Tiền bản quyền, phí cấp phép từ khách hàng Hoa Kỳ: thuế, biểu mẫu

Khoản thanh toán là tiền bản quyền, phí dịch vụ hay tiền bán?

Khoản thanh toán để được phép sử dụng tài sản trí tuệ thường là tiền bản quyền, kể cả khi giá tính theo từng sản phẩm bán ra. Phí cho công việc bạn thực hiện có thể là thu nhập từ dịch vụ, và việc chuyển nhượng dứt điểm toàn bộ quyền của bạn có thể là một giao dịch bán. Tên gọi trong hợp đồng không quyết định điều này.

Điều XII(4) coi khoản lãi từ việc chuyển nhượng quyền vô hình là tiền bản quyền khi khoản đó phụ thuộc vào năng suất, việc sử dụng hoặc việc định đoạt về sau, nên gọi khoản thanh toán theo từng sản phẩm là giá mua không nhất thiết đưa khoản đó ra khỏi điều khoản về tiền bản quyền. Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Điều XII

Theo thuế nội địa Hoa Kỳ, việc người không cư trú bán một tài sản vô hình với giá cố định nhìn chung được xác định nguồn ở ngoài Hoa Kỳ; chỉ phần giá phụ thuộc vào năng suất, việc sử dụng hoặc việc định đoạt tài sản vô hình mới được xác định nguồn như tiền bản quyền. Ngoại lệ là khoản bán gắn với văn phòng tại Hoa Kỳ hoặc địa điểm kinh doanh cố định khác. 26 USC 865, IRS Publication 519, tài sản vô hình

Cấp phép phần mềm hoặc truy cập trực tuyến có phải là tiền bản quyền không?

Khách hàng nhận được gì sẽ quyết định điều này.

Thỏa thuận kết hợp các yếu tố này được phân loại theo khoản mà khách hàng chủ yếu trả tiền cho. Với các năm tính thuế bắt đầu vào hoặc sau ngày 14 tháng 1 năm 2025, các quy tắc này điều chỉnh việc khấu trừ thuế của Hoa Kỳ; chúng không đề cập định nghĩa tiền bản quyền của hiệp định hay cách phân loại của Canada, nên hợp đồng hỗn hợp vẫn phụ thuộc vào các điều khoản của hợp đồng. 26 CFR 1.861-18, 26 CFR 1.861-19

Thuế tiền bản quyền của Hoa Kỳ phụ thuộc vào bên trả tiền hay nơi tác phẩm được sử dụng?

Nguồn tiền bản quyền theo luật thuế nội địa Hoa Kỳ nhìn chung theo nơi tài sản trí tuệ được sử dụng. Chỉ riêng địa chỉ của bên trả tiền ở Hoa Kỳ không biến mọi khoản tiền bản quyền thành thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ.

Giấy phép sử dụng tại Hoa Kỳ có thể tạo ra tiền bản quyền có nguồn từ Hoa Kỳ ngay cả khi người sáng tạo làm việc hoàn toàn ở Canada. Giấy phép chỉ cho phép sử dụng bên ngoài Hoa Kỳ nhìn chung tạo ra tiền bản quyền có nguồn nước ngoài. Với quyền trên toàn thế giới, hãy lưu hồ sơ sử dụng theo từng lãnh thổ để chứng minh cách phân bổ. IRS Publication 519, quy tắc xác định nguồn

Đối với tiền bản quyền có nguồn từ Hoa Kỳ và không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, thuế suất liên bang mặc định là 30% trên toàn bộ số tiền thanh toán, trước khi áp dụng ưu đãi theo hiệp định. Chi phí không làm giảm khoản thuế tính trên toàn bộ số tiền này. IRS: Thu nhập FDAP

Điều XII(6) đưa ra quy tắc xác định nguồn riêng của hiệp định, nhưng Điều XII(2) để việc đánh thuế của Hoa Kỳ cho luật nội địa Hoa Kỳ. Hãy xem nguồn theo luật nội địa trước, rồi mới xét ưu đãi theo hiệp định. Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Điều XII

Mức thuế tiền bản quyền nào của hiệp định Canada–Hoa Kỳ được áp dụng?

Tiền bản quyền đủ điều kiện hoặc được miễn thuế hoặc bị giới hạn ở mức 10% trên toàn bộ số tiền bản quyền. Nhóm áp dụng phụ thuộc vào quyền được cấp phép, không phụ thuộc nghề nghiệp của người sáng tạo.

Người nhận phải là chủ sở hữu thực hưởng và là người cư trú Canada theo hiệp định, đủ điều kiện hưởng ưu đãi hiệp định. Công ty còn phải đạt phép thử giới hạn quyền lợi (limitation-on-benefits), dựa trên việc ai sở hữu công ty và bao nhiêu phần tổng thu nhập của công ty được chi ra dưới dạng các khoản thanh toán được khấu trừ cho người khác, hoặc dựa trên hoạt động kinh doanh thực sự tại Canada ở quy mô đáng kể so với hoạt động tại Hoa Kỳ; nếu không đạt, công ty có thể xin cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ miễn trừ. Chỉ thành lập công ty ở Canada là chưa đủ. Quy tắc đặc biệt về cơ sở thường trú (permanent establishment) và bên liên quan có thể làm thay đổi kết quả. Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Điều XII và XXIX A

Nhãn "thiết kế" không quyết định thuế suất; quyền được cấp phép mới quyết định. Việc sao chép bản vẽ hoặc tác phẩm nghệ thuật của bạn là tiền bản quyền từ quyền tác giả theo XII(3)(a); cấp phép nhãn hiệu, hoặc kiểu dáng hay mẫu công nghiệp, thì không. Một nhân vật truyện tranh trên đồ chơi có thể mang cả hai, nên hợp đồng cần phân bổ phí theo từng quyền; việc công ty đồ chơi xử lý hàng tồn kho và vận chuyển không cho biết bạn đã cấp những quyền nào. Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Điều XII

Tôi đưa cho bên trả tiền Form W-8 nào và điền các mục hiệp định nào?

Chủ sở hữu thực hưởng là cá nhân nhìn chung đưa cho bên trả tiền Form W-8BEN; công ty Canada nhìn chung dùng Form W-8BEN-E. Hãy đưa biểu mẫu đã ký trước khi nhận tiền, ghi rõ nhóm tiền bản quyền làm cơ sở cho yêu cầu theo hiệp định.

Cả hai biểu mẫu chỉ dành cho người nước ngoài. Công dân Hoa Kỳ, kể cả người sống tại Canada, và người nước ngoài cư trú Hoa Kỳ như người có thẻ xanh dùng Form W-9; xem người Hoa Kỳ sống tại Canada.

Mục khai riêng về tiền bản quyền là bắt buộc vì hiệp định có thuế suất khác nhau cho các loại tiền bản quyền khác nhau. Ví dụ, với tiền bản quyền phần mềm: Điều XII(3)(b), 0%, tiền bản quyền (royalties), và tuyên bố rằng bạn là người cư trú Canada và là chủ sở hữu thực hưởng. Với tiền bản quyền nhãn hiệu: Điều XII(2), 10%. Hướng dẫn W-8BEN, Hướng dẫn W-8BEN-E

Không phải lúc nào cũng cần mã số thuế của Hoa Kỳ để yêu cầu hưởng ưu đãi hiệp định cho tiền bản quyền thông thường. Người nhận nhìn chung có thể cung cấp mã số định danh thuế nước ngoài do Canada cấp: W-8BEN line 6a hoặc W-8BEN-E line 9b, thay cho mã số Hoa Kỳ ở line 5 hoặc line 8. Đừng dùng cách này nếu không có mã số đủ điều kiện. Yêu cầu hưởng ưu đãi hiệp định, 26 CFR 1.1441-6

Form W-8 nhìn chung có hiệu lực đến ngày cuối cùng của năm dương lịch thứ ba kế tiếp, tính từ năm bạn ký, trừ khi có thay đổi khiến biểu mẫu không còn đúng, chẳng hạn chuyển đến Hoa Kỳ, thu nhập trở nên liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, hoặc thay đổi quyền sở hữu công ty làm ảnh hưởng đến mục khai giới hạn quyền lợi (limitation-on-benefits). Hãy báo cho bên trả tiền trong vòng 30 ngày và đưa biểu mẫu mới. Nếu bên trả tiền yêu cầu Form W-9 thay vào đó, xem freelancer Canada làm cho khách hàng Hoa Kỳ; về phần còn lại của biểu mẫu dành cho công ty, xem các biểu mẫu W cho công ty Canada.

Form 1042-S cần ghi gì, và nếu mã sai thì sao?

Bên trả tiền nhìn chung báo cáo tiền bản quyền có nguồn từ Hoa Kỳ trên Form 1042-S ngay cả khi ưu đãi hiệp định loại bỏ việc khấu trừ. Mã thu nhập cho biết nhóm khoản thanh toán; mã này không quyết định thuế suất theo hiệp định. IRS Publication 515, nghĩa vụ báo cáo

Hãy đối chiếu mã thu nhập (box 1), tổng thu nhập (box 2), mã miễn trừ (box 3a; 04 cho yêu cầu theo hiệp định), thuế suất (box 3b), thuế đã khấu trừ (box 10) và thông tin của chính bạn với hợp đồng và thuế suất hiệp định bạn đã yêu cầu. Mã 10 có thể bao gồm cả tiền bản quyền bằng sáng chế được miễn thuế lẫn tiền bản quyền nhãn hiệu chịu thuế. Nếu hợp đồng và biểu mẫu không khớp, hãy hỏi bên trả tiền vì sao chọn mã đó và, khi cần, yêu cầu biểu mẫu đã sửa. Hướng dẫn Form 1042-S

Khi nào tiền bản quyền trở thành lợi nhuận kinh doanh tại Hoa Kỳ?

Chỉ khi bạn có hiện diện tại Hoa Kỳ gắn với quyền được cấp phép. Giấy phép ký từ Canada với khách hàng Hoa Kỳ, không có văn phòng hoặc đại diện phụ thuộc tại Hoa Kỳ, là trường hợp tiền bản quyền thông thường nêu ở trên. Nếu bạn đang hoặc đã từng kinh doanh tại Hoa Kỳ thông qua cơ sở thường trú (permanent establishment), chẳng hạn địa điểm kinh doanh cố định, người thường xuyên ký hợp đồng nhân danh bạn, hoặc dịch vụ thực hiện tại đó từ 183 ngày trở lên trong mười hai tháng theo Điều V(9), và quyền được cấp phép liên quan trực tiếp đến cơ sở đó, thì Điều VII đánh thuế tiền bản quyền như lợi nhuận kinh doanh thay vì theo Điều XII. Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Điều V, VII và XII(5) Luật nội địa Hoa Kỳ có phép thử riêng về thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh (effectively connected income), nên cần xem xét cả hai. IRS Publication 519

Với thu nhập chịu thuế liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ, Form W-8ECI nhìn chung thay cho Form W-8 thông thường đối với khoản thu nhập đó. Biểu mẫu này yêu cầu mã số thuế của Hoa Kỳ, và việc được miễn khấu trừ trên toàn bộ số tiền vẫn để lại khả năng phải nộp tờ khai Hoa Kỳ và chịu thuế trên thu nhập ròng. Hướng dẫn W-8ECI

Tôi có phải nộp tờ khai Hoa Kỳ cho tiền bản quyền không?

Không chỉ vì tiền bản quyền, nếu số thuế đúng đã được khấu trừ và bạn không có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (US trade or business). Cá nhân nhìn chung nộp Form 1040-NR nếu có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ (kể cả khi được miễn thuế theo hiệp định), nếu thuế Hoa Kỳ phải nộp trên tiền bản quyền chưa được khấu trừ đủ, hoặc để đòi lại thuế bị khấu trừ thừa. Hướng dẫn 1040-NR, ai phải nộp Về phép thử đầy đủ, xem freelancer Canada làm cho khách hàng Hoa Kỳ hoặc, với công ty, tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.

Làm sao sửa mức khấu trừ mặc định hoặc đòi lại thuế bị khấu trừ quá nhiều?

Nếu bên trả tiền đã khấu trừ 30% vì thiếu giấy tờ theo hiệp định, hãy xác lập cách phân loại, nguồn thu nhập và điều kiện hưởng hiệp định trước khi yêu cầu hoàn thuế. Bên trả tiền chịu trách nhiệm về khoản thuế lẽ ra phải khấu trừ, nên họ khấu trừ khi không có biểu mẫu hợp lệ (IRS Publication 515, trách nhiệm về thuế). Form W-8 nộp sau chỉ hỗ trợ các khoản thanh toán về sau, không tự động hoàn lại khoản đã khấu trừ trước đó. Hãy đưa cho bên trả tiền Form W-8 đúng và các điều khoản cấp phép làm cơ sở cho yêu cầu, rồi hỏi họ có thể sửa khoản khấu trừ và Form 1042-S hay không; nhìn chung họ chỉ làm được trước khi nộp hoặc cấp biểu mẫu đó, biểu mẫu này đến hạn vào ngày 15 tháng 3 sau năm thanh toán (IRS Publication 515, điều chỉnh khoản khấu trừ thừa, 26 CFR 1.1461-2). Nếu họ không sửa được, cá nhân nhìn chung yêu cầu hoàn thuế trên Form 1040-NR và công ty trên Form 1120-F (hướng dẫn 1040-NR, hướng dẫn 1120-F), trong thời hạn muộn hơn giữa 3 năm sau khi nộp tờ khai và 2 năm sau khi nộp thuế, trong đó khoản khấu trừ được tính là đã nộp vào ngày đến hạn ban đầu của tờ khai (26 USC 6511, 26 USC 6513(b)(3)). Về các bước thực hiện, xem thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ trên khoản thanh toán cho người Canada.

Tôi khai tiền bản quyền và thuế Hoa Kỳ tại Canada như thế nào?

Hãy khai toàn bộ số tiền bản quyền bằng đô la Canada, trước khi trừ thuế Hoa Kỳ. Cách phân loại tiền bản quyền của Hoa Kỳ không quyết định cách phân loại của Canada: mục khai phụ thuộc vào việc tiền bản quyền thuộc về một tác phẩm hay sáng chế, là thu nhập kinh doanh hay thu nhập từ tài sản.

Cơ quan Thuế Canada (CRA) nhận thấy tiền bản quyền có thể là thu nhập đầu tư hoặc thu nhập kinh doanh, nên đừng ghi mọi khoản thanh toán cho người sáng tạo vào line 10400 mà chưa xem xét hoạt động. CRA: Line 10400, tiền bản quyền

Đối với công ty, hoạt động kinh doanh có mục đích chính là kiếm tiền bản quyền từ tài sản là hoạt động kinh doanh đầu tư được chỉ định (specified investment business), không phải hoạt động kinh doanh đang hoạt động, trừ khi công ty sử dụng hơn 5 nhân viên toàn thời gian suốt năm; khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ chỉ áp dụng cho thu nhập từ hoạt động kinh doanh đang hoạt động. Income Tax Act, section 125; xem cách công ty bị đánh thuế.

Hãy quy đổi thu nhập và thuế đủ điều kiện sang đô la Canada (CRA: Tín thuế nước ngoài liên bang). Thu nhập nước ngoài trên tờ khai Canada giải thích Form T2209 và giới hạn tín thuế; người cư trú Quebec còn nộp tờ khai của Quebec và yêu cầu tín thuế của Quebec trên Form TP-772-V (Revenu Québec: Tín thuế nước ngoài). Thuế bị khấu trừ vượt mức thuế suất hiệp định nhìn chung không được tính tín thuế; Cơ quan Thuế Canada (CRA) kỳ vọng bạn yêu cầu hoàn thuế từ Hoa Kỳ (CRA Foreign Tax Credit folio, paragraphs 1.34–1.35); xem thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ trên khoản thanh toán cho người Canada. Tín thuế của công ty nằm trong yêu cầu tín thuế Hoa Kỳ trên tờ khai công ty.

Đối với thu nhập từ tài sản có nguồn nước ngoài của cá nhân, ngoài bất động sản, phần thuế vượt 15% của thu nhập nhìn chung được khấu trừ theo subsection 20(11), thay vì được tính vào tín thuế nước ngoài. Ở các mức thuế suất hiệp định nêu trên, thuế Hoa Kỳ thấp hơn giới hạn đó. Giới hạn này không áp dụng cho công ty, và không phải là giới hạn chung cho mọi khoản tiền bản quyền. Income Tax Act, subsection 20(11)

Nếu công ty Hoa Kỳ của chính tôi hoặc một nền tảng trả tiền cho tôi thì sao?

Việc sở hữu liên quan không loại bỏ khấu trừ thuế trên tiền bản quyền. Điều XII(7) giới hạn ưu đãi hiệp định ở mức các bên độc lập sẽ thỏa thuận; xem định giá giữa công ty Canada và công ty Hoa Kỳ của bạn về định giá và hồ sơ. Một pháp nhân bị đánh thuế qua chủ sở hữu ở một nước nhưng là người nộp thuế riêng ở nước kia cũng có thể mất ưu đãi hiệp định theo Điều IV(7). Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Điều IV(7) và XII(7)

Công ty có quan hệ với bên trả tiền (section 267(b) hoặc 707(b)) nhận từ bên đó hơn US$500.000 trong một năm nhìn chung còn phải khai yêu cầu hưởng hiệp định trên Form 8833 (hướng dẫn); xem tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.

Form 1099-K hoặc Form 1042-S của nền tảng không quyết định cách phân loại hay nguồn thu nhập; hợp đồng mới quyết định. Xem các biểu mẫu của nền tảng thanh toán Hoa Kỳ dành cho người bán tại Canada.

Tôi có tính GST/HST trên phí cấp phép không?

Việc cấp phép tài sản trí tuệ đủ điều kiện cho người nhận không cư trú, chưa đăng ký theo các quy định đăng ký GST/HST thông thường vào thời điểm cung cấp, là giao dịch zero-rated (thuế suất 0%), nên không tính GST/HST. Chỉ riêng địa chỉ Hoa Kỳ hoặc việc được miễn thuế theo hiệp định thuế thu nhập không xác lập cách xử lý GST/HST.

Hãy xác nhận nơi cư trú và tình trạng đăng ký của người nhận vào thời điểm cung cấp, và lưu bằng chứng. Các thỏa thuận khác có thể cần một quy định khác với các trường hợp loại trừ khác. Excise Tax Act, Schedule VI, Part V, section 10; CRA GST/HST memorandum 4-5-3, paragraph 106

Về bằng chứng xuất khẩu và các thỏa thuận khách hàng khác, xem thu GST/HST từ khách hàng Hoa Kỳ.

Ví dụ

Một họa sĩ minh họa tự kinh doanh tại Canada chỉ cấp phép quyền sao chép theo quyền tác giả đối với nhân vật truyện tranh của cô cho một công ty đồ chơi Hoa Kỳ, công ty này sao chép tác phẩm tại Hoa Kỳ. Giả định cô đủ điều kiện hưởng ưu đãi hiệp định, không có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ, hợp đồng không có giấy phép nhãn hiệu hay kiểu dáng công nghiệp, và cô khai tiền bản quyền là thu nhập kinh doanh tại Canada. Số liệu đô la Hoa Kỳ minh họa: tổng tiền bản quyền là US$10.000.

• Khi đã nộp Form W-8BEN yêu cầu theo Điều XII(3)(a): bên trả tiền khấu trừ US$0 và trả US$10.000. Form 1042-S ghi mã thu nhập 12, mã miễn trừ 04 và thuế suất 0%.
• Khi không có Form W-8BEN: bên trả tiền khấu trừ 30%, tức US$3.000, và trả US$7.000. Nếu đủ điều kiện, cô có thể yêu cầu bên trả tiền hoặc Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) hoàn lại US$3.000, không phải Canada.

Tại Canada, trong cả hai trường hợp, cô khai toàn bộ US$10.000 trước chi phí. Với tỷ giá giả định là mỗi US$1 đổi được một đô la Canada ba mươi lăm cent, số tiền đó là C$13.500; trong trường hợp không có biểu mẫu, chỉ C$9.450 được chuyển vào tài khoản. Vì thuế suất theo hiệp định là 0%, Cơ quan Thuế Canada (CRA) không coi US$3.000 là thuế nước ngoài đã nộp để tính tín thuế và kỳ vọng cô đòi lại từ Hoa Kỳ. Một giấy phép nhãn hiệu trong cùng thỏa thuận sẽ bị giới hạn ở mức 10%, không phải 0%. Hiệp định Canada–Hoa Kỳ, Điều XII, CRA: Line 10400, tiền bản quyền, CRA Foreign Tax Credit folio, paragraphs 1.34–1.35

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn là công dân Hoa Kỳ hoặc người có thẻ xanh sống tại Canada: Form W-8 chỉ dành cho người nước ngoài. Xem người Hoa Kỳ sống tại Canada.
• Ở Hoa Kỳ lâu ngày hoặc có nhà ở Hoa Kỳ có thể khiến bạn là người cư trú của cả hai nước: khi đó ưu đãi hiệp định phụ thuộc vào tiêu chí phân định nơi cư trú (tie-breaker) của Điều IV. Xem người Canada làm việc theo visa TN.
• Hợp đồng gộp quyền tác giả, nhãn hiệu, quyền truy cập phần mềm hoặc phí phát triển, hoặc bạn có hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ: thuế xuyên biên giới. Hãy mang theo hợp đồng đã ký, bảng quyền và lãnh thổ, báo cáo sử dụng, Form W-8 và Form 1042-S.
• Công ty Canada của bạn nhận tiền bản quyền: các biểu mẫu W cho công ty Canada và yêu cầu tín thuế Hoa Kỳ trên tờ khai công ty.
• Công ty Hoa Kỳ của chính bạn trả phí cấp phép: định giá giữa công ty Canada và công ty Hoa Kỳ của bạn.
• Một nền tảng cấp biểu mẫu thanh toán, hoặc bạn bán bản tải xuống hoặc sản phẩm cho người mua cá nhân tại Hoa Kỳ thay vì cấp phép cho một công ty: các biểu mẫu của nền tảng thanh toán Hoa Kỳ dành cho người bán tại Canada.