Chi phí khởi nghiệp LLC, doanh nghiệp một chủ chưa có thu nhập

Tôi có thể khấu trừ khoản đã chi trước khi LLC hoặc việc kinh doanh phụ của tôi có thu nhập không?

Không phải như chi phí thông thường. Hầu hết tiền chi trước khi doanh nghiệp bắt đầu để tìm hiểu hoặc lập ra doanh nghiệp là chi phí khởi nghiệp (start-up cost) (thiết bị, hàng tồn kho, tiền lãi, thuế và nghiên cứu theo quy tắc khác, ở dưới), và bộ luật thuế không cho khấu trừ chi phí khởi nghiệp, trừ theo quy định của section 195. Section đó cho phép bạn khấu trừ một mức có giới hạn trong năm doanh nghiệp bắt đầu và phân bổ dần phần còn lại theo thời gian. Khoản khấu trừ được ghi vào năm bắt đầu, không phải năm bạn chi.

Một trường hợp không còn đơn giản khi:

• bạn không nêu được ngày doanh nghiệp bắt đầu;
• tổng chi phí khởi nghiệp vượt $5.000, nên một phần được phân bổ dần trong 180 tháng (và khi vượt $50.000 thì mức giới hạn năm đầu giảm);
• LLC được thành lập từ lâu trước khi hoạt động bắt đầu, hoặc có từ hai người trở lên sở hữu;
• bạn đã kinh doanh trong cùng lĩnh vực và đang chuyển sang một LLC mới hoặc thêm một mảng;
• các khoản chi này đã được khấu trừ như chi phí thông thường trên một tờ khai đã nộp;
• có lẫn thiết bị, hàng tồn kho hoặc chi phí nghiên cứu;
• hoạt động có rất ít thu nhập và có thể bị nghi ngờ là sở thích.

Hãy chuẩn bị hóa đơn và biên lai có ghi ngày, cho thấy người nhận tiền và từng khoản mua gì, sao kê thẻ hoặc ngân hàng, giấy tờ thành lập LLC và thỏa thuận hoạt động nếu có, bằng chứng ai đã trả, và mọi thứ cho thấy ngày bạn mở cửa: lần liên hệ đầu tiên với khách hàng, trang web đã hoạt động, giấy phép kinh doanh, lần bán đầu tiên. Hãy liệt kê mỗi khoản chi trên một dòng riêng với ngày, người nhận tiền và nhóm (khởi nghiệp, tổ chức, thiết bị hoặc hàng tồn kho): các nhóm có mức giới hạn riêng và nằm ở những chỗ khác nhau trên tờ khai.

Điều gì được tính là chi phí khởi nghiệp, và điều gì là chi phí tổ chức?

Chi phí khởi nghiệp là khoản chi để tìm hiểu hoặc lập ra một doanh nghiệp, hoặc để chuẩn bị một hoạt động dự định trở thành doanh nghiệp, mà một doanh nghiệp đang hoạt động trong cùng lĩnh vực có thể khấu trừ (26 U.S.C. 195(c)(1)). IRS liệt kê:

• khảo sát hoặc phân tích thị trường, sản phẩm, nguồn lao động hoặc vận chuyển;
• quảng cáo cho việc khai trương;
• tiền lương của nhân viên đang được đào tạo, và giảng viên của họ;
• chi phí đi lại và các khoản khác để tìm nhà phân phối, nhà cung cấp hoặc khách hàng;
• phí cho cán bộ điều hành, nhà tư vấn và các dịch vụ chuyên môn tương tự.

Chi phí tổ chức (organizational cost) là khoản chi để tạo ra chính pháp nhân. Với hợp danh, quy định liệt kê phí luật sư soạn thỏa thuận hợp danh, phí kế toán cho việc tổ chức, và lệ phí nộp hồ sơ. Chi phí điều hành doanh nghiệp, mua tài sản cho doanh nghiệp, hoặc nhận thêm thành viên hợp danh về sau không phải là chi phí tổ chức (26 CFR 1.709-2). Khoản chi cũng phải phát sinh trong một khoảng thời gian bắt đầu một thời gian hợp lý trước khi hợp danh bắt đầu kinh doanh và kết thúc vào hạn nộp tờ khai, không tính gia hạn, của năm hợp danh bắt đầu (26 CFR 1.709-2(a)).

Hai nhóm được tính riêng, mỗi nhóm có mức giới hạn riêng (Publication 583).

LLC một thành viên không có nhóm chi phí tổ chức: section 709 áp dụng cho hợp danh, và hướng dẫn Form 4562 chỉ liệt kê chi phí tổ chức cho công ty và hợp danh. Chi phí thành lập của LLC đó (lệ phí nộp hồ sơ tiểu bang, phí luật sư) trước hết thuộc 26 CFR 1.263(a)-5, yêu cầu vốn hóa các khoản chi để thúc đẩy việc thành lập một pháp nhân bị bỏ qua về thuế (disregarded entity). Chúng chỉ thoát khỏi quy tắc đó nếu tổng mọi chi phí thành lập là $5.000 hoặc ít hơn; vượt mức đó thì không khoản nào thoát, và hoa hồng thì không bao giờ thoát (đoạn (d)(3)). Khoản chi thoát được là chi phí trước khi mở cửa như mọi khoản khác và nhập vào nhóm khởi nghiệp với mức giới hạn duy nhất của nhóm đó. Khoản chi phải vốn hóa không đạt điều kiện của section 195, vốn hỏi liệu một doanh nghiệp đang hoạt động có thể khấu trừ hay không, và không nguồn nào được đọc ở đây cho biết khoản đó được thu hồi thế nào. Hãy để chi phí thành lập trên một dòng riêng để người chuẩn bị tờ khai áp dụng điều này.

Năm đầu tôi được khấu trừ bao nhiêu, và khi nào mức giới hạn giảm?

Trong năm doanh nghiệp bắt đầu, bạn khấu trừ số nhỏ hơn giữa tổng chi phí khởi nghiệp và $5.000. Khi tổng vượt $50.000, mức giới hạn giảm từng đô la một, không thấp hơn 0 (26 U.S.C. 195(b); 26 CFR 1.195-1). Mọi chi phí khởi nghiệp của doanh nghiệp đều được tính vào tổng đó.

Chi phí tổ chức có cùng các mức giới hạn riêng của chúng: $5.000, giảm khi vượt $50.000 (26 U.S.C. 709(b)). Không nhóm nào được khấu trừ trước khi doanh nghiệp bắt đầu.

Phần còn lại thì sao: phân bổ dần 180 tháng hoạt động thế nào?

Phần còn lại sau khoản khấu trừ năm đầu được khấu trừ theo từng phần bằng nhau mỗi tháng trong 180 tháng, bắt đầu từ tháng doanh nghiệp bắt đầu (26 U.S.C. 195(b)(1)(B)). Tờ khai đầu tiên cũng lấy các phần của những tháng còn lại trong năm đó: ví dụ trong quy định tính bắt đầu từ tháng 7 là sáu tháng, từ tháng 7 đến tháng 12 (26 CFR 1.195-1).

1. Lấy tổng chi phí trừ đi khoản khấu trừ năm đầu.
2. Chia phần còn lại cho số tháng của thời gian phân bổ (180 tháng) để ra phần của một tháng.
3. Nhân với số tháng trong năm đầu, tính cả tháng bắt đầu.
4. Mỗi năm sau, lấy 12 phần cho đến khi hết thời gian.

Nếu doanh nghiệp bị chấm dứt hoàn toàn trước khi hết thời gian, số dư chưa khấu trừ có thể được khấu trừ như một khoản lỗ, trong phạm vi section 165 cho phép (26 U.S.C. 195(b)(2)).

Khi nào doanh nghiệp của tôi bắt đầu, và việc chưa có doanh thu có quan trọng không?

Cả section 195 lẫn quy định về chi phí khởi nghiệp đều không nêu lần bán đầu tiên hay doanh thu là tiêu chí, và cả hai đều không ấn định một ngày cho doanh nghiệp do chính bạn lập ra. Ngày đó tùy vào sự việc cụ thể: khi bạn bắt đầu hoạt động mà doanh nghiệp được lập ra để thực hiện. Việc thành lập LLC, hoặc chưa có thu nhập, có thể quyết định hoặc không quyết định được điều này.

Ngày đó quyết định năm khấu trừ và tháng đầu tiên trong 180 tháng. Luật để việc này cho các quy định, trừ việc doanh nghiệp được mua lại được coi là bắt đầu khi bạn mua (26 U.S.C. 195(c)(2)); quy định về chi phí khởi nghiệp không định nghĩa ngày này (26 CFR 1.195-1).

Với hợp danh, quy định đưa ra tiêu chí gần nhất. Việc bắt đầu kinh doanh là một câu hỏi về sự việc. Thông thường điều đó xảy ra khi hợp danh bắt đầu các hoạt động mà hợp danh được tổ chức để thực hiện. Ký thỏa thuận hợp danh chưa đủ, còn mua tài sản hoạt động mà doanh nghiệp cần thì có thể đủ (26 CFR 1.709-2(c)).

Với chủ doanh nghiệp một chủ, hướng dẫn Schedule C cho biết một hoạt động là doanh nghiệp khi mục đích chính của bạn là thu nhập hoặc lợi nhuận và bạn tham gia liên tục và đều đặn; hoạt động lẻ tẻ hoặc sở thích thì không phải (hướng dẫn).

Section 195 áp dụng cho việc lập ra hoặc tìm hiểu một hoạt động thương mại hoặc kinh doanh đang hoạt động. Nếu bạn đã có thu nhập trong cùng lĩnh vực và đang chuyển sang một LLC mới hoặc thêm một mảng, việc điều đó có tạo ra một doanh nghiệp mới hay không được quyết định theo sự việc, và các khoản chi có thể là chi phí thông thường của doanh nghiệp bạn đang điều hành (Revenue Ruling 99-23 lưu ý rằng chi phí tìm hiểu việc mở rộng một doanh nghiệp hiện có nói chung được khấu trừ theo section 162).

Năm bắt đầu sai rất tốn kém để sửa. Khi việc phân bổ dần đã chạy trên hai tờ khai trở lên, thay đổi năm bắt đầu là thay đổi phương pháp kế toán (26 CFR 1.195-1(b), Example 4). Nếu doanh nghiệp không bao giờ bắt đầu, section 195 không nói các khoản chi sẽ ra sao; xem chi phí khởi nghiệp trả bằng tiền cá nhân trước khi lập LLC.

Nếu doanh nghiệp đã bắt đầu nhưng chưa có thu nhập, các khoản chi có phải là chi phí thông thường trên Schedule C không?

Có, khi doanh nghiệp đã bắt đầu và khoản chi là thông thường và cần thiết, nó được khấu trừ như chi phí của năm đó (Publication 583). Trên Schedule C, chi phí vượt thu nhập tạo thành khoản lỗ ròng, thường có thể trừ vào thu nhập khác, dù có một số giới hạn (Publication 334, chương 9). Khoản chi trước ngày bắt đầu vẫn là chi phí khởi nghiệp, dù trong cùng năm thuế.

Hai cái bẫy:

• Chi phí trước khi ra mắt bị khấu trừ như chi phí thông thường. Khi một khoản đã được xử lý như vậy trên hai tờ khai trở lên, quy định coi đó là phương pháp kế toán sai, và sửa nó cần thay đổi phương pháp kế toán (26 CFR 1.195-1, Example 3). Quy tắc thay đổi phương pháp của quy định bắt đầu từ hai tờ khai; phải làm gì sau một tờ khai là việc của người chuẩn bị tờ khai.
• Mục đích kiếm lời. Với cá nhân, hoạt động không nhằm mục đích kiếm lời bị giới hạn các khoản khấu trừ, và khoản lỗ của nó nói chung không thể bù vào thu nhập khác (26 U.S.C. 183; Publication 334, chương 9).

Về giới hạn lỗ, xem lỗ kinh doanh. Về tiêu chí sở thích hay kinh doanh, xem sở thích hay kinh doanh đối với người bán lại trực tuyến.

Chi phí khởi nghiệp khai ở đâu: Schedule C, Form 4562 hay tờ khai hợp danh?

LLC trong nước Hoa Kỳ chưa chọn bị đánh thuế như công ty khai trên tờ khai của chủ sở hữu nếu có một thành viên là cá nhân, nói chung trên Schedule C cho hoạt động kinh doanh (trang IRS cũng liệt kê Schedule E và F), và khai trên Form 1065 nếu có từ hai thành viên trở lên (IRS). Mỗi loại đính kèm Form 4562 cho phần phân bổ dần bắt đầu trong năm.

Các tham chiếu biểu mẫu này lấy từ biểu mẫu và hướng dẫn năm 2025, bản chính thức mới nhất. Bản nháp phát hành sớm của Form 4562 năm 2026 từ IRS không có phần phân bổ dần (bản nháp), vì vậy hãy xác nhận trên biểu mẫu chính thức năm 2026 nơi khai phần phân bổ dần.

Bạn không phải chọn gì cả. Người nộp thuế được coi là đã chọn phân bổ dần, và không cần bản khai nào (26 CFR 1.195-1(b); hướng dẫn Form 4562). Để vốn hóa thay vào đó, hãy nêu điều này trên tờ khai nộp đúng hạn, kể cả gia hạn, của năm doanh nghiệp bắt đầu. Dù chọn cách nào cũng không thể đổi sau đó và áp dụng cho tất cả chi phí khởi nghiệp của doanh nghiệp.

Nếu tờ khai đầu tiên bỏ sót các khoản chi, việc được coi là đã chọn vẫn áp dụng, nên tờ khai điều chỉnh cho năm bắt đầu có thể là cách làm. Quy định cho phép nộp tờ khai điều chỉnh trong 6 tháng ở hướng dẫn Form 4562 nằm trong đoạn nói về chi phí trả trước ngày 9 tháng 9 năm 2008, vì vậy đó không phải cách làm cho chi phí hiện tại. Hướng dẫn Form 1065 vẫn mô tả lựa chọn nộp tờ khai điều chỉnh trong 6 tháng cho hợp danh, ghi "Filed pursuant to section 301.9100-2," khác với việc được coi là đã chọn của quy định. Quy định nào áp dụng là việc của người chuẩn bị tờ khai quyết định.

Nếu LLC có từ hai chủ sở hữu trở lên thì sao?

LLC trong nước Hoa Kỳ có từ hai thành viên trở lên là hợp danh về thuế liên bang trừ khi chọn bị đánh thuế như công ty (IRS). Khi đó section 709 áp dụng cho chi phí tổ chức và section 195 áp dụng cho chi phí khởi nghiệp, cả hai ở cấp hợp danh.

Hợp danh thực hiện khoản khấu trừ. Section 709 không cho khấu trừ chi phí tổ chức, trừ theo quy định của section 709(b) (26 U.S.C. 709). Cũng như chi phí khởi nghiệp, hợp danh được coi là đã chọn khấu trừ và phân bổ dần chúng cho năm bắt đầu kinh doanh, và có thể thay vào đó chọn vốn hóa trên tờ khai nộp đúng hạn, kể cả gia hạn; lựa chọn đó không thể đổi sau (26 CFR 1.709-1(b)). Các khoản khấu trừ làm giảm lợi nhuận hoặc tăng khoản lỗ mà hợp danh chuyển cho các thành viên (Publication 583).

Khi một thành viên đã trả chi phí bằng tiền cá nhân, xem chi phí khởi nghiệp trả bằng tiền cá nhân trước khi lập LLC và chi phí LLC do thành viên hợp danh tự trả. Hợp danh nộp tờ khai nào có trong doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.

Khoản chi nào không phải chi phí khởi nghiệp: thiết bị, hàng tồn kho, tiền lãi, thuế, nghiên cứu?

Một số khoản chi nằm ngoài quy tắc chi phí khởi nghiệp và theo quy tắc riêng. Gộp chúng vào nhóm chi phí khởi nghiệp sẽ thay đổi năm và số tiền khấu trừ.

Tôi có thể khấu trừ các khóa học và đào tạo trước khi ra mắt không?

Đôi khi, nhưng chỉ khi khóa học là khoản giáo dục được khấu trừ đối với người đang điều hành doanh nghiệp đó. Đào tạo cho người bạn thuê được tính: IRS liệt kê tiền lương của nhân viên đang được đào tạo và giảng viên của họ là chi phí khởi nghiệp (IRS), và Publication 583 nêu đào tạo trong số đó.

Việc học của chính bạn được kiểm tra hai lần. Chi phí khởi nghiệp phải là khoản mà một doanh nghiệp đang hoạt động trong cùng lĩnh vực có thể khấu trừ (section 195(c)(1)). Theo 26 CFR 1.162-5, giáo dục được khấu trừ khi nó duy trì hoặc nâng cao kỹ năng mà doanh nghiệp đòi hỏi. Đó là chi phí cá nhân khi nó đáp ứng yêu cầu tối thiểu để vào lĩnh vực đó hoặc là một phần của chương trình dẫn đến một nghề hoặc hoạt động kinh doanh mới. Các ví dụ trong quy định: bằng luật của một kỹ sư tự kinh doanh không được khấu trừ, còn khóa bồi dưỡng hai tuần của một bác sĩ thì được.

Vì vậy, khóa học nâng cao kỹ năng trong lĩnh vực bạn đã làm việc có thể là chi phí khởi nghiệp, còn bằng cấp hoặc chứng chỉ giúp bạn đủ điều kiện vào lĩnh vực đó bị coi là chi phí cá nhân. Cả section 195 lẫn quy định về giáo dục đều không nói điều này áp dụng thế nào với chủ sở hữu chưa có doanh nghiệp nào trong lĩnh vực đó, nên nó được quyết định theo sự việc. Hãy giữ mô tả khóa học và lý do bạn học.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ. Mỗi doanh nghiệp nộp tờ khai theo năm dương lịch, trả mọi khoản chi trong Year 1 và mở cửa vào tháng 7 của Year 2. Các khoản chi là chi phí khởi nghiệp trừ khi ví dụ gọi là chi phí tổ chức; không khoản nào là thiết bị, hàng tồn kho, tiền lãi hay nghiên cứu.

Một chủ sở hữu, chi một năm trước khi mở cửa

Chủ một LLC một thành viên trả $13.000 bằng tiền cá nhân trong Year 1 cho khảo sát thị trường, quảng cáo khai trương và phí tư vấn. Doanh nghiệp mở cửa vào tháng 7 của Year 2.

• Year 1: không khấu trừ gì, vì doanh nghiệp chưa bắt đầu.
• Year 2: khấu trừ $5.000. $8.000 còn lại phân bổ trong 180 tháng, khoảng $44 mỗi tháng, nên từ tháng 7 đến tháng 12 thêm khoảng $267. Schedule C, Part V cho thấy khoảng $5.267, kèm Form 4562 cho phần phân bổ dần.
• Year 3 trở đi: khoảng $533 mỗi năm (12 phần) cho đến khi hết 180 tháng.

Chi phí vượt mức giới hạn

Chi phí khởi nghiệp của một chủ doanh nghiệp một chủ tổng cộng $52.000. Số này vượt $50.000 là $2.000, nên mức giới hạn $5.000 giảm còn $3.000. $49.000 còn lại phân bổ trong 180 tháng, khoảng $272 mỗi tháng. Với việc bắt đầu vào tháng 7, tờ khai đầu tiên khấu trừ $3.000 cộng khoảng $1.633 (sáu tháng), tức khoảng $4.633. Từ $55.000 trở lên, không khoản nào được khấu trừ ngay và toàn bộ số tiền phân bổ trong 180 tháng.

Hai thành viên: tổ chức và khởi nghiệp

Một LLC hai thành viên trả $4.000 để tổ chức (lệ phí nộp hồ sơ và thỏa thuận hoạt động) và $9.000 để khởi nghiệp (khảo sát và quảng cáo). Hai nhóm có mức giới hạn riêng. $4.000 chi phí tổ chức thấp hơn mức giới hạn $5.000 của nó và được khấu trừ toàn bộ trong năm doanh nghiệp bắt đầu. Trong $9.000 chi phí khởi nghiệp, $5.000 được khấu trừ trong năm đó và $4.000 phân bổ trong 180 tháng, khoảng $22 mỗi tháng. Với việc bắt đầu vào tháng 7, sáu tháng của phần đó (khoảng $133) cũng được khấu trừ trong năm đó, nên Form 1065, line 21 ghi khoảng $9.133.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn không nêu được ngày doanh nghiệp bắt đầu, bạn đã chi hơn $5.000 trước khi ra mắt, bạn thành lập LLC từ lâu trước khi hoạt động bắt đầu, hoặc có từ hai chủ sở hữu trở lên: tờ khai được lập từ một danh sách có ghi ngày của mọi khoản chi trước khi ra mắt, chia nhóm khởi nghiệp, tổ chức, thiết bị và hàng tồn kho, và ngày bắt đầu quyết định mỗi nhóm rơi vào năm nào. Năm bắt đầu sai rất khó sửa sau khi đã nộp hai tờ khai. Để lập danh sách đó và chốt ngày bắt đầu trước tờ khai đầu tiên, xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn trả các khoản chi bằng tiền cá nhân và chưa ghi sổ: xem chi phí khởi nghiệp trả bằng tiền cá nhân trước khi lập LLC và lập sổ sách cho LLC mới.
• Thiếu biên lai cho một số khoản chi: xem mất biên lai chi phí kinh doanh.
• LLC đã chọn bị đánh thuế như công ty, hoặc có thành viên tham gia hay rời đi: lựa chọn đó và số thành viên quyết định LLC nộp tờ khai nào (IRS), vì vậy hãy ghi ngày cho mọi khoản chi và ghi ai đã trả. Xem chi phí khởi nghiệp trước khi thành lập công ty và cách LLC bị đánh thuế.
• Bạn đã khấu trừ các khoản này như chi phí thông thường trên tờ khai đã nộp, hoặc các tờ khai kể từ năm bắt đầu chưa nộp: sau hai tờ khai đã nộp trở lên, cách sửa có thể là thay đổi phương pháp kế toán; với các năm chưa nộp, sổ sách và tờ khai cần được bổ sung trước. Xem chi phí Schedule C cho các năm chưa nộp và bổ sung sổ sách đã quá hạn, cùng hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn mua thiết bị hoặc phần mềm trước khi ra mắt: xem khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.
• Các khoản chi là cho bất động sản cho thuê chưa có người thuê: xem chi phí cho thuê trước khi có người thuê đầu tiên.
• Vợ chồng sở hữu LLC: LLC do vợ chồng sở hữu nộp tờ khai như hợp danh, trừ việc vợ chồng sở hữu theo tài sản chung (community property) có thể xử lý theo cả hai cách (IRS). Xem LLC của vợ chồng và gia đình.
• Người nước ngoài sở hữu LLC một thành viên của bạn: tư cách nước ngoài tùy vào quốc tịch và nơi cư trú về thuế, không phải địa chỉ ở nước ngoài (26 CFR 1.6038A-1(f)). Xem nộp hồ sơ cho LLC một thành viên thuộc sở hữu nước ngoài.