Công ty của nhà thầu có phải Personal Services Business?

Personal services business là gì?

Personal services business (PSB) là hoạt động kinh doanh dịch vụ của một công ty đáp ứng tất cả các phần của điều kiện theo luật. Câu hỏi cốt lõi là: nếu không có công ty, người làm việc có hợp lý trở thành nhân viên hoặc cán bộ điều hành của khách hàng hay không (Income Tax Act, section 125(7); CRA: điều kiện PSB).

Quy định này áp dụng cho hoạt động kinh doanh dịch vụ, không tự động áp dụng cho mọi hoạt động trong một công ty. Thu nhập từ một hoạt động kinh doanh riêng cần được xử lý riêng (Income Tax Act, section 125(7); Revenu Québec: chi phí kinh doanh khác).

CRA quyết định thế nào về việc tôi có là nhân viên của khách hàng hay không?

CRA xem xét thực tế công việc, gồm quyền chỉ đạo công việc của khách hàng, ai cung cấp dụng cụ, người làm có được thuê người phụ giúp không và ai chịu rủi ro tài chính. Việc gọi hợp đồng là hợp đồng nhà thầu độc lập không quyết định kết quả (CRA: tình trạng lao động ngoài Quebec).

Nếu bạn từng nằm trong bảng lương của khách hàng, hoặc được yêu cầu lập công ty, hãy so sánh quyền kiểm soát, dụng cụ và rủi ro tài chính trước và sau khi lập công ty. Chỉ việc lập công ty không làm cho mối quan hệ trở thành độc lập (CRA: chương trình thí điểm PSB).

Không có dấu hiệu đơn lẻ nào quyết định kết quả. Người có tay nghề cao có thể ít được hướng dẫn hằng ngày nhưng vẫn chịu sự kiểm soát của khách hàng. Khi hợp đồng được lập tại Quebec, CRA áp dụng các yếu tố của luật dân sự Quebec, nhất là quan hệ phụ thuộc (CRA: tình trạng lao động tại Quebec).

Hãy giữ hợp đồng, hóa đơn, lịch làm việc, email về việc giao và duyệt công việc, hồ sơ thiết bị, hồ sơ thuê người, cùng bằng chứng về giá cả hoặc khoản lỗ. Những hồ sơ này cho thấy điều thực sự đã xảy ra, không chỉ điều hợp đồng ghi.

Chỉ có một khách hàng thì công ty của tôi có là PSB không?

Chỉ có một khách hàng không làm cho công ty trở thành PSB, vì số lượng khách hàng không nằm trong điều kiện theo luật. Công ty có một khách hàng vẫn có thể độc lập nếu thực tế công việc cho thấy đó là quan hệ kinh doanh.

Có nhiều khách hàng không tự động xóa được quan hệ giống nhân viên với một trong số họ. Hãy xem từng khách hàng lớn theo các yếu tố của CRA về kiểm soát, dụng cụ, giao thầu phụ và rủi ro tài chính. Khả năng tìm việc khác là bằng chứng hữu ích; quyền thực tế được nhận hoặc từ chối việc cũng quan trọng.

Nếu công ty có hơn năm nhân viên hoặc xuất hóa đơn cho công ty liên kết thì sao?

Công ty không thuộc định nghĩa PSB đối với một hoạt động kinh doanh nếu thuê hơn năm nhân viên toàn thời gian trong hoạt động đó suốt cả năm. Thuê nhân viên thứ sáu gần cuối năm không đáp ứng điều kiện suốt cả năm (Income Tax Act, section 125(7)).

Các khoản do một công ty liên kết đã trả hoặc phải trả cho dịch vụ cũng nằm ngoài định nghĩa PSB. Việc xác định liên kết là một phép thử cụ thể về quyền kiểm soát công ty, không chỉ là có chung khách hàng, người quản lý hay quan hệ gia đình. Nếu nhà thầu còn xuất hóa đơn cho khách hàng khác, hãy kiểm tra riêng các khoản đó (Income Tax Act, section 125(7); CRA: điều kiện PSB).

Các ngoại lệ này chỉ loại bỏ tư cách PSB đối với thu nhập đủ điều kiện; chúng không bảo đảm bạn đủ điều kiện hưởng mọi ưu đãi thuế khác. Xem cách công ty tại Canada bị đánh thuế.

Thu nhập PSB chịu thuế suất nào?

Với thu nhập PSB chịu thuế đủ điều kiện hưởng khoản giảm trừ liên bang cho tỉnh bang (federal provincial abatement), thuế suất liên bang là 33%, đã gồm thêm 5% thuế PSB, cộng với thuế suất công ty thông thường của tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ. Thu nhập PSB không được dùng khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ của liên bang hay mức giảm thuế suất chung (CRA: nghĩa vụ PSB; Income Tax Act, section 124; section 123.5).

Tư cách PSB không loại bỏ các nghĩa vụ GST/HST thông thường; xem khi nào cần đăng ký GST/HST (CRA: nghĩa vụ PSB).

Thuế tính trên thu nhập PSB chịu thuế, không tính trên tổng hóa đơn. Các khoản khấu trừ bị hạn chế bên dưới có thể làm thu nhập chịu thuế cao hơn lợi nhuận kế toán của công ty. Thuế suất và hạn mức kinh doanh của một công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC) thông thường được trình bày trong cách công ty tại Canada bị đánh thuế.

PSB được khấu trừ những chi phí nào?

PSB chỉ được khấu trừ một số loại hẹp theo Income Tax Act, đoạn 18(1)(p), trong phạm vi các khoản đó vốn được khấu trừ. Một chi phí kinh doanh thông thường không tự động được chấp nhận chỉ vì công ty đã chi.

CRA cho biết các chi phí bị từ chối nhưng đã ghi vào sổ phải được cộng lại trên Schedule 1 của tờ khai T2 (CRA: hướng dẫn T2). Hãy tách chi phí của một hoạt động kinh doanh thực sự khác khỏi chi phí PSB; hạn chế PSB không tự động áp dụng cho hoạt động kinh doanh kia (Revenu Québec: chi phí kinh doanh khác).

Tự trả lương cho mình có làm giảm thuế PSB không?

Tiền lương đã trả trong năm cho nhân viên đã lập công ty có thể làm giảm thu nhập PSB của công ty. Khoản này cũng trở thành thu nhập từ việc làm của người đó, kèm các nghĩa vụ thông thường của công ty về bảng lương, khấu trừ và T4 (Income Tax Act, đoạn 18(1)(p); CRA: nghĩa vụ PSB).

Cổ tức là khoản lợi nhuận từ cổ phần, không phải tiền công cho dịch vụ của người làm việc, nên không thay thế được khoản tiền lương được khấu trừ (CRA: quyền lợi cổ đông và cổ tức). Hãy so sánh tổng tác động về thuế công ty, thuế cá nhân và thuế lương trong tiền lương hay cổ tức; trả lương không bảo đảm tổng thuế thấp hơn.

Công ty hành nghề chuyên môn có thể là PSB không?

Có. Định nghĩa PSB của liên bang không miễn trừ một công ty chỉ vì chủ sở hữu có giấy phép hành nghề. Việc người hành nghề được tự quyết định về chuyên môn cũng không quyết định liệu một phòng khám, công ty hay bên trả tiền khác có kiểm soát mối quan hệ làm việc nói chung hay không (CRA: quyền kiểm soát đối với người hành nghề chuyên môn).

Việc có được lập công ty hay không và các quy định sở hữu riêng của từng ngành nghề là những câu hỏi riêng. Xem công ty hành nghề chuyên môn.

CRA phát hiện PSB bằng cách nào, và nếu ấn định lại các năm trước thì sao?

CRA có thể so sánh cách công ty xử lý trên tờ khai T2 với thông tin từ các doanh nghiệp trả tiền cho công ty, rồi xem xét thực tế công việc. Chương trình thí điểm PSB của CRA đã kiểm tra hồ sơ của bên trả tiền và tờ khai của nhà thầu; nhiều trường hợp được xác nhận là PSB đã khai khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ và bỏ sót thuế PSB phụ thêm. Các phát hiện của chương trình thí điểm đó không phải là quy tắc rằng bất kỳ ngành hay hợp đồng nào cũng tự động là PSB.

Ngành vận tải đường bộ có một vấn đề báo cáo riêng: CRA đã áp dụng lại tiền phạt đối với bên trả tiền trong ngành vận tải không báo cáo trên chứng từ T4A các khoản phí đủ điều kiện trả cho công ty vận tải (CRA: yêu cầu tuân thủ trong ngành vận tải). T4A giúp CRA đối chiếu thu nhập, nhưng việc nhận một chứng từ như vậy tự nó không quyết định tư cách PSB.

Nếu CRA phân loại lại thu nhập, CRA có thể từ chối khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ và các chi phí, ấn định thuế PSB phụ thêm và tính tiền lãi; tiền phạt tùy theo từng trường hợp (CRA: nghĩa vụ PSB). CRA thường có thể ấn định lại trong vòng ba năm kể từ thông báo ban đầu nếu công ty là CCPC vào cuối năm, hoặc bốn năm trong các trường hợp khác. Việc gia hạn, từ bỏ quyền và khai sai có thể thay đổi giới hạn này (CRA: thời hạn ấn định lại). Xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo để biết cách phản hồi thư của CRA.

Tôi đã khai khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ nhưng có thể là PSB: sửa các tờ khai cũ thế nào?

Hãy xem lại từng năm bị ảnh hưởng trước khi sửa tờ khai T2. CRA cho phép yêu cầu ấn định lại tờ khai T2 và hướng những người có thể đã khai sai đến Chương trình Tự nguyện Khai báo (Voluntary Disclosures Program) của CRA, tùy theo điều kiện (CRA: sửa lỗi khai PSB).

1. Tập hợp hợp đồng, hóa đơn, chứng từ T4A, sổ cổ đông, hồ sơ nhân sự, hồ sơ bảng lương, sổ chi phí, cùng các tờ khai T2 và thông báo gốc.
2. Kiểm tra các điều kiện theo luật và quan hệ làm việc thực tế cho từng khách hàng và từng năm. Tách riêng thu nhập không phải PSB và chi phí của thu nhập đó.
3. Tính lại các tờ khai T2 bị ảnh hưởng. Với CCPC, ghi thu nhập PSB sau khi trừ các chi phí liên quan được phép vào Schedule 7, Part 6, line 520. Trên T2, dùng line 432 cho CCPC suốt cả năm hoặc CCPC thực chất; dùng line 434 nếu áp dụng điều khoản giảm thuế chung khác. Ghi thu nhập PSB chịu thuế vào line 555. Cộng lại các chi phí bị từ chối trên Schedule 1 (CRA: hướng dẫn T2).
4. Hãy chọn cách sửa trước khi nộp tờ khai, nhất là nếu CRA đã liên hệ với công ty. Xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.

Đừng cho rằng bạn vẫn được sửa lỗi mà không bị ấn định lại ngay như trong chương trình thí điểm trước đây; CRA mô tả đó là đặc điểm của chương trình thí điểm, không phải cam kết thường trực (CRA: chương trình thí điểm PSB).

Tôi có thể nhờ CRA cho ý kiến trước về tư cách PSB của mình không?

Bạn không thể xin CRA ra quyết định về CPP/EI cho câu hỏi giả định rằng khách hàng có thuê bạn nếu không có công ty hay không. CRA cho biết quyết định về CPP/EI có thể xác định bạn có phải nhân viên của chính công ty mình hay không (CRA: điều kiện PSB).

Có thể xin ý kiến trước về thuế thu nhập (advance income tax ruling) cho một thỏa thuận dự kiến cụ thể, có thu phí, nhưng đây không phải giấy xác nhận tư cách thông thường. CRA nhìn chung từ chối đưa ý kiến khi vấn đề chủ yếu là xác định sự kiện thực tế, và nhìn chung sẽ không đưa ý kiến về giao dịch đã hoàn tất. Ý kiến chỉ ràng buộc CRA đối với người nộp thuế và các sự kiện đã mô tả, theo các điều kiện của CRA (CRA: advance income tax ruling). Bước đầu thường là phân tích bằng văn bản về mối quan hệ thực tế.

Quebec xử lý PSB thế nào?

Công ty chịu thuế thu nhập công ty của Quebec cũng phải chịu thuế suất công ty thông thường của Quebec đối với thu nhập PSB: Quebec từ chối khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ và hạn chế chi phí. Revenu Québec cho biết công ty PSB nộp tờ khai công ty của Quebec và có thể mất quyền hưởng một số khoản tín thuế (Revenu Québec: quy định đặc biệt về PSB).

Quebec còn có quy định riêng về lợi ích được coi như đã nhận. Công ty đang kinh doanh PSB hiện tại hoặc ở một năm trước có thể phải cộng một khoản vào thu nhập khi một người phát sinh khoản nợ vì dịch vụ của công ty hoặc vì việc làm của cá nhân. Quy định này cần xem xét theo từng trường hợp; đây không phải thuế PSB phụ thêm của liên bang (Revenu Québec: lợi ích được coi như đã nhận).

Ví dụ

Chỉ để minh họa; mọi số tiền đều là đô la Canada. Một công ty tại Ontario xuất hóa đơn C$100.000 cho công việc của chủ sở hữu. Khách hàng quyết định việc giao và giờ làm của chủ sở hữu; công ty không có nhân viên toàn thời gian nào khác. Giả sử các điều kiện PSB còn lại đều đúng, công ty trả cho chủ sở hữu C$60.000 tiền lương trong năm và chi C$5.000 cho chi phí văn phòng thông thường bị từ chối theo quy định PSB.

Thu nhập PSB chịu thuế của công ty là C$40.000: C$100.000 phí dịch vụ trừ C$60.000 tiền lương được khấu trừ. C$5.000 chi phí văn phòng không làm giảm thu nhập chịu thuế này. Với thuế suất PSB liên bang 33% (số minh họa) cộng thuế suất công ty thông thường của Ontario là 11,5%, thuế công ty là C$17.800 trước các khoản thuế khác. Chủ sở hữu cũng khai khoản lương trên tờ khai cá nhân, và công ty lo phần bảng lương. Trả cổ tức thay vì lương sẽ không tạo ra cùng khoản khấu trừ lương cho công ty (CRA: thuế suất thuế công ty; CRA: giải thích thuế PSB).

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn chưa lập công ty: so sánh cấu trúc và rủi ro PSB trong doanh nghiệp một chủ hay công ty.
• Công ty của bạn có hợp đồng độc lập hoặc một hoạt động kinh doanh khác: xác định khoản thu nhập nào là thu nhập PSB và phần còn lại bị đánh thuế thế nào trong cách công ty tại Canada bị đánh thuế.
• Bạn cần chọn cách trả thu nhập cho chủ sở hữu: so sánh toàn bộ kết quả về thuế công ty và thuế cá nhân trong tiền lương hay cổ tức.
• Bạn hành nghề qua công ty hành nghề chuyên môn có giấy phép: xem quy định về công ty của ngành nghề đó trong công ty hành nghề chuyên môn.
• Khách hàng của bạn ở Hoa Kỳ: xem nghĩa vụ nộp tờ khai và khấu trừ thuế tại Hoa Kỳ trong tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.
• CRA đã liên hệ với bạn hoặc các tờ khai T2 trước đây dùng thuế suất doanh nghiệp nhỏ: xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo và chuẩn bị hợp đồng, hóa đơn, tờ khai T2, hồ sơ bảng lương, chi tiết chi phí và các thông báo của từng năm.
• Tư cách của bạn phụ thuộc vào các tình tiết thực tế về công việc đang có tranh cãi, hoặc liên quan nhiều năm: hãy nhờ dịch vụ khai thuế công ty kèm hợp đồng với khách hàng, sổ cổ đông, số lượng nhân viên và bằng chứng về người chỉ đạo công việc.