuế thu nhập Quebec, cho Revenu Québec. Thuế liên bang và EI nộp cho CRA (T4001). Công cụ tính của CRA không tính các khoản khấu trừ cấp tỉnh bang của Quebec (công cụ tính của CRA).

Các khoản khấu trừ được tính thế nào, và công ty nộp những gì?

Các khoản khấu trừ được trừ từ tiền lương gộp, và công ty nộp các khoản đã khấu trừ cùng với phần của chính mình. Ngoài Quebec:

Công cụ tính lương của CRA tính các khoản khấu trừ liên bang, tỉnh bang và vùng lãnh thổ; hãy nhập ngày trả lương thực tế và tỉnh bang nơi làm việc (công cụ tính của CRA). CRA có phương pháp riêng cho tiền thưởng và các khoản trả bất thường khác (CRA: tiền thưởng và khoản trả bất thường). Việc một khoản tiền gộp thanh toán nhiều tháng lương theo phương pháp đó hay theo các kỳ lương thông thường là một phán đoán cần đưa ra trước khi chạy bảng lương, không phải mặc định.

CPP được khấu trừ từ tuổi 18 đến 69. Chủ sở hữu từ 65 đến 69 tuổi đang nhận lương hưu CPP hoặc QPP có thể đưa công ty Form CPT30 đã ký để ngừng đóng (T4001).

Về EI, CRA liệt kê việc làm của người kiểm soát hơn 40% cổ phần có quyền biểu quyết của công ty là không thuộc diện bảo hiểm (T4001). Khoản trả của bạn có thuộc diện bảo hiểm hay không tùy vào mối quan hệ của bạn với công ty; Bảng lương chỉ có chủ sở hữu nói về việc này.

Tiền lương có xóa được khoản tôi nợ công ty không?

Một phần. Công ty nợ bạn tiền lương gộp, nhưng phải nộp thuế và CPP đã khấu trừ cho CRA, nên chỉ có tiền lương thực nhận để bù vào số dư của bạn.

Để việc bù trừ được tính là hoàn trả, CRA tìm một sự bù trừ (set-off: thỏa thuận và bút toán triệt tiêu khoản bạn nợ so với khoản công ty nợ bạn) giải trừ khoản nợ về mặt pháp lý, được chứng minh bằng các thỏa thuận và hồ sơ kế toán, và nói rằng các khoản hoàn trả bằng cách bù tiền lương, tiền thưởng hoặc cổ tức mà công ty nợ người vay không bị coi là một phần của chuỗi vay và trả, ngay cả khi sau này bạn vay lại (folio, đoạn 1.82 và 1.86). Ngoại lệ về khoản vay phụ thuộc vào việc hoàn trả trong vòng một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện; Khoản vay của cổ đông nói về quy tắc đó. Trả gốc bằng tiền lương không xóa lợi ích tiền lãi chịu thuế trên khoản vay của cổ đông lãi thấp hoặc không lãi trong thời gian khoản vay còn tồn tại, ngay cả trong khoảng thời gian đó (Income Tax Act, s. 80.4(2)); Khoản vay của cổ đông nói về tiền lãi và việc khai báo. Để ghi các bút toán, xem tài khoản khoản vay của cổ đông.

T4 của năm nào khai khoản tiền lương này?

T4 của năm dương lịch mà tiền lương được trả, bất kể tiền lương phát sinh khi nào (RC4120). Trả lương bây giờ không chuyển khoản rút trước đó vào T4 của năm nay. Nếu một khoản rút trước đó thực sự là tiền lương, nó phải được khai cho năm được trả, và có cần chứng từ của năm trước hay không tùy vào các sự kiện; xem Chứng từ T4 và T5 nộp trễ.

T4 và bảng tổng hợp đến hạn ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm dương lịch mà các chứng từ áp dụng (RC4120). Cần nộp chứng từ khi phải khấu trừ CPP, EI hoặc thuế thu nhập, hoặc khi tiền thù lao vượt quá $500. Với chứng từ nộp trễ, xem Chứng từ T4 và T5 nộp trễ. Tiền lương là thu nhập từ việc làm trên tờ khai của chính bạn cho cùng năm dương lịch. Với việc làm ở Quebec, người sử dụng lao động còn nộp chứng từ RL-1 và bảng tổng hợp RL-1 cho Revenu Québec, thường chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2 năm tiếp theo (Revenu Québec: hướng dẫn chứng từ RL-1).

Khi nào công ty được khấu trừ khoản tiền lương này, và quy tắc 180 ngày là gì?

Khoản khấu trừ được ghi vào năm thuế của công ty, không phải năm dương lịch trên T4, và chỉ ở mức tiền lương hợp lý trong hoàn cảnh đó (Income Tax Act, s. 67). Tiền lương vẫn chưa trả 180 ngày sau khi kết thúc năm thuế mà nó phát sinh thì được coi là phát sinh trong năm được trả (Income Tax Act, s. 78(4)).

180 ngày tính từ ngày kết thúc năm của công ty, không phải từ ngày bạn lấy tiền. Section 78(4) chỉ áp dụng cho khoản tiền lương vốn đã là chi phí của năm trước. Việc một khoản trả được thanh toán sau ngày kết thúc năm có phát sinh trong năm đó hay không tùy vào các sự kiện, kể cả những gì công ty đã đồng ý hoặc đã quyết nghị trước ngày kết thúc năm; văn bản của đạo luật không giải quyết được cho từng trường hợp cụ thể. Nếu mục tiêu là giảm thu nhập của công ty xuống hạn mức doanh nghiệp nhỏ, xem Tiền thưởng để giảm xuống hạn mức doanh nghiệp nhỏ.

Tôi có thể chọn số tiền và tần suất được trả không?

Được, trong giới hạn. Công ty đặt số tiền, chỉ được khấu trừ ở mức hợp lý, và đặt kỳ lương; bảng của CRA theo kỳ lương mà người trả dùng (T4001). Mỗi lần trả kéo theo khoản khấu trừ và một khoản nộp.

Người sử dụng lao động mới đáp ứng các điều kiện này nộp theo quý, trừ khi CRA nói khác trên bảng sao kê tài khoản (CRA: cách nộp và thời điểm nộp). Nếu không chắc, Hướng dẫn cho người sử dụng lao động bảo hãy nộp hằng tháng cho đến khi CRA xác nhận được nộp theo quý (T4001). Số tiền khấu trừ hằng tháng là tất cả các khoản phải nộp trong một tháng dương lịch, nên một khoản tiền lương bù lớn có thể đẩy một tháng vượt giới hạn, và người sử dụng lao động mới không còn đủ điều kiện sẽ trở thành người nộp thường xuyên từ quý dương lịch kế tiếp (CRA: các loại người nộp). Bản tóm tắt của CRA chỉ nêu việc tuân thủ về thuế lương và GST/HST; quy định còn yêu cầu mọi tờ khai khác đến hạn theo Income Tax Act đều đã nộp đúng hạn (Income Tax Regulations, s. 108(1.4)), nên một T2 quá hạn có thể khiến công ty không đủ điều kiện. Hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ của CRA thì dời sang ngày làm việc kế tiếp.

Những khoản phạt nào áp dụng nếu bỏ sót khấu trừ hoặc nộp trễ?

Công ty có thể bị phạt vì không khấu trừ, phạt vì nộp trễ hoặc không nộp, và bị tính tiền lãi.

CRA cũng tính tiền lãi trên các khoản không khấu trừ hoặc không nộp (s. 227(8.3) và (9.2)), và các giám đốc của công ty tại thời điểm đó có thể chịu trách nhiệm cá nhân cùng công ty đối với các khoản không khấu trừ hoặc không nộp, tùy thuộc vào việc biện hộ rằng đã cẩn trọng hợp lý (due diligence); không thể bắt đầu hành động nào chống lại giám đốc quá hai năm sau khi giám đốc thôi giữ chức vụ giám đốc lần cuối (s. 227.1). Các bước theo từng ngày, tiền lãi, xóa tiền phạt, tự nguyện khai báo, trách nhiệm của giám đốc và cách nộp bù có trong Nộp thuế lương trễ.

Nếu công ty không khấu trừ CPP và EI, CRA ấn định cả phần của người sử dụng lao động và phần của nhân viên, ngay cả khi không thể buộc nhân viên hoàn trả (T4001). Rủi ro cao nhất khi các khoản rút trước đó thực chất là tiền lương và không chạy bảng lương: nghĩa vụ khấu trừ gắn với việc trả lương, nên các khoản đó có thể thuộc các quy tắc này thay vì quy tắc về khoản vay của cổ đông.

Cổ tức có phải cách sửa đơn giản hơn không?

Đôi khi, nhưng đó là một khoản chi trả khác. Cổ tức là khoản phân phối trên cổ phần, không phải tiền công cho công việc. Cổ tức được khai trên T5, không phải T4 (hướng dẫn T5).

Cổ tức vẫn phải được công bố và trả đúng cách, và công ty phải có khả năng trả; Công bố và trả cổ tức nói về việc đó. Cổ tức dùng để bù vào khoản vay cũng được tính là hoàn trả theo folio. Tiền lương và cổ tức bị đánh thuế khác nhau, và ảnh hưởng đến CPP và hạn mức RRSP khác nhau: hãy so sánh trong Tiền lương hay cổ tức.

Nếu có nhiều năm rút tiền, một số dư cũ hoặc T2 chưa nộp thì sao?

Một khoản trả lương hiếm khi giải quyết được hết. Các khoản rút của mỗi năm có thể có hạn hoàn trả riêng, và T2 chưa nộp nghĩa là hồ sơ nộp của chính công ty cũng đang chậm. Thứ tự thường gặp:

1. Dựng lại sổ cái cổ đông, từng năm một, từ sao kê ngân hàng.
2. Quyết định cho từng năm khoản tiền đó là gì và hạn hoàn trả của nó đã qua chưa.
3. Thiết lập bảng lương và quyết định số tiền lương cùng phương pháp.
4. Nộp T2, T4 và các khoản nộp còn thiếu.

Thứ tự đúng tùy vào những năm nào còn mở và CRA đã gửi thông báo hay chưa. Xem Nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp về các hồ sơ phải nộp, và Khoản vay của cổ đông cho những năm mà khoản vay có thể đã bị đánh thuế.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada. Các khoản khấu trừ là con số giả định, không phải phép tính bảng lương. Thuế thực tế được khấu trừ trên một khoản trả lớn phụ thuộc vào phương pháp tính lương, nên tiền lương gộp cần để còn lại một số tiền thực nhận nhất định có thể cao hơn số nêu. Mọi lợi ích tiền lãi chịu thuế riêng của khoản vay nằm ngoài các con số này.

Đã rút C$48.000, không có tài khoản thuế lương

Một công ty tư vấn có ngày kết thúc năm 31 tháng 12 đã rút C$48.000 cho chủ sở hữu trong năm. Giả sử khoản tiền đó là khoản vay thật, tiền lương của chủ sở hữu không thuộc diện bảo hiểm EI, và việc bù trừ được ghi nhận bằng tài liệu là hoàn trả. Vào tháng 12, công ty mở tài khoản thuế lương và trả C$60.000 tiền lương gộp trong một kỳ lương hằng tháng. Các khoản khấu trừ giả định là C$12.000, nên tiền lương thực nhận là C$48.000, và công ty bù khoản này vào số dư bằng văn bản. Phần CPP của chính công ty khoảng C$3.550 (5,95% khoản trả vượt mức miễn cơ bản một tháng là C$291,66), nên công ty nộp khoảng C$15.550. Khoản nộp này vượt xa giới hạn nộp theo quý của người sử dụng lao động mới; CRA chuyển người sử dụng lao động như vậy sang nộp hằng tháng từ quý dương lịch kế tiếp, và với bảng lương tháng 12 thì ngày 15 tháng 1 là hạn nộp trong cả hai trường hợp. T4 ghi C$60.000 cho năm dương lịch đó. Nếu công ty chỉ trả C$48.000 tiền lương gộp, các khoản khấu trừ giả định C$10.000 sẽ để lại C$38.000 thực nhận và C$10.000 vẫn còn nợ. Nếu các khoản rút là ứng trước tiền lương, các khoản khấu trừ đã đến hạn khi mỗi khoản được trả, và các khoản phạt nêu trên có thể áp dụng.

Đã rút C$30.000 năm ngoái

Chủ sở hữu của cùng công ty đã rút C$30.000 vào Năm 1 như một khoản vay thật và công ty bắt đầu chạy bảng lương vào Năm 2. T4 của Năm 2 chỉ ghi tiền lương của Năm 2. Khoản rút của Năm 1 vẫn là khoản vay cho đến khi được hoàn trả. Với ngày kết thúc năm 31 tháng 12, hạn một năm cho khoản vay của Năm 1 là ngày 31 tháng 12 của Năm 2; tiền lương thực nhận được bù trước thời điểm đó có thể đáp ứng hạn này nếu việc bù trừ được ghi nhận bằng tài liệu là hoàn trả, và phần còn lại được nói trong Khoản vay của cổ đông.

C$5.000 mỗi tháng từ tháng sau

Chủ sở hữu quyết định lấy C$5.000 mỗi tháng làm tiền lương bắt đầu từ tháng sau. Công ty chạy bảng lương mỗi tháng. Giả sử khấu trừ hằng tháng gồm C$700 thuế thu nhập và C$280 CPP của nhân viên, cộng C$280 CPP đối ứng của công ty (không tính EI): khoảng C$1.260 mỗi tháng, cao hơn giới hạn nộp theo quý của người sử dụng lao động mới. Khi đó CRA coi công ty là người nộp thường xuyên từ quý dương lịch kế tiếp, nộp trước ngày 15 của tháng sau. Không có khoản rút nào trong quá khứ bị đổi tên gọi; số dư được xử lý riêng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sổ sách cuối năm cho thấy các khoản rút lớn và chưa có tài khoản thuế lương, hoặc bạn không biết khoản tiền đó là khoản vay hay tiền lương: số tiền lương, cách trả và khai, công ty nợ CRA bao nhiêu, và có bị phạt vì khấu trừ trễ hay không đều tùy vào hồ sơ của bạn. Hãy mang hồ sơ đến hỗ trợ về thuế công ty.
• Số dư cũ hơn một năm sau ngày kết thúc năm của công ty: khoản vay có thể đã bị đánh thuế; xem Khoản vay của cổ đông.
• T2 hoặc tờ khai thuế lương của công ty chưa bao giờ được nộp: xem Nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp.
• Bạn bỏ sót các khoản nộp hoặc nộp trễ, hoặc CRA đã viết thư cho công ty về thuế lương: xem Nộp thuế lương trễ; việc xóa phạt hoặc tự nguyện khai báo còn dùng được không tùy vào những gì CRA đã gửi, nên hãy mang các thư đến hỗ trợ về thuế công ty.
• Bạn là người duy nhất trong bảng lương, hoặc vấn đề là EI: xem Bảng lương chỉ có chủ sở hữu.
• Có nhiều hơn một cổ đông đã lấy tiền, hoặc một thành viên gia đình có tên trong bảng lương: xem Cổ đông lấy các số tiền khác nhau và Trả lương cho thành viên gia đình.
• Công ty ở Quebec, hoặc chủ sở hữu hay một cổ đông sống ngoài Canada: hãy đưa các sự kiện đến hỗ trợ về thuế công ty, hoặc hỗ trợ về thuế xuyên biên giới khi liên quan đến hai nước.
• Bạn đang lên kế hoạch trả lương trong năm đầu: xem Tự trả lương trong năm đầu.
• Cần dựng lại tài khoản cổ đông và bút toán bảng lương: xem Ghi một kỳ lương và Hỗ trợ ghi sổ kế toán.