Freelancer Canada làm cho khách hàng Hoa Kỳ: cần khai gì

Tôi có phải tính GST/HST cho khách hàng Hoa Kỳ không?

Freelancer ở Canada nhìn chung áp dụng thuế suất không (zero-rated) cho dịch vụ đủ điều kiện cung cấp cho khách hàng Hoa Kỳ là người không cư trú. Thuế suất không (zero-rated) nghĩa là giao dịch vẫn chịu thuế nhưng không tính GST/HST; không phải hóa đơn nào có địa chỉ Hoa Kỳ cũng đủ điều kiện. Quy tắc xuất khẩu của Excise Tax Act và hướng dẫn của CRA phân biệt rõ loại dịch vụ, người nhận dịch vụ và tài sản tại Canada có liên quan.

Địa chỉ thanh toán ở Hoa Kỳ của khách hàng không chứng minh được khách hàng là người không cư trú. Hãy lưu hợp đồng, địa chỉ và bằng chứng cư trú của bên ký hợp đồng, hóa đơn và mô tả công việc. CRA yêu cầu nhà cung cấp phải chứng minh được tình trạng không cư trú của khách hàng. Doanh thu xuất khẩu có thuế suất không vẫn được tính vào ngưỡng nhà cung cấp nhỏ của GST/HST; xem Khi nào phải đăng ký GST/HST để biết khi nào bắt đầu phải đăng ký. Nếu đã đăng ký, hãy nộp tờ khai GST/HST cho mỗi kỳ báo cáo, kể cả khi mọi khoản bán đều có thuế suất không và không có thuế phải nộp.

Freelancer ở Quebec có tính QST cho khách hàng Hoa Kỳ không?

Freelancer ở Quebec nhìn chung áp dụng thuế suất không cho dịch vụ đủ điều kiện cung cấp cho người không cư trú, nên không tính QST trên giao dịch đó. Revenu Québec nêu các trường hợp ngoại lệ liên quan đến cá nhân không cư trú đang ở Canada, đồng thời xác định một số dịch vụ chuyên môn và tư vấn được áp dụng thuế suất không.

Hãy kiểm tra ai mua dịch vụ và công việc liên quan đến điều gì trước khi coi hóa đơn ở Quebec là xuất khẩu. Hợp đồng tư vấn với một công ty Hoa Kỳ khác với dịch vụ gắn trực tiếp với tài sản tại Quebec. Hãy lưu bằng chứng về nơi cư trú của khách hàng và công việc đã thực hiện. Về đăng ký, xem quy định GST/QST của Revenu Québec và Khi nào phải đăng ký GST/HST. Người đã đăng ký QST nộp tờ khai cho mỗi kỳ báo cáo, kể cả khi không có QST phải nộp.

Tôi có phải nộp thuế Hoa Kỳ cho công việc làm tại Canada cho khách hàng Hoa Kỳ không?

Freelancer ở Canada không phải là US person và thực hiện toàn bộ dịch vụ tại Canada nhìn chung không phải nộp thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ cho khoản phí đó chỉ vì khách hàng trả tiền từ Hoa Kỳ. IRS xác định nguồn thu nhập từ dịch vụ cá nhân theo nơi làm việc, bất kể nơi cư trú của khách hàng, nơi ký hợp đồng hay tài khoản thanh toán.

Quy định thuế tiểu bang Hoa Kỳ cần được kiểm tra riêng, kể cả khi toàn bộ công việc làm tại Canada. Ví dụ, California xác định nguồn thu nhập từ dịch vụ của chủ doanh nghiệp một chủ theo nơi khách hàng nhận lợi ích, bất kể công việc được làm ở đâu; quy tắc này có áp dụng cho một hợp đồng cụ thể của freelancer ở Canada hay không còn tùy vào các tình tiết thực tế.

Hãy ghi lại nơi làm việc cho từng dự án. Nếu một hợp đồng bao gồm công việc ở cả hai nước, hãy phân bổ phí giữa phần việc làm ở mỗi nơi; IRS nhìn chung dùng số ngày làm việc để phân bổ. Các quy tắc rộng hơn của Hoa Kỳ về thu nhập từ dịch vụ nằm trong Khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ. Bạn không bắt buộc phải lập công ty Hoa Kỳ chỉ vì khách hàng ở Hoa Kỳ; hãy so sánh các cơ cấu trong Thành lập doanh nghiệp Hoa Kỳ khi là người cư trú Canada.

Form W-8BEN là gì, và tôi nên nộp nó thay cho Form W-9 không?

Form W-8BEN cho bên trả tiền ở Hoa Kỳ biết một cá nhân là người nước ngoài. Chủ doanh nghiệp một chủ ở Canada không phải là US person nhìn chung có thể nộp biểu mẫu này cho khách hàng yêu cầu giấy tờ thuế Hoa Kỳ đối với công việc làm tại Canada. Hãy gửi cho bên trả tiền, không gửi cho IRS. Hướng dẫn W-8BEN của IRS giải thích mục đích và cách gửi.

IRS hướng dẫn cá nhân nước ngoài làm dịch vụ tại Hoa Kỳ dùng Form 8233 hoặc biểu mẫu phù hợp khác thay cho W-8BEN. Hướng dẫn Form 8233 yêu cầu có mã số định danh người nộp thuế Hoa Kỳ. Nếu khách hàng đòi W-9, hãy giải thích rằng bạn là cá nhân nước ngoài và đề nghị dùng đúng biểu mẫu. Hướng dẫn W-9 dành cho bên yêu cầu của IRS nêu rõ người nước ngoài không được nộp W-9.

Nếu khách hàng Hoa Kỳ gửi Form 1099 hoặc cứ đòi W-9 thì sao?

Form 1099 hoặc yêu cầu nộp W-9 tự nó không biến công việc làm tại Canada thành thu nhập có nguồn từ Hoa Kỳ và không tạo ra nghĩa vụ khai thuế Hoa Kỳ. Nơi làm việc và tình trạng thuế của bạn vẫn là yếu tố quyết định. Hãy so sánh số tiền trên biểu mẫu với hóa đơn của bạn, và đề nghị bên trả tiền sửa hồ sơ nếu họ khai bạn là người nhận tiền ở Hoa Kỳ. Quy tắc xác định nguồn của IRS vẫn áp dụng, và chứng nhận W-9 chỉ dành cho US person.

Hãy giữ Form 1099, W-8BEN của bạn, thư từ trao đổi với bên trả tiền và bằng chứng về nơi bạn làm việc. Hãy khai thu nhập ở Canada ngay cả khi biểu mẫu của bên trả tiền sai. Nếu bên trả tiền thực sự đã khấu trừ thuế Hoa Kỳ, hãy làm theo Thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ trên các khoản trả cho người Canada để xem xét việc xin hoàn thuế hoặc tín thuế ở Canada.

Khi nào tôi phải nộp Form 1040-NR của Hoa Kỳ?

Freelancer Canada là người không cư trú của Hoa Kỳ nhìn chung phải nộp Form 1040-NR nếu tham gia hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ, kể cả khi dịch vụ cá nhân thực hiện tại Hoa Kỳ tạo ra hoạt động đó. Hướng dẫn nộp tờ khai của IRS cho biết vẫn có thể phải nộp ngay cả khi hiệp định miễn thuế Hoa Kỳ cho khoản thu nhập đó. Thu nhập khác có nguồn từ Hoa Kỳ bị khấu trừ không đủ, hoặc yêu cầu hoàn thuế, cũng có thể buộc phải nộp tờ khai.

Một ngoại lệ hẹp theo luật cho phép dịch vụ tại Hoa Kỳ không bị coi là hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ nếu tổng thời gian có mặt tại Hoa Kỳ trong năm thuế không quá 90 ngày, tổng tiền công cho các dịch vụ đó không quá US$3.000, và hợp đồng ký với một bên nước ngoài đủ điều kiện hoặc với văn phòng nước ngoài của một US person. Hợp đồng trực tiếp với khách hàng Hoa Kỳ cho văn phòng của họ tại Hoa Kỳ không đáp ứng ngoại lệ này.

Việc xin áp dụng hiệp định trên tờ khai cũng có thể đòi hỏi Form 8833; hướng dẫn của IRS liệt kê các ngoại lệ. Đừng cho rằng được miễn thuế thì không còn nghĩa vụ nộp tờ khai.

Điều gì thay đổi nếu tôi sang Hoa Kỳ để làm việc?

Công việc làm trong chuyến đi Hoa Kỳ nhìn chung là thu nhập từ dịch vụ có nguồn từ Hoa Kỳ, nên phân tích về thuế Hoa Kỳ và Form 1040-NR sẽ thay đổi. Hãy tách các hợp đồng có địa điểm làm việc hỗn hợp theo công việc đã làm ở mỗi nước, và lưu nhật ký có ghi ngày về các ngày làm việc tại Hoa Kỳ, sản phẩm bàn giao, hóa đơn và chuyến đi. Hướng dẫn xác định nguồn của IRS nhìn chung phân bổ tiền công cho dịch vụ cá nhân theo số ngày làm việc.

Công việc tại Hoa Kỳ có thể đòi hỏi Form 1040-NR ngay cả khi hiệp định loại bỏ thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ. Theo hiệp định Canada-Hoa Kỳ, Hoa Kỳ nhìn chung chỉ đánh thuế lợi nhuận kinh doanh của người cư trú Canada ở mức có thể quy cho một cơ sở thường trú (permanent establishment) tại Hoa Kỳ. Đó có thể là một địa điểm cố định nơi doanh nghiệp hoạt động, chẳng hạn một văn phòng; các dự án dịch vụ kéo dài hơn cũng có thể tạo ra cơ sở thường trú theo các phép thử riêng của hiệp định. Một chuyến đi ngắn không đủ để kết luận về nghĩa vụ khai hay nộp thuế.

Nếu bạn dự kiến làm việc tại Hoa Kỳ, hãy làm rõ cách áp dụng hiệp định và việc khấu trừ trước lần thanh toán đầu tiên. Form 8233 có thể dùng để chứng minh được miễn khấu trừ theo hiệp định đối với dịch vụ độc lập thực hiện tại Hoa Kỳ. Bạn ký Part III; bên trả tiền ký Part IV và chuyển biểu mẫu cho IRS trong vòng năm ngày sau khi chấp nhận. Hãy giữ một bản và mọi bản kê của bên trả tiền Hoa Kỳ cùng với tờ khai sau này. Giấy phép di trú và quy định thuế tiểu bang cần được rà soát riêng.

Tôi có phải nộp thuế tự kinh doanh Hoa Kỳ trên thu nhập từ khách hàng Hoa Kỳ không?

Người Canada không cư trú nhìn chung không phải nộp thuế tự kinh doanh (self-employment tax) của Hoa Kỳ chỉ vì khách hàng là người Hoa Kỳ. IRS cho biết người nước ngoài không cư trú nhìn chung không thuộc diện chịu loại thuế này, tùy theo các hiệp định an sinh xã hội. Theo hiệp định Hoa Kỳ-Canada, người tự kinh doanh cư trú tại Canada nhìn chung thuộc hệ thống của Canada hoặc Quebec, kể cả khi công việc vượt qua biên giới.

Nếu bạn làm việc tại Hoa Kỳ và xin áp dụng bảo hiểm an sinh xã hội của Canada hoặc Quebec, hãy xin giấy chứng nhận bảo hiểm: Form CPT56 cho CPP hoặc Form QUE/USA 101 cho QPP. Nếu bạn nộp tờ khai Hoa Kỳ, hãy đính kèm một bản sao để chứng minh được miễn thuế tự kinh doanh Hoa Kỳ. Cách tính CPP hoặc chương trình của Quebec được trình bày trong Thu nhập tự kinh doanh bị đánh thuế như thế nào.

Tôi khai thu nhập bằng đô la Hoa Kỳ trên tờ khai Canada như thế nào?

Chủ doanh nghiệp một chủ cư trú Canada khai phí thu từ khách hàng Hoa Kỳ là thu nhập kinh doanh hoặc nghề nghiệp bằng đô la Canada, thường trên Form T2125 kèm tờ khai T1. Hướng dẫn thu nhập tự kinh doanh của CRA yêu cầu khai số tiền gộp và số tiền ròng trên các dòng tự kinh doanh tương ứng; Form 1099 của Hoa Kỳ không thay thế sổ sách theo quy định của Canada.

Người cư trú Quebec có nghĩa vụ khai cũng khai thu nhập kinh doanh trên Schedule L của tờ khai TP-1 cấp tỉnh bang và đính kèm Form TP-80 hoặc báo cáo tài chính, tùy trường hợp. Revenu Québec giải thích cách khai của doanh nghiệp một chủ.

Hãy quy đổi doanh thu và chi phí vào thời điểm phát sinh, nhìn chung theo tỷ giá của Ngân hàng Canada (Bank of Canada) ngày hôm đó. Income Tax Folio về đơn vị tiền tệ của CRA cho phép dùng tỷ giá bình quân cho một số khoản thu nhập khi thực tế khả thi, nhưng nhìn chung không chấp nhận tỷ giá bình quân nếu tỷ giá biến động mạnh. Hãy lưu tỷ giá và nguồn đã dùng cho mỗi lần quy đổi. Về các bút toán, phí nhận tiền và lãi lỗ tỷ giá phát sinh sau đó, xem Doanh thu bằng USD và tiền chi trả từ sàn bán hàng.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa. Trong một năm dương lịch, một chủ doanh nghiệp một chủ sống tại Quebec xuất hóa đơn US$100.000 cho một công ty Hoa Kỳ về dịch vụ tư vấn thực hiện hoàn toàn tại Quebec và phát sinh US$20.000 chi phí kinh doanh. Giả sử, chỉ để minh họa việc quy đổi, mọi khoản liên quan đều phát sinh khi US$1 bằng C$1,30. Khi đó số liệu Canada sẽ là C$130.000 doanh thu, C$26.000 chi phí và C$104.000 trước các điều chỉnh khác. Giao dịch thực tế có thể cần tỷ giá theo ngày khác nhau.

Dịch vụ tư vấn có thể được áp dụng thuế suất không đối với GST/HST và QST nếu khách hàng là người không cư trú và không thuộc diện loại trừ nào. Doanh thu này vượt ngưỡng nhà cung cấp nhỏ của GST/QST, nên freelancer phải đăng ký và nộp cả hai tờ khai dù không tính thuế bán hàng. Freelancer giữ hợp đồng, bằng chứng khách hàng cư trú ở nước ngoài, hóa đơn, hồ sơ tỷ giá và lịch làm việc cho thấy không có ngày làm việc nào tại Hoa Kỳ. Thu nhập kinh doanh ròng đi qua Form T2125 vào tờ khai liên bang và Schedule L vào tờ khai Quebec. Khách hàng Hoa Kỳ có thể nhận Form W-8BEN; riêng khoản phí này nhìn chung không buộc phải nộp Form 1040-NR. Nếu sau đó bạn sang Hoa Kỳ làm một phần hợp đồng, việc xác định nguồn thu nhập và nghĩa vụ khai sẽ thay đổi.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn đã làm việc tại Hoa Kỳ, bị khấu trừ thuế Hoa Kỳ, hoặc cần rà soát cách áp dụng hiệp định: hãy thu thập ngày đi lại, hợp đồng, hóa đơn, biểu mẫu của bên trả tiền và bản kê khấu trừ cho thuế xuyên biên giới. Với khoản thanh toán bị khấu trừ, hãy bắt đầu từ Thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ trên các khoản trả cho người Canada.
• Bạn là công dân Hoa Kỳ, người có thẻ xanh hoặc có thể là người cư trú về thuế Hoa Kỳ: câu trả lời dành cho người không cư trú ở trên có thể không áp dụng; hãy xem thuế xuyên biên giới.
• Thực tế bạn là nhân viên của công ty Hoa Kỳ: xem Làm việc xuyên biên giới.
• Bạn xuất hóa đơn qua một công ty hoặc đang cân nhắc lập LLC Hoa Kỳ: xem Thành lập doanh nghiệp Hoa Kỳ khi là người cư trú Canada.
• Bạn cần biết phép thử đăng ký GST/HST: xem Khi nào phải đăng ký GST/HST.
• Bạn có tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản thanh toán tại Hoa Kỳ: hãy xem Khai báo tài sản nước ngoài và công ty liên kết.