Thuế Hoa Kỳ khấu trừ khi trả cho người Canada: khai hay xin hoàn?

Vì sao bên trả tiền tại Hoa Kỳ khấu trừ thuế trên khoản tiền của tôi?

Bên trả tiền tại Hoa Kỳ có thể đã khấu trừ thuế vì coi khoản tiền là thu nhập có nguồn tại Hoa Kỳ phải bị khấu trừ, và không có giấy tờ chứng minh mức thuế thấp hơn hoặc được miễn. Có bị khấu trừ hay không tùy vào loại khoản tiền, nguồn của khoản tiền và quy định liên quan của Hoa Kỳ. Mức thông thường đối với cổ tức có nguồn tại Hoa Kỳ và các khoản thu nhập cố định, có thể xác định, theo kỳ (FDAP) khác là 30%. Hiệp định thuế hoặc một quy định khác có thể làm thay đổi số thuế cuối cùng (IRS Publication 515).

Loại thu nhập quan trọng hơn nơi đặt trụ sở của bên trả tiền. Tiền công cho dịch vụ cá nhân được xác định nguồn theo nơi thực hiện công việc. Công việc làm hoàn toàn tại Canada nhìn chung không phải thu nhập có nguồn tại Hoa Kỳ, dù khách hàng Hoa Kỳ trả tiền. Nếu một phần công việc làm tại Hoa Kỳ, khoản tiền có thể cần được chia ra (IRS: xác định nguồn thu nhập). Để biết khi nào việc khấu trừ áp dụng và nên đưa form nào cho bên trả tiền, xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.

Form 1042-S là gì và tôi cần kiểm tra những gì trên form này?

Form 1042-S là báo cáo của bên trả tiền về khoản thu nhập đã trả cho người nhận nước ngoài và số thuế Hoa Kỳ đã khấu trừ. Form này là bằng chứng để xin hoàn thuế hoặc nhận tín thuế nước ngoài, nhưng không quyết định việc khấu trừ có đúng luật hay không (IRS: Hướng dẫn Form 1042-S).

Hãy giữ lại form, bảng kê các khoản thanh toán, Form W-8 đã đưa cho bên trả tiền, bằng chứng cư trú tại Canada, và hồ sơ cho thấy dịch vụ được thực hiện ở đâu hoặc tài sản được giữ ở đâu. Hãy yêu cầu bên trả tiền phát hành Form 1042-S điều chỉnh nếu người nhận, thu nhập, khoản khấu trừ hoặc khoản hoàn trả bị ghi sai (IRS: Hướng dẫn Form 1042-S).

Bên trả tiền có thể hoàn lại khoản thuế khấu trừ nhầm không?

Bên khấu trừ (withholding agent) đôi khi có thể hoàn trực tiếp khoản khấu trừ chapter 3 vượt mức, hoặc bù trừ vào các khoản khấu trừ sau đó cho cùng một người nhận. Hãy hỏi ngay. Hướng dẫn Form 1042-S của IRS cho biết thời hạn điều chỉnh thông thường có thể kết thúc khi bên trả tiền nộp hoặc gửi form. Quy định nêu một thời hạn khác, nên bên trả tiền phải kiểm tra thủ tục nào còn dùng được.

Hãy đưa cho bên trả tiền chứng từ còn thiếu hoặc đã sửa, chẳng hạn giấy tờ chứng minh cư trú và quyền sở hữu thực hưởng (beneficial ownership), rồi yêu cầu họ phát hành Form 1042-S sửa đổi ghi nhận khoản hoàn trả. Đừng xin IRS hoàn lại cùng một khoản lần nữa. Nếu bên trả tiền không dùng được thủ tục điều chỉnh nào, hãy xin hoàn phần vượt mức trên tờ khai Hoa Kỳ (IRS: Hướng dẫn Form 1042-S; IRS: Hướng dẫn Form 1040-NR).

Cá nhân và công ty xin IRS hoàn thuế như thế nào?

Form xin hoàn thuế phụ thuộc vào người nhận thu nhập và tình trạng thuế Hoa Kỳ của người đó. Người cư trú Canada là cá nhân không cư trú của Hoa Kỳ thường nộp Form 1040-NR, còn công ty Canada nộp Form 1120-F. Công dân Hoa Kỳ hoặc người cư trú thuế Hoa Kỳ sống tại Canada nhìn chung theo quy tắc tờ khai dành cho người cư trú Hoa Kỳ. Hãy yêu cầu bên trả tiền xem lại Form 1042-S nếu form coi bạn là người nước ngoài. Người không phải công dân, là người cư trú theo luật của cả hai nước và xác định mình là người cư trú Canada theo hiệp định thì nộp Form 1040-NR đúng hạn, kèm Form 8833. Chỉ xin hoàn khoản thuế mà bên trả tiền chưa hoàn lại (IRS: Hướng dẫn Form 1040-NR; IRS: Hướng dẫn Form 1120-F).

Cá nhân không có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ hoặc thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động đó, và chỉ nộp tờ khai để lấy lại thuế khấu trừ tại nguồn, có thể đủ điều kiện dùng thủ tục Form 1040-NR đơn giản hóa với Schedules NEC và OI. Nếu đã nộp tờ khai Hoa Kỳ, hãy xin hoàn phần vượt mức bằng Form 1040-X hoặc Form 1120-F điều chỉnh, tùy theo thời hạn xin hoàn thuế (IRS: Hướng dẫn Form 1042).

Công ty Canada có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ có thể phải nộp Form 1120-F với nhiều nghĩa vụ hơn. Việc xin hoàn thuế khấu trừ chỉ là một phần của tờ khai đó (IRS: Hướng dẫn Form 1120-F). Về các quy định nộp tờ khai này, xem tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.

Tôi có cần ITIN hoặc EIN để xin hoàn thuế không?

Cá nhân không có Số An sinh Xã hội (SSN) của Hoa Kỳ hoặc ITIN và không đủ điều kiện nhận SSN thường xin ITIN bằng Form W-7, nộp cùng tờ khai Form 1040-NR xin hoàn thuế. Hãy làm theo hướng dẫn Form W-7 về giấy tờ tùy thân và nơi gửi bộ hồ sơ kết hợp. Trong trường hợp này, tờ khai không được gửi riêng.

Công ty Canada dùng Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) trên Form 1120-F. Nếu chưa có, công ty phải xin. Hướng dẫn Form 1120-F giải thích cách ghi rằng đơn xin đang chờ xử lý trên tờ khai giấy. EIN của bên trả tiền trên Form 1042-S không phải là EIN của công ty.

Tôi có bao lâu để xin hoàn thuế Hoa Kỳ?

Thời hạn chung để xin hoàn thuế tại Hoa Kỳ là ngày muộn hơn trong hai mốc: ba năm sau khi nộp tờ khai hoặc hai năm sau khi nộp thuế. Nếu chưa nộp tờ khai, yêu cầu hoàn thuế nhìn chung phải được nộp trong vòng hai năm sau khi nộp thuế. Một quy tắc nhìn lại riêng (lookback) có thể giới hạn số tiền IRS được hoàn, ngay cả khi yêu cầu hoàn thuế nộp đúng hạn (26 USC 6511).

Đối với khoản khấu trừ chapter 3 hoặc 4 ghi trên Form 1042-S, luật nhìn chung coi người nhận đã nộp thuế vào ngày đến hạn nộp tờ khai gốc của năm thuế đó, không tính gia hạn (26 USC 6513(b)(3)). Ngày nộp thực tế, việc gia hạn và giới hạn nhìn lại có thể làm thay đổi số tiền được hoàn. Với khoản thanh toán cũ, hãy kiểm tra các mốc ngày trước khi cho rằng nộp tờ khai trễ vẫn lấy lại được tiền.

Tôi có thể khai thuế Hoa Kỳ này như tín thuế nước ngoài của Canada thay vì xin hoàn không?

Chỉ thuế Hoa Kỳ đã chốt và đủ điều kiện mới được đưa vào phép tính tín thuế nước ngoài của Canada. Tín thuế không được vượt quá số thuế Canada tính trên cùng khoản thu nhập Hoa Kỳ đủ điều kiện. Thuế đã được hoàn, có thể được hoàn, hoặc khoản khấu trừ vượt mức thuế theo hiệp định thì không trở thành khoản được tính tín thuế chỉ vì có trên Form 1042-S (CRA: Foreign Tax Credit Folio, đoạn 1.33–1.35).

Thu nhập từ dịch vụ có nguồn tại Canada không trở thành thu nhập có nguồn tại Hoa Kỳ chỉ vì khách hàng Hoa Kỳ trả tiền. CRA xác định thu nhập kinh doanh dịch vụ chủ yếu theo nơi thực hiện dịch vụ, và loại thu nhập kinh doanh Canada khỏi phép tính thu nhập nước ngoài của Hoa Kỳ (CRA: Foreign Tax Credit Folio, đoạn 1.48 và 1.53). Vì vậy, thuế bị khấu trừ nhầm trên công việc làm hoàn toàn tại Canada cần được sửa hoặc xin hoàn tại Hoa Kỳ, không phải nhận tín thuế của Canada cho khoản tiền đó. Cá nhân và chủ doanh nghiệp một chủ xem thu nhập nước ngoài trên tờ khai Canada để biết về Form T2209. Công ty Canada tính tín thuế đủ điều kiện trên T2 Schedule 21: Part 1 cho thu nhập nước ngoài không phải thu nhập kinh doanh, gồm cổ tức không đến từ công ty liên kết nước ngoài, và Part 2 cho thu nhập kinh doanh nước ngoài (CRA: T2 Schedule 21).

Vì sao cổ tức Hoa Kỳ của tôi bị khấu trừ ở mức đầy đủ?

Mức khấu trừ chung là 30%. Trong khi đó, Article X của hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ nhìn chung giới hạn thuế Hoa Kỳ đối với cổ tức danh mục đầu tư thông thường thuộc sở hữu thực hưởng của người cư trú Canada đủ điều kiện ở mức 15%. Công ty Canada đáp ứng điều kiện về cổ phần có quyền biểu quyết của hiệp định có thể được hưởng mức thuế khác (Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Article X(2)).

Khoản phân phối từ REIT của Hoa Kỳ có thêm các điều kiện theo hiệp định. Hãy kiểm tra Article X(7)(c) trước khi coi khoản khấu trừ cao hơn mức thuế danh mục đầu tư thông thường là có thể được hoàn (Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Article X(7)). Bên trả tiền cũng có thể đã thiếu giấy tờ hợp lệ theo hiệp định. Hãy kiểm tra Form W-8, chủ sở hữu thực hưởng, cùng ký hiệu chapter, mã thu nhập và mức thuế trên Form 1042-S. Hỏi xem bên trả tiền còn sửa được khoản khấu trừ hay không. Nếu không, người nhận đủ điều kiện có thể xin IRS hoàn phần vượt mức trên tờ khai xin hoàn thuế của mình. CRA không cấp tín thuế cho phần vượt quá mức thuế theo hiệp định (CRA: Foreign Tax Credit Folio, đoạn 1.35).

Nếu thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ bên trong RRSP hoặc TFSA thì sao?

Thu nhập đầu tư trong RRSP hoặc TFSA, cũng như thuế nước ngoài trên thu nhập đó, đều không được đưa vào phép tính tín thuế nước ngoài của Canada (CRA: Foreign Tax Credit Folio, đoạn 1.69).

Cổ tức và tiền lãi từ Hoa Kỳ trong một quỹ hưu trí đủ điều kiện của Canada có thể được miễn thuế theo Article XXI(2), tùy các điều kiện của hiệp định và giấy tờ hợp lệ qua chuỗi khấu trừ của tài khoản. Hãy hỏi chủ kế hoạch hoặc bên trung gian xem quỹ và khoản thanh toán có đủ điều kiện không, trước khi coi khoản khấu trừ là có thể được hoàn. Nếu Form 1042-S ghi RRSP trust hoặc một bên trung gian là người nhận, hãy nhờ đơn vị quản lý hoặc lưu ký xin sửa hoặc xin hoàn thuế. Đừng khai khoản thuế đó trên tờ khai cá nhân của bạn. Mục đích tiết kiệm miễn thuế của TFSA tự nó không đáp ứng điều kiện về lương hưu, hưu trí hoặc phúc lợi cho nhân viên của hiệp định. Thuế Hoa Kỳ trên cổ tức của TFSA vẫn có thể ở mức thuế áp dụng theo hiệp định (Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Article XXI(2) và (4)).

Nếu sòng bài hoặc xổ số tại Hoa Kỳ khấu trừ thuế thì sao?

Khoản khấu trừ thuế cờ bạc tại Hoa Kỳ có thể là thuế cuối cùng, hoặc được hoàn một phần hay toàn bộ, tùy trò chơi và các khoản lỗ được phép trừ. Hiệp định thuế Canada–Hoa Kỳ cho phép người cư trú Canada trừ các khoản lỗ cá cược tại Hoa Kỳ vào khoản thắng chịu thuế tại Hoa Kỳ, với mức tương tự người cư trú Hoa Kỳ. Hiệp định nhìn chung không miễn thuế toàn bộ tiền thắng (Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Article XXII(3)).

Đối với người cư trú Canada không kinh doanh cờ bạc, các khoản lỗ cá cược đủ điều kiện có nguồn tại Hoa Kỳ có thể giảm tiền thắng chịu thuế tại Hoa Kỳ trên Form 1040-NR, Schedule NEC. Với năm thuế nêu trên trang này, 26 USC 165(d) giới hạn khoản khấu trừ ở mức 90% số lỗ đó, và không vượt quá tiền thắng. Tiền thắng và tiền lỗ bằng nhau vẫn có thể phải chịu thuế Hoa Kỳ. Hãy giữ hồ sơ của cả hai. IRS cho biết tiền thắng không phải từ hoạt động kinh doanh ở các trò blackjack, baccarat, craps, roulette và big-6 wheel không chịu thuế Hoa Kỳ, nên khoản khấu trừ trên các trò này có thể được hoàn (IRS Publication 515).

Tiền thắng xổ số thông thường và cờ bạc giải trí nhìn chung không chịu thuế tại Canada. Hoạt động kinh doanh cờ bạc có thể khác (CRA: Lottery and Gambling Winnings Folio, đoạn 1.11–1.16). Nếu Canada không đánh thuế tiền thắng, thì không có thuế Canada trên khoản thu nhập đó để tín thuế nước ngoài bù trừ.

Ví dụ

Minh họa bằng đô la Hoa Kỳ: một người cư trú Canada nhận US$10.000 cổ tức cổ phiếu Hoa Kỳ thông thường, và bên trả tiền khấu trừ US$3.000. Giả sử người nhận đủ điều kiện hưởng mức thuế 15% theo hiệp định và bên trả tiền không sửa được form. Thuế Hoa Kỳ cuối cùng là US$1.500. US$1.500 còn lại được xin hoàn trên Form 1040-NR kèm Form 1042-S. Về thuế Canada, US$1.500 thuế đã chốt có thể được đưa vào phép tính tín thuế nước ngoài, tùy theo các giới hạn của Canada. US$1.500 có thể được hoàn thì không. Cổ tức và thuế phải được quy đổi sang đô la Canada theo các quy định áp dụng của Canada.

Trường hợp của bạn khác?

• Thuế bị khấu trừ khi bạn bán bất động sản tại Hoa Kỳ: xem người Canada bán bất động sản tại Hoa Kỳ.
• Khoản tiền đến từ 401(k) hoặc IRA của Hoa Kỳ: xem tài khoản hưu trí Hoa Kỳ tại Canada.
• Khoản tiền là tiền lương: xem làm việc xuyên biên giới.
• Bạn làm tự do cho khách hàng Hoa Kỳ: xem người Canada làm tự do cho khách hàng Hoa Kỳ.
• Công ty có hoạt động tại Hoa Kỳ, câu hỏi về hiệp định thuế hoặc tờ khai bị bỏ sót: hãy gom Form 1042-S, bản sao Form W-8, hợp đồng, hồ sơ nơi làm việc và các tờ khai trước đây, rồi xem thuế xuyên biên giới.